convenio de cooperación universidad del tolima – red alma mater

CONVENIO DE COOPERACIÓN
UNIVERSIDAD DEL TOLIMA – RED ALMA MATER
CREAD
PROPUESTA PARA EL TRÁMITE DE DEVOLUCIONES Y APLICACIONES DE
DINERO
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para el trámite de devoluciones y aplicaciones de dinero
correspondientes a pagos no utilizados durante un periodo académico determinado de
manera que se garantice la transparencia y óptimo funcionamiento del CREAD a este
respecto, mediante la implementación de un procedimiento para el trámite de
devoluciones y aplicaciones de dinero dando estricto cumplimiento a los lineamientos
contemplados en el Convenio de Cooperación.
2. MARCO LEGAL Y NORMATIVO
La RED ALMA MATER
en cumplimiento a los principios de transparencia,
responsabilidad, economía, eficiencia, eficacia, calidad, información, y buena fe, en el
proceso para el trámite de devoluciones y aplicaciones de dinero se regirá de acuerdo
con el siguiente marco legal y normativo.
a. Código Civil
b. Estatuto Tributario
c. Convenio de cooperación celebrado entre La RED ALMA MATER y Universidad
del Tolima.
d. Estatuto de contratación de la Red ALMA MATER, y demás lineamientos
estatutarios propios.
e. Calendario académico de la Universidad del Tolima, vigente para cada periodo.
f. Instructivo devolución y aplicación de dinero código PA-AU-P00-I06 versión 4 y
código GF-I02 versión 5, de la Universidad del Tolima.
3. DEFINICIÓN
La devolución de dinero es un mecanismo mediante el cual los estudiantes de la
Universidad del Tolima solicitan les sea reembolsado un dinero, pagado a la
Universidad por concepto de inscripción o matrícula, del cual no han hecho uso.
La aplicación de dinero es un mecanismo mediante el cual los estudiantes de la
Universidad del Tolima solicitan les sea aplicado en el valor de la matrícula del
semestre inmediatamente siguiente un dinero, pagado a la Universidad por concepto
de matrícula, del cual no han hecho uso.
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4. CASOS EN LOS QUE APLICA DEVOLUCIÓN Y/O APLICACIÓN DE
DINERO
Se podrá tramitar devolución y/o aplicación de dinero a todos aquellos quienes
habiendo cancelado cualquiera de los conceptos que se relacionan a continuación, no
utilizaron los derechos adquiridos.
a. Inscripción. Este concepto solo aplica en los casos en los cuales la universidad
habiendo ofertado el programa no lo abre por no completar el número mínimo
de estudiantes requeridos.
b. Matrícula de periodo académico
c. Seminario de profundización y Matrícula adicional (curso libre, curso vacacional
o convocatoria institucional). Para estos conceptos solo aplica devolución de
dinero.
d. Mayor valor pagado.
e. Dobles pagos.
No se realizará devolución ni aplicación de dinero a quienes teniendo el certificado
electoral cancelaron el valor sin descuento.
En los casos en que haya realizado la aplicación de dinero y no se utilice, el estudiante
deberá tramitar devolución de dinero, no es posible solicitar una segunda aplicación.
5. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA
Para la solicitud y trámite de devolución de dinero se deberá presentar la siguiente
documentación:
a. Consolidado de devoluciones de dinero autorizado por el Coordinador General.
(Esta información es elaborada por la parte administrativa del cread)
b. Formato de devolución de dinero GF-I02-F01, completamente diligenciado.
c. Original del recibo de pago debidamente cancelado y/o fotocopia certificada
por el banco o autenticada.
d. Formato constancia devolución y /o aplicación de dinero GF-I02-F03,
completamente diligenciado. (Esta información es elaborada por la parte
administrativa del cread)
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e. Fotocopia del documento de identidad.
f. Certificación bancaria, el titular de la cuenta debe ser la persona quien solicita
la devolución. Este documento solo aplica para devoluciones a través
de la Red Alma Mater.
Para la solicitud y trámite de aplicaciones de dinero se deberá presentar la siguiente
documentación:
a. Consolidado de aplicaciones de dinero autorizado por el Coordinador General.
(Esta información es elaborada por la parte administrativa del cread)
b. Formato de aplicación de dinero GF-I02-F04, completamente diligenciado.
c. Original del recibo de pago debidamente cancelado y/o fotocopia certificada
por el banco o autenticada.
d. Formato constancia devolución y /o aplicación de dinero GF-I02-F03,
completamente diligenciado.
e. Fotocopia del documento de identidad.
6. QUIEN REALIZA EL TRÁMITE
La Red Alma Mater es la encargada de realizar la devolución de dinero, que
ingresaron a cuentas del convenio de cooperación; esta devolución se hará por
transferencia electrónica a la cuenta del estudiante.
La División Unidad Académico Administrativa, DUA Administrativa, de la Universidad
del Tolima es la encargada de realizar la aplicación de dinero en el recibo de pago del
semestre inmediatamente siguiente al de la fecha de solicitud y la devolución de
dineros que ingresaron a cuentas de la Universidad.
7. FECHAS PARA RADICAR SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN O APLICACIÓN
DE DINERO
Toda devolución y/o aplicación de dinero deberá ser solicitada dentro del mismo
periodo académico en que se realizó el pago o como máximo en el periodo
inmediatamente siguiente; de acuerdo con las fechas establecidas para tal fin en el
calendario académico vigente.
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8. DESCRIPCIÓN
a) El estudiante debe radicar ante la oficina del CREAD los documentos requeridos
para la devolución o aplicación dinero.
b) El CREAD revisa la documentación y remite a la:
DUA Administrativa la relación de las aplicaciones solicitadas y las
devoluciones de dineros recaudados en cuentas UT.
Red Alma Mater la relación de devoluciones de dinero recaudadas en
cuentas del convenio.
c) Cada una de las áreas correspondientes realiza el trámite así:
La DUA Administrativa revisa el consolidado y lo reporta a la oficina de
matrículas para que sea realizada la aplicación de dinero en el recibo de
pago y/o la devolución de dinero.
La Red Alma Mater revisa el consolidado y realiza las transferencias
correspondientes y reporta al CREAD el Comprobante de egreso con el
que se hizo la devolución.
d) Al finalizar cada periodo académico el CREAD debe reportar a la DUA
Administrativa el consolidado de devoluciones y aplicaciones de dinero tramitadas
durante el semestre.
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