ESTADOS FINANCIEROS CIERRE y GENERACIÓN DE INFORMES Héctor Rosas Inostroza Pontificia Universidad Católica de Valparaíso - Chile Cierre de un Período y Preparación de los Estados Financieros T R A N S A C C I O N E S L.Diario 1 Balance Saldos sin ajuste L.Mayor 2 3 Balance Saldos Ajustado Ajustes 4 6 5 Proceso de Cierre 7 Estados Financieros Balance Estado resultados EFE Notas Proceso Contable General Ciclo 1 Apertura C. Apertura (01/01/X0) Ciclo 2 Desarrollo Ejercicio económico C. de Desarrollo - Ciclo 3 Cierre. C. Cierre (31/12/X0) C. Inicio o Apertura - Para comenzar el registro 1. Cargamos (anotación al debe) las cuentas de Activo 2. Abonamos (Anotación al haber) de las cuentas de Pasivo y Patrimonio Neto, en el libro Diario como en el libro Mayor. Balance de Situación Inicial: - Constitución - Períodos posteriores: Balance Final X0 = Balance Inicial X1 Asiento de Apertura Se abren las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto Cuentas Tipo Debe Haber Todas Activo xxxxxx Todas Pasivo xxxxxx Todas Patrimo nio xxxxxx Ciclo de Desarrollo La empresa realiza distintas transacciones que son hechos que registra la contabilidad Productivos Comerciales De servicios Inversión – Financiamiento del Activo Fijo Inmovilizado 1ro. 2do. • Se contabilizan en el Libro Diario y de Mayor • Balance de Comprobación (trimestral) - Ciclo de Cierre. Dos subfases: – Revisión, Regularización y Ajustes Previos – Cierre de Contabilidad • Ajustes previos al cierre: - Inventario físico v/s Inventario Contable : Conciliación - Reclasificación de cuentas (ej. activación de gastos) - Calcular Depreciación, Amortización, Devengo - Correcciones de valor (Actualización) - Cálculo del resultado: Llevar Ingresos y Gastos a Rdo. - Cierre de la Contabilidad: 1. Cargar Pasivo 2. Cargar Patrimonio Neto 3. Abonar Activos CÁLCULO RESULTADO: Ingresos ejercicio - Gastos Saldo deudor Gastos necesarios Ingresos Saldo Acreedor Pérdidas y Ganancias Gastos Impuesto sobre Beneficios Ingresos Asiento de Cierre Se cierran las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto Cuentas Tipo Debe Todas Pasivo xxxxxx Todas Patrimonio xxxxxx Todas Activo Haber xxxxxx Asiento Cierre X0 = Asiento Apertura X1 EL PROCESO CONTABLE GENERAL Y LOS LIBROS DE CONTABILIDAD LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES Al menos trimestralmente, BCE COMPROBACION (Resume el estado de los elementos en el Mayor) N0 A0 P0 Reflejo en DIARIO Y MAYOR de la situación inicial de los elementos del Bsi. Apertura Reflejo en DIARIO de los asientos correspondientes a transacciones económicas documentadas. Reflejo en MAYOR de las modificaciones de elementos. Desarrollo Ajustes de la Cont. a la Realidad. Cálculo del Rdo. (cierre I y G). Cierre de A, P y N. Cierre MEMORIA G1 I1 N1 A1 LIBROS DIARIO Y MAYOR CICLO REPETITIVO EN CADA EJERCICIO CONTABLE P1 AJUSTES PREVIOS A PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Provisión Deudores Incobrables Ajustes / Provisión deudores Incobrables Provisión (Estimación) Deudores Incobrables Procedimiento que se genera a partir de la venta de servicios o productos a Crédito ya sea Documentado o Simple. Efectivamente se constituye un derecho de cobro que la Empresa espera hacer valer al vencimiento del plazo acordado. Los tipos de cuenta que generan este derecho son: 1. Clientes 2. Cuentas por Cobrar 3. Documentos por Cobrar 4. Deudores Varios La empresa al efectuar un cierre contable debe determinar en base a algún criterio un porcentaje de incobrabilidad estimada, es decir, determinar la cantidad de deudores que “estimo” tendré problemas para su cobranza. “Este Problema” va desde un retraso evidente o efectivo a la imposibilidad final de cobro por quiebra. Ajustes / Provisión deudores Incobrables Estado de antigüedad de saldos (Ej. vencidos hace 1 mes) Qué factores se deben considerar para realizar una Estimación de Incobrabilidad Informes de asesoría legal o de cobranzas externas sobre problemas para cobrar (ej. Cliente no ubicable) Correspondencia cursada con el cliente Informándole de deuda impaga y no respuesta de éste Comportamiento del cliente en relación con la empresa durante el tiempo. Ej. Cambio abrupto en sus cumplimientos de pago ¿Por qué es necesario hacer esta estimación de incobrabilidad al cierre de un período contable? Objetivos: • Reconocer la probable pérdida por ventas al crédito que no podré recuperar (deudores incobrables) • Por tanto, estaría reflejando el valor realizable estimado de las cuentas por cobrar (valor mas real para el usuario de la información contable) • Por último , ciertos principios contables sustentan esta operación Exposición y Prudencia Ajustes de Cierre 31/12/XXX0 Estimación Reconocer una Pérdida contable Resultados XXXX Se ven disminuidos por esta Estimación Evidencia definitiva de cuenta incobrable facturada año anterior (o mas antigua aún) XXX1 Se rebaja la cuenta de Activo (Derecho de cobrar) definitivamente Resultados xxx1 No se ven afectados Ajustes / Provisión deudores Incobrables Algunos métodos para la determinación de la estimación de cuentas incobrables (Provisión) Usualmente los métodos para determinar la estimación son: • Porcentaje sobre ventas al crédito • Porcentaje sobre saldo de cuentas por cobrar • Clasificación de cuentas por antigüedad de saldos • Método combinado Contabilización habitual Cuenta Tipo Variación Debe Deudores Incobrables Gasto + xxxxx Provisión Deudores Incobrables Contra cuenta Activo + Haber xxxxx Cómo se refleja en la Contabilidad la Provisión de incobrables Provisión para cuentas incobrables. Es una cuenta complementaria de activo (reguladora de valor), su saldo es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad existente por las deudas a cobrar a clientes a clientes. Se presenta rebajando el saldo pertinente de la cuenta de activo (Deudores por venta, Clientes, Documentos por cobrar, Deudores varios, etc,). Normalmente la cuenta de Activo una vez rebaja la estimación de Incobrabilidad se le agrega la palabra (Neto) (Egresos) Deudores incobrables - Gasto de cuentas de dudosa recuperabilidad (+) (Reg. Activo) Provisión Deudores incobrables Estimación de incobrabilidad del período. (-) (+) AULA Ltda. Balance al 31/12/20XX Activo M$ % Activo corriente .... Cuentas por cobrar 10.000 100 Menos: Previsión para incobrables (900) (9) Cuentas por cobrar neto 9.100 91 Este es el monto que se lee en un Balance AJUSTES PREVIOS A PRESENTACIÓN Cargos e Ingresos Diferidos Ajustes / Ingresos y Gastos Diferidos Cargos (Gastos) Diferidos: Son aquellos gastos cuya incidencia no recae totalmente sobre el ejercicio en que se ha efectuado el desembolso, sino cuando se efectúa el gasto. Por lo tanto diferirlo significa aplazar en el tiempo su ocurrencia hasta la fecha en que el servicio es usado efectivamente. Esto implica un “Ajuste” Del gasto, transfiriendo de gasto a Activo la parte no consumida o no usada. Esto tiene su explicación en el Principio Contable de realización, que indica que los Ingresos y gastos “son del período contable o ejercicio en que se generan independiente del flujo de pago asociado. Por lo tanto, la empresa perfectamente puede aun sin haber prestado cierto servicio, lo cobre; o que, sin haber recibido determinada prestación, la pague. En esos casos, la empresa cobra un ingreso no devengado y paga un gasto no devengado Ajustes / Ingresos y Gastos Diferidos Para el Caso de Cargos La cuentas que representan habitualmente este movimiento (para el caso de Gastos) se denominan: “Gastos anticipados“ y “Intereses pagados por anticipado” Como su nombre lo indica, se cancelan antes de ocurrir su vencimiento. arriendos anticipados, intereses anticipados, primas de seguros, etc. Los gastos anticipados constituyan un activo (circulante o corriente) que se irá transformando gradualmente en gasto o pérdida, pues es un derecho que aun no extingue. Para el caso de Abonos. La cuentas que representan habitualmente este movimiento (para el caso de Gastos) se denominan: “Ingresos Anticipados“ y “Intereses cobrados por anticipado” Como su nombre lo indica, se recaudan antes de ocurrir la prestación del servicio o venta del producto. Constituyen un pasivo (circulante o corriente) que se irá transformando gradualmente en Ingreso o Ganancia, pues es un obligación que aun no extingue. AJUSTES PREVIOS A PRESENTACIÓN Inventarios y Costo de Venta Inventario Final y Costo de Venta Método del Flujo de Período A este saldo se le conoce como el Disponible para la Venta. Se incorporan las Devoluciones de Clientes en la medida que dichas devoluciones sean por gustos o preferencia y que estén en condiciones de ser puestos nuevamente a la venta. Costo de Venta Inventario Inicial + Compras + Devolución de Clientes Ventas Devolución a Proveedores = Inventario Final. Inventario Final y Costo de Venta Problema al calcular los inventarios producto de que la Contabilidad entrega la información en términos de valores en pesos, y no en unidades físicas. 1. Riesgos de error o desconocimiento por la constante fluctuación de precio en el tiempo, de las unidades físicas adquiridas. ¿Cuál es el valor del Inventario a distintos precios de compra o producción? Tomando al ecuación anterior tendríamos: Salidas Costo venta = Inv. Inicial + Compras + Devol. Clientes – Inv. Final Inventario Final y Costo de Venta Consideraciones… Sabemos que al comparar el flujo de Ingreso generado por las ventas (flujo positivo) con el flujo de Salida generado por el costo de las existencias vendidas (flujo negativo), determina el Resultado del Período : Utilidad o Pérdida bruta (Margen Bruto). Por lo tanto, dependiendo del sistema de valorización de Inventarios y del Costo de Ventas, estamos afectando directamente el resultado. Esto de ha estudiado a través de lo que se denomina el Flujo de Costos, que en términos muy resumidos implica el resolver el problema de cómo valorizamos a las unidades físicas; tanto de inventario final como de costo de venta. Inventario Final y Costo de Venta Por lo tanto … El inventario puede ser presentado siguiendo los siguientes instructivos: 1. Métodos para la Contabilización y Control de Inventario: Periódico o de No-Permanencia Método Perpetuo o de Permanencia de inventarios 2. Bases de valoración de los inventarios. 3. Partidas a incluir en el costo de adquisición de los inventarios. 4. Supuestos de flujo de costos para valorizar los bienes vendidos y los inventarios. Inventario Final y Costo de Venta Método de Inventario Periódico (o método de No-Permanencia): 1. 2. 3. El control de inventario se hace periódicamente. Las Unidades están a su costo histórico (precio de compra) Ecuación de inventario que se usa para determinar el Costo de Venta: C.Vta ($) = Inv Inicial + Compras - Inv. Final Inventario Final y Costo de Venta Dado lo anterior, podemos resumir que en lo referido a este método de NoPermanencia, el resultado por las ventas en un período estará dado por las siguientes relaciones: 1.Si Abonos cuenta Mercadería> Cargos, la cuenta tendrá un saldo acreedor y por lo tanto el resultado será: Resultado = S. Acreedor + I. Final 2.Si Abonos cuenta Mercadería < Cargos, la cuenta tendrá un saldo deudor (número positivo) Resultado = - (S. Deudor) + I. Final 3.Si Abonos cuenta Mercadería = Cargos, la cuenta estará saldada Resultado = I. Final Inventario Final y Costo de Venta Método de Inventario Perpetuo (o método de Permanencia) 1. Sistema de registro (tarjetas de existencia) de manera que el costo de las unidades vendidas se contabiliza al momento de la venta o uso. Se tendrá en todo momento un control contable del inventario que la empresa mantiene en bodega. A este inventario se le denomina "inventario teórico”. 1. Este método considera los siguientes registros y cuentas básicas: Cuenta Momento de Compra Momento de Venta Tipo Var. Debe Haber Existencias Activo + xxxxx Crédito IVA Activo + xxxxx Caja, banco, Proveedor, etc. Pasivo + Caja, banco, Proveedor, etc Activo + Débito IVA Pasivo + xxxxx Ingreso por Venta Ingreso + xxxxx Costo de venta Gasto + Existencias Activo + xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx Inventario Final y Costo de Venta Así, el inventario Final será: IF = I.Ini. + Com – Dev.Com – Vtas + Dev.Vta Inventario Final y Costo de Venta Métodos de Asignación de Costos al Flujo de Existencias de la empresa en un Período. Existen métodos para asignar un costo de adquisición o de manufacturación al flujo de unidades físicas que se vende y como consecuencia, al stock de existencias que permanece en la empresa al término de un período: Métodos: 1. FIFO 2. LIFO 3. Promedio Ponderado Inventario Final y Costo de Venta P.E.P.S. ("primeras en entrar, primeras en salir") o método F.I.F.O. (First In First Out). El costo de las primeras unidades que se compraron (las más "antiguas" del inventario), se asignará como costo de las unidades que primero se vendan. Por tanto, el inventario existente irá quedando valorizado a los valores de las últimas compras. Inventario Final y Costo de Venta U.E.P.S. (“Ultimas en entrar, primeras en salir") o método L.I.F.O. (Last In First Out). El costo de las últimas unidades que se compraron (las más “nuevas" del inventario), se asignará como costo de las unidades que primero se vendan. Por tanto, el inventario existente irá quedando valorizado a los valores de las primeras compras (las compras más antiguas). Inventario Final y Costo de Venta Promedio Ponderado Se calcula el promedio ponderado del valor de las existencias y se reduce el inventario ocupando ese valor. Al ingresar nuevas unidades se modifica el Promedio. Las unidades en inventario se valorizan al último promedio ponderado calculado. Inventario Final y Costo de Venta Tips: 1. En un escenario de alza de precios, el método FIFO origina un menor costo de venta, mayor margen bruto y mayor valor de inventario final. 2. El método LIFO resulta en mayor costo de venta, menor margen bruto y menor valor del inventario final. El promedio se sitúa en una posición intermedia a ambos. Depreciación de los Bienes del Activo Fijo Depreciación del Activo Fijo (Inmovilizado) Bienes del Activo Fijo: Son aquellos bienes tangibles que adquiere una empresa para hacer uso constante de ellos, para ser empleados en la producción o en forma que ayude o contribuya en la explotación de la empresa. Ejemplo de estos bienes son: Terreno, Edificaciones, Bienes Raíces, Vehículos, Maquinarias, Equipos. Depreciación del Activo Fijo (Inmovilizado) Concepto de Depreciación (o Amortización del Inmovilizado) Su definición más común indica que es el reconocimiento contable de la perdida de valor del bien (traspaso de Activo a Gasto Operacional) producto del uso o desgaste a través de los años de servicio, obsolescencia técnica o tecnológica. la depreciación se relaciona con todas las fuerzas, tanto físicas como económicas, que terminan con la utilidad mercantil de un activo físico La depreciación corresponde a un hecho económico de ocurrencia continua e inevitable (en la medida que se posean bienes del Activo Fijo), por lo tanto, periódicamente se trasladará a resultado (gasto Operacional) cuotas de depreciación que representan la pérdida de valor de esos bienes del Activo fijo. Este reconocimiento contable se realiza mediante el proceso de distribuir el costo del activo varios períodos en una forma acertada y ordenada (Metodología de cálculo). Depreciación del Activo Fijo (Inmovilizado) Variables para el cálculo 1. El Costo del Activo corresponde al valor del bien según factura del proveedor mas todos aquellos gastos que han sido necesarios para que dicho bien este en condiciones de funcionamiento. Estos gastos incluyen los de financiamiento. 1. 2. 3. 4. COSTO DE UN ACTIVO FIJO Valor de adquisición $ Derechos, e impuestos irrecuperables (Internación) $ Gastos de: Traslado, Instalación y prueba Capacitaciones Intereses de Financiamiento devengados hasta el funcionamiento del bien $ COSTO DEL ACTIVO $ xxx xxx xxx xxx $ XXXX Depreciación del Activo Fijo (Inmovilizado) Variables para el cálculo 2. Valor Residual (Valor de Recupero) 1. El valor residual como su nombre indica es el valor del bien al finalizar su vida útil. 2. Normalmente la mayoría de bienes tienen un valor residual 3. El valor residual es el que tendría el bien al finalizar su vida útil y correspondería al monto estimado que se obtendría con la venta del activo como tal, en partes o convertido en chatarra. A este valor no se le aplica Depreciación (amortizar) puesto que es un valor que al final de su vida útil se obtiene por ejemplo, al venderlo. 4. Actualmente en la mayoría de los cálculos periódicos de depreciación no se le considera al inicio. Más bien en el último ejercicio o año de servicio del activo pues se puede establecer de mejor forma al término de la vida útil del activo (valor mas real y razonable) implicando un ajuste en el cálculo 5. Para efectos impositivos el valor residual se estima en un peso ($ 1) Depreciación del Activo Fijo (Inmovilizado) Variables para el cálculo 3. Vida Útil 1. Es una estimación respecto del período de tiempo en que el bien completará su desgaste o obsolescencia 2. La vida útil de los bienes abarca más de un ejercicio contable, por lo tanto (y teniendo presente el principio contable del devengo), se deberá distribuir, equitativamente, su costo entre los distintos períodos que se benefician con su utilización. 3. La vida útil para mejor reflejar la distribución del costo del activo en los diversos ejercicios que se benefician, se puede expresar en diversas formas (Kilómetros, Unidades Producidas, Años de Servicio). 4. Incluso en Chile existe una vida útil ACELERADA que se utiliza con fines de acelerar el gasto con fines tributarios. http://www.sii.cl/diccionario_tributario/dicc_d.htm Depreciación del Activo Fijo (Inmovilizado) Cálculo de la Depreciación e Inflación En períodos inflacionarios los activos fijos se corrigen monetariamente y luego se deprecian. (norma vigente que se derogara al comenzar a regir el sistema de contabilización en base a NIC Depreciación del Activo Fijo (Inmovilizado) Métodos de cálculo de la Depreciación I) Sistema de Línea Recta: Es el más utilizado y se asume que el desgaste es lineal a lo largo de la vida útil del bien. Las causas que la provocan tienen efectos continuos y homogéneos. Depreciación = Valor Libro - Valor Residual Años Vida Útil Valor Libro = Costo Histórico – Depreciación Acumulada II) Creciente por Suma de los años dígitos:. método establece que la cuota de un período es igual a la proporción del valor a depreciar que surge de relacionar la cantidad de los años que faltan depreciar con la suma de los números de 1 a n, siendo n el total de años estimados de vida útil. Es un método que conlleva mayores cargos de depreciación en los primeros años Depreciación = (Costo Histórico – Valor Residual) * 2 ( n – i) n ( n + 1) En que: n = Vida útil total; i = año. Depreciación del Activo Fijo (Inmovilizado) Métodos de cálculo de la Depreciación III) Doble Saldo Declinante: Se aplica el doble del porcentaje anual de la depreciación lineal sobre el valor libro del año correspondiente. Depreciación = 100 * n * Valor Libro 2 Nota: El año n se debe determinar por la diferencia que falta para dejar el valor residual. IV) Sistema de Unidades de Producción: Se posee una alta correlación entre las unidades de producción, ejemplo, un camión puede utilizar una depreciación por los kilómetros recorridos. Depreciación = (Costo Histórico - Valor Residual) * Cantidad de Producción Unidades de Producción Depreciación del Activo Fijo (Inmovilizado) Métodos de cálculo de la Depreciación V) Depreciación Acelerada (1/3 de Vida útil): Se posee un gran desgaste de los activos fijos y se toma un cargo mayor de depreciación que el que se obtendría a través del método de línea recta. Este es un método aceptado por la ley tributaria Chilena con algunas restricciones (indicaciones). Depreciación = Valor Libro - Valor Residual 1/3 de Vida Útil Depreciación del Activo Fijo (Inmovilizado) Depreciación y Reparaciones Reparaciones y Mantenciones regulares o menores. Las erogaciones por los servicios de mantenimiento, reparaciones y otros trabajos relacionados con gastos de funcionamiento normal, constituyen gastos del ejercicio en que se efectúan y por tanto no aumentan el valor del bien y tampoco involucra mayor depreciación Reparaciones y Mantenciones mayores o extraordinarias. Las reparaciones mayores, adiciones, mejoras u otras erogaciones que aumenten el valor del activo le prolonguen (restituyan) su vida útil se capitalizan, es decir, el valor de ellas se incorpora al costo del activo. Estas quedan sometidas a las reglas de corrección monetaria y depreciación a contar de la fecha en que se efectuaron.() Depreciación del Activo Fijo (Inmovilizado) Depreciación y retiros Al término de la vida útil, de una eventual venta o de siniestros o bajas se debe realizar el siguiente procedimiento. 1. Saldar las cuentas del activo respectivo para eliminar el valor de estos bienes de los registros contables ocupando como contracuenta la Depreciación Acumulada del bien. Al momento de retirar una máquina que haya terminado su vida útil, su costo corregido será igual al valor acumulado de la depreciación y su valor neto en libro será igual a uno. Depreciación del Activo Fijo (Inmovilizado) Activos No Depreciables Existen activos que por su naturaleza no sufren deterioro con uso y otros que adquieren mayor valor a través del paso de los años. Estos activos por su condición “no se deprecian”, tal es el caso por ej. de los Terrenos, Las Obras de Arte, Joyas, Mobiliario de Marca. Amortizaciones Concepto que se asocia a los ACTIVOS INTANGIBLES Definición*: Recursos obtenidos por un ente económico que, careciendo de naturaleza material, implican un derecho o privilegio oponible a terceros, distinto de los derivados de los otros activos, de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios períodos determinables, tales como patentes, marcas, derechos de autor, crédito mercantil, franquicias, así como los derechos derivados de bienes entregados en fiducia mercantil. Con el objetivo de reconocer la contribución en la generación de renta de la empresa que los activos intangibles hacen, deben ser amortizados, esto para cumplir con el principio de asociación según el cual a cada ingreso se le debe asociar su respectivo gasto. * Disponible en http://www.gerencie.com/amortizacion-de-activos-intangibles.html Amortizaciones Valor Inicial* El valor inicial de todos los activos intangibles es su costo de adquisición mas todos los gastos relacionados con la adquisición del intangible, tales como honorarios, gastos legales, costos asignados y cualquier otro costo identificable directamente con su adquisición, excepto el costo de financiamiento. La capitalización de los activos intangibles debe hacerse únicamente cuando hayan sido comprados o adquiridos en otra forma. En ningún caso se podrán activar los costos y gastos incurridos en el desarrollo interno de activos intangibles ni estimaciones de su valor económico. * Extraído de Boletín Técnico Nº55 del Colegio de Contadores, disponible en http://www.ayudacontador.cl/ayudacontador/boletines/boletin55.htm Amortizaciones Forma de Cálculo* Los activos intangibles deben ser amortizados linealmente, reconociéndolos como un gasto durante su vida útil, a menos que sea más apropiado otro método de amortización, atendiendo a la naturaleza o características del activo intangible de que se trate. El período de amortización no debe exceder el plazo en que se espera otorgarán beneficios, el cual está generalmente dado por el período de duración del contrato suscrito con el otorgante de la licencia, franquicia o similar. Si el plazo no se encuentra definido contractualmente, el período de amortización no deberá exceder de veinte (20) años, a partir de la fecha de adquisición. En ningún caso, el período de amortización podrá exceder los (40) años, aun cuando el plazo del contrato se extienda más allá de dicho período. Cuando se trate de explotación de recursos naturales, tales como concesiones mineras, derechos de agua y otros similares, el período máximo de amortización no deberá exceder de cuarenta (40) años, a partir de la fecha de inicio de la explotación. *IDEM