Tablas, formularios y expresiones en Access

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
Tablas, formularios y
expresiones en Access
Autor: Julián Casas
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Presentación del curso
Access es una base de datos relacional. En este curso dedicado a tablas y
formularios aprenderás las relaciones entre las tablas, la integridad referencial,
cómo introducir datos de varias tablas relacionadas a la vez, cómo usar la hoja de
datos para introducir información y modificar su apariencia para adecuarla a
nuestras necesidades.
Aprende además que Access nos proporciona herramientas para diseñar
formularios que nos permitirán introducir datos en nuestras tablas de una forma
mucho más fácil e intuitiva. Conoce cómo utilizarlas.
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1. Introducir datos en las tablas
Objetivos del capítulo 1, 2 y 3
• Las relaciones en Access.
•
Integridad referencial.
•
Modificar datos ya introducidos.
•
La vista de Diseño y de Hoja de datos.
En capítulos anteriores, hemos comentado que Access es una base de datos
relacional; en este capítulo descubriremos qué son las relaciones entre tablas y qué
nos aporta el hecho de que estén relacionadas.
Veremos los distintos tipos de relaciones y aprenderemos un concepto nuevo: la
integridad referencial.
También veremos cómo introducir datos de varias tablas relacionadas a la vez, cómo
usar la hoja de datos para introducir nuestra información y cómo modificar su
apariencia para adecuarla a nuestras necesidades.
Las relaciones entre las tablas
Antes de empezar a introducir datos en las tablas, vamos a crear las relaciones entre
las tablas que ya hemos creado en el capítulo anterior. Hay varios motivos para
hacerlo así:
ð Las relaciones facilitan la introducción de datos. Básicamente, si creamos las
relaciones entre las tablas, va a ser posible introducir datos de más de una tabla a la
vez. Por ejemplo, a la vez que damos de alta un curso, podemos incluir los alumnos
que van a recibir dicho curso.
ð En ocasiones, las relaciones obligan a que se introduzca un dato en la tabla. Por
ejemplo, es obligatorio introducir los campos clave de las tablas relacionadas.
ð Si introducimos los datos en las tablas sin crear las relaciones, es más que posible
que a la hora de crear dichas relaciones, tengamos problemas con algún dato
porque no cumpla las normas de dicha relación. Esto provoca un engorroso proceso
de depuración de las tablas, que podemos evitar definiéndolas ahora.
Ya vimos en el capítulo 1 que las relaciones entre tablas es la base de las tablas
relacionales, y nos permiten evitar la repetición de datos en las tablas.
Tipos de relaciones
Cuando se trabaja con bases de datos relacionales, se pueden dar distintas
situaciones a la hora de relacionar datos de dos tablas.
Por ejemplo, en nuestro caso práctico, vemos que hay dos tipos de relaciones
distintas:
ð Hemos asumido que un curso sólo lo imparte un profesor. Sin embargo, un mismo
profesor puede impartir varios cursos distintos. En estos casos, se habla de una
relación del tipo 1-a-muchos, ya que 1 profesor puede impartir muchos cursos.
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ð Sin embargo, vemos que un alumno puede asistir a varios cursos y que,
evidentemente, cada curso tiene varios alumnos. En este caso, la relación entre los
alumnos y los cursos es de muchos-a-muchos.
El término «muchos» aquí debe entenderse como posibilidad de que haya «más de
uno». Que un alumno concreto sólo reciba un curso, no implica que no pueda darse
que un alumno asista a varios cursos.
Nota
Hay un tipo especial de relación llamada de 1 - a - 1 que se usa muy poco. No la
veremos aquí.
Relaciones de 1 a muchos
Éste es el tipo de relaciones más normal en las bases de datos relacionales. Como
hemos dicho, un registro de una tabla (llamada tabla principal) tiene relación con
varios registros de la otra tabla (llamada tabla secundaria). Por ejemplo, un
profesor puede impartir varios cursos. Por tanto, la tabla principal sería la de
profesores y la secundaria la de cursos.
Crear relaciones en Access
Aunque en un principio el tema de las relaciones se muestra muy complicado de
entender, con un ejemplo como el nuestro estamos convencidos de que se aclararán
las dudas.
Vamos a definir la primera relación de nuestra base de datos. Lo haremos entre las
tablas Profesores y Cursos. Para definir las relaciones entre las tablas de una base
de datos realiza los siguientes pasos (asumimos que la base de datos está abierta en
Access):
1. Haz clic en la ficha Herramientasde bases de datos en la cinta de opciones y
observa el grupo de comandos Mostrar u ocultar.
2. Haz clic en el comando Relaciones de ese grupo. Aparecerá la ventana
Relacionesy, delante, el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece el cuadro Mostrar tab
Mostrar tabla, sólo tienes que hacer clic en el comando del mismo nombre de la
ficha Herramientas de relaciones de la cinta de opciones.
3. En el cuadro de diálogo, haz doble clic en cada una de las tablas que quieras
relacionar. Nuestro consejo (hazlo ahora) es que hagas doble clic en todas las tablas,
aunque no participen en la relación.
4. Al terminar, haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
5. Para crear una relación entre dos tablas, arrastra el nombre del campo que vas a
usar para la relación desde la tabla principal a la secundaria. Aparece el cuadro Modificar relac
Modificar relaciones.
6. Activa las casillas de verificación (Exigir integridad referencial, Actualizar en
cascada y Eliminar en cascada) de este cuadro (figura 4.1).
7. Haz clic en Aceptar.
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Figura 4.1. Cuadro Modificar relaciones con nuestra primera relación
Realiza estos pasos ahora para crear la relación entre las tablas Cursos y Profesores.
El campo que se utiliza para relacionarlas es el campo IdProfesor, que nos permite
identificar en cada curso al profesor que lo imparte. Recuerda que la tabla principal
en este caso es Profesores, ya que un profesor puede impartir varios cursos.
Cuando termines, verás la ventana Relacionescon la primera relación creada. La
figura 4.2 muestra todas las relaciones que vamos a crear en este capítulo. Observa
ahora la existente entre las tablas Cursos y Profesores.
Figura 4.2. Las relaciones en nuestra base de datos
Nota
La ventana Relacionesse utiliza como cualquier otra de Windows. Al terminar de
definir todas las relaciones, ciérrala usando el botón Cerrar.
Integridad referencial
En la secuencia de pasos para crear la relación anterior, ha aparecido el término integridad refer
integridad referencial. Este concepto de Access permite asegurarse de que no se
cometen errores a la hora de introducir datos en las tablas.
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En concreto, cada casilla tiene su misión:
ð Exigir integridad referencial. Esta casilla indica que no puede existir un campo
en la tabla secundaria que no exista también en la tabla principal. Por ejemplo, no
podremos introducir un profesor (campo IdProfesor) en la tabla Cursos que no
exista en la tabla Profesores.
ð Actualizar en cascada. Cuando se modifica un valor del campo relacionado en la
tabla principal, automáticamente dicho -valor se modificará también en todos los
registros de la tabla secun-daria en los que aparecezca. Por ejemplo, si cambiamos
el IdProfesor de uno de nuestros profesores, automáticamente se modificará en
todos los registros de la tabla Cursos en los que aparezca.
ð Eliminar en cascada. Si activas esta casilla, al eliminar un regis-tro de la tabla
principal, automáticamente se eliminarán todos los registros de la tabla secundaria
que estuvieran relacionados con él. Si eliminas un registro de un profesor concreto,
desaparecerán todos los registros de la tabla Curso en lo que estuviera dicho
profesor.
Consejo
Nuestro consejo es que siempre marques todas estas casillas y que no elimines
registros de las tablas a menos que sea imprescindible. Si no vas a contratar más a
un profesor, no hace falta eliminar su registro. Ocupa poco y se evita perder
información relevante.
Relaciones de muchos a muchos
Las relaciones de muchos a muchos se dan cuando varios registros de una tabla
pueden estar relacionados con varios registros de otra tabla (y viceversa).
Ya hemos visto un ejemplo, entre las tablas Alumnos y Cursos existe una relación de
este tipo, ya que un alumno puede asistir a varios cursos, mientras que en un curso
siempre hay varios alumnos.
El problema es que Access no contempla este tipo de relaciones. Por tanto, para
crearlas, hay que utilizar una tabla especial, llamada tabla intermedia, que permite
simular esta relación.
La figura 4.2 muestra las relaciones entre las tablas Alumnos y Cursos. Observa que
hemos utilizado la tabla AlumnosPorCurso para relacionar estas dos tablas.
Esta tabla la hemos creado desde cero (no hace falta usar Plantillas de tablas ni
Plantillas de campos) porque sólo contiene tres campos: uno autonumérico como
clave, otro para indicar el alumno y otro para indicar el curso del que se trata. La
figura 4.3 muestra su vista de diseño.
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Figura 4.3. Vista de diseño de la tabla intermedia
Por tanto, lo que hemos hecho para crear una relación de muchos-a-muchos en
Access es lo siguiente:
1. Hemos creado la tabla intermedia que va a relacionar las dos tablas principales.
2. Hemos creado una relación 1-a-muchos entre una de las tablas principales y la
tabla intermedia.
3. Hemos creado otra relación 1-a-muchos entre la otra tabla principal y la tabla
intermedia.
Modificar y eliminar relaciones
Las relaciones hay que pensarlas bien desde el principio. Sin embargo, es normal
que cometamos algún error al crearlas y sea necesario modificarlas o, incluso,
borrarlas.
Para llevar a cabo estas tareas, realiza los siguientes pasos:
1. En la ficha Herramientasde base de datos, haz clic en el comando Relaciones
para abrir la ventana del mismo nombre que contiene las relaciones existentes.
2. Si quieres eliminar una relación, haz clic sobre la línea que la representa para
seleccionarla y pulsa la tecla Supr. Access pedi-rá confirmación antes de borrarla.
3. Si quieres modificar una relación, haz doble clic sobre la línea que la representa y
volverás a ver el cuadro de diálogo Modificar relaciones (figura 4.1). Realiza los
cambios deseados (por ejemplo, activa o desactiva las casillas de la integridad
referencial) y haz clic en Aceptar.
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2. Introducir datos en la hoja de datos
Una vez definidas las relaciones y creadas las tablas de nuestro ejemplo, vamos a
empezar a introducir datos en las tablas de la base de datos. Vamos a utilizar para
ello la hoja de datos de las tablas, que, si recuerdas, era la ventana de las tablas
diseñada para introducir, modificar y ver los datos existentes en las tablas.
La figura 4.4 muestra un ejemplo de la hoja de datos de la tabla Profesores con
algunos datos en su interior. De hecho, éstos son los datos que vamos a introducir a
continuación para aprender a usar la hoja de datos. Observa que en la parte superior
de la figura aparecen los primeros campos de la tabla, mientras que en la parte
inferior se representan el resto. Hemos repetido los tres primeros campos de cada
registro para que los identifiques correctamente.
Figura 4.4. Ejemplo de la hoja de datos de la tabla Profesores
El primer paso que hay que seguir para introducir (o ver) datos en una tabla consiste
en abrir la hoja de datos de dicha tabla:
1. Abre la base de datos en la que se encuentre la tabla. Si ya la tienes abierta,
sitúate en panel de exploración.
2. Haz clic en el menú del panel y elige Tipos de de objeto, como categoría, y
Tablas, para filtrar por grupo y ver las tablas existentes en la base de datos.
3. Haz clic secundario con el ratón sobre la tabla que quieras abrir y haz clic en la
opción Abrir. (Si haces doble clic sobre una tabla, la abrirás directamente).
Abrir una tabla significa abrir la vista de la hoja de datos de la tabla. Como vimos en
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Abrir una tabla significa abrir la vista de la hoja de datos de la tabla. Como vimos en
el capítulo anterior, la otra vista de las tablas en la que hemos trabajado de sobra se
llama ventana de diseño y sirve para modificar la estructura de la tabla. Sigue ahora
estos pasos para abrir la tabla Profesores.
Una vez que se ha abierto la tabla, ya se puede comenzar a introducir los datos en
ella.
Si has utilizado alguna vez un programa de hoja de cálculo (como Excel) o has
usado tablas en un procesador de textos (como Word), las siguientes operaciones te
resultarán familiares.
En los siguientes apartados veremos cómo realizar las distintas funciones que se
pueden llevar a cabo con la hoja de datos.
Introducir datos en sí
Cuando se abre la ventana de la hoja de datos, Access sitúa el punto de inserción en
el primer campo del primer registro de la tabla.
Si la tabla está vacía, como es nuestro caso, la hoja de datos aparece vacía y el
punto de inserción parpadeando listo para empezar a escribir en la primera celda
del primer campo y registro.
Nota
Si el primer campo de la tabla es un campo autonumérico, Access no te dejará
introducir ningún valor, ya que este tipo de campos los rellena él automáticamente.
Para empezar a introducir datos en la hoja de datos de una tabla sólo hay que seguir
estos pasos:
1. Escribe el valor del primer campo del primer registro de la tabla. Si es un campo
autonumérico (como en nuestro ejemplo), pasa direc-tamente al siguiente paso.
2. Pulsa la tecla Tab para pasar al siguiente campo del registro.
3. Escribe el valor del siguiente campo.
4. Repite los pasos 2 y 3 tantas veces como campos tenga el registro de la tabla.
Al terminar de introducir los datos del primer registro de la tabla, te encontrarás en
el último campo de dicho registro, como muestra la figura 4.5. Para introducir los
datos del siguiente registro, sólo hay que volver a pulsar la tecla Tab y te situarás en
la primera celda del siguiente registro.
Figura 4.5. Datos del primer registro de la tabla Profesores
Prueba ahora a introducir todos los datos mostrados en la figura 4.4. Ten en cuenta
que cuando se abre una hoja de datos de una tabla, los registros se ordenan por el
campo clave de dicha tabla. En este ejemplo, como el campo clave es el código del
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profesor y es un campo autonumérico, los registros aparecerán en el mismo orden
que se hayan introducido. Sin embargo, si el campo clave es otro, el orden de
introducción no define el orden de los registros en el futuro.
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3. Hoja de datos en tablas relacionadas
Una vez que hemos introducido los datos de la tabla Profesores, es el momento de
que tú solo introduzcas los datos de otra de las tablas que hemos creado: la tabla
Cursos.
Sigue las instrucciones dadas en el apartado anterior para introducir información
sobre los tres cursos mostrados en la figura 4.6.
Figura 4.6. Datos de la tabla Cursos
En este caso, hemos utilizado la hoja de datos de la tabla Cursos para introducir los
tres primeros cursos, igual que hicimos con la hoja de datos de la tabla profesores.
Pero hay otra forma de introducir datos cuando las tablas están relacionadas. Cierra
ahora todas las ventanas de hojas de datos que estén abiertas y abre la vista hoja de
datos de la tabla Profesores. Observa que hay un signo más (+) a la izquierda de
cada registro. Pues bien, si haces clic en dicho signo, verás los datos de los cursos
impartidos por cada profesor (figura 4.7).
Figura 4.7. Ejemplo de datos de tablas relacionadas en la hoja de datos
Al igual que se han visto los datos introducidos, también se puede usar la hoja de
datos de este modo para introducir datos de más de una tabla a la vez. Por ejemplo,
en la figura 4.8 hemos introducido un nuevo profesor y, a la vez, un nuevo curso
que va a impartir dicho profesor.
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Figura 4.8. Introducir datos de dos tablas a la vez
De este modo, cada vez que aparezca un nuevo profesor, se pueden introducir sus
datos y los del curso que vaya a impartir sin necesidad de tener que ir abriendo y
cerrando varias hojas de datos. Además, es mucho más sencillo asignar un curso
nuevo al profesor que tener que introducir un nuevo curso en la tabla Cursos y
«averiguar» el código del profesor. Si no estás convencido, intenta ahora introducir
los datos de este curso de Internet y de este nuevo profesor cada uno en su hoja de
datos, y verás que tardas mucho más y es mucho menos intuitivo.
Cambiar el diseño de la hoja de datos
Ya hemos visto cómo usar la hoja de datos para introducir datos en las tablas. Sin
embargo, es habitual que se quiera modificar el contenido de las tablas una vez
creadas.
Hay muchas formas de hacerlo, dependiendo de la operación que se quiera llevar a
cabo. Los apartados que aparecen a continuación muestran los pasos que hay que
seguir en cada caso.
Modificar un dato ya introducido
Una vez que se han introducido los datos en una tabla, es normal que queramos
cambiar alguno de ellos. Hay muchos motivos, aunque lo más probable es que nos
hayamos equivocado (el apellido no es García sino Gracia) o simplemente haya
cambiado la información del registro (por ejemplo, un profesor ha cambiado de
teléfono o de dirección).
Para modificar los datos de una tabla, se utiliza la hoja de datos de la misma. La
forma más sencilla de modificar un dato consiste en seguir estos pasos:
1. Con el ratón, haz clic sobre el campo que quieras modificar. Observa que aparece
el punto de inserción en la posición que hayas hecho clic.
2. Utiliza las teclas del cursor y las teclas Retroceso y Supr para eliminar el dato
que esté mal.
3. Escribe el valor que quieras que tenga el dato.
Estos pasos son idénticos a los que se usan en cualquier aplicación de Windows y no
merecen mayor explicación. Sin embargo, sí es conveniente que conozcas la
diferencia entre seleccionar un campo con el ratón y con el teclado.
ð Al hacer clic en un campo con el ratón, verás que aparece el punto de inserción en
la posición en la que hayas hecho clic, pero no se selecciona el contenido del
campo. A este modo de trabajar se le llama modo Edición.
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campo. A este modo de trabajar se le llama modo Edición.
ð Si te desplazas por los campos utilizando la tecla Tab, verás que se selecciona el
contenido del campo completo. Esto provoca que si tecleas cualquier cosa cuando
un campo está seleccionado, su contenido se modifica completo. Este modo de
trabajo se llama modo Desplazamiento.
La tecla F2 permite pasar de tener un campo seleccionado a tener el punto de
inserción activo y viceversa. En otras palabras, puedes pasar del modo Edición al
modo Desplazamiento (y viceversa) utilizando la tecla F2.
Ordenar los registros por un campo distinto al clave
Como hemos dicho, la hoja de datos de una tabla aparece ordenada por el campo
clave de dicha tabla. Sin embargo, en muchas ocasiones, querrás ver la tabla
ordenada por un campo distinto. Por ejemplo, si quieres ver los profesores de una
población, puedes ordenar la tabla por el campo Ciudad y será más sencillo.
La forma de ordenar la vista de la tabla por un campo consta de dos pasos:
1. Haz clic en el campo por el que desees ordenar la vista de la tabla.
2. Haz clic en el comando Orden ascendente situado en la ficha Inicio de la cinta
de opciones.
Observa que hemos dicho dos veces que ordenas «la vista de la tabla», ya que
realmente la tabla en sí seguirá ordenada por su campo clave.
Si utilizas el botón Orden descendente en lugar de Orden ascendente, Access
ordenará la tabla de mayor a menor, en lugar de menor a mayor como lo hace
normalmente. Ten en cuenta que si un campo es de texto, la A se considera la
primera letra y la Z la última (en orden ascendente), mientras que en los campos
numéricos y de hora, se sigue el orden natural de los dígitos.
Nota
Cuando se realiza un cambio en la hoja de datos, al cerrar la ventana, Access te
pedirá confirmación para guardar los cambios realizados en el diseño de la misma.
Si guardas esos datos, la próxima vez que abras la tabla, la verás en el mismo
formato en que estaba al cerrarla. Por ejemplo, ordenada por un campo según los
dos pasos anteriores.
Modificar el ancho de una columna o el alto de una fila
Otro de los cambios que se pueden realizar en el diseño de la hoja de datos consiste
en aumentar o reducir el ancho de una columna. Es muy normal que no se vea el
contenido íntegro de todos los campos. Por ejemplo, si abres la hoja de datos de la
tabla Profesores, no verás completo el contenido de los campos Apellidos y
Dirección.
Para modificar el ancho de una columna, deberás seguir los pasos que aparecen a
continuación:
1. Sitúa el puntero del ratón a la derecha del título de la columna que se quiere
modificar hasta que adopte la forma de una doble flecha. Por ejemplo, para
aumentar el tamaño de la columna nombre, hay que situarlo entre el título Apellidos
y el título -Dirección (figura 4.8).
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2. Haz clic y, sin soltar, arrastra el puntero del ratón hacia la derecha o a la
izquierda según se quiera aumentar o disminuir el -ancho de la columna.
Consejo
Si se hace doble clic cuando el puntero del ratón tiene forma de doble flecha, Access
automáticamente asignará a la columna el ancho necesario para que se vea todo su
contenido, ya que lo adapta al contenido más largo que exista.
Igual que se modifica el ancho de las columnas, se puede cambiar la altura de las
filas. Sólo hay que situar el puntero del ratón entre dos registros de la tabla y
arrastrarlo hacia abajo. Eso sí, mientras que cada columna puede tener una anchura
distinta, todas las filas han de tener el mismo alto.
Cambiar el orden de las columnas
El orden en el que aparecen las columnas en la hoja de datos es idéntico al orden en
el que se crearon los campos.
Si compruebas la vista de diseño de las tablas y sus correspondientes hojas de
datos, verás que esto es así.
Sin embargo, también puedes cambiar el orden de las columnas realizando los
siguientes pasos:
1. Selecciona la columna que quieras mover de posición haciendo clic en su título
(como se indica en la figura 4.8).
2. Una vez seleccionada, vuelve a situar el puntero del ratón sobre el título de la
columna, haz clic y, sin soltar, arrastra la columna a la posición deseada.
Ocultar columnas
En ocasiones, querrás dejar de ver una columna o varias. Sólo tienes que seleccionar
la columna en cuestión y hacer clic con el botón derecho sobre ella; elige Ocultar
columna del menú emergente que aparece. Para hacer que vuelvan a verse, haz clic
igual sobre cualquier columna y elige Mostrar columnas...
Inmovilizar columnas
Si te fijas de nuevo en la figura 4.4, en ella se encuentran los datos de la tabla
Profesores divididos en dos partes. Para identificar perfectamente los registros de
los que se trata, se han repetido las columnas IdProfesor, Nombre y Apellidos. Pues
bien, esta operación se llamainmovilizar columnas, y consiste en indicar a Access
que muestre siempre el contenido de algunas columnas aunque usemos las barras
de desplazamiento para ver otras columnas alejadas de las primeras.
Para inmovilizar columnas:
1. Selecciona la columna que quieras inmovilizar.
2. Haz clic con el botón derecho en su encabezado y selecciona el comando
Inmovilizar columnas del menú contextual.
3. Repite los dos primeros pasos para todas las columnas que quieras inmovilizar.
Has de tener en cuenta que la primera columna que inmovilices se situará la primera
a la izquierda y así sucesivamente. Si tienes interés en que estén inmovilizadas en
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un orden determinado, tienes que seguir dicho orden a la hora de inmovilizarlas.
Si no quieres que las columnas sigan inmovilizadas, sólo has de ejecutar el
comando Liberar todas las columnas del menú contextual.
Cambiar la cuadrícula en sí
La ficha Hojade datos de las Opciones de Access (en el Botón Office), permite
modificar la apariencia de la hoja de datos en sí. La figura 4.9 muestra el cuadro de
diálogo Opciones de Access que aparece al seleccionar esta ficha.
En este cuadro, lo mejor que puedes hacer es seleccionar las distintas opciones y
probar su efecto. Puedes, por ejemplo, modificar el color de fondo, las líneas de la
cuadrícula o incluir relieve.
Figura 4.9. Ficha Hoja de datos de Opciones de Access
Cambiar la fuente de texto
El grupo de comandos Fuente de la ficha Inicio de la cinta de opciones también
permite modificar la fuente de texto que se utiliza para mostrar la información de
las tablas. La figura 4.10 muestra un ejemplo de fuente que, sin ser atractiva,
muestra las posibilidades de este comando. También se ha modificado el formato de
la cuadrícula y se ha aumentado el alto de la fila como vimos en apartados
anteriores.
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Figura 4.10. Hoja de datos con el formato modificado
Cambiar el nombre de una columna
Para terminar con las operaciones que se pueden realizar en la hoja de datos,
también se puede modificar el título de una columna. Recuerda que en las columnas
de las hojas de datos, aparece el valor que tuviera la propiedad Título del campo
correspondiente.
Pues bien, si quieres cambiarlo en una hoja de datos, sigue estos pasos:
1. Selecciona la columna a la que quieras cambiar el título.
2. Ejecuta el comando Cambiar nombre de la ficha Hojade datos de Herramientas
de tabla en la cinta de opciones. Observa que aparece el nombre resaltado.
3. Escribe el nuevo nombre que quieras asignar a la columna.
Ten en cuenta que si cambias el nombre de una columna, realmente estás
cambiando el nombre del campo en sí. Si pasas a la vista de diseño de la tabla, verás
que ha cambiado el nombre del campo y, además, ha desaparecido el valor que
tuviera la propiedad Título (si lo había).
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4. Formularios en Access
Objetivos del capítulo 4, 5 y 6
•
Crear formularios.
•
El Asistente para formularios.
•
Utilizar el formulario.
En capítulos anteriores hemos visto cómo introducir datos desde la hoja de datos;
Access nos proporciona herramientas para diseñar formularios que nos permitirán
introducir datos en nuestras tablas de una forma mucho más fácil e intuitiva.
En este capítulo aprenderemos a crear y utilizar formularios. También aprenderemos
a utilizar el Asistente para formularios y para formularios automáticos.
Los formularios de Access
Hemos visto en los capítulos anteriores cómo crear las tablas de una base de datos y
cómo rellenarlas utilizando la hoja de datos de las tablas.
Ahora vamos a ver los formularios, cuya misión principal es la de mostrar, introducir
y modificar dichos datos.
Observa la figura 5.1. En ella se muestra un formulario que permite conocer los
datos de un curso, incluidos los alumnos que intervienen en el mismo.
Figura 5.1. Un formulario con datos de varias tablas
Vamos a trabajar en este capítulo y en el siguiente para crear un formulario de este
tipo.
Crear un formulario usando el Asistente
Vamos a crear el primer formulario referente a los alumnos. Lo hacemos así para
veas que se pueden crear formularios de una única tabla (como éste) y de varias,
como veremos más adelante. Para crear un formulario usando el Asistente para
formularios de Access, realiza los siguientes pasos:
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ð En la cinta de opciones, haz clic en la ficha Crear. Observa el grupo de comandos Formulario
Formularios.
ð Haz clic en el comando Más formularios y luego en la opción Asistentepara
formularios para abrir la primera ventana del asistente.
ð Primero, selecciona la tabla de la que quieras crear un formulario en la lista
desplegable Tablas/Consultas. En el ejemplo, seleccio-na Alumnos.
ð
En la lista Camposdisponibles, selecciona cada uno de los campos que
quieras incluir en el formulario y haz clic en el botón > (figura 5.2). Si quieres añadir
todos los campos, haz clic en el botón >> (hazlo ahora para el ejemplo).
Figura 5.2. Primera ventana del Asistente
ð Tras seleccionar los campos, haz clic en el botón Siguiente para ver la segunda
ventana del Asistente. Selecciona el tipo de distribución del formulario. Haz clic en
todas las opciones y mira su apariencia en el cuadro de la izquierda. En el ejemplo,
hemos seleccionado En columnas.
ð Haz clic en Siguiente para ver la tercera ventana del Asistente. Selecciona el estilo
que quieras aplicar al formulario. Por ejemplo, prueba el estilo Oficina.
ð Tras hacer clic en Siguiente, verás la última ventana del Asistente. Escribe el título
del formulario (Formulario para alumnos) y haz clic en Finalizar.
La figura 5.3 muestra el resultado de crear nuestro primer formulario con el
Asistente para formularios de Access.
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Figura 5.3. Primer formulario de la tabla Alumnos
Observa que aparece vacío de contenidos, ya que en el capítulo anterior no
introdujimos ningún dato en la tabla Alumnos.
También hay que destacar que aparecen todos los campos de la tabla de alumnos y
que la etiqueta que aparece junto al campo coincide con la propiedad Título de
dichos campos y no con su nombre. Aquí es donde se empieza a ver la importancia
de las propiedades de los campos.
También notarás que hay etiquetas que no se ven enteras. En el capítulo siguiente
veremos cómo modificar un formulario y arreglar estos pequeños problemas.
Nota
Como ves en el punto 4 anterior, es posible crear un formulario de una tabla que no
muestre todos los campos de la misma. Por ejemplo, muchas veces se ignoran los
campos autonuméricos.
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5. Utilizar un formulario en Access
Una vez creado el formulario, vamos a ver cómo usarlo para introducir datos de las
tablas. Puede ocurrir que el formulario esté vacío (porque no se haya introducido
ningún registro en la tabla en la que se basa dicho formulario, como ocurre en
nuestro ejemplo de Alumnos) o que ya tenga datos, como veremos más adelante.
Para introducir nuevos datos, hay que seguir unos pasos similares a los vistos al
usar la hoja de datos de la tabla:
1. Escribe el dato del primer campo del nuevo registro.
2. Pulsa la tecla Tab para ir al segundo campo del registro.
3. Repite los pasos 2 y 3 hasta llegar al final del primer registro.
4. Cuando pulses la tecla Tab al final del primer registro, pasarás al primer campo
del registro nuevo.
También se pueden rellenar los campos utilizando el ratón. Sólo hay que hacer clic
dentro de cada control que representa a un campo e introducir su valor.
Por ejemplo, en nuestro formulario de Alumnos (figura 5.3), haz clic en el control
Nombre del primer registro del formulario y escribe el nombre del alumno:
Francisco. Vuelve a hacer clic en el campo Apellidos y escribe Lucas Cordero. Sigue
este método para el resto de campos.
Sin embargo, suele ser más cómodo usar la tecla Tab como se ha indicado en los
pasos anteriores y no tener que usar el ratón continuamente. Pulsa ahora Tab y
observa cómo se pasa al campo Dirección.
Rellena ahora los campos de los seis primeros alumnos siguiendo los datos de la
tabla 5.1.
Tabla 5.1. Datos de la tabla Alumnos
Nombre
Fecha
móvil
Apellidos
Dirección
Población Código Provincia Teléfono
postal
nacim.
Francisco Lucas
Avda. Juan
Badajoz
606606
17/04/69
Cordero
Carlos I, 11
06001 Badajoz
José
626626
Gómez
C/ Almen11/05/72
Gómez
dralejo, 2
Mérida
06800
Badajoz
Pedro
616616
Yuste
Cáceres
10002
Cáceres
616
Joaquín
636636
Suárez
Cáceres
10003
Cáceres
636
Av. Antonio
17/12/75
Luengo
Hurtado, 5
Paseo
17/11/74
Delgado
Cánovas, 2
20
606
626
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Sandra
Badajoz
Cristina
25/8/73
Gómez
C/ Zurbarán,
646 646646
1/12/72
Aranaz
23
Alonso
Franco
Badajoz 06002
Paseo Roma, Mérida
06800
Badajoz
606 000000
s/n
Moverse por un formulario
Para moverte por los registros de un formulario, utiliza los botones situados en la
parte inferior de la ventana del formulario. La figura 5.4 explica la función de cada
uno de esos botones.
Figura 5.4. Botones para desplazarse por los registros
Si además de ver los registros, quieres modificarlos, primero sitúate en el registro
en cuestión usando los botones de la figura 5.4 y, una vez en el registro, haz clic
con el ratón en el campo que quieras modificar.
Dentro de cada campo, las teclas funcionan igual que en la hoja de datos de las
tablas, incluidas las teclas Supr y Retroceso.
Consejo
Al igual que en la hoja de datos de la tabla, al mover la tecla Tabpara ir de un
campo a otro, seleccionas el contenido de los campos enteros (modo Desplazamiento
Desplazamiento). Si pulsas Supr o Retroceso, borrarás todo el registro. La tecla F2
te permite editar sólo parte del contenido de un campo.
Cerrar y abrir un formulario
Al terminar de trabajar con un formulario, sólo tienes que cerrarlo para haciendo
clic en el botón Cerrar de dicho formulario.
Tras cerrarlo, lo puedes volver a abrir en cualquier momento realizando estos dos
pasos:
1. En el panel de exploración, haz clic en el menú y elige la categoría Formularios
Formulariospara saber los formularios que hay creados en la base de datos.
2. Haz doble clic en el nombre del formulario, o clic secundario con el ratón para
elegir la opción Abrir.
Crear Formularios sin usar el asistente
Hemos querido que vieras primero cómo crear un formulario con el Asistente para
que sepas cómo controlar elementos del mismo, como el fondo o el efecto de
sombra de los campos.
Ahora que ya sabes hacerlo, vamos a ver cómo crear un formulario de un único
paso. Access crea los formularios de manera automática con sólo decirle de qué
tabla queremos crear el formulario.
Los pasos que tienes que seguir son:
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1. En panel de exploración, asegúrate de que muestra todos los objetos. Verás las
cuatro tablas creadas en el capítulo anterior.
2. Selecciona la tabla Alumnos y en la cinta de opciones, haz clic en la ficha Crear.
3. Ejecuta el comando Formulario.
Como hemos dicho, Access crea automáticamente un nuevo formulario. En nuestro
ejemplo, al usar la tabla Profesores, muestra el formulario de la figura 5.5. Observa
que en esta figura aparecen los datos del primer profesor que introdujimos en el
capítulo anterior. Recuerda que Access ordena los registros por el campo clave, y en
este caso este campo es autonumérico y, por tanto, se mantiene el orden de
introducción de los registros.
Figura 5.5. El nuevo formulario en modo de vista Presentación
Este formulario es muy parecido al creado antes, pero tiene tres diferencias que
merece la pena destacar:
ð El fondo y el estilo del formulario son distintos a los empleados en el ejemplo de
los alumnos. Access ha seleccionado las opciones por omisión.
ð El modo de vista es Presentación, uno nuevo modo que permite realizar cambios
en el diseño, pero no introducir datos. De hecho, tiene sus propias fichas nuevas en
la cinta de opciones, con comandos para añadir título al formulario, un logotipo o
cambiar el fondo y el estilo con el comando Autoformatos. Si quisieras comenzar a
trabajar ya con el formulario e introducir los datos, tendrías que cambiar a la vista
Formulario, con el comando Ver en la cinta de opciones o con el botón de la barra
de estado.
ð Como habíamos introducido datos en la tabla Profesores, el formulario muestra
los datos del primer registro. Esto significa que para introducir nuevos datos, hay
que usar el botón para crear un nuevo registro de la figura 5.4.
ð La diferencia más importante es que Access ha incluido en la parte inferior los
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datos de los cursos que ha impartido o va a impartir el profesor.
Por tanto, Access ha creado un formulario que contiene datos de dos tablas
distintas relacionadas entre sí. Por un lado, están los datos completos del profesor
y, por otro, los datos de los cursos que tiene asignados o ya ha impartido.
Ten en cuenta que Access lo ha hecho porque hemos definido las relaciones en el
capítulo anterior. De ahí la importancia de crear dichas relaciones cuanto antes, para
que el trabajo futuro sea mucho más sencillo.
Prueba ahora a crear un autoformulario con la tabla Alumnos y llámalo Formulario
automático para alumnos (figura 5.6). Observa que Access incluye también el
código del curso en la parte inferior, relacionando a los alumnos con los cursos que
han recibido (aunque esté vacío por ahora).
Figura 5.6. El formulario automático de la tabla Alumnos
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6. Usar un formulario de dos tablas
La figura 5.5 muestra el formulario de profesores con dos tablas: la tabla Profesores
y la tabla Cursos. Para llenar datos en este tipo de formularios, se hace igual que en
el caso de un formulario de una tabla (aunque como ya contiene datos, primero hay
que situarse en un registro nuevo): utiliza la tecla Tab para ir pasando de un campo
a otro hasta llegar al final del mismo.
Sin embargo, al llegar al último campo de un registro de profesores y pulsar Tab,
observa que el punto de inserción pasa al primer registro de la tabla Cursos
(concretamente al campo IdCurso, que es el que identifica al curso). Estos
formularios existentes dentro de un formulario mayor reciben el nombre de
subformularios (y al formulario mayor se le llama formulario principal).
Nota
En concreto, este subformulario funciona de manera idéntica a la hoja de datos y
por tanto no vamos a repetir cómo usarlo.
Introduce ahora los datos de un nuevo profesor con un curso, como muestra la
figura 5.7.
Figura 5.7. El formulario de dos tablas con un nuevo registro
Ya veremos cómo modificar los formularios en el siguiente capítulo de forma que se
vea todo el contenido del subformulario.
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Los datos usados son:
ð Nombre curso: Internet
ð Fecha de inicio: 4/11/09
ð Fecha de fin: 29/11/09
ð Hora de inicio: 5:00 pm
ð Hora de fin: 7:00 pm
ð Precio: 130,00 €
Formularios de varios elementos
Tanto el formulario de alumnos creado por nosotros como los formularios
automáticos son formularios del tipo «columna simple». Estos formularios se
caracterizan porque muestran cada registro de la tabla en un pantalla del formulario.
Al usar los botones para desplazarte de la figura 5.6 para pasar al siguiente
registro, éste aparece en una nueva ventana del formulario.
Access también dispone de otros tipos de formularios, entre los que destacan dos:
ð El formulario de hoja de datos. Es idéntico a una hoja de datos y hemos visto un
ejemplo en el subformulario de cursos de la figura 5.5.
ð El formulario de tablas. En estos formularios, los registros se muestran uno
encima del otro, de forma que en una misma pantalla se pueden ver varios registros
de la tabla.
Vamos a crear ahora un formulario de tablas para que veas cómo es:
1. En la panel de exploración, haz clic en el menú y elige la categoría Formularios.
Observa que en el espacio en blanco del panel aparecen los formularios ya creados.
2. Haz clic en la opción Másformularios y luego en la opción Asistente para
formularios para abrir la primera ventana del asistente.
3. Primero, selecciona la tabla de la que quieras crear un formulario en la lista
desplegable Tablas/Consultas. En el ejemplo, seleccio-na Cursos.
4. En la lista Camposdisponibles, selecciona cada uno de los campos que quieras
incluir en el formulario y haz clic en el botón > . Si quieres añadir todos los campos,
haz clic en el botón > > (hazlo ahora para el ejemplo).
5. En la segunda ventana del asistente, selecciona la opción Tabular y haz clic en
Siguiente.
6. Termina los pasos del asistente como ya vimos anteriormente al crear el
formulario de profesores. Nosotros hemos seleccionado el estilo Estándar y hemos
titulado el formulario Formulario para cursos.
La forma de introducir datos en los formularios tabulares es similar a la utilizada en
los formularios de columna simple, pero al crear un nuevo registro, éste aparecerá
debajo del anterior, y no en una nueva ventana.
La verdad es que el resultado obtenido con el Asistente para formularios tabulares
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La verdad es que el resultado obtenido con el Asistente para formularios tabulares
no es el mejor posible (figura 5.8). Como ves, las etiquetas no se ven completas.
Figura 5.8. El formulario tabular original
En el capítulo siguiente veremos cómo modificar los formularios para conseguir que
este formulario se vea correctamente.
Nota
Una vía más rápida de crear formularios tabulares es seleccionar la tabla en el panel
de exploración y, en la cinta de opciones, ficha Crear, ejecuta el comando Varios
elementos.
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7. Modificar formularios en Access
Objetivos del capítulo 7, 8 y 9
•
Introducir cambios en los formularios.
•
Vista de diseño del formulario.
•
Los controles.
En el capítulo 5 vimos cómo crear un formulario mediante el asistente, pero en
algunas ocasiones el resultado que nos ofrece no será del todo de nuestro agrado.
En este capítulo aprenderás a: modificar un formulario, identificar los controles,
realizar operaciones básicas sobre los controles, ver las propiedades e incluir nuevos
controles en el formulario.
También aprenderás a distinguir entre las vistas de Formulario, de Diseño y de
Presentación de formularios.
Modificar un formulario
En el capítulo 5 vimos cómo se crean los formularios. Ahora vamos a ver cómo
modificar un formulario que hayamos creado con el Asistente para formularios o
con el comando Formulario.
Cuando hablamos de modificar un formulario, nos referimos a cambiar el diseño del
formulario y no su contenido. Ya hemos visto cómo cambiar el contenido de las
tablas usando formularios y no lo vamos a repetir.
Hay muchos motivos para modificar un formulario, entre los que destacan los
siguientes:
ð Puede ser que el formulario creado con un asistente tenga problemas porque no
se vean bien los nombres de las etiquetas de los campos o el contenido de los
mismos. Esto ocurre con el formulario de la figura 6.1, que es el que obtuvimos al
usar el Asistente para formularios con la tabla Alumnos.
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Figura 6.1. Ejemplo del formulario creado con el asistente
ð También puede pasar que se quieran incluir nuevos elementos en un formulario,
como el logotipo de una empresa o un recuadro para destacar algunos campos del
formulario.
ð Finalmente, otro motivo típico es incluir elementos del formulario que permitan
realizar operaciones aritméticas, como sumar, restar o multiplicar.
Vamos a aprovechar el formulario de la figura 6.1 como ejemplo para aprender a
modificar formularios.
Al igual que ocurría con las tablas, hay varias vistas en las que se pueden ver los
formularios.
Las tres principales son:
ð La Vista Formulario. Esla que se utiliza para ver, introducir y modificar datos en
las tablas usando los formularios.
ð La Vista Presentación. Unavez creado el formulario, se muestra esta vista para
ajustar fácilmente su diseño. La ventaja es que se ven los datos reales del formulario
como referencia, y puedes reorganizar los controles y ajustar su tamaño.
ð La Vista Diseño se utiliza para modificar el diseño o apariencia de los formularios
al detalle. No muestra dato alguno, solo la cuadrícula de diseño puro y duro.
Como es evidente, necesitamos abrir la vista de diseño de nuestro formulario de
ejemplo para modificarlo. Para abrir esta vista, sigue estos pasos:
ð Selecciona el formulario que quieres modificar.
ð En la cinta de opciones, haz clic en el comando Ver en la ficha Inicio o en la ficha
Diseño de Herramientas de... y elige el modo Vista Diseño.
ð Otra opción es hacer clic en el botón de vista correspondiente en la barra de
estado.
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estado.
La figura 6.2 nos muestra la vista de diseño del formulario Formulario para
alumnos.
Vista de diseño de formularios
Ya hemos visto cómo llegar a la ventana de diseño de un formulario, tanto desde la
ventana de la base de datos como desde la ventana de presentación de dicho
formulario. Una vez en ella (figura 6.2), verás que esta ventana tiene los siguientes
elementos principales:
ð El Herramientas de controles. Este grupo de comandos sirve para crear nuevos
controles y para seleccionar los ya existentes.
ð La Lista de campos. Muestra los campos de la tabla en la que está basado el
formulario. Si no aparece por defecto, pulsa en el comando Agregar campos
existentes en la cinta de opciones.
ð Las secciones. La vista de diseño de los formularios y de los informes están
divididas en secciones. Las veremos en el capítulo de informes, ya que tienen mucha
más importancia a la hora de imprimir (objetivo de los informes) que cuando se
trabaja en pantalla.
ð Los controles. Son los elementos principales de los formularios (e informes), los
objetos que lo forman. Cuando Access crea de forma automática el formulario, los
agrupa en diseños. Un diseño, indicado por una cuadrícula anaranjada en torno a los
controles, ayuda a alinear los controles.
Tipos de controles
Como hemos indicado, los elementos más importantes de esta vista de diseño son
los controles. Hay varias formas de clasificar los controles de los formularios, según
su origen o según el elemento de Windows que lo representa.
Según el origen de un control, hay tres tipos principales de controles:
ð
Los controles dependientes. Son controles que tienen relación directa con los
valores de los campos. De hecho, muestran dichos valores. Por ejemplo, en la figura
6.2, el control CódPostal muestra el contenido del campo del mismo nombre de la
tabla Alumnos. Por tanto, se dice que es un control «dependiente» del contenido de
dicho campo.
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Figura 6.2. Ventana de diseño
ð Los controles independientes son los que no tienen relación con los valores de los
campos. Por ejemplo, las etiquetas que aparecen junto a los controles de los campos
no son dependientes de ningún campo, ya que su valor no se almacena en ningún
campo de la tabla.
ð Los controles calculados. Son los controles cuyo valor se obtie-ne de alguna
operación aritmética realizada con otros controles. Por ejemplo, se puede crear un
control que calcule la edad de un alumno basándose en la fecha de nacimiento.
Además de por su origen, los campos también se pueden clasificar por el elemento
de Windows que los representa. En la figura 6.2 sólo hay dos tipos de controles:
ð Los campos están representados por controles del tipo cuadro de texto que
contienen el valor de estos campos.
ð A su lado, aparece un texto explicativo que es un control del tipo etiqueta. Estos
controles muestran el valor de la propiedad Títulode los campos correspondientes.
En el grupo de comandos Controles puedes ver los otros tipos de controles que
pueden existir en un formulario, en la tabla 6.1 resumimos los más importantes.
Tabla 6.1. Tipos de controles según el elemento que los representa
Tipo de control
Uso
Etiqueta
Aparece una eticampo.
Se utilizan para incluir textos explicativos.
queta por cada control que representa un
Cuadro de texto
para modifiutilizado por
Se usan para mostrar los datos de los campos y
carlos, si así se desea. Es el tipo de control
omisión para representar a la mayoría de los campos
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(excepto
a los del tipo Sí/No).
Botón de alternar
valores
Se usan para representar campos que contienen
excluyentes o valores de tipo Sí/No.
Casilla de verificación
Igual que el anterior, pero más común.
Cuadro combinado
un campo
Estos controles muestran los posibles valores de
en forma de lista desplegable.
Cuadro de lista
necesidad
Igual que el anterior, pero la lista se muestra sin
de desplegar ningún cuadro.
Botón de comando
él. En
de
Sirve para ejecutar instrucciones al hacer clic sobre
los formularios están muy ligados al uso de macros y
módulos.
Imagen
almace-
Los controles de tipo Imagen están pensados para
nar imágenes gráficas en los formularios, como logotipos o
fotografías.
Objeto independiente
creados
Access.
Objeto dependiente
contenido
datos.
Subformularios
formulario
capítulo 5
Subinformes
un
Los objetos independientes representan elementos
con otras aplicaciones informáticas distintas de
También lo veremos al tratar los objetos.
Los objetos dependientes son elementos cuyo
está vinculado con archivos externos a las bases de
Estos controles especiales permiten incluir un
dentro de otro. Ya vimos un par de ejemplos en el
al crear nuestros primeros formularios.
Estos controles permiten incluir un informe dentro de
formulario. Es muy parecido a incluir un formulario dentro
de otro.
Tabla 6.1. Tipos de controles según el elemento que los representa
(continuación)
Tipo de control
Línea
como eleRectángulo
elemento
Uso
Este tipo de control permite incluir líneas rectas
mentos decorativos en los formularios.
Este control permite incluir un rectángulo como
decorativo dentro de un formulario.
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8. Operaciones con controles
A la hora de modificar un formulario, lo más normal es realizar cambios en los
controles. En los siguientes apartados vamos a ver las operaciones principales que
se pueden llevar a cabo con estos elementos básicos de los formularios.
Seleccionar controles
La primera operación que vamos a ver para modificar un formulario consiste en
seleccionar los controles. Como es normal, antes de poder realizar ninguna
operación con un control (como eliminarlo o cambiarle el tamaño), es imprescindible
indicar a Access a qué control queremos aplicar dichos cambios. La operación de
selección de un control cumple con esta función.
Para seleccionar un control, sólo hay que seguir dos pasos:
1. Asegúrate de que está activa la herramienta Seleccionar del grupo de comandos
Controles (es la de la flecha blanca). Si no lo está, haz clic sobre ella.
2. Haz clic sobre el control que desees seleccionar.
Se sabe que un control está seleccionado porque aparecen unos puntos a su
alrededor que se llaman selectores. Si lo que aparece es un borde anaranjado,
entonces has seleccionado un diseño, conteniendo a varios controles. Los diseños
también tienen sus selectores. En la figura 6.2 hemos seleccionado el diseño Nombre
Nombre.
Una vez que el control está seleccionado, podrás llevar a cabo la operación que
quieras. Sin embargo, si quieres llevar a cabo la misma operación con varios
controles a la vez, es mucho mejor agruparlos en diseños antes de utilizar el
comando correspondiente.
Si quieres quitar de un diseño uno o varios controles para seleccionar luego cada
control independientemente, sigue estos pasos:
1. Haz clic en el primer control que quieras seleccionar.
2. Mantén pulsada la tecla Mayúsy, sin soltarla, haz clic en el resto de controles.
3. En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de control, haz clic en Quitar.
Consejo
Si vas a sacar bastantes controles de un diseño, este dejará de tener sentido y es
mejor quitarlo por completo; para eso selecciónalo entero con un clic en el cuadro
selector de diseños situado en la parte superior izquierda del diseño. Ya puedes
ejecutar Quitar.
Operaciones básicas
Una vez seleccionado un control, puedes realizar con él todas las operaciones que
desees: moverlo, borrarlo, cambiarle el tamaño, etcétera. Algunas son muy sencillas
y las podemos explicar en un párrafo:
ð Para borrar un control, selecciónalo y pulsa la tecla Supr(o selecciona el comando Eliminar
Eliminar del menú contextual si haces clic secundario).
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Otras de las operaciones básicas que se pueden llevar a cabo con los controles
consisten en usar los comandos Copiar, Cortar y Pegar en el grupo Portapapeles
de la ficha Inicio, al igual que en cualquier otra aplicación de Windows:
1. Selecciona el control que quieras copiar (o cortar).
2. Ejecuta el comando Copiar (o Cortar) en la cinta de opciones.
3. Haz clic en la zona del formulario en la que quieras situar el control.
4. Selecciona el comando Pegar del grupo Portapapeles.
Si utilizas Copiar, lograrás un duplicado del control, mientras que el comando Cortar
Cortar sirve para «mover» un control de una parte a otra del formulario. El uso de
los comandos Copiar, Cortar y Pegar es útil cuando se quiere mover un control de
una sección a otra del formulario. Recuerda que las secciones las veremos con
detenimiento al tratar los informes.
Figura 6.3. Selección de varios controles a la vez
Mover un control
Si quieres mover un control de una posición a otra dentro de la misma sección del
formulario, no tienes que usar los comandos Cortar y Pegar. Es mucho más rápido
moverlo de posición directamente con el ratón siguiendo estos pasos:
1. Selecciona el control que quieras mover. Recuerda que aparecen los selectores a
su alrededor para indicar que realmente se -encuentra seleccionado.
2. Una vez que esté seleccionado, sitúa el puntero del ratón en la línea que aparece
alrededor del control. Sitúalo en cualquier punto de dicha línea menos en los
selectores.
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3. Cuando el puntero se convierta en un icono con cuatro flechas, haz clic y
arrastra el ratón hasta la posición en la que desees situar el control.
Nota
Recuerda que si seleccionas varios controles en el paso 1, puedes moverlos todos a
la vez.
Ten en cuenta que en los controles dependientes, las etiquetas están adosadas a los
controles. Por tanto, si mueves un control, moverás su etiqueta con él. Esto es útil
en la mayoría de las ocasiones, ya que querrás que la etiqueta esté siempre cerca del
control al que está adosada.
Si por algún motivo (y en nuestro ejemplo veremos alguno) quieres mover sólo el
control, sigue estos pasos:
1. Selecciona el control haciendo clic sobre él.
2. Sitúa el puntero del ratón en la esquina superior izquierda de dicho control (justo
en el recuadro negro grande).
3. Cuando el puntero del ratón se convierta en un icono con cuatro flechas, haz clic
y arrastra para mover sólo el control hasta la nueva posición.
Si lo que quieres es mover sólo la etiqueta, haz clic sobre la etiqueta para
seleccio-narla (no selecciones el control) y utiliza la misma técnica: sitúa el puntero
del ratón en la esquina superior izquierda y arrastra el ratón cuando se convierta en
icono con cuatro flechas.
Nota
Si mueves un control más allá del tamaño del formulario, éste aumenta su tamaño
automáticamente para que quepa el control completo. Es una forma sencilla de
aumentar el tamaño del formulario.
Cambiar el tamaño de un control
Para cambiar el tamaño de un control se utilizan los selectores. Por eso se decía en
el apartado anterior que para mover un control no se pueden arrastrar estos
selectores, ya que en lugar de moverlo le cambiarías el tamaño.
Los pasos que aparecen a continuación indican cómo modificar el tamaño de un
control:
1. Selecciona el control al que quieras cambiar el tamaño.
2. Sitúa el puntero del ratón sobre uno de los selectores del control (excepto el de
arriba a la izquierda que ya sabemos que sirve para moverlo).
3. Cuando el puntero del ratón se convierta en una doble flecha, pulsa el ratón y
arrástralo sin soltarlo.
Dependiendo del selector usado, podrás modificar la altura o la anchura del control
(o las dos a la vez).
La figura 6.4 muestra la utilidad de cada selector de un control seleccionado. Así, si
utilizas los selectores de las esquinas, modificas a la vez el alto y el ancho del
control.
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Figura 6.4. Dependiendo del selector usado, varía la operación realizada
Igualar tamaños
Con las técnicas para modificar el tamaño vistas en el apartado anterior, puede
ocurrir que varios controles que desees que tengan el mismo tamaño terminen
siendo más altos o más anchos unos que otros.
Buscando la mejor apariencia posible, Access proporciona una serie de comandos en
la ficha Organizar de Herramientas de diseño de formulario pensados para
igualar el tamaño de varios controles entre sí.
Los siguientes pasos muestran cómo usar estos comandos:
1. Selecciona los controles que quieras que tengan la misma altura (o anchura).
2. Observa el grupo de comandos Tamaño,de la ficha Organizaren la cinta de
opciones.
3. Selecciona el comando correspondiente según lo que quieras conseguir: Ajustar
al más alto, Ajustar al más corto, Ajustar al más ancho, Ajustar al más
estrecho, Ajustar a la cuadrícula o Ajustar al contenido.
Alinear los controles
Del mismo modo que puedes igualar el tamaño de los controles, también puedes
alinearlos vertical u horizontalmente. Los pasos son similares a los vistos en el
apartado anterior:
1. Selecciona los controles que quieras alinear.
2. Observa el grupo de comandos Alineación de controles, de la ficha Organizar
Organizaren la cinta de opciones (figura 6.5).
3. Selecciona el comando correspondiente según lo que quieras conseguir: A la
cuadrícula (alinearlos a la cuadrícula de diseño), Izquierda (alinearlos según sus
lados izquierdos), Derecha (alinearlos a la derecha), Arriba (alinearlos verticalmente
por la parte superior) o Abajo (alinearlos verticalmente por la parte inferior).
Además, en el grupo de comandos Posición, de la ficha Organizarde Herramientas
de diseño de formulario puedes controlar la separación entre los controles.
35
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
Figura 6.5. El submenú Alinear permite alienar controles vertical y horizontalmente
Cambiar el contenido de una etiqueta
Como última modificación, por ahora, del contenido de un formulario, vamos a ver
la forma de cambiar el contenido de una etiqueta.
Ya hemos comentado en varias ocasiones a lo largo del libro que las etiquetas de
estos controles muestran el contenido de la propiedad Títulode los campos
correspondientes.
Si se quiere modificar el contenido de una etiqueta, sólo hay que seguir estos pasos:
1. Haz clic en la etiqueta para seleccionarla.
2. Una vez que esté seleccionada, vuelve a hacer clic dentro de la etiqueta (o pulsa
la tecla F2) para que aparezca el punto de inserción en el texto de la etiqueta.
3. Cuando termines de cambiar el texto de la etiqueta, pulsa Intro.
Un poco de práctica
Ahora que ya sabemos cómo modificar un formulario, vamos a usar todo lo
aprendido para lograr que nuestro formulario de la figura 6.1 se parezca al
mostrado en la figura 6.6, que sin duda tiene mejor apariencia.
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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
Figura 6.6. El formulario modificado
Los cambios que hemos realizado son:
ð Se han cambiado las etiquetas de los controles llamados EdoOProv e IdAlumno,
para poner, respectivamente, Provincia e Id. alumno.
ð Se ha reducido el tamaño del control IdAlumno, ya que al ser autonumérico no
tiene que ser muy grande.
ð Se ha aumentado el tamaño del control Dirección, ya que en la figura 6.1 se ve
que no caben las direcciones si son un poco largas. Lo mismo se ha hecho con el
campo Apellidos.
ð Se ha aumentado el tamaño de la etiqueta Fechanacimiento con el fin de que se
pueda leer completa. Para hacerlo, hemos creado un diseño apilado junto con los
controles de Nombre, Apellidos, IdAlumno (seleccionas estos controles con sus
etiquetas y ejecutas Apilado en el grupo de comandos Diseño de controles). Así
hemos controlado además la separación entre ellos.
ð Se han movido muchos de los controles, de forma que el primer campo sea el
identificador del alumno.
ð También se han movido los controles para «agrupar» los datos del alumno en
distintos bloques con diseños apilados:
ð Los datos básicos, como el identificador, el nombre y los apellidos. Se ha incluido
la fecha de nacimiento, pero se podía haber dejado en cualquier otra posición.
ð Por otra parte se han agrupado los datos de la dirección, con el código postal, la
población y la provincia.
ð Los teléfonos también se encuentran unos junto a otros.
37
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ð Por último, el control Notas queda inde-pen-diente.
ð Finalmente, se han usado los comandos del grupo Diseño de controles para
aseguranos de que todos los controles están alineados entre sí.
Cambiar el orden de la tecla Tab
Vimos en el capítulo 5 que para rellenar datos en un formulario lo más cómodo era
usar la tecla Tab para moverse de unos campos a otros de dicho formulario. Por
omisión, Access va moviendo el punto de inserción de unos campos a otros de
manera lógica: desde el primer control hacia abajo hasta llegar al último.
Sin embargo, cuando se utilizan las técnicas vistas aquí para mover controles en un
formulario, Access mantiene el orden de los controles como estuvieran en el
formulario original.
Por tanto, si ahora intentas usar la tecla Tab para moverte por el formulario, es fácil
que te pierdas, ya que pasarás de unos controles a otros sin mucho sentido.
Los siguientes pasos indican cómo definir el orden de los controles cuando se pulsa
la tecla Tab:
1. Si es necesario, abre la vista de diseño del formulario.
2. Ejecuta el comando Orden de tabulación del del grupo Diseño de controles
para abrir el cuadro de diálogo de la figura 6.7.
38
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
Figura 6.7. Cuadro de diálogo Orden de tabulación
3. Seleccióna Detalle si es necesario en el cuadro Sección. Recuer-da que veremos
las secciones al tratar los informes. En la lista Ordenpersonalizado, aparece el
orden en el que la tecla Tab se desplaza en este momento.
4. Para mover un control de posición en el orden de tabulación, primero has de
seleccionarlo haciendo clic en el botón gris que hay a su izquierda.
5. Una vez seleccionado, vuelve a hacer clic en dicho botón y, sin soltar, arrastra el
control hacia arriba o hacia abajo para indicar su posición en el orden de tabulación.
6. Cuando termines de ordenar todos los controles, haz clic en el botón Aceptar.
Nota
El botón Orden automático organiza los controles automáticamente de arriba hacia
abajo. No nos sirve en el ejemplo, ya que nosotros queremos que el tabulador se
desplace por los grupos que hemos creado.
La figura 6.7 muestra el orden de tabulación idóneo para el formulario de ejemplo.
Formato de los controles
Además de las operaciones vistas hasta ahora para modificar los controles de un
39
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formulario, Access incluye una buena cantidad de opciones para modificar la
apariencia de dichos controles.
De hecho, cuando seleccionas un control, observa que se activa el grupo de
comandos Fuente (figura 6.8). Este grupo es similar al existente en otras
aplicaciones, como Word y Excel, y sirve para cambiar el formato de un control de
manera rápida.
Figura 6.8. Barra de herramientas Formato
La tabla 6.2 explica brevemente cada comando del grupo, pero la mejor forma de
ver su función es seleccionar uno o varios controles e ir probando el resultado
obtenido al seleccionar estos botones.
Tabla 6.2. Botones del grupo de comandos Fuente
Botón
Descripción
Fuente
control o contro-
Permite cambiar la fuente de texto del
les seleccionados.
Tamaño de fuente
control o con-
Permite modificar el tamaño del texto del
troles seleccionados.
Negrita
controles
Permite resaltar en negrita el texto de los
seleccionados.
Cursiva
controles
Permite resaltar en cursiva el texto de los
seleccionados.
Subrayado
seleccionados.
Permite subrayar el texto de los controles
Alinear a la izquierda
Permite alinear a la izquierda el texto de los
controles
seleccionados.
Tabla 6.2. Botones del grupo de comandos Fuente (continuación)
Botón
Centrar
seleccionados.
Descripción
Permite centrar el texto de los controles
Alinear a la derecha
Permite alinear a la derecha el texto de los
controles
seleccionados.
Color de fondo o de relleno
Permite cambiar el color de fondo de los
controles
seleccionados.
40
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Color de fuente o
Permite cambiar el color del texto de los
controles
de primer plano seleccionados.
Color de fondo o de relleno
controles
alternativo
Copiar formato
formato de un
Permite cambiar el color del borde de los
seleccionados.
Permite traspasar las características de
control o valor a otro.
Formato condicional
Permite cambiar la apariencia de los controles o su
valor
en función de una o varias condiciones. Por ejemplo,
mostrar los valores monetarios en rojo si son negativos.
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9. Propiedades de los controles en Access
Al crear las tablas de nuestro ejemplo en el capítulo 3, vimos brevemente que los
campos tenían propiedades que definían su forma de actuar o de mostrarse. En el
caso de los controles de los formularios, las propiedades también son muy
importantes, ya que permiten definir, por ejemplo, la manera en que se tiene que
comportar el control o su apariencia física.
Las propiedades de los controles se pueden ver y cambiar usando el cuadro de
propiedades de cada control. Para ver este cuadro, sólo tienes que hacer doble clic
sobre un control.
Si no eres capaz de abrir el cuadro de propiedades de este modo, realiza los dos
pasos siguientes:
1. Selecciona el control haciendo clic sobre él.
2. Haz clic en Hoja de propiedades en la ficha Diseño.
La figura 6.9 muestra el cuadro de propiedades del control Nombre de nuestro
formulario de ejemplo.
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Figura 6.9. Cuadro de propiedades del control Nombre
Observa que este cuadro presenta cinco pestañas distintas:
ð La pestaña Formato muestra las propiedades que afectan a la apariencia del
control. De hecho, cada vez que se usa un botón del grupo de comandos Fuente
para cambiar el formato de un control (como el color del texto o el tamaño del
borde), realmente se está modificando una propiedad de formato de dicho control.
Algunas de las propiedades de Formato las vimos al tratar las propiedades de los
campos de las tablas (como Lugares decimales o Formato).
Nota
Ten en cuenta que en los controles dependientes, el control «hereda» las
propiedades de datos y de formato del campo correspondiente. Así, si se ha
definido una máscara de entrada de un campo, se utilizará la misma máscara en el
control correspondiente.
ð La pestaña Datos es, sin duda, la más importante, ya que define los datos que
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representa el control. Has de tener en cuenta que sólo los controles dependientes y
calculados tienen propiedades en esta categoría. Las propiedades de esta categoría
son similares a las vistas en los campos de las tablas, excepto la propiedad Origen
del control, que define de dónde se obtiene el contenido del control. Si es un
control dependiente, aparecerá el nombre del campo que representa; si es un
control calculado, aparecerá la fórmula de su cálculo.
ð La pestaña Eventos está íntimamente ligada al uso de macros y módulos, y la
veremos al estudiar las macros más adelante.
ð La pestaña Otras contiene un conjunto de propiedades que no pueden clasificarse
en ninguna de las categorías anteriores. No suelen usarse, pero no está de más que
les eches un vistazo.
ð Finalmente, la pestaña Todas muestra todas las propiedades del control (figura
6.9) sin clasificar por su categoría.
Te recomendamos que eches un vistazo a las propiedades de formato y de datos de
un control de nuestro formulario de ejemplo. Los siguientes pasos te muestran
cómo obtener información sobre una propiedad concreta:
1. Haz clic dentro de la propiedad sobre la que desees obtener alguna información.
2. Pulsa la tecla F1 para que Access muestre la ayuda sobre dicha propiedad.
Añadir controles
Para terminar con los controles, hay una operación muy importante que queda por
ver: añadir nuevos controles a un formulario. Para hacerlo, se emplea el grupo de
comandos Controles de la vista de diseño. Este grupo de comandos contiene los
siguientes botones:
ð Seleccionar objetos. Sirve para seleccionar objetos. Ya sabemos que para
seleccionar un control, basta con hacer clic -sobre dicho control. Pues bien, si
quieres seleccionar objetos, te tienes que asegurar de que este botón está activo
(presionado) antes de hacer clic sobre cualquier objeto.
ð Utilizar asistente para controles. Este botón activa o desactiva los asistentes
para controles. Estos asistentes entran en acción cuando se crea un control de un
tipo determinado (como los cuadros de lista). Veremos uno de estos asistentes más
adelante, al crear un formulario de varias tablas desde cero. Nuestro consejo es que
actives este botón, ya que los asistentes para crear controles suelen estar muy bien
diseñados.
ð El resto de botones sirven para crear controles del tipo que indica su nombre.
Estos controles los vimos en la tabla 6.1.
A la hora de crear un control, es esencial distinguir entre los controles
dependientes, los independientes y los calculados. Para crear un nuevo control
dependiente, sigue estos pasos:
ð Asegúrate de tener en pantalla la ficha Diseño con el grupo Controles y la Lista
de campos. Si no es así, haz clic en la ficha Diseño de Herramientas de diseño de
formulario y en el comando Agregar campos existentes del grupo Herramientas,
en la cinta de opciones.
ð Haz clic en la herramienta del tipo de control que quieres crear. Por ejemplo, para
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crear un cuadro de texto, haz clic en Cuadro de texto.
ð Arrastra el nombre del campo desde la lista de campos hasta la posición del
formulario en la cual quieres colocar el nuevo control.
ð Cuando sueltes el botón del ratón, aparecerá el nuevo control (con su
correspondiente etiqueta adosada). En algunas ocasiones, dependiendo del control,
puede aparecer un asistente para crear controles. Sigue los pasos que indica y
crearás el control fácilmente.
Si el control es independiente, la diferencia está en que no tienes que arrastrar
ningún nombre de campo en el paso 3 de la secuencia anterior. Basta con que
selecciones el tipo de control en el cuadro de herramientas y hagas clic en la
posición del formulario en que desees crear el control.
Finalmente, para crear un campo calculado, realiza estos pasos:
1. Asegúrate de tener en pantalla la ficha Diseño con el grupo Controles. Si no es
así, haz clic en la ficha Diseño de Herramientas de formulario en la cinta de
opciones.
2. Haz clic en la herramienta Cuadro de texto del grupo Controles.
3. Haz clic en la posición del formulario en la que desees crear el control calculado.
Access creará un nuevo control con el texto independiente en su interior y con una
etiqueta adosada.
4. Haz clic en el interior del cuadro de texto y aparecerá el punto de inserción.
5.
Escribe la fórmula (la expresión) que calcula el valor del campo y haz clic en Intro
Intro cuando termines.
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10. Expresiones y consultas en Access
Objetivos del capítulo 10 y 11
•
Conocer las expresiones.
•
Crear consultas.
•
Las condiciones.
En este capítulo conoceremos las expresiones y los elementos que las forman.
Aprenderás a «interrogar» a tu base de datos, creando consultas e incorporando
expresiones y condiciones de búsqueda.
Las expresiones
En el capítulo anterior, se citaron las expresiones como elementos que sirven, entre
otras cosas, para definir el valor de los controles calculados. De este modo, si se
escribe la siguiente expresión en un control de un formulario:
=[Precio]/1,04
obtendremos el precio de un curso sin IVA (asumiendo que éste es el 4%).
Hay muchas ocasiones en las que se pueden utilizar las expresiones dentro de
Access. Por ejemplo:
ð En las propiedades de los campos o de los controles. Si recuerdas la propiedad Valorpredeterm
Valorpredeterminado, ésta puede contener la expresión Fecha(Ahora()), que incluye
como valor predeterminado la fecha del ordenador en el momento de acceder a un
nuevo registro de una tabla.
ð En los controles calculados de los formularios (e informes). -Hemos visto que la
expresión =[Precio]/1,04 calcula el precio, sin IVA, de un curso.
ð En las consultas. En las consultas, el uso de las expresiones es constante, de ahí
que hayamos dejado este tema para el primer capítulo dedicado a consultas.
Nota
La gran diferencia entre el uso de expresiones en las consultas y en los campos
calculados es que en éstos últimos aparece siempre el signo igual al principio de las
expresiones, mientras que en las consultas no aparece así.
Elementos de las expresiones
Independientemente del lugar en el que se utilicen las expresiones, éstas pueden
estar formadas por cinco elementos principales.
Esto no implica que todas las funciones tengan que contener todos los elementos
posibles:
ð Los literales. Son fechas, números o textos que aparecen en las expresiones tal y
como son. Suelen utilizarse para indicar en una expresión el valor que ha de tener
un campo o control para cumplir una condición.
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ð Las constantes. Son valores fijos que aparecen en las expresiones. Las más
comunes son Verdadero, Falso y Nulo.
ð Los operadores. Los operadores son los elementos que relacionan el resto de
elementos de una expresión. Así, pueden relacionar las funciones con constantes,
etcétera.
ð Los identificadores. Los identificadores toman su nombre de la función que tienen:
identificar un campo, un control o una propiedad. En las expresiones es muy normal
realizar operaciones con campos, y los identificadores sirven para representar
dichos campos.
ð Las funciones. Las funciones son pequeños programas existentes en Access que
permiten realizar operaciones rápidamente. Las funciones aparecen siempre con su
nombre y con un conjunto de argumentos entre paréntesis detrás del mismo. Por
ejemplo, Año([FechaFin]) calcula el año de la fecha existente en el campo FechaFin.
Año es el nombre de la función y el único argumento en este ejemplo es [FechaFin].
Normas básicas en las expresiones
En las expresiones pueden encontrarse valores que representan fechas, textos,
números, etcétera. Hay una serie de normas básicas a la hora de introducir este tipo
de datos en las expresiones, y que se resumen en:
ð Los nombres de campos, controles, tablas, consultas, formularios, informes,
etcétera han de escribirse entre corchetes. Por ejemplo, en la expresión =[Precio]/1,04
=[Precio]/1,04, vemos que el campo Precio va escrito entre corchetes.
ð Las fechas se han de incluir entre almohadillas. En la expresión Fecha(Ahora()) >
# 1 8 / 0 4 / 1 0 #, vemos que la fecha 18 de abril de 2010 va entre almohadillas.
ð El texto se incluye entre comillas. Por ejemplo, en la expresión [Ciudad] =
«Málaga», vemos que el nombre de la ciudad (Mála-ga) va entre comillas, mientras
que el nombre del campo (-Ciudad) aparece entre corchetes.
Los operadores
De entre todos los elementos de las expresiones, vamos a dedicar un apartado
especial a los operadores, ya que son los que permiten realizar las operaciones y las
comparaciones en estas expresiones.
Dependiendo de la función del operador, éstos se dividen en varios tipos. Es bueno
conocer estos tipos de operadores, ya que, por ejemplo, tendrás que utilizar un
operador aritmético si quieres realizar una operación en una expresión, pero tendrás
que usar un operador de comparación para usarlo en un condición de una consulta.
Los tipos principales de operadores son:
ð Operadores aritméticos. Son los operadores -, *, /, \, ^, + y Residuo. En otras
palabras, son los operadores de suma, resta, multiplicación y división, además de
algunos operadores especiales como división entera (\, que ignora los decimales),
exponenciación (^) y de resto (Residuo).
ð Operadores de comparación. Estos operadores tienen, principalmente, la función
para realizar condiciones en las consultas. Son los siguientes: < (menor que), <=
(menor o igual que), <> (distinto que), = (igual que), > (mayor que), >= (mayor o
igual que) y Entre (que sirve para introducir una serie de valores concretos).
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igual que) y Entre (que sirve para introducir una serie de valores concretos).
ð Operadores lógicos. Estos operadores sirven principalmente para indicar si en
una condición se han de cumplir una o varias de las condiciones. Los tres esenciales
son O, Y y No.
La mejor forma de entender el uso de los operadores y de las expresiones en sí
consiste en usarlas en ejemplos concretos.
A lo largo de este capítulo vamos a utilizar mucho las expresiones para crear
consultas. Este tipo de expresiones utilizan, básicamente, los operadores de
comparación y los operadores lógicos.
Las consultas
En el capítulo 1, vimos los objetos que podían formar parte de una base de datos de
Access. De los principales, ya hemos visto las tablas y los formularios. Nos quedan
las consultas y los informes.
Vamos a dedicar este capítulo a crear y usar consultas de Access, que nos permitirán
crear en capítulos siguientes un formulario y un informe realmente útil para
gestionar nuestro centro de formación.
Qué son las consultas
Las consultas son elementos de las bases de datos que, como su nombre indica,
sirven para «interrogar» a Access sobre el contenido de las tablas. Por ejemplo, las
consultas sirven para que podamos obtener información como la siguiente:
ð ¿Cuáles son los alumnos que viven en Cáceres?
ð ¿Cuántos profesores han impartido más de dos cursos este año?
ð ¿Cuántos profesores de los cursos han trabajado en el último trimestre del año
2009?
La forma de contestar a este tipo de preguntas consiste en crear consultas que
proporcionen la información que queramos obtener.
Nota
Si lo que quieres es simplemente localizar una información en una tabla, por
ejemplo el teléfono de un alumno, no uses consultas, sino las herramientas para
buscar y reemplazar de Access.
Crear una consulta
Antes de crear una consulta, hay que tener claro para qué se quiere la consulta.
Concretamente, son dos las cosas que tienes que pensar:
ð ¿Qué información quieres obtener? Dicho de otra forma, qué valores de las tablas
quieres conocer. Por ejemplo, si quieres buscar los profesores de Madrid, debes
saber si quieres encontrar sus apellidos o también su nombre, su teléfono, etcétera.
ð ¿Qué condiciones han de cumplir los datos para realizar la consulta? En el ejemplo
anterior, la condición es que el profesor sea de Madrid, pero también podría ser que
fuera de la provincia de Barcelona (usaríamos el código postal que empezara por
08)o que tuviera teléfono móvil.
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Vamos a ir creando las consultas poco a poco. Además, nos ayudaremos del
Asistente para consultas de Access.
El Asistente para consultas
Para crear una consulta usando el Asistente para consultas de Access, realiza los
siguientes pasos:
1. En panel de exploración, haz clic en el menú y elige Consultas. Verás que aún no
tenemos consultas creadas anteriormente.
2. Ve a la ficha Crear en la cinta de opciones y haz clic en el comando Asistente
para consultas para abrir la primera ventana de este asistente, donde elegimos
consulta sencilla y aceptamos.
3. Selecciona la tabla que contenga los datos que quieres consultar en el cuadro
Tablas/Consultas. En nuestro ejemplo, sería Profesores.
4. En la lista Camposdisponibles, haz doble clic en los campos que quieras ver en
la consulta. Nosotros hemos seleccionado el nombre, los apellidos, la dirección, la
ciudad, el código postal y el teléfono móvil (figura 7.1).
5. Haz clic en el botón Siguiente para ir a la segunda ventana del asistente.
6. Escribe el título de la consulta. Por ejemplo, Profesores de -Madrid y haz clic en
Finalizar.
Figura 7.1. Ventana del Asistente para consultas
La figura 7.2 muestra el resultado de la consulta que hemos creado. Observa dos
aspectos muy importantes:
ð Sólo aparecen los campos que hemos seleccionado en el asistente de la consulta y
no todos los datos de un registro de la tabla Profesores. Así, no aparece el teléfono
particular ni la provincia, sólo el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad, el
código postal y el teléfono móvil.
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ð Sin embargo, muestra todos los profesores de la tabla y no sólo los que viven en
Madrid, que es lo que queríamos.
Esto se debe a que no hemos introducido ninguna condición todavía. Cierra ahora la
consulta y veremos cómo introducir estas condiciones a continuación.
Figura 7.2. Resultado de la consulta Hoja de datos
Nota
La figura 7.2 es la ventana de presentación de las consultas y funciona exactamente
igual que la hoja de datos de las tablas. Puedes, por tanto, ensanchar sus columnas,
modificar las fuentes, aplicar tipos de letras, etcétera.
Vista de diseño
La figura 7.2 muestra el resultado de la consulta creada con el asistente. Esta
ventana se llama vista hoja de datos o ventana de presentación de las tablas que
vimos en el capítulo 4.
Esta hoja de datos se puede usar para ver, añadir y modificar datos en las tablas,
pero nuestro consejo es que para hacerlo utilices los formularios o las hojas de
datos de las tablas.
Pues bien, además de la hoja de datos, las consultas también disponen de una vista
de diseño, que permite modificar las consultas (igual que la hoja de diseño de la
tabla sirve para modificar una tabla o la vista de diseño de los formularios sirve para
modificar los formularios).
Para abrir la hoja de diseño de una consulta:
1. Haz clic en el menú del panel de exploración y elige Consultas.
2. Selecciona la consulta, en nuestro caso la única que hemos creado, y haz clic
secundario sobre su nombre.
3. Finalmente, haz clic en la opción Vista Diseño.
Consejo
Si está abierta una vista de hoja de datos de una consulta, puedes ver su vista de
diseño haciendo clic en el botón Vista Diseño en la barra de estado.
La figura 7.3 muestra la ventana de diseño de nuestra consulta de ejemplo. En esta
ventana, hay dos partes esenciales:
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Figura 7.3. Ventana de diseño de la consulta
ð En la parte superior, aparece la tabla (o tablas) de las que se muestran datos en la
consulta. En nuestro ejemplo, es la tabla Profesores.
ð En la parte inferior, aparece la cuadrícula que define la consulta. Esta cuadrícula
está, a su vez, formada por varias filas y varias columnas:
ð Aparece una columna por cada campo añadido a la consulta. En nuestro ejemplo,
hay seis columnas, una por campo.
ð La fila Campo muestra el nombre del campo.
ð La fila Tabla indica de qué tabla proviene dicho campo. Sólo es importante cuando
se usan datos de varias tablas. En nuestro ejemplo, todos los campos son de la tabla
Profesores.
ð La fila Orden permite clasificar la salida de la consulta por cualquiera de los
campos. Por ejemplo, observa que en la figura 7.4 hemos ordenado la salida por el
nombre.
ð La fila Mostrar indica si el campo va a aparecer en el resultado de la consulta o
no. Es muy útil cuando se emplea un campo para introducir una condición, pero no
interesa que aparezca en el resultado.
ð Finalmente, la fila Criteriosy las restantes son las filas de condiciones. Veremos
cómo se usan en el siguiente apartado.
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11. Access. Condiciones en las consultas
En nuestro ejemplo, queríamos ver la información mostrada en la figura 7.3, pero
sólo de los profesores que viven en Madrid.
Esto implica indicar a Access una condición, que la ciudad del profesor sea Madrid.
La figura 7.4 muestra cómo se introduce esta condición: basta con escribir el
nombre «Madrid» en la fila Criteriosde la columna Ciudad.
Nota
Recuerda que «Madrid» aparece entre comillas porque es un texto. Si lo introduces
sin estas comillas, Access las incluirá automáticamente.
Una vez modificada una consulta en la ventana de diseño, sólo queda ejecutarla
para volver a ver la hoja de datos. Para ejecutar una consulta, elige una de las
siguientes opciones:
1. Haz clic en el botón Ejecutar en el grupo Resultados, de la ficha Diseño de
Herramientas de consultas
2. Haz clic en el comando Ver del mismo grupo y elegir la vista hoja de datos o clic
en el botón Vista de Hoja de datos de la barra de estado.
Este último botón es muy útil para ir pasando de la ventana de diseño de la consulta
a la hoja de datos y viceversa. De ese modo, podrás hacer todas las pruebas que
desees antes de dar por finalizada la consulta.
Si ejecutas ahora nuestra consulta de ejemplo, verás sólo los profesores que viven
en Madrid, que era nuestro objetivo.
Otros tipos de condiciones
La condición usada en la figura 7.4 se llama «de igualdad», ya que consiste en pedir
que un valor sea igual que otro (que la ciudad del profesor sea igual a Madrid). Sin
embargo, hay muchos tipos de condiciones que se pueden usar en las consultas:
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Figura 7.4. La consulta con una condición
ð Condiciones de igualdad. Es la usada antes y utiliza el operador de comparación =
(igual que). La condición se considera cumplida si el valor indicado es igual que el
existente en la tabla (algo así como Ciudad = «Madrid»).
ð Condiciones mayor o menor que. Utiliza los operadores de comparación >, <, >=,
<= para indicar que la condición no es un valor exacto, sino que el valor de la tabla
sea menor (<), mayor (>), menor o igual (<=) o mayor o igual (>=).
ð Condiciones “distinto que”. Finalmente, existe el operador distinto que (<>), para
indicar que sirve cualquier valor menos el indicado.
Además de estos operadores de comparación, en las expresiones de las consultas se
utilizan mucho las constantes Verdadero, Falso y Nulo. En concreto:
ð En los campos del tipo Sí/No, se usan las constantes Verdadero y Falso para
indicar si están activados o desactivados. Si el campo se llama Pagado, el valor
Verdadero puede indicar que una factura está ya abonada, mientras que el valor
Falso indicará lo contrario.
ð La constante Nulo también es importante. Esta constante permite saber si un
campo tiene algún valor en su interior o está vacío. Así, es útil para saber si un
profesor, por ejemplo, tiene teléfono móvil. La expresión usada para indicar que un
campo no tiene ningún valor es la siguiente: ES NULO. Por el contrario, ES NO NULO
indica que un campo tiene cualquier valor, -independientemente de cuál sea.
Varias condiciones en la consulta
La figura 7.4 muestra una única condición en la consulta de ejemplo. Sin embargo,
es posible introducir varias condiciones en una consulta.
Las normas para crear una consulta con varias condiciones son muy sencillas,
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aunque un poco farragosas de explicar. Usaremos varios ejemplos para explicar
cómo introducir varias condiciones en una consulta.
Varias condiciones en un mismo campo
La primera forma de introducir varias condiciones en una consulta consiste en
introducir varias condiciones en un mismo campo. Por ejemplo, indicar que el
profesor viva en Madrid o en Málaga.
Para estos casos, se utilizan los operadores lógicos indicados al principio del
capítulo: Y y O:
ð Utiliza el operador Y entre las condiciones para indicar que se tienen que cumplir
todas las condiciones para que un registro aparezca en el resultado. Por ejemplo, la
condición > = # 0 1 / 0 1 / 1 0 # Y < = # 3 1 / 0 3 / 1 0 # indica que la fecha ha de pertenecer
al primer trimestre del año 2010.
ð Utiliza el operador O para indicar que basta con que se cumpla una condición para
dar el registro como válido. Por ejemplo la condición «Málaga» O «Madrid» en el
campo Ciudad de la tabla Profesores mostrará los profesores que vivan en Málaga y
los que vivan en Madrid.
La figura 7.5 muestra el ejemplo visto aquí. Si se ejecuta esta consulta, se verán los
cuatro profesores que viene en Madrid (3) o en Málaga (1).
Figura 7.5. Dos condiciones en un mismo campo
Varias condiciones en campos distintos
Ya hemos visto que los operadores lógicos sirven para introducir varias condiciones
relativas a un mismo campo.
Sin embargo, en muchas ocasiones, querrás que las condiciones no se apliquen
sobre un mismo campo, sino sobre varios campos de la misma tabla.
En estos casos, hay que introducir las condiciones en las distintas columnas de una
misma fila. Por ejemplo, la fila Criteriosde la figura 7.6 muestra las condiciones:
ð El profesor tiene que vivir en Madrid.
ð Además, tiene que llamarse José.
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ð Y, además, tener teléfono móvil (Es No Nulo).
Figura 7.6. Consulta con varias condiciones en la misma fila de criterios
Como ves, si se introducen varias condiciones en la misma fila de criterios, han de
cumplirse todas para que Access muestre un registro como válido.
Condiciones de todo tipo
Para terminar, vamos a ver un ejemplo que combina todos los tipos de condiciones
vistas anteriormente. La figura 7.7 muestra cómo se utilizan el resto de filas de
criterios (la fila O y el resto) para introducir condiciones.
Figura 7.7. Ejemplo de consulta con varias condiciones
Si observas esta figura, las condiciones introducidas en la cuadrícula QBE de la
consulta indican lo siguiente:
ð La fila Criterios ya hemos dicho que mostrará los profesores de Madrid que se
llamen José y tengan teléfono móvil.
ð La fila O mostrará los profesores que se llamen Ofelia, sin más condiciones.
ð La tercera fila mostrará los profesores que, viviendo en Badajoz, no tengan
teléfono móvil.
ð Finalmente, la cuarta fila mostrará los profesores cuyos apellidos empiecen por la
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ð Finalmente, la cuarta fila mostrará los profesores cuyos apellidos empiecen por la
C, la D o la E. En esta condición, se ha utilizado el operador Y en una de las filas de
criterios, mostrando que es posible mezclar todos los conceptos anteriores sobre
condiciones para lograr el objetivo que perseguíamos de ver sólo los -datos que nos
interesen.
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