LEVANTAMIENTO DEL PROCESO: TRANSPARENCIA ACTIVA

LEVANTAMIENTO DEL PROCESO
TRANSPARENCIA ACTIVA
Julio 2013
“Sobrestimamos el evento y
subestimamos el proceso, cada sueño
realizado ocurrió gracias a la dedicación
de un proceso”.
proceso”.
J.C. Maxwell.
Gobierno de Chile
PROYECTO
• Los organismos involucrados,
mencionados anteriormente, han
decidido
complementar
sus
facultades para dar apoyo a los
Gobiernos Locales
Locales..
• Para ello han desarrollado un
Modelo
de
Transparencia
Municipal que se implementará en
41 municipios a nivel nacional
nacional..
• Esto
permitirá
incrementar
significativamente los niveles de
cumplimiento de la Ley 20
20..285
Gobierno de Chile
PROYECTO
• El apoyo se materializará en
actividades remotas y presenciales
presenciales..
• Los temas que se abordarán serán
de carácter normativo, de gestión
interna y desarrollo tecnológico
tecnológico..
• Se espera que al finalizar el
convenio,
los
municipios
involucrados, posean los métodos
adecuados para cumplir la Ley de
manera sistemática en el futuro
futuro..
Gobierno de Chile
BENEFICIOS ESPERADOS
• Mayor Legitimidad y Credibilidad del Municipio
Frente a la Comunidad
Comunidad..
• Mayor Preocupación del Organismo por su Buen
Funcionamiento..
Funcionamiento
• Lograr una Mejor Imagen y Reputación a Nivel
Nacional..
Nacional
• Generar una Mayor Participación y Control por
parte de la Ciudadanía en Relación a sus
Autoridades y la Gestión de los Recursos
Recursos..
• Contribución a Mayores Niveles de Educación
Cívica..
Cívica
Gobierno de Chile
¿CÓMO LOGRARLO?
Gobierno de Chile
El Proceso de Transparencia Activa
Gobierno de Chile
El Proceso de Transparencia Activa
• La “Ley de Transparencia” incorporó a los servicios
públicos dos “nuevos procesos”
procesos”:: Transparencia
Activa y Gestión de Solicitudes de Información
Información..
• Al ser procesos, relativamente nuevos, es necesario
que se documenten y socialicen
socialicen..
Gobierno de Chile
PROCESO
Gobierno de Chile
HOY
Procesos inmaduros
Gobierno de Chile
MAÑANA
Procesos maduros
Procesos son
improvisados
Procedimientos en
documentos
Costos y plazos fuera
de control
Responsabilidades y
autoridades definidas
y asignadas
Experiencia no es
compartida
Proceso común
retroalimentado para
la mejora continua
10
¿CÓMO AVANZAR DEL “HOY” AL “MAÑANA”?
Gobierno de Chile
RECOMENDACIONES PREVIAS
• Revisar normativa vigente: Se recomienda revisar :
o Ley y Reglamento
o Instrucciones del Consejo para la Transparencia y
o Preguntar a la CDC y Transparencia
• Revisar que la plantilla sea la actualizada
actualizada::
o Conforme a las Instrucciones del Consejo para la
Transparencia..
Transparencia
Gobierno de Chile
ACTIVIDADES TRANSVERSALES
• Son aquellas actividades que se encuentran durante todo el
desarrollo del proceso y que deben considerarse al
momento de realizar su diseño
diseño..
o Control de plazos internos
internos:: Tiene como objetivo
Permitir al responsable del proceso, controlar los
plazos intermedios
Asegurar el cumplimiento de los plazos de
publicación
Contar con el tiempo suficiente para corregir
oportunamente problemas
Gobierno de Chile
PROCESO DE TRANSPARENCIA ACTIVA
Actualización
Publicación
Generación
Dentro de los
primeros 10 días
hábiles de cada
mes
Revisión
El proceso de Transparencia Activa es Cíclico, Dinámico y en Constante evolución
evolución..
Gobierno de Chile
ACTUALIZACIÓN
•
De acuerdo con Instructivo N° 4 del CPLT, que vino a precisar la información
señalada en la ley, la información contenida en el sitio web de la
institución (gobierno transparente) debe actualizarse los primeros 10 días
hábiles de cada mes, sin perjuicio de lo anterior, que puede actualizar más
de una vez
vez..
o Cuando la institución defina en sus procedimientos un plazo inferior a
éste o considere que existe alguna información que por su importancia
debe publicarse antes del plazo legal establecido
Gobierno de Chile
GENERACIÓN DE LA INFORMACIÓN
•
El proceso de generación de la información considera las Actividades que
permiten sistematizar la información correspondiente a los antecedentes que la
institución debe mantener actualizados de acuerdo a la Ley N°20
20..285
285..
•
Comprende todas aquellas actividades relacionadas con la recopilación de la
información::
información
o Desde que el responsable de Transparencia Activa, revisa la normativa
vigente y las instrucciones del sitio web del CPT
CPT..
o Solicitar la información en el formato correspondiente a las distintas
unidades o jefes de departamento, los cuales recopilan la información en las
respectivas plantillas, aprueban su contenido y remiten al encargado .
Gobierno de Chile
REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN
Son las actividades relacionadas con la revisión y validación interna de la información
antes de su publicación.
•
Revisará que la información haya sido enviada dentro del plazo establecido para ello y
principalmente que la información contenida en las plantillas sea la correspondiente al
período de publicar
publicar..
•
Revisará la completitud de la información dentro de los formularios, y que se encuentren
en el formato solicitado
•
Terminado éste análisis de forma, si no encuentra observaciones que ameriten devolver
las plantillas a la unidad que la emitió, debe enviar toda la información recopilada en las
plantillas al encargado de la publicación
publicación..
Gobierno de Chile
PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN.
Son las actividades relacionadas con la
publicación y actualización de los
antecedentes señalados en la Ley N°
20..285
20
285..- en el sitio electrónico
destinado para ello
ello..
•
Encargado de Transparencia Activa
Activa::
o Autoriza publicación
o Se recomienda revisar que
información sea visible al exterior
exterior..
Gobierno de Chile
la
LUEGO…“DOCUMENTAR” CON:
• Levantamiento del Proceso
• Cuadro descriptivo del Proceso
• Diagrama de Flujo
Gobierno de Chile
LEVANTAMIENTO DEL PROCESO:
TRANSPARENCIA ACTIVA (TA)
PROCESO
Generación de Información Transparencia Activa
RESPONSABLE
Alicia Abarzúa
OBJETIVO
Recolectar la información requerida por los artículos 6° y 7° de la Ley,
para su posterior revisión y publicación en el Banner de Transparencia
Municipal
INSUMOS
Información actualizada sobre: Marco Normativo, Compras y
Adquisiciones, Subsidios y Beneficios, Actos y Resoluciones, Estructura
Orgánica, Personal, Información Presupuestaria, Transferencias,
Auditorías al Ejercicio Presupuestario, Trámites del Organismo,
Participación Ciudadana, Ubicación del Sistema de Solicitudes de
Acceso, Vínculos Institucionales y Costos Directos de Reproducción.
PRODUCTOS
Documentos que contienen la información requerida por los artículos
6° y 7° de la Ley N°20.285, ordenada conforme a los Instructivos
Generales del CPLT.
UNIDADES
Todas las Unidades
USUARIO INTERNO
Encargado(s) de Revisión de documentación a publicar en TA: Sammy
Osorio
CUADRO DESCRIPTIVO DEL PROCESO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ROLES
HERRAMIENTAS
Y
DOCUMENTOS
1
Recolectar la información
generada por los distintos
departamentos de la
organización.
Cada departamento del
servicio deberá entregar la
información conforme a
los plazos establecidos en
la planificación del
procedimiento.
Encargado TA:
Responsable de la
coordinación para la
entrega de la
información solicitada.
Documentos
actualizados
referente a los ítems
relacionados a TA.
Soporte Informático
2
Revisar la información
generada por cada
departamento del servicio.
Los departamentos
deberán entregar los
documentos exigidos, de
forma actualizada y acorde
a los ítems de TA.
Equipo jurídico:
responsable de la
revisión de los
documentos, los cuales
deberán contener
información acorde a lo
exigido por TA en el mes
en curso.
Documentos
actualizados para la
publicación de TA.
3
.
.
.
…
…
…
…
Gobierno de Chile
DIAGRAMA DE FLUJO
Notación
Básica
Proceso
Decisión
Documento
Terminador
Conector
Datos
Almacenados
Gobierno de Chile
Gracias.