Impresoras Objetivo del recurso: • Permitir tener

Gestión de Servicios y Recursos de Información Código : Impresoras administrativas Versión: Procesos Institucionales Impresoras
Objetivo del recurso:
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Permitir tener físicamente textos o gráficos digitales.
Descripción y beneficios del recurso:
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Periférico conectado a un equipo de cómputo que permite producir una
copia permanente de textos o gráficos de documentos digitales,
imprimiéndolos en medios físicos.
Impresión de documentos digitales al alcance de todos los
colaboradores.
Dirigido a los usuarios:
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Colaboradores
Profesores Tiempo Completo
Monitores de oficinas
Empleados temporales
¿Cómo acceder al recurso?:
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En caso de requerir un préstamo por un tiempo definido del recurso,
éste debe ser solicitado a través del sistema de gestión de solicitudes
https://www.icesi.edu.co/solicitud_servicios/
El tipo de autenticación es con usuario único el cual corresponde al
número de identificación.
Los usuarios administrativos cuentan con las diferentes impresoras
ubicadas en las oficinas.
Autorizaciones y permisos:
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Los usuarios deben ser colaboradores o empleados dentro de la nómina
de Icesi.
El recurso está disponible para los colaboradores de la institución y
éste puede ser accedido en las oficinas o solicitado a través del
sistema de gestión de solicitudes
https://www.icesi.edu.co/solicitud_servicios/
Las impresoras serán asignados de acuerdo a las necesidades de
cada dependencia.
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Cada colaborador tendrá los centros de costos asociados, de acuerdo a
lo establecido previamente con el jefe directo y estará bajo el beneficio
de impresión personal con descuento en nómina.
Para los colaboradores cuyo equipo de cómputo sea MAC, o su sistema
operativo sea diferente a Windows puede tener acceso al servicio de
impresión para colaboradores previa autorización por jefe inmediato, para
ello debe tener en cuenta que requiere llevar las siguientes acciones.
Seguridad física y/o informática:
Seguridad de la información:
Toda impresión enviada a los dispositivos es salvaguardada de cualquier
manipulación externa.
Seguridad física:
•
No comer o beber encima de la impresora para evitar daños sobre el
equipo.
•
Quitar cualquier objeto que pueda derramarse cerca de la impresora.
•
No colocar hojas con ganchos dentro de las bandejas.
•
Evite utilizar objetos corto punzantes cerca de la impresora.
•
Se debe velar por la seguridad e integridad de la impresora.
•
No grapar hojas encima ni cerca de la impresora.
•
No golpear las tapas de la impresora al retirar un atasco de papel.
•
Deje al menos 10 cm a lado y lado de la impresora.
•
Antes de conectar o cambiar la conexión eléctrica asegúrese de que es la
adecuada.
•
No comparta el tomacorriente. Las extensiones eléctricas no son
recomendables.
•
No conecte impresoras a corriente regulada.
•
Los equipos no deben estar expuestos directamente a la luz solar.
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No deje que la impresora permanezca en un ambiente contaminado con
polvo, esto deteriorara la calidad de las copias y/o impresiones.
•
No deje que su equipo quede expuesto a temperaturas extremas o en
espacios con humedades muy altas, como son los sitios cercanos a un aire
acondicionado o un calentador.
Capacidad del recurso:
La capacidad de usuarios en simultáneo usando el recurso es en promedio de
350 a 500 usuarios, actualmente la universidad cuenta con 8 impresoras de
respaldo y 84 impresoras disponibles en diferentes dependencias al servicio de
la comunidad administrativa.
Compatibilidad y disponibilidad
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El recurso impresoras administrativas se encuentran en alta disponibilidad
(98%) dentro de los horarios laborales, sin embargo impresoras del centro
de fotocopiado están disponibles de acuerdo al horario establecido por el
centro de fotocopiado.
Las impresoras administrativas son compatibles con la plataforma
tecnológica dela Universidad Windows 7 xbits o superior.
Otras condiciones:
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Los colaboradores que se retiran definitivamente de la universidad son
revisados a través de un proceso de Paz y Salvo.
Compromisos del usuario:
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Utilice papel de buena calidad, que cumpla con las especificaciones de
gramaje (75 gramos /m2), que el corte sea adecuado y no tenga arrugas,
curvaturas o dobleces.
El papel reciclado suele ocasionar problemas, si decide utilizarlo es preciso
seleccionarlo, muy bien desechen las formas continuas, papel perforado
o con ganchos, húmedo, con adhesivos, con polvo, grasa u otra sustancia.
En caso de que al comenzar el día encuentre que la calidad de copia o
impresión se deterioró, ensaye sacando una copia por las dos caras de la
hoja. En caso de que el problema no se presente en la segunda cara, es
signo de que el papel absorbió humedad, por los cual es necesario que
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cambie el papel. El papel debe ser almacenado sin abrir el empaque
original.
Cuando un documento original presenta el texto poco legible y se requiere
hacer una copia de éste, se debe de usar el control de exposición manual
de la impresora para aumentar la densidad de la copia.
Cuando la impresora marque atasco de papel es necesario realizar el retiro
para poder continuar con la copia o impresión.
No introduzca objetos extraños para retirar atascos de papel.
No retire el papel atascado bruscamente, siga las instrucciones indicadas
al momento de la capacitación o contacte con el personal a cargo para
que le colaboren con el retiro del atasco.
No coloque papel con clips o grapas para sacar una copia, en caso de que
el equipo que se usa tenga alimentador automático de documentos seguir
esta recomendación estrictamente.
Retire los ganchos o grapas lejos de los equipos de impresión.
Las piezas para el usuario que se pueden mover están marcadas con el
color verde, si no divisa este color por favor abstenerse de retirar unidades
del equipo.
No intente desensamblar el equipo de impresión, no permita que personas
ajenas al personal autorizado lo haga.
Seguir las recomendaciones dadas para el buen manejo del papel, tenga
en cuenta los tamaños de papel que se manejan en la universidad (Letter,
Legal, Oficio II), se debe saber que al momento de la instalación del
equipo se configuran las bandejas de papel de la siguiente manera: la
bandeja MFP de las multifuncionales queda configurada para tamaños
personalizados, el depósito de papel normal o casetera tamaño carta. En
algunos casos se configura las bandejas de acuerdo a la necesidad de los
usuarios según el área o departamento y se hace la recomendación del
manejo personalizado.
Se recomienda al usuario verificar diseño de los documentos (márgenes,
tamaño de papel, orientación) antes de enviar a imprimir, se debe
verificar que el tamaño de papel sea el configurado en la impresora
(Letter, Legal), tenga en cuenta que la impresora toma el papel de manera
automática pero si se envía un tamaño de papel diferente al configurado
presentará error en el panel de la impresora solicitando el tamaño de
papel requerido. Se puede presentar el caso que se tome algún tamaño
de papel de las bandejas pero seguramente presente un atasco de papel
por no ser el tamaño de papel requerido.
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Para los casos en que el tamaño de papel es diferente a los que
normalmente se trabajan de manera predeterminada, como por ejemplo
media carta u otro, para estos casos se debe solicitar la configuración
personalizada del tamaño de papel con el personal a cargo para que
realice la respectiva configuración.
Recomendaciones y sugerencias:
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Evite imprimir grandes cantidades de documento de no ser necesarios,
la Universidad se une a tener responsabilidad ambiental.
Lo ideal es que imprima en dúplex ( o ambas caras) para hacer menos
consumo de papel
De ser posible evite imprimir a color, esto aporta a la causa de
responsabilidad ambiental.
Sugerimos dejar residuos de ganchos, clips, entre otros alejados de las
impresoras para evitar futuros daños.
Evite forzar cualquier elemento de la impresora si requiere ayuda del
experto no dude en contactarlo.
Soporte:
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Los usuarios deben solicitarla el recurso Impresora Administrativa por
medio del sistema de gestión de solicitudes de la universidad con tiempo
suficiente no inferior a dos días.
El préstamo e instalación de los equipos de impresión está sujeto a la
disponibilidad en bodega del recurso.
Aprobador por: Jefe SYRI-Operaciones
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