recursos bibliograficos _proyectada_

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Código
HBA-01 v.04
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Caracterización del Proceso de Recursos Bibliográficos
OBJETIVO DEL PROCESO
RESPONSABLE
Prestar servicios de Asesoría Jurídica en la elaboración de contratos, convenios, atención e interposición de
demandas y tutelas y demás procesos legales que la Universidad de Pamplona requiera.
LIDER DEL PROCESO
ALCANCE
Inicia
Termina
Recepción de la solicitud del servicio
En Medición, Análisis y Mejora
INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS
EMISOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDA
Plan de Desarrollo
Direccionamiento
Estratégico
Política de Calidad
Direccionamiento
Estratégico
Estado
Administración del
SGC
Plan Operativo
Objetivos de Calidad
Directrices (Proyecto
Institucional,
Reglamentos, Estatutos,
Acuerdos,
Resoluciones),
Requisitos, Normatividad
Manual de Calidad
FAC- 23 “Planificación,
Control y Seguimiento al
SGC”
RECEPTOR
P
Elaboración del Plan
Operativo
Elaboración de propuesta
del presupuesto
Proyección del
presupuesto
Solicitud de Recursos
Identificación de
necesidades
Gestión del
Talento Humano
Gestión
adquisición de
bienes y servicios
Gestión de la
Infraestructura y
Apoyo Logístico
Políticas de formación
y desarrollo de
colecciones
Todos los
procesos
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EMISOR
ENTRADA
Gestión
Académica
Necesidades de
material bibliográfico
Gestión de la
Investigación
Adquisición de
Bienes y Servicios
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Caracterización del Proceso de Recursos Bibliográficos
ACTIVIDADES
H
Estudio de la solicitud
Seguimiento del
requerimiento
Material bibliográfico
Procesos técnicos
Necesidades de
información
Recepción a la demanda
de servicios de
información (Consulta,
préstamo, elaboración de
bibliografías,
capacitación y guarda
bolsos)
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Líder del
Proceso
Grupo de
Mejoramiento
Tramité del
Requerimiento
Colecciones
actualizadas
Adquisición de
Bienes y Servicios
Todos los
procesos
Catalogo actualizado Clientes externos
Todos los
procesos
Clientes externos
Acceso a la
información
Todos los
procesos
Clientes externos
Plan Operativo
Aprobado
Direccionamiento
Estratégico
Gestión del Talento
Humano
Adquisición de
Bienes y Servicios
Infraestructura y
Logística
Asignación de recursos
aprobados (presupuesto)
Personal docente y
administrativo asignado
Personal capacitado
Materiales, insumos y
personal por contrato
Recursos físicos y
tecnológicos adecuados
y asignados
Ejecución del plan
operativo
Informes de avance del
Plan Operativo
Plan Operativo
ejecutado
Direccionamiento
Estratégico
(Alta Dirección)
v
Administración del
SGC
Lineamientos para la
elaboración, seguimiento
y control de la
documentación y
registros del SGC.
Gestión Documental
Directrices de la
documentación
EMISOR
ENTRADA
Control Interno
Estudio de creación,
modificación o eliminación
de documentos y su
respectiva revisión y
aprobación
Actualización de la tabla de
retención, archivo de
documentos según
parámetros establecidos
ACTIVIDADES
Plan de Auditorias
Internas
Análisis de informes de
Auditorias
Instrumento para
identificación de riesgos
(Mapa de riesgos del
proceso)
Seguimiento y control de los
riesgos Identificados y
valorados
V
Administración del
SGC
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Caracterización del Proceso de Recursos Bibliográficos
Instrumentos de
seguimiento y medición
del proceso
Definición de acciones para
eliminar no conformidades
detectadas
Medición de Indicadores y
evaluación de las metas.
RESPONSABLE
Documentos
aprobados para
validación
Administración del
SGC
Solicitud para inclusión
o eliminación de
documentos en las
Tablas de Retención
Gestión
Documental
SALIDA
RECEPTOR
Riesgos actualizados y
controlados
Control Interno
Grupo de
Mejoramiento
Plan de mejoramiento
elaborado
Administración del
SGC
Elaboración de los planes
de mejoramiento
EMISOR
Direccionamiento
Estratégico
Administración del
SGC
Control Interno
ENTRADA
Direccionamiento
Estratégico
Administración del SGC
Control Interno
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDA
Toma de acciones
correctivas
Toma de acciones
preventivas
RECEPTOR
Direccionamiento
Estratégico
Grupo de
Mejoramiento
A
Direccionamiento
Estratégico
Resultado de la
evaluación de la
eficacia del plan de
mejora
Administración del
SGC
Control Interno
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Caracterización del Proceso de Recursos Bibliográficos
CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL
QUE SE CONTROLA
Necesidades de
material bibliográfico
COMO SE
CONTROLA
QUIEN LO
CONTROLA
FRECUENCIA DEL
CONTROL
REGISTRO DEL
CONTROL
FBA-03
Requerimientos
Bibliográficos
PBA-03 Formación
y Desarrollo de
Colecciones
bimestral
FAD-02
Requerimiento de
Bienes y Servicios
FBA-04 Descripción
Bibliográfica
Controles en las
entradas
Material bibliográfico
PBA-02 Procesos
Técnicos
Líder del Proceso
permanente
FBA-14 Notificación de
Recepción de
Requerimientos
Bibliográficos
FBA-17 Relación de
Material Bibliográfico
Adquirido para la
Biblioteca José Rafael
Faría Bermúdez
FBA-15 Solicitud de
Bibliografía
Necesidades de
información
PBA-04 Prestación
de los Servicios
permanente
FBA-08 Solicitud de
Capacitación de
Usuarios
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Caracterización del Proceso de Recursos Bibliográficos
FBA-15 Solicitud de
Bibliografía
Controles en las
actividades
Estudio de la
solicitud
PBA-04 Prestación
de los Servicios
Seguimiento del
requerimiento
PBA-03 Formación
y Desarrollo de
Colecciones
Procesos técnicos
PBA-02 Procesos
Técnicos
permanente
permanente
Líder del Proceso
permanente
FBA-08 Solicitud de
Capacitación de
Usuarios
FAD-02
Requerimiento de
Bienes y Servicios
FBA-04 Descripción
Bibliográfica
FBA-19 Paz y Salvo
FBA-14 Notificación de
Recepción de
Requerimientos
Bibliográficos
FBA-17 Relación de
Material Bibliográfico
Adquirido para la
Biblioteca José Rafael
Faría Bermúdez
FAD-10 Egreso de
Bienes
Recepción a la
demanda de
servicios de
información
(Consulta, préstamo, PBA-04 Prestación
de los Servicios
elaboración de
bibliografías,
capacitación y
guarda bolsos)
permanente
FBA-08 Solicitud de
Capacitación de
Usuarios
FBA-15 Solicitud de
Bibliografía
FBA-16 Resultado de
Búsqueda Bibliográfica
FAC-14 Medicion
de la Satisfaccion
del Cliente
v
Tramite del
Requerimiento
Colecciones
actualizadas
Controles a las
salidas
Código
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Caracterización del Proceso de Recursos Bibliográficos
Catalogo actualizado
FBA-03
Requerimientos
Bibliográficos
PBA-03 Formación
y Desarrollo de
Colecciones
permanente
FAD-02
Requerimiento de
Bienes y Servicios
PBA-02 Procesos
Técnicos
IBA-02 Automatización
de los Procesos
Técnicos
FAD-10 Egreso de
Bienes
permanente
Líder del Proceso
FBA-04 Descripción
Bibliográfica
catalogo
Acceso a la
información
PBA-04 Prestación
de los Servicios
permanente
FBA-08 Solicitud de
Capacitación de
Usuarios
FBA-15 Solicitud de
Bibliografía
FBA-16 Resultado de
FAC-14 Medicion
de la Satisfaccion
del Cliente
v
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Caracterización del Proceso de Recursos Bibliográficos
RECURSOS
TALENTO HUMANO
Director Oficina de Recursos
Bibliográficos.
Asistente de Circulación y Préstamos de
Recursos Bibliográficos.
Administrador de Automatización y
Mantenimiento de la Base de Datos.
Analista de Información Bibliográfica.
Preparador de Recursos Bibliográficos
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE
TRABAJO
Oficina (dotación básica)
Computador –Software de Oficina –
Archivador
Estantes de Biblioteca
Separadores de libros
Exhibidores
Mapotecas
Atriles
Lockers
Carros Transportadores
Porta Periódicos
Lectores de Códigos de Barras
Cubículos
Módulos
Señalización
Mesas de trabajo con sus respectivas sillas
Salas
Carteleras
Organizadores de filas
TECNOLOGICOS
Hardware y Software
Video Beam
Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet,
same time, etc )
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Caracterización del Proceso de Recursos Bibliográficos
REQUISITOS ASOCIADOS
NORMAS TECNICAS DE CALIDAD
NTCGP 1000:2004 Gestión de
la Calidad en el Sector Público
4.2.3
4.2.4
7.1
7.2
7.5
8.2
8.3
8.4
8.5
NTC ISO 9001:2000 Sistema de
Gestión de la Calidad
Requisitos
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
Constitución Política de Colombia, Octubre 10 de 1991, Presidencia de la
República.
Ley 30 de 1992. Por la cual se organiza el servicio público de la
Educación Superior.
Acuerdo No. 031 del 25 de abril de 2002. Por el cual se adecua la Planta
Global de Personal de la Universidad de Pamplona.
Acuerdo No. 042 del 27 de abril de 2007. Por el cual se modifica el
Reglamento Interno para Usuarios de la Oficina de Recursos
Bibliográficos de la Universidad de Pamplona.
Acuerdo No. 065 del 10 de agosto de 2004. Por el cual se reglamenta el
procedimiento para la baja de los bienes de propiedad de la Universidad
de Pamplona.
Ley 11 de 1979. Por la cual de reconoce la profesión de Bibliotecólogo
en el territorio.
Decreto 865 de 1998. Por el cual se reglamenta la Ley 11 de 1979 sobre
el ejercicio de la profesión de Bibliotecólogo.
Ley 23 del 28 de enero de 1982. Por la cual se reglamentan los derechos
de autor.
Ley 57 del 15 de abril de 1987. Legislación sobre las producciones del
talento y del ingenio.
Ley 565 del 2 de febrero de 2000. Por la cual se aprueba “el Tratado de
la OMPI -Organización Mundial de la Propiedad Intelectual sobre
Derechos de Autor (WCT)-”, adoptado en Ginebra, el veinte (20) de
diciembre de mil novecientos noventa y seis (1996).
Decreto No. 1070. Por el cual se reglamenta el artículo 26 de la Ley 98
de 1993.
Resolución 1073 del 29 de mayo de 2008. Por la cual se adoptan las
Tablas de Retención Documental de la Universidad de Pamplona.
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Caracterización del Proceso de Recursos Bibliográficos
DOCUMENTOS ASOCIADOS
DOCUMENTOS
Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos
REGISTROS
Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos
INDICADORES
Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos
RIESGOS
Ver FCI-10 Mapa de Riesgos
OBJETIVOS DE
CALIDAD
ASOCIADOS
Mejora de la Cultura Institucional
Construccion de una Cultura de Planeacion