PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: FSE.18 MAPA DE RIESGOS Equipos de Apoyo El registro de la actividades de Extensión en la VIE es incompleto Errores o imprecisiones en la definición de alcances, resultados y entregables No se puede controlar el registro sobre las iniciativas que no conducen a bonificaciones Presentación de las UAA de informes semestrales. Según Acuerdo 103 de 2010 Pérdida de recursos financieros. Deterioro de la imagen Institucional. Falta claridad del objeto real del resultado esperado en la propuesta Disminución o retroceso de los indicadores institucionales. Falta de Las Empresas u compromiso de las organizaciones externas unidades para Múltiples actividades realizadas no conocen los suministrar y por los Directores servicios que puede actualizar la prestar la Universidad. información de los servicios. Deterioro de la imagen Institucional. Pérdida de No se oportunidades para implementan Falta de conocimiento de las Disminución o realizar iniciativas de estrategias de estrategias de difusión retroceso de los extensión comunicación indicadores institucionales. Organizaciones externas Baja participación de Falta de profesores en los motivación hacia la servicios de extensión extensión ORIGINAL FIRMADO DR. DARIO YESID PEÑA BALLESTEROS LIDER DEL PROCESO EXTENSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 23-may-16 Imprecisiones en la participación del profesor Incumplimiento en la responsabilidad social de la Universidad. MODERADO (15) Profesores LEVE (5) Que se presente baja formulación de las inicititvas de extensión Valoración riesgo Opciones manejo Responsable Divulgación de comunicaciones por parte de la VIE Indicador de la acción Meta Nivel de Cumplimiento Observaciones Fecha Inicio Fecha Fin Identificar el cumplimiento de las actividades de extensión registradas en el informe semestral según formato FEX.12 DTC Profesional Extensión 07-mar-16 16-dic-16 Informe cumplimiento de las actividades de extensión 1 Propuesta de modificación del acuerdo de extensión 103 de 2010 DTC Profesional Extensión 07-mar-16 16-dic-16 Propuesta borrador de la modificación del acuerdo de extensión 1 07-mar-16 (Número de capacitaciones/ch arlas realizadas en el año/Número 16-dic-16 total de 100% capacitaciones/ch arlas planificadas para realizar en el año)*100 Implementación del módulo de extensión para facilitar el registro de servicios en el portafolio. ALTO (3) 2. Disminución en la formulación de iniciativas de extensión Revisión de las propuestas de extensión y registro de los servicios en el COIE, aplica según como se encuentra establecido en el acuerdo de extensión. Revisión preliminar de las propuestas registradas en la VIE. En la normativa no se exige el registro de este tipo de iniciativas Portafolio de servicios incompleto Unidades gestoras Orientación sobre la gestión de los proyectos Cronograma Acciones REDUCIR EL RIESGO Jefes de Unidades Gestoras Falta de seguimiento de las actividades administrativas IMPACTO GRAVE CON PROBABILIDAD BAJA (20 x 1) = MODERADO (20) Incumplimiento parcial o 1. Incumplimiento de total por parte de la UIS Contratos y/o de los compromisos Convenios de contractuales asociados Extensión con las actividades de extensión Falta de la disponibilidad de los informes requeridos en plazos definidos Implementación del acuerdo de Extensión 103 de 2010 MODERADO (15) Falta de información del estado de avance de las actividades de extensión Controles existentes REDUCIR EL RIESGO Que los responsables Falta de de los seguimiento por contratos/convenios parte del no ejerzan sus responsable de la funciones unidad gestora Por qué ? Evaluación Riesgo Por qué ? IMPORTANTE (40) Por qué se puede presentar? Efecto / Consecuencias (Cómo se refleja en la entidad) Impacto Causas (factores internos o externos) Probabilidad cuáles son sus características? Agente generador (Sujeto u objeto con capacidad para generar el riesgo) MEDIA (2) Riesgo (Evento que puede afectar el logro del objetivo) Descripción Riesgo En qué consiste o GRAVE (20) PROCESO: EXTENSIÓN Qué puede ocurrir? Versión: 02 OBJETIVO DEL PROCESO: Fortalecer el desarrollo de la política institucional en materia de extensión, teniendo como referente fundamental los criterios de calidad y excelencia académica, que propicien una integración e interacción con la sociedad sobre la base de un alto ejercicio de responsabilidad ética y social en la definición, jerarquización y formulación de alternativas a los problemas del desarrollo local, regional y nacional. Sensibilizar a las UAA DTC Profesional Extensión Invitación a los profesores de las actividades de extensión ORIGINAL FIRMADO ING. FRANCISCO JAVIER ACEVEDO DIRECTOR CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Nombre del Indicador INDICADORES DEL RIESGO * 1. Nivel de cumplimiento de los Contratos/Convenios de Extensión en el año (Miden la ocurrencia del riesgo en el proceso) 2. Porcentaje de iniciativas aprobadas para desarrollar actividades de Extensión en el año * Ver hoja de vida de indicador FSE.14 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: FSE.19 CONTROLES EXISTENTES Versión: 02 Proceso: EXTENSIÓN Eficiencia Eficacia Efectividad Tipo Documentado Se está aplicando en la actualidad? Implementación del acuerdo de Extensión 103 de 2010 preventivo Acuerdo de extensión Si 2 3 5 Presentación de las UAA de informes semestrales. Según Acuerdo 103 de 2010 preventivo Informes Si 2 3 5 Eficiencia Eficacia Efectividad preventivo Propuestas Si 2 3 5 ALTA (3): Los recursos utilizados son mínimos ALTA (3): Ha permitido el total cumplimiento del objetivo para el cual fue diseñado ALTA (6) Revisión de las propuestas de extensión y registro de los servicios en el COIE, aplica según como se encuentra establecido en el acuerdo de extensión. preventivo Base de datos Si 2 2 4 MEDIA (2) MEDIA (2) MEDIA (4,5) Revisión preliminar de las propuestas registradas en la VIE. preventivo Módulo de extensión Si 3 2 5 BAJA(1): Se utiliza una gran cantidad de recursos BAJA(1): No ha sido útil para dar cumplimiento al objetivo o tan solo ha contribuido parcialmente . BAJA (2,3) Implementación del módulo de extensión para facilitar el registro de servicios en el portafolio. preventivo Módulo de extensión Si 3 3 6 2. Disminución en la Divulgación de comunicaciones por parte formulación de iniciativas de la VIE de extensión preventivo Comunicaciones VIE Si 2 3 5 preventivo Invitaciones Si 2 2 4 RIESGO Control (Descripción) 1. Incumplimiento de Orientación sobre la gestión de los Contratos y/o Convenios proyectos de Extensión Invitación a los profesores de las actividades de extensión Según la cantidad de recursos utilizados Permite cumplir con el objetivo para el cual (Eficacia + eficiencia) fue diseñado?