adición, prórroga, modificación, suspensión y cesión de contratos

CÓDIGO: AD-CT-AP
ADICIÓN, PRÓRROGA, MODIFICACIÓN, SUSPENSIÓN Y CESIÓN DE CONTRATOS
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VERSIÓN: 5
AUTORIDAD DEL SUBPROCESO: Secretaría General
LIDER DEL SUBPROCESO: Coordinador Grupo de Contratación, Subdirector Administrativo
MACROPROCESO: Gestión Administrativa y Logística
PROCESO: Contratación de Bienes y servicios
OBJETIVO: Modificar las condiciones iniciales del contrato para adicionar el valor, prorrogar en tiempo, y/o modificar las cláusulas del contrato, y/o realizar la suspensión o cesión de un
contrato a través de un otrosí o acta de suspensión o documento cesión.
ALCANCE: Inicia con la solicitud del supervisor y termina con la incorporación de los documentos en el expediente contractual físico y virtual del Sistema de Gestión Documental.
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
Solicita a la Secretaria General o al Subdirector Administrativo el
trámite respectivo para tales efectos, la novedad puede consistir
en:
Supervisor del
Contrato
Necesidad del
supervisor o del
contratista
1. Solicitar
trámite
Supervisor del
Contrato
- Adición. Incrementar hasta en un 50% el valor inicial del
contrato.
- Prórroga. Incrementar el plazo de ejecución de los contratos.
- Modificación. Ajustar, complementar o eliminar alguna de las
cláusulas o apartes de las mismas, sin que ello implique una
modificación sustancial del objeto contractual.
- Suspensión.
- Cesión.
Para el caso de adición de contratos, deberá solicitar un
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), ver
Subproceso Disponibilidad presupuestal, el cual se debe
anexar a la solicitud correspondiente.
Supervisor del
Contrato
Coordinador
Grupo de
presupuesto
(Subproceso
Disponibilidad
presupuestal
FN-CS-DP)
Comunicación
escrita
solicitando el
trámite
2. Reasignar
la solicitud
Ordenador del
Gasto
Envía al Coordinador del Grupo de Contratación o al Subdirector
Administrativo para su respectivo trámite.
SALIDAS.
CLIENTES.
Comunicación
escrita
solicitando el
trámite
(R)
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
(CDP) (R)
Comunicación
escrita
solicitando el
trámite
(R)
CDP (Si aplica)
F-GP-25 (VERSIÓN 4) R: Registro SGC
CDP (Si
aplica)
(R)
Secretaria
General
Subdirector
Administrativo
Coordinador
Grupo de
presupuesto
(Subproceso
Disponibilidad
presupuestal FNCS-DP)
Coordinador
Grupo de
Contratación
Subdirector
Administrativo
Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR.
Ordenador del
Gasto
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
Comunicación
escrita
solicitando el
trámite
3. Asignar
Profesional
Grupo de
Contratación o
de la
Subdirección
Administrativa.
Coordinador
Grupo de
Contratación
CDP (Si aplica)
Coordinador
Grupo de
Contratación
Subdirector
Administrativo
Profesional
Grupo de
Contratación
Profesional
Subdirección
Administrativa
Comunicación
escrita
solicitando el
trámite
4. Revisar
requerimientos
CDP
Subdirector
Administrativo
Profesional
Grupo de
Contratación
Profesional
Subdirección
Administrativa
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
Revisa la solicitud, asigna a un Profesional del Grupo de
Contratación o de la Subdirección Administrativa y da las
instrucciones pertinentes.
Nota 1. Se someterán a consideración del Comité de
Contratación las adiciones de los contratos. (Ver Resolución 351
de 2014)
VERSIÓN: 5
SALIDAS.
CLIENTES.
Comunicación
escrita
solicitando el
trámite
Profesional
Grupo de
Contratación
Profesional
Subdirección
Administrativa
CDP (Si
aplica)
Profesional
Grupo de
Contratación
Revisa la solicitud con los documentos soporte. Si se requieren
soportes los solicita al Supervisor del Contrato.
Documentos
soporte
Profesional
Subdirección
Administrativa
En el caso que la solicitud sea una adición, continúa en la
actividad 5, de lo contrario continúa en la actividad 6.
Comité de
Contratación
Toma en consideración la solicitud, la analiza con los soportes
suministrados.
Documentos
soporte
5. Realizar
Comité de
Contratación
Si no tiene alteraciones, continúa con la actividad 6.
Comité de
Contratación
En el caso que la solicitud no sea aprobada, solicitan los ajustes
correspondientes para el análisis en una nueva sesión del comité.
Acta de comité
(R)
Profesional
Grupo de
Contratación
Subdirector
Administrativo
Nota 2. La reglamentación y funcionamiento del comité de
contratación se encuentra en la resolución 0351 del 10 de febrero
de 2014
F-GP-25 (VERSIÓN 4) R: Registro SGC
Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
Comité de
Contratación
Profesional
Grupo de
Contratación
Acta de comité
Documentos
soporte
6. Elaborar
minuta según
novedad
Profesional
Subdirección
Administrativa
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
Profesional del
Grupo de
Contratación
Elabora minuta según novedad solicitada.
Profesional de la
Subdirección
Administrativa
VERSIÓN: 5
SALIDAS.
CLIENTES.
Minuta del
Otrosí
(adición,
prórroga,
modificación),
del Acta de
Suspensión o
de la Cesión
Coordinador
Grupo de
Contratación
Subdirector
Administrativo
Revisa la minuta y entrega al profesional del Grupo de
Contratación o al Profesional de la Subdirección Administrativa
para adelantar el trámite de firmas por las partes.
Profesional
Grupo de
Contratación
Profesional
Subdirección
Administrativa
Coordinador
Grupo de
Contratación
Coordinador del
Grupo de
Contratación
Minuta del
Otrosí (adición,
prórroga,
modificación),
del Acta de
Suspensión o
de la Cesión
7. Revisar
Minuta
Minuta revisada
8. Firmar
Otrosí, el Acta
de Suspensión
o la Cesión
Subdirector
Administrativo
Subdirector
Administrativo
Ordenador del
gasto
Contratista
En el caso que se requieran ajustes, se remite al Profesional del
Grupo de Contratación o al Profesional de la Subdirección
Administrativa para sus respectivas modificaciones y continúa con
el trámite de firmas.
Ordenador del
gasto
Minuta
revisada
Contratista
Nota 3. Para proceder al trámite de cesión es indispensable que
el cedente entregue en el Grupo Biblioteca y Archivo el último
informe y/o producto correspondiente. De igual manera, se
solicita la emisión de paz y salvo por concepto de inventario de
bienes a su cargo, y se verifica con la persona responsable que
este no cuente con radicados asignados en su usuario del
Sistema de Gestión Documental ORFEO.
Las partes firman el otrosí, el Acta de Suspensión o la Cesión del
Contrato.
Minuta firmada
Otrosí
(adición,
prórroga,
modificación),
F-GP-25 (VERSIÓN 4) R: Registro SGC
Profesional
Grupo de
Contratación
Profesional
Subdirección
Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
VERSIÓN: 5
SALIDAS.
CLIENTES.
Acta de
Suspensión o
Cesión (R)
Administrativa
Técnico o Auxiliar
Grupo de
Contratación
Coordinador
Grupo de
Contratación
Subdirector
Administrativo
Cesión o
Adición
registrada
(R)
Fecha el documento.
Ordenador del
gasto
Contratista
Minuta firmada
Otrosí (adición,
prórroga,
modificación),
Acta de
Suspensión o
Cesión
.
9. Registrar la
cesión o la
adición
Técnico o Auxiliar
Grupo de
Contratación
Las adiciones y cesiones son enviadas al Grupo de Presupuesto
para que se expida el registro presupuestal correspondiente.
Profesional
Subdirección
Otrosí (adición,
prórroga,
modificación),
Acta de
Suspensión o
Cesión
10. Entregar
copia de la
minuta al
contratista
para
constitución
Contratista
Profesional
Subdirección
Administrativa
Se publica el documento en el Sistema Electrónico para la
Contratación Pública (SECOP).
Nota 4: Únicamente se registra las cesiones y/o adiciones
Profesional
Grupo de
Contratación
Profesional
Grupo de
Contratación
Constituye la garantía con los amparos solicitados en la minuta,
si a ello hubiere lugar.
Publicación en
el SECOP (R)
Ampliación o
modificación
de la Garantía
de
cumplimiento
(Si a ello
F-GP-25 (VERSIÓN 4) R: Registro SGC
Coordinador del
Grupo de
presupuesto
(FN-CS-RP
Registro
presupuestal)
Contratista
Profesional
Grupo de
Contratación
Profesional
Subdirección
Grupo de Planeación DNP
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ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
Administrativa
Contratista
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
de garantía.
(si aplica)
Ampliación o
modificación de
la Garantía de
cumplimiento
(Si a ello
hubiere lugar)
11. Revisar
garantía y
elaborar
documento de
aprobación de
la garantía y
comunicación
al supervisor
Profesional
Grupo de
Contratación
El profesional del Grupo de Contratación o de la Subdirección
Administrativa, revisa garantía única de cumplimiento que
contenga los amparos solicitados en la minuta, objeto, vigencias,
valores, nombres, identificación del contratista y número de
contrato amparado.
Profesional
Subdirección
Administrativa
En el evento en que la garantía no se encuentre debidamente
suscrita, la devuelve al contratista para los ajustes
correspondientes.
Secretaria Grupo
de Contratación
En caso de que la garantía se encuentre debidamente suscrita,
se remite a la Secretaria Grupo de Contratación o de la
Subdirección Administrativa, para la elaboración del documento
de aprobación de garantía, para firma del Coordinador del Grupo
de Contratación o Subdirector Administrativo, de igual manera, se
elabora comunicación escrita al Supervisor del contrato en el que
se le informa de la aprobación.
Secretaria de la
Subdirección
Administrativa
VERSIÓN: 5
SALIDAS.
CLIENTES.
hubiere lugar)
(R)
Administrativa
Proyecto de
Comunicación
escrita de
aprobación de
la garantía
Proyecto de
Comunicación
escrita al
supervisor
informando la
adición,
prórroga,
modificación,
suspensión o
cesión
suscrita.
Coordinador
Grupo de
Contratación
Subdirector
Administrativo
Nota 5: El Subdirector Administrativo aprueba las garantías
derivadas de la contratación de Mínima Cuantía.
Profesional
Grupo de
Contratación
Profesional
Subdirección
Administrativa
Secretaria
Grupo de
Proyecto de
Comunicación
escrita de
aprobación de
la garantía
Proyecto de
Comunicación
escrita al
supervisor
12. Firmar
aprobación de
garantía y
comunicación
al supervisor
Coordinador
Grupo de
Contratación
Subdirector
Administrativo
Mediante oficio, realiza la aprobación de la garantía y a través de
memorando comunica de la adición, prórroga, modificación,
suspensión o cesión al respectivo supervisor, y se le adjunta
copia de la misma.
Comunicación
escrita de
aprobación de
la garantía
(R)
Comunicación
al Supervisor
sobre la
adición,
prórroga,
F-GP-25 (VERSIÓN 4) R: Registro SGC
Supervisor del
contrato
Grupo de Planeación DNP
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ENTRADAS.
Contratación
informando la
adición,
prórroga,
modificación,
suspensión o
cesión suscrita.
Secretaria de la
Subdirección
Administrativa
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
VERSIÓN: 5
SALIDAS.
CLIENTES.
modificación,
suspensión o
cesión
suscrita.
(R)
Documentos
contractuales
Profesional
Grupo de
Contratación
Profesional
Subdirección
Administrativa
—
—
—
—
—
Comunicación
escrita de
aprobación de
la garantía
Comunicación
al Supervisor
sobre la
adición,
prórroga,
modificación,
suspensión o
cesión suscrita.
13. Se
incorpora la
adición,
prórroga,
modificación,
suspensión o
cesión al
expediente
Secretaria Grupo
de Contratación
Secretaria de la
Subdirección
Administrativa
Incorpora la adición, prórroga, modificación, suspensión o cesión
en el expediente respectivo, en el Sistema de Gestión
Documental y entrega los documentos contractuales en el Grupo
de Biblioteca y Archivo para su digitalización.
Documentos
contractuales
en ORFEO y
físico.
Profesional
Grupo de
Biblioteca y
Archivo
REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS (Consulte en La Rebeca – Normograma y otros documentos de origen externo)
Ley 80 de 1993
Decreto 3667 de 2006
Resolución Interna 2300 de 2013
—
—
Ley 734 de 2002
—
Decreto 1957 de 2007
—
Resolución Interna 0351 de 2014
Ley 788 de 2002
—
Decreto 3517 de 2009
—
Guía para la Codificación de bienes y servicios
Ley 1150 de 2007
—
Decreto 2785 de 2011
(Colombia Compra Eficiente)
Ley 1474 de 2011
—
Decreto Ley 019 de 2012
—
Guía para la Elaboración de Estudios de Sector
F-GP-25 (VERSIÓN 4) R: Registro SGC
Grupo de Planeación DNP
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—
—
—
—
—
—
—
—
—
Decreto 1985 de 1994
Decreto 2150 de 1995
Decreto 111 de 1996
Decreto 1737 de 1998
Decreto 1738 de 1998
Decreto 2209 de 1998
Decreto 1094 de 2001
Decreto 2672 de 2001
Decreto 540 de 2004
—
—
—
—
—
—
—
—
—
Decreto 1510 de 2013
Decreto 1832 de 2012
Decreto 1163 de 2013
Directiva Presidencial 10 de 2002
Directiva Presidencial 01 de 2003
Directiva Presidencial 02 de 2009
Resolución Interna 1227 de 2008
Resolución Interna 1952 de 2008
Resolución Interna 1988 de 2013
REQUISITOS DE LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES AL SUBPROCESO
4.1 Requisitos generales
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
7.4 Adquisición de bienes y servicios
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
REVISÓ:
2014
Carine Pening Gaviria
Coordinador Grupo de Contratación
(Firma )
Milady Vargas Guiza
Subdirectora Administrativa
(Firma )
02
27
—
—
—
VERSIÓN: 5
(Colombia Compra Eficiente)
Manual para la identificación y cobertura del Riesgo
(Colombia Compra Eficiente)
Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales
en Procesos de Contratación (Colombia Compra
Eficiente)
Manual para determinar y verificar los requisitos
habilitantes en los Procesos de Contratación
(Colombia Compra Eficiente)
ELEMENTO DEL MECI
Información primaria
Información Secundaria
Sistemas de Información
APROBÓ:
Tatiana Mendoza
Secretaria General
2014
02
27
(Firma )
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