CRITERIOS Casi seguro Posible Descripción del control Preventivo

INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES, IDEAM
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2014
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL MACROPROCESO
"Direccionamiento estratégico"
ANÁLISIS DEL RIESGO
Probabilidad de
materialización
PROCESO
OBJETIVO
CAUSAS
No. RIESGO
Servicio
de
ciudadano.
atención
1
Asignar la queja, reclamo o sugerencia a
un funcionario que no cuenta con la
competencia para responderla o tramitarla.
CUMPLIMIENTO
CRITERIOS
ACCIONES
Posible
Por un beneficio particular.
No trasladar la queja, reclamo, solicitud o
sugerencia o asignarla equivocadamente,
por interés propio o de un tercero.
Tipo de control
ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
Casi seguro
Ofrecer a todos los ciudadanos/clientes
del Instituto, orientación oportuna, trato
amable y respuestas efectivas, con
al respecto a todas las solicitudes de
información
relacionadas
con
el
cumplimiento de la misión del Instituto, en
el marco de la política de "Un mejor
Estado al servicio de los ciudadanos".
SEGUIMIENTO
VALORACIÓN DEL RIESGO
Incumplimiento, en beneficio de
terceros, de los términos de
respuesta establecidos por norma
para la atención de quejas o
reclamos.
Descripción del control
Preventivo
Seguimiento periódico a las dependencias que
tengan solicitudes, de ciudadanos/clientes de la
Entidad, pendientes por atender.
X
X
Envío periódico, a cada una de las áreas, de la
relación de solicitudes de ciudadanos/clientes
que se encuentran sin respuesta.
Correctivo
Criterio de medición
Si
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
No
Evitar el
riesgo
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
INDICADOR
Seguimiento periódico a las dependencias que tengan
solicitudes, de ciudadanos/clientes de la Entidad,
pendientes por atender, con el fin de disminuir los
tiempos de respuesta.
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
RESPONSABLE
Reducir el
riesgo
Envío periódico, a cada una de las áreas, de la
relación de solicitudes de ciudadanos/clientes que se
encuentran sin respuesta.
Atender oportunamente y de fondo todos los
requerimiento realizados por los canales habilitados
por la Entidad para la atención al ciudadano.
Dra. Nubia Traslaviña
Saavedra, Coordinadora
Número de solicitudes
Grupo
Documentación,
atendidas/Número
de
Archivo, Correspondencia
solicitudes recibidas
y
Orientación
al
Ciudadano
Evaluar la implementación de alertas en el módulo
Web Orfeo.
Monitorear diariamente el Twitter y el Facebook de la
Entidad, interactuando con los usuarios, con el fin de
fortalecer los canales de comunicación directos.
Gestión de comunicaciones.
Gestión
continuo
del
mejoramiento
Planeación institucional.
Autoridad
meteorológica
ambiental.
Diseñar, estandarizar, promover y evaluar
las estrategias de comunicación interna,
externa, de comunicación y educación y
de redes sociales del Instituto, que Interés de terceros en lograr beneficios
permitan mantener informados a los económicos con la información de carácter
clientes y/o usuarios sobre las decisiones, noticioso del Instituto.
acontecimientos y demás hechos de
interés
general,
promovidos
y/o
organizados por la Entidad.
Implementar, revisar y mantener el
Sistema de Gestión Integrado de Calidad - Deficiencias en la implementación
SGI-, en función de la misión institucional, Sistema de Gestión de Calidad
el mejoramiento continuo y la satisfacción Instituto.
de la sociedad.
del
del
Favorecimiento de intereses particulares.
Coordinar la formulación y hacer el
seguimiento de los instrumentos de
Debilidad en la implementación de los
planeación necesarios para contribuir al
instrumentos de planificación establecidos
cumplimiento de la misión institucional en
por las normas referentes a la Planeación
el marco de las políticas vigentes.
Institucional.
Diseñar e implementar las metodologías,
guías, manuales sobre la obtención de
información
hidrológica,
sobre
normalización, protocolos y estándares de
las
observaciones
y
mediciones
hidrológicas y meteorológicas, sobre la
captura, almacenamiento, procesamiento
hidrológica, y difusión de información, sobre el uso de
y
referente recursos y sobre la generación de
vertimientos, emisiones y residuos sólidos
producidos por las diferentes actividades
socioeconómicas y definir los lineamientos
para la captura de datos y generación de
información en los diferentes recursos
(aire, agua, uso de recursos, bosques,
etc.), para el Sistema de Información
Ambiental.
Favorecimiento a intereses de terceros.
Por un beneficio particular se reciban y
tramiten solicitudes sin radicación en el
Sistema Documental del Instituto.
Presiones externas sobre los funcionarios
encargados
de
la
elaboración
de
especificaciones técnicas y de construcción
de requisitos.
Gestión para la obtención y
procesamiento de datos e
información
hidrológica,
meteorológica y ambiental.
1
1
1
1
2
1
Garantizar la generación de datos
hidrometeorológicos
validados,
actualizados
y confiables para el
desarrollo de investigaciones básicas y
aplicadas; y asegurar el reporte de datos
diarios a la Oficina de Pronósticos y
Alertas
para
generar
información,
predicciones y servicios a la comunidad.
Sistemas de información con accesos no
autorizados.
Efectuar el seguimiento y evaluación del
estado, uso, oferta y dinámica de los
recursos
biofísicos de la Nación,
Monitoreo y seguimiento de las
especialmente los recursos forestales,
condiciones
hídricos, suelos y ecosistemas del País,
hidrometeorológicas
y
del
para contribuir al proceso de toma de Favorecimiento a intereses de terceros.
estado, la calidad y la dinámica
2
1
Utilizar
indebidamente
la
información noticiosa que se
publica en la Web, el Twitter o el
Facebook de la Entidad.
Definición
de
procedimientos
innecesarios en la prestación de
los servicios del Instituto, por
intereses particulares.
Avalar la inclusión en el Plan
Operativo Anual de la Entidad
actividades no acordes con la
misión institucional.
Incumplir los tiempos de respuesta
de una solicitud de estudios
hidrometeorológicos, información o
certificaciones.
Entregar de manera extraoficial un
estudio, una información o una
certificación hidrometeorológica.
Direccionamiento de procesos
contractuales (a través de la
elaboración de los estudios
previos) para la adquisición de
insumos, elementos o equipos
necesarios para la operación de la
red hidrometeorológica.
Entrega (por parte de funcionarios
no autorizados) de información
hidrometeorológica por fuera de
los canales establecidos para tal
fin.
Entregar extraoficialmente estudios
o información institucional sin el
cumplimiento de los procesos de
validación
definidos
en
la
Posee una herramienta para ejercer el
control.
Monitorear diariamente el Twitter y el Facebook
de la Entidad, interactuando con los usuarios,
con el fin de fortalecer los canales de
comunicación directos.
X
Revisar la documentación del Sistema de
Gestión de Calidad de la Entidad y adecuar a la
Norma en caso de requerirse.
X
Instituto.
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Actualizar permanentemente la información de las
cuentas oficiales del IDEAM.
Cambio mensual de las claves de acceso a los
diferentes canales de comunicación del Instituto.
Revisar la documentación del Sistema de Gestión de
Calidad de la Entidad y adecuar en caso de requerirse. Dr. Jairo César Fúquene
Ramos, Jefe Oficina
Sensibilizar a los funcionarios de la Entidad sobre la Asesora de Planeación
plataforma estratégica del Instituto.
X
Sensibilizar a los funcionarios de la Entidad
sobre la plataforma estratégica del Instituto.
X
X
X
Verificar que las actividades propuestas por las
diferentes dependencias del Instituto estén
acordes con su misión.
Las solicitudes son tramitadas en estricto orden
de llegada, según radicación en el Sistema de
Gestión Documental del Instituto,
con
excepción de los casos identificados como
urgentes.
Sólo se tramitan solicitudes a través del
Sistema de Gestión Documental de la Entidad.
X
X
X
Los términos y documentos contractuales son
revisados y validados por diferentes niveles, a
través de las Coordinaciones del Grupo.
X
X
También son publicados en la página Web del
Instituto y en el Sistema Electrónico de
Contratación Pública (SECOP) para divulgar los
procesos y recibir observaciones de los
posibles oferentes.
Definir claramente los roles dentro el sistema de
almacenamiento y gestión de la información,
permitiendo el acceso a la información
solamente al coordinador en cada Área
Operativa.
X
X
X
Verificar que las actividades propuestas por las
diferentes dependencias del Instituto estén acordes
con su misión.
X
De detectarse el planteamiento de una actividad no
conforme con la misión de la Entidad, se solicitará el
ajuste correspondiente.
X
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
Dr. Jairo César Fúquene
Plan
Operativo
Ramos, Jefe Oficina
actualizado.
Asesora de Planeación
Dr. Nelson Omar Vargas
Se verifica que toda solicitud esté tramitada por el
Martínez, Subdirector de
Orfeo.
Hidrología y Dra. María
Teresa Martínez Gómez,
Las solicitudes se atenderán en orden de llegada, con
Subdirectora de
excepción de los casos identificados como urgentes.
Meteorología
Anual
(Número de certificaciones
expedidas y radicadas por
Orfeo/Número
de
solicitudes recibidas por
Orfeo)*100
X
Divulgar, a través de la página Web del Instituto y del
Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP),
de los procesos contractuales que se van a adelantar
en la Entidad.
X
Estudios previos con visto
bueno de
la Oficina
Asesora Jurídica.
Hacer seguimiento a las observaciones recibidas una
vez publicado el proceso.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Dr. Gabriel de Jesús
Saldarriaga Orozco,
Coordinador del Grupo de
Operación de Redes
Ambientales
Definir niveles de acceso a las bases de datos en las
Áreas Operativas de la Entidad.
Controles de acceso y
registro de acceso no
permitido definidos.
Cancelación de privilegios de consulta a los perfiles no
autorizados.
X
Asignación de roles de consulta al personal que
requiera del uso de la información.
Se verifica que toda solicitud externa esté tramitada
por el Orfeo.
X
Actividades
de
sensibilización sobre el
Sistema de Gestión de
Calidad del Instituto.
X
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
Los estudios e información oficial del Instituto
está
centralizada
en
el
centro
de
documentación institucional y en el Grupo
Sistema de Información Ambiental.
Los estudios e información que no esté
custodiada por estos dos grupos no será
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
Infoanálisis de los medios de
comunicación.
Dr. Juan José Posada
Mantener actualizada la base datos de los periodistas Uribe, Coordinador Grupo Incremento en el número
del País, con el fin garantizar que la información
de Comunicaciones
mensual de visitantes a la
noticiosa institucional llegue a los comunicadores
Web y de seguidores al
acreditados por cada medio.
Twitter
y
Facebook
del
X
X
Seguimiento a los reportes oficiales de las
noticias del IDEAM que fueron emitidas en todo
el País, a través de comunicación como radio,
prensa, televisión, redes sociales y Web.
X
Seguimiento a los reportes oficiales de las noticias del
IDEAM que fueron emitidas en todo el País, a través
de comunicación como radio, prensa, televisión, redes
Sociales y Web.
X
X
Los
estudios
e
información
preliminar
sólo se
Dra. María Saralux
Valbuena López,
Subdirectora de
Ecosistemas e
Información Ambiental y
1. No. de solicitudes
radicadas en Orfeo/No. de
productos entregados
2.
No.
de
formatos
INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES, IDEAM
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2014
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL MACROPROCESO
"Direccionamiento estratégico"
ANÁLISIS DEL RIESGO
Probabilidad de
materialización
PROCESO
Monitoreo y seguimiento de las
condiciones
hidrometeorológicas
y
del
estado, la calidad y la dinámica
de los recursos naturales y de
los ecosistemas.
OBJETIVO
CAUSAS
Efectuar el seguimiento y evaluación del
estado, uso, oferta y dinámica de los
recursos
biofísicos de la Nación,
especialmente los recursos forestales,
hídricos, suelos y ecosistemas del País,
para contribuir al proceso de toma de Favorecimiento a intereses de terceros.
decisiones,
para
el
manejo,
aprovechamiento sostenible de estos
recursos y proporcionar bases técnicas
para el ordenamiento ambiental del
territorio desde una visión ecosistémica.
Describir el proceso de acreditación y
autorización de Organismos de Evaluación
de la Conformidad (OEC) públicos y
privados que produzcan información
Servicio de acreditación y/o
relacionada con la calidad del medio
autorización.
ambiente y/o con la medición de
emisiones generadas por fuentes móviles
para los estudios requeridos por las
autoridades ambientales.
Brindar el apoyo logístico mediante el
suministro
de
materiales,
equipos,
Administración de los recursos
elementos y servicios con el fin de
físicos.
proporcionar un ambiente adecuado del
IDEAM.
Presiones indebidas sobre funcionarios del
Instituto por parte de firmas interesadas en
los futuros procesos de contratación de la
Entidad.
Servir como apoyo a todos los procesos
del Instituto, en cuanto al mantenimiento y
soporte técnico de los sistemas de
información tanto misionales como de
Gestión
de
recursos apoyo administrativo, garantizando a los Asignación de claves de acceso con
informáticos y tecnológicos.
usuarios el acceso a las herramientas exceso de privilegios.
informáticas
a
través
de
una
infraestructura tecnológica adecuada que
cumpla con los requisitos de oportunidad,
disponibilidad y seguridad.
Legal sancionatorio.
Investigar y fallar sobre presuntas
conductas de los servidores públicos del
Instituto,
de conformidad con las
disposiciones establecidas en el Código
Único
Disciplinario
y
normas
concordantes.
No. RIESGO
1
Temor de denunciar actos de corrupción:
Las personas que tienen conocimiento de
posibles actos de corrupción por parte de
servidores públicos, se abstienen de dar a
conocer los hechos por temor a represalias
del funcionario denunciado.
Tipo de control
1
CUMPLIMIENTO
CRITERIOS
ACCIONES
Entregar extraoficialmente estudios
o información institucional sin el
cumplimiento de los procesos de
validación
definidos
en
la
Resolución 2367 de 2009 para la
gestión de información.
Posible
X
Los estudios
e información
oficial del Instituto
Descripción
del control
está
centralizada
en
el
centro
de
documentación institucional y en el Grupo
Sistema de Información Ambiental.
Los estudios e información que no esté
custodiada por estos dos grupos no será
considerada información oficial.
Preventivo
X
La distribución de los estudios e información
oficial de la Entidad debe ser realizada por los
grupos mencionados.
2
ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
Casi seguro
1. Laboratorios y/u organizaciones ejerzan
presiones indebidas sobre funcionarios del
Instituto para acelerar el proceso de
acreditación y/o autorización sin el
cumplimiento de requisitos.
2. Personal que realiza actividades en los
procesos de acreditación y/o autorización
ofrezcan servicios personales a los
laboratorios y/u organizaciones que se
encuentran en proceso de acreditación y/o
autorización.
SEGUIMIENTO
VALORACIÓN DEL RIESGO
Se acrediten laboratorios y/o se
autoricen organizaciones sin el
cumplimiento de los requisitos
establecidos en la normatividad
aplicable (Resoluciones Nº 0176
del 31/10/2003, Nº 0166 del
11/08/2006 y Nº 1754 del
15/10/2009 para acreditación y las
Resoluciones
Nº
2509
del
16/11/2010 y Nº 0946 del
25/04/2011 para autorización).
Estudios
previos
para
la
contratación del suministro de
materiales, equipos, elementos o
servicios que requiera la Entidad,
ajustados en beneficio de una
firma en particular.
X
1. Cumplimiento del Código Único Disciplinario
por parte de los funcionarios que se vinculan al
IDEAM.
2. Cláusula de impedimento en los contratos de
los evaluadores: mientras estén vinculados con
el Instituto, los contratistas no pueden brindar
servicios de asesoría ni auditorías internas bajo
la NTC:17025, ni realizar análisis o toma de
muestras en matrices ambientales.
3. Firma de compromiso de confidencialidad por
parte de todo el personal que trabaja en los
procesos de acreditación y autorización:
declaran no suministrar información de los
procesos de acreditación y/o autorización del
IDEAM.
4. Carta de impedimentos entregada por cada
evaluador para eliminar conflictos de intereses:
incluye una relación de los laboratorios u
organizaciones con los que el evaluador ha
tenido relación de tipo laboral o personal
durante los cinco años.
5. Registro de evaluación de evaluadores que
diligencia cada laboratorio después de la visita
(involucra aspectos
como:
competencia,
comportamiento y habilidades).
Solicitar en todo caso, asesoría permanente por
parte de la Oficina Asesora Jurídica del
Instituto, con el fin de detectar posibles sesgos
hacia algún tercero.
Criterio de medición
Si
No
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
Evitar el
riesgo
RESPONSABLE
INDICADOR
Reducir el
riesgo
Se verifica que toda solicitud externa esté tramitada
por el Orfeo.
X
Los estudios e información preliminar sólo se
entregará al personal interno mediante oficio firmado
por el superior inmediato.
Dra. María Saralux
Valbuena López,
Subdirectora de
Ecosistemas e
Información Ambiental y
Dra. María Teresa
Martínez Gómez,
Subdirectora de
Meteorología
1. No. de solicitudes
radicadas en Orfeo/No. de
productos entregados
2.
No.
de
formatos
diligenciados/No.
de
productos
preliminares
entregados
X
Inducción al nuevo personal en el proceso de
acreditación sobre los riesgos que se pueden
presentar en las actividades que desarrollan.
X
Estructuración de los estudios previos acordes
con la normatividad aplicable.
X
Correctivo
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Registros de contrato,
compromiso
de
Dr. José Alaín Hoyos
confidencialidad, carta de
Hernández, Subdirector
impedimentos
y
las
de Estudios Ambientales
evaluaciones
de
los
Registros
de
contratos,
compromiso
de
evaluadores.
confidencialidad, carta de impedimentos y evaluación
de evaluadores.
X
Reuniones mensuales sobre calidad.
X
Proyectar los estudios previos correspondientes y
solicitar una revisión preliminar a la Oficina Asesora
Jurídica con el fin de que se ajusten a la norma, en
caso de requerirse.
Dra. Yolanda Stella
Rodríguez Silva,
Coordinadora del Grupo
de Recursos Físicos
Estudios previos con visto
bueno de
la Oficina
Asesora Jurídica.
Definir controles de acceso a los sistemas de
información y comunicaciones del Instituto y verificar
su correcto funcionamiento.
1
Sistemas
de
información
susceptibles de manipulación o
adulteración.
X
Definición de controles de acceso a los
sistemas de información y comunicaciones del
Instituto.
X
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Ing. Leonardo Cárdenas Controles de acceso y
Implementar y divulgar las políticas de seguridad de la Chitiva, Jefe de la Oficina registro de acceso no
información existentes en la Entidad.
de Informática
permitido definidos.
Definir registros de acceso no permitido a los sistemas
de información y comunicaciones del Instituto.
Realizar campañas anticorrupción, utilizando los
canales de comunicación internos de los que dispone
la Entidad.
1
Que queden en la impunidad actos
de corrupción ocasionados por
conducta de servidores públicos
de la Entidad.
X
Concienciar a los funcionarios de la importancia
de denunciar actos de corrupción, amparados
en la herramienta legal contenida en el artículo
43 de la Ley 1474 de 2011.
X
X
Hacer énfasis en los asuntos relacionados con la
corrupción, en las charlas de capacitación que el
Grupo de Control Disciplinario imparta durante el año.
Elaborar directriz, conjuntamente con la Secretaría
Dra. Teresita Paba
Lizarazo, Coordinadora
Grupo Control
Disciplinario Interno
(Número
de
procesos
aperturados sobre temas
de corrupción/Número de
anónimos recibidos sobre
el mismo hecho)*100
Meta: 100%
INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES, IDEAM
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2014
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL MACROPROCESO
"Direccionamiento estratégico"
ANÁLISIS DEL RIESGO
SEGUIMIENTO
VALORACIÓN DEL RIESGO
Probabilidad de
materialización
PROCESO
OBJETIVO
CAUSAS
Investigar y fallar sobre presuntas
conductas de los servidores públicos del
Instituto,
de conformidad con las
disposiciones establecidas en el Código
Único
Disciplinario
y
normas
concordantes.
Temor de denunciar actos de corrupción:
Las personas que tienen conocimiento de
posibles actos de corrupción por parte de
servidores públicos, se abstienen de dar a
conocer los hechos por temor a represalias
del funcionario denunciado.
No. RIESGO
1
Que queden en la impunidad actos
de corrupción ocasionados por
conducta de servidores públicos
de la Entidad.
Posible
Descripción del control
Preventivo
X
Concienciar a los funcionarios de la importancia
de denunciar actos de corrupción, amparados
en la herramienta legal contenida en el artículo
43 de la Ley 1474 de 2011.
X
Correctivo
Criterio de medición
Si
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
Ejecución
y
presupuestal.
1. Desconocimiento de principios básicos
en la ejecución del presupuesto.
2. Falta de compromiso, valores éticos y
morales en los servidores públicos que
toman
decisiones
en
el
manejo
presupuestal.
1
Expedición de Certificados de
Disponibilidad Presupuestal y de
Registros Presupuestales sin el
lleno de los requisitos legales, en
beneficio propio o a cambio de una
retribución económica.
X
Revisión por parte del Coordinador del Grupo
de Presupuesto de los Certificados de
Disponibilidad Presupuestal y los Registros
Presupuestales generados en el aplicativo SIIF,
frente a los soportes para la expedición de los
mismos.
1
Administrar y promover el desarrollo
integral del talento humano de la Entidad,
a través de la implementación de políticas
Gestión y desarrollo del Talento
que fortalezcan la calidad de vida laboral
Humano
de los trabajadores y garanticen una mejor
prestación de los servicios que ofrece el
IDEAM.
Ofrecimiento de beneficios por parte de
terceros interesados.
Manejo inadecuado de la información
Interna y externa por parte del equipo que
conforma la Oficina de Control Interno.
Planificación, coordinación y efectividad de
las actuaciones en las visitas del Equipo de
Control Interno a todas las dependencias
Verificar y evaluar de forma independiente del Instituto.
el funcionamiento del Sistema de Control
Seguimiento y evaluación de la Interno de la Entidad para el cumplimiento
gestión.
de las metas y objetivos y proponer
recomendaciones
para
su
mejora
continua.
2
1
2
Vinculación de personas que no
cumplen
con
los
requisitos
exigidos en el manual de funciones
de la Entidad y sin que se surta el
procedimiento establecido por Ley
para la provisión de empleos de
carrera administrativa y de libre
nombramiento y remoción.
Reconocimiento de lo no debido
en
cuanto
a
salarios
y
prestaciones de Ley.
Es posible que se presente tráfico
de influencias e interpretación
errónea de la información.
Los informes resultado de las
visitas realizadas a cada una de
las
dependencias
no
sean
oportunos, confiables, eficientes y
que no permitan contribuir al
mejoramiento continuo de la
Entidad.
3
Desconocimiento de las funciones
y objetivos de la Oficina de Control
Interno por parte de las demás
dependencias.
a
la
Meta: 100%
Periodicidad: Trimestral.
Realizar seguimiento permanente a la ejecución
presupuestal.
Validar la información de los Certificados de
Disponibilidad
Presupuestal
y
Registros
Presupuestales expedidos frente al Plan de
Contratación y la Ejecución Presupuestal de la
Entidad.
X
X
ejecución
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Dra. Janeth Andrea
Sabogal Portilla,
Coordinadora Grupo de
Presupuesto
Verificar el cumplimiento de requisitos por parte de los
candidatos.
X
X
Cumplimiento de los procedimientos de Ley
para la provisión de empleos de carrera
administrativa y de libre nombramiento
remoción.
Revisión de la nómina con el fin de verificar que
los salarios y prestaciones a cancelar coinciden
con lo establecido por la normatividad
correspondiente.
X
X
Rendición de informes en tiempo real.
X
X
Verificación con los líderes de proceso de la
información.
Coordinación eficiente de las visitas a cada
dependencia por parte de la Oficina de Control
Interno.
X
X
Metodologías y protocolos para la rendición de
informes.
X
Divulgación y sensibilización de los roles de la
Oficina de Control Interno en el Instituto.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Realizar el proceso meritocrático de Ley para la
provisión de empleos de libre nombramiento y
remoción.
Generar una prenómina para revisión y verificación de
la liquidación de salarios y prestaciones a reconocer.
X
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Utilizar formatos en PDF, para restringir la
consulta.
X
Retroalimentación permanente con el equipo de trabajo
de la Oficina de Control Interno.
X
Efectiva planificación con el equipo de trabajo de la
Oficina de Control Interno, a través de la definición de
un Programa de Auditorías a las áreas del nivel central
y operativas.
X
Número de informes de
auditoría
realizados/número
de
auditorías programadas.
Programa de auditorías.
Dra. María Eugenia Patiño
Jurado, Jefe Oficina de
Control Interno
X
X
Flash informativo dirigido a los funcionarios de la
Entidad.
X
Número de vacantes de
carrera provistas/Número
de vacantes publicadas
Salarios y prestaciones
reconocidas, liquidadas y
pagadas de acuerdo a la
normatividad vigente.
Ajustar las liquidaciones en las que se detecten
errores en los valores a liquidar.
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
Dr. Rodrigo Antonio
Novoa Lezama,
Coordinador Grupo
Administración y
Desarrollo del Talento
Humano
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
Información presupuestal
actualizada, y consistente
con
el
Plan
de
Contratación aprobado por
la Entidad.
Historias laborales con
documentos soportes del
cumplimiento de requisitos
del cargo.
Actuar de conformidad con el procedimiento
establecido en la normatividad vigente para la provisión
de cargos de carrera administrativa.
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
Difundir la información bibliográfica que reposa
en el Centro de Documentación.
Plagiar
la
información
sin
reconocer los derechos de autor.
Dra. Teresita Paba
Lizarazo, Coordinadora
Grupo Control
Disciplinario Interno
INDICADOR
(Número
de
procesos
aperturados sobre temas
de corrupción/Número de
anónimos recibidos sobre
el mismo hecho)*100
X
6 flash informativos
través de intranet.
a
Cumplimiento del Programa de auditoría establecido
por la Oficina de Control Interno.
Informes de auditoría.
Coordinar con las dependencias y comités internos la
adopción de mecanismos de control que permitan
brindar mayor seguridad de la información.
Quejas y reclamos de los
usuarios.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
1
Hacer énfasis en los asuntos relacionados con la
corrupción, en las charlas de capacitación que el
Grupo de Control Disciplinario imparta durante el año.
RESPONSABLE
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
Desconocimiento o mala aplicación de la
normatividad vigente.
ACCIONES
Realizar campañas anticorrupción, utilizando los
Reducir el
canales de comunicación internos de los que dispone
riesgo
la Entidad.
Elaborar directriz, conjuntamente con la Secretaría
General, recalcando la necesidad de la prueba en los
procesos disciplinarios.
Posee una herramienta para ejercer el
control.
Falta de receptividad de las dependencias
del Instituto frente a los informes de
seguimiento,
auditorías
y
demás
actividades que lleva a cabo la Oficina de
Control Interno.
Evitar el
riesgo
Aplicación de la normatividad.
Seguimiento permanente
presupuestal.
Presión indebida de agentes externos en
uso de la posición dominante o poder que
ostentan.
No
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
Ejecutar y hacer el seguimiento de los
recursos
de
acuerdo
con
las
disponibilidades de ingresos y las
prioridades del gasto buscando el
seguimiento
equilibrio entre estos, propendiendo por la
sostenibilidad de las finanzas del Instituto
y el cumplimiento de las metas fijadas en
el Plan Operativo Anual -POA- en
observancia de las disposiciones legales.
ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
CUMPLIMIENTO
CRITERIOS
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
Casi seguro
Legal sancionatorio.
Tipo de control
X
X
X
INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES, IDEAM
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2014
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL MACROPROCESO
"Direccionamiento estratégico"
ANÁLISIS DEL RIESGO
SEGUIMIENTO
VALORACIÓN DEL RIESGO
Probabilidad de
materialización
PROCESO
OBJETIVO
CAUSAS
No. RIESGO
Tipo de control
CUMPLIMIENTO
CRITERIOS
ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
ACCIONES
Casi seguro
Posible
Descripción del control
Difundir la información bibliográfica que reposa
Preventivo
Correctivo
No
Evitar el
riesgo
RESPONSABLE
INDICADOR
Reducir el
riesgo
Criterio de medición
Si
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
Posee una herramienta para ejercer el
control.
X
Existen manuales, instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta.
X
En el tiempo que lleva la herramienta
ha demostrado ser efectiva.
X
en el Centro de Documentación.
Desconocimiento o mala aplicación de la
normatividad vigente.
1
Plagiar
la
información
sin
reconocer los derechos de autor.
X
Utilizar formatos en PDF, para restringir la
consulta.
X
Coordinar con las dependencias y comités internos la
adopción de mecanismos de control que permitan
brindar mayor seguridad de la información.
Quejas y reclamos de los
usuarios.
Dar a conocer el reglamento del Centro
Documentación a través diferentes canales
comunicación de la Entidad.
Quejas y reclamos de los
usuarios.
Alertas en los documentos acerca de las
normas sobre derechos de autor.
Mal manejo de la "literatura gris" del
Instituto.
Gestión documental.
2
X
Difundir y aplicar el reglamento del Centro de
Documentación establecido por Resolución.
X
Administrar
la
producción,
trámite,
almacenamiento digital, recuperación,
consulta y custodia de la correspondencia
institucional. Difundir y disponer para
consulta la información ambiental y
administrativa del Instituto y del Sistema
de Información Nacional Ambiental - SINA.
Ingreso de personal no autorizado al
archivo del Instituto.
Desconocimiento de la normatividad,
relacionada con los deberes y obligaciones
establecidos por el servidor público para el
manejo de documentos oficiales.
3
4
La indebida utilización de los permisos
asignados a los usuarios en el SGD
ORFEO.
Omisión en el cumplimiento de los
requisitos de publicidad en el SECOP de
que trata la Ley 1150 de 2007.
Desconocimiento del alcance de la labor de
supervisión contractual.
Gestión jurídica y contractual.
Entregar la información restringida
a un tercero, para presentar otro
estudio como inédito.
1
2
Adquirir los bienes y/o servicios requeridos
para el desarrollo de la misión de la
Entidad, a través de la celebración de
contratos y/o convenios. Asegurar la
viabilidad jurídica de cada una de las
actuaciones del Instituto, mediante la
adecuada aplicación de conceptos,
procedimientos y normas jurídicas.
Ausencia de criterios concretos de
selección en los procesos contractuales.
Deficiencias en los estudios previos y de
justificación de la contratación.
3
4
Extravío de la información que se
encuentra en custodia del Grupo
de Documentación - Archivo
Central y Archivo de Gestión
Centralizado.
Indebida
utilización
de
la
información que se tramita a través
del
sistema
de
Gestión
Documental de la Entidad para
fines de corrupción.
Incumplir la obligación de publicar
las distintas actuaciones de la
gestión contractual en el portal de
contratación estatal, vulnerando
los principios de publicidad y
transparencia que deben enmarcar
la gestión contractual.
Deficiencias en la labor de
supervisión
realizada
a
las
distintas
actuaciones
contractuales.
Evaluar los criterios de selección
definidos en la normatividad
vigente a fin de garantizar la
selección objetiva del mejor
oferente.
Los estudios
y documentos
previos no cumplen con lo
establecido en el estatuto de
contratación pública,
Seguimiento:
1. Se evidenció un mayor empoderamiento y monitoreo de los riesgos por parte de los responsables de procesos.
2. Se recomienda formular riesgos para los procesos de Gestión Contable y Gestión de Inversiones y Tesorería, toda vez que estos procesos
3, Se deben fortalecer los mecanismos de monitoreo de los riesgos de corrupciòn por parte de los líderes de proceso; así como el acompañamiento que debe ofrecer la Oficina Asesora de Planeación.
Definir el personal autorizado para el ingreso al
archivo.
X
X
Dar aplicación al reglamento
establecido por Resolución.
de
archivo
Difundir la normatividad existente al interior del
Ideam y las que saca el Gobierno Nacional, a
través de sus entidades.
X
X
Los jefes de dependencia deben mantener
control sobre los permisos de usuarios dados
dentro del SGD ORFEO.
X
X
X
X
Examinar el cumplimiento de las obligaciones
de publicidad.
Capacitación y divulgación del Manual de
supervisión.
Verificar que los criterios de selección se
realicen con apego a la Ley, en procura de
claridad y precisión.
Verificar el cumplimiento de los requisitos
legales y de orden técnico en los estudios
previos para la adquisición de bienes y servicios
como para la construcción de obras.
X
X
X
X
de
de
Dra. Nubia Traslaviña
Saavedra, Coordinadora
Grupo Documentación,
Archivo, Correspondencia
y Orientación al
Ciudadano
Sólo tendrá acceso el personal autorizado por la
Coordinadora de Grupo.
Quejas y reclamos de los
usuarios.
Dar a conocer la reglamentación a través diferentes
canales de comunicación de la Entidad.
Dar a conocer la reglamentación a través diferentes
canales de comunicación de la Entidad.
Quejas y reclamos de los
usuarios.
Evaluar y restringir los permisos dados a los usuarios
en el SGD ORFEO.
X
X
Definir un funcionario responsable de la verificación y
seguimiento de los distintos procesos contractuales
que se adelantan en la Entidad.
Dentro de los 3 días
siguientes a la celebración
del contrato y dentro de los
términos legales.
X
Realizar capacitaciones sobre los alcances de la labor
de supervisión contractual.
Trimestral.
Dra. Adriana Yazmín
Portillo Trujillo, Jefe de la
Oficina Asesora Jurídica
X
Examinar que la ponderación de los criterios de
selección corresponda a la aplicación de factores
matemáticos o numéricos y no a expresiones que den
cabida a consideraciones discrecionales del calificador
o que abran espacio a la subjetividad.
En desarrollo de la etapa
contractual.
X
Revisar que los estudios previos se ajusten al Plan
Anual de Adquisiciones y que sirvan de soporte para la
elaboración del proyecto de pliego de condiciones,
pero que además contengan la totalidad de los
documentos requeridos.
Etapa precontractual.
SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL INTERNO - CORTE ABRIL 30
REPORTE REGISTRADO POR LOS DIFERENTES PROCESOS
La dependencia realiza seguimiento a las solicitudes que a través de los canales reciben las dependencias. Así Se pudo evidenciar el seguimiento a corte 31 de mayo del presente año, realizado por el Grupo de
mismo a través de comunicaciones internas vía correo electrónico reporta a la dependencia competente las Documentación, Archivo, Correspondencia y Orientación al Ciudadano sobre las solicitudes recibidas
solicitudes pendientes por responder. No obstante cuando se remite la solicitud inicial se advierte la necesidad de
en el Instituto y las comunicaciones enviadas a los líderes de proceso informando sobre aquellas
remitir copia de la respuesta a [email protected].
peticiones que se encuentran pendientes o próximas a vencer en su respuesta. En Comité de
Dirección se realiza análisis de la información registrada en el seguimiento, en donde por orden del
Esta dependencia realiza estadísticas mensuales por dependencia y canal de consulta, información que
Director se requiriere a cada uno de los lideres de proceso la revisión minuciosa y monitoreo
periódicamente se reporta a los directivos.
permanente a las pqrs que ingresan al Instituto.
Redes sociales
Cuatro años de incursión en las redes sociales, Facebook, Twitter y YouTube
– Twitter
* Abril de 2014, seguidores: 136.140
* 43.959 trinos informativos.
- Facebook
* 3.988 seguidores
- YouTube
* Canal oficial del IDEAM
* Publicados 277 videos
* 256 suscriptores.
La oficina de Control Interno evidenció el cumplimiento de las acciones propuestas, considerando
que las mismas permiten minimizar la ocurrencia del riesgo y son efectivas.
Las evidencias se pueden consultar en la Oficina de Comunicaciones, intranet y página web de la
Entidad.
• Impresos 57%
• Radio
15%
• Internet 14%
• Televisión 14%
• El total de noticias registradas representan una inversión de $1.157 millones de pesos (Free-press)
• Inversión IDEAM cero pesos ($0)
• Video pronóstico del tiempo diario en www.ideam.gov.co
• 15 medios de comunicación, 3 corporaciones Autónomas regionales y 8 Entidades nacionales lo reproducen.
• 386 videos que registraron 40.788 mil visitas.
* Se continúa con la revisión de la documentación que integra el Sistema de Gestión de Calidad del Instituto,
específicamente de algunos procedimientos a cargo de las coordinaciones de grupo de la Secretaría General,
formatos y demás soportes que hacen parte de los diferentes procesos.
* Se han llevado a cabo reuniones para determinar la necesidad de levantar e integrar nuevos procedimientos al
SGC.
* Se adelantan actividades para verificar que la documentación existente en el Sistema se ajusta a los requisitos
de la Norma.
* Se han elaborado los flujogramas de algunos procedimientos que no los tenían incluidos.
* La reunión del Equipo Operativo del Sistema de Gestión Integrado y las diferentes sesiones del Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo han sido utilizadas como espacios para socializar y sensibilizar a los
De acuerdo con el seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno, se pudo
funcionarios sobre la importancia de contar en el Instituto con un Sistema de Gestión de Calidad implementado.
evidenciar los avances obtenidos en la revisión y actualización de algunos documentos
propios del Sistema de Gestión Integrado; igualmente se evidenciaron los flujogramas
* Teniendo en cuenta que el Grupo de Administración y Desarrollo del Talento Humano está ajustando el
realizados a los procedimientos del proceso de Gestión Contable, como son:
procedimiento de inducción y reinducción de funcionarios/contratistas, la Oficina Asesora de Planeación solicitará
Conciliaciones cuentas Bancarias, Elaboración y presentación de Estados Financieros,
se incluya la información relacionada con la plataforma estratégica del IDEAM en la información institucional que
Pago Proveedores y/o contratistas. Se evidenció acta del 26 de marzo de 2014 del
se suministrará a los empleados de la Entidad.
Equipo Operativo del Sistema Integrado y del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo donde se evidencian los compromisos adquiridos y sobre los cuales la
* La Oficina Asesora de Planeación considera importante y necesario efectuar una revisión del Direccionamiento
Oficina de Control Interno se encuentra realizando seguimiento.
estrategico del Instituto con el fin de determinar su adecuación a las actuales demandas de información por parte
de ciudadanos, usuarios y grupos de interés.
* Se ha elaborado una matriz, en excel, que integra el Plan Estratégico del Instituto con el Plan Operativo Anual
de la vigencia (actividades, indicadores, metas y recursos asignados durante el año) ejercicio que garantiza la
pertinencia de las acciones a desarrollar y la coherencia de la planeación de la Entidad con la misión
institucional.
A este documento se le hace seguimiento periódico, asegurando su actualización permanente.
100 % = 111 solicitudes/ 111 respuestas
Descripción:
De las 111, 9 estaban relacionadas con temas hidrológicos, Por hidrología 9 Certificaciones (4 compartidas con
meteorología).
La Oficina de Control Interno evidenció la información registrada por los responsables del
seguimiento al riesgo. Las evidencias se encuentrna en la OCI.
Los radicados de las certificaciones de hidrología, 201499140015122, 20143000002321, 20149910034742,
20149910044622, 20149910034862.
Se Anexa cuadro de relación de la Subdirección de Meteorología.
Con el acompañamiento continuo de la Oficina Jurídica, se han realizado los procesos de contratación (revisión
de estudios previos) para adquisición de: servicio de transporte de funcionarios para operación de la red; pago a
los observadores voluntarios; adquisición de equipos e insumos para la red hidrometeorologica. Los tramites se
han realizado a travéz del sistema ORFEO.
Se evidenciaron con la Oficina Jurídica los documentos informados por el responsable del
proceso; adicionalmente, los contratos de transporte de funcionarios para operación de la
red y adquisición de equipos e insumos para la red hidrometeorológica, se encuentran en
ejecuciòn.
En el Programa de Seguridad de la Información se establecen los aspectos básicos para la responsabilidad de
funcionarios y colaboradores en cuanto al manejo de seguridad de la información.
Las evidencias se complementan con lo descrito por la Oficina de Informática.
Los accesos de consulta y edición quedan registrados en el sistema; la Oficina de Informatica es quien
administra los sistemas de información en cuanto a los roles, permisos y accesos.
Dentro del proceso de seguimiento a las acciones planteadas, el grupo SIA organiza un archivo de las
solicitudes de información que ingresan por el gestor documental orfeo y las respuestas enviadas a fin de
compilar la inforamación para el indicador.
Se evaluaron los indicadores propuestos, encontrando que:
- en el caso del indicador número 1, es de difícil calculo, en razón a que muchas de las solicitudes de información
incluyen más de un producto, inclusive más de 20 productos por solicitud, haciendo difícil la compilación de la
información, por lo que se propone el cambio de la fórmula de cálculo.
Se recomienda a los responsables del manejo del riesgo, monitorear de manera
- para el segundo indicador, que hacia referencia a la información preliminar entregada a los contratistas para la
permanente los compromisos adquiridos a fin de poder realizar los ajustes que sean
elaboración de sus productos, al hacer seguimiento, se encontró que de igual forma los contratos incluyen una
SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL INTERNO - CORTE ABRIL 30
Dentro del proceso de seguimiento a las acciones planteadas, el grupo SIA organiza un archivo de las
solicitudes de información que ingresan por el gestor documental orfeo y las respuestas enviadas a fin de
REPORTE REGISTRADO POR LOS DIFERENTES PROCESOS
compilar la inforamación para el indicador.
Se evaluaron los indicadores propuestos, encontrando que:
- en el caso del indicador número 1, es de difícil calculo, en razón a que muchas de las solicitudes de información
incluyen más de un producto, inclusive más de 20 productos por solicitud, haciendo difícil la compilación de la
información, por lo que se propone el cambio de la fórmula de cálculo.
Se recomienda a los responsables del manejo del riesgo, monitorear de manera
- para el segundo indicador, que hacia referencia a la información preliminar entregada a los contratistas para la
permanente los compromisos adquiridos a fin de poder realizar los ajustes que sean
elaboración de sus productos, al hacer seguimiento, se encontró que de igual forma los contratos incluyen una
pertinentes pero en tiempo real y de manera oportuna.
cláusula de confidencialidad y uso de la información, por lo que este riesgo estaría cubierto por el cumplimiento
de parte de los contratistas de la claúsula legal del contrato.
Las acciones a seguir serían:
- Solicitar a la oficina de Planeación el cambio del indicador No. 1,
-Solicitar la eliminación del indicador No. 2 ya que el riesgo esta mitigado a través de las claúsulas
contractuales.
Durante el mes de enero de 2014 se realizaron las siguientes inducciones a los nuevos contratistas y quienes
habían entrado durante el segundo semestre de 2013: Inducción Proceso de Acreditación (2014/01/27),
Capacitación en norma NTC-ISO-IEC 17025:2005 y NTC-ISO/IEC 17011:2004 (2014/01/29), Aseguramiento de
Calidad (2014/01/29), Metodología para revisión de Evidencias e Informes de Evaluación (2014/01/27),
Capacitación ORFEO (2014/01/30), Documentación Sistema de Gestión Acreditación (2014/01/31), Capacitación
en Elaboración de Cuentas de Cobro (2014/01/31).
Teniendo en cuenta que en cumplimiento de los requisitos 4.3 IMPARCIALIDAD y 4.4. CONFIDENCIALIDAD de
la norma NTC-ISO/IEC 17011 que debe cumplir el IDEAM como Organismo de Acreditación, el Instituto
desarrolla tres actividades: 1. La firma por parte de los contratistas que desempeñan actividades relacionadas
con las auditorías, del contrato con el IDEAM en cuyo parágrafo 2 de las obligaciones de los contratistas se
establece: “Durante la vigencia del contrato, el CONTRATISTA se compromete: a) No realizar asesorías,
capacitaciones o auditorías internas en la norma NTC-ISO/IEC 17025 a nombre propio o de un tercero diferente
al IDEAM, y b) No prestar servicios de muestreo y/o análisis de laboratorio en matrices ambientales”. Por otra
parte, los contratistas (auditores) entregan a la Coordinación del IDEAM una carta en la que relacionan los
impedimentos por relación laboral o familiar que puedan cuestionar la transparencia, evitar potenciales conflictos
de interés que afecten la independencia e imparcialidad del proceso de acreditación. Adicionalmente, todos los Se evidenciaron los documentos referidos por los responsables del proceso.
contratistas y funcionarios que trabajamos en el Grupo de Acreditación firmamos el documento “Compromiso de
Confidencialidad, Imparcialidad, Independencia”, M2-SAF-01, Versión 1.0.
De acuerdo con lo anterior, en el Grupo de Acreditación se cuenta con la firma del “Compromiso de
Confidencialidad, Imparcialidad, Independencia”, M2-SAF-01, Versión 1.0. por parte de las dos funcionarias de
planta, dos contratistas administrativos y dieciséis contratistas evaluadores.
Durante el año 2014, a la fecha se han realizado tres reuniones de comité de calidad: 21 de febrero, 11 de abril y
16 de mayo a las que asistieron los evaluadores que no estaban programados en visitas de evaluación.
En lo relacionado con la evaluación de evaluadores. Durante las visitas de los procesos de acreditación y
autorización, un formato que se deja en los laboratorios u organizaciones evaluadas es el “Evaluación de
Evaluadores por parte de los Organismos de Evaluación de la Conformidad – OEC”, M2-SAF-07, Versión 1.0, el
cual debe ser diligenciado por los laboratorios y remitido al IDEAM con el fin de conocer la percepción de los
evaluados con relación al conocimiento, competencia técnica, habilidades de los auditores. A la fecha, durante
2014 se han recibido 39 registros, los cuales reposan en el expediente de Evaluación de Evaluadores en el Grupo
de Acreditación de la Subdirección de Estudios Ambientales
Se han llevado a cabo procesos de contratación con el acompañamiento y revisión de estudios previos por parte de la Oficina
En el seguimiento realizado, se observó que evidentemente se han adelantado los procesos de
Jurídica para adquisición de papelería y utiles de oficina, mantenimiento de vehiculos, mantenimiento de aires acondicionados,
contratación con la debida revisión y aprobación por parte de la Oficina Asesora Jurídica, algunos de
mantenimiento de fotocopiadoras, adquisición de bonos para combustible, adquisición de pasajes aereos, concurso de meritos
ellos ya se encuentran en ejecución.
para corredores de seguros, arrendamiento del pluviometro, agenciamiento aduanero, adquisicion de mobiliario, servicios de
transporte para mudanza y transporte de funcionarios para operación de la red.
En la Intranet se encuentra el Procedimiento A1-GIP-02 "PROCEDIMIENTO DE ACCESO SERVICIOS DE
INFORMACIÓN".
Se ubica mediante las siguientes opciones:
- Sistema Integrado de Gestion".
- Mapa de Procesos.
Se han definido controles de acceso a los sistemas de información y comunicaciones mediante la identificación única de - APOYO - Gestión Administrativa.
usuario (primera letra nombre y apellido) y asignación de contraseñas de forma individual. Existen procedimientos de - Gestión de Recursos Informáticos y Tecnológicos.
administración de usuarios y claves con características (tamaño, intentos fallidos, etc.) para su manejo, con el fin disponer de Adicionalmente las características de las claves se encuentra en la presentación de "Seguridad de la
mecanismos fuertes de acceso a los sistemas.
Información", primera pagina Intranet, menú a la izquierda, segun se indica en el siguiente print
screen --->
Se ha verificado su correcto funcionamiento en el momento en que los usuarios se autentican para ingresan a los sistemas.
Estos accesos quedan registrados en los logs del servidor de dominio.
Print screen logs del servidor de dominio:
La Oficina de informática ha publicado los procedimientos relacionados con las políticas de seguridad de la información hasta
En la Intranet se encuentran los procedimientos, se ubican mediante las siguientes opciones:
la fecha implementadas y a las cuales se les ha realizado la gestión de revisión, verificación y seguimiento.
- Sistema Integrado de Gestion".
- Mapa de Procesos.
Adicionalmente para retomar la socialización y concientización del programa de seguridad de la información, en la Intranet se
- APOYO - Gestión Administrativa.
puede consultar el video, donde se establecen aspectos básicos para la responsabilidad de los colaboradores en cuanto al
- Gestión de Recursos Informáticos y Tecnológicos.
manejo de los aspectos de seguridad de la información.
LOG DE ACCESOS NO PERMITIDOS SERVIDOR DE DOMINIO
En el log del Servidor de Dominio quedan registrados los accesos realizados a la red e igualmente los acceso no permitidos a la
red del Instituto.. Los accesos externos de la red del Instituto se controlan y registran a nivel de Firewall, que hace las veces de
un servidor de seguridad para el Instituto.
En relación con el “(número de procesos aperturados sobre temas de corrupción sobre Número de anónimos recibidos sobre
el mismo hecho)*100” (sic), con corte a 30 de abril de 2014, es de 1/1, para lo cual es importante aclarar que se han recibido
dos anónimos, con las siguientes salvedades:
El Primer anónimo, dirigido a la Dirección electrónica “direcció[email protected]”, que data del 11 de febrero de 2014,
aperturado el 12 de febrero de 2014 bajo el expediente SG-008/14, adelantado en Indagación Preliminar contra Responsable
por Determinar, el cual una vez perfeccionado el material probatorio pudo determinar el mérito para ser archivado, mediante
Auto del 27 de marzo del corriente, al encontrarse mérito para ordenar el mismo, en aplicación de lo previsto en el artículo 73
del Código Disciplinario Único, toda vez que el hecho atribuido no existió.
LOG DE ACCESOS EXTERNOS NO PERMITIDOS A NIVEL DE FIREWALL
SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL INTERNO - CORTE ABRIL 30
REPORTE REGISTRADO POR LOS DIFERENTES PROCESOS
El Segundo anónimo, fue recibido en esta Coordinación el día 30 de abril de 2014, pero fue dirigido al Procurador General de la
Nación, por lo tanto, teniendo en cuenta lo normado, en el artículo 3 del Código Disciplinario Único “PODER DISCIPLINARIO
PREFERENTE”, estamos a la espera que la Procuraduría General de la Nación se pronuncie respecto a si asume o no la
competencia y conocimiento sobre el mismo.
La Secretaria General, como primera instancia disciplinaria, en aras de la función preventiva y correctiva, establecida en la Ley
734 de 2002, a través de la Circular No. 009 del 24 de abril de 2014, en uno de sus apartes señala la importancia del
comportamiento ético, la moralidad y la eficiencia, respecto del deber que como servidores públicos, nos corresponde
observar en la relaciones que se tengan por razón del servicio, lo cual permite generar un clima laboral propicio para el
desempeño de las funciones y contribuye a la disminución de escritos ANONIMOS, que a pesar de no allegar prueba que
soporte su denuncia, si pone en tela de juicio la transparencia en la ejecución de las funciones desempeñadas por los
servidores que son objeto de esa mala práctica.
La Circular 009 del 30 de abril de 2014, especifica
1. Se elaboran semanalmente los siguientes informes de seguimiento a la Ejecución Presupuestal:
- Ejecución presupuestal IDEAM (general) – Detalle por fuente de los recursos
- Ejecución presupuestal IDEAM (detalle por dependencia)
- Comparativo ejecución presupuestal IDEAM Vs. Ejecutores PGN
Se pudo evidenciar la documentación relacionada en - Equipo de placa IDEAM 020506 en la
- Matriz de análisis de riesgos (CDP sin comprometer)
siguiente ruta: D/IDEAM 2014/PRESUPUESTO 2014/INFORMES PRESUPUESTALES
- Comparativo de Ejecución entre vigencias (IDEAM)
Estos informes son presentados al Comité Directivo por la Asesora designada por la Dirección General, para toma de
decisiones de las diferentes dependencias y seguimiento presupuestal.
2. Mensualmente el Grupo de Presupuesto realiza un ejercicio de cierre interno en el cual se cruzan partidas y se revisan
posibles errores en la afectación o apropiación de algún rubro presupuestal. Así mismose liberan los saldos no comprometidos Se pudo evidenciar la documentación relacionada en - Equipo de placa IDEAM 19194 en la siguiente
de los Certificados de Disponiblidad Presupuestal.
ruta: G:/IDEAM/IDEAM 2014/CDPS A LIBERAR
3. Mensualmente se realiza una revisión de las obligaciones presupuestales con respecto a los registros presupuestales para Se pudo evidenciar la documentación relacionada en - Equipo de placa IDEAM 19194 en la siguiente
verificar que hayan sido imputadas correctamente.
ruta: G:/IDEAM/IDEAM 2014/RPC CRUCE OBLIGACIONES
4. Se validan los planes de contratación que envia Secretaría General para aprobación, esta validación se realiza cruzando el
plan de contratación contra los Certificados de Disponiblidad Presupuestal expedidos, con el fin de verificar que se haya
expedido conforme el valor, rubro, recurso, dependencia de afectación y objeto acorde con el renglón y actividad estipulada Se pudo evidenciar la documentación relacionada en- Equipo de placa IDEAM 19194 en la siguiente
en el plan aprobado y/o evitar cambios en los ítems enunciados que afectan la información de los Certificados de Disponiblidad ruta: G:/IDEAM/IDEAM 2014/INFORMES/INFORMES PLANES CONTRATACION
- En X:/FINANCIERA/VIGENCIA 2014/PLANES DE CONTRATACION
Presupuestal expedidos.
5. Se lleva un control de los Certificados de Disponiblidad Presupuestal globales que amparan viáticos.
Se pudo evidenciar la documentación relacionada en - En X:/FINANCIERA/VIGENCIA 2014/MAUREN
En el transcurso de 2014 se efectuaron 16 nombramientos provisionales, a cada uno de los cuales se les adelantó el
procedimiento de vinculación y desvinculación que se encuentra publicado en el SGI. En el transcurso de la vigencia no se han Se evidenció el procedimiento "Vinculación y Desvinculación de Personal", código A3-GHP-05, vr. 1.
nombrado personas en periodo de prueba con el fin de cubrir vacantes de forma definitiva.
Publicación convocatoria en la página web de la Comisión Nacional del Servicio Civil y del IDEAM.
Acuerdo No. 520 de junio 10 de 2014.
Se está adelantando la gestión con la CNSC para cubrir las vacantes definitivas por el sistema de mérito.
Durante 2014 no se han efectuado nombramientos en cargos de Libre Nombramiento y Remoción.
Se ha efectuado la liquidación, revisión y pago de la nómina de acuerdo a la normatividad vigente.
Se evidenció el pago del retroactivo vigencia 2014 a los funcionarios del Instituto.
De acuerrdo con las revisiones efectuadas a la liquidación de nómina, previo a su desembolso se han realizado los ajustes de
las inconsistencias identificadas.
En el mes de febrero se hizo efectivo el incremento de las asignaciones básicas conforme al decreto 0199 de 2014 y se efectuó
el pago retroactivo del mismo correspondiente al mes de enero.
En lo corrido de la vigencia 2014, se han realizado 20 informes de auditoría / 33 auditorías programadas. La cifra
de las auditorías programadas puede varias de acuerdo a las necesidades e imprevistos que se presenten.
Caso específico los reportes de contratacion en época electoral solicitada posteriormente por la Contraloría
General.
En lo corrido de la vigencia 2014, se han realizado 20 informes de auditoría / 33
auditorías programadas. La cifra de las auditorías programadas puede varias de acuerdo
a las necesidades e imprevistos que se presenten. Caso específico los reportes de
contratacion en época electoral solicitada posteriormente por la Contraloría General.
Al inicio de la vigencia 2014, se diseñó el Programa Anual de Auditorías, el cual fue debidamente aprobado por El documento Programa Anual de Auditorías 2014, fue socializado en el Comité de
los miembros del Comité de Coordinacion de Control Interno en su sesión de diciembre 23 de 2013 y se Coordinación de Control Interno, se encuentra dispuesto en la Oficina de Control Interno y
encuentra en ejecución
en ejecución.
A la fecha del presente seguimiento, se han diseñado 3 boletínes denominados "El Control Interno hacia el
Mejoramiento Continuo", en los cuales se brinda información y sensibilización sobre el Sistema de Gestión
Integrado. Se realizan jornadas de sensibilización en las Áreas Operativas antes de dar inicio a los procesos de
auditoría; adicionalmente, se llevaron a cabo reuniones con cada uno de los procesos de la Entidad a fin de
sensibilizar sobre el Sistema, los roles de la Oficina de Control Interno y dar a conocer el grupo de trabajo de la
Oficina.
Los boletines se encuentran publicados en la intranet, link "Cultura de Mejoramiento
Continuo", igualmente se envían con periodicidad mensual a los correos de los
funcionarios de la Entidad. Los listados de asistencia de las reuniones realizadas con los
funcionarios de los distintos procesos institucionales, reposan en la Oficina de Control
Interno.
El Programa Anual de Auditorías 2014, se encuentra en ejecución, con la realización de los informes de Ley y
auditorías internas, tales como: Contablidad, Informe Ejecutivo del Sistema de Control Interno, Infromes
Los informes de auditoría han sido enviados a los líderes de proceso, alta Dirección e
Pormenorizados del Sistema, Derechos de Autor, Rendición de cuenta a la Contraloría sobre Contratación
instancias externas pertinentes.
(trimestral), Rendición de Cuentas gestión 2013 a la Contraloría, Austeridad del Gasto Público, Áreas
Operativas, entre otros.
El Centro de Documentación cuenta con un modulo de circulación y préstamo que permite llevar un control sobre
el préstamo de documentos. Así mismo semanalmente se ejerce un control telefónico sobre los prestamos
pendientes y a través de la administración de la base de datos y del inventario de bienes culturales se mantiene
control sobre las existencias. De igual manera se ha tramitado ante la dependencia de recursos físicos la
Link del manejo que se da a los préstamos, a través del módulo de circulación y
préstamo, el cual está ligado al catálogo virtual y a la base de datos bibliográfica SIDID).
http://documentacion.ideam.gov.co/openbiblio/prestamos/conpendientes.php.
Se pudo
evidenciar algunos correos enviados a usuarios haciendo seguimiento al préstamo de
SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL INTERNO - CORTE ABRIL 30
REPORTE REGISTRADO POR LOS DIFERENTES PROCESOS
El Centro de Documentación cuenta con un modulo de circulación y préstamo que permite llevar un control sobre
el préstamo de documentos. Así mismo semanalmente se ejerce un control telefónico sobre los prestamos
pendientes y a través de la administración de la base de datos y del inventario de bienes culturales se mantiene
control sobre las existencias. De igual manera se ha tramitado ante la dependencia de recursos físicos la
adopción de mecanismos de seguridad de la información que reposa en la colección bibliográfica.
Link del manejo que se da a los préstamos, a través del módulo de circulación y
préstamo, el cual está ligado al catálogo virtual y a la base de datos bibliográfica SIDID).
http://documentacion.ideam.gov.co/openbiblio/prestamos/conpendientes.php.
Se pudo
evidenciar algunos correos enviados a usuarios haciendo seguimiento al préstamo de
documentos.
a. Normativa interna para reglamentar préstamo de Archivo, consultar
http://intranet.ideam.gov.co/jsp/loader.jsf?lServicio=Documentos&lTipo=user&lFuncion=ver
La resolución del Reglamento del Centro de Documentación se ha dado a conocer a los usuarios externos e
Categoria&idCat=78 - (Resolución de reglamento)
internos a través del boletín bibliográfico Biblionovedades en la sección notibreves.
b. Mecanismos para control de acceso a los funcionarios: Se evidencia en los avisos de
restricción de acceso a las áreas donde se procesan y conservan documentos de archivo.
Link desde donde se puede acceder al texto del reglamento del Centro de Documentación
La Resolución de Reglamento se encuentra publicada en la intranet y se informó por e mail comunicado interno
y
que
se
encuentra
ubicado
en
el
catálogo
virtual)
:
a todos los funcionarios para consulta. Se han implementado mecanismos y controles para evitar el acceso a
http://documentacion.ideam.gov.co/openbiblio/catalogo2010/Documentos/Reg_documenta
esta área, a través de avisos de señalización y control de los funcionarios del Área.
.htm
a. En la siguiente ruta se pueden encontrar la resolución de adopción de ORFEO ,
cirdulares
internas
y
externas).
http://intranet.ideam.gov.co/jsp/loader.jsf?lServicio=Documentos&lTipo=user&lFuncion=ver
Categoria&idCat=78 Se dio a conocer la resolución de adopción del SGD-ORFEO en el Instituto, las circulares normativas internas,
las normas nacionales que rigen las políticas de gestión Documental, a través de la intranet del Instituto, correos b. Para los pPermisos usuarios SGD Orfeo se cuenta con un formato firmado por cada
electrónicos, y capacitaciones internas.
jefe , quien es la persona que los autoriza: así mismo a través de la mesa de ayuda, la
oficina de informática es quien habilita los permisos solicitados por cada Jefe.
La Oficina de Control Interno evidenció el cumplimiento de las acciones propuestas,
evidenciando en términos generales la efectividad del control establecido.
El IDEAM a través de la Oficina Asesora Jurídica con el fin de prevenir el riesgo relacionado, celebró el Contrato
de Prestación de Servicios 010 de 2014, cuyo objeto contractual es:"APOYO A LA OFICINA ASESORA
JURIDICA GENERANDO LOS INFORMES DE CARÁCTER CONTRACTUAL SOLICITADOS POR LA OFICINA
Se verificó la citada contratación y la ejecución de la misma, específicamente en lo
DE CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD QUE SE REQUIEREN EN CUMPLIMIENTO DE LAS
solicitado por la Oficina de Control Interno, como son: Informes SIRECI Contratación,
DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES Y DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL, ASI COMO EL
requerimientos Contraloría y la inclusión de los contratistas en el SIGEP, entre otros.
SEGUIMIENTO DE LA PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTRACUTAL EN EL SECOP Y LA
VINCULACIÓN DE LOS CONTRATISTAS EN EL SIGEP", de igual forma cada actuación contractual tiene su
soporte impreso directamente de la página de Colombia Compra Eficiente.
La Oficina Asesora Jurídica realizará cuatro capacitaciones presenciales y virtuales en la que se les indicará los
alcances del Manual de Supervisión a las personas que sean designadas como supervisores a los contratos
celebrados por el IDEAM.
La Oficina Asesora Jurídica, dentro de cada uno de los procesos contractuales adelantados por ésta, ha
verificado que los criterios de selección se realicen con apego a la Normatividad vigente (Decreto 1510 de 2013), A la fecha de seguimiento del presente avance, no se habían llevado a cabo la primera
examinando que la ponderación de los criterios de selección corresponda a la aplicación de factores numéricos y capacitación a supervisores de contratos.
no a expresiones o consideraciones discrecionales o subjetivas del calificador.
De conformidad en el Decreto 1510 de 2013 y en los lineamientos establecidos a través de manuales y circulares
por Colombia Compra Eficiente en la página web www.colombiacompra.gov.co, la Oficina Asesora Jurídica ha
adelantado los procesos contractuales a través de lo establecido en el Estatuto General de Contratación con
base en los Estudios Previos remitidos por las demás Dependencias del IDEAM previa verificación en el Plan
Anual de Adquisiciones publicado en el SECOP.