CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO SOPORTE JURÍDICO

Código: CA-SJ-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
SOPORTE JURÍDICO
Versión: 02
Fecha actualización:
15/12/2014
LÍDER DEL PROCESO
SECRETARIO(A) JURIDICO(A)
OBJETIVO
TIPO DE PROCESO
APOYO
ALCANCE
Inicia con la solicitud la identificación de la necesidad de brindar
orientación Jurídica y/o defensa de los intereses de la Entidad y
Brindar asesoría y acompañamiento jurídico a los procesos de la termina con la satisfacción de dichos requerimientos
administración municipal y ejercer la representación del municipio de
Secretarias en las que se ejecuta: Secretaría Jurídica
Itagüí en las instancias administrativas y judiciales
Secretarías de Despacho y demás Áreas adscritas a la
Administración Municipal
1. REQUISITOS APLICABLES:
Norma
NTCGP1000
ISO 9001
Requisitos
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1 Requisitos Generales
4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
4.2.1 Generalidades
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de Registros
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL
PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados
con el producto y/o servicio
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el
producto y/o servicio
7.2.3 Comunicación con el cliente
8. MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA
8.1 GENERALIDADES
Revisado por: NESTOR JAIME COLORADO
Cargo: Profesional Universitario
Norma
MECI 1000
SISTEDA
Requisitos
1.1.1.Acuerdos Compromisos y Protocolos
Éticos
1.1.2. Desarrollo del Talento Humano
1.2.1 Planes ,Programas y Proyectos
1.2.2. Modelo de Operación por Procesos
1.2.3. Estructura Organizacional
1.2.4. Indicadores de Gestión
1.2.5. Políticas de Operación
1.3.1 Políticas de Administración de Riesgos
1.3.2 Identificación de Riesgos
1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
2.2.1. Auditoría Interna
2.3.1 Plan de Mejoramiento
Eje Transversal de Información y
Comunicación
Gestión
de
la
Calidad
Moralización
y
transparencia
en
la
Aprobado por: JORGE ELIECER ECHEVERRI J
Cargo: Secretario Jurídico
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Norma
Requisitos
8.2.1 Satisfacción del cliente
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.4 ANÁLISIS DE DATOS
8.5 MEJORA
Norma
Requisitos
Administración Pública
2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE:
(Consultar Listado maestro de documentos externos del proceso)
3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CICLO PHVA)
Proveedores
Insumos
Derechos de
petición
Usuarios
solicitudes,
Procesos delSIGI. quejas o
Partes interesadas reclamos
Recursos
Secretarios de
Despacho (Jefes
Solicitudes de
de Área)
Conceptos
Jurídicos
Usuarios, otras
entidades,
Proyectos de
órganos de
Actos
control, procesos Administrativos
de la
Procesos,
Administración
demandas,
Procedimientos
Actividades
Salidas
Clientes
Definir metodología de trabajo.
Recibir solicitudes de servicios.
Analizar requerimientos y hacer repartos.
Asegurar la disponibilidad de recursos
Analizar los derechos de petición solicitudes,
P quejas o reclamos
Analizar recursos que proceden contra Actos
Administrativos
Analizar las solicitudes de Conceptos Jurídicos
Planificar la Representación Jurídica de la
Entidad
Necesidades de
Recursos
Reparto para la
atención de
solicitudes y
requerimientos
Proceso de Gestión
de Recursos Físicos
y Logísticos
Proceso Gestión del
talento Humano
Proceso
Adquisiciones
Procesos del SIGI
Proceso Soporte
Jurídico
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Proveedores
Insumos
Actividades
Salidas
Clientes
Administrativos,
recursos
Humanos físicos
y técnicos
Congreso de la
República y
entidades de la
Rama Ejecutiva
del poder público
Conceptos Jurídicos
Normatividad
aplicable al
proceso
Realizar estudio y contestar los asuntos
jurídicos relacionados con:
Actos
Administrativos
revisados
Conceptos Jurídicos
Respuesta a los
Recursos
Solicitudes
Procesos del SIGI
Demandas
Proceso Gestión
del Talento
Humano
Recursos
Notificaciones
Ciudadanía,
Servidoers
Públicos
Acuerdos
Municipales
Rama Judicial,
entes de control y
autoridades
Administrativas.
Decretos y
resoluciones
Concejo
Municipal
Jurisprudencia,
doctrina.
Proyectos de
Actos
Administrativos
Personas
naturales o
jurídica
Peticiones
Actos Administrativos de la Administración
Sanción de los acuerdos Municipales
Actuaciones
Procesales
Procesos del SIGI
Rama judicial.
Órganos de Control
Respuesta al
Autoridades
derecho de petición,
Administrativas
Representación Judicial de la Entidad
a la queja o al
Ciudadanía
H
reclamo
Derechos de petición, solicitudes, quejas o
Personas Naturales
reclamos
Minuta Corregida
y jurídicas
Proceso Apoyo
Minutas de escrituras del Programa de Vivienda. escritura de cesión
Jurídico
de fajas
Minutas de escrituras de cesión de fajas
Representantes
Fórmula de
legales
de
Propuestas de Conciliación
conciliación a
propiedades
Reconocimientos y Representación Legal de las presentar
horizontales
personerías jurídicas a las Propiedades
Actos
Horizontales
Administrativos
Expedición de actos administrativos
Certificados de
Representación
Legal de las
Respuesta a los recursos
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Proveedores
Insumos
Actividades
Registro
productos
Servicios
Conformes
de
o
no
Indicadores
gestión
de
Atender las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias PQRS.
soporte Resultados de la
gestión
del
proceso.
Proceso
Evaluación
control
de
Gestión
Clientes
Propiedades
Horizontales
Altas cortes
Proceso
Jurídico
Salidas
de
y Informes
auditoría
la
Mapa de riesgos
Hallazgos
de control
V
entes
Determinar, recopilar y analizar los datos
(Servicio no conforme, satisfacción del cliente, Análisis
de
la
análisis de PQRS, entre otros).
gestión del proceso
Realizar seguimiento y medición al proceso y al Indicadores
Proceso
Soporte
servicio (planes aplicables e indicadores).
analizados
Jurídico
Realizar acciones de autoevaluación (Informes Riesgos controlados
de actividades, actas).
Hallazgos
de
Analizar los riesgos de mayor probabilidad
Auditoria
Proceso Análisis y
analizados.
Mejoramiento
Continuo
Actas del Equipo de
Mejoramiento
Hallazgos de las
auditorías
internas
de
calidad.
Indicadores
analizados
Proceso Gestión
Hallazgos
Documental
Auditoria
analizados
de A
1.
Aplicar acciones de mejora
Acciones
Proceso Evaluación
Correctivas
y Control de la
Acciones
Gestión
Preventivas
Proceso Análisis y
Acciones de Mejora Mejoramiento
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Proveedores
Insumos
Actividades
Salidas
(Planes
Mejoramiento)
Clientes
de Continuo.
4. APORTE ESTRATÉGICO DEL PROCESO:
OBJETIVO DEL SIGI QUE IMPACTA
COMO LO IMPACTA (CARACTERÍSTICAS)
Atender oportuna y eficazmente las necesidades y solicitudes de la Dando respuesta dentro de los plazos legalmente establecidos
comunidad
a las PQR
Actuar bajo los principios de la ética pública y de transparencia de cara
Protegiendo los intereses de la entidad y los recursos públicos
a la comunidad.
5. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL
QUE SE CONTROLA
COMO SE CONTROLA
Oportunidad en la prestación Mediante el seguimiento y control a la
de los servicios
atención de PQR
Mediante el seguimiento y control a la
Representación Judicial
atención y presentación de demandas
Protección de los intereses y Seguimiento a los recursos pagados por
recursos de la Entidad
demandas
RESPONSABLE
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
REGISTRO
Formato de correspondencia
Formato de Seguimiento
actuaciones judiciales
a
las
Comprobantes de pago
6. INDICADORES (Ver ficha Técnica de Indicadores)
Indicador
Formula
Meta
Frecuencia de
Revisión
Responsable
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Indicador
Formula
Atención total de los procesos
N° de Procesos Judiciales atendidos de manera
judiciales en los que el Municipio oportuna/ N° de Procesos Judiciales Notificados X
de Itagüí sea sujeto procesal
100
Atención de los diversos
N° de trámites administrativos atendidos de manera
trámites administrativos, en
oportuna/ N° de trámites administrativos atendidos x
donde sea parte el Municipio de
100
Itagüí.
N° de asesorías jurídicas, Incluyendo la Asesoría que
Atención jurídica oportuna a las
tenga relación con los procesos
dependencias administrativas y
contractualesatendidos de manera oportuna/N° de
funcionarios del Municipio,
asesorías jurídicas, Incluyendo la Asesoría que tenga
Incluyendo los procesos
relación con los procesos contractuales solicitadas x
contractuales
100
Atención oportuna y de fondo de
N° de Derechos de Petición atendidos
los derechos de petición
oportunamente y de fondo /N° total de Derechos de
presentados ante la
Petición recibidos X 100
Administración Municipal
Meta
Frecuencia de
Revisión
Responsable
100%
Trimestral
Profesionales
Universitarios de la
Oficina Jurídica
Trimestral
Profesionales
Universitarios de la
Oficina Jurídica
100%
Trimestral
Profesionales
Universitarios de la
Oficina Jurídica
100%
Trimestral
Profesionales
Universitarios de la
Oficina Jurídica
100%
7. GESTIÓN DEL RIESGOS (consultar Mapa de Riesgos)
Riesgo
Demora o
incumplimiento
Desatención de
asuntos legales o
judiciales
Acciones
Radicación de los derechos de petición en cada una de las áreas y el
respectivo control a la respuesta de los mismos
Capacitaciones para actualización a los responsables de dar respuesta a
los derechos de petición cuando se requiere, Implementar mecanismos de
reparto de la carga laboral de manera equitativa.
Tecnico Operativo que realiza seguimiento a cada uno de los procesos
judiciales periódicamente. Reparto controlado de los asuntos que debe
atender la Secretaría Jurídica a cada uno de los Profesionales a ella
Frecuencia de
Revisión
Responsable
Trimestral
Profesionales
Universitarios de la
Oficina Jurídica
Trimestral
Profesionales
Universitarios de la
Oficina Jurídica
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Riesgo
Acciones
Desacierto en las
Asesorías
adscrita.
Informar cualquier eventualidad que impida la
atencion oportuna del asunto
Establecimiento de términos para expedición de respuestas basados en los
legalmente consagrados
Reparto controlado de los asuntos que debe atender la Secretaría Jurídica.
Socialización del tema en comité Jurídico, si lo amerita la complejidad del
asunto. Consulta o apoyo de profesionales de otras disciplinas.
Revisión por parte del Secretario jurídico de todos los conceptos emitidos.
Frecuencia de
Revisión
Responsable
Semestral
Profesionales
Universitarios de la
Oficina Jurídica
Profesionales
Generar silencio
Seguimiento y control a la respuesta oportuna del derecho de petición por
Cuatrimestrales Universitarios de la
administrativo positivo parte del Profesional Universitario y del Secretario de Despacho.
Oficina Jurídica
Profesionales
Capacitación y apropiación sobre los principios y valores éticos de la
Favorecimiento
Cuatrimestrales Universitarios de la
administración.
Oficina Jurídica
Proponer formula
Estudio del caso por el profesional asignado y obtención de evidencias y
Profesionales
Conciliatoria sin el
demás documentos de la secretaría donde sucedieron los hechos.
Semestral
Universitarios de la
sustento probatorio Socialización con el Secretario Jurídico y sometimiento al Comité de
Oficina Jurídica
suficiente
Conciliación
Reconocimiento de
Profesionales
personería jurídica sin Control de los documentos exigidos y su respectiva verificación.
Firma
Cuatrimestrales Universitarios de la
la presentación de del acto administrativo por parte del Secretario Jurídico
Oficina Jurídica
requisitos legales
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Código
PR-SJ-01
PR-SJ-02
PR-SJ-03
Nombre
Procedimiento para la representación judicial
Procedimiento para el reconocimiento de
personería jurídica
Procedimiento para la atención en segunda
Código
PR-SJ-04
PR-SJ-05
PR-SJ-05
Nombre
Procedimiento para la conciliación prejudicial
Procedimiento para la revisión de actos
administrativos
Procedimiento para la Asesoría Jurídica
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instancia de procesos disciplinarios
9. RECURSOS:
Tipo de Recurso
Descripción
Humanos
Físicos
Ambiente de Trabajo
Quien lo Suministra
Secretario(a) Jurídico; Secretarios de Despacho, Lideres de
Programa, Profesionales Universitarios, Técnicos y Auxiliares
Administrativos
Instalaciones locativas adecuadas para la prestación de los
servicios, Oficinas dotadas de equipos de cómputo, softwar’s,
red interna, aplicaciones, Internet, sistemas de información y
comunicación y Papelería en general, medios de transporte
Condiciones favorables y/o adecuadas en cuanto a temperatura,
ambiente, ruido, iluminación ventilación, ergonomía, relaciones
interpersonales, trabajo en equipo, No requiere condiciones
ambientales especiales
Gestión del Talento Humano
Proceso Gestión de Recursos Físicos y
Logísticos
Proceso Sistemas de Información e
Infraestructura Tecnológica
Proceso Gestión de Recursos Físicos y
Logísticos
Gestión del Talento Humano
10. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
01
Fecha
31/07/2013
02
15/12/2014
Descripción del Cambio
No Aplica para esta Versión
Se actualizan los requisitos del MECI 1000, los Indicadores y Riesgos y la Descripción de los
Recursos y los documentos Asociados
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