Procedimiento: Producto No Conforme

Procedimiento: Producto No Conforme
Fecha actualización: Junio 20 de 2013
PROCESO
RELACIONADO:
Medición y Análisis
LÍDER ESTRATÉGICO:
Jefe Oficina Asesora de Planeación / Jefe Oficina de Control Interno
LIDER OPERATIVO:
Directores Técnicos / Jefes de Oficina / Coordinadores de Grupo
OBJETIVO:
Identificar, controlar y dar tratamiento del producto/servicio no conforme en el DAFP, definiendo los responsables,
métodos y tiempos durante el desarrollo del producto y la autoridad para aprobar su entrega al cliente final, conforme a
los requisitos establecidos entre las partes.
ALCANCE:
Se inicia con la identificación y registro del producto / servicio No Conforme (interno y/o externo) y culmina con la
realización de acciones que permitan la liberación del producto conforme a los requisitos establecidos.
GENERALIDADES:
El procedimiento de Producto/Servicio no Conforme se establece como requisito en el numeral 8.3 de la norma NTCGP
1000 vigente, e indica la necesidad de identificar, controlar, prevenir el uso, determinar responsable y autoridad sobre
el manejo adecuado del producto y/o serivicio que entrega el DAFP a sus clientes como producto del desempeño de los
procesos misionales.
El producto no conforme es aquel servicio o producto que no cumple con los requisitos de cliente, de ley, de la entidad,
de normas y los específicos relacionados según el tipo de producto o servicio identificado en el portafolio de servicios.
Es responsabilidad del líder de cada proceso verificar durante la elaboración del producto y/o prestación del servicio,
que éste cumpla con los criterios de aceptación definidos en la ficha de producto. En caso de encontrarse alguna
inconsistencia durante el desarrollo del producto o servicio, se deberá documentar tanto lo ocurrido como el tratamiento
que se le dara al producto y/o servicio respecto al tipo de inconsistencia hacia los requisitos, la corrección realizada y el
funcionario responsable.
La entidad ha establecido algunos requisitos mínimos de aceptación del producto/servicio, definidos asi:
• Legal: norma errada o insuficiente;
• De forma: Presentación errónea o insuficiente, como tamaño letra, espacios, distribución de texto, interlineado,
estructura, organización de la información, entre otros.
• De estilo: redacción confusa ó incoherente;
• De contenido: impresión o ausencia de respuesta;marco normativo, deficiencia en la aplicación de metodologías,
técnicas, desarrollo lógico, coherencia, entre otros.
• Gramatical: Error mecanográfico u ortográfico, uso de lenguaje inapropiado, entre otros.
Sin embargo, para los productos/servicios de los proceso misionales se establecen los requisitos específicos de los
mismos en la ficha técnica, que determinan los criteros de aceptación o rechazo para garantizar la entrega conforme al
cliente o el tratamiento de aquellos que han sido rechazados.
Cuando se evidencie que a un mismo tipo de producto o servicio (naturaleza del mismo) se le efectúen tres (3) o más
correcciones u observaciones, registradas en el aplicativo correspondiente por parte del líder del proceso o por el
funcionario autorizado para la revisión, se debe generar una acción correctiva. En tal caso, el líder del proceso o el
funcionario autorizado para la revisión, deberá adelantar el procedimiento PD 003 PR MA sobre acciones correctivas y
preventivas.
Cuando ha entregado al cliente un producto del Proceso de Formulación, Asesoría (concepto técnico) , Difusión
(publicación) o de Intrumentalización no conforme con los requisitos establecidos, el DAFP procederá a enviar el
documento corregido dando alcance al anterior. Cuando el servicio entregado es una Capacitación, Asesoría (Consulta
y/o acompañamiento), su tratamiento estará orientado a subsanar la inconsistencias con una aclaración o un nuevo
acompañamiento al cliente. En todo caso, es el líder del proceso quien garantizará el adecuado manejo y las
correcciones inmediatas frente al producto no conforme.
TERMINOLOGÍA Y
ABREVIATURAS:
F. Versión 5
Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012
Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita y obligatoria.
Mejora: Acción o proceso que permite cumplir con los requisitos y optimizar el desempeño.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
No Conforme: No cumplimiento a un requisito del producto legal o del cliente.
Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra
situación indeseable.
Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad potencial u otra
situación potencialmente indeseable.
Lider Estratégico: es quien garantiza el seguimiento y control de los procesos misionales.
Líder Operativo: es quien asegura la planificación, ejecución y resultados de los mismos.
Acciones de Mejora: Conjunto de actividades que conllevan al cumplimiento de los requisitos.
Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,
puesto que la versión vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP
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Procedimiento: Producto No Conforme
Fecha actualización: Junio 20 de 2013
N°
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
RESPONSABLE
REGISTRO
OBSERVACIÓN
INICIO
1
Identificar el Producto / Servicio
No Conforme
Líder de Proceso/Profesional
Correo electrónico
del DAFP/Cliente Interno
Durante las etapas de elaboración del producto o
prestación del servicio se verifica el cumplimiento frente a
los criterios de aceptación definidos en la ficha de
producto/servicio asociada y aquellos especificados por
el cliente.
Formato de identificación,
Líder de Proceso/Profesional tratamiento y control del
del DAFP
PNC/Sistema Estadística/
Correo electrónico
Toda inconsistencia con los requisitos previamente
definidos se registra en el formato electrónico de
Identificación, tratamiento y control del PNC, por parte del
profesional a cargo de la actividad; con el fin de generar
evidencia del control que se lleva a cabo en los procesos
misionales.
2
Registrar el Producto /
Servicio No Conforme
3
Definir las acciones a tomar
Formato de identificación,
Líder de Proceso/Profesional tratamiento y control del
del DAFP
PNC/Sistema Estadística/
Correo electrónico
Realizar la correccion al producto o servicio de manera
inmediata para garantizar la conformidad del producto
antes de la entrega al cliente final. Registra en el
formato o aplicativo de manera documental para generar
evidencia.
4
Implementar y registrar
accionesSI
Formato de identificación,
Líder de Proceso/Profesional tratamiento y control del
del DAFP
PNC/Sistema Estadística/
Correo electrónico
Se realizan los ajustes, cambios o comunicaciones
necesarias que requiera el producto o servicio, conforme
al análisis y acciones definidas. Se registra en el formato
o aplicativo de manera documental para generar
evidencia.
Líder de Proceso
/Profesional designado
Formato de identificación,
tratamiento y control del
PNC/Sistema Estadística/
Correo
electrónico/documento
Posterior a la corrección se deberá someter a una nueva
verificación, por un funcionario diferente al que
implemento la corrección, para garantizar su conformidad
con los requisitos definidos. El Líder del proceso o
responsable del área tiene la autoridad y facultad para
verificar la conformidad del producto.
Autorizar la entrega del
producto/Servicio
Líder de Proceso
Formato de identificación,
tratamiento y control del
PNC/Sistema Estadística/
Correo
electrónico/documento
El Líder del Proceso o responsable del área tiene la
autoridad y facultad para autorizar la entrega o
aceptación del producto. Se debe evidenciar la
aprobación de la entrega de manera documental.
Analizar la incidencia del PNC
Líder de Proceso
Formato de identificación,
tratamiento y control del
PNC/Sistema Estadística/
Correo
electrónico/documento
Mensualmente el líder del proceso verificará los productos
no conformes presentados para analizar las causas
recurrentes y tomar acciones sobre las mismas.
Líderes de Procesos
Formato de identificación,
tratamiento y control del
PNC/Sistema Estadística/
Correo
electrónico/documento
Cuando se ha efectuado tres (3) o más correcciones u
observaciones a un mismo tipo de producto o servicio
(naturaleza del mismo), deberá registrar una accion
correctiva en el plan de mejoramiento del proceso, tal
como lo indica el procedimiento de acciones correctivas y
preventivas y plantear actividades que impidan la
ocurrencia del hallazgo.
NO
5
Verificar
Corrección
SI
6
7
8
Hay
recurrencia
en los
SI
9
Generar una acción correctiva
10
Realizar cierre de las acciones
Plan de
Líder de Proceso/Profesional
Mejoramiento/Correo
del DAFP
electronico
Jefe Oficina de Control
Interno/Auditor designado
Plan de
Mejoramiento/Correo
electronico
Se documenta la acción correctiva, se analizan las causas
y se plantean acciones que permitan eliminar la causa raiz
del hallazgo (ver procedimiento de acciones correctivas y
preventivas).
Se procede como lo especifica el procedimiento de
acciones correctivas y preventivas.
FIN
F. Versión 5
Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012
Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,
puesto que la versión vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP
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