Archivo de correo electrónico Breve presentación para

Archivo de correo electrónico
Breve presentación
para los encargados
de la toma de decisiones
Las empresas pueden obtener muchas
ventajas legales, técnicas y financieras al
implementar una solución de archivo de
correo electrónico.
Para ayudar a aquellas personas encargadas
de la toma de decisiones, este documento
resume brevemente los aspectos más
importantes de este tema.
Archivo de correo electrónico – Breve presentación para los encargados de la toma de decisiones
Información general
Para la mayor parte de las empresas, el correo electrónico no es
solo el medio de comunicación más importante, sino también su
fuente de información más valiosa. Por regla general, la
información que se envía por correo electrónico no se almacena en
ningún otro lugar, sino que solo se guarda en los buzones. Con el
paso de los años se acumula un abrumador repositorio de
información.
Al mismo tiempo, el correo electrónico supone un gran problema
para las empresas, ya que
el departamento de TI debe gestionar de forma segura y
eficiente cantidades de datos en constante crecimiento. Los
servidores de correo sobrecargados y los complejos
procesos de copia de seguridad y restauración dificultan
cada vez más esta tarea.
Los correos electrónicos se eliminan o se pierden a causa de
problemas técnicos, lo cual ocasiona que la empresa pierda
datos importantes todos los días.
Con el fin de cubrir las necesidades operativas relacionadas
con la preparación de litigios y procesos de eDiscovery, con
el cumplimiento o la responsabilidad del usuario final, las
empresas deben implementar una política de conservación
del correo electrónico y garantizar un almacenamiento
centralizado e inviolable de todo el correo electrónico.
Los empleados necesitan tener acceso móvil a su correo
electrónico de forma rápida y completa.
¿Cómo funciona un archivo de correo electrónico?
Un archivo de correo electrónico es un sistema de almacenamiento
muy especializado diseñado para gestionar de forma segura y
eficaz grandes cantidades de datos en continuo aumento.
Utilizando este sistema de archivo, una empresa puede guardar
copias de seguridad de todo su correo electrónico evitando así su
eliminación o manipulación. Además, el archivo asegura que
puedan realizarse búsquedas con extremada rapidez entre los
correos y que puedan utilizarse de la manera más eficiente posible.
Hoy por hoy, el almacenamiento
de correo electrónico se ha
convertido en un aspecto
inevitable de las modernas
infraestructuras de TI.
Durante el año 2009, las ventas de
soluciones de archivo de correo
alcanzaron en todo el mundo la
cifra de mil millones de dólares, y
en octubre de 2010, Gartner, líder
mundial en investigación y análisis
de TI, pronosticó que el mercado
crecería un 23% anual hasta 2014.
Por su parte, en 2011, Radicati
Group anticipó un crecimiento
todavía mayor y predijo que los
ingresos mundiales de las
soluciones de archivo de correo
electrónico alcanzarían los
5.000 millones de dólares en 2015.
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Beneficio para la empresa
Ventajas legales
El archivo de correo electrónico ayuda a las empresas a
satisfacer un número cada vez mayor de normas sobre
cumplimiento relativas al correo electrónico, eDiscovery y
otra legislación.
Por ello, el archivo de correo ayuda a la protección contra
riesgos legales generales o quejas de clientes.
Ventajas financieras
De esta forma podrá aumentar su productividad
proporcionando a sus empleados un acceso más rápido y
sencillo a un inventario que contenga el 100% de su correo
electrónico.
La pérdida de datos y los daños que esto puede causar a la
economía y la reputación de la empresa pueden evitarse de
forma segura.
Se elimina el riesgo de que los empleados puedan borrar
correos accidental o intencionadamente (por ejemplo, al
abandonar la empresa).
Las cuotas de buzón que obligan a los empleados a realizar la
tediosa tarea de organizar sus respectivos buzones de correo
dejan de ser necesarias.
Rendimiento aún más rápido de
la inversión (ROI)
Los servidores de correo
sobrecargados, que encarecen el
almacenamiento, y los complejos
procesos de copia de seguridad y
restauración generan un gran
trabajo para los departamentos de
TI y sus presupuestos. MailStore
Server reduce estos costes para
siempre. Además, ofrece
protección frente a los riesgos
financieros derivados de la pérdida
de datos o de conflictos legales.
Protección total frente a
pérdidas de datos
Los correos electrónicos se
pueden perder a causa de
problemas técnicos, como
archivos PST corruptos, o porque
hayan sido eliminados accidental o
intencionadamente por los
usuarios. Cuando un trabajador
abandona una empresa, suele
borrar todos sus buzones de
correo. MailStore Server puede
erradicar estos riesgos por
completo.
Ventajas técnicas
Los requisitos y gastos de almacenamiento se reducen
permanentemente trasladando los correos a un archivo.
Los usuarios finales podrán recuperar dichos correos por sí
mismos, evitando así que el departamento de TI tenga que
realizar dicha tarea.
Se simplifican significativamente los procesos de copia de
seguridad y restauración del servidor de correo electrónico.
Gracias al ahorro de costes de TI que supone el archivo de
correo electrónico, por lo general se consigue el rendimiento
de la inversión (ROI) en muy poco tiempo.
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La diferencia entre archivar y
hacer una copia de seguridad
Mientras que las copias de seguridad están diseñadas para recuperaciones en caso de desastre, el archivo de
correo electrónico puede ayudar a conseguir objetivos completamente diferentes. La estrategia de TI de las
empresas orientadas a la seguridad no debería dejar de incluir ambas perspectivas.
Objetivo
Copia de seguridad
Almacenamiento
Reducción de la carga del servidor
de correo electrónico y
simplificación de los procesos de
copia de seguridad y restauración
externalizando el correo
No
Sí
Eliminación de cuotas de buzón
No
Sí
Eliminación de archivos PST
No
Sí
Reducción de los requisitos de
almacenamiento con un archivo
No
Sí
Almacenamiento completo de
todo el correo electrónico
No
Sí
Almacenamiento de seguridad
inviolable de todo el correo
No
Sí
Indexación de texto completo de
los correos para búsquedas más
No
Sí
Restauración rápida y sencilla de
correos electrónicos perdidos
No
Sí
Las copias de seguridad deben
ser restauradas en primer lugar
por los técnicos de TI, con el
consiguiente derroche de
esfuerzo.
Los usuarios pueden restaurar
correos electrónicos utilizando
la tecnología «restauración con
un solo clic».
Cumple con los requisitos legales
No
Sí
Por ejemplo, es posible borrar el
correo electrónico
inmediatamente después de su
recepción y, por lo tanto, antes
de realizar la copia de seguridad.
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Por qué elegir MailStore
Con MailStore Server, las empresas pueden beneficiarse de las
ventajas legales, técnicas y financieras de un archivo de correo
electrónico moderno y seguro. MailStore Server combina una
tecnología potente con costes reducidos y un uso intuitivo.
Compatibilidad con prácticamente todos los
sistemas de correo electrónico
MailStore Server es compatible con servidores de correo Microsoft
Exchange Server (incluido Office 365), MDaemon, IceWarp y Kerio
Connect, así como con servidores de correo compatibles con IMAP
o POP3. También permite archivar correo electrónico de servicios
de correo web, clientes de correo locales y numerosos formatos de
archivo (por ejemplo, PST).
Miles de clientes satisfechos
Con más de 10.000 clientes, MailStore Server es una de las
soluciones de archivo más importantes del mundo. Tanto pymes de
todos los sectores como grandes empresas multinacionales
utilizan MailStore Server.
Los especialistas en el archivo de
correo electrónico
Como empresa, MailStore está
exclusivamente especializada en el
archivo de correo electrónico e
invierte todos sus esfuerzos de
innovación en la actualización
continua de sus soluciones de
almacenamiento.
MailStore Software GmbH
Cloerather Str. 1-3
41748 Viersen
Alemania
Correo electrónico
[email protected]
Teléfono
(+49-2162) 502-990
Fax
(+49-2162) 502-9929
Coste reducido
www.mailstore.com
Gracias a su reducido coste de adquisición, sus requisitos de
sistema mínimos, su tecnología de almacenamiento integrada y un
uso eficiente de los recursos del sistema, la solución MailStore
Server ofrece una excelente relación calidad/precio.
Bidireccionalidad
MailStore no funciona en un único sentido. Todos los correos
electrónicos se pueden restaurar desde el archivo en formatos
estándar y en cualquier momento. Esto garantiza la independencia
de las empresas a largo plazo incluso respecto al propio MailStore
Server.
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