Con este procedimiento para grados vía web, se pretende facilitar el

GUIA DE USUARIO PARA TRÁMITE DE GRADOS Código: GDHXX
Versión: 01
VÍA WEB
(ESTUDIANTES)
1. OBJETIVO
Con este procedimiento para grados vía web, se pretende facilitar el trámite para
graduación en el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, obviando totalmente la
presentación personal por parte del egresado no graduado.
2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Requisitos a verificar: para poder iniciar el trámite para graduación, se requiere que el
egresado no graduado haya culminado su plan de estudios, incluidos los tres niveles de
inglés (un nivel de inglés para los programas técnicos) y haya presentado las pruebas
Saber Pro. Así mismo debe estar a paz y salvo con las áreas de Biblioteca, Costeo y
Facturación, Coordinación Académica del Programa y Admisiones y Programación
Académica.
2.1 PASO 1: Ingresar a “tramite de Grados”
Ingresar a la página web de la Institución www.politecnicojic.edu.co; en la parte derecha
en los iconos de color verde se encontrará el vínculo denominado “Trámite para
Grados”
El solicitante debe ingresar con su usuario y contraseña de Polidinámico como se indica
en la siguiente pantalla: (la clave es la misma que se utilizaba para automatrícula. En
caso de haberla olvidado, comunicarse con el Ingeniero Jaime Rúa en el correo
[email protected]).
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2.2 PASO 2: Actualización de datos:
Al momento de ingresar se encontrará la actualización de datos. Este paso es
obligatorio para poder continuar con el trámite Se debe tener presente grabar los datos,
dando clic en el botón correspondiente. A continuación se muestran las imágenes de
este paso.
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Después de haber grabado los datos, se habilitarán dos iconos, según se muestra a
continuación:
a. Acreditar documentación
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b. Consultar estado; en este se podrá verificar cómo va el trámite, de
acuerdo con las etapas de:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Actualización de datos
Paz y salvo de Biblioteca
Paz y salvo de la Coordinación Académica del Programa
Paz y salvo de Costeo y Facturación
Paz y salvo de Admisiones
Al realizar la consulta, la “carita feliz” indica que la etapa indicada ha sido
satisfactoria. Por el contrario, la “carita triste” indica que la etapa está pendiente de
aprobación.
2.3 PASO 3: Habilitar paz y salvos
Una vez se culmina exitosamente la actualización de datos, se inicia la etapa de paz y
salvos para lo cual el sistema enviará un correo electrónico al área de Biblioteca
informando que el aspirante está realizando el trámite para graduación y solicita el paz
y salvo de dicha dependencia. A continuación se observa el mensaje estándar que se
envía:
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2.4 PASO 4: Paz y Salvos
2.4.1 Biblioteca
En la Biblioteca, el usuario responsable de registrar el paz y salvo, verificará en su
sistema el estado del solicitante para que registre en el aplicativo si aprueba o
rechaza este paso, tal como se indica a continuación:
Ver imagen
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Al aprobar, se indica que la biblioteca ha otorgado el paz y salvo y de inmediato se
envía un correo electrónico a la Coordinación del Programa, para indicar el acceso al
siguiente paso.
Al rechazar, el sistema envía un correo electrónico al solicitante para que se ponga en
contacto con la Biblioteca con el fin de resolver lo pendiente.
Una vez la Biblioteca genera el paz y salvo, se actualiza el estado del trámite el cual
puede ser consultado en el icono correspondiente, como se muestra a continuación:
Ver imagen
2.4.2 Coordinación de Programa.
Luego del paz y salvo de Biblioteca, el Coordinador de Programa, al recibir el correo,
deberá verificar si el solicitante cumple con todos los requisitos académicos de su plan
de estudios; para el efecto procederá de la misma forma que la Biblioteca, aprobando o
rechazando el paz y salvo
En caso de aprobarlo, el sistema enviará correo al área de Costeo y Facturación.
Se debe tener en cuenta en este paso que para la verificación, cada Coordinador
deberá consultar la auditoría académica desde el Sistema Universitas XXI y las
demás fuentes que sean necesarias para dar cuenta del cumplimiento de todos los
aspectos académicos.
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2.4.3: Costeo y Facturación
Al aprobar, el área de Costeo y Facturación otorga el paz y salvo; el sistema enviará un
correo a la Coordinación de Admisiones y Programación Académica, notificando el
hecho y paralelamente se Habilitará el icono de factura, donde el solicitante podrá
generar la liquidación para pago de los derechos de grado.
Al rechazar, se envía un correo electrónico al solicitante para que se ponga en contacto
con Costeo y Facturación con el fin de resolver el asunto pendiente.
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Después de que el solicitante descargue la factura y la pague en el Banco, deberá
escanearla e ingresarla a través del icono “acreditar documentación”; también deberá
escanear el formato de presentación de pruebas ECAES y una foto reciente fondo
blanco, de tamaño 3*4.
Los formatos que deben tener estos documentos para que sean cargados
exitosamente, son:
*Factura y ECAES: formato PDF
*Foto: formato JPG, 150 pixeles por pulgada
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2.4.4 Coordinación de Admisiones.
Un funcionario del área de Admisiones y Programación Académica será el encargado
de verificar que el solicitante haya ingresado toda la documentación de forma correcta
(factura, ECAES y foto); después de esto se dará el último paz y salvo.
Al aprobar, la Coordinación de Admisiones y Programación Académica otorga el paz y
salvo y se envía un correo al solicitante informándole que el proceso para grados fue
exitoso.
Al rechazar, se envía un correo electrónico al solicitante para que se ponga en contacto
con la Coordinación de Admisiones y Programación Académica con el fin de resolver lo
que tenga pendiente y así poder continuar con el proceso.
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