Creación de una red social profesional del Sector Local

Creación de una red social
profesional del Sector Local
La Extranet Infolocal como buena práctica
LA EXTRANET INFOLOCAL COMO BUENA PRÁCTICA /
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1. Identificación
ENTIDAD PARTICIPANTE
Departamento de Administración Local. Gobierno de Navarra.
(Administración autonómica).
CONTACTO
Director del Servicio de Calidad y Modernización del Departamento de
Administración Local
Jesús Carlos Adín Sanz
C/ Arrieta, 12 - 4º planta (31002 Pamplona)
Tel.: 848 42 14 60
Fax: 848 42 77 02
Correo electrónico: [email protected]
ACTIVIDAD
Tal y como indica su nombre, el Servicio de Calidad y Modernización trabaja para
mejorar y modernizar la gestión de las administraciones locales. Entre sus funciones,
se encuentra la creación y fomento de sistemas de información compartida para la
gestión municipal y la atención ciudadana, el 012 o las tarjetas ciudadanas y de
acreditación. Asimismo, promueve el desarrollo de sistemas de transmisión de datos
e información entre las entidades locales.
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2. Resumen
En los últimos años se han puesto en marcha con éxito nuevos servicios locales
destinados a los ciudadanos con una orientación “multicanal”. Tras este paso, se ha
visto la necesidad de dotar a los técnicos y corporativos que gestionan y dirigen estos
servicios de un entorno igualmente tecnológico y profesional que permita una
“nueva” forma de relación, más ágil, estructurada e innovadora.
El proyecto Extranet Infolocal nace para fomentar la colaboración entre las entidades
del Sector Local de Navarra. Es un espacio virtual compartido en el que los
profesionales del Sector Local forman grupos de trabajo e intercambian experiencias
y conocimientos sirviéndose de las posibilidades que ofrece la web 2.0 (foros, blogs,
wikis...). Para asegurar su penetración, se ha asignado la función de dinamizadores a
las personas con mayor competencia e interés.
3. Diagnóstico previo
Antecedentes
La iniciativa de crear una dinámica para compartir ideas, modelos de gestión y
herramientas en el Sector Local de Navarra nació hace ya varios años de un grupo de
profesionales que trabajamos por y para las administraciones locales de Navarra: la
Federación de Municipios y Concejos, el INAP, la Cámara de Comptos, la
Fundación Navarra para la Excelencia, ANIMSA, un grupo de ayuntamientos de
diferentes tamaños, procedencias e intereses, y el Departamento de Administración
Local. Con el fin de incrementar la colaboración entre las distintas entidades locales,
el Departamento de Administración Local del Gobierno de Navarra ha ido poniendo
en marcha servicios compartidos como el 012 o la tarjeta ciudadana, que se
aglutinan bajo el término genérico Infolocal.
LA EXTRANET INFOLOCAL COMO BUENA PRÁCTICA /
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En esta misma línea, se vio la necesidad de disponer de un espacio compartido, un
entorno de colaboración. Lo que en un principio fueron sesiones de trabajo ordenado
evolucionaron hacia un espacio virtual, hacia la Extranet Infolocal. Esta plataforma
sirve como red de comunicación para los profesionales, que pueden encontrar en ella
información referente a los servicios que desde el Gobierno de Navarra u otras
administraciones se ofrecen al Sector Local, para realizar trámites administrativos de
forma telemática, consultar normativas, buenas prácticas y colaborar con otros
profesionales mediante grupos de trabajo y foros.
En verano de 2010 se relanzó con su versión 2 la Extranet Infolocal, que dispone de
herramientas web 2.0 como wikis, blogs o redes sociales, que permiten compartir y
colaborar on line desde un punto de vista profesional.
El crecimiento exponencial y la repercusión de las redes sociales, más concretamente
de las redes profesionales, han dado un espaldarazo fundamental al desarrollo y la
utilización de la Extranet Infolocal.
3.1. Necesidad detectada
Analizando la realidad de las administraciones locales de
Navarra, las estrategias y buenas prácticas nacionales e
internacionales del Sector Local en el campo de la
administración electrónica y las tendencias del sector
privado en tecnologías de la información y gestión del
conocimiento, se detectó la necesidad de:
• Fomentar una cultura de colaboración entre las
diferentes entidades locales, ofreciéndoles un espacio de
encuentro y co-gestión.
• Integrar y conectar los diferentes sistemas de
información.
• Compartir conocimientos en el Sector Local de
Navarra y de impulsar la cultura de socialización de la
información.
• Implantar nuevos canales y herramientas de
comunicación que permitan estrechar las relaciones entre
las entidades locales.
• Normalizar los procedimientos de trabajo entre el
Gobiernos de Navarra, las entidades locales y otros
organismos relacionados.
LA EXTRANET INFOLOCAL COMO BUENA PRÁCTICA /
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• Proponer modelos de gestión y de prestación de servicios entre el Gobierno de
Navarra y las administraciones locales, para que estas puedan adoptar planes de
mejora continua.
• Adaptar todas las entidades que componen el Sector Local de Navarra a la
e-administración o administración electrónica.
3.2 Área a mejorar
Partiendo de las necesidades detectadas, se identificó como área fundamental de
mejora la colaboración entre las diferentes entidades que conforman el Sector
Local de Navarra. A su vez, esta área se puede subdividir en diversas áreas
complementarias de mejora.
ÁREAS COMPLEMENTARIAS DE MEJORA:
1. El modelo de prestación de servicios entre el Gobierno de Navarra y las
entidades locales.
El proyecto muestra un modelo de servicio cuyo eje central es la mejora en la
eficacia y la eficiencia de los servicios prestados entre el Gobierno de Navarra y
las entidades locales. Para ello, se plantean tres líneas de mejora en los servicios
referidos al acceso, al proceso y al contenido:
Acceso: en este apartado incluimos aspectos relacionados con la accesibilidad, la
seguridad y la autenticación de la plataforma.
La Extranet Infolocal es una plataforma orientada a las administraciones locales
desde un punto de vista profesional, por lo que el acceso se concibe de forma
restringida y autenticada, a través de canales seguros como los certificados
digitales u otras herramientas de identificación y autenticación previstas en
Gobierno de Navarra.
Por otro lado, tanto el interface como la estructura interna de la plataforma buscan
ayudar al usuario en su navegación de manera que se cumplan y potencien las
normas de usabilidad y aquellas de accesibilidad establecidas por el W3C, a nivel
Doble A (nivel obligatorio para las administraciones públicas desde el 1 de enero
de 2006).
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Proceso: esta línea la podemos dividir en otras dos: la que se basa en la
interactividad (usuario-administración) y la referida a la interoperabilidad
(administración-administración).
Interactividad: teniendo como objetivo final la consecución de todos los
servicios en el nivel 4 de tramitación (transacción completa).
Interoperabilidad: intercambio de información a través de convenios
interadministrativos.
Se identificó
como área
fundamental de
mejora la
colaboración
entre las
diferentes
entidades que
conforman el
Sector Local de
Navarra.
Contenido: esta línea de trabajo engloba aspectos cuyo objetivo final es el dato
único (estrategias de consolidación, integridad y almacenamiento de información).
La Extranet Infolocal inicia un proceso de normalización de la gestión de datos
comunes entre las diferentes administraciones.
Para conseguir esta integración, se han utilizado canales de comunicación rápidos
basados en estándares, como el xml, que permiten intercambiar datos entre las
distintas administraciones y organismos.
2. La creación de una base de conocimiento estructural del Sector Local de
Navarra, entendiendo el conocimiento estructural como un conjunto de
conocimientos explícitos, representados a través de documentos físicos o digitales,
que poseen tanto las administraciones locales como las organizaciones que se
relacionan con ellas.
Así, la Extranet Infolocal se concibe como un repositorio, gestor y portal de
acceso a este conocimiento.
La creación de esta base de conocimiento y su representación está basada en tres
líneas estratégicas de actuación: la representación del conocimiento como
vehículo de transmisión entre unas personas y otras; la representación del
conocimiento para resolver dudas ocasionales o habituales; y la representación del
conocimiento para reducir el riesgo de que se pierda en la organización.
3. El área de colaboración entre todos los usuarios que forman el Sector Local
de Navarra. Entendiendo en este caso colaborar como la suma de comunicar y
compartir. A diferencia del apartado anterior esta área de mejora se refiere al
conocimiento tácito.
La Extranet Infolocal utiliza tanto métodos de compartir conocimiento e
información formales, como informales, basados en tecnologías de la información
y de la comunicación 2.0. Gracias a estas herramientas, la Extranet Infolocal se
define como la Red Social Profesional del Sector Local Navarro.
Dentro de las áreas de colaboración formales destacan los espacios de trabajo y el
aula virtual, mientras que para compartir conocimiento de manera informal se
utilizan herramientas como foros, blogs y wikis.
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Respecto a las herramientas utilizadas para la comunicación en la Extranet
Infolocal se dividen en dos bloques: por un lado, las que no exigen coincidencia
temporal de los usuarios para comunicarse (correo electrónico y/o alertas); y, por
otro, las herramientas que sí exigen coincidencia temporal de los usuarios, como
son la mensajería instantánea o el netmeeting.
Dentro de las
áreas de
colaboración
formales destacan
los espacios de
trabajo y el aula
virtual, mientras
que para compartir
conocimiento de
manera informal
se utilizan
herramientas
como foros, blogs
y wikis.
3.3. Objetivos de las acciones
Partiendo de las necesidades y de las áreas de mejora mencionadas, hemos
identificado y definido los principales objetivos, procurando que sean específicos,
medibles, realistas, realizables y con un límite en el tiempo de realización.
OBJETIVOS:
• Implantar un espacio virtual de colaboración entre todos los usuarios que forman
las administraciones locales de Navarra, es decir, una red social profesional.
• Normalizar la gestión de datos comunes entre las diferentes administraciones,
conseguir el “dato único”.
• Desarrollar una base de conocimiento estructural del Sector Local de Navarra.
• Crear un sistema de información y comunicación común para todas las entidades
locales de Navarra.
• Establecer un nuevo modelo de interrelación en la prestación de servicios entre el
Gobierno de Navarra y las entidades locales.
3.4. Herramientas y métodos de evaluación
HERRAMIENTAS
Durante el desarrollo del proyecto, tanto en la fase preliminar de identificación de
necesidades como en la de lanzamiento del servicio, se han ido realizando diferentes
actuaciones basándose en las herramientas más adecuadas, siguiendo los estándares
de Gobierno de Navarra.
A continuación recogemos un conjunto de herramientas utilizadas tanto en el ámbito
metodológico como en el tecnológico.
En el diseño del proyecto:
• Entrevistas a personas clave del Sector Local. De ellas salió un documento con
ideas, problemas y necesidades.
• Grupo de contraste. Se estableció una dinámica con personas referente de distintas
organizaciones que conforman el Sector Local de Navarra. Utilizando una matriz de
decisión se priorizaron las soluciones y servicios que podían dar respuesta
progresiva a algunos de los problemas y necesidades.
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• Maquetas de implantación. Cada vez que un grupo se va a incorporar a la
Extranet Infolocal, tras las sesiones de presentación de posibilidades, se desarrolla
una maqueta de solución próxima a sus necesidades. Tras un contraste, se
personaliza y se forma a los usuarios para que sean autónomos.
Durante el desarrollo del proyecto:
Se estableció una
dinámica con
personas referente
de distintas
organizaciones
que conforman el
Sector Local de
Navarra.
• Asistencias técnicas. Algunas de las soluciones previstas tenían un grado de
complejidad alto, por lo que se optó por disponer de ayuda externa que permitiera
conocer “el estado del arte” tanto en el sector servicios como en otras entidades
públicas. De aquí se pudo obtener un diseño de algunos de los servicios de la
Extranet Infolocal.
• Modelo organizativo. El proyecto siempre ha creído que la tecnología no es un fin,
pero no deja de ser un soporte clave. Hemos creído importante conocer los perfiles
y responsabilidades que deben configurarse para que esta solución sea eficaz y
evolucione. El modelo organizativo ha permitido equilibrar el papel de diferentes
actores que trabajan impulsando la plataforma Extranet Infolocal.
• Módulos y funcionalidades. La plataforma dispone de un catálogo de múltiples
herramientas que pueden dar soluciones parciales a necesidades puntuales o abrir
nuevas vías de funcionalidad. Sistemáticamente el equipo de dirección de la
Extranet Infolocal, junto a las sugerencias de los usuarios, analiza las oportunidades
que este catálogo de soluciones puede aportar al desarrollo de nuevas vías de
comunicación y servicios. Asimismo, ciertas herramientas se readaptan para dar
respuesta a un propósito diferente pero funcionalmente posible.
Con el proyecto en marcha
• Plan de divulgación. Se ha creído que la divulgación ordenada de las posibilidades
de la Extranet, así como de sus herramientas es un elemento no sólo útil, sino
necesario para que progresivamente los técnicos municipales, los de Gobierno de
Navarra y otros técnicos y responsables de las administraciones locales utilicen la
Extranet como un “espacio compartido” y de referencia. Se ha estratificado al
colectivo de audiencia. Se ha desplegado el trabajo de presentación.
MÉTODOS DE EVALUACIÓN
El sistema de evaluación por el que nos decidimos, desde el mismo diseño del
proyecto, fue el de evaluación continua, a través de la siguiente metodología e
instrumentos:
1. Reuniones quincenales de seguimiento de los objetivos del proyecto.
2. Chequeos y procedimientos validados a través de empresas colaboradoras (Biko,
NGA…).
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3. Reuniones trimestrales del Comité de Evaluación (Instrumento utilizado, Ciclo
PDCA: Planificar-Plan, Ejecutar-Do, Revisar-Check, Actuar-Act).
4. Análisis de indicadores de actividad:
• estadísticas de uso
• indicadores de participación en grupos de colaboración
• análisis de la implementación y el uso de nuevos servicios
• identificar mas indicadores que den respuesta a los objetivos
• incidencias
5. Análisis de cuestionarios de satisfacción de los usuarios.
6. Hitos y comparativas:
• Como otro instrumento de evaluación, se han realizado comparaciones con otras
soluciones colaborativas que existen en Gobierno de Navarra.
• Por otra parte, la evaluación continua se inició con la revisión de la “experiencia
piloto” del proyecto, analizándose el comportamiento de la plataforma de
colaboración SharePoint, tecnología en la que se basó dicha
experiencia piloto.
• Posteriormente, con la migración de SharePoint a la versión Moss, se ha
realizado una nueva evaluación comparando los datos de actividad y
funcionamiento de la herramienta en sus dos versiones (SharePoint/Moss).
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4. Contexto del proyecto
4.1. Descripción de los servicios o procesos implicados
La creación de una plataforma única en el Sector Local es el servicio fundamental de
esta buena práctica. Si bien, en función de las necesidades de los usuarios, de la
organización de la información y de la propia estructura de la plataforma,
diferenciamos entre cuatro servicios con procesos de prestación distintos:
Cada servicio ha definido los procedimientos de mantenimiento, carga y
evolución, bien con la participación de recursos del Departamento, bien mediante el
acceso a otras fuentes de información y soporte. Este hecho permite lograr, no sólo la
integración de los servicios en la plataforma, sino que haya trasvase de contenidos
entre cada área.
Tal y como se ha analizado anteriormente, el lanzamiento, mantenimiento y
desarrollo, tanto de la plataforma de la Extranet Infolocal, como de los servicios que
aporta, están basados en una estrategia de integración de roles. Para asegurar su
“penetración”, se ha asignado la función de impulsor de cada una de sus áreasservicios a diferentes perfiles. De esta manera aseguramos que las personas con
mayor competencia e interés, independientemente de que sean de Gobierno,
entidades locales, empresas públicas, universidad, INAP u otra entidad, se sientan no
sólo partícipes sino responsables en el devenir del desarrollo de la Extranet Infolocal.
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4.2. Personas, unidades u organizaciones implicadas: clientes/usuarios,
personal interno implicado, alianzas. Responsabilidades, conflictos,
apoyo externo.
Como se ha reflejado en apartados anteriores, la existencia de la Extranet Infolocal
como herramienta tecnológica, no es lo verdaderamente importante para lograr la
garantía de éxito del proyecto. Para asegurar un sistema vivo y en permanente
actualización y evolución, es necesario disponer de un modelo organizativo completo
y coordinado. Este proyecto se fijó dicho horizonte desde su diseño. Para ello ha
contado con actores del Sector Local que aseguran funcionalidades y papeles
importantes a tener en cuenta para lograr una integración tanto de intereses como de
estrategias.
Del cuadro de la página siguiente se deduce la implicación de agentes del Sector
desempeñando perfiles en el modelo organizativo.
Aseguramos que
las personas con
mayor
competencia e
interés se sientan
no sólo partícipes
sino responsables
en el devenir del
desarrollo de la
Extranet Infolocal.
En definitiva, este modelo de funcionamiento, no solo logra recursos externos a
utilizar en el proyecto para su desarrollo y afianzamiento, sino también que estos
jueguen un papel de prescriptores para su despliegue.
4.3. Recursos económicos empleados
El Departamento de Administración Local ha identificado este proyecto de Extranet
Infolocal como “proyecto clave” de legislatura. Este hecho ha posibilitado la
existencia, siempre “comedida”, de los recursos económicos para su funcionamiento.
A continuación, se recogen los diferentes capítulos y presupuestos con los que hemos
contado para dar soporte económico a la necesidad que se deriva del modelo
organizativo, divulgativo y de extensión de la plataforma.
Dejando al margen los gastos de inversión que han sido sufragados por la DGMAE
en todo lo concerniente a plataforma telemática general (MOSS 2007) y los gastos
derivados de la personalización que ha realizado el Departamento de Administración
Local para disponer de esta Extranet Infolocal, cabe anotar los recursos cíclicos para
el despliegue y mantenimiento del sistema.
• Convenio Animsa (Red Directa): 17.000 €
• Atención y apoyo usuarios: 12.000 €
• Desarrollo y soporte proyectos: 20.000 €
• Mantenimiento funcional: 15.000 €
• Soporte segundo nivel: 12.000 €
• Mantenimiento primer nivel servicio: 8.000 €
• Publicidad: 2.500 €
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5. Proceso de
implementación
Con la finalidad de avanzar en el área de mejora identificada –la Cultura de
Colaboración entre las diferentes entidades que conforman el Sector Local de
Navarra–, y para poder conseguir los objetivos propuestos y reseñados en el punto
3.3. de esta memoria, el Servicio de Calidad y Modernización del Departamento de
Administración Local ha desarrollado el proyecto Extranet Infolocal, una red social
profesional, implementando un espacio virtual de colaboración y cogestión entre
todos los usuarios que forman las administraciones locales de Navarra.
En el diseño de la
citada plataforma
web, se han
incluido unas
áreas clave que al
desplegarse dan
respuesta a las
necesidades y
objetivos
planteados desde
el inicio: área de
información, área
de servicios, área
de conocimiento,
área de estrategia
y área de
colaboración.
En el diseño de la citada plataforma web, se han incluido unas áreas clave que al
desplegarse dan respuesta a las necesidades y objetivos planteados desde el inicio, tal
y como se muestra en el gráfico de la página siguiente: área de información, área
de servicios, área de conocimiento, área de estrategia y área de colaboración. El
desarrollo de estas áreas y el funcionamiento de la plataforma se desarrollan a través
de unos procesos y manuales que se encuentran recogidos en la propia herramienta,
en el apartado “Wikis”, dentro del área de “Colaboración”.
Estos han sido los principales hitos en el despliegue:
• Dos migraciones:
• Desde la web departamental hasta la extranet anónima.
• De extranet anónima a extranet autenticada (certificados electrónicos).
• Creación de dos entornos de trabajo diferentes (uno externo, para las entidades
locales; y otro interno, para el Gobierno de Navarra), con la misma base de datos.
• Actualizaciones de los diseños del interface, en busca de mejorar en usabilidad,
navegabilidad y accesibilidad.
• Creación de grupos piloto.
• Extensión de los grupos de interés.
• Divulgación y búsqueda de nuevas funcionalidades que ayuden a crear la red
social profesional del Sector Local de Navarra.
La principal mejora alcanzada con la Extranet Infolocal es la integración en un
único entorno de todas aquellas informaciones y gestiones que se producen en la
interacción entre el Gobierno de Navarra y las entidades locales de Navarra.
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Aunque de forma más detallada en el apartado 6 de esta memoria se exponen los
resultados, sí debemos resaltar aquí cuatro datos (a fecha 31/05/2011) que ayudan a
comprender la transversalidad del proyecto.
• Número de entidades autenticadas: 272 ayuntamientos, 348 concejos y
67 mancomunidades.
• Número de usuarios: 12.854
• Número de fichas de información: 1.142
• Páginas vistas: 142.529
Para implementar la Extranet Infolocal, se ha contado con unos recursos
organizativos que incluyen a todos los agentes implicados, todos ellos estructurados
en diferentes perfiles y grados de responsabilidad funcional. A la hora de definir el
papel que los diferentes actores juegan en este escenario, se ha dado protagonismo a
diversas instituciones y empresas para que, además de sentirse cómodos en su
participación, acaben siendo prescriptores en su utilización.
Se ha dado
protagonismo a
diversas
instituciones y
empresas para
que, además de
sentirse cómodos
en su
participación,
acaben siendo
prescriptores en su
utilización.
• Gobierno de Navarra – Departamentos
• Entidades locales
• Empresas instrumentales
• Empresas de soporte y desarrollo
Los diferentes perfiles que desempeñan los actores que forman parte del proyecto
son:
• Responsable de la Extranet Infolocal
• Responsable del Área funcional
• Responsable Técnico
• Colaboradores del conocimiento
• Expertos
• Administrador del portal
• Gestores de sistemas externos
• Equipo de mantenimiento evolutivo y correctivo
• Equipo de soporte a usuarios
• Usuarios de la Extranet Infolocal, clasificados, según pertenezcan al:
• Personal de las entidades locales de Navarra (tanto de perfil técnico, como
corporativo).
• Gobierno de Navarra (tanto con perfil técnico, como corporativo).
• Organizaciones, públicas y privadas, que tienen algún tipo de relación con el
Sector Local de Navarra. (Federación de Municipios y Concejos de Navarra,
ANIMSA, UPNA…).
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6. Resultados
Para valorar los resultados obtenidos durante la primera fase de implantación de la
Extranet Infolocal, hemos analizado dos tipos de indicadores:
A) Los resultados de satisfacción de los usuarios, recogidos a través de encuestas y
de entrevistas personales.
B) Los resultados de la actividad.
A) RESULTADOS DE SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS
Para analizar la satisfacción de los usuarios, hemos realizado dos valoraciones: una
objetiva, basada en encuestas a todos los usuarios de la Extranet Infolocal; y una
valoración subjetiva, fruto de las entrevistas personales mantenidas con usuarios de
la plataforma que responden a perfiles diferentes.
VALORACIONES OBJETIVAS
Hemos elaborado un cuestionario que permite a todos los usuarios, tanto a los
representante políticos (alcaldes, corporativos…) como a los técnicos (interventores,
secretarios…), acceder a él de forma sencilla, en cualquier momento y desde
cualquier punto con conexión a Internet.
La encuesta contiene ocho preguntas para conocer la opinión de los usuarios acerca
de la Extranet Infolocal. Los resultados de las encuestas indican lo siguiente:
Un 63% de los encuestados
cree que la Extranet Infolocal
mejora la colaboración entre
los diferentes profesionales
del Sector Local en gran
medida (4 o 5 en una escala
del 1 al 5, como se aprecia en
el gráfico).
Un 94% aconsejaría a otros
profesionales del ámbito local
la utilización de la Extranet
Infolocal como herramienta
de colaboración entre ellos.
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Un 75% de los encuestados cree que la creación de un espacio estructurado y
común, donde están todos los servicios del Sector Local, facilita la gestión en un
alto grado (4 o 5 en una escala del 1 al 5).
Un 85% de los encuestados estima que la unificación y simplificación de
herramientas facilita la gestión en gran medida (4 o 5 en una escala del 1 al 5).
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Un 79% de los encuestados opina que la creación de una “Base de Datos” del
conocimiento local, dentro de la Extranet Infolocal, facilita considerablemente el
conocimiento sobre el Sector Local (4 o 5 en una escala del 1 al 5).
Un 69% de los encuestados cree que resulta muy útil (4 o 5 en una escala del 1 al
5) acceder al espacio de información de actualidad de la Extranet Infolocal.
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Un 84% de los encuestados valora muy positivamente (4 o 5 en una escala del 1 al
5) poder compartir opiniones, información y/o conocimiento en cualquier
momento con otro profesional o con un grupo de profesionales del Sector Local.
Un 64% cree que la Extranet Infolocal facilita en alta medida (4 y 5 sobre 5) la
relación entre los diferentes organismos del Sector Local con el Gobierno de
Navarra.
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VALORACIONES SUBJETIVAS
A continuación presentamos algunas declaraciones recogidas en las entrevistas
realizadas a diferentes perfiles de usuarios, que a nivel técnico y/o político, han
tenido relación con la Extranet Infolocal.
PEDRO PEGENAUTE, director general del Departamento de Administración Local
del Gobierno de Navarra
“En esta legislatura el Departamento ha dado un alto valor a todos los proyectos
que plantean racionalizar el Sector Local de Navarra, tanto en su faceta de
integración de servicios compartidos (véase Consorcio, Mapa, 012, Tarjeta), como
en buscar soluciones técnicas que permitan a los trabajadores municipales y
cargos electos disponer de herramientas de colaboración en su labor. Esta
tendencia nos ha llevado a apoyar y fortalecer la Extranet Infolocal como espacio
de encuentro y profesionalización.
Actualmente se puede observar que esta plataforma, no sólo está dando servicio a
cientos de personas del Sector Local, sino que ha diversificado sus focos de
atención. Este hecho nos permite estar altamente satisfechos con el balance de
legislatura y apreciar un futuro sólido y de desarrollo para los próximos años”.
Federación Navarra de Municipios y Concejos:
JUAN JESÚS ECHAIDE, técnico y periodista
“Evidentemente, no resulta posible concentrar una información tan vasta, que
incluya todos los temas de interés del Sector Local. No obstante, sí es bueno que
los cargos electos y los empleados de las entidades locales dispongan de un sitio
en el que se concentre información y conocimiento, una información que puede ir
alcanzando progresivamente distintos ámbitos y distintas materias”.
JESÚS MARÍA GARCÍA ANTÓN, presidente
“La Extranet Infolocal proporciona un entorno común a corporativos y técnicos.
Facilita el flujo de la información y optimiza recursos. Dota de una herramienta
común a todas las entidades locales”.
LAURA LÓPEZ CRESPO, secretaria general
“Puede ser un referente para el desarrollo de funciones y todavía más en el
momento en que el espacio virtual se vaya concretando”.
OSKIA SAN MARTIN RAZKIN, técnica especialista en Moss, empresa pública NGA
“En el conjunto de herramientas de colaboración que existen en Gobierno de
Navarra, Extranet Infolocal es la solución más innovadora, es la que está
explotando todas las posibilidades de las plataformas de colaboración:
comunicación, colaboración, intercambio de información, etc. Además, la
Extranet Infolocal, en comparación con el resto de soluciones, ofrece una
personalización de la visualización de contenidos configurable por cada usuario.
En definitiva, Extranet Infolocal es una solución que innova cada día y está en
constante evolución para ofrecer el mejor servicio y herramientas a sus usuarios.
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Extranet Infolocal es la pionera dentro de las soluciones adoptadas por el
Gobierno para adaptar e implantar las nuevas tecnologías 2.0. Se han
implementado varios blogs y foros a nivel general, con acceso para todos los
usuarios de Extranet Infolocal, y a su vez se han implantado otros con un público
más acotado dentro de los grupos de trabajo. Otra de las herramientas web 2.0 que
Extranet Infolocal está explotando con acierto son las wikis. En las wikis se
facilitan instrucciones o manuales interesantes para los usuarios, que en forma de
Wiki son fácilmente editables por los administradores y a su vez, y lo más
importante, fácilmente accesibles por los usuarios. A día de hoy se está estudiando
también la posibilidad de integrar Extranet Infolocal con Twitter y Skype y seguir
mejorando”.
B) RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD
Espacio virtual de colaboración
La Extranet Infolocal de Navarra es una plataforma web de colaboración entre los
diferentes agentes de las administraciones locales, que aplica las tecnologías de la
información para estrechar las relaciones entre organismos y para promover una
cultura de colaboración interadministrativa, basada en cuatro pilares:
• Los servicios entre el Gobierno de Navarra y las entidades locales
• Un canal estratégico para el Sector Local
• El modelo de gestión del conocimiento
• Un área de colaboración basada en las nuevas tendencias web 2.0
Desde verano de 2010 hasta el 31 de mayo de 2011 podemos destacar los siguientes
indicadores:
Número de usuarios autenticados: 12.854
Número de páginas visitadas: 142.529
Duración media/visita: 8 minutos 25 segundos
Duración media/página: 55 segundos.
Normalizar la gestión de datos comunes entre las diferentes
administraciones, primer paso hacia el “dato único”
La racionalización de los datos administrativos precisa de una determinación previa
que conlleva localizar los datos y averiguar dónde se ubican.
Como hemos comentado antes, para conseguir esta integración, utilizamos canales de
comunicación rápidos basados en estándares, como el xml, que nos permiten
intercambiar datos entre las distintas administraciones y organismos.
La integración de las informaciones/datos en manos de diferentes administraciones y
organismos públicos quedan reflejadas en la Extranet Infolocal, en primer lugar, a
través de la unión de la antigua Extranet 012 y la antigua versión de la web infolocal.
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En datos, podemos destacar los siguientes indicadores recogidos desde el 1 de
septiembre de 2010 hasta el 30 de abril de 2011:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Número de citas previas: 8.774
Número de campañas de sms: 2.115
Número de sms enviados: 67.207
Número de solicitudes de inscripciones por parte de las entidades locales: 2.112
Número de inscripciones: 36.354
Número de solicitudes bajo demanda que realizan las entidades locales (desde
el 1 de enero al 30 de abril de 2011): 3.082, es decir, 12 al día.
Desarrollar una base de conocimiento estructural del Sector Local de
Navarra
12.854 usuarios se
han acreditado
para acceder a la
Extranet Infolocal.
Entendemos el conocimiento estructural como un conjunto de conocimientos
explícitos, representados a través de documentos físicos o digitales, que posee tanto
el Sector Local como las organizaciones que se relacionan con él.
En esta línea de trabajo, volvemos a diferenciar entre la interactividad (usuarioadministración) y la interoperabilidad (administración-administración).
Interactividad: se propone la visualización de la información y la posibilidad de
descarga de documentos, con el objetivo de implantar la tramitación telemática de
todos los servicios de la Extranet Infolocal a nivel 4 (servicios 24 horas los 7 días de
la semana).
Interoperabilidad:
la
Extranet
Infolocal
recoge
varios
convenios
interadministrativos, que permiten el intercambio de información entre entidades
locales, Gobierno de Navarra, Administración Estatal y Unión Europea.
Algunos datos que reflejan la magnitud de esta incipiente base de datos del
conocimiento local son:
• Números de ficha de servicios: 236 (31/05/2011)
• Número de fichas de conocimiento: 251 (31/05/2011)
• Número de noticias: 555 (31/05/2011)
• Número de jornadas: 100 (31/05/2011)
Crear un sistema de información y comunicación común para todo el
Sector Local navarro
En el ámbito de la información y comunicación nos apoyamos en dos tipos de
herramientas que buscan promover y potenciar la comunicación informal entre
usuarios.
Por un lado, hemos implantado soluciones que no exigen la coincidencia temporal de
los usuarios para comunicarse, asíncrona, como el servicio de avisos y/o alertas.
LA EXTRANET INFOLOCAL COMO BUENA PRÁCTICA /
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Por otro lado, hemos fomentado el uso de aquellas
soluciones en las que sí es necesaria la
coincidencia temporal de los usuarios (síncrona),
como el servicio de mensajería instantánea o el
netmeeting, skype o la integración de twitter.
Además, integrada en la Extranet Infolocal
contamos con la Base de Datos Informa, cuyas
cifras se reflejan en los siguientes indicadores:
• Fichas informativas en la Base de Datos Informa: 32.797
• Fichas vigentes en la Base de Datos Informa: 14.534
• Actualizaciones: una media de 700 fichas/mes en el servicio 012
Infolocal
Tipos de fichas:
• Entidades (información sobre entidades que tienen una dirección física):
13.113
• Trámites (información relacionada con las tramitaciones): 6.123
• Convocatorias (información sobre todo tipo de convocatorias): 2.230
• Actividades (información sobre la celebración de actividades): 10.411
• Transportes (información sobre trayectos): 314
• Varios: 1.606
Asimismo y fuera del Sector Local propiamente dicho, toda la información
de la base de datos es accesible para la ciudadanía en general a través de los portales
web de las entidades locales.
Establecer un modelo de interrelación en la prestación de servicios
entre el Gobierno de Navarra y las entidades locales
Para poner en práctica la colaboración y el intercambio de información en la Extranet
Infolocal, utilizamos métodos formales e informales basados en tecnologías de la
información y de la comunicación 2.0. El objetivo es conseguir, a través de estas
herramientas, una Red Social Profesional del Sector Local Navarro.
Dentro de las herramientas formales destacan los espacios de trabajo y el aula virtual,
mientras que las herramientas informales engloban nuevas tecnologías como foros,
blogs y wikis, entre otras.
LA EXTRANET INFOLOCAL COMO BUENA PRÁCTICA /
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7. Innovación y
adaptabilidad
La Extranet Infolocal está a la vanguardia de las nuevas tendencias de Internet. Está
basada en las tecnologías web 2.0 y se dirige al mundo profesional, de ahí que las
soluciones que planteamos estén encaminadas a la mejora del conocimiento y la
colaboración en el Sector Local navarro.
Las posibilidades de adaptación a múltiples entornos de la plataforma ponen de
relieve una de las principales características de esta red, la innovación. Su sencillez
en el uso, la facilidad de implantación a nivel tecnológico y su aportación a la
e-administración demuestran que es una práctica idónea para ser trasladada a grupos
interadministrativos, grupos de contraste o a nuevas plataformas de colaboración.
Otro de los puntos destacables, en cuanto a adaptabilidad se refiere, es la posibilidad
de trabajar conjuntamente en redes internas y externas. Gracias a la existencia de dos
“plataformas espejo”, transparentes para el usuario, el acceso es posible desde
cualquier equipo con conexión a Internet.
El principal desafío de esta buena práctica es saber cuándo actuar y ser capaz de
encontrar los perfiles y actores que generen la dinámica y los impulsos necesarios
que el proyecto requiere. En definitiva, más allá de la tecnología utilizada, se trata de
lograr que los agentes participantes generen un clima de colaboración tanto entre
usuarios generales como entre los administradores que permita funcionar como una
Red Social Profesional.