Mapa de Riesgos Extensión

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Código: FSE.18
MAPA DE RIESGOS
Equipos de Apoyo
El registro de la
actividades de
Extensión en la VIE es
incompleto
Errores o
imprecisiones en la
definición de
alcances,
resultados y
entregables
No se puede
controlar el
registro sobre las
iniciativas que no
conducen a
bonificaciones
Presentación de las UAA de informes
semestrales. Según Acuerdo 103 de
2010
Pérdida de recursos
financieros.
Deterioro de la imagen
Institucional.
Falta claridad del objeto real
del resultado esperado en la
propuesta
Disminución o
retroceso de los
indicadores
institucionales.
Falta de
Las Empresas u
compromiso de las
organizaciones externas
unidades para
Múltiples actividades realizadas
no conocen los
suministrar y
por los Directores
servicios que puede
actualizar la
prestar la Universidad.
información de los
servicios.
Deterioro de la imagen
Institucional.
Pérdida de
No se
oportunidades para
implementan
Falta de conocimiento de las
Disminución o
realizar iniciativas de
estrategias de
estrategias de difusión
retroceso de los
extensión
comunicación
indicadores
institucionales.
Organizaciones
externas
Baja participación de
Falta de
profesores en los
motivación hacia la
servicios de
extensión
extensión
ORIGINAL FIRMADO
DR. DARIO YESID PEÑA BALLESTEROS
LIDER DEL PROCESO EXTENSIÓN
FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
23-may-16
Imprecisiones en la
participación del profesor
Incumplimiento en la
responsabilidad social
de la Universidad.
MODERADO (15)
Profesores
LEVE (5)
Que se presente baja
formulación de las
inicititvas de extensión
Valoración riesgo
Opciones manejo
Responsable
Divulgación de comunicaciones por
parte de la VIE
Indicador de la
acción
Meta
Nivel de
Cumplimiento
Observaciones
Fecha Inicio Fecha Fin
Identificar el cumplimiento de las
actividades de extensión
registradas en el informe
semestral según formato FEX.12
DTC
Profesional
Extensión
07-mar-16
16-dic-16
Informe
cumplimiento de
las actividades de
extensión
1
Propuesta de modificación del
acuerdo de extensión 103 de 2010
DTC
Profesional
Extensión
07-mar-16
16-dic-16
Propuesta
borrador de la
modificación del
acuerdo de
extensión
1
07-mar-16
(Número de
capacitaciones/ch
arlas realizadas en
el año/Número
16-dic-16
total de
100%
capacitaciones/ch
arlas planificadas
para realizar en el
año)*100
Implementación del módulo de
extensión para facilitar el registro de
servicios en el portafolio.
ALTO (3)
2. Disminución en la
formulación de
iniciativas de
extensión
Revisión de las propuestas de
extensión y registro de los servicios
en el COIE, aplica según como se
encuentra establecido en el acuerdo
de extensión.
Revisión preliminar de las propuestas
registradas en la VIE.
En la normativa no se exige el
registro de este tipo de
iniciativas
Portafolio de
servicios incompleto
Unidades gestoras
Orientación sobre la gestión de los
proyectos
Cronograma
Acciones
REDUCIR EL RIESGO
Jefes de Unidades
Gestoras
Falta de seguimiento de las
actividades administrativas
IMPACTO GRAVE CON PROBABILIDAD BAJA (20 x 1) = MODERADO (20)
Incumplimiento parcial o
1. Incumplimiento de total por parte de la UIS
Contratos y/o
de los compromisos
Convenios de
contractuales asociados
Extensión
con las actividades de
extensión
Falta de la
disponibilidad de
los informes
requeridos en
plazos definidos
Implementación del acuerdo de
Extensión 103 de 2010
MODERADO (15)
Falta de información
del estado de avance
de las actividades de
extensión
Controles existentes
REDUCIR EL RIESGO
Que los responsables
Falta de
de los
seguimiento por
contratos/convenios
parte del
no ejerzan sus
responsable de la
funciones
unidad gestora
Por qué ?
Evaluación Riesgo
Por qué ?
IMPORTANTE (40)
Por qué se puede
presentar?
Efecto /
Consecuencias
(Cómo se refleja en
la entidad)
Impacto
Causas
(factores internos o externos)
Probabilidad
cuáles son sus
características?
Agente generador
(Sujeto u objeto con
capacidad para
generar el riesgo)
MEDIA (2)
Riesgo
(Evento que puede afectar el logro del
objetivo)
Descripción
Riesgo
En qué consiste o
GRAVE (20)
PROCESO: EXTENSIÓN
Qué puede ocurrir?
Versión: 02
OBJETIVO DEL PROCESO: Fortalecer el desarrollo de la política institucional en materia de extensión, teniendo como referente fundamental los criterios de calidad y excelencia académica, que propicien una integración e interacción con la sociedad sobre la base de un alto ejercicio de
responsabilidad ética y social en la definición, jerarquización y formulación de alternativas a los problemas del desarrollo local, regional y nacional.
Sensibilizar a las UAA
DTC
Profesional
Extensión
Invitación a los profesores de las
actividades de extensión
ORIGINAL FIRMADO
ING. FRANCISCO JAVIER ACEVEDO
DIRECTOR CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN
Nombre del Indicador
INDICADORES DEL RIESGO *
1. Nivel de cumplimiento de los Contratos/Convenios de Extensión en el año
(Miden la ocurrencia del riesgo en el
proceso)
2. Porcentaje de iniciativas aprobadas para desarrollar actividades de Extensión en el
año
* Ver hoja de vida de indicador FSE.14
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Código: FSE.19
CONTROLES EXISTENTES
Versión: 02
Proceso: EXTENSIÓN
Eficiencia
Eficacia
Efectividad
Tipo
Documentado
Se está aplicando
en la actualidad?
Implementación del acuerdo de
Extensión 103 de 2010
preventivo
Acuerdo de extensión
Si
2
3
5
Presentación de las UAA de informes
semestrales. Según Acuerdo 103 de 2010
preventivo
Informes
Si
2
3
5
Eficiencia
Eficacia
Efectividad
preventivo
Propuestas
Si
2
3
5
ALTA (3): Los recursos utilizados
son mínimos
ALTA (3): Ha permitido el total
cumplimiento del objetivo para el
cual fue diseñado
ALTA (6)
Revisión de las propuestas de extensión y
registro de los servicios en el COIE,
aplica según como se encuentra
establecido en el acuerdo de extensión.
preventivo
Base de datos
Si
2
2
4
MEDIA (2)
MEDIA (2)
MEDIA (4,5)
Revisión preliminar de las
propuestas registradas en la VIE.
preventivo
Módulo de extensión
Si
3
2
5
BAJA(1): Se utiliza una gran cantidad
de recursos
BAJA(1): No ha sido útil para dar
cumplimiento al objetivo o tan solo
ha contribuido parcialmente .
BAJA (2,3)
Implementación del módulo de extensión
para facilitar el registro de servicios en el
portafolio.
preventivo
Módulo de extensión
Si
3
3
6
2. Disminución en la
Divulgación de comunicaciones por parte
formulación de iniciativas
de la VIE
de extensión
preventivo
Comunicaciones VIE
Si
2
3
5
preventivo
Invitaciones
Si
2
2
4
RIESGO
Control
(Descripción)
1. Incumplimiento de Orientación sobre la gestión de los
Contratos y/o Convenios proyectos
de Extensión
Invitación a los profesores de las
actividades de extensión
Según la cantidad de
recursos utilizados
Permite cumplir con el
objetivo para el cual (Eficacia + eficiencia)
fue diseñado?