Dirección de Control Interno

Código:
FGN-12.4- F-10
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 01
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Página 1 de 3
18 – DIRECCION DE CONTROL INTERNO
OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
D
S
18
052
18
061
RETENCION EN AÑOS
SERIES DOCUMENTALES
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
10 EXPEDIENTES DE AUDITORIA
 Actas de Apertura y Cierre
 Oficios / Correos
 Instrucciones de Auditoria
 Plan de auditoria
 Lista de verificación
 Papeles de Trabajo
 Informe de Auditoria
 Solicitudes de Acciones de Mejora
 Registros de seguimiento
2
18
26 INFORMES DE LEY
 Oficios
 Papeles de trabajo
 Informe
2
Sb
CONVENCIONES:
Código:
D: Dependencia;
TRADICION DOCUMENTAL
ORIGINAL
X
X
X
X
X
X
COPIA
E
I
X
X
PROCEDIMIENTO
S
Después de sometidos a micrografía
se elimina el soporte en papel.
X
Esta serie se aplica para los
seguimientos al plan de mejoramiento
CGR-SISPLAM y Planes de Acción,
según el caso.
X
X
X
6
X
X
X
X
X
Después de sometidos a micrografía
se elimina el soporte en papel.
X
S: Serie;
Disposición Final: CT: Conservación Total;
Sb: Subserie;
E: Eliminar;
 : Tipo documental
I: Imágenes;
Firma del Responsable:
Subdirector Nacional de Gestión Documental
COMITÉ DE GESTION DOCUMENTAL
ELABORADO POR: SUBDIRECCION DE GESTION DOCUMENTAL
REVISADO Y AJUSTADO POR:
CREACION: 26/05/2014 ACTUALIZACION: 25/03/2015 Versión: 01
DISPOSICION FINAL
CT
S: Seleccionar
Código:
FGN-12.4- F-10
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 01
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CODIGO
D
S
18
082
18
111
RETENCION EN AÑOS
SERIES DOCUMENTALES
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
08 PROGRAMAS DE AUDITORIA
 Oficios
 Programa
 Informe de seguimiento y
revisión del programa.
2
18
02 EVALUACION DE AUDITORIAS
2
Sb


18
061



CONVENCIONES:
D: Dependencia;
COPIA
X
X
X
X
2
E
X
4
X
X
X
I
X
PROCEDIMIENTO
S
Se
somete
a
micrografía
y
posteriormente se elimina el soporte
en papel, aplica solo en el nivel
central.
X
Las tipologías de encuestas de
impacto y consolidados se pueden
encontrar en físico o medio
magnético. Aplica solo en el nivel
central
X
Esta serie aplica solamente para los
informes consolidados de las
auditorías realizadas a nivel nacional.
X
S: Serie;
Disposición Final: CT: Conservación Total;
Sb: Subserie;
E: Eliminar;
 : Tipo documental
I: Imágenes;
Firma del Responsable:
Subdirector Nacional de Gestión Documental
COMITÉ DE GESTION DOCUMENTAL
ELABORADO POR: SUBDIRECCION DE GESTION DOCUMENTAL
REVISADO Y AJUSTADO POR:
CREACION: 26/05/2014 ACTUALIZACION: 25/03/2015 Versión: 01
DISPOSICION FINAL
CT
X
X
Oficios
Papeles de trabajo
Informes Consolidados de
Auditoria
Código:
ORIGINAL
4
Formatos de evaluación
Consolidados
09 INFORMES ESPECIALES
TRADICION DOCUMENTAL
S: Seleccionar
Código:
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Versión: 01
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
D
S
18
043
18
066
RETENCION EN AÑOS
SERIES DOCUMENTALES
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
01 CONSECUTIVOS DE
CORRESPODENCIA
 Correspondencia recibida
 Correspondencia enviada

Memorandos Internos
2
4
03 REGISTROS DE CORRESPONDENCIA
 Planillas de correspondencia
entregada y/o asignada (Hermes,
Orfeo o manuales)
1
Sb
CONVENCIONES:
Código:
D: Dependencia;
TRADICION DOCUMENTAL
ORIGINAL
COPIA
E
I
X
X
X
PROCEDIMIENTO
S
Se somete a micrográfica y
posteriormente e elimina el soporte
papel.
X
Los memorandos a que se refiere la
Serie corresponden a los producidos
por la Dirección
X
5
X
X
S: Serie;
Disposición Final: CT: Conservación Total;
Sb: Subserie;
E: Eliminar;
I: Imágenes;
Subdirector Nacional de Gestión Documental
COMITÉ DE GESTION DOCUMENTAL
X
Se
somete
a
micrográfica
y
posteriormente e elimina el soporte
papel.
 : Tipo documental
Firma del Responsable:
ELABORADO POR: SUBDIRECCION DE GESTION DOCUMENTAL
REVISADO Y AJUSTADO POR:
CREACION: 26/05/2014 ACTUALIZACION: 25/03/2015 Versión: 01
DISPOSICION FINAL
CT
S: Seleccionar