Sueldos y salarios - Comisión de Cooperación Ecológica Fronteriza

ORGANISMO OPERADOR DE LIMPIA
MUNICIPIO DE NACO, SONORA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DE NACO, SONORA
Procedimiento para pago de sueldos y salarios
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OBJETIVO
Efectuar el pago de emolumentos a los trabajadores operativos y
administrativos adscritos al organismo operador
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POLÍTICAS
1. Considerando la importancia que reviste el pago de sueldos y salarios, los
departamentos de recursos humanos y de recursos financieros deberán, al inicio de
cada año fiscal, elaborar un calendario de procesos de nómina y pago, donde
quedarán establecidas las fechas de cada una de las partes del proceso, a manera de
fijar previamente las fechas de pago.
2. Será responsabilidad del departamento de recursos humanos el manejo del sistema
de nómina, vía SMIRS, Administración, NOI, desde la alta de los trabajadores de
nuevo ingreso, hasta el cálculo de los conceptos de ingreso y descuentos, de acuerdo
con el instructivo de operación del paquete de nómina, para tales efectos y a manera
de apoyo didáctico, se anexa al presente procedimiento una guía de tipo enunciativa
del cálculo de las percepciones y las deducciones.
3. Será responsabilidad del departamento de recursos financieros efectuar la acción
física del pago, de acuerdo a la información que al respecto le envíe el departamento
de recursos humanos.
4. Para efectos de cubrir las responsabilidades de pago a los terceros institucionales,
tales como pagos de hacienda y de servicio de seguridad social, el departamento de
recursos humanos emitirá, de acuerdo al módulo de nómina, vía SMIRS,
Administración, NOI, el reporte o informe correspondiente al pago de dichos
terceros, mismo que, conjuntamente con el informe del costo de la nómina, enviará
al departamento de recursos financieros para los procesos contables y de pago que
correspondan.
5. Para los casos en que los trabajadores se vean imposibilitados de cobrar su salario en
las fechas establecidas, el departamento de recursos financieros devolverá los sobres
no cobrados al departamento de recursos humanos, área que los tendrá disponibles
hasta por el periodo de un mes calendario, tiempo después del cual, si no han sido
reclamados, los devolverá al departamento de recursos financieros para su
cancelación.
6. Para la entrega de pagos de sueldos y salarios extemporáneos cuyos sobres ya hayan
sido cancelados, los interesados deberán solicitar su pago por escrito aportando la
documentación que el departamento de recursos humanos considere conveniente y
que demuestre el derecho a tal reclamo.
7. Será responsabilidad del departamento de recursos humanos la autorización y
trámite de pagos de sueldos y salarios extemporáneos.
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1. Departamento de Recursos Humanos.
1.1
Da de alta al trabajador en nómina, SMIRS, Administración, NOI
Con base en los datos contenidos en el Nombramiento de Personal, o en el
Contrato de Honorarios y para trabajadores de nuevo ingreso, ingresa al sistema
informático de procesamiento de nómina, los datos requeridos, de acuerdo al
instructivo específico.
1.2
Ingresa al sistema las incidencias del personal que repercuten en el pago.
Se considerarán incidencias a las faltas, retardos, modificaciones de salario o de
cualquier otro dato que se maneje en el paquete de nómina, la aplicación de
quinquenios por vez primera, y en general todas aquellas acciones que se deban
reflejar en el pago, ya sea como un descuento o un incremento.
1.3
Accede a la información de los descuentos obligatorios o por ley que deban
realizarse por cada trabajador.
1.4
Activa el programa de cálculo de nómina, normal o de honorarios y obtiene
información de prenómina.
1.5
Revisa el contenido de la prenómina vs. La información accesada.
¿PRENOMINA CORRECTA? NO
1.6
Identifica errores o modificaciones a corregir, y reinicia las actividades a partir de
la no. 1.2.
¿PRENOMINA CORRECTA? SI
1.7
Emite la nómina definitiva en tres tantos.
1.8
Aplica sello y rúbrica de Vo.Bo.
A efecto de identificar el documento de nómina como el definitivo y emitido por
el departamento, será necesario aplicar el sello oficial del organismo y rubricar
cada una de las hojas a manera de protección, esta rúbrica será la del jefe del
departamento.
1.9
Elabora, por escrito, el informe del costo de la nómina y de pago a terceros.
1.10 Informa al departamento de recursos financieros acerca del costo de la nómina
para pago.
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Para lo anterior, envía al departamento el informe escrito y dos ejemplares de la
nómina debidamente requisitada.
2. Departamento de Recursos Financieros
2.1
Recibe informe y dos tantos de la nómina.
2.2
Realiza trámites internos para el pago de la nómina.
2.3
Realiza pago de sueldos y salarios.
De conformidad al calendario de pago previamente acordado con el departamento
de recursos humanos, se realiza la entrega de sobres de pago y obtiene, por cada
uno de los trabajadores, firma de recibido en la nómina.
2.4
Elabora informe del pago realizado.
2.5
Entrega informe, nómina firmada y sobres no cobrados al departamento de
recursos humanos, continúa en la actividad 3.1.
2.6
Contabiliza pago realizado y conserva en archivo recibos de pago y nóminas
firmadas.
2.7
Recibe informe de pagos de nómina, extemporáneos, conjuntamente con los
sobres no pagados y el reporte de pago a terceros institucionales.
2.8
Realiza trámites contables internos.
2.9
Contabiliza y realiza pago a terceros institucionales.
2.10 Guarda la documentación que comprueba el pago en el archivo contable.
3. Departamento de Recursos Humanos.
3.1
Recibe informe de pago, nómina firmada y sobres no pagados.
3.2
Mantiene en archivo temporal sobres y nómina.
3.3
Realiza pagos de sueldo extemporáneos y obtiene firmas en nómina.
3.4
Elabora informe de pagos y turna al departamento de recursos financieros.
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A efecto de concluir el pago de sueldos y salarios correspondientes al periodo,
envía al departamento de recursos financieros el informe de los sobres entregados,
copia de las nóminas correspondientes y de los recibos en caso de que así se
estipule y los sobres que no fueron cobrados. Continúa en la actividad 2.7.
3.5
Archiva nómina de pago, conjuntamente con copia de los distintos informes de
pago elaborados.
Dándose por terminado el procedimiento.
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