título principal

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EPM
POLITICA Y INEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ADM-GDC-MP-002
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MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ADM-GDC-MP-002
VERSIÓN 01
Páginas 17
(Julio 23 de 2008)
REVISIÓN
01
FECHA
Julio 23 de 2008
CAMBIO
Redacción de la política, lineamientos y
reglas negocio.
Versión 00 por versión 01.
ELABORÓ
MOTIVO
Actualización de la caracterización del
proceso y modelo de proceso.
Cambio en estructura administrativa
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
MARIO ALBERTO BAENA
QUINCHÍA
RICARDO JOSE ARANGO
RESTREPO
FEDERICO JOSE RESTREPO
POSADA
CARGO
JEFE DEPARTAMENTO
ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL
DIRECTOR SERVICIOS
INSTITUCIONALES
GERENTE GENERAL
FIRMA
FECHA
JULIO 23 DE 2008
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P.
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SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA
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MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
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DOCUMENTO CONTROLADO
CONTENIDO
1
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3
2
OBJETIVO ................................................................................................................................... 4
3
MARCO NORMATIVO EXTERNO (VER ANEXO 1) ................................................................ 4
4 POLÍTICAS PARA EL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................. 4
4.1 RESUMEN GENERAL DEL CAPITULO ...................................................................................... 4
4.2 POLITICA ESPECÍFICA: NORMALIZACIÓN DE UNIDAD DOCUMENTAL ................................ 4
4.2.1 Competencia: ........................................................................................................................ 6
4.2.2 Asesoría: ............................................................................................................................... 6
4.2.3 Acuerdos de negociación para Software: .......................................................................... 6
4.3 POLITICA ESPECÍFICA: PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ................................................... 6
4.3.1 Propiedad: ............................................................................................................................. 7
4.3.2 Registro: ................................................................................................................................ 7
4.3.3 Requisitos: ............................................................................................................................ 7
4.3.4 Ejemplares: ........................................................................................................................... 7
4.4 POLITICA ESPECÍFICA: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS...................................................... 7
4.4.1 Admisión: .............................................................................................................................. 7
4.4.2 Recepción: ............................................................................................................................ 8
4.5 POLITICA ESPECÍFICA: TRAMITE DE DOCUMENTOS ............................................................ 8
4.5.1 Confidencialidad: ................................................................................................................. 8
4.5.2 Integridad: ............................................................................................................................. 8
4.6 POLITICA ESPECÍFICA: ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS ......................................... 8
4.6.1 Duplicación: .......................................................................................................................... 9
4.6.2 Locales y servidores: ........................................................................................................... 9
4.7 POLITICA ESPECÍFICA: CONSULTA DE DOCUMENTOS ........................................................ 9
4.7.1 Medios de consulta: ............................................................................................................. 9
4.7.2 Reserva de la información:.................................................................................................. 9
4.7.3 Continuidad de la gestión: .................................................................................................. 9
4.7.4 Consulta por parte de personas externas: ...................................................................... 10
4.8 POLITICA ESPECÍFICA: PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS................................................. 10
4.8.1 Competencias: .................................................................................................................... 10
4.8.2 Versiones: ........................................................................................................................... 10
5
LISTA DE DISTRIBUCIÓN ........................................................................................................ 10
6 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES SOBRE LAS POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA EL
PROCESO “GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................... 11
ANEXO 1. MARCO NORMATIVO EXTERNO DEL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL ......... 11
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA NORMALIZAR UNIDAD DOCUMENTAL..................................... 11
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA PRODUCIR DOCUMENTO ................................................. 12
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA TRAMITAR DOCUMENTO .................................................. 13
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA CONSULTAR DOCUMENTO .............................................. 15
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA PUBLICAR DOCUMENTO .................................................. 16
ANEXO 2: VOCABULARIO .............................................................................................................. 17
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1 INTRODUCCIÓN
La gestión de documentos en el sector público está reglamentada por
disposiciones emanadas del Archivo General de la Nación como organismo rector
en Colombia, y las demás normas que impactan los diferentes procesos de la
empresa.
Todo documento tiene su ciclo de vida y adquiere valores que pueden ser
administrativo, fiscal, jurídico, técnico o histórico, asociados a la actividad que los
produce; por esta razón, es necesario establecer esta política con sus respectivos
lineamientos, los cuales deben ser de obligatorio cumplimiento con el fin de
garantizar la su disposición en condiciones optimas de autenticidad, integridad,
confidencialidad y accesibilidad.
Esta política, sus lineamientos y reglas de negocio, se definen con el propósito
guiar la acción de los funcionarios de la empresa que en cumplimiento de sus
funciones, deben involucrarse en las diferentes actividades y tareas del proceso
gestión de documentos.
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2 OBJETIVO
Establecer y documentar la política corporativa para gestión de documentos, sus
lineamientos y reglas de negocio, como el medio para orientar el actuar de
quienes se encuentran involucrados en su producción, captura y disposición.
3 MARCO NORMATIVO EXTERNO (ver anexo 1)
Se deben cumplir las disposiciones de orden constitucional, legal y reglamentario
de manejo del patrimonio documental.
4 POLÍTICA PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
4.1
RESUMEN GENERAL
La Política y los lineamientos establecidos, deben ser la base para facilitar el
adecuado control de la documentación de las Empresas Públicas de Medellín
E.S.P, desde su producción o captura hasta la disposición final.
Las disposiciones internas (circulares y decretos) que históricamente han
reglamentado la gestión de documentos en la empresa, han sido tenidas en
cuenta para la definición de esta política, sus lineamientos y reglas de negocio,
razón por la cual con la entrada en vigencia de esta manual, entran en
obsolescencia.
4.2
DECLARACIÓN DE LA POLITICA
(Nueva propuesta Julio de 2010) La gestión de documentos en Las Empresas
Públicas de Medellín E.S.P, deberá orientar su marco de actuación a la
preservación de la memoria institucional; a mantener la disponibilidad,
confidencialidad e integridad de los documentos; a mantener el flujo de
información para la toma de decisiones; a apoyar los objetivos estratégicos y, a
demostrar a los grupos de interés la transparencia en la gestión.
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El proceso gestión de documentos debe ser planificado, ejecutado y controlado
con el propósito de contribuir al logro de la estrategia corporativa, soportar los
procesos de la empresa y facilitar la toma de decisiones.
, Los Documentos de las Empresas Públicas de Medellín E.S.P, deberán ser
controlados desde su producción o captura hasta su disposición final, a través de
los medios tecnológicos corporativos destinados para este fin, con el propósito de
que se mantenga su, integridad, confidencialidad y disponibilidad, como valor
agregado para los diferentes grupos de interés.
REGLAS DE NEGOCIO PROPUESTAS EN JULIO 30 DE 2010-07-30
• Para todo documento oficial que ingrese a las Empresas o se produzca en ellas, se
deberán aplicar los controles corporativos pertinentes para su atención oportuna y
preservación como parte de la memoria institucional.
• Todos los documentos que se producen o ingresan a las Empresas, son de su propiedad y,
una vez atendidos, deberán ser depositados en los repositorios corporativos para
conservación, consulta y disposición final controlada.
•
Al cumplir su vigencia, los documentos de las Empresas deberán ser entregados al
archivo central para custodia y conservación; de allí solamente podrán salir en caso de
requerimientos formales de entidades judiciales y de control. Las consulta del personal de
la empresa, contratistas y la comunidad, deberán atenderse a través de los medios de
respaldo.
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4.3 LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
4.3.1 Estandarización
Toda unidad documental debe cumplir los estándares y modelos establecidos por
el área responsable del proceso gestión documental para garantizar la
disponibilidad, confiabilidad y seguridad de la documentación.
Son lineamientos de esta política los siguientes:
4.2.1 Competencia:
La aprobación de estándares y modelos para unidades documentales, deberá
proceder del comité que para este fin se establezca, para mantener unidad de
criterio y promover la participación de los involucrados en la producción
documental
4.2.2 Asesoría:
El área responsable del proceso Gestión Documental, deberá establecer y
mantener medios de apoyo para la aplicación de los estándares y modelos
establecidos en la producción y organización de las unidades documentales.
4.2.3 Acuerdos de negociación para Software:
Cuando se requiera realizar acuerdos de negociación para desarrollar o adquirir
software de manejo de documentos, se deberá contar con el concepto del área
responsable de administrar el proceso Gestión Documental, la cual propenderá
porque dicho software sea compatible con los corporativos.
4.3
POLITICA ESPECÍFICA: PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos que se produzcan en las Empresas Públicas de Medellín E.S.P,
deberán elaborarse en laas plantillas, soportes y medios tecnológicosestablecidos
a nivel corporativo por los procesos el área responsable de administrar el proceso
Gestión Documental.
Son lineamientos de esta política los siguientes:
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4.3.1 Propiedad:
Todo documento que se produzca o ingrese a las Empresas independientemente
del medio en que se encuentre almacenado, es de su propiedad y deberá
disponerse para uso en las actividades corporativas.
4.3.2 Registro:
Todo documento que se produzca o ingrese a las Empresas, deberá cumplir el
formalismo de ser registrado y radicado en el sistema de información documental
establecido.
4.3.3 Requisitos:
Los trabajadores de las Empresas que dentro de sus funciones produzcan u
organicen documentos, deben velar por el cumplimiento de los estándares y
modelos establecidos.
4.3.4 Ejemplares:
Con el fin de optimizar recursos, en las Empresas se deberá producir en formato
físico solamente el ejemplar para el destinatario y otro adicional para la memoria
institucional en el Archivo Corporativo, la dependencia responsable del
documento, deberá conservar en su sistema de información, el ejemplar
electrónico para su uso y consulta.
4.4
POLITICA ESPECÍFICA: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos oficiales dirigidos a las Empresas, deben ser recibidos,
registrados y radicados a través de los medios técnicos y tecnológicos
establecidos para este fin.
Son lineamientos de esta política los siguientes:
4.4.1 Admisión:
En el sistema documental corporativo, solamente deben ser admitidos los
documentos oficiales cuyo asunto se relacione con los procesos de las Empresas
Publicas de Medellin.
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4.4.2
Recepción:
Las dependencias podrán recibir en sus oficinas independientemente de la
ubicación geográfica, los documentos relacionados con los asuntos a su cargo, y
previa verificación del cumplimiento de los requisitos del proceso, deberán
redireccionarlos para registro y radicación al área responsable de esta actividad.
4.5
POLITICA ESPECÍFICA: TRAMITE DE DOCUMENTOS
Durante el trámite se deberá velar por mantener la reserva e integridad de la
información y una vez cumplidos los requisitos formales de dicho trámite, proveer
para el archivo corporativo un ejemplar de cada documento para la memoria
institucional de las Empresas.
Son lineamientos de esta política los siguientes:
4.5.1 Confidencialidad:
Todo documento en trámite es confidencial, una vez oficializado y divulgado,
deberá ser de conocimiento público, excepto los relacionados con la seguridad y
aspectos estratégicos de la empresa, los cuales tienen tratamiento especial por
parte del área responsable del proceso ..
4.5.2 Integridad:
En cada una de las etapas del trámite de los documentos, se deberá velar por
que en el original y en la copia destinada a la memoria institucional de las
Empresas, la información se mantenga intacta y se registre el cumplimiento de los
requisitos formales objeto de dicho trámite.
4.6
POLITICA ESPECÍFICA: ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
Los documentos que se produzcan o ingresen a las Empresas Publicas de
Medellin, son de su propiedad y deberán ser transferidos a los archivos
corporativos una vez atendidos o cumplido su trámite según el caso, con el fin de
propender por la adecuada organización, almacenamiento y disposición para
consulta.
Son lineamientos de esta política los siguientes:
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4.6.1 Duplicación:
La duplicación de documentos deberá fundamentarse en la optimización de los
recursos para almacenamiento y necesidades de respaldo o distribución para
consulta. Los formatos y procedimientos, deberán ser los establecidos por el área
responsable de administrar el proceso Gestión Documental.
4.6.2
Locales y servidores:
Para la asignación de locales y servidores con destino al almacenamiento de
documentos, deberá fundamentarse en los requisitos definidos y establecidos por
el área responsable de administrar el proceso Gestión documental.
4.7
POLITICA ESPECÍFICA: CONSULTA DE DOCUMENTOS
Los documentos que conforman la memoria institucional de las Empresas Publicas
de Medellin, deberán estar disponibles en los diferentes medios de
almacenamiento, para uso por parte de quienes los requieran para el desempeño
de sus funciones.
Son lineamientos de esta política los siguientes:
4.7.1 Medios de consulta:
Con el fin de facilitar la custodia de los documentos, se deberá optar porque estos
no sean retirados de los archivos corporativos y las consultas se realicen
directamente en las salas destinadas para este fin, o a través de los medios
informáticos y telemáticos disponibles.
4.7.2
Reserva de la información:
Siempre que se incluyan cláusulas de reserva de la información, el área
responsable del proceso definirá si se autoriza la consulta del documento por parte
de los interesados, los cuales deberán velar por mantener dicha reserva.
4.7.3
Continuidad de la gestión:
Quien posea documentos oficiales en préstamo, deberá devolverlos al archivo
corporativo una vez concluida la consulta. En caso de retiro de la empresa,
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incapacidad, vacaciones, licencias, o cambio de cargo, deberá
quien lo reemplace en el ejercicio de sus funciones.
4.7.4
transferirlos a
Consulta por parte de personas externas:
El acceso a los documentos de la Empresa por parte de entidades externas o
personas particulares, deberá ser controlado por las áreas competentes.
La
consulta deberá ser atendida por el área responsable de la documentación previa
aplicación de los procedimientos establecidos.
4.8
POLITICA ESPECÍFICA: PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos corporativos cuya información sea de carácter general, deberán
darse a conocer a través de la página web de las Empresas. Cuando se trate de
documentos de carácter específico, bastará con la publicación a través del
aplicativo correspondiente. Con el fin de optimizar recursos, se deberá evitar
duplicar documentos en medios físicos como el papel para efectos de consulta.
Son lineamientos de esta política los siguientes:
4.8.1
Competencias:
Para la publicación de documentos se deberá contar con la aprobación de quien
tenga la competencia para firmar. En todos los casos, el documento a publicar,
deberá cumplir los trámites formales establecidos para garantizar la seguridad,
confidencialidad, integridad y disponibilidad.
4.8.2
Versiones:
Solamente se deberán publicar las versiones definitivas de los documentos, es
decir, los ejemplares que se considere que no van a tener cambios. En los casos
en que se requiera producir documentos en formato papel, se deberá velar por
que un ejemplar sea transferido para organización en el archivo corporativo..
5 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
EJEMPLAR
Original
ARCHIVADO EN
FECHA
Departamento
Administración Documental// Julio 17 de
\\epm-file\5000 \5080 FA1-Gestion
2004
Documental\Calidad\ManualPolitica
FORMATO
Papel
CONSULTA
Jefe y analistas del
Departamento Administración
Documental
sLineamientosGestionDocumental
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Copia
Bitácora Empresas Publicas Julio xx de
de Medellin
2004
Digital (.pdf)
Todo el personal de las
Empresas Publicas de
Medellin
6 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES SOBRE LAS POLÍTICAS Y
LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO “GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Proponer
Departamento Administración Documental
Aprobar
Establecer
Unidad Almacenes y Servicios Generales y Grupo
Desarrollo Organizacional
Dirección Administrativa
Gerencia General
Coordinar y verificar el cumplimiento
Departamento Administración Documental
Aplicar
UEN´S
UNC´S
USC´S
Gerencias
Direcciones
Revisar propuesta
ANEXO 1.
MARCO NORMATIVO EXTERNO DEL PROCESO
GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMATIVIDAD
DOCUMENTAL
AUTOR
Congreso de
la República
NORMA
Ley 80/1989
Ley 527/1999
Archivo
General de
La Nación
Ley 594/2000
Acuerdo
07/1994
Acuerdo
012/1995
Acuerdo
022/2000
Acuerdo
048/2000
ESPECÍFICA
NORMALIZAR
UNIDAD
CONTENIDO
Establece que el Archivo General de La Nación (AGN) es la entidad
reguladora de la actividad archivística en Colombia.
Validez de mensajes de datos, firma digital y entidades certificadoras de
comercio electrónico.
Ley general de archivos.
Adopta y establece el reglamento general de archivos para Colombia.
Define los integrantes de los comités de Archivos
Modifica parte 1 del acuerdo 07/1994 en cuanto a Entidades de Dirección,
coordinación y asesoría para el Sistema Nacional de Archivos.
Modifica parte 1 del acuerdo 07/1994 en cuanto a Entidades de Dirección,
coordinación y asesoría para el Sistema Nacional de Archivos.
Medidas preventivas para evitar deterioro de los documentos.
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AUTOR
ICONTEC
Acuerdo
049/2000
Acuerdo
050/2000
Acuerdo
037/2002
Acuerdo
039/2002
Acuerdo
041/2002
Acuerdo
015/2003
Acuerdo
042/2002
Acuerdo
015/2004
Circular
02/1997
Circular
07/2002
Circular
04/2003
Circular
012/2004
Especificaciones para locales de archivo.
NORMA
NTC 1486
NTC 1075
NTC 1487
NTC 1160
NTC 1308
NTC 1307
NTC 3393
NTC 3397
NTC 3235
NTC 3234
NTC 3394
NTC 3369
NTC 3580
NTC 3588
NTC 4095
NTC 4080
NTC 5029
CONTENIDO
Presentación de trabajos de investigación
Numeración de divisiones y subdivisiones en documento escrito
Notas de pie de página y citas
Referencia bibliográfica para libro y folleto
Referencia bibliográfica para publicación seriada
Referencia bibliográfica para normas
Elaboración de carta
Elaboración de memorando
Elaboración de mensaje telegráfico
Elaboración de circular
Elaboración de acta
Elaboración de sobre de correo
Elaboración de hoja para transmisión de telefax
Elaboración de informe administrativo
Descripción archivística
Símbolos gráficos y clasificación para uso de microfilm.
Medición de archivos.
Gestión de riesgos para archivos (medidas preventivas para gestión
documental).
Especificaciones para contratar servicios de almacenamiento de
documentos.
Procedimiento para tablas de retención documental.
Transferencia de documentos por liquidación, fusión o privatización de
empresas oficiales.
Parágrafo del artículo 1 del acuerdo 041/2002
Criterios para organizar archivos de gestión.
Organización de fondos acumulados.
Parámetros para implantación de nuevas tecnologías en archivos
oficiales.
Organización y conservación de documentos en entidades de la rama
ejecutiva del orden nacional.
Organización de historias laborales.
Orientaciones par organización de historias laborales.
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA PRODUCIR DOCUMENTO
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DOCUMENTO CONTROLADO
AUTOR
NORMA
Congreso de
la República
Presidencia
de
la
República
Ley 23/1982
Ley 44/1993
Ley 734/2002
Ley 527/1999
Decreto
1094/1996
Decreto
1474/1997
CONTENIDO
Derechos de autor
Derechos de autor en el sector oficial.
Artículo 34 numeral 5: Custodia y cuidado de la documentación e
información producida o recibida por los funcionarios públicos.
Documento electrónico.
Factura electrónica.
Certificado laboral de empleados.
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA RECIBIR DOCUMENTO
AUTOR
NORMA
Ley 734/2002
Congreso de
la República
Archivo
General de
La Nación
Ley 527/1999
Decreto
1094/1996
Acuerdo
041/2002
Acuerdo
015/2003
CONTENIDO
Artículo 34 numeral 5: Custodia y cuidado de la documentación e
información producida o recibida por los funcionarios públicos.
Documento electrónico.
Factura electrónica.
Transferencia de documentos por liquidación, fusión o privatización
de empresas oficiales.
Parágrafo del artículo 1 del acuerdo 041/2002.
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA TRAMITAR DOCUMENTO
AUTOR
Congreso
de la
República
Presidencia
de la
República
Archivo
General de
La Nación
NORMA
Ley 57/1985
Ley 734/2002
Ley 527/1999
Decreto
2150/1995
Acuerdo
060/2001
CONTENIDO
Publicidad y acceso a los documentos públicos
Artículo 34 numeral 5: Custodia y cuidado de la documentación
e información producida o recibida por los funcionarios públicos.
Documento electrónico.
Supresión de trámites innecesarios.
Derecho de petición.
Intercambio de información.
Uso de medios telemáticos e informáticos.
Pautas para oficialización del trámite de comunicaciones
oficiales.
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA ALMACENAR DOCUMENTO
AUTOR
Congreso
de la
República
NORMA
Ley
39/1981
Ley
CONTENIDO
Microfilmación y certificación de archivos
Artículo 34 numeral 5: Custodia y cuidado de la documentación e
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Presidenci
a de La
República
Ley
527/1999
Decreto
2527/1950
Decreto
3354/1954
Decreto
2150/1995
Decreto
624/1989
Decreto
2620/1993
información producida o recibida por los funcionarios públicos.
Artículo 35 numeral 13: Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de
expedientes o documentos producidos o recibidos por funcionarios
públicos.
Documento electrónico.|
Uso y valor probatorio de la microfilmación.
Adulteración, corte y dobles del microfilm.
Método de eliminación de documentos microfilmados.
Obligación de conservar copia de cada acto administrativo en el archivo
corporativo.
Medios magnéticos para almacenar información tributaria.
Disco óptico para almacenar documentos de comercio.
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MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
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DOCUMENTO CONTROLADO
AUTOR
Archivo
General de
La Nación
NORMA
Decreto
1748/1995
Decreto
1094/1996
Decreto
1474/1997
Decreto
1571/1998
Acuerdo
048/2000
Acuerdo
049/2000
Acuerdo
050/2000
Acuerdo
037/2002
Acuerdo
042/2002
Circular
02/1997
Circular
07/2002
Circular
04/2003
Circular
012/2004
CONTENIDO
Archivos laborales informáticos.
Factura electrónica
Certificaciones laborales de empleados.
Artículo 12: Archivo de historias laborales.
Medidas preventivas para evitar deterioro de los documentos.
Especificaciones para locales de archivo.
Gestión de riesgos para archivos (medidas preventivas para gestión
documental).
Especificaciones para contratar servicios de almacenamiento de
documentos.
Criterios para organizar archivos de gestión.
Parámetros para implantación de nuevas tecnologías en archivos oficiales.
Organización y conservación de documentos en entidades de la rama
ejecutiva del orden nacional.
Organización de historias laborales.
Orientaciones par organización de historias laborales.
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA CONSULTAR DOCUMENTO
AUTOR
NORMA
Ley 734/2002
Congreso de
la República
Archivo
General de
La Nación
Ley 57/1985
Decreto
2150/1995
Ley 190/1995
Ley 527/1999
Acuerdo
056/2000
CONTENIDO
Artículo 35 numeral 13: Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de
expedientes o documentos producidos o recibidos por funcionarios
públicos.
Publicidad y acceso a los documentos.
Derecho de petición.
Silencio administrativo.
Medios telemáticos e informáticos para intercambio de información
oficiosa.
Artículos 27 y 79: Estatuto anticorrupción.
Acceso y uso de mensajes de datos.
Requisitos para consulta y acceso a los documentos de archivo.
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NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA PUBLICAR DOCUMENTO
AUTOR
Congreso de la
República
Presidencia de
la República
NORMA
CONTENIDO
Ley 57/1985
Publicidad y acceso a los documentos.
Decreto
2150/1995
Obligación de enviar copia de los actos administrativos para
que sean dispuestos en el Archivo Central al servicio de la
comunidad y entidades de control.
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ANEXO 2: VOCABULARIO
Almacenar documento: Disponer el documento en la unidad de conservación
para facilitar su utilización
Comité de Gestión Documental: Mecanismo de integración conformado por
profesionales calificados que asesoran la normalización de terminología,
instrumentos y procesos técnicos de Gestión Documental.
Consultar documento: Buscar la información requerida en el documento
previamente identificado de acuerdo con los atributos y contenidos predefinidos.
Documento: Registro de información en cualquier soporte, producida o recibida
por una persona en razón de las actividades de las empresas, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal o valor científico, económico, histórico o cultural y debe
ser objeto de conservación.
Fondo documental: Conjunto de los documentos oficiales producidos o recibidos
por la empresa, y que se deben conservar como evidencia del cumplimiento de
requisitos de carácter legal, jurídico, administrativo, fiscal, técnico o histórico.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos
y recibidos, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación. La Dirección Administrativa es el área responsable de
normalizar este proceso a través de los mecanismos de integración necesarios
para tal fin.
Normalizar unidad documental: Ajustar los documentos a las normas en las
diferentes etapas de su ciclo vital, de acuerdo con los atributos, formas y
contenidos.
Producir documento: Generar el documento de acuerdo con los requisitos
mínimos y atributos que lo deben caracterizar para su plena identificación y
direccionamiento.
Publicar documento: Anunciar, dar noticia o aviso del documento, disponer los
documentos en los sistemas de información para consulta por parte de las
personas o entidades interesadas en conocer su contenido.
Recibir documento: Aceptar su ingreso al sistema de información documental, de
acuerdo con los atributos, formas y contenidos establecidos.
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Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por Empresas Públicas de Medellín E.S.P
en el cumplimiento de sus actividades, a los cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada fase del Fondo documental.
Tramitar documento: Pasar el documento por cada uno de los estados y
requisitos que debe cumplir durante su gestión, de acuerdo con las normas
establecidas por el Comité de Gestión Documental.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad
archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: Caja de archivo,
Carpeta de cartulina, Libro en pasta dura, Tomo en AZ, Estante, Planoteca,
Archivador, CD, DVD, Cinta magnética, Microficha, Microfilm, Servidor, entre
otros.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está
constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente.
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