Manual de procedimientos de Gastos Menores

Manual de procedimientos de
Gastos Menores
(PROC-GM-07)
Procedimiento Gastos Menores
Versión formato: 01
Código :PROC-GM-07
Vigencia documento :03.03.2013
Página 8
PROCEDIMIENTO GASTOS MENORES
1. Objetivo
Adquirir los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la
Administración Central establecido en el alcance del SGC de la Corporación
Municipal de lo Prado.
2. Alcances
Es orientado a personas que manejan proyectos pequeños o cajas chicas
3. Términos y Definiciones
CONCEPTO
DEFINICIÓN
Adquisición
Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades
de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos.
Proveedores
Es aquella persona que abastece a la Administración central de la Corporación
Municipal de lo Prado de material necesario (existencias) para que desarrolle su
actividad principal.
Fondos por
Rendir
Es la cantidad de dinero solicitada y puesta a disposición del personal a cargo
de proyectos o que manejan caja chica
Conciliación
bancaria
proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene
registrados, de una cuenta bancaria.
4. Funciones y Responsabilidades
Responsable del proceso:
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DAF: Director de Administración y Finanzas.
Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los
proveedores que abastecen de material y recursos para el funcionamiento de las
actividades de la Corporación Municipal de lo Prado.
Jefe de Administración
EJECUTADOR: Analizar y visalizar los requerimientos para ser entregado a los
departamentos correspondiente a fin de gestionar lo solicitado por la
Administración Central
5. Flujo de proceso: Gastos menores ( fondos por Rendir)
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6. Actividades del proceso: gastos menores ( Fondos por Rendir)
Etapa
Descripción
Evidencia
1
Solicitud de Fondos a rendir: La solicitud de fondos por rendir, se Oficio Ordinario
realiza en el oficio ordinario, que es firmado por el solicitante y el
director del área correspondiente.
2
Pago del cheque: El pago del cheque se hace al solicitante del fondo Comprobante de
por rendir, según el procedimiento de pago de proveedores.
cheque
3
Utilización de dinero: Una vez que el cheque es entregado a la persona Formulario
que realizo la solicitud, se hacen los gastos respectivos, preparando la rendición
posterior rendición de cuentas, en el formulario de rendiciones.
4
Verificar y timbrar Rendición de gastos: Una vez que la persona Rendición
de
solicitante entrega Rendición de Gastos al administrativo de Control gastos aprobada
Interno, este verifica que la información entregada corresponda;
Número de cheque, persona solicitante, monto, y luego verifica que los
respaldos sean pertinentes al fondo solicitado. En caso que el Director
de Control Interno no autorice la Rendición de Gastos, esta es devuelta
al solicitante hasta que se cumpla con los requisitos que correspondan.
Si todo está en orden, el director de Control aprueba la rendición con
firma y timbre.
5
Envío de Rendición de Gastos a contabilidad: Una vez autorizada la Traspaso
Rendición de Gastos, esta es enviada a Contabilidad, para realizar el contable
Traspaso Contable, el que es adjuntado al Comprobante de Egreso
correspondiente.
de
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7. Control de registro
Identificación
Comprobante del
cheque
Rendición
gastos
aprobada
Indexación
Almacenamiento
Anual
Archivador
Egresos/Of. de
Contabilidad
Gaveta Of. de
Contabilidad Nº de Egreso
Anual
Archivador
Egresos/Of. de
Contabilidad
Gaveta Of. de
Contabilidad Nº de Egreso
Anual
Archivador
Egresos/Of. de
Contabilidad
Gaveta Of. de
Contabilidad Nº de Egreso
de
Traspaso
contable
Protección
Recuperación
Retención
Disposición
Anual
Bodega de
Archivo de
Administración
Anual
Bodega de
Archivo de
Administración
Anual
Bodega de
Archivo de
Administración
8. Indicadores de Cumplimiento
DESCRIPCIÓN
Se mide la cantidad de
fondos por rendir entregados
versus los rendidos
INDICADORES:
FORMULA DE CALCULO
Fondos por rendir entregados
/total de fondos rendidos con V°
B° de control interno
META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO
100% proceso
eficacia
semestral
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9. Referencias
Resolución 759 de contraloría General de la República
10. Anexos
-
Software de contabilidad, mantención de comprobantes
11.Registro de modificaciones
Fecha
Modificaciones
Responsable
Fecha de
aprobación de la
modificaciones
Responsable
Fecha de la
implementación de
la modificación
Responsable
01/03/2013
Responsable del
proceso
03/03/2013
Secretario
General
03/03/2013
Representante
de la Dirección
Firmas de los
responsables.
Versión
Fecha
Principales Puntos
Modificados
00
02.11.2011
-Versión inicial
04
23.01.2012
- Registro de Modificaciones
Resumen de Modificaciones
Estandarización
- En Registro de Modificaciones, se
incorpora tabla para la identificación
de los cambios en los documentos. En
responsables se elimina el nombre y se
deja estandarizado, en función del
cargo.
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Código :PROC-GM-07
05
15.11.2012
06
30-12-12
07
03/03/2013
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Vigencia documento :03.03.2013
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Revisión y actualización completa - Modificación del Objetivo y campo
del Manual de la Calidad
de aplicación
- Modificación de las Exclusiones del
alcance del SGC
- Modificación de la Política de
Calidad y los objetivos
- Modificación de la descripción del
servicio
- Complementación de los términos
y definiciones
- Actualización del sistema
de
Gestión de la calidad
- Revisión y actualización de la
responsabilidad de la dirección
- Modificación de la descripción de la
gestión de los recursos
- Complementación del proceso
realización del servicio
- Actualización de la descripción del
proceso medición, análisis y mejora
- Modificación de la aprobación y
Control de los cambios.
Capítulo 2: Descripción de la - 2.2.3 Objetivos de la calidad
Corporación Municipal de Lo - 2.3 Estructura OrganizacionalPrado
Organigrama
Estandarizar
- Hubo cambio en la versión del
manual de RRHH, Formulación
Presupuestaria y Rendiciones de
Educación Fagem.