Procedimiento auditorias internas - Superintendencia de Notariado

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
SNR
Procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión de Calidad
(SGC)
Procedimiento auditorias internas
Fecha: 01/04/2009
Código: C-Pr06
Versión: 1
Página 1 de 6
1. OBJETO:
Establecer el procedimiento para la planificación, preparación, ejecución y registro de las auditorias internas
de la Superintendencia de Notariado y registro, así como de las actividades de seguimiento, con el fin de
determinar si se cumplen las disposiciones preestablecidas con respecto a los requisitos de la NTCGP
1000:2004 y facilitar la implantación y mantenimiento eficaz del Sistema de Gestión de Calidad.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica a todo el Sistema de Gestión de Calidad de la Superintendencia de Notariado y
Registro.
3. PARTICIPANTES:
Representante del Superintendente de Notariado y Registro – Oficina Asesora de Planeación.
Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad – Oficina Asesora de Planeación.
Auditores Internos – Todas las Dependencias o Áreas.
4. DEFINICIONES:
SNR: Abreviatura de Superintendencia de Notariado y Registro.
Auditoria de calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance en el que se cumplen los criterios de
auditoria.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación
indeseable.
Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación
potencialmente indeseable.
Alcance de auditoria: Extensión y rango de una auditoria. El alcance puede expresarse en términos tales
como ubicación física, unidades organizativas, actividades y procesos.
Auditado: Organismo, Área de Actividad u Oficina que se va a auditar.
Auditoria externa: Auditoria realizada al Sistema de Gestión de Calidad de la Superintendencia de Notariado
y Registro por un ente externo a ésta, se pueden clasificar como: Auditoria de Certificación, Auditoria de
Seguimiento, Preauditoría para certificación entre otras.
Auditoria interna: Es aquella auditoria que se efectúa dentro de la misma organización, bajo control directo
de esta.
Auditor: Persona calificada para efectuar auditorias de calidad.
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
SNR
Procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión de Calidad
(SGC)
Procedimiento auditorias internas
Fecha: 01/04/2009
Código: C-Pr06
Versión: 1
Página 2 de 6
Enfoque de auditoria: Es el tipo de auditoria a aplicar según el alcance establecido por el Comité Directivo.
Puede ser:



Por procesos.
Por Numerales de la NTCGP 1000:2004.
Auditorias de seguimiento.
No conformidad: No cumplimiento de un requisito especificado. Comprende las desviaciones o la ausencia
de una o más características de calidad o elementos del Sistema de Calidad en relación con los requisitos
especificados.
Observación: Es levantada cuando por falta de cumplimiento y por no disponerse de suficientes evidencias
que la sustenten no se considera una no conformidad.
Informe de auditoria: Es un documento para reportar resultados y obtener conclusiones de las auditorias
realizadas.
Criterios de auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia en una
auditoria.
Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente
para los criterios de auditoria y que son verificables.
Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los
criterios de la auditoria.
Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el Equipo Auditor.
5. NORMAS GENERALES:
Las auditorias internas se realizan mínimo una vez al año para cada proceso.
Debe existir por cada proceso auditado un plan de auditoria y una lista de chequeo.
Se pueden planear otras auditorias a solicitud del Comité Directivo con base en el análisis de las quejas de
los clientes, las no conformidades detectadas en un proceso, la no-obtención de algún objetivo de calidad
propuesto, el resultado de auditorias anteriores, la solicitud formal del responsable del proceso y por causas
como: cambios en la gestión u organización, cambios tecnológicos que afecten el Sistema o cambios del
Sistema de Gestión de Calidad.
El responsable del proceso a auditar facilita los documentos solicitados por el equipo auditor en un tiempo
inferior a tres días hábiles. En caso de presentarse cualquier inconveniente, avisa al equipo auditor, con
quienes deciden las alternativas para solucionar el impase.
Dentro del equipo de auditores pueden ejercer como auditor principal cualquiera de los auditores internos
competentes ó incluso un auditor externo.
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
SNR
Procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión de Calidad
(SGC)
Procedimiento auditorias internas
Fecha: 01/04/2009
Código: C-Pr06
Versión: 1
Página 3 de 6
Durante las auditorias al Sistema de Gestión de Calidad, uno de los puntos obligados es revisar el estado de
conservación y disponibilidad de los documentos.
El Auditor principal hace circular el formato de asistencia en la reunión de apertura, en las entrevistas y en la
reunión de cierre el cual debe ser firmado por los convocados.
Cuando se requiera un auditor externo para realizar una auditoria interna de calidad, a este se le debe exigir
una certificación que demuestre su calificación e idoneidad.
Los auditores, basados en evidencias objetivas consideran el impacto de los hallazgos sobre el Sistema de
Gestión de Calidad y fundamentados en un buen juicio y capacidad, los clasifican en No conformidades u
observaciones, de acuerdo con los siguientes criterios:
Una No conformidad se presenta cuando: existe una falla de algún procedimiento, instrucción o instructivo
para la calidad del servicio o el funcionamiento del Sistema de Calidad, cuando hay ausencia de algún
requisito exigido por la Norma, aplicable en el Sistema Gestión de Calidad y como consecuencia genera un
riesgo inmediato para la calidad del servicio que se ofrece.
Algunos ejemplos de no conformidades se presentan a continuación:
El proceso se ha definido pero no se encuentra implantado.
El proceso se ha definido pero no se encuentra documentado.
El proceso se ha definido pero no se encuentra actualizado.
El proceso se ha definido pero no se encuentra divulgado.
Quejas de clientes.
Incumplimiento de necesidades establecidos por el cliente.
Una observación se presenta cuando se encuentran fallos puntuales que se registran para prevenir una
posible no conformidad.
Si en el proceso de recolección de evidencia el auditor principal detecta la necesidad de modificar el programa
de la Auditoria, lo documenta y se informa al resto del equipo auditor y al auditado.
El informe de la auditoria deberá proporcionar un registro completo de la auditoria, preciso, conciso y claro.
6. DESCRIPCIÓN:
PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD.
1. El equipo de auditores internos junto con el auditor principal y con el apoyo del Representante del
Superintendente, elaboran en el último mes del año (Diciembre) el programa de auditorias internas de calidad,
teniendo en cuenta el estado e importancia de los procesos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.
2. El Representante del Superintendente presenta el programa de auditoria al Comité Directivo para
aprobación, si el comité directivo no esta de acuerdo, el programa se regresa al equipo auditor para que
realicen los respectivos ajustes y una vez listo el Representante del Superintendente lo vuelve a presentar
para aprobación.
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
SNR
Procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión de Calidad
(SGC)
Procedimiento auditorias internas
Fecha: 01/04/2009
Código: C-Pr06
Versión: 1
Página 4 de 6
3. Basado en el programa de auditorias y en los criterios de la auditoria, el equipo auditor diligencia el
Formato Plan de Auditoria.
4. Con mínimo 15 días calendario previos a la auditoria, el equipo auditor imprime el plan de auditoria y/o lo
envía por e-mail a los responsables de los procesos auditados para su conocimiento.
5. El equipo auditor verifica que la documentación solicitada para la auditoria este completa. Realizan un
estudio preliminar de la documentación para determinar la conveniencia de realizar la auditoria, leen la
documentación de referencia para auditar y preparan el formato lista de chequeo.
6. El primer día de la auditoria el auditor principal efectúa una reunión con los auditores para aclaración de
dudas y recomendaciones generales.
EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA.
Reunión de Apertura.
El auditor principal con base en el Plan de Auditoria y en los formatos a utilizar en la auditoria presenta a los
auditados, el tipo de auditoria, el objeto, el alcance y los criterios de la misma, metodología y procedimientos a
ser empleados durante el transcurso de la auditoria, explica posibles resultados (no conformidades,
observaciones), repasa el plan de auditoria e invita a la reunión de cierre.
El auditor principal confirma la disponibilidad de los recursos asignados: hora, fecha, lugar de la reunión de
cierre.
El auditor principal somete a consideración de los presentes el plan presentado y resuelve cualquier inquietud
al respecto.
Levantamiento de la información.
El equipo auditor recolecta evidencias por medio de observación directa (documentos, condiciones de
operación, lugar de trabajo, visitas a las diferentes direcciones o áreas, revisión de archivos de documentos,
revisión de registros, etc.), entrevistas con preguntas abiertas y cerradas de acuerdo a la lista de chequeo.
Siempre que se encuentre alguna condición que no cumple con los requisitos especificados los auditores
deben pedir mas evidencia y anotarlas en la Lista de chequeo.
Revisión por los auditores.
El equipo auditor una vez finalizada la auditoria se reúne, revisa y realiza un análisis de las evidencias y
declaraciones de los hallazgos, registran estos hallazgos en el formato resumen de hallazgos, y valida con el
auditor principal lo registrado en el formato.
En este formato se registran los resultados de las deficiencias encontrados en el desarrollo de los procesos
propios de la SNR, determinados durante la auditoria interna.
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
SNR
Procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión de Calidad
(SGC)
Procedimiento auditorias internas
Fecha: 01/04/2009
Código: C-Pr06
Versión: 1
Página 5 de 6
Luego en el formato tratamiento de acción correctiva/preventiva el equipo auditor consigna las no
conformidades u observaciones encontradas, diligenciado solo los campos del 1 al 15 (Ver Instructivo del
formato Tratamiento acción correctiva/preventiva), de acuerdo a lo descrito en el formato resumen de
hallazgo.
Nota: Por cada no conformidad u observación se diligencia un formato tratamiento de acción
correctiva/preventiva.
Reunión de cierre.
Se efectúa la reunión de cierre al final de la auditoria, después de la revisión por los auditores y en el cual el
equipo auditor presenta los resultados de la auditoria encontrados frente a los criterios de la auditoria.
Los puntos que se tienen en cuanta en la reunión de cierre son: Agradecimientos al grupo auditado, pasar la
lista de asistencia, repasar el objetivo y alcance de la auditoria, decir aspectos relevantes vistos, explicar que
es no conformidad y observación.
El auditor principal, le explica a los auditados el diligenciamiento del formato Tratamiento de acción
correctiva/preventiva y les informa que tienen un plazo máximo de 5 días hábiles para diligenciar y entregar
los planes de acción.
Si el auditado no está de acuerdo con alguna o ninguna de las observaciones o no conformidades expuestas,
los auditores revisan sus listas de chequeo y apuntes para confirmar el hallazgo y si el auditado sigue en
desacuerdo, posteriormente se escribe esta situación en el informe de auditoria.
Determinar causas no conformidades u observaciones.
El responsable del proceso auditado es el responsable de determinar las causas de las no conformidades,
con ayuda de los métodos de análisis de causa que se encuentran el formato tratamiento acción
correctiva/preventiva.
Informe final de auditoría interna.
Cinco días hábiles después de recibido los planes de acción escritos en el formato tratamiento acción
correctiva/preventiva, el auditor principal debe elaborar y entregar el informe final de auditoria al responsable
del proceso auditado y guardar otra copia como evidencia que el informe fue entregado. Este informe contiene
lo siguiente:






Aspectos relevantes positivos.
Aspectos relevantes por mejorar.
No conformidades y/u observaciones.
Conclusiones de la auditoria.
Evaluación de la eficacia del proceso.
Evaluación de la eficacia de la auditoria.
Y los siguientes anexos:
 Plan de auditorías.
 Fotocopias de los tratamientos de acción correctiva/preventiva diligenciados.
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
SNR
Procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión de Calidad
(SGC)
Procedimiento auditorias internas
Fecha: 01/04/2009
Código: C-Pr06
Versión: 1
Página 6 de 6
También el auditor principal envía copia al Coordinador del SGC y sirve como información de entrada para el
procedimiento revisión por la dirección.
Seguimiento a las acciones tomadas.
Si como resultado de la auditoria interna de calidad surge la necesidad de tomar acción correctiva o
preventiva, el mismo equipo auditor es responsable de realizar el seguimiento a la eficacia de las acciones
tomadas, salvo que el Superintendente de la SNR ó el Comité Directivo diga algo contrario.
Código
C-Pr06-F01
C-Pr06-F02
C-Pr06-F03
C-Pr06-F04
C-Pr06-F05
C-Pr03-F01
M3-P02-Pr03-F01
Fecha de aprobación
7. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS
Nombre
Formato programa de auditoría.
Formato Plan de auditorías.
Formato Lista de chequeo.
Formato resumen de hallazgos.
Formato informe final de auditoría interna.
Formato tratamiento acción correctiva/preventiva.
Formato de asistencia.
No. Sección
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Descripción y razón del cambio
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Firma
Firma
Firma
Nombre : ____________________
Nombre : ___________________
Nombre : _____________________