¿Qué es la Gestión por procesos?
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4.- Gestión por Procesos para un Centro Universitario Kalitate eta Ikasketa Berrikuntzako Erretoreordetza Vicerrectorado de Calidad e Innovación Docente INDICE 1.- Pilares de la Gestión universitaria. 2.- Qué es un proceso. 3.- Ejemplos de Mapas de Procesos y sus despliegues. 4.- Qué implica la Gestión por Procesos. 5.- La matriz REDER. 6.- Conclusiones. 1 Pilares de la Gestión universitaria •3 2º Gestión por Procesos 1º Planificación Estratégica Pilares de Gestión de un Centro Universitario - AUDIT 4º Revisión del Sistema de Gestión 3º Tabla de Indicadores 2 Qué es un proceso •5 “UNA SERIE DE TAREAS INTERRELACIONADAS QUE PRODUCEN UN RESULTADO” INCLUYE : PERSONAS, TIEMPO, MATERIALES Y DINERO. El Proceso de FORMACIÓN SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD Responsables Procedimientos Encuestas Indicadores DESARROLLO DE LA ENSEÑANZA ADMISIÓN DE ESTUDIANTES Perfil Ingreso Información Titulación Acceso Matriculación Acogida Orientación 1º: Materias Competencias Planes Docentes Modalidades Docentes 2º: Materias Competencias Planes Docentes Modalidades Docentes 3º: Materias Competencias Planes Docentes Modalidades Docentes Practicum 4º: Materias Competencias Planes Docentes Modalidades Docentes Practicum Trab. Fin Grado RESULTADOS Tasa de Graduación Tasa de Abandono Tasa de Eficiencia Otros Resultados Perfil Egreso PERSONAL ACADÉMICO RECURSOS Y SERVICIOS Profesorado Disponible Profesorado Necesario Categoría académica Vinculación a la Universidad Experiencia: Docente Investigadora Profesional Espacios Instalaciones Laboratorios Talleres Equipamiento Biblioteca Salas Lecturas Nuevas Tecnologías 7 La Titulación como PROCESO SOCIEDAD/ENTORNO SERVICIO Centro Universitario Pasos para Implantar la GP 1. DETERMINAR LOS OBJETIVOS GLOBALES DE NUESTRA ORGANIZACIÓN.(MISIÓN,VISIÓN) 2. IDENTIFICAR Y DEFINIR NUESTROS PROCESOS: MAPA DE PROCESOS 3. ESTABLECER PROPIETARIOS DE LOS PROCESOS, RESPONSABLES DE LOS MISMOS Y EQUIPOS DE MEJORA. MARCAR RESPONSABILIDADES CLARAS (Equipo Directivo, Coordinadores, Tutores,…) 4. PROCEDIMENTAR LAS ACCIONES LIGADAS A CADA PROCESOS: FLUJOGRAMA, INDICADORES, INDICADORES, DOCUMENTOS ANEXOS. 5. REVISAR LOS PROCESOS. 6. MEJORAR LOS PROCESOS. Ventajas de la Gestión de Procesos 1. Obtener RESULTADOS MAS PREVISIBLES Y CONTROLABLES (MEJOR USO DEL TIEMPO, RESURSOS Y COSTES MÁS BAJOS) 2. ESTABLECER OBJETIVOS Y METAS MÁS AMBICIOSOS. 3. DESPLEGAR EN EL CENTRO LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS DISTINTOS GRUPOS DE INTERÉS Y ASEGURAR QUE LOS SERVICIOS PRESTADOS SATISFACEN ESAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS. 4. CONOCER EL VALOR APORTADO EN CADA TAREA, AL SERVICIO PRESTADO. Diagrama de un Proceso CONTROLES ENTRADA PROCESO SALIDA RECURSOS PRESENTAR PRESENTAR DE FORMA VISUAL LAS ETAPAS DE UN PROCESO Y SUS INTERRELACIONES 3 Ejemplos de Mapas de Procesos y sus despliegues •12 PLAN ESTRATÉGICO P1. PLANIFICACIÓN EVALUACIÓN DE TITULACIONES PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PLANIFICACIÓN ANUAL PLAN DE GESTIÓN ANUAL PLANIFICACIÓN DE TITULACIONES PLANES DE ESTUDIO P2. GRADO ALUMNOS CON PERFIL DE INGRESO EGRESADOS CAPTACIÓN ADMISIÓN DESARROLLO DE LA ENSEÑANZA P3. POSGRADO E INVESTIGACIÓN GRADUADOS Y LICENCIADOS MÁSTER Y DOCTORADO IDEAS Y PROYECTOS INVESTIGACIÓN MÁSTERES DOCTORES INNOVACIÓN Y DESARROLLO CIENTÍFICO TECNOLÓGICO FINANCIACIÓN EXTERNA P4. PROCESOS DE APOYO ACCIONES - CORRECTORAS - PREVENTIVAS - DE MEJORA RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA COMUNICACIÓN E INTERACCIÓN CON LA SOCIEDAD MAPA DE PROCESOS P5. REVISIÓN, EVALUACIÓN Y MEJORA MEJORA EVALUACIÓN FACULTAD DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA REVISIÓN RESPONSABLE EQUIPO DECANAL TAMAÑO FECHA Nº DIBUJO A3 27.06.2008 MP.02.01 ESCALA 1:1 HOJA REV. 01 1 DE 1 SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD Responsables Procedimientos, Encuestas Indicadores P2. GRADO CAPTACIÓN ℵ Programas de captación ALUMNOS CON PERFIL DE INGRESO ADMISIÓN DE ESTUDIANTES ℵ Guía docente (elaboración y distribución) ℵ Acogida Recursos y servicios Aulas Laboratorios Instalaciones Salas de informática Salas de estudio Bibliotecas Equipamiento TIC Servicios de la UPV/EHU DESARROLLO DE LA ENSEÑANZA ℵ Tutorización ℵ Orientación al estudiante ℵ Programación, impartición y evaluación docente ℵ Gestión de horarios y aulas ℵ Trabajo fin de grado ℵ Intercambio académico ℵ Gestión de prácticas externas ℵ Formación complementaria y L3 ℵ Extensión cultural ℵ Orientación profesional (empresas y master) ℵ Trabajos dirigidos, prácticas y libre elección ℵ Entrega de calificaciones ℵ Extinción de títulos ℵ Acto San Alberto Magno Recursos humanos EGRESADOS Recursos económicos PROCESO 2. FACULTAD DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA RESPONSABLE EQUIPO DECANAL TAMAÑO FECHA Nº DIBUJO A4 23.06.2008 1:1 B.01.00 ESCALA HOJA REV. 01 1 DE 1 SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD Responsables Procedimientos Indicadores P5. REVISIÓN, EVALUACIÓN Y MEJORA RESULTADOS DE LA GESTIÓN DOCENTE Y ADMINISTRATIVA ACCIONES CORRECTORAS OBJETIVOS REVISIÓN ENCUESTAS EVALUACIÓN INFORMES DE RESPONSABLES DE PROCESOS ACCIONES PREVENTIVAS MEJORA ACCIONES MEJORA SUGERENCIAS, QUEJAS Y RECLAMACIONES EQUIPO DECANAL JUNTA DE FACULTAD PRESUPUESTOS INFRAESTRUCTURAS PROCESO 5. FACULTAD DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA RESPONSABLE EQUIPO DECANAL TAMAÑO FECHA Nº DIBUJO A4 23.06.2008 1:1 F.01.00 ESCALA HOJA REV. 01 1 DE 1 4 Qué implica la Gestión por Procesos •20 Qué implica la Gestión de Procesos GESTIONAR CON DATOS + TRABAJAR EN EQUIPO + MEJORAR LO QUE HACEMOS Gestión con Datos La gestión de los PROCESOS se basa en: DATOS, HECHOS, MEDICIÓN e INFORMACIÓN. Desechar: SUPOSICIONES,CORAZONADAS,… Establecer INDICADORES. MEDIR: ¡¡ Lo que no se mide, no se mejora !! Transformar DATOS EN INFORMACIÓN Evaluar el avance. Prever y anticiparse a los acontecimientos. acontecimientos Trabajo en Equipo • Liderando con Humanidad, Humildad y Humor. • Sin prejuicios y comunicando. comunicando • Desarrollando habilidades emocionales: emocionales - conociendo nuestras capacidades, reconociendo nuestros ptos. fuertes y débiles, conviviendo con un nivel de tensión adecuado manteniendo competitividad y salud en las relaciones mutuas . Cómo mejorar un Proceso Después de ponerlo en práctica y revisándolo 1. ELIMINANDO TAREAS INNECESARIAS 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. SIMPLIFICANDO COMBINANDO TAREAS CAMBIANDO EL ORDEN DE LAS TAREAS HACIENDO TAREAS SIMULTÁNEAMENTE BALANCEANDO EL FLUJO DEL PROCESO ESTANDARIZANDO AÑADIENDO VALOR AL SERVICIO Ciclo de mejora 4º IMPLANTAR 1º PLANIFICAR (AJUSTAR) A P C D CT HECK 3º VERIFICAR (COMPROBAR) LAN O 2º HACER 5 •26 La Matriz REDER Matriz REDER Una Herramienta de Mejora • • • • • ¿QUÉ RESULTADOS QUIERO OBTENER? Resultados Enfoque Deseo que el 80% de mis alumnos superen “mi” Despliegue asignatura Evaluación Revisión y mejora Matriz REDER • • • • • Resultados ¿QUÉ PROCESOS DEBO GESTIONAR PARA OBTENER ESOS Enfoque RESULTADOS? Despliegue Debo PLANIFICAR: temario, bibliografía, prácticas, ritmo de Evaluación trabajos, sistema de evaluación… Revisión y mejora Matriz REDER • • • • • Resultados Enfoque REALIZAR COMPLETAMENTE Despliegue LOS PROCESOS ELEGIDOS HACER lo que he planificado Evaluación Revisión y mejora Matriz REDER • • • • • Resultados Enfoque Despliegue Evaluación Revisión y mejora MEDIR Y CONOCER LOS RESULTADOS DE LO PLANIFICADO Matriz REDER • • • • • Resultados Enfoque Despliegue Evaluación Revisión y mejora REVISAR los resultados obtenidos COMPARAR con los deseados MEJORAR Planteamiento de un Seminario R E QUÉ QUIERO CONSEGUIR: • CONOCER LA GESTION POR PROCESOS • ELABORAR UN PROCESO DE UN CENTRO resultados METODOLOGÍA DE TRABAJO: • EXPOSITIVA • INTERACTIVA enfoque TEMPORALIZACIÓN: • 1 día (4 horas) D ER despliegue evaluación y revisión SECUENCIACIÓN: 1º: Presentación 2º: Discusión-grupos 3º: Recogida de datos 4º: Discusión-experto CONTENIDOS: • MATERIAL ENTREGADO ACTIVIDADES: • Debate • Reflexión Autoevaluacion Evaluación del CURSO Indicadores Puntos Fuertes y Areas de Mejora 6 Conclusiones •33 Conclusión GESTIONAR POR PROCESOS nos lleva a: • ALCANZAR EFICAZ Y EFICIENTEMENTE LOS OBJETIVOS marcados. • REMAR TODOS EN UNA MISMA DIRECCIÓN PARA GENERAR LOS SERVICIOS ESPERADOS Y PARA CONTRIBUIR A SATISFACER LAS NECESIDADES DE NUESTROS USUARIOS. SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS DE UN CENTRO UNIVERSITARIO 1 PROCESOS DE PLANIFICACIÓN PROCESOS DE UN CENTRO UNIVERSITARIO DE LA UPV/EHU 4 PROCESOS DE EVALUACIÓN Y MEJORA 2 PROCESO CLAVE DE EDUCACIÓN SUPERIOR 3 PROCESOS DE APOYO MAPA DE PROCESOS BÁSICOS DE UN CENTRO UNIVERSITARIO DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PLANIFICACIÓN DE LAS TITULACIONES PLANIFICACIÓN ALIANZAS INT Y EXT PLANIFICACIÓN ANUAL DEL CENTRO P L A N I F I C A C I Ó N PROCESO CLAVE DE EDUCACIÓN SUPERIOR ENSEÑANZA APRENDIZAJE PROGRAMACIÓN DE LAS MATERIAS TRABAJO FIN DE CARRERA PRACTICAS EN ORGANIZACIONES PRACTICUM ALUMNADO PERSONAS: PDI y PAS GESTIÓN DE RECURSOS EVALUACIÓN ALUMNADO GESTIÓN ACADÉMICA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS EVALUACIÓN Y REVISIÓN MEJORA E INNOVACIÓN A P O Y O E V A L U A C I Ó N DEFINIR LA MISIÓN Objeto: ¿Por qué éste es un proceso para el Centro y para qué sirve? DELIMITAR EL PROCESO Alcance: A qué y a quiénes afecta este proceso: Grupos de Interés DEFINIR LA NORMATIVA APLICABLE Documentación de referencia: Legislación, Reglamentos, Estatutos, Programa de las asignaturas,… ESPECIFICAR CLARAMENTE LAS RESPONSABILIDADES DE LAS PERSONAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO La Vicedecana de…es responsable de…;La Comisión de OA es responsable de…;Los Directores de los Dptos son responsables de …; La Junta de Centro es responsable de…,El coordinador de Titulación debe, …El docente es responsable de … DESCRIBIR EL PROCESO Realización: Diagrama de Flujo (Sencillo y … complicado) ESTABLECER QUIÉN REGISTRA Y ARCHIVA EL PROCESO Y LA DOCUMENTACIÓN QUE GENERE Y DONDE SE REGISTRA Registro y Archivo ESTABLECER INDICADORES Ligados con PE y PG,…. DEFINIR LA RELACIÓN CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ESTABLECER LAS RELACIONES CON CLIENTES EXTERNOS, OTROS PROCESOS, PROVEEDORES,.. METODOLOGÍA PARA PROCEDIMENTAR UN PROCESO VALORES PLAN ESTRATÉGICO MISIÓN Plan Anual Año 1º Plan Anual Año 2º Plan Anual Año 3º Plan Anual Año 4º Gestión por Procesos VISIÓN Eduardo Chillida ...¡ahora a trabajar! Eskerrik asko zuen arretarengatik!! Gracias por su atención!!
