nodo central - gestión transparente
Anuncio
CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 1 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL NODO CENTRAL INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR ( No. 000088 14 JUN 2013 ) EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP PIEDECUESTA - SANTANDER CARLOS FERNANDO LANDAZABAL CAMARGO REPRESENTANTE LEGAL VIGENCIA AUDITADA 2011 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 2 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander LUIS CARLOS CHAPARRO Contralor Auxiliar de Santander LEIDI VIVIANA MOJICA PEÑA Sub Contralora Delegada Para el Control fiscal EQUIPO AUDITOR MARGARITA CARDENAS PROFESIONAL UNIVERSITARIO RODRIGO OSORIO PROFESIONAL UNIVERSITARIO HERNANDO RODRIGUEZ PROFESIONAL UNIVERSITARIO ELVENY PABON PROFESIONAL UNIVERSITARIO OLINTO CHAVEZ PROFESIONAL ESPECIALIZADO CLAUDIA HERNANDEZ PROFESIONAL UNIVERSITARIO ALVARO CELIS PROFESIONAL ESPECIALIZADO ANDRES MAURICIO JAIMES PROFESIONAL UNIVERSITARIO CLARA ARIZA PEÑA AUDITORA FISCAL LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL AUDITORA FISCAL COORDINADOR AUDITORIA Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 3 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL TABLA DE CONTENIDO Pág. 4 5 5 6 6 6 28 50 108 113 115 118 125 129 134 1. 2. 3. 3.1. 3.1.1 3.2 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. INTRODUCCION ANTECEDENTES ALCANCE RESULTADOS DE LA AUDITORIA EVALUACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL EVALUACIÓN FINANCIERA EVALUACION LINEA PRESUPUESTAL LINEA DE AUDITORIA A LA CONTRATACION CONTROL INTERNO TASA RETRIBUTIVA DEUDA PÚBLICA SEGUIMIENTO A QUEJAS SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INFORME DE GESTION LINEA AMBIENTAL 12. DICTAMEN GENERAL DE AUDITORIA 143 13. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 148 14. CUADRO NUMÉRICO DE HALLAZGOS 155 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 4 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL INTRODUCCION La Contraloría General de Santander, en cumplimiento de las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política y en cumplimiento de la Resolución 0294 de 30 de abril de 2009, practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral. Modalidad Regular al Ejercicio de la Vigencia 2011 de la EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP del municipio de Piedecuesta, la cual se efectuó mediante el estudio y análisis, aplicando los controles establecidos en la Ley 42 de 1993 y las políticas, normas y metodologías establecidas por este Ente de Control para la Auditoria Regular, concordantes con normas de auditoría generalmente aceptadas y los criterios y conocimientos profesionales del Auditor; el desarrollo del proceso auditor se centró en Evaluar la gestión fiscal y administrativa mediante un examen a los procesos ejecutados por EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP del municipio de Piedecuesta por la Vigencia 2011, con el propósito de establecer los criterios con que se han utilizado en el manejo de los recursos. La Auditoria se realizó de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente aceptadas y para el desarrollo de la misma se aplicaron los procedimientos y las técnicas a través de pruebas selectivas, revisión de soportes, confirmación de hechos y verificación de la legalidad de los actos administrativos a través de la página de la Contraloría General de Santander Programa SIA. Una vez revisada la cuenta rendida electrónicamente a través de la página WEB de la Contraloría General de Santander mediante el programa SIA y analizados cada uno de los formatos y anexos remitidos y de acuerdo a la Resolución No 00617 de Septiembre 27 de 2010, se procede a emitir Informe Preliminar de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral. Modalidad Regular de la EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP, correspondiente a las vigencia 2.011 El dictamen de los Estados Financieros fue realizado por el Contador Público MARGARITA CARDENAS con tarjeta Profesional 34723-T, integrante del Equipo Auditor. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 5 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 1. ANTECEDENTES La EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP, prestadora de servicios públicos domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, de Nacionalidad Colombiana, de carácter estatal, descentralizada de Orden Municipal, estructurada bajo el esquema de Empresa Industrial y Comercial del Estado. Esta empresa fue creada mediante Acuerdo Municipal emanado del Concejo de Piedecuesta y adopta el Estatuto de Contratación interno de fecha 31 de octubre de 2006, por la cual para la realización de su objeto tendrán en cuenta los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad establecidos en la Constitución, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones, el artículo 3 de la ley 689 de 2001 establece que las Entidades Estatales que presten los servicios públicos domiciliarios no están sujetas a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, por consiguientes los contratos que celebren estas entidades se rigen por las normas del derecho privado Esta empresa goza de patrimonio propio, capital independiente constituido por todas las propiedades, planta y equipos, es competente para manejar, sostener, administrar, desarrollar y mejorar propiedades y bienes de su dominio, autonomía presupuestal, conforme a la Constitución Nacional y a la ley. La EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP, fue objeto de auditoría gubernamental con enfoque integral sobre la vigencia 2010, la cual fue llevada a cabo dentro del cumplimiento del Plan General de Auditorías desarrollado por la Contraloría General de Santander durante la vigencia 2011. Los resultados obtenidos en el ejercicio auditor, arrojaron un dictamen de NO FENECIMIENTO. 2. ALCANCE La Auditoria Regular se orientó al examen del Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidados para la vigencia 2.011, los cuales fueron examinados y evaluados; así mismo, se efectuó análisis y evaluación de la gestión desarrollada por la entidad en la administración y manejo de los bienes y/o recursos públicos, se incluyó la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se hubieran realizado conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. La Auditoria se realizó de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigencia fiscal, con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander, sobre los documentos e información suministrada por La EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CÓDIGO: CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER 01 INFORME DEFINITIVO RECF-16- Página 6 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 3.1. LINEA DE AUDITORIA AREA FINANCIERA ANALISIS COMPARATIVO ESTADOS FINANCIEROS El Balance General de la Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. que se presenta para este análisis corresponde a Diciembre 31 de 2011, comparativo con los años 2010, 2009 y 2008, a la misma fecha . ACTIVOS TOTALES (Cifras en Miles de Pesos) 2011 2010 2009 2008 PART 24,811,733 27,957,876 7,924,414 11,537,561 38.45 3,740,664 4,594,723 1,684,962 1,999,094 15.076 360,000 340,000 200,000 90,000 1.451 20,689,231 23,001,315 6,034,202 9,448,467 83.38 21,838 21,838 5,250 ACTIVO NO CORRIENTE 39,714,878 41,053,890 47,019,900 38,453,885 61.55 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 39,705,823 41,049,590 46,879,623 38,219,026 99.98 9,055 4,300 140,277 234,859 64,526,611 69,011,766 54,944,314 49,991,446 ACTIVO CORRIENTE EFECTIVO INVERSIONES DEUDORES OTROS ACTIVOS OTROS ACTIVOS TOTAL ACTIVOS 0.09 100.00 El Activo está conformado por Activo Corriente y Activo No Corriente. El Activo Corriente está conformado por Efectivo, Inversiones, Deudores, Inventarios y Otros Activos y a 31 de Diciembre de 2011 asciende a 24.811.733, de los cuales los rubros de mayor significación son: DEUDORES con una participación del total Activo Corriente del 83.38%, EFECTIVO con una participación del 15.07% del activo corriente e Inversiones con el 1.45%. 2011 2010 2009 2008 ACTIVO CORRIENTE 24,811,733 27,957,876 7,924,414 11,537,561 ACTIVO NO CORRIENTE 39,714,878 41,053,890 47,019,900 38,453,885 TOTAL ACTIVOS 64,526,611 69,011,766 54,944,314 49,991,446 El Activo no Corriente asciende a $39.714.878, siendo el de mayor representación la cuenta de propiedad planta y equipo con el 61.54% del total activo. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 7 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Al realizar Auditoría Gubernamental con enfoque integral, Modalidad Regular vigencia 2011, se evaluaron las cuentas más representativas a fin de determinar su razonabilidad así: EFECTIVO Dentro del proceso de Auditoria se revisaron 84 conciliaciones bancarias, de las cuales 44 corresponden a cuentas aperturadas para el manejo de convenios interadministrativos celebrados con alcaldías en las vigencias 2009 y 2010, solo presentan movimiento por la liquidación de rendimientos financieros sobre los saldos sin ejecutar. Se concluye que la entidad no hace seguimiento a la ejecución de dichos convenios, de tal forma que al momento de liquidarlos también se cancelen las cuentas bancarias aperturadas ya que estos generan registros contables y administrativos innecesarios, reflejando en las cifras unos saldo en las cuentas de efectivo que en la realidad no son propiedad de la entidad, en cuantía de $584.869.477 En el manejo de las conciliaciones bancarias se observa ausencia de procedimientos adecuados de control interno como son: Partidas conciliatorias que no identifican fechas de realización de la operación, beneficiario del pago, número del cheque, entidad que efectúa la consignación o la transferencia, concepto, sin firma del funcionario responsable de la preparación ni Jefes de las áreas como son Tesorero, Contador o Director Financiero. Lo anterior traducido en cifras que afectan el balance son las siguientes: Cheques girados y no cobrados desde 2009 $ Partidas en extracto y no registradas en libros $ Consignaciones registradas no registradas en libros Notas debito no registradas en libros Notas crédito no registradas en libros 9.683.246 598.550.257 1.033.165.851 562.921.707 557.921.707 También se observa errores en las imputaciones contables, es decir en la aplicación de los Códigos Contables, generando con esto saldos negativos en las cuentas que aparentemente son sobregiros bancarios en cuantía de $855.564, que incrementan los pasivos en esa misma cifra. Las siguientes son algunas de las cuentas bancarias que se revisaron: Bancolombia Bancolombia Bancafe Bancafe Cta 044-67724865 Cta 044-716224-22 Cta 362005878 Cta 36254317 -5 51.105 4.888 565.058 109.243 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 8 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL BBVA Cta 10278406 Bancafe Cta 36200240-4 Bco Agrario Cta 301147-5 Ctas Varias menor cuantía 61.903 51.482 5.475 6.410 Teniendo en cuenta que esta situación impacta considerablemente las cifras de la información financiera se configura hallazgo administrativo, para que se plasmen y ejecuten acciones de corto plazo en el Plan de mejoramiento, las cuales y serán sometidas a seguimiento y verificación por parte de la Contraloría General de Santander. HALLAZGO No. 01 Tipo de Hallazgo : ADMINISTRATIVO Presunto Responsable : LUZ DARY RODRIGUEZ Pagadora MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial RESPUESTA ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo Se da respuesta por parte de la Pagadora. LUZ DARY RODRIGUEZ y el Director Comercial, Administrativo y Financiero MEDARDO FABER MEJIA así: En relación al primer párrafo del no seguimiento a la ejecución de convenios, en el 2012 debido a la falencia de información, la entidad ha venido desarrollando un plan de trabajo en coordinación con el departamento de planeación y tesorería para revisar uno a uno los convenios de los años 2008 a 2011 donde se verifica los valores consignados de los convenios a las cuentas bancarias, los pagos efectuados a los diferentes contratistas, los gastos bancarios en que se incurren y los rendimientos financieros que se deben girar al respectivo ente competente, y si todo está debidamente liquidado se procede a la cancelación respectiva de la cuenta bancaria del convenio para evitar la acumulación de las mismas. A la fecha se ha cancelado 13 cuentas bancarias por liquidación de los convenios y adicionalmente existen convenios de vigencia anteriores que presentan complejidad para su liquidación, evidenciando que existieron errores humanos en la transcripción de saldos finales e iniciales de convenios de un año al otro, como consecuencia de que el sistema, no ejecuta el cierre fiscal del año 2011 obstaculizando el traslado de saldos iniciales a la siguiente la vigencia. En cuanto al párrafo segundo de las conciliaciones bancarias, en los años anteriores al 2012 efectivamente no se estaba utilizando el procedimiento correcto. Actualmente se han implementado los procedimientos necesarios para la realización de las conciliaciones bancarias, cumpliendo con todos los soportes y firmas requeridas para un buen manejo, de esta manera contamos con una información clara, confiable y verdadera de las cuentas contables de bancos. En cuanto a los cheques que se encontraron girados y no cobrados en los libros bancarios se revisaron las cuentas donde se verifico que en ocasiones no cancelaban en libros los comprobantes de cheques anulados ocasionando que figuraran doblemente contabilizados, Sin embargo la empresa en su plan de mejoramiento desde el 2012 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 9 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL detecto dichos errores, procediendo a realizar los ajustes a 31 de diciembre 2012. Por lo cual ya no aparecen cheques pendientes de cobro de años anteriores. En cuanto a las partidas que se encuentran en extractos bancarios y no registradas en libros desde el inicio de la actual administración se realizó la búsqueda de esas inconsistencias y se encontró que el personal realizaba las conciliaciones lo hacía por el sistema contable que tiene la empresa el “GD”, este les permitía que se registraran las diferencias en los extractos bancarios y lo que ya estaba registrado en libros, pero se debía registrar esas diferencias en las notas de causación para las conciliaciones y esa parte no la estaban llevando correctamente, por eso existía tanta diferencia en los libros.En la actualidad ya se registraron las causaciones pendientes con la información que se encontró de cada una de las cuentas y se ajustaron en el 2012 con las normas y procedimientos de la empresa. Es importante resaltar que la entidad a la fecha, como se describe con antelación, viene adelantando desde el 2012 un plan de mejoramiento en aras de corregir todas las inconsistencias que presenta la información financiera y seguirá en este proceso”. CONCLUSION CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: La entidad en la respuesta informa que está adelantando procesos administrativos para subsanar las falencias que presenta el área en las cuentas de efectivo. Sin embargo por tratarse de hechos detectados dentro del proceso auditor éste hallazgo se confirma y debe ser incluido en el plan de mejoramiento resultante de esta y se le realizará el respectivo seguimiento. INVERSIONES La Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. adquirió el título de capitalización No 17326892 -1, con Capitalizadora Bolívar, el 16 de Junio de 2010, con una cuota mensual de $20.000.000, registrando a Diciembre 31 $360.000.000, sin presentar ningún pago en la vigencia de 2012, a la fecha de la auditoría. Teniendo en cuenta que cuando se realiza este tipo de inversiones, si se pretende hacerlo con el fin de participar en sorteos que impliquen la generación de recursos, debe cumplirse con los términos y condiciones, cual es la oportunidad en el pago, de lo contrario es un recursos que está inactivo y cada dia desvalorizándose ya que al redimirlo no le reconocen el 100% si no el 90% del valor del título. Por lo anterior se deja la observación para que se tomen las medidas necesarias para proteger los recursos de la empresa, caso contrario se convertirá en un detrimento al patrimonio y por ende en un daño fiscal. Por lo que se configura Hallazgo Administrativo, el cual debe someterse a Plan de Mejoramiento de corto plazo y se hará el respectivo seguimiento. HALLAZGO No. 02 Tipo de Hallazgo : ADMINISTRATIVO Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 10 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial RESPUESTA ENTE AUDITADO: INVERSIONES “Hallazgo Administrativo Al respecto el Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ y el Doctor FABER MEDARDO MEJIA. Comentan acerca de la Inversión efectuada por la Empresa Piedecuestana de Servicios públicos en el Título de Capitalización No 17326892-1, con la capitalizadora Bolívar, dondesegún la Contraloría no se registró ningún pago durante el año 2012, me permito informar que en dicha vigencia debido a la acumulación de deudas tributarias, financieras solo se pudieron cancelar dos cuotas que suman un valor de 40.000.000 y para la vigencia del 2013 la entidad cancelara las cuotas pendientes y la aseguradora redimirá el valor total del título”. CONCLUSION CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: La entidad realizó una Inversión realzó una inversión que es un sistema de capitalización, que le permite participar en los sorteos que realice periódicamente y la condición es que debe estar al día en el cumplimiento de las cuotas establecida en el título, condición que la entidad cumplió parcialmente y con una sola cuota que deje de pagar pierde el beneficio de la participación en sorteos, que es la motivación por la cual se invierte en esta modalidad. Por lo anterior el hallazgo se confirma y por tanto debe ser incluido en el plan de mejoramiento y se hará el seguimiento respectivo. DEUDORES La entidad presenta unas cuentas por cobrar que a 31 de Diciembre de 2011 ascienden a $ 20.689.231, (cifras en miles de pesos), conformadas por Cuentas por Cobrar Servicios Públicos, en cuantía de $2.687.213), que representa el 12.42% del total de las cuentas por cobrar, incrementada en un 71.44%, respecto del año 2010. Servicios Públicos El manejo de la información para el cobro de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, se maneja mediante un software denominado Arcosys, el cual funciona aisladamente del sistema contable, sin embargo la cartera se logro discriminar por edades de 0 a más de 240 días: (Cifras en Miles de Pesos) 0-30 días 30-60 días 60 a 90 días 90-120 días 120-150 días 150-180 días 180-210 Días 210-240 días + 240 Acueducto 3.384 23.810 71.669 13.004 9.958 13.420 9.951 14.092 503.332 662.620 Alcantarillado 3.356 24.268 13.858 10.513 7.276 13.105 9.787 13.476 406.047 501.582 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 11 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL ASEO 1.557 7.735 9.390 5.196 2.991 12.509 3.598 6.639 214.172 263.787 Subsidio Acducto. Subsidio Alcantarillado 301.054 Subsidio de Aseo 369.535 588.535 8.297 55.813 94.917 28.713 20.225 39.034 23.336 34.207 1.123.551 2.687.213 La cartera más representativa es la superior a 240 días que asciende a $1.123.551 (cifras en miles de pesos), correspondiente a servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, también se le adicionan las cuentas por cobrar de subsidios para servicios públicos que por Ley debe trasladar el Fondo de Solidaridad y que asciende a $1.259.124 y a la fecha de la auditoría no habían sido gestionados. Avances y Anticipos: La cifra que mas impacta dentro de la cuenta de deudores es la cuenta de Avances y Anticipos que asciende a $18.345.208, (cifras en miles de pesos) y representa el 88.67 de las cuentas por cobrar y se incrementa en un 108.73%, respecto del año 2010. El sistema contable, registra de manera global en la cuenta de Avances y Anticipos para proyectos de inversión la cuantía de $18.080.335, cifra que no se encuentra debidamente depurada, conciliada ni ajustada contablemente y no fue posible obtener información detallada del estado actual de los anticipos girados como fecha de giro, valor del anticipo, entidad o persona beneficiaria del anticipo, nombre del proyecto, estado del proyecto, legalizaciones y saldo real ni la oficina de tesorería, ni la oficina de contabilidad, por lo que se caracteriza como un Hallazgo Administrativo, el cual debe someterse a Plan de Mejoramiento de corto plazo y se hará el respectivo seguimiento. HALLAZGO No. 03 Tipo de Hallazgo : ADMINISTRATIVO Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial RESPUESTA ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo Al respecto el Ingeniero CESAR TOLOZA, MEDARDO FABER MEJIA y BILSON RODRIGUEZ puede informar: Que desde el 2012 se viene trabajando en actividades que permitan la depuración de las cuentas de deudores en sus subcuentas de Servicios Públicos y Avances y anticipos. Su trascendencia incremento, lo registrado en el sistema contable para proyectos de inversión. La no depuración, conciliación y ajuste contable, aunado a la dificultad para conocer el estado actual de los anticipos girados (en cuanto de la fecha del giro, valor del Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 12 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL anticipo, beneficiario del anticipo, nombre del proyecto, estado del proyecto, legalizaciones y saldo real), impidió una depuración total,sin embargo, la actual administración de la empresa no puede negar que existieran múltiples falencias en la información contable, situación que fue ampliamente descrita en el informe preliminar de la Contraloría, lo cual fue detectado por la actual administración plasmándose en documentos internos que se presentaron a la Gerencia y ésta los presentó a la Junta Directiva de la empresa el 27 de abril de 2012 al momento del estudio y aprobación de los estados financieros con corte a diciembre 31 de 2011, la Junta Directiva aprobó los estados financieros con las salvedades correspondientes y procedió a dar instrucciones a la Gerencia y la Dirección Financiera para llevar a cabo las actividades necesarias para el mejoramiento de la información contable. Para atender el requerimiento expuesto en este hallazgo, se consideró que debía implementarse un programa contable que registre directamente del programa de facturación y recaudo que actualmente posee la empresa para el registro de las facturas de venta de servicios, por lo que a partir del año 2013 se ha contratado un programa de contabilidad que deriva del programa de facturación y recaudo existente en la empresa, lo que permitirá, una vez se realicen las actividades de implementación y empalme con el actual sistema contable, que la información de cuentas por cobrar a clientes o usuarios de los servicios sea una sola lo que garantizará que los saldos de la cuenta de Deudores por Prestación de Servicios Públicos, correspondan a una realidad financiera y contable. Producto de las decisiones tomadas en el seno de la Junta Directiva, el proceso de conciliación y depuración e identificación de las cuentas de deudores por anticipos, cuentas por pagar a proveedores y contratistas y anticipos recibidos fue un proceso que se realizó a partir del mes de mayo y terminó en diciembre de 2012, mediante la conformación de un grupo de trabajo integrado por una contadora pública y dos auxiliares capacitadas, que culminó con la definición de los saldos de dichas cuentas, mediante hojas de trabajo que fueron soporte para las actas del Comité de Sostenibilidad Contable Nos. 2, 3 y 4 de fechas mayo 18, agosto 16 y noviembre 27 de 2012, lo que permitió adelantar sustancialmente en la depuración de la información contable, en los términos previstos por la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, emanada de la Contaduría General de la Nación y ratificada en el concepto 2012000007931 de marzo 23 de 2012 de la misma entidad”. CONCLUSION CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Dado que toda la problemática contable se detecta al momento del proceso auditor y pese a los esfuerzos expresados en la respuesta de la entidad, el Hallazgo se confirma y debe ser incluido en el plan de mejoramiento y sometido al seguimiento correspondiente, por parte de este organismo de control PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO La entidad refleja en la cuenta de Propiedad Planta y Equipo $39.705.823, disminuido en el 5%, respecto al año anterior, el saldo de ésta cuenta reflejado en los estados financieros no se encuentra depurado, ni conciliado y el inventario presentado a la fecha de la presente auditoría, es incompleto y desactualizado en cuanto a ubicación, identificación, responsable y valorización. La cifra reflejada en el inventario presentado al equipo auditor asciende a $5.652.898 (cifras en miles de pesos), no contiene bienes importantes para la empresa como son Redes, Líneas y Cables de distribución y recolección de aguas, Equipo de Transporte Tracción y Elevación como son los Compactadores y demás Equipo para barrido; entre otros. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 13 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Dentro de éste rubro se encuentra el de Construcciones en Curso en cuantía de $8.498.758 (cifras en miles de pesos), del cual tampoco se encontró informe de depuración y conciliación que indique nombre de los proyectos, fecha de iniciación del proyecto, valor en ejecutado, estado de los proyectos, proyectos terminados. La entidad tampoco posee un sistema que maneje de manera individual para el manejo de activos fijos, junto con las depreciaciones; igualmente de manera individual, tal como lo establecen las normas de la Contaduría General de la Nación. Con todo lo anterior se encuentra una diferencia entre el inventario de bienes existente y las cifras de los Estados Financieros de $34.052.923 (Cifras en Miles de pesos). La entidad no mantiene ningún procedimiento sólido de control interno que garantice la salvaguarda de su patrimonio, por lo que se configura como un Hallazgo Administrativo, que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento con metas de corto plazo y sometido a verificación por parte de esta entidad. HALLAZGO No. 04 Tipo de Hallazgo : ADMINISTRATIVO Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial RESPUESTA ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo Al respecto el Ingeniero CESAR TOLOZA, MEDARDO FABER MEJIA y BILSON RODRIGUEZ de la disminución porcentual que registra la cuenta Propiedad Planta y equipo con relación al año anterior, así como la falta de depuración, conciliación y situación del inventario, se informa que para el adecuado manejo de la Propiedad, Planta y Equipo, la entidad contrató la actualización del sistema de información contable y financiero ARCOSIS-PLUS y se contratara la actualización del avalúo técnico de Activos Fijos, lo que permitirá en un futuro el registro detallado de los activos, lo que evidentemente se reflejará en una mejor presentación de la información financiera y contable de la empresa. Esta labor requerirá de grandes esfuerzos financieros para la empresa dada la complejidad de la labor, la cual debe realizarse mediante la contratación de asesores externos, por lo que la Gerencia y Dirección Administrativa a pesar de la situación financiera de la entidad aunaran esfuerzos para conseguir recursos y lograr este fin”. CONCLUSION CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Dado que toda la problemática contable se detecta al momento del proceso auditor, el Hallazgo se confirma y debe ser incluido en el plan de mejoramiento, con metas de corto plazo y sometido al seguimiento correspondiente, por parte de este organismo de control Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 14 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL OTROS ACTIVOS La empresa cuenta con un software denominado ARCOSYS, para el manejo de la información comercial con un costo de $479.765 (cifras en miles de pesos), que a la fecha se han amortizado $470.710 (cifras en Miles de pesos). Respecto al software de la referencia se solicitó concepto a la Ingeniera Johana Pineda Afanador, Jefe de Sistemas respecto de la seguridad y operatividad y su concepto es el siguiente: 1. “La base de datos no es un motor de seguridad”. 2. “La base de datos no tiene niveles de seguridad de usuario para el acceso a los datos, lo que impide llevar un registro o hacer una auditoría del acceso directo a la base de datos.” 3. “La información está contenida en tablas libres que son de libre acceso, no tiene ningún tipo de seguridad para contrarrestar cualquier tipo de manipulación por parte de usuarios no autorizados”. 4. “Los datos contenidos en la base de datos no se encuentran encriptados. 5. “El sistema de información maneja niveles de usuarios en este momento, los auxiliares de PQR, Coordinador PQR, Jefe de Sistemas, Auxiliar de Sistema, Antifraude y Diseño y Planeación, cuenta con claves de acceso al sistema según su perfil. Estas claves se generan en el momento de creación del usuario y son ingresados por los propios usuarios, quedando estas solo en su conocimiento y uso exclusivo”. Con base en el concepto anterior se advierte que existe riesgo en el manejo y seguridad de la información del área misional, por lo que se advierte realizar una evaluación técnica con carácter urgente, a fin de proteger fugas de información y manipulación de la misma, conllevando a un posible detrimento de los recursos propios más importantes de la empresa. Por lo tanto se configura un hallazgo administrativo, que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento de corto plazo, al cual esta Contraloría hará seguimiento y evaluación. HALLAZGO No. 05 Tipo de Hallazgo : ADMINISTRATIVO Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente JOHANA PINEDA AFANADOR Jefe de Sistemas. MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial RESPUESTA ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo Al respecto el Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, el Doctor MEDARDO FABER MEJIA y la Ingeniera YOHANA PINEDA AFANADOR informan: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 15 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 1. Cuando se hizo referencia a “motor”, se habló de motor de base de datos, no de motor de seguridad, las bases de datos traen consigo un nivel y una parametrización de seguridad, pero estas no las hace un “motor de seguridad”. 2. Si actualmente la base de datos no cuenta con niveles de seguridad, como ya se ha mencionado anteriormente en la respuesta del hallazgo numero 4 la entidad se encuentra realizando la actualización del Sistema ARCOSIS-PLUS lo que subsanara esta deficiencia. 3. Por lo anterior el acceso de estas tablas libres, estará restringido con la actualización del programa mencionado anteriormente. 4. La versión actual de la base de datos, no permite encriptar de ninguna forma los datos, se incluye esta parametrización dentro la actualización del ARCOSIS-PLUS, lo que subsanara esta deficiencia. 5. La Identificación y autenticación de usuario debe ser un identificador único para su uso personal y exclusivo, de manera que las actividades se puedan rastrear y establecer al individuo responsabilidades y validar su acceso a los servicios informáticos. Por otra parte una medida de protección es la eliminación de los derechos de acceso, una vez los empleados que sean retirados de su cargo, pues así se evitan represarías por parte de ellos en el caso de su salida en malos términos, igualmente la entidad desde el 2012 ha venido mejorando el proceso del manejo de las claves personales. Con todo lo anterior descrito se puede visualizar que desde el 2012 la entidad ha tomado medidas necesarias para salvaguardar la información, todo cambio en el sistema debe estar soportado por una resolución que circunscriba el acto administrativo y actualmente el sistema está en procesos de actualización”. CONCLUSIÓN CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Al practicar el programa de auditoría a esta área se detectaron las falencias descritas en el hallazgo, las cuales fueron además confirmadas con el responsable del área, razón por la cual el Hallazgo se confirma y debe ser incluido en el plan de mejoramiento, con metas de corto plazo y sometido al seguimiento correspondiente, a fin de verificar las acciones de mejora expresadas en la respuesta por parte la entidad. PASIVOS PASIVO CORRIENTE (Cifras en Miles de Pesos) 2011 2010 2009 2008 1,431,272 1,318,833 1,269,125 16,067,156 855,564 357,092 29,225 199,216 6,858,528 450,099 784,135 10,232,237 OBLIGACIONES LABORALES 44,407 43,644 53,130 43,232 OTROS PASIVOS 282,205 165,277 19,908 116,367 9,471,976 2,334,945 2,155,523 26,658,208 DEUDA PUBLICA INTERNA OBLIGACIONES FINANCIERAS CUENTAS POR PAGAR La empresa posee un pasivo corriente a 31 de diciembre de 2011 de $9.471.976 (cifras en miles de pesos), encontrando que la cuenta más representativa es cuentas por pagar con el 72.41% del total de pasivo corriente, además Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 16 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL incrementada en el 1.423.78%, respecto del año 2010, seguida de deuda pública interna del corto plazo, que representa el 15.11% del pasivo corriente Dentro del proceso auditor realizado para la vigencia 2011 se detectó que el proceso contable, tanto de ingreso de los documentos de soporte al sistema, como la codificación contable, no cumple con las características de la información contable ni los principios y normas técnicas expedidas por la Contaduría General de la Nación, por razones como: Carencia de personal idóneo y capacitado, con sentido de responsabilidad y pertenencia, equipos en estado no óptimo, registro en el sistema de un Plan de Cuentas no acorde a los requerimientos de la Superintendencia de Servicios Públicos y la Contaduría General de la Nación para este tipo de empresas, creación de cuentas sin el lleno de requisitos del sistema como son el Código de Tercero (NIT), conciliación, depuración y ajuste contable de la cuentas, razones por las cuales es imposible precisar e identificar los proveedores, acreedores y demás terceros con quienes existen pasivos, su prioridad de pago, antigüedad y saldo. El pasivo Corriente está conformado por la deuda pública del corto plazo, la cual representa el 15.11% del pasivo corriente, Obligaciones Financieras por $855.564 (Cifras en Miles de pesos), que corresponde a sobregiros bancarios de orden contable, por las razones expuestas en el área de bancos. Las cuentas por pagar representan el 72.41% del pasivo corriente, ésta cuenta asciende a $6.858.589, (Cifras en miles de pesos), conformada según el balance detallado por adquisición de bienes y servicios, aportes a Fondos de Pensiones, Aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales, Retención de Ica, Anticipos sobre Convenios Interadministrativos y Obligaciones Laborales. Sin embargo no ha sido sometida a una depuración, conciliación, circularización y ajustes contables de tal forma que el saldo corresponda a la realidad; pues se presenta la misma problemática de las cuentas de activo, impactando la razonabilidad de las cifras. De los Ingresos por Anticipos Recibidos por Convenios Interadministrativos para la ejecución de Proyectos con Municipios, no fue posible obtener la información Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 17 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL pertinente, para identificar proyectos. Recursos y estado actual de la ejecución, pues la empresa, al momento de la auditoría estaba realizando éste trabajo con personal que le facilitó la Alcaldía Municipal. Por lo tanto se configura un hallazgo administrativo, que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento de corto plazo, al cual ésta Contraloría hará seguimiento y evaluación. HALLAZGO No. 06 Tipo de Hallazgo : ADMINISTRATIVO Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial RESPUESTA ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo Al respecto el Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, el Doctor MEDARDO FABER MEJIA y Doctor BILSON RODRIGUEZ manifiestan que tal como se explicó en el desarrollo del hallazgo 3, al respecto se inició en el mes de febrero de 2012 un programa en el departamento de contabilidad que permitiera que toda la documentación fuente para el programa contable, esto es: los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, los Registros Presupuestales y los Comprobantes de Contabilidad mediante los cuales se causan las cuentas por pagar a proveedores y contratistas, se revisara personalmente por el contador de la entidad antes de que se surtiera cualquier otro trámite administrativo o financiero. Se procedió igualmente a la revisión y corrección de la documentación fuente correspondiente al año 2011, que se encontraba sin identificación de tercero (NIT) incorporando dicha información en la totalidad de los comprobantes contables revisados, esta labor se desarrolló durante los meses de marzo, abril y mayo de 2012. Por lo que liderado desde la Gerencia se ha seguido y seguirá con el Plan de Mejoramiento que permita tener una información confiable y segura”. CONCLUSION CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Dado que toda la problemática contable se detecta al momento del proceso auditor, el Hallazgo se confirma y debe ser incluido en el plan de mejoramiento, con metas de corto plazo y sometido al seguimiento correspondiente, por parte de este organismo de control, a fin de verificar el cumplimiento y efectividad de las acciones de mejora expresadas en la respuesta. PASIVO NO CORRIENTE Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 18 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL El Pasivo No Corriente suma $19.282.257 (Cifras en Miles de Pesos), conformado por la Deuda Pública en cuantía de $12.381.593, con una participación del Pasivo no Corriente del 64.21% y la cuentas por pagar en $6.900.664, que ocurre lo mismo con las cuentas por pagar del pasivo corriente, en cuanto a clasificación, depuración, conciliación y ajustes, lo que indica que es imposible establecer con precisión la identificación, prioridad de pago, antigüedad y por ende razonabilidad. Por lo tanto se configura un hallazgo administrativo, que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento de corto plazo, al cual ésta Contraloría hará seguimiento y evaluación. HALLAZGO No. 07 Tipo de Hallazgo : ADMINISTRATIVO Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial RESPUESTA ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo El Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, el doctor MEDARDO FABER MEJIA y el Doctor BILSON RODRIGUEZ Respecto de la clasificación, depuración, conciliación y ajuste de las cuentas del pasivo no corriente (conformado por la deuda pública en cuantía $12.381.593 y las cuentas por pagar por valor de $ 6.900.664), como de las cuentas por pagar del pasivo corriente, tiene lo siguiente: Con relación a lo descrito en el presente hallazgo lo argumentado en las respuestas anteriores de los hallazgos 3 y 6, se resuelve igualmente la situación de la falta de individualización e identificación de los pasivos, labor que a la fecha ya se encuentra realizada aunque se está en la labor de ir mejorando en la conciliación de las cifras de la cuenta de Anticipos por convenios interadministrativos, los cuales fueron analizados y conciliados individualmente, para lo cual se abrieron cuentas auxiliares en la contabilidad por cada uno de ellos para su adecuado manejo. Al respecto se puede decir que los acciones adelantadas durante el año 2012, con los procesos de revisión de la documentación contable, la depuración de la información contable mediante el sistema de sostenibilidad contable, la actualización y clasificación de la información de los convenios interadministrativos, además del manejo técnico por parte de Planeación de los mismos, la presencia de la Oficina de Control Interno en la determinación de procesos de auto control y gestión de auditoría en algunos casos, permitirá la evolución favorable de los casos detectados a propósito de este hallazgo, por lo que a la fecha se podría decir se han realizado y seguirán realizando planes de mejora en aras de tener mejor calidad de la información contable y financiera”. CONCLUSIÓN CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 19 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Dado que toda la problemática contable se detecta al momento del proceso auditor, el Hallazgo se confirma y debe ser incluido en el plan de mejoramiento, con metas de corto plazo y sometido al seguimiento correspondiente, por parte de este organismo de control, a fin de verificar el cumplimiento y efectividad de las acciones de mejora expresadas en la respuesta. PATRIMONIO El Patrimonio está conformado por la cuenta de Capital Fiscal y asciende a $ 35.772 millones (Cifras en Miles de Pesos), el balance no contiene ninguna cuenta auxiliar que desglose la conformación de la cuenta de Capital Fiscal , ni tampoco se encontró dentro del área contable un anexo de conciliación o depuración de la cuenta. Es importante que la empresa posea información clara y precisa sobre el contenido y precisión de la cuenta del patrimonio, por cuanto sobre esta cuenta se liquida declara y paga el impuesto al patrimonio, obligación tributaria que la empresa debe cumplir. Esto conlleva a posible liquidación y pago en exceso de impuestos que estarían en detrimento de los recursos de la empresa. Por lo anterior es urgente practicar una auditoría a los estados financieros tendiente a obtener una información sana, confiable y veraz, que cumpla con los lineamientos, normas, principios y técnicas expedidas por la Contaduría General de La Nación y la Superintendencia de Servicios Públicos, soporte para la toma de decisiones, la aplicación de normas fiscales y demás que impliquen el desembolso de recursos o la aplicación de sanciones e intereses que menoscaben el patrimonio. El resultado de las conciliaciones, depuraciones y ajustes contables resultantes producen necesariamente cambios tanto en la cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, por lo que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento con metas de corto plazo verificables por ésta Contraloría. HALLAZGO No. 08 Tipo de Hallazgo : ADMINISTRATIVO Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial RESPUESTA ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo El Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, el doctor MEDARDO FABER MEJIA y el Doctor BILSON RODRIGUEZ, Con relación a la cuenta del patrimonio de la entidad y las deficiencias del balance al no contener una cuenta auxiliar que desglose la cuenta de capital fiscal y la falta de un anexo de conciliación o depuración de la misma en el área contable, se informa que: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 20 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL La cuenta de Capital Fiscal desde su apertura inicial y de conformidad con instrucciones de la Contaduría General de la Nación, para el caso de la información del período octubre a diciembre de 2012 el instructivo 020 de 2012, reclasifica los saldos de las utilidades o excedentes del período a la cuenta de Capital Fiscal, lo mismo que las cuentas de Patrimonio Institucional Incorporado, razón por la cual en la contabilidad solo viene apareciendo la cuenta de Capital Fiscal. Si se presentaron fallas en la obtención del saldo inicial de la cuenta Capital Fiscal en el momento de la visita fiscal, es producto que en la entidad no reposan los documentos que soportan la información contable de los primeros años de funcionamiento de la empresa. En la realidad para la determinación del patrimonio líquido, base gravable del Impuesto al Patrimonio, se determina de conformidad con el art. 295-1 del ET., utilizando el patrimonio líquido fiscal del contribuyente a enero 1º de 2011, para lo cual la empresa toma el valor fiscal de los activos y resta los pasivos declarados a diciembre 31 de 2010, luego la cuenta de capital fiscal contable no se utiliza para estos fines tributarios. Se agrega que atendiendo sus sugerencias respecto de practicar una auditoria a los estados financieros, se informa que se han venido realizando de forma progresiva y se han venido detectando las deficiencias y haciendo las correcciones necesarias de acuerdo a los soportes y evidencias que se encuentren, por tanto los resultados de las conciliaciones, depuraciones y ajustes contables quedan incluidos en el Plan de mejoramiento de la entidad”. CONCLUSIÓN CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Dado que toda la problemática contable y teniendo en cuenta que el hecho de no encontrarse depurados los activos y pasivos, ésta situación de hecho afecta el patrimonio toda vez que es susceptible de ajustes por inclusión bajas, o cualquier otro hecho importante. Por lo anterior es necesario que la entidad lleve acabo procedimientos de verificación y confirmación de la cuenta de patrimonio. Por lo tanto el Hallazgo se confirma y debe ser incluido en el plan de mejoramiento, con metas de corto plazo y sometido al seguimiento correspondiente, por parte de este organismo de control, a fin de verificar el cumplimiento y efectividad de las acciones de mejora expresadas en la respuesta. ESTADO DE ACTIVIDAD ECONOMICA, FINANCIERA Y SOCIAL (Cifras en Miles de Pesos) 2011 2010 2009 2008 INGRESOS OPERACIONALES 10,550,495 33,396,772 17,349,472 8,818,989 VENTA DE SERVICIOS 10,550,495 33,396,772 17,349,472 8,818,989 COSTO DE VENTA DE SERVICIOS 6,520,919 27,421,331 5,659,508 3,446,721 GASTOS OPERACIONALES 4,145,660 4,664,092 2,880,170 2,471,672 DE ADMINISTRACION 2,322,793 2,246,466 1,732,428 1,342,364 PROVISIONES, AGOTAMIENTO, AMORTIZACION 1,822,867 2,417,626 1,147,742 895,652 EXCEDENTES 0 DEFICIT OPERACIONAL (116,084) 1,311,349 8,809,794 2,900,596 821,735 188,388 117,498 183,587 (670,732) (1,319,670) (1,439,918) (1,710,196) 34,919 180,067 7,487,374 1,373,987 OTROS INGRESOS OTROS GASTOS EXCEDENTES 0 DEFICIT Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 21 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL En cuanto al Estado de Actividad Financiera, Económica y Social se observa una disminución de los ingresos por venta de servicios en el 216.54% con respecto al año 2010, igualmente los costos del 321%, los gastos en un 13% y los excedentes en un 415.67%, situación que llama poderosamente la atención. En el 2011 la empresa arroja una pérdida operacional de $(116.084), convirtiendo esta situación en un hecho impactante, si se tiene en cuenta que en los años inmediatamente anteriores (3), los excedentes operacionales fueron de: 2010 $ 1,311,349, 2009 $8,809,794, y 2008 $ 2,900,596, Cifras en Miles de Pesos). Al practicar la presente auditoría se detectó un desorden administrativo y contable en el manejo de los documentos, codificación de los mismos, no existen criterios unificados para el manejo del plan de cuentas, no hay enlace en el sistema de tesorería y en el sistema contable, unas veces los gastos se llevan a las cuentas de costos, otras veces a las cuentas de gastos o un costo se lleva a una cuenta de gasto, por lo que las cifras de gastos o costos pueden reflejar valores que no se compadecen con la realidad. No se aplican procedimientos de conciliación por cuenta de los funcionarios responsables y tampoco se realizan auditorias por parte de la oficina de control interno a fin de verificar la calidad y precisión de las cifras de los estados financieros. Otro aspecto es que la empresa maneja Convenios interadministrativos con Alcaldías y dado el desorden administrativo los costos inherentes a dichos convenios, unas veces son cargados a las cuentas de costos, otras veces a cuentas de gastos y otras como menor valor de la cuenta de Anticipos Convenios Interadministrativos; cuentas del pasivo que a 31 de diciembre asciende a $6.900.664 (Cifras en miles de pesos) y de la cual no existe ningún tipo de conciliación sobre el contenido de la misma, por lo que la información no es confiable. Por lo que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento con metas de corto plazo verificables por esta Contraloría. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 22 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL HALLAZGO No. 09 Tipo de Hallazgo : ADMINISTRATIVO Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial RESPUESTA ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo El Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, el doctor MEDARDO FABER MEJIA y el Doctor BILSON RODRIGUEZ, Con relación al Estado de actividad financiera, económica y social de la entidad se informa que eefectivamente las falencias reveladas en el informe preliminar de la Contraloría, se han detectado por parte de la actual administración por lo que se han tomado los correctivos necesarios, que básicamente se refieren a la revisión oportuna y profesional de los documentos contables que sirven de soporte para la información financiera de la empresa, esta actividad la viene realizando desde el 2012 diariamente contador y de una vez se contabilizan los documentos contables con sus correspondientes soportes”. CONCLUSIÓN CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Dado que toda la problemática contable se detecta al momento del proceso auditor, el Hallazgo se confirma y debe ser incluido en el plan de mejoramiento, con metas de corto plazo y sometido al seguimiento correspondiente, por parte de este organismo de control, a fin de verificar el cumplimiento y efectividad de las acciones de mejora expresadas en la respuesta. INDICADORES FINANCIEROS Teniendo en cuenta que la información financiera producida a 31 de Diciembre de 2011 presenta inconsistencias en su contenido y por las situaciones descritas no es confiable, cualquier indicador financiero que se calcule no correspondería a la realidad financiera de la empresa. El siguiente sería en Capital de trabajo a 31 de diciembre, es decir se contaría con un capital de trabajo de $15.340 millones (Cifras en Miles de Pesos), sin embargo estaría cuestionada su credibilidad, ya que la cuenta más representativa del Activo Corriente es la de Avances y Anticipos Recibidos que asciende a $18.345 millones (Cifra en miles de pesos) y no se encuentra depurada, conciliada ni ajustada, por lo que no se considera una cifra razonable. GRUPO Activos Corrientes Pasivos Corrientes SUPERAVIT Valor $24.811.734 $ 9.471.976 $15.339.758 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 23 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Igual ocurría con otros indicadores que pretendan calcularse. Por lo que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento con metas de corto plazo verificables por esta Contraloría. HALLAZGO No. 10 Tipo de Hallazgo : ADMINISTRATIVO Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial RESPUESTA ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo El Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, el doctor MEDARDO FABER MEJIA y el Doctor BILSON RODRIGUEZ, Con relación a las inconsistencias que presenta la información financiera producida al 31 de diciembre del 2011, Los indicadores financieros efectivamente están basados en cifras cuya calidad está cuestionada. En la medida en que los procesos que se están llevando a cabo a partir del año 2012 se realicen, se espera el mejoramiento de la información contable y el de los estados financieros lo que se reflejará en una mejor realidad financiera y económica de la entidad”. CONCLUSIÓN CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Dado que toda la problemática contable se detecta al momento del proceso auditor, el Hallazgo se confirma y debe ser incluido en el plan de mejoramiento, con metas de corto plazo y sometido al seguimiento correspondiente, por parte de este organismo de control, a fin de verificar el cumplimiento y efectividad de las acciones de mejora expresadas en la respuesta. OBLIGACIONES FISCALES RETENCION EN LA FUENTE Las declaraciones de Retención en la Fuente, correspondientes a los 12 periodos el año 2011 fueron declaradas y presentadas. DECLARACION DE INDUSTRIA Y COMERCIO La empresa de Servicios debe declarar y pagar impuesto de industria y comercio a los Municipios de Piedecuesta y Floridablanca y el estado de estas obligaciones es el siguiente: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 24 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Alcaldía de Girón: VIGENCIA 2011 2010 2009 2008 2007 2006 TOTAL IMPTO 2.715.000 5.028.000 8.595.000 10.451.845 6.417.400 6.473.300 $39.680.545 Alcaldía de Piedecuesta VIGENCIA IMPTO 2009 2010 2011 TOTAL 238.717.758 70.016.930 56.675.000 $365.409.688 IMPUESTO PREDIAL: 2011 2010 TOTAL $1.426.638 1.761.262 3.817.900 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VIGENCIA 2009 2010 2011 TOTAL IMPTO $8.245.000 36.783.000 162.192.000 $207.220.000 RTE ICA Nov. – Dic. de 2011 $89.514.477 IMPTO AL PATRIMONIO VIGENCIA 2004 2011 1° Cuota 2011 2| Cuota TOTALES IMPTO $ 58.681.000 536.127.000 536.062.000 1.130.930.000 TOTAL IMPUESTOS $1.836.572.610 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 25 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL SUPERINTENDENCIA DE SERVICOS PUBLICOS $213.680.000 TOTAL OBLIGACIONES LEGALES $2.050.252.610 La Empresa, dado su desorden administrativo y de carencia de Planeación ha dejado de cumplir con las obligaciones mas importantes como las de orden tributario que de acuerdo al anterior anexo son las de orden Municipal como es el Impuesto de Industria y Comercio y Retención de ICA, con los Municipios de Piedecuesta y Girón, Municipios donde genera ingresos en razón del desarrollo de la actividad. De la misma forma los impuestos del orden Nacional como son el IVA, el Impuesto de Renta y Complementarios y el Impuesto de Patrimonio. Las obligaciones fiscales mencionadas anteriormente ascienden a $1.836.572.610, sin incluir las erogaciones que tendrá que efectuar la empresa por concepto de sanciones por extemporaneidad en la presentación ante la Dian, los intereses moratorios y demás al momento que las entidades administradoras de los mismos exijan el debido cumplimiento, así: 1. IMPUESTOS DE INDUSTRIA Y COMERCIO y RTEICA Acuerdo Municipal No 020 de 2006 del Municipio de Piedecuesta. Acuerdo Municipal No 034 de 2005 del Municipio de Girón. 2. IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS E IVA Estatuto Tributario ART. 16 , 572, 580, 641, 642, 643, 646 3. IMPTO AL PATRIMONIO Ley 1430 de 2010, EST. ART.292 Y 293-1 Verificados documentos de soporte se encontró que la Dian ha intervenido ante estas irregularidades y expide los mandamientos de pago números 20120302000297 del 19 de Abril de 2012 por $541.277.000, VENTAS 2012-1 E IMPTO AL PATRIMONIO; 20120302000053 del 25 de Enero de 2012 por $36.783.000, RENTA 201; sobre los cuales la empresa solicita la revocatoria directa de la liquidación oficial y revisión, encontrándose pendiente la respuesta de la Dian. También se advierte que los Estados Financieros no reflejan en sus pasivos ninguna de las anteriores obligaciones fiscales, por lo que se configura una violación a las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación, al Estatuto Tributario y a las normas del Código de Comercio. Se encontraron pagos por sanciones e intereses moratorios a la Dian como lo indica el siguiente anexo, lo cual se constituye en un detrimento al Patrimonio de la Empresa, por lo que se configura un daño fiscal, quedando pendiente la revisión y liquidación de los intereses y sanciones por las obligaciones que no han sido presentadas ni resueltas, una vez la Dian concluya los procedimientos aplicables en materia de sus competencias, las cuales deben ser sometidas a Plan de mejoramiento para que la Contraloría determine el daño fiscal total. DECLARACIONES Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 26 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL PERIODO DECLARACION RTE FTE DECLARACION RTE FTE IMPTO RENTA 2° CUOTA IMPTO RENTA IMPTO PATRIMONIO IMPTO PATRIMONIO 2° CUOTA 11 6 2011 2010 2011 2011 SUBTOTAL SANCIONES E IMPTOS SANCION 251.000 251.000 INTERESES 201.000 201.000 396.000 2.043.000 11.090.000 59.830.000 260.000 73.465.000 1.058.000 251.000 1.645.000 9.985.000 4.144.000 9.153.000 70.000 87.000 843.000 5.094.000 2.082.000 815.000 359.000 25.248.000 98.713.000 9.280.000 10.338.000 FECHA 12-dic-11 13-jul-11 15-jun-12 15-feb-12 15-feb-12 10-ago-12 IVA 1 BIMESTRE 2 BIMESTRE 3 BIMESTRE 4 BIMESTRE 5 BIMESTRE 6 BIMESTRE 2011 2011 2011 2011 2011 2011 SUBTOTAL GRAN TOTAL $109.051.000 Lo anterior indica que se configura un Hallazgo de tipo Administrativo, Fiscal y Disciplinario. HALLAZGO No. 11 Tipo de Hallazgo Presunto Responsable : : ADMINISTRATIVO CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. Comercial y TIPO DE HALLAZGO DISCIPLINARIO CARLOS FERNANDO LANDAZABAL CAMARGO ExGerente MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial HECTOR SUAREZ SALCEDO Contador MIGUEL MENDOZA DUARTE Tesorero NORMA VIOLADA Ley 734/2002 , Art.34, art. 414 CP Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 27 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL TIPO DE HALLAZGO FISCAL CARLOS FERNANDO LANDAZABAL CAMARGO ExGerente MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial HECTOR SUAREZ SALCEDO Contador MIGUEL MENDOZA DUARTE Tesorero CUANTIA $109.051.000 RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo El Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, MEDARDO FABER MEJIA y BILSON RODRIGUEZ. Informan que con relación a la no declaración y pago de impuestos de Industria y Comercio, (a los municipios de Girón y Piedecuesta), predial, renta y complementarios, Reteica y al Patrimonio correspondiente a varias vigencias incluida 2011, por valor total de $ 1.836.572.610 pesos, como también a la Superintendencia de Servicios públicos por valor de $213.680.000 pesos, se informa que mediante los oficios No Ptana 020-516 del 22 de Agosto del 2012 dirigido a la Contraloría General de Santander y Oficio Ptana 020-754 del 11 de Octubre del 2012 a la Procuraduría Provincial B/manga, se hicieron las denuncias correspondientes del tema del no pago del IVA a la DIAN, para que se tomaran las medidas necesarias para este tema. Igualmente para la vigencia del año 2012 se incorporó a los estados financieros la totalidad de las obligaciones tributarias, en cumplimiento de las normas establecidas en el régimen de contabilidad pública referentes al sistema de causación de la contabilidad, tanto a nivel nacional como territorial y de las entidades de control y a pesar de la situación financiera la entidad ha realizado esfuerzos financieros para cumplir con el pago de las obligaciones tributarias contraídas de años anteriores y de las actuales. Así mismo, respecto de los pagos por sanciones e intereses moratorios a la Dian por valor de $109.051.000 pesos, lo cual constituye hallazgo de tipo Administrativo, Fiscal y Disciplinario, se procederá a enviar lo pertinente a los entes de control. Por petición del Doctor Medardo Faber Mejia actúal Director Administrativo y Financiero, se aclara, que para la fecha de los hechos el Director Administrativo y Financiero lo ocupaba el Doctor Carlos Quintero Lesmes. Del hallazgo disciplinario y fiscal los presuntos responsables allegaron a la entidad sus respectivas contradicciones pertinentes así: - - Doctor Miguel Mendoza – Ex tesorero allega mediante oficio fechado del 17 de abril de 2013 con 41 folios, en AZ denominada No 2. El Doctor CARLOS QUINTERO LESMES – Ex Director Administrativo y Financiero, allega comunicación fechada del 2 de mayo de 2013, en el cual da respuesta anexando (2 folios), en AZ denominada No 3. Los Doctores Carlos Fernando Landazabal – Ex gerente y Héctor Suarez Salcedo Contador no allegan ninguna observación a la entidad”. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 28 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER La Entidad acepta los hechos, por lo que los hallazgos totalidad. se confirman en su 3.2. EVALUACION Y ANALISIS LÍNEA PRESUPUESTAL: Mediante Resolución del Confis Numero 007 de Octubre 30 de 2010 se expidió el Presupuesto General de Ingreso, Recursos de Capital, Gastos de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.P.S. Para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2011. A través de acta 005 de octubre 30 de 2010 se aprobó el presupuesto, por la prestación de Acueducto, Alcantarillado, Aseo y otros que la empresa pueda obtener El Presupuesto inicial de Ingresos, ascendió a la suma de $11.552.495.467, se registraron adiciones por valor de $81.065.171.407, Reducciones por valor de 4.358.690.699 para un presupuesto definitivo de $88.258.976.175, así Detal l e TOTAL PTO PTO DE ACUEDUCTO PTO ALCANTARILLADO PTO DE INGRESOS ASEO Inicial Adiciones 11,552,495,467.00 81,065,171,407.26 4,948,394,929.00 34,293,069,953.16 4,770,285,149.00 45,917,079,745.75 1,833,815,389.00 855,021,708.35 Reducciones -4,358,690,699.00 -59,566,093.00 -4,299,124,606.00 0 Definitivo 88,258,976,175.26 39,181,898,789.16 46,388,240,288.75 2,688,837,097.35 EJECUCION DE INGRESOS En la vigencia el recaudo fue del 45,51% ($40.164.549,098.73), de lo presupuestado y se dejó por recaudar el 54.49% ($ 48.094.427,076.53) Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 29 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL La Empresa presta los servicios de Acueducto, alcantarillado y Aseo. ACUEDUCTO El presupuesto definitivo de Acueducto ascendió a la suma de $39.181.898.789.16 y recaudó el 47.13% ($18.464.577.324.94) de lo presupuestado y corresponde a un 45.97% del total del recaudo de la Empresa, así: Detalle TOTAL PTO PTO DE ACUEDUCTO INGRESOS NO TRIBUTARIOS VENTA DE SERV acueducto Ingresos facturacion cargo OTROS INGRESOS SERVICIO DE OTROS SERVICIOS VENTA DE OTRAS SERVICIOS OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS TRANSFERENCIAS Y APORTES RECURSOS DE CAPITAL DISPONIBILIDAD INICIAL Inicial 11,552,495,467.00 4,948,394,929.00 3,955,920,356.00 3,955,920,356.00 929,128,434.00 0 350,000,000.00 0 0 990,474,573.00 1,000,000.00 1,000,000.00 Adiciones Reducciones Definitivo Recaudo Por recaudar % rec %PART 81,065,171,407.26 -4,358,690,699.00 88,258,976,175.26 40,164,549,098.73 48,094,427,076.53 45.51 100.00 34,293,069,953.16 -59,566,093.00 39,181,898,789.16 18,464,577,324.94 20,717,321,464.22 47.13 45.97 18,907,600,008.22 0 22,863,520,364.22 14,056,920,836.05 8,806,599,528.17 61.48 35.00 0 0 3,955,920,356.00 4,106,675,055.42 -150,754,699.42 103.81 10.22 0 0 929,128,434.00 1,123,037,041.00 -193,908,607.00 120.87 2.80 0 0 0 248,835,566.62 0.62 0 0 350,000,000.00 51,797.80 349,948,202.20 0.01 0.00 197,438,484.20 0 197,438,484.20 589,475,698.77 298.56 1.47 18,710,161,524.02 0 18,710,161,524.02 9,360,770,081.86 9,349,391,442.16 50.03 23.31 13,377,252,763.09 -59,566,093.00 14,308,161,243.09 3,097,340,971.79 11,210,820,271.30 21.65 7.71 1,928,217,181.85 0 1,929,217,181.85 1,310,315,517.10 618,901,664.75 67.92 3.26 80,000,000.00 0 81,000,000.00 0 81,000,000.00 0.00 0.00 .- Ingresos no tributarios Por ingresos no tributarios recaudó el 61.48% ($14.056.920.836.05) de lo presupuestado y corresponde al 35% del total del recaudo. Se encuentra la venta de servicios de acueducto, la cual recaudó el 103.81% ($4.106.675.055.42), venta de otros servicios - interventorias administrativa de convenios, recaudó el 298,56% (589.475.698.77) y otros ingresos no tributarios – convenios interadministrativos, recaudó el 50.03% ($9.360.770.081.86) -. Transferencias y aportes, se encuentran las transferencias recibidos por subsidios, la cual recaudo el 127.35% ($1.261.405.465.36) de lo presupuestado; aportes recibidos por el Departamento recaudo el 8.46% ($951.785.916.30), quedando pendiente por recaudar ($10.302.139.726.03) y por aportes Nacionales recaudó el 29.91% ($427.596.789.00) Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 30 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL -. Por recursos de capital, se encuentra el crédito interno banca comercial, el cual recaudó el 100% ($113.704.046.28); Recuperación de cartera, adiciona la suma de $221.363.796.84 y no reporta recaudo y Recursos destinados a financiar reservas presupuestales vigencias anteriores $1.593.149.338.73, el cual no presentan ningún recaudo y por otros recursos de capital recaudó la suma de $1.191.740.769.82 HALLAZGO No. 12 Se presenta mala incorporación de recaudos, permitiendo que se presenten mayores valores en algunos rubros y menores en otros. Código presupuestal 203900110 203909901 203909902 203909909 204220101 20743 2035206 Definitivo 239,218,457.46 178,780,408.16 102,788,917.75 24,549,550.00 237,024,097.00 1,593,149,338.73 1,437,398.00 Recaudo 479,733,115.11 1,448,682,457.00 290,864,659.00 444,104,766.67 1,261,405,465.36 0.00 358,417,165.94 También se observa que los recursos para cubrir las reservas presupuestales de vigencias anteriores, presenta en la ejecución de ingreso, adiciones por $5.014.373.258.54 y recaudos por $3.275.238.161.01 y en los gastos adiciona $4.941.083.236.54 y paga $3.760.189,290.74 En el rubro de recuperación de cartera se observa una adición de $221.363.796 y no presenta recaudo alguno Por lo anterior, se determina un hallazgo disciplinario y administrativo de mejoramiento, para actual gerente Tipo de hallazgo: Tipo de hallazgo Presunto responsable: Norma violada: Administrativo. Cesar Toloza Núñez Disciplinario CARLOS FERNANDO LANDAZABAL CAMARGO – Ex - Gerente CARLOS ALIRIO QUINTERO DIRECCIÓN COMERCIAL ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Ley 734 de 2002. Art 48 num.26 RESPUESTA ENTE AUDITADO RECAUDO “Hallazgo Administrativo Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 31 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL El Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, MEDARDO FABER MEJIA y el doctor BILSON RODRIGUEZ informan que con respecto a la ejecución de los ingresos y su manejo en la contabilidad presupuestal (libros de presupuesto) como se ha venido exponiendo a lo largo del informe preliminar la situación originada por el desorden administrativo, esto debido a la falta de parametrizacion del software que se utiliza para la parte presupuestal. Para subsanar estas falencias la actual administración ha optado por independizar la operación presupuestal de la operación contable, con el fin de garantizar un mejor manejo del presupuesto de ingresos y gastos de la empresa, además del seguimiento mensual que exige la Gerencia y la Junta Directiva al comportamiento del Presupuesto, así como una mejor asistencia por parte del proveedor del sistema. Hallazgo Disciplinario El Doctor Carlos Fernando Landazabal – Ex gerente, no se pronuncia al respecto. Respuesta del Doctor CARLOS QUINTERO LESMES Financiero, – Ex Director Administrativo y “Partiendo el norma violada fue Ley 734 de 2002. Art. 48 núm 26 esta dice “No llevar en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera”, me permito de manera respetuosa, informar a la contraloría que el director administrativo y comercial Dr. Carlos A. Quintero Lesmes, no tiene dentro sus funciones la de llevar los libros de registro de la ejecución presupuestal, ni la contabilidad financiera; ya que estoy seguro que en su concienzuda auditoría la contraloría pudo mirar los manuales de funciones de cada funcionario y estos no están abrogados al director administrativo financiero y comercial si no al coordinador de presupuesto y contabilidad de la entidad, debo decir a mi favor que a la vez el gerente contrató, en su capacidad legal para contratar, un asesor financiero, que se encargaba de todos los detalles del presupuesto y era este y al contador de la empresa en su calidad de coordinador de presupuesto y contabilidad a quien el gerente se dirigía cuando necesitaba realizar créditos y contracréditos de cualquier partida o cuenta de la entidad, así mismo era a ellos a quien les ordenaba que ejecutar y que no, por lo tanto eran ellos quien debían reportarle a través de los informes de contabilidad y presupuesto los movimientos y las proyecciones de la ejecución presupuestal; volvemos aquí a invocar nuevamente el principio básico pero insosiayable de que no se puede achacar responsabilidad a aquel que no tiene la autoridad, sino que es aquel determinador de los actos a quien se debe pedir cuentas o explicaciones con respecto de las actuaciones que , como en el caso que nos ocupa iniciaban con órdenes directas por parte de la gerencia y terminaban allí mismo al momento de retroalimentar y revisar lo que el mismo había ordenado hacer. Quiero dejar constancia de que en ningún momento estoy cuestionando la autoridad de mi superior jerárquico, si no el contrario reafirmar que legalmente, y operativamente era la gerencia la encargada de tomar las decisiones macro y micro con respecto al área financiera. Y independientemente de que este o no de acuerdo con ello, esos fueron hechos reales. Pero a la vez me parece justo que ahora que le ente de control fiscal pide explicaciones acerca de los mismos; debe remitirse al ordenador del gasto y ejecutor (tanto legal como operativo), para que responda por sus actuaciones y no aquellos que como en el caso del director administrativo y financiero y comercial Dr. Carlos Alirio Quintero Lesmes, fueron separados del proceso y no tuvo ninguna injerencia en él. Por lo tanto solicito a la contraloría general del departamento desestimar mi nombre en este tipo de hallazgo y no hacerme responsable disciplinariamente del mismo”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: En cuanto a la réplica, expresa que una de las fallas es el desorden administrativo y otro la falta de parametrizacion del software que se utiliza Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 32 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Para subsanar estas falencias la actual administración expresa que ha optado por independizar la operación presupuestal de la operación contable, No obstante el sistema contable y presupuestal debe estar integrado, para mayor control de las ejecuciones financieras y presupuestales; por lo tanto sí el sistema no está funcionando, se debe acudir al proveedor del Software, para ajustar el mismo, para que no presente incosistencias Una vez analizada la réplica y los argumentos presentados, éstos no desvirtúan el hallazgo administrativo y disciplinario, por lo tanto se dejan en firme. En cuanto a la responsabilidad del Dr. Carlos Alirio Quintero Lesmes director administrativo y financiero y comercial, se acepta los argumentos planteados y se desvincula del hallazgo. ALCANTARILLADO. El presupuesto definitivo de Alcantarillado ascendió a la suma de $46.388.240.288.75, y recaudó el 44.03% ($ 20.426.432.660.71) de lo presupuestado y corresponde a un 50.86% del total del recaudo de la Empresa. Detalle Inicial Adiciones Reducciones Definitivo Recaudo PTO ALCANTARILLADO 4,770,285,149.00 45,917,079,745.75 -4,299,124,606.00 46,388,240,288.75 20,426,432,660.71 PRESUPUESTO DE INGRESOS 3,754,724,033.00 Y 25,955,344,956.92 0 29,710,068,989.92 5,917,909,052.65 VENTA DE SERVICIOS DE 3,754,724,033.00 0 0 3,754,724,033.00 3,598,844,930.42 VENTA DE OTRAS SERVICIOS 0 146,389,037.20 0 146,389,037.20 358,417,165.94 OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS 0 25,808,955,919.72 0 25,808,955,919.72 1,960,646,956.29 TRANSFERENCIAS Y APORTES1,013,561,116.00 15,571,696,196.94 -4,299,124,606.00 12,286,132,706.94 10,445,935,338.33 RECURSOS DE CAPITAL APROBADOS 1,000,000.00 4,310,038,591.89 0 4,311,038,591.89 4,062,588,269.73 DISPONIBILIDAD INICIAL 1,000,000.00 80,000,000.00 0 81,000,000.00 0 Por recaudar % rec %PART 25,961,807,628.04 44.03 50.86 23,792,159,937.27 19.92 14.73 155,879,102.58 95.85 8.96 244.84 0.89 23,848,308,963.43 7.60 4.88 1,840,197,368.61 85.02 26.01 248,450,322.16 94.24 10.11 81,000,000.00 0.00 0.00 ALCANTARILLADO 50,000,000,000.00 45,000,000,000.00 40,000,000,000.00 35,000,000,000.00 30,000,000,000.00 25,000,000,000.00 20,000,000,000.00 15,000,000,000.00 10,000,000,000.00 5,000,000,000.00 0.00 Definitivo Recaudo PTO ALCANTARI LLADO VENTA DE SERVICIOS DE INGRESOS TRANSF Y RECURSOS APORTES DE CAPITAL CONVENIO S 46,388,240,288 3,754,724,033. 25,808,955,919 12,286,132,706 4,311,038,591. 20,426,432,660 3,598,844,930. 1,960,646,956. 10,445,935,338 4,062,588,269. Por ingresos no tributarios recaudó el 19.92% ($5.917.909.052.65), de lo presupuestado y corresponde al 14.73% del total del recaudo. Dentro estos recursos se encuentra la venta de servicios de acueducto, la cual recaudó el 95.85% ($3.598.844.930.42), venta de otros servicios - interventorias administrativa de convenios, recaudó el 244.84% ($358.417.165.94), y otros Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 33 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL ingresos no tributarios – convenios interadministrativos, recaudó el 7.60% ($1.960.646.956.29) de un presupuesto definitivo de $ 25.808.955.919.72 -. Transferencias y aportes, se encuentran las transferencias recibidos por subsidios, la cual recaudó el 68.49% ($694.176.491.28) de lo presupuestado; aportes recibidos por el Gobierno recaudó el 89.41% ($7.063.369.562.35), de lo presupuestado y por aportes Municipales recaudo el 79.70% ($2.688.389.284.70) -. Por recursos de capital, se encuentra el crédito interno banca comercial, el cual recaudo el100% ($786.295,953.72); Recuperación de cartera, adiciona la suma de $ 207.810.969.16 y no reporta recaudo y Recursos destinados a financiar reservas presupuestales vigencias anteriores recaudo el 98.77% ($3.275.238.161.01) y otros recursos de capital recaudo la suma de $1.191.740.769.82 ASEO El presupuesto definitivo de Aseo ascendió a la suma de $2.688.837.097.35, y recaudó el 47.36% ($1.273.539,113.08) de lo presupuestado y corresponde a un 3.17% del total del recaudo de la Empresa. Detal l e Inicial PTO DE INGRESOS ASEO 1,833,815,389.00 PRESUPUESTO DE INGRESOS 1,654,203,095.00 Y TRANSFERENCIAS Y APORTES 177,612,294.00 RECURSOS DE CAPITAL APROBADOS 1,000,000.00 DISPONIBILIDAD INICIAL 1,000,000.00 Adiciones Reducciones Definitivo Recaudo Por recaudar % rec %PART 855,021,708.35 0 2,688,837,097.35 1,273,539,113.08 1,415,297,984.27 47.36 3.17 545,393,073.60 0 2,199,596,168.60 1,234,448,954.00 965,147,214.60 56.12 3.07 71,862,538.95 0 249,474,832.95 35,691,620.08 213,783,212.87 14.31 0.09 197,766,095.80 0 198,766,095.80 3,398,539.00 195,367,556.80 1.71 0.01 40,000,000.00 0 41,000,000.00 0 41,000,000.00 0.00 0.00 ASEO 3,000,000,000.00 2,500,000,000.00 2,000,000,000.00 1,500,000,000.00 1,000,000,000.00 500,000,000.00 0.00 Definitivo Recaudo PTO DE INGRESO S ASEO VENTA DE SERVICIO TRANSFE RECURSO RENCIAS S DE Y CAPITAL APORTES 2,688,837,0971,654,203,095249,474,832.9198,766,095.8 1,273,539,1131,234,448,95435,691,620.08 3,398,539.00 Por ingresos no tributarios recaudó el 56.12% ($1.234.448,954.00), de lo presupuestado y corresponde al 3.07% del total del recaudo. Dentro estos recursos se encuentra la venta de servicios de acueducto, que recaudó el 74.62% ($1.234.448,954.00), otros ingresos no tributarios – convenios interadministrativos, adiciona ($545.393.073.60) y no reporta recaudo alguno, Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 34 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL -. Transferencias y aportes, se encuentran las transferencias recibidos por subsidios, la cual recaudo el 14.31% ($35.691.620.08) de lo presupuestado; -. Por recursos de capital, se encuentra la Recuperación de cartera, recaudo el 3.43% ($3.173.540.00), y Recursos destinados a financiar reservas presupuestales vigencias anteriores adiciona $ 105.292.250.80, no reporta ningún recaudo CONVENIOS. Hallazgo No. 13. En el proceso auditor se solicitó en forma verbal un informe de los convenios interadministrativos celebrados por la Empresa Piedecuestana de Servicios públicos, correspondiente a las vigencias 2010 y 2011, que permitiera establecer: Identificación del convenio (entidad), objeto del convenio, cuantía del contrato, recursos recibidos, estado de ejecución del proyecto, contratos celebrados en cada uno de los convenios, recursos desembolsados en cada uno de ellos y los saldo en bancos de cada contrato. En el momento del trabajo de campo, éste informe con apoyo de personal se contrato de la Alcaldía de Piedecuesta, lo estaban elaborando. De acuerdo al acta No.1 del 26 de Septiembre de 2012 suscrita con el contador de la entidad, ésta información fue entregada incompleta y parcial y no cumple con lo solicitado, interfiriendo con el proceso auditor. Por lo tanto la empresa, no lleva un debido registro y control de los convenios interadministrativos celebrados y de los contratos que generan los mismos., interfiriendo así en la labor de la Contraloría. Determinándose un hallazgo administrativo para la nueva administración realice las correcciones mediante plan de mejoramiento Tipo de hallazgo: Administrativo Cesar Toloza Núñez - Gerente CARLOS ALIRIO QUINTERO DIRECCIÓN COMERCIAL ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA RESPUESTA ENTE AUDITADO CONVENIOS “Hallazgo Administrativo El Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, MEDARDO FABER MEJIA Y BILSON RODRIGUEZ informan que con relación a los Convenios interadministrativos celebrados por la entidad durante las vigencias 2010 y 2011, como se ha descrito ampliamente en los hallazgos anteriores, se informo que la entidad realizó una depuración a 31 de diciembre de 2012 con los convenios interadministrativos que ha firmado la empresa con diferentes entes territoriales, que permitan tener la información pertinente de cada proyecto”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 35 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL De acuerdo a la réplica anterior, en la cual establecen que la entidad realizó depuración a Diciembre 31 de 2012, se deja el hallazgo administrativo en firme, en tanto se verifique la información en lo referente RECAUDOS POR VIGENCIAS Se observa que el recaudo por el servicio de acueducto ha venido aumentando, pero el servicio de alcantarillado y especialmente el de Aseo ha vendió disminuyendo, esto debido a la competencia y la fala de gestión de la Empresa. EJECUCION DE GASTOS El presupuesto de gastos definitivo de la EMPRESA MUNICIPAL DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE PIEDECUESTA ESP., entidad prestadora de servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, para la vigencia 2011, ascendió a la suma de $88.258.976.175 y comprometió el 95.31% ($84.122.082.835), realizando pagos por el 57.89% ($48,695,437,911.17), así: GASTOS 90,000,000,000.00 80,000,000,000.00 70,000,000,000.00 60,000,000,000.00 50,000,000,000.00 40,000,000,000.00 30,000,000,000.00 20,000,000,000.00 10,000,000,000.00 0.00 Definitivo TOTAL ACUEDUC ALCANTA ASEO TO RILLADO 88,258,976,175 39,181,898,789 46,388,240,288 2,688,837,097. COMPROMETIDO 84,122,081,835 37,518,262,433 44,038,704,750 2,565,114,651. PAGOS 48,695,437,911 18,566,882,295 27,762,848,901 2,365,706,714. ACUEDUCTO. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 36 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL En lo relacionado al servicio de acueducto, en la vigencia 2011 el presupuesto definitivo de Gastos ascendió a la suma de $39.181.898.789, la entidad comprometió el 95.75% ($37.518.262.433), y corresponde al 44.50% del total de la empresa y pago el 49.49%($18.566.882.295), así: Miles de pesos El rubro de inversión fue el más significativo, el cual asignó recursos en lo relacionado a Construcción de infraestructura propia del sector (expansión), Construcción sistema de distribución de agua potable, Adquisición y/producción de equipos, materiales, suministros, Reparación y reposición de redes y alcantarillado y Realización de convenios con el Municipio de Piedecuesta entre otros Los gastos de acueducto tuvieron el siguiente comportamiento: ALCANTARILLADO En lo relacionado al servicio de alcantarillado, en la vigencia 2011, el presupuesto definitivo de Gastos ascendió a la suma de $46.388.240.289, la entidad comprometió el 94.94% ($44.038.704.750) y corresponde al 52.35 del total de la entidad y pago el 63.04% ($27.762.848.901), así: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 37 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL El rubro más significativo es el de inversión que ejecutó pagos por concepto de construcción de infraestructura propia del sector (expansión), convenios municipio de Piedecuesta entre otros. Los gastos de alcantarillado tuvieron el siguiente comportamiento: ASEO En lo relacionado al servicio de aseo, en la vigencia 2011 el presupuesto definitivo de Gastos ascendió a la suma de $ 2.688.837.097, comprometió el 95.40% ($ 2.565.114.652) , correspondiendo al 3.05% del total de la entidad y realizo pagos por el 92.49% ($2.365.706.714), así: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 38 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL El rubro de Inversión fue el más significativo, la entidad asignó recursos para la adquisición de equipos automotor, Suministro de Combustible para los vehículos Servicios técnicos, mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos, Contratación de servicios de transporte de residuos sólidos, Contratación mano de obra y suministros para la operacionalización de barrido y limpieza. Lavado y engrase de vehículos y Contratación mano de obra y suministro para la recolección de residuos sólidos domiciliarios Los gastos de aseo tuvieron el siguiente comportamiento: COMPORTAMIENTO DE GASTOS POR VIGENCIAS ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ASEO TOTAL 2008 10,067,252,003.31 12,151,816,613.15 2,262,957,737.00 24,482,026,353.46 2009 12,062,164,582.26 18,534,181,899.19 2,822,923,806.00 33,419,270,287.45 2010 8,246,935,087.72 13,116,363,428.21 2,671,642,199.14 24,034,940,715.07 2011 37,518,262,433.44 44,038,704,750.41 2,565,114,651.64 84,122,081,835.49 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CÓDIGO: CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER 01 INFORME DEFINITIVO RECF-16- Página 39 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL El comportamiento de los gastos se encuentra determinado de acuerdo a la gestión que efectué el gerente, en cuanto a los convenios que celebre. SITUACION PRESUPUESTAL La entidad recaudó el 45.51% ($40.164.549.098.73) y comprometió el 95.31% ($84.122.081.835.49), presentando un déficit presupuestal de $43.957.532,736.76, así: Detalle Definitivo Recaudo Ejecutado Superávit/ Déficit TOTAL PTO 88,258,976,175.26 40,164,549,098.73 84,122,081,835.49 -43,957,532,736.76 ACUEDUCTO 39,181,898,789.16 18,464,577,324.94 37,518,262,433.44 -19,053,685,108.50 ALCANTARILLADO 46,388,240,288.75 20,426,432,660.71 44,038,704,750.41 -23,612,272,089.70 2,688,837,097.35 1,273,539,113.08 2,565,114,651.64 -1,291,575,538.56 ASEO Se observa poca gestión del recaudo en cuanto a los convenios celebrados Este déficit presupuestal se viene presentando en varias vigencias, así: AÑO 2008 RECAUDO EJECUTADO SUPERAVIT DEFICIT / 9,384,720,419.79 24,482,026,353.46 (15,097,305,933.67) 2009 24,535,685,582.71 33,419,270,287.45 (8,883,584,704.74) 2010 38,361,142,696.28 24,034,940,715.07 14,326,201,981.21 2011 40,164,549,098.73 84,122,081,835.49 (43,957,532,736.76) RESERVAS PRESUPUESTALES El equipo auditor observó que la empresa no está dando cumplimiento a la normatividad de la constitución de reservas, en cuanto que: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 40 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL -. Con RESOLUCION DE CONFIS Nº 007 OCTUBRE 30 DE 2010, se fija el presupuesto de la Piedecuestana y en su Art. 27 inciso 3, establece “Solo podrán incluirse en la reserva presupuestal las obligaciones legalmente contraídas siempre que no se deriven de la entrega a satisfacción de los bienes y servicios y anticipos y contratos antes de del 31 de diciembre”. -. Con Decreto 258 de Diciembre 27 de 2010, se liquidó el presupuesto de rentas y gastos de la vigencia de 2011 de la Alcaldía Municipal de Piedecuesta y establece: “Art. 4º. Las disposiciones generales rigen para los órganos que conforman el presupuesto general del Municipio y para los recursos del Municipio asignados a las Empresas Industriales y Comerciales del Municipio y a las sociedades de economía mixta.” “Art. 29º Los órganos de que trata el artículo 4º del presente Decretos sólo podrán asumir compromisos que afecten las apropiaciones de la presente vigencia fiscal siempre y cuando los bienes y servicios se vayan a recibir a satisfacción a 31 de Diciembre del año de 2011” -.En el Art 8 de la Ley 819 de 2003, dispone que no es posible adquirir compromisos que excedan en su ejecución la vigencia, los gastos deben ser programados para ser ejecutados dentro la vigencia fiscal (con plazo máximo de entrega a 31 de Diciembre) y por situaciones excepcionales no se haya podido recibir la obra, de manera excepcional, se podrán constituir reservas presupuestales y éstas se atenderán con cargo al presupuesto de la vigencia siguiente, mediante adición, sin ejecutar paralelamente un presupuesto de reservas Cuando se pacta recibo a satisfacción antes de 31 de diciembre, por lógica no deberían constituirse reservas, ya que al haberse recibido a satisfacción, lo que procedería en caso de no haberse pagado, sería la constitución de una cuenta por pagar, también es cierto que la dinámica contractual no responde necesariamente al calendario y se pueden presentar circunstancias no previstas que conlleven a una suspensión del contrato y por esta razón, a abarcar en su ejecución parte de la siguiente vigencia. sin embargo, dicha circunstancia no debe ser previsible al momento de suscribir el contrato, ni ser responsabilidad de la administración, ya que si era previsible, podríamos, estar ante la responsabilidad de funcionarios que valiéndose de instrumentos normativos vulneraron el propósito de la ley. Se parte entonces de la base que cualquier acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuestales deberán garantizar que el bien o servicio se reciba antes del 31 de diciembre de la respectiva vigencia fiscal y que las obligaciones exigibles de pago deben quedar debidamente registradas a esa fecha, de no ser así, se requerirá la autorización de las vigencias futuras. Lo que significa que una adecuada planeación presupuestal de las entidades, implica que sólo se incorporen en los presupuestos anuales, los recursos a ejecutar en la respectiva vigencia, y acorde con tal planeación, los compromisos que se celebren deben ejecutarse en dicha anualidad, De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 819 de 2003, de manera general, las entidades sólo pueden incorporar de sus presupuestos aquellos gastos que se van a ejecutar en la respectiva vigencia fiscal, por lo cual los contratos que así se suscriben deben ejecutarse en la correspondiente anualidad Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO RECF-16- CÓDIGO: 01 Página 41 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL De acuerdo con el principio de anualidad, las apropiaciones del presupuesto son autorizaciones máximas de gastos que tienen la vigencia de un año, contado desde el 1º de enero al 31 de diciembre, por consiguiente, al cierre de la vigencia estas autorizaciones expiran y no podrán adicionarse, comprometerse, transferirse, ni contracréditarse En el proceso auditor se tomo una muestra, determinándose el incumplimiento de la norma, así: (C) Número Del (C) Contrato Objeto Del Contrato (D) Valor I Contrato (C) Nombre Completo Del Contratista (F) Fecha De Suscripción (C) Plazo DeDel Ejecución(N)Contrato Plazo Unidad De Ejecución 3 CONSTRUCCION Y OPTIMIZACION DEL 9,216,430,422.00 ALCALDIA MUNICIPAL CANTAGALLO 2011-11-04 MESES 8 ACUEDUCTO DEL PLAN MAESTRO DE BOLIVAR ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DEL CASCO URBANODEL DELSISTEMA MUNICPIO AMPLIACIÓN DEDE CANTAGALLO-BOLIVAR ALCANTARILLADO SANITARIO SECTOR 240 270 271 280 312 339 345 NOR-OCCIDENTAL FASE I DEL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA AMPLIACION DEL SISTEMA DE DISTRIBUCCIÓN DE AGUA POTABLE A PARTIR DEL TANQUE DE LA CARRERA 15 A EL COLEGIO LUIS CARLOS GALAN INTERVENTORIA TECNICA ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERA PARA LA AMPLIACION DEL SISTEMA DE DISTRIBUCCIÓN DE AGUA POTABLE A INTERVENTORIA TECNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PARA LA CONSTRUCCION SISTEMA DE DISTRIBUCCION DE AGUA POTABLE Construccion planta de tratamiento de las aguas residuales del CENTRO DE POBLADO DE ACAPULCO DEL AMPLIACION Y OPTIMIZACION DE LOS SISTEMAS DE TRATAMIENTO Y DISTRIBUCION DEDE LALAPTAP LA COLINA. CONSTRUCCION REPOSICION DE LAS REDES DE ACUEDUCTO Y REHABILITACION DE LA VIA INTERVENIDA DE LA CARRERA 4 ENTRE 1,669,760,357.00 PAVIACOM E.U 2011-06-15 MESES 10 1,332,222,627.00 R.PICO INGENIEROS S.A.S 2011-06-29 MESES 8 93,100,000.00 LUCIO FERNANDO LEON COGOLLO 2011-06-29 MESES 8 55,545,428.00 LUCIO FERNANDO LEON COGOLLO 2011-07-21 MESES 12 876,980,016.00 INCICOL 2011-10-12 MESES 6 986,128,946.00 UNION TEMPORAL LA COLINA 2011-12-15 MESES 6 431,905,000.00 CONSORCIO OBRAS Piedecuesta 2011-12-23 MESES 4 HALLAZGO No. 14 Presunta violación al Principio de Anualidad y de reservas Presupuestales, por suscribir contratos con plazo para su ejecución posterior al 31 de diciembre de 2011. Tipo de hallazgo: Presunto responsable: Administrativo CESAR TOLOZA NUÑEZ - Gerente Tipo de Hallazgo: Presunto responsables: Disciplinario CARLOS FERNANDO LANDAZABAL Ex – gerente CARLOS ALIRIO QUINTERO - DIRECCIÓN COMERCIAL ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Normas violadas: Decreto 111 de 1996 art. 14 y 89 Ley 819 de 2003, artículos 8, 10 al 12 Circular No. 031 de 2011 Procuraduría General de la Nación Circular Externa No. 43 de 2008 Ministerio de Hacienda y Crédito Público Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 42 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Decreto Municipal No. 258 de Diciembre 27 de 2010 Art-. 29 Ley 734 de 2002 Art. 34 num 1 RESPUESTA ENTE AUDITADO “Hallazgo Administrativo En relación con este hallazgo los contratos o convenios que se ejecutan la gran mayoría son obras de alta complejidad que ameritan realizarse en varias vigencias, las cuales ocasionan que a 31 de diciembre se deban realizar reservas previamente justificadas, que estén legalmente contraídas y que se desarrolle en el objeto de la apropiación, que por ser recursos externos la entidad no debe realizar el proceso de afectación de apropiaciones futuras, caso contrario si debe realizar la entidad gestora del respectivo contrato o convenio Interadministrativo. Hallazgo Disciplinario El Doctor Carlos Fernando Landazabal – Exgerente, no se pronuncia al respecto. El Doctor CARLOS QUINTERO LESMES – Director Comercial, Administrativa y Financiera, allega comunicación fechada del 2 de mayo de 2013, en el cual da respuesta anexando (2 folios), en la AZ denominada No 3. No es aceptable este hallazgo en presunta responsabilidad disciplinaria del director administrativo y financiero y comercial toda vez que la empresa ha venido realizando los contratos con acuerdo a la Ley 142 de de 1994 y reflejando en la contabilidad en manejo de los mismos, ahora bien, los contratos relacionados por el ente fiscalizador fueron todos realizados en Nov y Dic, del año 2011 y la fecha de mi retiro en enero 23 de 2012, la contabilidad de la empresa aun no se encontraba cerrada a 31 de Diciembre de 2011, así como tampoco era yo interventor de ningún contrato de ellos y correspondía al interventor de cada contrato informar por escrito, al final de cada año, de la situación de cada uno de los contratos, de tal manera que el contador de acuerdo a las certificaciones del interventor pudiera dejar cada una las cuentas pendientes de los contratos bien fuera como reservas o como cuentas por pagar; como podemos evidenciar en el listado de contratos que relaciona la contraloría general del departamento todos los contratos relacionados son contratos de obras por lo tanto No puedo aceptar la responsabilidad por una acción que debían realizar el interventor del contrato, además como ya lo anuncie en la primera parte la acción de cierre contable fue realizada después de mi desvinculación como funcionario de la empresa; a la vez el hallazgo hace referencia q que se presume un hallazgo “ por suscribir contratos con plazo de ejecución posterior al 31 de Dic de 2011” y como director administrativo financiero y comercial, No tengo facultades para suscribir contratos , estas son prerrogativas emanadas por la junta directiva de la entidad exclusivamente para la gerencia ; por lo tanto No se me puede indagar una presunta violación a una función que no tenía dentro de mi cargo y que tampoco me fue delegada por ningún tipo de resolución. Por lo tanto solicito de manera respetuosa desestimar en contra del director administrativo, financiero y comercial Dr. Carlos Alirio Quintero Lesmes el hallazgo”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 43 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Una vez analizada la réplica hecha por la entidad, ésta es aceptada, en cuanto los recursos para ejecutar las obras son cofinanciados y de gran monto los cuales ameritan tomar la otra vigencia. Por lo tanto se deja sin efecto el hallazgo administrativo y disciplinario FACTURACION USUARIOSAcueducto A Diciembre de 2010 se tenían 24.086 usuarios, y a Diciembre de 2011 se tenían 25.412, es decir hubo un incremento de usuarios de 5.61% (1351) Alcantarillado A Diciembre de 2010 se tenían 22747 usuarios, y a Diciembre de 2011 se tenían 24.689, es decir, hubo un incremento de usuarios de 8.54% (1.942) Índice de Agua no Contabilizada (<30%) Para efectos tarifarios La Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico – CRA, en la metodología tarifaría aplicable a los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado, reconoce un porcentaje máximo de pérdidas o Índice de Agua No Contabilizada (IANC) del 30%, en el cual se incorporan tanto las pérdidas comerciales como las pérdidas técnicas del sistema. AGUA DIAS CAPTADA MES M3 /Dia AGUA CAPTADA – 2011 AGUA CAPTADA AGUA PRODUCIDA m3/ MES M3 AGUA % FACTURADA PERDIDA ENERO 31 29,730.19 921,636.00 875,554.20 450,592.00 48.54% FEBRERO 28 28,787.79 806,058.00 765,755.10 436,545.00 42.99% MARZO 31 27,993.13 867,787.00 824,397.85 442,077.00 46.38% ABRIL 30 29,336.63 880,099.00 836,094.05 444,820.00 46.80% MAYO 31 30,461.23 944,298.00 897,083.10 442,279.00 50.70% JUINIO 30 31,659.13 949,774.00 902,285.30 437,173.00 51.55% JULIO 31 31,912.61 989,291.00 939,826.45 480,293.00 48.90% AGOSTO 30 33,176.77 995,303.00 945,537.85 462,231.00 51.11% SEPTIEMBRE 30 33,564.83 1,006,945.00 956,597.75 540,991.00 43.45% OCTUBRE 31 31,289.23 969,966.00 921,467.70 513,642.00 44.26% NOVIEMBRE 30 31,608.60 948,258.00 900,845.10 477,579.00 46.99% DICIEMBRE 31 33,514.48 1,038,949.00 987,001.55 465,119.00 52.88% 11,318,364.00 10,752,446.00 5,593,341.00 47.98% TOTAL AGUA 373,034.62 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 44 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL PROMEDIO 31,086.22 943,197.00 896,037.17 466,111.75 47.88% Hallazgo. No. 15 De acuerdo a los reportes recibidos de la PTAP La Colina, durante el periodo comprendido entre Enero y Diciembre de 2011 se produjeron un total de 10`752.446 m3 y de acuerdo al sistema comercial se facturaron 5`593.341 m3. Es decir que para dicho periodo se obtuvo un IANC de 47.98% (5.159.105 m3), valor que supera en un 17.98% el límite de perdidas permitido El 17.98% corresponden a 1.933.289.79 M3 y su costo medio de referencia por m3 es de $683, que correspondería a un valor de $1.320.436,927.12, qué no ingresaron al entidad, No habiendo eficiencia y permanente control de la gerencia y de la parte operaciones En la vigencia de 2012, para el mes de julio la pérdida fue de 51.23%, observándose, que no hubo una adecuada gestión por parte de la nueva gerencia para reducir éstos márgenes. Por lo tanto la empresa debe implementar medidas que permitan reducir los costos inherentes a la prestación del servicio en las etapas de producción y distribución del agua. La búsqueda de mejores prácticas por el control del agua entregada, facturada y recaudada, También se deben realizar controles y seguimientos a Urbanizaciones - usuarios con posibles irregularidades técnicas con el fin de reducir y facturar el Índice de Agua No Contabilizada Por lo anterior se determina un hallazgo administrativo y disciplinario y así mismo se hace un control de advertencia, en cuanto que la CRA reconoce un porcentaje máximo de pérdidas o Índice de Agua No Contabilizada (IANC) del 30% y que la entidad se encuentra en un 47.98%, superando en un 17.98% el índice, que representa $1.320.436,927.12 que dejan de ingresar a la empresa en detrimento de sus finanzas. . Tipo de hallazgo: Administrativo Presunto responsable: CESAR TOLOZA NUÑEZ - Gerente Tipo de hallazgo: Norma violada: Disciplinario Resolución 787de 2004 Resolución CRA 343 de 2004 Presunto responsable: CARLOS FERNANDO LANDAZABAL CAMARGO – Ex – Gerente RESPUESTA ENTE AUDITADO INDICE DE AGUA NO CONTABILIZADA Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 45 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL “Hallazgo Administrativo El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, con relación a los porcentajes de agua no contabilizada durante el año 2011, donde se supero los índices máximos reconocidos por la CRA, de la producción de agua tratada en la PTAP La colina durante el año 2011(10.752.446 m3) y la facturada (5.593.341 m3), se desconocen las acciones emprendidas por la anterior administración. Sin embargo, es importante resaltar que a principios del año 2012 la nueva Gerencia de la empresa encontró que un alto porcentaje de usuarios no tenían formalizadas sus matrículas y otros presentaban altos niveles de morosidad, los primeros por no tener los documentos de propiedad, posesión, construcción, legalización del barrio, etc, por tanto se procedió a emitir la Resolución No 059 del 16 de Abril del 2012 mediante el cual se establecieron unas condiciones especiales para resolver la situación de usuarios no legalizados de los servicios de acueducto y alcantarillado; con los segundos se emitió la resolución No 034 del 17 de Febrero del 2012 mediante la cual se estableció el Reglamento interno de recaudo de cartera y el procedimiento de cobro por jurisdicción coactiva, además se implementó un equipo de apoyo antifraude para detectar con exactitud las conexiones irregulares procediéndose a la suspensión y corte del servicio. Lo anterior demuestra la gestión para reducir las pérdidas de agua no contabilizada en comparación con los años anteriores. Hallazgo Disciplinario El Doctor Carlos Fernando Landazabal – Ex gerente, no se pronuncia al respecto”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: De acuerdo a la ´replica anterior, se observa que la entidad ha emitido resoluciones para resolver las situaciones de los usuarios no legalizados y así como el procedimiento del cobro por jurisdicción coactiva y la implementación de la oficina de antifraude. No obstante se confirma el hallazgo administrativo, para verificar la eficacia de la gestión de la nueva gerencia y si así mismo disminuir la pérdida que está teniendo la empresa, que al mes de julio de 2012 ascendió a 51.23% En cuanto el hallazgo disciplinario, se confirma, ya que la entidad no hizo gestión, para disminuir la pérdida de Agua, que superó en un17.98% los porcentajes máximos de pérdida o índices de Agua No contabilizada, establecidos por la CRA (30%), que representa $1.320’436,927.12 que dejan de ingresar a la empresa en detrimento de sus finanzas. DEFRAUDACIONES. De acuerdo a la oficina de antifraudes, se presentan las siguientes situaciones. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 46 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Hallazgo. No.16 La entidad debe implementar una política agresiva de antifraude, para detectar las Urbanizaciones no legalizadas y aquellas que no tienen registro de planeación, como el control a la manipulación de los contadores y disponiendo seguros para los mismos y de las acometidas directas Tipo de hallazgo: Administrativo Presunto responsable: CESAR TOLOZA NUÑEZ - Gerente RESPUESTA ENTE AUDITADO DEFRAUDACIONES “Hallazgo Administrativo El Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ y el Doctor MEDARDO FABER MEJIA expresan que la Piedecuestana de Servicios ha establecido el Grupo Antifraude, el cual ha desarrollado desde su creación las siguientes actividades hasta el 31 de diciembre de 2012: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACUMULADO Uso cambio de clase ( Residencial a Comercial ) 312 Visitas defraudaciones ( pasos directos ) 640 Suspensiones drásticas Usuarios matriculados 58 636 Total Visitas ( Depuración de Barrios ) 1.646 Fuente: Estadísticas Grupo antifraude Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 47 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Y ha contribuido con esta labor para que la empresa, pudiese alcanzar la cantidad de recursos adicionales por un valor de: Doscientos cuarenta y nueve millones ciento treinta y dos mil ciento veintisiete pesos m/cte. ($ 249.132.127) DESCRIPCIÓN ACUMULADO Total recaudo agua tratada (Acueducto) $ 53.915.513 Total recaudo agua servida (Alcantarillado ) $ 28.743.671 Total recaudo por matriculas $ 66.472.943 Total recaudo $ 249.132.127 Fuente: Estadísticas Grupo antifraude. De la misma manera, el grupo antifraude ha colocado un total de 3350 sellos a los medidores, con el propósito de evitar fraude. Cabe mencionar que todo medidor nuevo que se va colocando en la actualidad se le va adicionando el sello. Adicionalmente la Empresa ha desarrollado un programa de ubicación de medidores a usuarios que habían tomado agua sin la respectiva legalización. Así mismo, ha venido cambiando medidores y macro medidores en mal estado o defectuoso como se muestra en la tabla siguiente: Barrio Halcón de Granada : 58 medidores Barrio de la Diva: 80 Medidores Barrio Brisas de Primavera: 161 medidores Barrio Piedemonte: 58 Medidores Barrio Granadillo: 197 Medidores TOTAL 554 Medidores CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTNADER: De acuerdo a la réplica, la entidad ha tomado acciones para evitar el antifraude, en tanto, se deja en firme el hallazgo administrativo, para hacerle seguimiento a las acciones que viene emprendido la actual administración. CARTERA Hallazgo No. 17 En el mes de diciembre la empresa facturó por los servicios la suma de $2.655.618.752 y recaudo el 47.35% ($1.257.381.628), quedando pendiente el 52.65% por recaudar, así: MES vlr_ acueducto vlr_alcantar vlr_aseo total Facturado Vlrultpago Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co % CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 48 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Enero 956,782,660. 770,646,725 431,633,495 2,159,062,880 1,139,858,933 Septiem bre 1,126,913,846 920,207,316 472,896,858 2,520,018,020 1,200,057,571 Diciembr e 1,218,560,994 983,572,337 453,485,421 2,655,618,752 1,257,381,628 52.79 47.62 47.35 52.65 Por lo tanto la entidad debe mantener una política estricta de suspensiones y cortes y el impulso de los procesos de cobro persuasivo y coactivo que conduzcan en un corto plazo a la recuperación de la cartera vencida que representa el alrededor del 52.65% del total facturado; y al establecimiento de una cultura de pago oportuno. Determinándose un hallazgo administrativo Tipo de hallazgo: Administrativo Presunto responsable: CESAR TOLOZA NUÑEZ - Gerente RESPUESTA ENTE AUDITADO CARTERA “Hallazgo Administrativo El Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ y el Doctor MEDARDO FABER MEJIA expresan que la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos, estableció los siguientes programas relacionados con el cobro de cartera: 1.- ACUERDOS DE PAGO: Mediante Acuerdo 003 de 2012 emanado de la Junta Directiva, autorizo al Señor Gerente de la Empresa para que realizara Acuerdos de Pagos con los usuarios morosos hasta el 31 de diciembre de 2012, con plazos de 12, 24 y 36 meses. También se determinó una amnistía de Intereses Morosos. La Piedecuestana de servicios realizó con este programa unos acuerdos de pago por la suma de quinientos un millón doscientos noventa y cinco mil quinientos ocho pesos ($ 501.295.508) Moneda Legal Colombiana y recibió por concepto de cuotas pagadas a 31 de diciembre la suma de ciento cuarenta y cinco millones ochocientos veinte mil setecientos ochenta y nueve pesos ($145.820.789) moneda Legal Colombiana. 2.- CORTES Y RECONEXIONES: La Empresa durante la Vigencia del 2012, realizó un total de 4.002 Suspensiones, un total de 3.896 visitas y 1.807 reconexiones entre el mes de febrero al mes de noviembre, como se puede observar en la Tabla de cortes y Reconexiones de la Vigencia 2012. SUSPENSIONES DE FEBRERO DE 2012 VISITAS RECONEXIONES 467 931 208 SUSPENSIONES DE MARZO DE 2012 VISITAS RECONEXIONES Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 49 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 65 1057 102 SUSPENSIONES DE ABRIL 2012 VISITAS RECONEXIONES 600 453 426 SUSPENSIONES DE MAYO DE 2012 VISITAS RECONEXIONES 713 521 302 SUSPENSIONES DE JUNIO DE 2012 VISITAS RECONEXIONES 492 196 226 SUSPENSIONES DE JULIO DE 2012 VISITAS RECONEXIONES 247 50 SUSPENSIONES DE AGOSTO DE 2012 VISITAS RECONEXIONES 206 144 114 SUSPENSIONES DE SEPTIEMBRE DE 2012 VISITAS RECONEXIONES 177 155 128 SUSPENSIONES DE OCTUBRE DE 2012 VISITAS RECONEXIONES 537 226 248 SUSPENSIONES DE NOVIEMBRE DE 2012 VISITAS RECONEXIONES 498 213 3 3-. COBROS PERSUASIVOS: La Empresa Desarrolló el proceso de Cobro Persuasivo en variados usuarios del cual se destaca el establecido con el Gobierno Municipal, logrando un pago por la suma de trescientos cincuenta y cinco millones diecinueve mil seiscientos veinte pesos( $ 355.019.620) m/te. Además se enviaron un total de 462 Cartas a deudores que habían realizado acuerdo de pagos para que se pusieran al día con el programa de acuerdo de pago; 488 cartas para usuarios con deuda y 301 cartas para usuarios con medidores ilegibles y de traslado del sitio del medidor para facilitar su lectura. Todo esto hizo posible que de un total de cartera de Mil novecientos ochenta y tres millones ciento cuarenta y cinco mil trescientos cincuenta y cuatro pesos con catorce centavos ( $ 1.983.145.354,14) se pudiese recolectar de cartera la suma de mil Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 50 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL trescientos catorce millones ciento ochenta mil novecientos setenta y un peso ($ 1.314.180.971) Moneda Legal Colombiana. 4.- COBROS COACTIVO: La Empresa Piedecuestana de servicios viene adelantando un programa de cobro coactivo para los deudores morosos y en este momento se encuentra en la depuración de las bases de datos y en el desarrollo de un cronograma de cobro. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: De acuerdo a la réplica, se observa el esfuerzo que emprendió la entidad para recuperar la cartera. No obstante se confirma el hallazgo administrativo para hacerle seguimiento a las acciones tomadas y verificar sus resultados 4. LINEA DE AUDITORIA A LA CONTRATACION La EMPRESA MUNICIPAL DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIO DE PIEDECUESTA ESP “PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS E.S.P”, es una Empresa de Servicio Público Domiciliario, constituida como Empresa Industrial y Comercial del Estado, descentralizada del orden Municipal, dotada con personería jurídica, capital independiente y autonomía administrativa. Las Entidades públicas en el ejercicio de la actividad contractual deben aplicar las disposiciones legales que el ordenamiento jurídico ha dispuesto para tal fin, sin perjuicio de las excepciones claramente establecidas para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las cuales, en consideración a la actividad que desarrollan deben regirse por el derecho privado. Es así que una vez instalada la Auditoría Regular por la Contraloría General de Santander, en la PIEDECUESTANA E.S.P, se procedió a verificar el cumplimiento de las normas aplicables a la contratación pública, en especial el art 31 de la Ley 689 de 2001, Ley 142 de 1994, Código de Comercio, Código Civil y demás normas concordantes y su Manual de Contratación (Acuerdo No. 004 de 2006, modificado por el Acuerdo 002 de 2009 y Acuerdo 002 de 2010), expedido por la Junta Directiva; en el que se establece “Los procesos de contratación de la empresa se cumplirán en un ámbito de libre competencia, con criterios de eficacia y eficiente administración orientados por los siguientes principios de selección objetiva de los contratistas, que son Buena Fe, transparencia, economía, equidad, responsabilidad, celeridad, responsabilidad social y ambiental” CONTRATACION AUDITADA: La PIEDECUESTANA E.S.P, suscribió 331 Contratos durante la vigencia 2011, por un valor total de OCHENTA Y UN MIL NOVECIENTOS UN MIL MILLONES CIENTO NOVENTA Y DOS MIL OCHOCIENTOS TREINTA Y UN PESOS CON NOVENTA Y CUATRO CENTAVOS MCTE ($81.901.192.831,94), discriminados bajo las siguientes Modalidades de Contratación: MODALIDAD No. Contratos VALOR No. Ctos con anticipo Valor Adiciones Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 51 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Contratación Directa 328 $53.857.486.383 181 3 $28.043.706.448 3 (6) $349.859.390 Invitación Pública 331 $81.901.192.831,94 184 $349.859.390 TOTAL EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN. La evaluación de la contratación se fundamentó en la observación del cumplimiento de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal a saber, transparencia, economía y responsabilidad. El Régimen Jurídico aplicable por las Empresas industriales y comerciales del Estado en materia contractual, son las normas de derecho privado, conforme a lo consagrado en la Ley 142 de 1994, pero podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes, que en el evento de ser adoptadas estas se regirán por las disposiciones de la Ley 80 de 1993, lo que implica que no exista una desvinculación del Estatuto de Contratación Administrativa, máxime cuando debe respetar los principios ineludibles de transparencia y de selección objetiva, en la medida que no pueden contratar con cualquier persona natural o jurídica sino quien ofrezca mejores garantías a la entidad para los fines que ella busca. No obstante lo anterior, es importante precisar que aunque el Estatuto Contractual no se aplique sino frente a las cláusulas excepcionales, no significa que los nominadores del gasto puedan hacer caso omiso de los preceptos consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política. MUESTRA SELECCIONADA POR EL GRUPO AUDITOR: Del total de los contratos, se tomó una muestra de 44 contratos de la vigencia 2011, correspondiente a un 12% del total de contratos y un 64% aproximadamente del valor total de la contratación de la vigencia, los cuales fueron seleccionados según la clase, la cuantía y la fecha de suscripción, así: MODALIDAD No. Contratos VALOR No. Ctos con anticipo Contratación Directa 41 $24.202.208.356 27 Invitación Pública 3 $28.043.706.448 3 44 $52.245.914.804 30 Valor Adiciones (1) $30.030.992 $30.030.992 TOTAL Así mismo, en la muestra seleccionada por el equipo Auditor de la vigencia 2011, no se evidenció que la PIEDECUESTANA ESP hubiese realizado publicaciones de lujo, como lo señala el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011, modificado por el artículo 232 del Decreto 19 de 2012 que advierte “En ningún caso las entidades objeto de esta reglamentación podrán patrocinar, contratar o realizar directamente Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 52 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL publicidad oficial que no esté relacionada con las funciones que legalmente debe cumplir, ni contratar o patrocinar Ia impresión de ediciones de lujo”. Por otra parte, atendiendo la Ley 996 de 2005 y la Directiva Unificada No 3 de marzo de 2011, expedida por la Procuraduría General de la Nación, sobre la “Ley de Garantías”, en la que se establece “Los Gobernadores, Alcaldes Municipales y/o Distritales, Secretarios, Gerentes y directores de Entidades Descentralizadas del orden Municipal, Departamental o Distrital, dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones, no podrán celebrar convenios interadministrativos para la ejecución de recursos públicos”, el equipo auditor, evidenció que no se trasgredió la norma citada. El proceso de auditoría gubernamental con enfoque integral que se llevó a cabo en la Empresa Piedecuestana de servicios Públicos E.S.P, se realizó sobre los contratos suscritos, ejecutados y liquidados en la vigencia 2011, verificación del cumplimiento de las cláusulas y pagos correspondientes a cada contrato. Por lo anterior, del total de la muestra de contratación se tomaron 15 contratos a los cuales se revisaron cada uno de los pagos correspondientes a ese expediente con sus respectivos soportes, cotejando así si se dio cumplimiento a lo pactado en lo que respecta a los pagos que se deben efectuar en cada uno de ellos. HALLAZGO No. 18 MANUAL DE CONTRATACIÓN DESCRIPCION DEL HALLAZGO: El equipo Auditor al hacer un estudio general sobre el texto del Manual interno de contratación, evidencia que el mismo fue expedido el día 31 de octubre de 2006 y desde esta fecha se han expedido varias normas en materia de contratación, que han dejado al Manual desactualizado normativamente, verbigracia se establece en el Manual la venta de los pliegos de condiciones. De igual manera no se hace mención a los diferentes requisitos de orden legal que deben atender las etapas de la gestión contractual, como es por ejemplo, la elaboración de los Estudios Previos señalando el cumplimiento de cada uno de sus aspectos relevantes, tales como la capacidad Jurídica, capacidad administrativa, operativa, financiera, la experiencia, estimación y asignación de riesgos, a fin de optimizar la actividad contractual. De otro lado, teniendo en cuenta que en todo contrato donde se comprometan recursos públicos, estos deben ser objeto de supervisión; se puede evidenciar que en el Manual de Contratación no estipula la delegación, funciones y responsabilidades de los supervisores y/o Interventores en la ejecución de los contratos, lo que ocasionaría un cumplimiento no adecuado, ni eficaz ni eficiente de la función de acompañamiento, vigilancia y control en la ejecución contractual; aspecto que podría incidir en la ocurrencia de daños al patrimonio público, por lo cual se hace necesario que se incluya éste tema en el Manual de contratación, incorporando las obligaciones y procedimientos a cargo del supervisor y contratistas, incluyendo inducción y reinducción al personal vinculado que contenga informes a realizar, controles, incumplimientos, sanciones, pagos, etc. En este orden de ideas, nos encontramos frente un Hallazgo de tipo Administrativo. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 53 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL TIPO DE HALLAZGO: Administrativo. PRESUNTO RESPONSABLE: Dr. Cesar Toloza Nuñez –Gerente PIEDECUESTANA E.S.P RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación al Manual de Contratación interno de la entidad (Acuerdo No 04 del 31 de Octubre del 2006), en el año anterior la Junta Directiva aprobó el Acuerdo No 007 del 21 de Noviembre del 2012 mediante el cual se modificaron los artículos relacionados con las modalidades de contratación, se establecieron requisitos generales para los contratistas y unos mínimos de evaluación y selección de las ofertas, así mismo, se replantearon los riesgos, el monto de los valores asegurados en las pólizas de acuerdo con la modalidad contractual. Respecto de la supervisión de los contratos, el Artículo trigésimo del Manual de contratación contempla la INTERVENTORIA como la actividad de verificación y de control que la entidad hace al contratista, respecto del objeto contratado, la calidad, el plazo y los procedimientos establecidos, lo cual se realiza algunas veces en el contrato designando directamente al funcionario y otras veces mediante resolución por aparte. Lo anterior, permite concluir que ésta hallazgo ha sido subsanado durante la presente administración”. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que la actual administración actualizó el Manual de Contratación, incluido la actividad de Interventoría, el presente Hallazgo se desvirtúa en su totalidad. HALLAZGO No. 19 DEBILIDADES CONTRACTUALES DESCRIPCION DEL HALLAZGO: El equipo auditor, realizó un análisis de cada uno de los contratos relacionados a continuación, además de los señalados de manera particular, en los cuales se pueden evidenciar algunas debilidades contractuales y a fin de evitar posibles faltas que podrían ocasionar detrimentos patrimoniales o hallazgos de diversas connotaciones, el equipo auditor exhorta a la PIEDECUESTANA ESP a tener en cuenta los siguientes aspectos que lograrían tener incidencia en el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales en el desarrollo de la gestión contractual. En algunos de los estudios previos y de conveniencia realizados por la Piedecuestana ESP y auditados por este organismo de control, se pudo evidenciar que no se establece la forma de pago del valor a cancelar al contratista ganador, siendo este aspecto relevante toda vez que la forma de pago definida en ellos se debe mantener al momento de la suscripción del contrato y facilitar su ejecución al contratista. En los estudios previos, con el fin de proteger los recursos públicos y garantizar su correcto manejo e inversión, se sugiere evidenciar las razones técnicas y económicas del pacto de anticipos o pagos anticipados. En algunos de los contratos auditados, se pudo evidenciar que se asigna el supervisor pero no se notifica, lo que podría ocasionar no realizar un Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 54 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL verdadero seguimiento y control a los contratos, desde el inicio de los mismos. No se cuenta en los expedientes contractuales, con una de hoja de Ruta, que pueda ayudar a verificar el cumplimiento de normas y de requisitos solicitados en los procesos, así se podría evitar cometer faltas o hallazgos de todo tipo. En algunos de los contratos auditados se pudo evidenciar que en los estudios previos y de conveniencia, se establece lo referente a la obra y a la interventoría, en el mismo Estudio, siendo éstos dos procesos diferentes así versen sobre un mismo objeto a ejecutar, lo que puede ocasionar confusiones, por cuanto los requisitos para participar son totalmente diferentes, tanto para uno como para el otro. Contra la PIEDECUESTANA ESP hay instaurados 26 procesos judiciales y extrajudiciales, de los cuales en uno de ellos se dictó sentencia condenatoria por valor de $245.000.000 por Reparación directa instaurada por Rodrigo Ferreira Diaz, por los perjuicios morales, materiales y fisiológicos a él causados como consecuencia del accidente cuando se encontraba en su labor diaria de recolección de barrido a bordo del vehículo volqueta de placas OSU-000, la cual se encuentra en etapa de conciliación de la Sentencia. Ahora bien, en oficio remitido por el Dr. Alvaro Augusto Ortiz al Gerente de la PIEDECUESTANA ESP de fecha 7 de febrero de 2012, informa que el día 18 de enero de 2012, asistió a audiencia de conciliación a pesar de que su contrato de prestación de servicios había terminado y a la fecha la Entidad no había nombrado apoderado. Así las cosas, se puede evidenciar que no existe un verdadero control sobre la defensa técnica apropiada que requiere la Entidad; por ello se le solicita a la PIEDECUESTANA ESP que tome las acciones pertinentes y a través de un Plan de Mejoramiento efectúe las medidas correspondientes a fin de realizar una eficiente defensa judicial. Los términos que se manejan en el cronograma de los pliegos de condiciones son de un día o de dos, siendo éstos muy cortos no solo para resolver de forma definitiva aspectos técnicos y económicos trascendentales para la formulación de los ofrecimientos por parte de los interesados, sino para garantizar la pluralidad de oferentes, asegurando así el cumplimiento del principio de selección objetiva del contratista. Es por ello que éste órgano de control recomienda o sugiere se otorguen por la PIEDECUESTANA ESP unos plazos más amplios en cada una de las etapas, a fin de asegurar la pluralidad de oferentes y para dar cumplimiento al principio de libre concurrencia, desde la normatividad que rige la actividad contractual del Estado. En los contratos celebrados por la PIEDECUESTANA ESP, no se establece un término en días para surtir el trámite administrativo de legalización, es decir término para la constitución del registro presupuestal y la aprobación de las garantías, a fin de dar inicio a la ejecución del contrato, el no precisar la fecha podría ocasionar dilatar este procedimiento que conllevaría a manejos no debidos, por lo cual se le recomienda a la Entidad para que en las minutas contractuales se señale el término requerido para realizar la legalización. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 55 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL En cada expediente contractual, se debe archivar lo relacionado con los pagos y descuentos realizados a los contratistas, a fin de facilitar verificar el cumplimiento de los mismos, por los organismos de control. En los expedientes contractuales se evidencia Duplicidad de documentos, al igual que no se conserva un orden consecutivo de los mismos, lo que ocasiona dificultad al ejercer control. A la fecha, aún en los procesos contractuales se utiliza la expresión “términos de referencia”, expresión derogada por el art. 32 de la Ley 1150 de 2007. Los principios de publicidad y de transparencia se hacen efectivos, por medio de los derechos de acceso a la información pública y de petición, ambos derechos son calificados expresamente como fundamentales, por lo cual se invita a la PIEDECUESTANA ESP a realizar las gestiones pertinentes, para que las publicaciones contractuales se realicen en la página del Secop y/o en la página de la Entidad, toda vez que las mismas son publicadas en “Cartelera”. El equipo auditor realizó una trazabilidad sobre quince (15) derechos de petición seleccionados aleatoriamente de la vigencia 2011 y 2012, de los cuales se pudo evidenciar los siguientes aspectos: a) De los quince (15) derechos de petición tres (3) de ellos no se les dio respuesta b) Los derechos de petición impetrados a la Piedecuestana ESP, son registrados en libros radicadores por áreas, pero en el mismo no se registra la fecha de la respuesta. c) Al realizar el seguimiento en las oficinas correspondientes, no había claridad sobre si se dio respuesta o no. d) No se lleva un orden cronológico sobre los mismos e) No hay un archivo confiable sobre las respuestas. Se le sugiere o recomienda a la PIEDECUESTANA ESP, recibir, tramitar, resolver y llevar un verdadero control sobre los derechos de petición presentados por los ciudadanos en ejercicio de la vigilancia de la función administrativa del Estado. En este orden de ideas, estaríamos frente a un Hallazgo de tipo Administrativo que con las recomendaciones generales aquí plasmadas, buscarían no solo facilitar el trabajo del ordenador del gasto o de las áreas que participan en el proceso de contratación, sino además, se aspira a evitar prácticas indebidas. TIPO DE HALLAZGO: Administrativo. PRESUNTO RESPONSABLE: Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente- Piedecuestana ESP RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Dado que el Hallazgo contiene varias observaciones diferentes, se procede a responder las mismas en el mismo orden de su presentación así: Con relación a las observaciones relacionadas con los Estudios previos y de conveniencia en el sentido de incluir lo relativo a la forma de pago del contrato, se informa que no en Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 56 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL todos los contratos auditados se presenta esta anomalía, sin embargo, se dieron las instrucciones suficientes para que en lo sucesivo se subsane dicha anormalidad. Respecto de la asignación de interventor o supervisor en los contratos de la entidad, se aclara al ente de control que algunas veces se designa el funcionario en el mismo contrato y otras veces se hace mediante resolución, pero, nunca se dejan los contratos sin éste requisito técnico, máxime cuando los abonos parciales y la liquidación del mismo requiere de su aprobación. Respecto de la hoja de ruta en los expedientes, se informa que se estudiara la posibilidad de aplicar este procedimiento en aras de evitar fallas y errores. Ahora con relación a la inclusión en un mismo acápite de los estudios de conveniencia y oportunidad, los temas relacionados con la obra y la interventoría, se informa que no en todos ocurre esta anormalidad, no obstante se dieron las suficientes instrucciones para subsanar el defecto en lo sucesivo. Respecto de los procesos judiciales y extrajudiciales en contra la Empresa Piedecuestana, se informa que la entidad siempre ha contado con personal profesional para asumir la defensa técnica, ahora con relación al proceso de reparación directa promovido por el señor Rodrigo Ferreira, se aclara que la audiencia de conciliación que refiere el Abogado Álvaro Augusto Ortíz, se solicito el aplazamiento, asumiendo la defensa técnica un profesional debidamente contratado, con quien se surtió el trámite subsiguiente sin lograr ningún acuerdo con el demandante, pese a haberse analizado en el Comité de Conciliación para la defensa Judicial. Con relación a los términos establecidos en los Cronogramas de los pliegos de condiciones, se informa que en lo sucesivo serán modificados de tal forma que los proponentes puedan disponer de mayores tiempos, además con el propósito de hacer más transparente los procesos contractuales. Con relación a la falta de establecer en los contratos, un término prudencial para surtir los trámites administrativos de legalización, las recomendaciones realizadas por el ente fiscalizador serán tenidas en cuenta para ser subsanadas en los nuevos procesos de contratación. Ahora bien con relación la duplicidad y orden de los documentos que reposan en los contratos, la entidad maneja como política la revisión de los mismos por parte de los Directivos de la Empresa. Ahora con relación a la utilización de la expresión “términos de referencia” en los procesos contractuales, valga agregar que si bien fue derogada para quienes contratan con base en la Ley 80 y Ley 1150 del 2007, para esta entidad no aplica por cuanto se rige por un manual interno de contratación.Luego, no está mal que se siga utilizando la expresión que en el fondo describe las condiciones técnicas, económicas, legales, presupuestales que se deben tener en cuenta para elaborar y presentar una propuesta. Con relación a los principios de publicidad y transparencia, la entidad a pesar de no estar obligado a publicar en el SECOP, hace una publicación en la Cartelera de la entidad y se tomaran las medidas necesarias para hacer los ajustes técnicos para realizar la publicidad en la página web de la entidad. Con relación a los derechos de petición impetrados a la Empresa Piedecuestana durante la nueva administración, se informa que ésta Gerencia replanteo el manejo dado a los mismos, ejerciendo un mayor control desde su recepción, radicación y distribución a los funcionarios que deben dar respuestas, en términos oportunos y concretos”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 57 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Con la aceptación de cada uno de los ítems que componen el presente Hallazgo administrativo, se realizará seguimiento y control de conformidad con el Plan de Mejoramiento que se suscriba para ello. HALLAZGOS No. 20 PROGRAMACIÓN ANUAL DE CONTRATACIÓN Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: En la PIEDECUESTANA ESP, en la vigencia 2011 no se evidenció el programa anual de contratación, de conformidad con lo señalado en el art 5 del Manual de Contratación, que establece “cada una de las dependencias deberá establecer las necesidades de contratación para la respectiva vigencia; para tal efecto, actuará de manera coordinada con las demás a fin de lograr la correspondencia con los planes y programas de la empresa y la mayor eficiencia en la destinación de los recursos y el modo de ejecutarlos. Con base en el presupuesto aprobado el Gerente general elaborará y mantendrá actualizada la programación anual de contratación, la cual se publicará en la página Web de la Piedecuestana, la lista de contratos a ejecutar en cada mes”. Por ello, el equipo auditor, considera que se está trasgrediendo el Manual de Contratación y adicionalmente el principio de publicidad y de transparencia, los cuales se deben respetar en todos los procesos de contratación. Por lo cual nos encontraríamos frente a un Hallazgo administrativo a fin de que se corrijan éstas actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Administrativo. PRESUNTO RESPONSABLE: Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a la programación anual de contratación y su publicación en la página web de la entidad, se informa que a partir de la nueva administración (2012) se ha exigido a los directores Comercial, de Planeación y de Operaciones, los correspondientes planes de compras anuales. En cuanto a la publicidad en la página web la entidad tomara las medidas necesarias para realizar la publicación de la contratación que se realiza al interior de la entidad y garantizar así mismo el principio de transparencia”. CONCLUSIÓN CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Con la aceptación del presente Hallazgo, se realizará seguimiento y control de conformidad con el Plan de Mejoramiento que se suscriba para ello. HALLAZGOS No. 21 SANCIÓN POR NO CARGAR AL SUI LA INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 58 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL El equipo auditor le solicitó a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, información sobre la PIEDECUESTANA ESP, de la cual se pudo extraer lo siguiente: “mediante Resolución 201044000359052010 del 30 de septiembre de 2012, multó a la PIEDECUESTANA ESP, por la suma de OCHO MILLONES DE PESOS MCTE ($8.000.000), por incumplimiento parcial a la orden administrativa impartida a través del artículo tercero de la Resolución No. 20084400010325 del 16 de abril de 2008, que señalaba “Ordenar al representante legal de la empresa PIEDECUESTANA ESP que dentro de los 10 días siguientes a la ejecutoria del presente acto administrativo cargue al SIU la información prevista por las circulares SSPD CRA..” información que no fue cargada dentro del término establecido para ello, es así que se puede evidenciar que el representante legal, por no cumplir con lo ordenado por la Superintendencia, originó una sanción y por ende un detrimento patrimonial a la Entidad. Ahora bien, es importante resaltar que de conformidad con lo señalado en el mismo oficio la Superintendencia de servicios públicos domiciliarios, estableció que a la fecha “la empresa no ha remitido el acta de aprobación de tarifas y no ha certificado el cargue del estudio de costos al modelo de verificación de costos y tarifas (MOVET), conforme lo definido en la circular SSPD 004 de 2006”, por lo cual el equipo auditor exhorta al Representante legal para que realice lo correspondiente, a fin de evitar sanciones. Con lo expuesto, nos encontramos frente al incumplimiento de los deberes funcionales señalados en el estatuto disciplinario, por lo cual se plasma un hallazgo disciplinario, hallazgo fiscal por el detrimento patrimonial ya mencionado y un hallazgo de tipo administrativo a fin de que se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario, fiscal y administrativo . PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 24 del art. 35 De la Ley 734 de 2002 y art 6 de la Ley 610 de 2000 PRESUNTO DETRIMENTO PATRIMONIAL: $8.000.000 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Gabriel Abril Rojas- ExGerente Piedecuestana ESP- Disciplinario y Fiscal Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: Con respecto a este ítem al cargue de informes al SUI, la PDS ha adelantado actividades de mejoramiento con el fin de cargar la información, ya que para el 1 de Enero del 2012 se tenían 1485 informes pendientes por cargar, correspondientes a vigencias anteriores de los cuales se cargaron en la vigencia 2012 un total de 594 formatos quedando pendiente 891. Y de la Vigencia 2012 le correspondía a esta nueva administración rendir 502 informes, de los cuales se cargaron 471 dando esto Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 59 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL un porcentaje de cumplimiento del 94%. Se están haciendo grandes esfuerzos para cumplir con estos reportes ante la superintendencia de servicios públicos, ya que la búsqueda de la información de las anteriores vigencias ha sido difícil de encontrar” fiscal: “El Doctor Gabriel Abril Rojas Ex Gerente Piedecuestana de Servicios Públicos manifiesta que estos reportes o cargues que eran responsabilidad de su gerencia, no fue posible realizar debido a que no fue posible encontrar dicha información en la empresa”. Hallazgo disciplinario y CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: A través del Plan de Mejoramiento se realizará el seguimiento a los avances enunciados por la Entidad. Los argumentos expuestos por el presunto responsable sobre el Hallazgo Disciplinario y Fiscal, éstos no son de recibo por este organismo de control, por lo cual se confirman y se dará el traslado correspondiente al Ministerio Público y a la Oficina de Responsabilidad Fiscal, para lo de su competencia. HALLAZGOS No. 22 SANCIÓN POR DESCARGAR RESIDUOS Y BASURAS SIN AUTORIZACIÓN DE LA CDMB DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: Mediante Auto No. 183 del 21 de diciembre de 2011, la Corporación Autónoma Regional para la Defensa de la Meseta de Bucaramanga, impone multa por valor de $5.356.000 por incumplimiento a una obligación, la cual consistía en la contaminación del recurso suelo por la inadecuada disposición y almacenamiento de tierra y escombros en la escombrera INTRA de propiedad de la PIEDECUESTANA ESP, desconociendo los requerimientos exigidos por la autoridad ambiental, como se señaló en la Resolución No. 1002 del 27 de octubre de 2009, en la que estableció “El incumplimiento por parte del infractor a la sanción de cierre temporal de las actividades de disposición de material el pago de una multa equivalente a tres (3) salarios mínimos legales vigentes por día de incumplimiento”. Decisión que fue notificada al apoderado de la Empresa sin que se presentaran descargos algunos, como lo establece el mismo auto mencionado. Es por ello, que el equipo auditor considera que el representante legal al incumplir con lo ordenado por la CDMB, ocasionó una sanción y por ende un detrimento patrimonial. Con lo expuesto, nos encontramos frente a una de las prohibiciones de los servidores públicos como es la de “incumplir cualquier decisión judicial, fiscal, administrativa o disciplinaria en razón o con ocasión del cargo o funciones, u obstaculizar su ejecución” por lo cual se plasma un hallazgo disciplinario, hallazgo fiscal por el detrimento patrimonial ya mencionado y un hallazgo de tipo administrativo a fin de que se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario, fiscal y administrativo. PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 24 del art. 35 De la Ley 734 de 2002 y art 6 de la Ley 610 de 2000 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 60 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL PRESUNTO DETRIMENTO PATRIMONIAL: $5.356.000 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Gabriel Abril Rojas- ExGerente Piedecuestana ESP- Disciplinario y Fiscal Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación al descargue de residuos y basuras en sitios que contaminen el recurso suelo, se informa que la actual Gerencia ha contratado la disposición de los mismos con entidades técnicas y legalmente establecidas, por tanto, se viene dando un manejo diferente, de tal forma que se omitan estos perjuicios.” Hallazgo disciplinario y fiscal: Doctor Gabriel Abril Rojas Ex Gerente Piedecuestana de Servicios Públicos manifiesta verbalmente que ese terreno no era propiedad de la Piedecuestana E.S.P., la defensa judicial estaba a cargo del Asesor Jurídico de la época, el cual fue no hizo la debida defensa ante la CDMB” CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Respecto a este Hallazgo, a través de Plan de Mejoramiento se hará el seguimiento respectivo y en cuanto al Hallazgo de connotación Disciplinaria y Fiscal estos se mantienen, ya que las explicaciones dadas por el presunto responsable como “la defensa judicial estaba a cargo del Asesor Jurídico” no son argumentos válidos para este Ente de control. Por lo cual se dará el traslado correspondiente a los organismos competentes. HALLAZGOS No. 23 CONTRATO No. 362 del 23/12/2011 TIPO DE CONTRATO CONTRATISTA ACEPTACIÓN DE OFERTA LIBIA MERCEDES ULLOA DE LAYTON SUPERVISOR WALTER MANRIQUE MEJIA OBJETO VALOR CONTRATAR EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE ACPM Y GASOLINA PARA LOS VEHICULOS 17.233.945 FUENTE DEL RECURSO Propios PLAZO TREINTA DIAS ANTICIPO 0 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: En los estudios previos y de conveniencia de la presente contratación, se establece que el suministro de gasolina y acpm, solo es para el parque automotor, para realizar el transporte de los desechos sólidos. Ahora bien, en la ejecución del presente contrato se puedo evidenciar que se autorizaron servicios a través de las órdenes de servicios para motocicletas en el mismo día, con pocas horas de diferencia y por unos valores de consumo que no son coherentes para motocicletas. De igual manera se pudo evidenciar por el equipo auditor que algunos recibos no tenían la firma de supervisor y que la autorización no coincidía con los servicios facturados y suministrados por la estación de servicio (se Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 61 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL relacionan a continuación), presentándose para su pago solo el desprendible, lo que para el equipo auditor faltó un verdadero control sobre la ejecución del mismo. AUTOIZACION EXPEDIDA POR LA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS No. DE SERVICIO ORDEN DE AUTORIZAD VEHICULO SERVICIO O 3396 3410 3407 3413 3425 3415 3430 3431 3422 3408 3421 gasolina gasolina gasolina gasolina gasolina gasolina gasolina gasolina gasolina acpm acpm motocicleta motosicleta motosicleta motocicleta motocicleta motocicleta motocicleta motocicleta motocicleta barredora barredora PLACA mrz-31a mse-39a mri-70a mse-39a mry-70a mry-70a mse-39a mry-70a mrz-39a osu-022 osu-022 VALOR 53,863.00 176,028.00 130,000.00 85,004.00 185,008.00 147,840.00 52,763.00 393,000.00 500,555.00 FACTURACION EMITIDA POR LA ESTACION DE SERVICIO VEHICULO PLACA N.D volqueta volqueta volqueta N.D N.D N.D N.D N.D volqueta volqueta O39 OOO OOO OOO sin placa O70 sin placa OOO O39 000-018 OOO VALOR N.D 170,000 166,021 187,259 130,000 85,004 185,008 147,840 52,763 393,000 500,055 Fuente: Tomado de comprobantes de egresos piedecuestana de servicios 2011 Por lo anterior se configura un hallazgo con incidencia Disciplinaria, toda vez que no se ejerció un verdadero control sobre la autorización y entrega del combustible y un hallazgo administrativo, para que se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo. PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Walter Manrique Mejía- Supervisor- Disciplinario Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Respecto del control al combustible para el parque automotor de la entidad, se tiene que a partir del 2012 se ejerce un mayor control sobre el mismo por parte del Director de Operaciones, de tal forma que se dé la mayor utilidad a dicho recurso. Con relación al contrato No 362 del 23/12/2011 desconozco el manejo que se le haya dado. El ingeniero JESUS ALBERTO RODRIGUEZ M director de operaciones, informó desconocimiento del manejo dado al contrato Nº362 del 23/12/2011. ya que este contrato se realizó durante la dirección anterior. A partir del 2012 se colocaron controles para el control de combustible de los vehículos, se instalaron llaves a los tanques de los vehículos, El supervisor es el único que puede tinquear los carros previa presentación de los recibos de disposición final” Hallazgo Disciplinario: “El Ingeniero Walter Manrique Mejia – Ex Supervisor allega a la entidad oficio fechada del 3 de mayo de 2013, dando respuesta al dicho hallazgo anexando (29 folios) en la AZ denominada No 4. ORDEN DE SERVICIO No 362 de 2011: Con respecto a lo manifestado por el grupo auditor referente a la evidencia de que existente ordenes de combustible para motocicletas, nos permitimos manifestarle que tal como se expresa en el estudio de conveniencia que el suministro de ACPM y gasolina, es solo para el parque automotor de la empresa, principio que se respecto en la ejecución de la orden de servicio No 362 cuyo objeto es “ contratar el suministro de combustible ACPM y gasolina para los vehículos de propiedad de la empresa Piedecuestana de servicios públicos”; en razón a que todos y cada uno de los vehículos son de propiedad Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 62 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL de la Piedecuestana, la empresa para el año 2011 conformaba su parque automotor con los siguientes vehículos: Dos (2) volquetas marca Chevrolet identificadas con las placas OSU 000, OSU 001: Tres (3) Compactadores identificados con las placas OSU 018, USO 017, OSU O21. Una (1) Barredora mecánica identificada con placas USO 022, Cinco (5) motocicletas: una motocicleta marca Yamaha, identificada con placa DNV 39, una motocicleta marca Yamaha, identificad con placa MSF- 39 A, una motocicleta identificada con placa MRZ – 39 A, una motocicleta marca Suzuki MSH – 25 A, una motocicleta identificada con placa MRY – 70 A, las cuales son empleadas por los supervisores de recolección, transporte de residuos sólidos domiciliarios y barrido y limpieza manual de las vías y áreas publicas incluyendo vías peatonales y zonas verdes que se encuentren en las vías públicas, para realizar la respectiva supervisión de las labores de recolección, transporte de residuos sólidos domiciliarios y barrido de vías, estas motos son suministradas por la Piedecuestana a la empresa que presta los servicios de suministro de personal. Para adelantar los procesos y subprocesos de auxiliares para los servicios de barrido y recolección. Con el condicionamiento de que el combustible requerido, el mantenimiento, repuestos y demás, corren por cuenta de la Piedecuestana de Servicios Públicos ESP. Referente al orden servicio de combustible No 3396, la placa que aparece en la orden suscrita por la Piedecuestana es la MRZ – 39A y no como la que identifica el grupo auditor de la contraloría que identifica la placa MRZ 31A, referente al valor de la orden que es de $53.363, este valor además del full de la motocicleta se adicionaran dos galones más que se requerían para labores propias de la empresa. Referente a la orden de servicio de combustible No 3410, la placa que aparece en la orden suscrita por la Piedecuestana es la MSF – 39A y no como la que identifica el grupo auditor de la contraloría que identifica la placa MSE- 39A al valor de combustible que es de 170000 este valor además full de la motocicleta se adicionaran dos galones más que se requerían para labores propias de la empresa. Referente a la orden de servicio de combustible No 3407 la placa que aparece en la orden suscrita por la Piedecuestana es la MRY – 70A y no como la que identifica el grupo auditor de la contraloría que identifica la placa MRI – 70A al valor de combustible que es de $166.000 este valor además full de la motocicleta se adicionaran se adicionan algunas galones de gasolina más que sirvieron en esa fecha para suministrarle combustible ya sea los vibro compactadores manuales herramienta indispensable para realizar los rellenos con material de préstamo o seleccionad en las obras de mantenimiento de redes tanto de acueducto cono de alcantarillado, también se emplea para suministro de combustibles a las bombas de extracción de agua en la reparaciones de acueducto que lleva a cabo la empresa. Referentes a las órdenes de combustible Nos 3425, 3415, 3430, 3431, 3422, nos permitimos aclarar que las facturación emitidas por la estación de servicio El Molino no identifica en algunas facturas ni la placa ni el vehículo porque los recibos que expide las cajas de suministro de combustible no cuenta con estos datos, lo cual le dificultada al área contable de la estación identificar el tipo de vehículo y la placa. En cuanto al valor de dichas ordenes nos permitimos aclarar que para la fecha en que se desarrolló la Orden de servicio de combustible No 362 diciembre del 2011 y enero del 2012 se presentó el extravió de un talonarios de órdenes, ante la denuncia ante La gerencia se tomó la decisión no emitir más órdenes de servicio para evitar alguna suspicacia de algunas personas y que el director de operaciones encargado de la operatividad del parque automotor personalmente ordenara supervisara el tanqueo de combustible a cada uno de los vehículos de propiedad de la Piedecuestana ESP. La llevar un control por parte de la empresa cada recibo expedido por la caja registradora seria firmada por supervisor en la parte posterior del recibo y este sería el que la estación de servicio El Molino presentaría a la empresa en el momento de facturar (se anexa fotocopia de los recibo de caja donde se alcanza apreciar que estos eran firmados por el supervisor; (números de folios 19). Por otro lado, funcionarios de área contable de la estación de servicio El Molino sin autorización alguna del supervisor, algunas ordenes de servicios de combustible como las mencionadas anteriormente le adjuntaron dos recibos de cajas registradora, a una misma ya que lo acordado con la gerencia de la estación de servicio el Molino, era que cada orden con su respectivo recibo de caja, tal como se venía desarrollando con el Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 63 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL contrato 110 de 2011, lo anterior conllevo a un equívoco con respecto al valor, tal como lo manifiestan en el informe de la auditoria, una motocicleta por muy full que la tanque en, no va costar $185.000, también hay que tener en cuenta lo expresado anteriormente en lo referente a las ordenes No 3407. Referente a las órdenes de servicios de combustible No 3408 que inicialmente fue suscrita al vehículo de placa OSU 022 (barredora), esta orden de servicio fue utilizada posteriormente para el vehículo de placa OSU 018 con autorización de supervisor, tal vez para la fecha, era más urgente suministrarle combustible a la volqueta OSU 018 que es el vehículo compactador encargado de la recolección y transporte de residuos sólidos domiciliarios, que al vehículo de placa OSU 022 que es el encargado de realizar el barrido mecánico de las vías, el cumplimiento de las rutas de recolección son prioridad para la empresa. Por lo anterior, la empresa y el supervisor del contrato no ven por qué se configura un hallazgo de tipo disciplinario, más aun, teniendo en cuenta que la empresa se rige por la ley 142 de 2004 de Servicios Públicos una vez firmado la orden de servicio entre las partes es decir el gerente y el contratista, lo rigen las normas del derecho privado, el cual permite realizar algunos cambios inherentes al objeto del contrato que le sean convenientes para la empresa sin llegar a violar alguna norma. Referente a las órdenes de servicios de combustible No 3421, cuyo orden estaba destinada para suministrar combustible al vehículo OSU 022 (Barredora mecánica), los empleados de la estación de servicios, además del recibo de caja correspondiente al vehículo OSU 022 le incluyeron el recibo de caja registradora del vehículo OSU 000 con un valor de $140.033 para un valor total de $ 500.055. Esta actitud se llevó a cabo sin autorización del supervisor.Todo este desorden que se presentó, que es comentado por el grupo auditor de la contraloría, no se debió a una falta de supervisión por parte del interventor, como se anotó anteriormente; El extravió de un talonario de ordenes conllevo a que el supervisor tuviera que autorizar personalmente el tanqueo de los vehículos, labor que desempeñaba los supervisores de barrido y recolección; como se podrán cuenta en el anexo adjunto; por otro lado, el supervisor se dio cuenta que incluyeron en algunas ordenes hasta tres recibos de caja de registradora cuando se presentó la respectiva factura de cobro, la cual fue presentada para el día veintitrés de enero del 2012, no habiendo tiempo de tomar los respectivos correctivos porque para esa fecha estuve desempeñando el cargo de Director de Operaciones. Dejando las recomendaciones respectivas al nuevo Director de Operaciones, supervisor de este tipo de contratos. Por lo anterior, no se puede considera que no hubo verdadero control sobre la autorización y entrega del combustible, prueba de ello está el desarrollo de contrato No 110 de 2011, cuyo objeto fue el suministro de combustible para los vehículos de propiedad de la empresa de Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. Se anexan los recibos de pago de seguridad social y para fiscales de la estación de servicios El Molino de los meses de diciembre del 2011 y enero de 2012 (No de folios:2); anexo algunas fotocopias de tarjetas de propiedad de algunas motocicletas de propiedad de la Piedecuestana, documentos extraído de mi archivo personal el cual organice una vez me retire de la Piedecuestana (DVN 39B, MFS 39 A; MSH 25 A; 3 folios). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Las explicaciones dadas por el presunto responsable, no son de recibo por este organismo de control, pues como él mismo lo señala “El extravió de un talonario de ordenes conllevo a que el supervisor tuviera que autorizar personalmente el tanqueo de los vehículos, labor que desempeñaba los supervisores de barrido y recolección”. Es por ello que se mantiene y se trasladará el presente hallazgo de connotación Disciplinaria al Ministerio Público para que se adelanten las averiguaciones del caso y se adopten las decisiones que corresponda. De igual manera se mantiene el Hallazgo administrativo a fin de realizar seguimiento y control a este tipo de actuaciones. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 64 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL HALLAZGOS No. 24 CONTRATO No. 118 DEL 30/03/2011 TIPO DE CONTRATO CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO PRESTACIÓN DE SERVICIOS SEGUROS SURAMERICANA SA CARLOS A. QUINTERO LESMES CONTRATAR LA ADQUISION DE POLIZAS REQUERIDAS PARA LA PROTECCION DE LOS BIENES VALOR 144.000.000 FUENT E DEL RECURS O Propios PLAZO 9 MESES ANTICIPO 50% DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: En los estudios previos de la presente contratación, no se evidencia el análisis técnico que permitiera establecer el presupuesto oficial de la contratación, que ascendía a $144.000.000 y de igual manera no se establece como mecanismo de cobertura del riesgo los amparos que garantizaran el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de la Piedecuestana ESP y en especial lo referente al amparo del Buen manejo y correcta inversión del anticipo, toda vez que se le otorgo un anticipo del 50% del valor total del contrato. Por otra parte, de conformidad con el Manual de Contratación, en la clausula decimo séptima establece que el ”informe de evaluación deberá comunicarse a los oferentes”, documento que no se evidencia en el expediente contractual respectivo, a pesar de que eran tres (3) los oferentes. Ahora bien, de acuerdo a certificación expedida por el Director Comercial Administrativo y financiero de la Empresa, los valores a asegurar de los bienes muebles e inmuebles, se tomaron del Inventario General “donde se procedió a tomar los valores” , sin embargo no concuerdan en la póliza los valores asegurados con el inventario general. En lo relativo a la póliza de seguro de vida de grupo, se encuentran amparados 102 personas, pero LA PIEDECUESTANA ESP, solo cuenta con cinco (5) personas de planta; luego se estaría otorgando el amparo de seguro de vida a las personas que trabajaban en la PIEDECUESTANA ESP por contrato de prestación de servicios. En el expediente contractual no se evidencia actas o informes del contratista y del supervisor y acta de liquidación a pesar de estar vencido su plazo. En este orden de ideas, se plasma un hallazgo de connotación disciplinaria por el no cumplimiento de sus deberes y Hallazgo de tipo administrativo para la actual administración a fin de corregir y evitar este tipo de actividades. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de 2002 PRESUNTOS RESPONSABLES: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 65 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Dr. Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana Disciplinario Dr. Carlos A. Quintero lesmes- Supervisor- Disciplinario ESP- Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, aclara que con relación al contrato No 118 del 30/03/2011 se desconoce el manejo que se le haya dado en dicha vigencia, sin embargo, en la actualidad las inconsistencias en las pólizas que amparan la variedad de riesgos de la entidad, se subsanaron modificando el Manual de Contratación Interno mediante Acuerdo No 007 del 2012 actualizando los riesgos y el monto de los valores a asegurar, teniendo como referencia el Decreto 734 del 2012. Así mismo, el Doctor MEDARDO FABER MEJIA, informa que con relación a este hallazgo, la empresa para vigencia 2012 ha contratado los servicios de seguros, como un contrato de suministro sin anticipo. De igual manera, el proceso se ha venido aplicando en función a términos de ley y manual de contratación y así mismo, la Empresa no tiene seguros de vida para sus funcionarios excepto los exigidos por ley. Hallazgo Disciplinario: El Doctor CARLOS QUINTERO LESMES – Ex Supervisor, allega comunicación fechada del 2 de mayo de 2013, en el cual da respuesta anexando (10 folios), en la AZ denominada No 3. El Doctor Carlos Fernando Landazabal Ex Gerente no allega respuesta al respecto”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Respecto al primer punto del presente Hallazgo, el Dr. Carlos Quintero Lesmes señala en su escrito que “se adjunta el estudio de conveniencia donde está claramente señalado el presupuesto” es importante recordarle al Dr Quintero que la observación presentada no es por el valor sino, cómo se determinó ese preciso valor, es decir no hay cotizaciones o sondeo de mercado o valores históricos que lo determinaran. Respecto al amparo del riesgo del buen manejo del anticipo; no se pronuncian al respecto; el Dr. Quintero menciona “solo es él el interventor, por tanto no puede responsabilizarse los cuales no tenían responsabilidad” argumento éste en el que estamos de acuerdo en este ente de control. Respecto a la comunicación y con el aporte de los documentos pertinentes, esta parte del hallazgo se desvirtúa. Sobre los valores por los cuales se aseguraron los bienes no hubo pronunciamiento alguno. Ahora bien, sobre el cubrimiento de la póliza el Dr Quintero señala “la competencia para contratar radica en el gerente” argumento que comparte este Despacho, y agrega “se adjunta carta de aseguradora donde consta que por acuerdo con la gerencia este dinero no se cobró nunca” pero sobre lo mismo el Gerente no se pronuncia al respecto. Ahora bien, sobre el último punto el interventor aporta dos (2) actas de pago parcial, pero no se allega el acta de pago de anticipo y el acta de liquidación del contrato, no obstante advierte el presunto responsable que “mi retiro de la entidad fue el 23 de enero de 2012 quedaban todavía 11 meses para poder liquidar”, pronunciamiento que merece ser evaluado toda vez que el contrato se dio inicio el 1 de abril de 2011 con un plazo de 9 meses, es decir culminaba el 30 de diciembre de 2011 y el presunto responsable, como él mismo lo señala se retiro el 23 de enero de 2012. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 66 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Así las cosas el Hallazgo Disciplinario y administrativo se mantiene, por lo cual se le dará traslado al Ministerio Público para las averiguaciones correspondientes. HALLAZGOS No. 25 CONTRATO No. 129 DEL 31/03/2011 TIPO DE CONTRATO DE OBRA CONTRATISTA CONSORCIO ARJO SUPERVISOR WALTER MANRIQUE MEJIA OBJETO VALOR CONSTRUCCION DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE DE 90LPS TIPO CONVENCIONAL DE LA CABECERA DEL MUNICIPIO DE SAN PABLO BOLIVAR. 2.909.580.000 FUENT E DEL RECURS O COFINA NCIACIÓ N PLAZO 8 MESES ANTICIPO 50% DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: En los estudios previos y de conveniencia de la presente contratación, se estableció que el plazo de ejecución del presente proceso contractual era de 9 meses, sin embargo en la minuta contractual se estableció en 8 meses; es así que el equipo auditor considera que se tipifica un hallazgo administrativo a fin de que no se presenten este tipo de equivocaciones. Por otra parte, la propuesta ganadora venía abonada por el Ingeniero Civil Andrade Rondon Sergio Alonso, sin embargo la vigencia de la tarjeta profesional se encontraba vencida, incumpliendo así un requisito de los pliegos de condiciones. En los pliegos de condiciones y en la minuta contractual se establece que se debía presentar Plan de Inversión del Anticipo y en el proceso contractual no aparece dicho documento y menos aún acta que lo apruebe por parte del supervisor. El contrato de obra fue suscrito el 31 de marzo y el día 11 de abril de 2011 se suspende la ejecución del contrato por cuanto “el lote donde se va a ejecutar el objeto contractual se encuentra invadido por personal ajeno”, se dio reinicio el 18 de julio del mismo año, se amplió la póliza correspondiente, pero la misma no fue aprobada. Se adiciona en tiempo (120 días más) por cuanto “ se debe ceder una franja de terreno” pero no se realizan los estudios previos que establezca la conveniencia de dicha adición. Nuevamente el 13 de julio de 2012 se realiza otrosi No. 2 por cuanto “no entrega del predio por parte del Municipio para iniciar actividades” sin que medie estudios previos y de conveniencia para este “otrosi”. Se presentan tres (3) actas parciales de ejecución de obra en los meses de septiembre, diciembre de 2011 y agosto de 2012, pero no se evidencian informes del contratista y del supervisor y lo referente a la seguridad social no se allega en su totalidad, contraviniendo lo estipulado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que señala “Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato…” Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 67 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Para el equipo auditor, lo expuesto denota una falta clara de planeación, y en materia contractual las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, lo que al respecto la Procuraduría General de la Nación se ha referido en los siguientes términos: “El principio de planeación es una manifestación del principio de economía, consagrado en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, como se desprende de lo dispuesto en los numerales 6, 7 y 12 a 14 de esta disposición. El principio de planeación busca garantizar que la escogencia de los contratistas, la celebración, ejecución y liquidación de los contratos no sea producto de la improvisación; en consecuencia, en virtud de este principio, cualquier proyecto que pretenda adelantar una entidad pública debe estar precedido de estudios encaminados a determinar su viabilidad técnica y económica (…).” Ahora bien, de conformidad con el Artículo 6° del Decreto 4828 de 2008, modificado por el decreto 931 de 2009, se establece que “ Las entidades estatales deberán incluir en sus contratos una cláusula de indemnidad, conforme a la cual se pacte la obligación del contratista de mantenerla libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, salvo que justifiquen en los estudios y documentos previos, que atendiendo el objeto y las obligaciones contenidas en cada contrato y las circunstancias en que éste deberá ejecutarse, no se requiere la inclusión de dicha cláusula”, situación ésta que no se evidencia en la presente contratación, por lo cual exhortamos a la Entidad para que se corrija estas actuaciones. Así las cosas, se plasma un hallazgo de connotación disciplinaria por el no cumplimiento del principio de planeación y el no cumplimiento de sus deberes por parte del Gerente y el supervisor; hallazgo de tipo administrativo para la actual administración a fin de corregir y evitar este tipo de actividades. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de 2002, art. 50 Ley 789 de 2002, Artículo 6° del Decreto 4828 de 2008, modificado por el decreto 931 de 2009 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana Disciplinario Dr. Walter Manrique Mejia- Supervisor- Disciplinario ESP- Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Respecto de los defectos que se presentan en los estudios de conveniencia y el contenido de los contratos, se tiene que no siempre los primeros contengan detalladamente las cláusulas de los segundos, dado que el fin de aquellos se circunscribe a identificar el objeto, la necesidad y describir algunas condiciones técnicas, presupuestales y de garantía para su Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 68 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL ejecución. Ahora bien, si bien es cierto las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de Planeación en la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección y no ser producto de la Improvisación, también es claro que ante la existencia de Contratos y convenios interadministrativos impone como un deber la coordinación de las actuaciones de las entidades para el cumplimiento de los fines del Estado y por lo tanto implica el aunar esfuerzos que le permiten a cada una de ellas cumplir con su misión u objetivos, máxime cuando la pretensión fundamental es dar cumplimiento a obligaciones previstas en tales acuerdos, este principio aplica para la empresa en sus actuaciones ante la existencia de este tipo de figura ya que en estos se encuentra como entidad ejecutora para lo cual aporta toda su capacidad técnica y de experiencia para la ejecución física de la obra y no como entidad Gestora sobre la cual recae la responsabilidad de la correcta planeación en la elaboración de estudios previos completos que soporten la correcta ejecución de las obras estableciendo claramente su objeto, valor, plazo y condiciones técnicas, por lo tanto la Empresa se sujeta a estas actuaciones que presume de buena fe que la entidad gestora ha surtido, para posteriormente aplicar lo establecido en el manual de Contratación Interno en procesos de selección que permitan la ejecución física de lo convenido, de igual manera durante el desarrollo del mismo y como parte de la supervisión la Empresa revisa el alcance de lo convenido y ha encontrado hechos y circunstancias que ameritan que la entidad gestora de soluciones con el fin de Garantizar la estabilidad de las obras y por ende ha motivado las diferentes actas de suspensión y ampliación. Por lo anteriormente descrito se considera que el hallazgo de tipo administrativos para la actual administración no es procedente toda vez que este aplicaría sobre la entidad gestora Municipio de San Pablo Bolívar. Con relación al contrato No 129 del 31/03/2011 desconozco el manejo que se le haya dado. Hallazgos Disciplinario: El Doctor Carlos Fernando Landazabal-Ex Gerente no allega respuesta al respecto. El Ingeniero Walter Manrique Mejia – Ex Supervisor allega a la entidad oficio fechada del 3 de mayo de 2013, dando respuesta al dicho hallazgo anexando (17 folios) en la AZ denominada No 4. CONTRATO 129 de 2011: Con respecto a este hallazgo, lo primero que hay que aclarar, es lo referente al supervisor, este contrato por hijo ser un convenio suscrito entre la Piedecuestana y la alcaldía de San Pablo Bolívar, el supervisor de estos convenios por directriz de la gerencia de la Piedecuestana, es el Director de Planeación de la empresa, ahora bien, para la suscripción del acta de inicio y desembolso del anticipo del contrato el ingeniero WALTER MANRIQUE MEJIA, estaba encargado de la dirección de planeación, por ese motivo las actas suscrita el día 7 de abril de 2011 fueron firmadas por IVONNE MAYOL MORENO RIVERA, REPRESENTAL LEGAL DE ARJO, contratista; ARIEL ENRIQUE RONCALLO ARROYO, interventor y WALTER MANRIQUE MEJIA, Director de Operaciones y Director encargado de Planeación de la Piedecuestana de Servicios Públicos. ESP. Como lo demuestra el grupo auditor de la contraloría, el 31 de marzo de 20011, se suscribe el contrato y el 11 de abril del 2011 se suspende para volver a reiniciar el 18 de julio del 201, para el 11 de abril DE 2011, el director de base de la Dirección de Planeación era la ingeniera Zoraida Ortiz Gómez quien es la que firma el acta de suspensión como supervisora del contrato por parte de la empresa. y realiza la supervisión del mismo hasta el 22 de enero del 2012, posteriormente este cargo es asumido por el arquitecto Raúl Duran Sánchez por ser el nuevo Director de Planeación de empresa Piedecuestana de Servicios Públicos ESP. Por todo la anterior, el hallazgo disciplinario contra el ingeniero Walter Manrique Mejía no da lugar, más aun cuando los hallazgo de tipo disciplinario como es la no presentación del plan de inversión del anticipo es responsabilidad más del interventor técnico, administrativo y financiero del contrato en este caso el ingeniero Ariel Enrique Roncallo Gómez que del supervisor del contrato por parte de la empresa. Referente al plazo de ejecución que se estableció en los estudios de conveniencia, el cual era de 9 de meses y posteriormente en la minuta del contrato respectivo se estableció 8 meses es muy sencillo es el tiempo que ofreció el oferente para realizar el contrato, el cual es beneficio para la empresa. Se anexa las actas de pago parcial números 1, 2, 3, (12folios) donde se Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 69 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL observa que durante el desarrollo del contrato el ingeniero Walter Manrique Mejía no interviene. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Los argumentos expuestos por el señor Walter Manrique no son de recibo por este organismo de control, por cuanto la falta de planeación es evidente cuando se suspende en diversas ocasiones por circunstancias que debieron haberse solucionado antes de iniciar el procesos contractual como eran “ el lote donde se va a ejecutar el objeto contractual se encuentra invadido por personal ajeno”, “se debe ceder una franja de terreno”“no entrega del predio por parte del Municipio para iniciar actividades”. De igual manera, agrega “se estableció en los estudios de conveniencia, el cual era de 9 de meses y posteriormente en la minuta del contrato respectivo se estableció 8 meses es muy sencillo es el tiempo que ofreció el oferente para realizar el contrato, el cual es beneficio para la empresa”, argumentos éstos que convalidan la presunta falta de planeación. Ahora bien, no hay pronunciamiento sobre el vencimiento de la tarjeta profesional, sobre el pago de los aportes a la seguridad social, clausula de indemnidad y plan de inversión del anticipo. Así las cosas, para este ente de control se mantiene el Hallazgo en su totalidad y se dará traslado al Ministerio Público para las averiguaciones correspondientes. HALLAZGOS No. 26 CONTRATO No. 171 DEL 15/04/2011 TIPO DE CONTRATO DE OBRA CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR JOSE ANTONIO HERNANDEZ RIVERA ZORAYDA ORTIZ GÓMEZ MEJORAMIENTO Y OPTIMIZACIÓN SISTEMA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO EN 1.271.650.699 FUENT E DEL RECURS O COFINA NCIACIÓ N PLAZO 6 MESES ANTICIPO 50% DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: En la cláusula decima octava del presente contrato de obra se estableció que el contratista debía allegar “declaración juramentada de no encontrarse en situación de deudor moroso del erario público, de conformidad con el art 66 de la Ley 863 de 2003 y circulares 50, 51 y 57 de 2004”, en el expediente contractual no se evidencia el cumplimiento de éste requisito. Por otra parte, en el expediente contractual no se demostró la obligación que tienen las entidades públicas contratantes de verificar que sus contratistas hagan los aportes al sistema de seguridad social, como lo establece el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que señala “La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones…” De igual manera en el expediente no se evidenció informe del supervisor en el que se estableciera por que en la ejecución del presente contrato queda un saldo a favor de la PIEDECUESTANA ESP por valor de $128.511.584,88, ya que se liquidó y pago fue por un valor total $1.143.139.114,60 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 70 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Con lo expuesto, nos encontramos frente al incumplimiento de los deberes del supervisor señalados en el estatuto disciplinario, por lo cual se plasma un hallazgo disciplinario y hallazgo de tipo administrativo, a fin de que se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de 2002, art. 50 Ley 789 de 2002 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dra. Zorayda Ortiz Gómez- Supervisora- Disciplinario Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Respecto de los defectos que presenta el Contrato No 171 del 15/04/2011 en cuanto a la situación de morosidad con el erario público del contratista, igualmente frente al reporte de la seguridad social y la ausencia de informes del interventor, informo que desconozco el manejo que se le haya dado a dicho contrato, por haberse celebrado durante la Gerencia anterior. Hallazgos Disciplinario: La ingeniera Zoraida Ortiz Gómez – Ex Supervisora allega respuesta según oficio fechado del 29 de abril de 2013 (AZ No 1 71 folios). En la AZ denominada No 1”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Con la documentación aportada por los presuntos responsables, se Desvirtúa en su totalidad el hallazgo, documentos éstos que no reposaban en el expediente contractual. HALLAZGOS No. 27 CONTRATO No. 333 DEL 1/12/2011 TIPO DE CONTRATO DE OBRA CONTRATISTA CONSORCIO REDES CANTAGALLO SUPERVISOR UNION TEMPORAL AIMCO OBJETO VALOR CONSTRUCCION Y OPTIMIZACION DEL ACUEDUCTO DEL PLAN MAESTRO DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DEL CASCO URBANO DEL MUNICPIO DE CANTAGALLO-BOLIVAR 8.594.828.395 FUENT E DEL RECURS O COFINA NCIACIÓ N PLAZO 200 DIAS ANTICIPO 50% DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 71 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL De conformidad con el artículo segundo del Acuerdo 002 de Noviembre 22 de 2010, por el cual se modifica el Manual de Contratación, se estableció “cuando la cuantía del contrato que se pretende celebrar sea mayor a 6000 SMLMV, se efectuará una invitación pública a presentar oferta, la cual se publicará en un periódico de amplia circulación nacional y en la página WEB de la entidad” En el presente proceso contractual, la publicación de que trata este artículo fue realizada en el Periódico el Frente, pero no se evidencia en el expediente contractual la publicación en la página Web. De igual manera para esta contratación se requería ser aprobada por la Junta Directiva de la Empresa, de acuerdo al parágrafo segundo del artículo decimo sexto del Manual de Contratación, documento éste que no se evidencia. Por otra parte, la Minuta contractual establecida en los pliegos de condiciones, es diferente en varios aspectos a la que realmente se suscribió, lineamientos estos que se deben conservar tal y como se señalaron, toda vez que cambiarle las condiciones al oferente le podría ocasionar dificultades para su cumplimiento o desequilibrio económico, de lo cual sería totalmente responsable la Entidad. Unas de ellas fueron: La póliza de estabilidad de la obra se exigió por tres (3) años y luego por cinco (5) años; la liquidación del contrato se estableció inicialmente por 4 meses y luego se cambio por 90 días; la contribución especial del 5% de que trata la Ley 1106/2006 se pidió y en la otra se eximió; el domicilio en una era Bucaramanga y en la otra Municipio de Piedecuesta; se conceden cuatro (4) días para legalizar y en la otra ocho (8) días. Por lo cual el equipo auditor considera que se constituye un hallazgo administrativo para que a través de un Plan de Mejoramiento se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. En el presente contrato en la clausula vigésima tercera se estipuló “Cláusula de Indemnidad Tributaria”, es importante resaltar que la clausula de indemnidad de que trata el artículo 6 del Decreto 4828 de 2008, modificado por el Decreto 931 de 2009 no es solamente en materia tributaria, por lo cual se le recomienda a la PIEDECUESTANA ESP que se debe transcribir tal y como parece en la norma, la cual señala “Las entidades estatales deberán incluir en sus contratos una cláusula de indemnidad, conforme a la cual se pacte la obligación del contratista de mantenerla libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, salvo que justifiquen en los estudios y documentos previos, que atendiendo el objeto y las obligaciones contenidas en cada contrato y las circunstancias en que éste deberá ejecutarse, no se requiere la inclusión de dicha cláusula”. El contrato en mención, fue suscrito el primero (1) de diciembre de 2011, pero ha tenido las siguientes suspensiones: Suspensión No. 1 del 23 de diciembre de 2011 por cuanto “el rio magdalena ha crecido de manera súbita debido a la fuerte ola invernal en especial en el municipio de cantagallo”. Reinició el 12 de enero de 2012. Suspensión No. 2 del 20 de enero de 2012 (la cual no reposa en el expediente). Suspensión No. 3 de fecha 29 de febrero de 2012 por “arreglo en diseño de cimentación”. Suspensión No. 4 del 14 de abril de 2012 por “no se ha dado el anticipo” Suspensión No. 5 del 28 de mayo de 2012 por “el no pago del anticipo” Se da Reinicio No. 2 en julio 9 de 2012 por cuanto “El Municipio entregó un lote donde se desarrollan los trabajos de construcción del tanque elevado” .En este orden, se puede concluir que se está trasgrediendo el principio de planeación, como lo establece la Procuraduría Delegada para la Contratación estatal, según radicado 138-07429-06 que dice “el principio de planeación es la realización de estudios previos serios y completos y definitivos que tengan estricta relación con el Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 72 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL objeto a contratar y que no pueden ser fruto de la improvisación o imprevisión de la Entidad que realice dicho proceso (…)” Así las cosas, se plasma un hallazgo de connotación disciplinaria por el no cumplimiento del principio de planeación y el no cumplimiento de sus deberes por parte del Gerente y el supervisor; hallazgo de tipo administrativo para la actual administración a fin de corregir y evitar este tipo de actividades. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de 2002, Acuerdo No. 002 de 2009, Artículo 6° del Decreto 4828 de 2008, modificado por el decreto 931 de 2009, art. 50 de la Ley 789 de 2002 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana ESPDisciplinario Dr. Silvia Margarita Aguilar Corzo-RL- Aimco- Interventor- Disciplinario Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ing. CESAR TOLOZA NUÑEZ, Respecto de los defectos que presenta el Contrato No 333 del 1 de Diciembre del 2011, en cuanto a la publicación del mismo en la página web de la entidad, igualmente frente a la falta de aprobación por parte de la Junta Directiva, junto con las diferencias de la minuta que forma parte del Pliego de condiciones con relación al contenido del contrato y en particular sobre las garantías, informo que desconozco el manejo que se le dio durante la etapa precontractual y contractual, toda vez que se realizaron durante la Gerencia anterior. El Arquitecto RAUL DURAN SANCHEZ Respecto de las suspensiones y reinicios que ha presentado dicho contrato y tal como se ha manifestado anteriormente la Empresa actúa en el Convenio interadministrativo con el Municipio de Cantagallo como entidad ejecutora para lo cual aporta toda su capacidad técnica y de experiencia para la ejecución física de la obra y no como entidad Gestora sobre la cual recae la responsabilidad de la correcta planeación en la elaboración de estudios previos completos que soporten la correcta ejecución de las obras estableciendo claramente su objeto, valor y plazo y condiciones técnicas, por lo tanto la Empresa se sujeta a estas actuaciones que presume de buena fe que la entidad gestora ha surtido, para posteriormente aplicar lo establecido en el manual de Contratación Interno en procesos de selección que permitan la ejecución física de lo convenido, de igual manera durante el desarrollo del mismo y como parte de la supervisión la Empresa así como lo expuesto de igual manera por la Interventoría revisa el alcance de lo convenido y ha encontrado hechos y circunstancias que ameritan que la entidad gestora de soluciones con el fin de Garantizar la estabilidad de las obras y por ende ha motivado las diferentes actas de suspensión y ampliación dentro de los cuales se pueden enunciar como: ola invernal, aclaraciones de cimentación y estudios de suelos, entrega de predios faltantes por invasión y rediseños con el fin de garantizar la estabilidad estructural de la planta. Por lo anteriormente descrito se considera que el hallazgo de tipo administrativos para la actual administración no es procedente toda vez que este aplicaría sobre la entidad gestora Municipio de Cantagallo Bolívar. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 73 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Hallazgo Disciplinario: Al respecto la Interventora Silvia Margarita Aguilar – Interventora del Contrato allega a la entidad oficio fechado del 23 de abril de 2013 con 50 folios dando respuesta al hallazgo disciplinario al que se le vincula. En la AZ denominada No 2. El Doctor CARLOS FERNANDO LANDAZABAL – Ex gerente no allega respuesta al respecto”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Se confirma la falta de Planeación con los argumentos expuestos por la Dra. Silvia Margarita Aguilar- Interventora al señalar “se evidencia que efectivamente el proyecto presentaba falencias en los diseños, por falta de estudios específicos en el lugar donde se debía construir las estructuras, falencias que no son atribuibles a la Piedecuestana ni mucho menos a la firma Interventora”. Es por ello, que este organismo de control trasladará al organismo competente para que se hagan las averiguaciones correspondientes y se tomen las decisiones acertadas. Ahora bien, sobre los demás aspectos que componen el presente hallazgo no hay pronunciamiento alguno, por lo cual para este organismo de control el presente Hallazgo se mantiene en su totalidad. HALLAZGOS No. 28 CONTRATO No. 027 DEL 18/01/2011 TIPO DE CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS CONTRATISTA EMPRONOR EAT SUPERVISOR OBJETO CARLOS A. QUINTERO LESMES CONTRATAR LOS SERVICIOS DE UNA EMPRESA QUE RECAUDE Y REALICE LA RESPECTIVA CONSIGNACION DIARIA VALOR 16.000.000 FUENT E DEL RECURS O PROPIOS PLAZO 8 MESES ANTICIPO 0 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: El manual de Contratación, en su artículo decimo cuarto, establece “cuando la cuantía del servicio o bien a contratar no supere los 50 SMLMV, se elaborará la respectiva orden dirigida al oferente idóneo y su perfeccionamiento se dará con la firma de aceptación de la misma”, en la presente contratación, se puedo evidenciar que en los estudios previos y de conveniencia, no se establece el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo, ni la forma de pago de ese valor, violando el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección. De igual manera el oferente al presentar su oferta no señala el valor de sus servicios, ni anexa la experiencia para ello, entonces se pregunta el equipo auditor, como puede ser idóneo para prestar el servicio, si tampoco hay análisis de selección del contratista, para determinar su capacidad jurídica, técnica y financiera? Y más aún cuando el cumplimiento de su objeto es la de recaudar recursos y consignarlos? Lo que para el equipo auditor estaríamos frente a una celebración indebida de contratos. Ahora bien, a fin de garantizar el cumplimiento del objeto contractual, la PIEDECUESTANA ESP, exige que se constituya un pagaré firmado en blanco, Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 74 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL con fiador con finca raíz, garantía ésta que trasgrede lo señalado en el artículo vigésimo del Manual de Contratación que señala “las garantías deberán ser expedidas por una entidad bancaria o por medio de una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia”. De acuerdo al certificado de existencia y representación de Empronor, expedido por la Cámara de Comercio, establece que se debe contar con autorización de la junta directiva para contratar cuando exceda de 10 slmv, documento que no reposa en el expediente. Por otra parte, no se evidencia en los expedientes contractuales la obligación que tienen las entidades públicas contratantes de verificar que sus contratistas hagan los aportes al sistema de seguridad social, como lo establece el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que señala “Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato…” En este orden de ideas, se plasma un hallazgo de connotación disciplinaria por el no cumplimiento del principio de planeación y el no cumplimiento de sus deberes por parte del Gerente y el supervisor; Hallazgo penal por celebración indebida de contratos y hallazgo de tipo administrativo para la actual administración a fin de corregir y evitar este tipo de actividades. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario, Penal y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de 2002, Acuerdo No. 002 de 2009, art. 50 de la Ley 789 de 2002; art. 409 de la Ley 599 de 2000 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana Disciplinario y Penal Dr. Carlos Quintero Lesmes- Supervisor- Disciplinario ESP- Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ , Con relación a los defectos que presenta el Contrato No 027 del 18 de Enero del 2011, tanto en los estudios de conveniencia (falta de análisis del valor estimado del contrato), como en la respectiva propuesta (no se indicó el valor de los servicios, ni se demostró la experiencia), y en la adjudicación del mismo (no se determinó su capacidad técnica, jurídica y financiera), entre otros, informo que desconozco el manejo que se le dio durante la etapa precontractual y contractual, toda vez que se realizó y ejecutó durante la Gerencia anterior. Así mismo el Doctor MEDARDO FABER MEJIA, Con relación a este hallazgo, La Empresa ha venido dando cumplimiento al artículo 25 de la resolución CONFIS N°0001de 2012 el cual dice o Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 75 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL reza: “La Tesorería o Pagaduría de la entidad, solo podrá transferir recursos a través de las cuentas registradas. Los ingresos propios de la empresa Municipal de Servicios Públicos E.S.P., deberán manejarse en entidades financieras sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria (Decreto 798 de 1997) y sujetarse a los mismos esquemas definidos para las Pagadurías o Tesorerías, bajo la responsabilidad de los funcionarios que tengan la facultad de sus manejos. El proceso de recaudo tarifario también se podrá hacer a través de Cooperativas o entidades vigiladas por la Superintendencia financiera de Colombia y Superintendencia de la Economía Solidaria, previo contrato con la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. En todo caso, la apertura y cierre de cuentas deberán ser autorizadas por el Representante Legal de la Empresa.” La empresa Envió carta de comunicación a Empronor para que no hiciera la captación de recursos por parte de pago de los usuarios y en la actualidad no tiene vínculos con ella. Hallazgo Disciplinario: El Doctor CARLOS FERNANDO LANDAZABAL – Ex gerente no presenta respuesta al respecto. El Doctor CARLOS QUINTERO LESMES – Ex Supervisor, allega comunicación fechada del 2 de mayo de 2013, en el cual da respuesta anexando (24folios), en la AZ denominada No 3”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Las explicaciones dadas por el señor Carlos Quintero Lesmes, no son de recibo por este organismo de control, toda vez que en sus argumentos establece “existen órdenes de servicio con la misma empresa de años atrás (…) tampoco cabe solicitar estudios previos para una orden de $16.000.000 teniendo en cuenta que habría que contratarlos y esto generaría costos adicionales (…) como lo establece el manual de contratación debe atender un principio competitivo y este necesariamente supone el ahorro de costos y tiempo para llevar a cabo su objeto social” son explicaciones que confirman que el proceso en mención al parecer no cumplió con lo señalado no solo con el Manual de Contratación sino que se presentan presuntas trasgresiones al régimen disciplinario y penal, toda vez que no se determinó si el contratista era la persona idónea para recaudar recursos; por lo cual se dará el traslado oportuno a fin de que se realicen las averiguaciones correspondientes y se determine lo de su competencia. Con respecto a la garantía, señala “es claro que no está de acuerdo al manual de contratación pero debo hacer claridad que las empresas de seguros no contemplan ningún tipo de seguro para estos contratos, por tanto la oficina jurídica en concordancia con la gerencia decidieron optar por este tipo de garantía”, manifestaciones éstas que presuntamente contrarían las normas legales vigentes. Se aportan los documentos correspondientes al pago de seguridad social y a las facultades para suscribir el contrato. Es así que con el aporte de los documentos que no reposaban en el expediente contractual, el hallazgo con connotación disciplinaria para el supervisor, se desvirtúa. El Gerente no se pronuncia sobre ninguno de los hechos acá mencionados. Es así que el Hallazgo de connotación Disciplinaria y Penal se mantiene para el Gerente, al igual que el Hallazgo administrativo para realizar el seguimiento correspondiente. HALLAZGOS No. 29 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 76 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL CONTRATO No. 0278 DEL 19/07/2011 TIPO DE CONTRATO COMPRA VENTA CONTRATISTA CAMPESA SA SUPERVISOR WALTER MANRIQUE MEJIA OBJETO SUMINISTRO DE UN CHASIS CAMION PARA BARREDORA MODELO 2012 VALOR 75.000.000 FUENT E DEL RECURS O PROPIOS PLAZO UN MES ANTICIPO 0 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: En la presente contratación, se puedo evidenciar que en los estudios previos y de conveniencia, no se establece el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. Ahora bien, de conformidad con los pliegos de condiciones en el numeral 11, se requería que el oferente allegara como experiencia tres (3) contratos, por valor igual o superior al valor del presupuesto oficial y en caso de no cumplirse de acuerdo a los numerales 13.1 y 13.2 la oferta era rechazada. De igual manera no se adjunto el registro único de proponentes, la propuesta ganadora no allego la experiencia solicitada en los pliegos, sin embargo la misma fue declarada ganadora; así las cosas el equipo auditor considera que se está frente a una celebración indebida de contratos por cuanto no se acreditó la idoneidad exigida en los pliegos. Por otra parte, el contrato fue suscrito el 19 de julio de 2011 y contaba con un plazo de un mes para su ejecución, pero el mismo fue recibido el 6 de septiembre de 2011, es decir por fuera del término establecido para ello. No se evidenció en el expediente contractual acta de inicio y a la fecha el contrato no ha sido liquidado, a pesar de que el mismo ha vencido, por lo cual se debe proceder a hacer la liquidación de mutuo acuerdo o en su defecto de manera unilateral. Por otra parte, no se evidencia en los expedientes contractuales la obligación que tienen las entidades públicas contratantes de verificar que sus contratistas hagan los aportes al sistema de seguridad social, como lo establece el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que señala “Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato…” Por lo expuesto, se plasma un hallazgo disciplinario para el supervisor del contrato por el no cumplimiento de sus deberes, hallazgo penal por cuanto se realizó una celebración indebida de contratos y hallazgo administrativo a fin de que se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario, Penal y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de 2002, art. 50 de la Ley 789 de 2002; art. 409 de la Ley 599 de 2000 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 77 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana Disciplinario y Penal Dr. Walter Manrique Mejia- Supervisor- Disciplinario ESP- Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a los defectos que presenta el Contrato No 0278 del 19 de Julio del 2011, tanto en los estudios de conveniencia (falta de análisis del valor estimado del contrato), como en el pliego de condiciones (requisitos de experiencia), en la adjudicación del mismo, en cuanto a la falta del RUT y demás documentos de idoneidad, e igualmente respecto del recibido del objeto contratado, informo que desconozco el manejo que se le dio durante la etapa precontractual y contractual, toda vez que se realizó y ejecutó durante la Gerencia anterior. El ingeniero JESUS ALBERTO RODRIGUEZ director de operaciones, informó desconocimiento del manejo dado al contrato desde el estudio de conveniencia, hasta el recibido, ya que este contrato se realizó durante la dirección anterior. Hallazgo Disciplinario: El Doctor CARLOS FERNANDO LANDAZABAL – Ex gerente no presenta respuesta al respecto. El Ingeniero Walter Manrique Mejía – Ex Supervisor allega a la entidad oficio fechada del 3 de mayo de 2013, dando respuesta al dicho hallazgo anexando (22 folios) en AZ denominada No 4. CONTRATO 0278 DE 2011: Referente a los hallazgos como la no presentación de tres contratos por valor igual o superior al valor del presupuesto oficial, que acreditara la experiencia del contratista; nos permitimos manifestarle que el oferente ganador si presento los documentos que acredita su experiencia, estos documentos no se hallaban en el expediente contractual para la fecha que se realizó la auditoria ya sea porque se archivaron en otra carpeta ó se extraviaron del expediente, prueba de que si se presentaron en la oferta del oferente en este caso CAMPESA S.A, es que en los archivos personales que el ingeniero Walter organizo como supervisor del contrato No 278 de 2011, una vez se retiró de la Piedecuestana donde se desempeñando como de Director de Operaciones, se encuentran copia de los documentos que acreditan la experiencia del oferente ganador de la invitación directa No 42 - 2011, se anexan los siguientes documentos: Fotocopia del contrato de compraventa No 002 del 2005. (2 folios) Fotocopia de certificación de experiencia expedida por ELECTRO INDUSTRIAL. (1 folio) Fotocopia de certificación expedida por la Alcaldía del municipio de Matanza. (1 folio) Fotocopia del contrato de compraventas suscrito entre el municipio de California y Camperos de Santander S.A (5 folios) Experiencia que fue aceptada por el grupo evaluador. En cuanto a la no presentación del registro único de proponentes por parte de contratista nos permitimos manifestarle que de acuerdo a los términos de referencia de la invitación publica No 42 – 2011 cuyo objeto es SUMINISTRO DE UN CHASIS CAMION PARA BARREDORA MODELO 2012, CON UNA CAPACIDAD DE CARGA DE 4835 KG PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO PUBLICO DE BARRIDO MECANICO EN EL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA. En numeral 10 DOCUMENTOS Y CONTENIDO DE LA OFERTA. 10.1 DOCUMENTOS DEL CONTENIDO JURIDICO: Oferta firmada por el representante legal o administrador de la empresa o sociedad. 10.2 Certificado de existencia y representación legal o certificado de inscripción en el registro natural 10.3 Autorización del órgano social correspondiente 10.4 Poder 10.5 Documentos constitutivos del consorcio o unión temporal. 10.6 Documentos de los integrantes de una oferta. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 78 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 10.7 Certificado de cumplimientos a las obligaciones al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales en general, según articulo 50 ley 789. 10.8 Certificado de la contraloría sobre registro de no estar relacionado en el boletín de responsables fiscales. 10.9 Certificados de la Procuraduría sobre antecedentes disciplinarios. 11. Documentos de contenido técnico (experiencia). 11.1 Cotización económica - precios unitarios. Como se podrán dar cuenta en los términos de referencia no se solicita como documentos esencial la presentación del registro único de proponente (RUP). En cuanto la no evidencia en acta de inicio y acta de liquidación en el expediente contractual, nos permitimos anexar dichos documentos, los cuales por error de archivo se encontraban en otra carpeta del archivo. Se anexan también los pagos de seguridad social del contratista “CAMPESA S.A” nos permitimos anexar dichos documentos, los cuales por error de archivo se encontraban en otra carpeta del archivo. Por lo anterior, en lo que hace referencia hallazgo de tipo disciplinario al supervisor, no da lugar. Se anexa: Acta de inicio. (2 Folios) Acta de liquidación. (3 Folios) Pago de seguridad social y parafiscal de Campesa S.A de los meses de agosto y septiembre de 2011. (4 Folios) Por otro lado, que los hallazgo hallados por el grupo auditor como la no acreditación de la experiencia y la no presentación del registro único de proponentes son hallazgos de tipo PRE CONTRACTUAL y no responsabilidad del supervisor del contrato, en razón a que la supervisión o interventoría entra regir a partir que se lleve a cabo el acto administrativo por medio del cual se asigna la interventoría y la respectiva notificación de la misma a la persona asignada” CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Es importante dejarles claro a los presuntos responsables que el equipo auditor tuvo en su poder la totalidad del expediente y que en el mismo no se encontraban los documentos tales como la experiencia del contratista, siendo éste un requisito habilitante para el proceso contractual y que a pesar de ello fue declarado habilitado y ganador, sin que se contara con la idoneidad requerida para celebrar el respectivo contrato y señalándose además en varios de los apartes del Pliego de condiciones que era requisito habilitante (negrillas fuera de texto). Sobre lo mismo, el exsupervisor manifiesta “es que en los archivos personales que el ingeniero Walter organizó como supervisor se encontraban copia de los documentos que acreditan la experiencia” pero agrega en el mismo “son hallazgos de tipo pre contractual y no de responsabilidad del supervisor del contrato”. Por otra parte, respecto del RUP señala en Ing. Walter “como se podrán dar cuenta en los términos de referencia no se solicita como documento esencial la presentación del registro único de proponentes RUP”, siendo éste un requisito habilitante para la celebración de este tipo de contrato, el cual se solicita con el fin de realizar la verificación documental de los requisitos habilitantes y su clasificación. El supervisor aporta los documentos pertinentes sobre actas y pagos de seguridad social, los cuales no se encontraban en el expediente contractual, desvirtuando así el hallazgo disciplinario para el supervisor. Así las cosas, se mantiene el Hallazgo Disciplinario y Penal para el Ex Gerente, por lo cual se dará el traslado oportuno a fin de que se realicen las averiguaciones correspondientes y se determine lo de su competencia. HALLAZGOS No. 30 CONTRATO No. 282 DEL 21/07/2011 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 79 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL TIPO DE CONTRATO CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR DE OBRA CONSTRUCTORA RST ZORAIDA ORTIZ GÓMEZ CONSTRUCCION SISTEMA DE CONDUCCION DE AGUA POTABLE MACRO PROYECTO PIENTA 1.854.125.015 DE OBRA UNION TEMPORAL CON STRUIR ZORAIDA ORTIZ GÓMEZ CONSTRUCCION DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO PLUVIAL 2.790.149.242 FUENT E DEL RECURS O COFINA NCIACIÓ N COFINA NCIACIÓ N PLAZO ANTICIPO CINCO MESES 50% SEIS MESES 40% DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: Al suscribir el primer contrato de obra aquí relacionado de obra, el 21 de julio de 2011, el representante legal Cesar Toloza Nuñez, actual Gerente de la PIEDECUESTANA ESP, fue posesionado en el cargo el día 3 de enero de 2012, sin embargo el 23 de enero del mismo año, a fin de evitar un conflicto de intereses, delega funciones de Gerente en el director comercial, administrativo y financiero de la entidad, para continuar con la ejecución del presente contrato de obra. Ahora bien, a sabiendas que se encontraba en ejecución un proceso contractual suyo de cuantía considerable en la PIEDECUESTANA ESP, el Gerente toma posesión del cargo el 3 de enero y por ende paso a ser su propio supervisor natural, solo hasta veinte (20) días después se declara impedido y delega sus funciones como Gerente, solo para este contrato; es así que para el equipo auditor a pesar del acto administrativo emitido por el Gerente, considera que no desaparece el conflicto de intereses, señalado en el artículo 40 de la Ley 734 de 2002. Por otra parte, el contrato fue suscrito el 21 de julio de 2011, pero se suspendió el 2 de agosto de 2011 por “objeción de redes” y se da reinicio el 1 de octubre. Se suspende nuevamente el 30 de enero de 2012 “para no dejar tramos de tubo incompletos” y se reinicia el 30 de mayo de 2012. No se evidencia acta de reinicio, acta de recibo final y acta de liquidación, a pesar de que el término ya se cumplió. No se cuenta con informes del contratista y del supervisor, en el expediente contractual. El segundo contrato aquí relacionado, se firmó con la Unión temporal constituida por la firma CONSTRUCTORA RST, representada legamente por Cesar Toloza Nuñez y la firma R. PICO INGENIEROS SAS, representada por Omar Rodolfo Pico Quintero, en un porcentaje del 49% y 51% respectivamente, como consta en el documento de constitución de fecha 22 de marzo de 2011. El 24 de junio de 2011 se da inicio a la ejecución del contrato y se otorga un anticipo del 40% por valor de $1.115.822.619, sin que se evidencie en el expediente contractual el Plan de Inversión del anticipo ni su aprobación, por parte del Interventor del contrato. El 22 de octubre de 2011 se adiciona en tres (3) meses más y el 9 de diciembre de 2011se suspende el contrato. El 27 de diciembre de 2011 un integrante de La Unión Temporal, Omar Rodolfo Pico, mediante un documento privado, da en cesión su participación en la ejecución del contrato, toda vez que manifiesta la imposibilidad de desarrollar el objeto de la Unión Temporal, es así que el 31% de Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 80 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL su participación pasa a la CONSTRUCTORA RST y el 20% restante a Johany Alberto Ramirez Otero, nuevo participante. Quedando una total participación de la Constructora RST del 80%. Con éste nuevo integrante de la Unión Temporal, reinicia la ejecución del contrato el 12 de enero de 2012. Se adicionan al plazo inicial del contrato, dos (2) meses más, en Mayo de 2012, pero se suspende el 20 de abril de 2012 y se reinicia el 25 de mayo. En Junio 1 de 2012 se suspende y se reinicia el 16 de julio de 2012; a la fecha a pesar de estar vencido su plazo no se cuentan con informes del interventor, supervisor, acta de recibo final y acta de liquidación; lo que para el equipo auditor es una violación al principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección y de un verdadero control y seguimiento sobre la ejecución del mismo. Así las cosas, para el equipo auditor se plasman un hallazgo disciplinario para el actual Gerente por no ceder los contratos en los cuales podría generar conflictos de intereses. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 y art 40 de la Ley 734 de 2002 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP y Representante Legal de la firma CONSTRUCTORA RST- Disciplinario Dra. Zorayda Ortiz Gómez- Supervisora- Disciplinario RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Disciplinario: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, a). Con relación al Contrato No 282 del 21 de Julio del 2011, me permito informar que éste fue suscrito el día 21 de Julio del 2011 con la empresa Constructora RST representada en esa entonces por el suscrito CESAR TOLOZA NUÑEZ, pero a su vez dicha empresa fue transferida o vendida el día 12 de Diciembre de 2012 al señor ALFONSO REY GAMBOA Y RAMIRO CEPEDA URIBE quedando incorporados los derechos de la ejecución del contrato referido, para constancia de lo anterior se anexa certificado de constitución y gerencia de la Cámara de Comercio de Bucaramanga y la Escritura No 3188 de la Notaria Unica de Piedecuesta de cesión de los derechos. (Anexo en la AZ denominada No 2). Para la fecha en que se produjo mi posesión como Gerente de la Empresa Piedecuestana de Servicios públicos (Enero 3 del 2012), el suscrito no tenía interés alguno en el contrato, ni injerencia en el manejo del mismo, por cuanto el ejecutor era otra persona; ya con posterioridad a mi posesión, se entró a revisar todos los contratos que habían quedado de la administración anterior, encontrando según el informe del Director de Planeación de la entidad, que podía existir un posible impedimento como Gerente para actuar en los Convenios Interadministrativos No 01290 del 2011 y No 01814 del 2010, razón por la cual se procedió a delegar las funciones pertinentes al Director Comercial, Administrativo y Financiero de la entidad mediante acto administrativo fechado el día 23 de Enero del 2012, como un acto preventivo y de ética personal. Además, valga aclarar que durante esos veinte (20) días que transcurrieron desde mi posesión hasta la expedición del acto delegatario de funciones, no se produjo ninguna actuación administrativa en dichos Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 81 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL contratos, por tanto, la prohibición contenida en la Ley 734 del 2002 en el Artículo 35 numeral 1, no se constituyó como tal, toda vez que no hubo incumplimiento de los deberes como servidor público, tampoco abuso de los derechos o extralimitación de funciones contenidas en las normas legales; Tampoco se constituyó violación alguna al Artículo 40 de la referida disposición, por cuanto, como ya se dijo, para la fecha de mi posesión como Gerente de la entidad pública, no me asistía interés alguno en el contrato, tampoco a los miembros de mi familia, pues, lo primero que hizo fue la revisión antes de tomar cualquier decisión sobre el mismo, surgiendo de esta manera el informe del Director de Planeación, el cual tiene una presunta apreciación, que no puede tomarse como cierta, sin antes escuchar los argumentos de defensa y valorar el material probatorio. Ahora con relación a las suspensiones presentadas el día 2 de Agosto del 2011, ocurrió por aspectos técnicos que solo se superaron dos meses después, caso similar ocurrió con la presentada el 30 de Enero del 2012, de las cuales se efectuaron las correspondientes actas. b). Con relación al segundo contrato suscrito con la Unión Temporal constituida por la firmas CONSTRUCTURA RST LTDA y R. PICO INGENIEROS SAS, donde se cuestiona la inexistencia del plan de Inversión del anticipo ni su aprobación por parte del interventor, además de presentar varias suspensiones y la falta de informes del interventor junto con el acta final de liquidación, en lo que se puede evidenciar en la respuesta allegada por la ingeniera Zoraida Ortiz Gómez en el cual allega los documentos requeridos por la Auditoria. La ingeniera ZORAYDA ORTIZ GOMEZ – Ex Supervisora allega respuesta según oficio fechado del 29 de abril de 2013 y oficio 7 de mayo de 2013, (AZ No 1- 94 folios). En la AZ denominada No 1” CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Respecto del primer contrato, efectivamente el presunto responsable aporta la Escritura No. 3188 de fecha 12 de diciembre de 2011 por el cual se venden unos derechos sociales, es decir al momento de la Posesión del gerente, éste ya no era socio de la firma RST Ltda; por lo cual los argumentos expuesto por el presunto responsable, son de recibido por este organismo de control. Se aportan además, actas de recibo parcial, acta de suspensión, reinicio y acta de liquidación, documentos éstos que no reposaban en el expediente contractual lo cual desvirtúa el Hallazgo sobre éste contrato. En cuanto al segundo contrato, es decir el No. 126 de 2011, se aporta el plan de inversión de anticipo, pero no se aporta los informes de interventor, supervisor acta de recibo final y acta de liquidación. La presunta responsable manifiesta “estos informes no se encontraron en el expediente del contrato ni en mis archivos personales, pero son requisito para el desembolso de la Gobernación sin que a la fecha se hayan podido obtener” Así las cosas, se mantiene el Hallazgo Disciplinario para la supervisora del Contrato No. 126 de 2011, por presuntamente faltar a sus deberes. HALLAZGOS No. 31 CONTRATO No. 283 DEL 21/07/2011 y No. 028 DEL 19/01/2011 TIPO DE CONTRATO CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO DE INTERVENTORI A YAMEL ARANGO PINILLA ZORAIDA ORTIZ GÓMEZ INTERVENTORIA CONSTRUCCION SISTEMA DE CONDUCCION DE AGUA POTABLE MACRO PROYECTO PIENTA VALOR 96.127.177 FUENT E DEL RECURS O COFINA NCIACIÓ N PLAZO CINCO MESES ANTICIPO 50% Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 82 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL DE INTERVENTORI A GEOVIAS LTDA ZORAIDA ORTIZ GÓMEZ INTERVECTORIA TECNICA CONSTRUCCION DE LA PRIMERA FASE DEL ACUEDUCTO 102.569.880 COFINA NCIACIÓ N OCHO MESES 50% DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: En los pliegos de condiciones de los presentes procesos contractuales, se les otorga el máximo puntaje al precio y no a la idoneidad del contratista, toda vez que con base a los requerimientos técnicos se estima el costo de los servicios de la Interventoría, teniendo en cuenta para ello rubros tales como los montos en personas / tiempo, el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista. De igual manera no reposa en el expediente las hojas de vida del equipo de trabajo ofertado, ni el acto administrativo de los evaluadores, encargando el oferente ganador, por lo cual se plasma un hallazgo administrativo a fin de que se corrijan estas actuaciones. Se evidencia en los pagos efectuados por el contratista en lo referente a la seguridad social de su equipo de trabajo, que el mismo no se cancela por el Ingreso base de cotización correcto, como lo establece el marco jurídico vigente, así: “En el evento en que el ingreso base de cotización no corresponda con el valor mensualizado del contrato, siempre que estén pactados pagos mensuales, el contratante deberá requerir al contratista para que justifique la diferencia. Si esta diferencia no tiene justificación válida, deberá descontar del pago de un (1) mes, lo que falte para completar el equivalente a la cotización del doce por ciento (12%) sobre el cuarenta por ciento (40%) del valor bruto del contrato, dividido por el tiempo de duración del mismo, en períodos mensuales, para lo cual se entiende que el 60% restante corresponde a los costos imputables al desarrollo de la actividad contratada” (artículo 23 del Decreto 1703 de 2002); “los contratistas de prestación de servicios cotizarán al sistema general de seguridad social en salud el porcentaje obligatorio sobre una base de cotización máxima del 40% del valor mensualizado del contrato, el porcentaje restante corresponde a los costos derivados de la actividad contractual” (artículo 18 de la ley 1122 de 2007) y “Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas” (negrilla fuera de texto) (artículo 50 de la Ley 789 de 2002). En el primer expediente aquí relacionado no se evidencia informes del supervisor, acta de recibo final y acta de liquidación, a pesar de que el plazo se encuentra vencido. En el segundo contrato, se adicionó en tiempo, pero en el mismo no se evidenció la ampliación de la póliza, no hay acta de recibo final y acta de liquidación. Así las cosas, se plasma un hallazgo disciplinario para el supervisor por no cumplir con sus deberes y hallazgo administrativo a fin de que se corrijan este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 83 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Numeral 1 del art. 35 de la Ley 734 de 2002, art. 23 decreto 1703 de 2002, art 50 ley 789 de 2002 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dra. Zorayda Ortiz Gómez- Supervisora- Disciplinario Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a los defectos que presenten los contratos No 283 del 21 de Julio del 2011 y No 028 del 19 de Enero del 2011, en cuanto al otorgamiento de máximos puntajes al precio y no a la idoneidad del contratista, así mismo ante la falta de las hoja de vida del equipo de trabajo y otros aspectos de tipo técnico y contractual, informo que desconozco el manejo que se le dio a este proceso en la etapa precontractual y contractual, toda vez que se realizó y ejecutó durante la Gerencia anterior. Hallazgo Disciplinario: La ingeniera ZORAYDA ORTIZ GOMEZ – Ex Supervisora allega respuesta según oficio fechado del 29 de abril de 2013, (AZ No 1- 363 folios). En la AZ denominada No 1”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Con el aporte del acta de evaluación de las propuestas, se confirma que el máximo puntaje otorgado a los proponentes es el precio y no la idoneidad del contratista; es importante precisar que nos encontramos frente a procesos de Interventoria y los aspectos técnicos y de experiencia del proponente y de su equipo de trabajo son los que obtendrán mayor puntuación y no el precio. Ahora bien, la presunta responsable aporta los documentos que no reposaban en los expedientes contractuales, exceptuando el acta de liquidación del 2º. Contrato por lo cual el hallazgo disciplinario se desvirtúa, no obstante se mantiene el hallazgo administrativo para que a través de un plan de mejoramiento se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. HALLAZGOS No. 32 CONTRATO No. 57 DEL 27/01/2011 y 53 DEL 27/01/2011 TIPO DE CONTRATO CONTRATISTA SUPERVISOR PRESTACION DE SERVICIOS MUSEICOL LTDA WALTER MANRIQUE MEJIA PRESTACION DE SERVICIOS MUSEICOL LTDA CARLOS QUINTERO LESMES OBJETO CONTRATAR LOS PROCESOS Y SUBPROCESOS DE AUXILIARES DE BARRIDO Y LIMPIEZA CONTRATAR LA EJECUCION DE LOS PROCESOS Y SUBPROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO VALOR 349.788.992 FUENT E DEL RECURS O PROPIOS 303.925.411 PROPIOS PLAZO ANTICIPO ONCE MESES 0 ONCE MESES 0 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 84 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL De acuerdo a la certificación de existencia y representación del presente contratista expedido por la cámara de comercio, se requería autorización por parte del consejo de administración para celebrar contratos mayores a 500 SLMV, documento éste que no hace parte de los expedientes contractuales. Ahora bien, de acuerdo al numeral 14.2 de los pliegos de condiciones se establecía como causal de eliminación de la propuesta la falta de documentos esenciales como la “autorización al gerente o representante legal para contratar si estatutariamente no estuviere facultado”, sin embargo fue declarado ganador en ambos procesos contractuales. Por otra parte, en el primer contrato se exigió al contratista allegara Póliza que garantizara el amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones por el 10% del valor del contrato y el amparo de responsabilidad extracontractual por el 15% del valor del contrato, lo que trasgrede el Manual de contratación, por cuanto exige que se constituya los amparos por el 20% y 30%, respectivamente. En el segundo contrato aquí relacionado, en la clausula decima se pidió que el contratista allegara póliza de calidad por el 30%, la cual no fue entregada por el contratista y la póliza de responsabilidad extracontractual no fue aprobada por el contratante. De conformidad con el Artículo 6° del Decreto 4828 de 2008, modificado por el decreto 931 de 2009, se establece que “Las entidades estatales deberán incluir en sus contratos una cláusula de indemnidad, conforme a la cual se pacte la obligación del contratista de mantenerla libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, salvo que justifiquen en los estudios y documentos previos, que atendiendo el objeto y las obligaciones contenidas en cada contrato y las circunstancias en que éste deberá ejecutarse, no se requiere la inclusión de dicha cláusula”, situación ésta que no se evidencia en la presente contratación, por lo cual se exhorta a la Entidad para que se corrijan estas actuaciones. De igual manera en el segundo contrato, en lo referente a la seguridad social no se demuestra el pago en el expediente contractual, contraviniendo lo estipulado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que señala “Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato…” En los expedientes contractuales, no se evidencia la totalidad de los informes del contratista mes a mes y no se evidencia el reporte de la totalidad de los informes del personal contratado por la Entidad. En el contrato 53, se presento un saldo a favor de la PIEDECUESTANA ESP, por el número de contratistas que no participaron en la ejecución del contrato, al respecto no hay informe del suspervisor y del contratista que lo establezca, no se evidenció el acta de liquidación a pesar de que el plazo se encuentra vencido. Para el equipo auditor, se plasma un hallazgo disciplinario para el representante legal y para el supervisor por no cumplir con sus deberes y hallazgo administrativo a fin de que se corrijan este tipo de actuaciones. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 85 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 de la Ley 734 de 2002, art. 6 decreto 4828 de 2008, modificado por el decreto 931 de 2009 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Carlos Fernando Landazábal- ExGerente- Disciplinario Dr. Walter Manrique Mejía- Supervisor- Disciplinario Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a los defectos que presenten los contratos No 57 del 27 de Enero del 2011 y No 53 del 27 de Enero del 2011, en cuanto al otorgamiento de los mismos con la falta de documentos esenciales, asi mismo respecto de los riesgos amparados en la póliza, como en lo referente al pago de seguridad social y la falta del acta de liquidación, entre otras, informo que desconozco el manejo que se le dio a este proceso en la etapa precontractual y contractual, toda vez que se realizó y ejecutó durante la Gerencia anterior. Al respecto el Doctor MEDARDO FABER, informa que la empresa actualmente viene solicitando a los contratistas que desarrollan actividades relacionadas con los procesos de barrido, recolección, limpieza de redes, tratamiento de aguas entre otros, y los de cortes y reconexiones, los documentos de pago de seguridad social y parafiscales al personal vinculado con ellos de acuerdo al manual de contratación. El ingeniero JESUS ALBERTO RODRIGUEZ M director de operaciones, informó desconocimiento del manejo dado al contrato desde el estudio de conveniencia, hasta el recibido, ya que este contrato se realizó durante la dirección anterior. Hallazgo Disciplinario: El Doctor CARLOS FERNANDO LANDAZABAL – Ex gerente no presenta respuesta al respecto. El Ingeniero Walter Manrique Mejia – Ex Supervisor allega a la entidad oficio fechada del 3 de mayo de 2013, dando respuesta al dicho hallazgo anexando (27 folios) en AZ denominada No 4. El Doctor CARLOS QUINTERO LESMES – Ex Supervisor, allega comunicación fechada del 2 de mayo de 2013, en el cual da respuesta anexando (2 folios). AZ denominada No 3. CONTRATO No 57 de 2011: En lo referente a los hallazgo como: la ausencia en el expediente contractual del documento donde se autorizar por parte del consejo administrativo para celebrar contratos mayores a 500 SLMV al representante legal de la cooperativa de trabajo asociado MUSEICOL LTDA, nos permitimos anexar copia de dicho documentos (2 folios) que por error de archivo estaba en otra carpeta, aclarando que este hallazgo es de tipo PRE CONTRACTUAL y no responsabilidad del supervisor del contrato, en razón a que la supervisión o interventoría, entra regir a partir que se lleve a cabo el acto administrativo por medio del cual se asigna la interventoría y la respectiva notificación de la misma a la persona asignada. En cuanto a las porcentajes asignados a las pólizas que hacen referencia al amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones; responsabilidad extracontractual, nos permitimos manifestarle son de responsabilidad de la junta directiva y del gerente de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos ESP. y no del supervisor del mismo. En cuanto a obligatoriedad de las entidades estatales de incluir en los contratos que celebren con otros la cláusula de indemnidad, nos permitimos manifestarle que el marco jurídico que rige a la PIEDECUESTANA DE SERICIOS PUBLICOS ESP es la ley 142 de 2004, Articulo 50 de la ley 789 de 2002 y articulo 1 de la Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 86 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL ley 828 de 2003 ley 527 de 1999, 962 de 2005 artículo 17 de la ley 1150 DE 2007 artículo 60, 17, 18 de la ley 80 de 1993 artículo 11 de LEY 1150; el artículo 6 del decreto 4828 de 2008, no dentro este orden jurídico, sin embargo se elevara a solicitud de la junta directiva para que se tenga en cuenta en la modificación del manual de contratación Se anexa los reportes del pago de seguridad social y parafiscales del personal adscritos al servicio de barrido de los meses de febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre, diciembre del 2011(No de folios 11); Acta de liquidación del contrato (3 folios) y informes de actividades mensuales presentados por el contratista, y que no se encontraban en el expediente en el momento de la auditoria que por error de archivo se encontraban en otra carpeta. (9 folios)” CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: El señor Walter Manrique aporta la autorización para contratar, Planilla de autoliquidación de aportes correspondientes e informes pendientes y acta de liquidación; no obstante no hay pronunciamiento alguno sobre los amparos solicitados en el contrato, que al parecer están trasgrediendo el Manual de contratación. De igual manera tampoco hay pronunciamiento sobre las falencias encontradas en el Contrato No. 53, ya mencionadas; por lo cual el Hallazgo Disciplinario y Administrativo se mantiene sobre este Contrato. HALLAZGOS No. 33 CONTRATO No. 69 DEL 10/02/2011 TIPO DE CONTRATO DE OBRA CONTRATISTA SUPERVISOR M FASE LTDA WALTER MANRIQUE MEJIA OBJETO CONSTRUCCION DE LA REPOSICION DE LAS REDES DE ALCANTARILLADO VALOR 118.671.027 FUENT E DEL RECURS O PROPIOS PLAZO TREINTA DIAS ANTICIPO 50% DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: De acuerdo a los pliegos de condiciones el proponente debía presentar los análisis de precios unitarios, los cuales el oferente MFase no los allega, a pesar de ello fue declarado ganador. Por otra parte, de acuerdo a la cláusula sexta del presente contrato se estableció que el contratista debía presentar un Plan de inversión del anticipo aprobado por la interventoría, documento éste que no se evidenció en el expediente contractual. Tampoco se evidencia en el expediente lo correspondiente a paz y salvo de Comfenalco, Sena y FIC. En este orden de ideas, nos encontramos frente a un hallazgo disciplinario por el no cumplimiento de los deberes y hallazgo administrativo a fin de que se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 de la Ley 734 de 2002 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 87 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Carlos Fernando Landazábal- ExGerente- Disciplinario Dr. Walter Manrique Mejía- Supervisor- Disciplinario Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a las presuntas inconsistencias que presenta el contrato No 69 del 10 de Febrero del 2011, en cuanto al lleno de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones, como a la falta de un Plan de inversión del anticipo y la entrega de paz y salvo de Comfenalco, el Sena y FIC, entre otras, informo que desconozco el manejo que se le dio a este proceso de la etapa precontractual y contractual, toda vez que se realizó y ejecutó durante la Gerencia anterior. Hallazgo Disciplinario: El Doctor CARLOS FERNANDO LANDAZABAL – Ex gerente no presenta respuesta. El Ingeniero Walter Manrique Mejia – Ex Supervisor allega a la entidad oficio fechado del 3 de mayo de 2013, dando respuesta al dicho hallazgo anexando (44 folios) en AZ denominada No 4. CONTRATO No 69 de 2011 De acuerdo a lo manifestado por el grupo auditor de la contraloría, al proponente declarado ganador de la invitación No 13 de 2011 cuyo objeto es Construcción de la reposición de las redes de alcantarillado sector de la carrera 4 con calle 4N barrios divino niño y Junín del municipio de Piedecuesta; No se podría adjudicar dicho contrato porque no presento los análisis de precios unitarios tal como pide los pliegos de condiciones, al respecto nos permitimos aclarar 1. en los términos de referencia de la invitación No 13 de 2011 en el numeral 2.5 DOCUMENTOS Y FORMATOS ESENCIALES DE LA PROPUESTA y numeral 2.5.1 DOCUMENTOS 1. Carta de presentación de la propuesta, firmada por el proponente, si es personal natural, por el representante legal si es persona jurídica o por el representante del consorcio o unión temporal si el caso 2. Certificado de existencia y representación legal, expedido por la entidad respectiva, con anterioridad no mayor de sesenta (60) días calendarios a la fecha de cierre de la invitación, cuando se trate de persona jurídica. 3. Fotocopia de la tarjeta profesional. 4. Fotocopia de la cedula de ciudadanía 5. Certificados de experiencia y/o cumplimiento en otros contratos 6. certificados de cumplimientos a las obligaciones al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales en general, según articulo 50 ley 789. 7. Certificado del boletín de responsables fiscales emitido por la Contraloría General de República. 8. Constancia del registro del proponente en el SICE. 9. Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría. 10. Certificados de vigencia de la tarjeta profesional. 11. Relación de obras en ejecución y cálculo de la capacidad residual. 12. Registro único tributario expedido por la DIAN. Como se podrán dar cuenta, los análisis de precios unitarios no se consideran documento esencial de la propuesta. Por lado, en numeral 2.6 ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS, expresa clara mente, LA PROPUESTA GANADORA, deberá presentar los análisis de precios unitarios. Por todo lo anterior, se obro conforme a lo estipulado en los términos de referencia. Anexamos, fotocopia del Plan de Inversión del Anticipo aprobado por la interventoría (1folios); fotocopia de los pagos correspondientes a CONFENALCO, SENA (15 folios) por error de Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 88 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL archivo se encontraban en otra carpeta y con referencia al paz y salvo del FIC que una vez evidenciado por el grupo auditor de la Contraloría y puesto en manifiesto a la Piedecuestana se procedió a comunicarle al contratista sobre dicha situación, este procedió de inmediato a subsanar dicha falencia, anexamos fotocopia del recibo de pago. (Folios 2), fotocopia de los análisis de precios unitarios (23 folios)” CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Es importante recordarle al señor Walter Manrique que el equipo auditor tuvo acceso a la totalidad del expediente contractual y en él se evidenció que en los pliegos de condiciones se solicitaba el análisis de precios unitarios el cual era un requisito habilitante, pero a pesar de que no se adjuntó, se le declaro al proponente, ganador. Ahora bien, respecto al Plan de Inversión del Anticipo, éste se aporta, toda vez que no reposaba en el expediente contractual. En cuanto a los pagos de Comfenalco, Sena y demás, el implicado manifiesta “una vez evidenciado por el grupo auditor de la Contraloría y puesto en manifiesto a la Piedecuestana se procedió a comunicarle al contratista sobre dicha situación, este procedió de inmediato a subsanar dicha falencia” corroborando el incumplimiento de los deberes como Supervisor. Es así, que el hallazgo se mantiene y se dará traslado al Ministerio Público para lo de su competencia. HALLAZGOS No. 34 CONTRATO No. 69 DEL 10/02/2011 TIPO DE CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS CONTRATISTA SUPERVISOR SAYAN SAS ESP WALTER MANRIQUE MEJIA OBJETO ALQUILER DE MAQUINA VACTOR PARA LA LIMPIEZA DE LOS COLECTORES VALOR 49.996.000 FUENT E DEL RECURS O PROPIOS PLAZO TRES MESES ANTICIPO 50% DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: De conformidad con el artículo primero del acuerdo 002 de 2010 (por el cual se modifica el manual de funciones), se establece que “La Empresa Piedecuestana ESP, invitará a un número plural de mínimo tres (3) oferentes, cuando la cuantía del bien, servicio o suministro supere los 50 SMLMV y hasta los 6000 SMLMV”, lo que no se evidenció en el expediente contractual, toda vez que en él solo reposan dos (2) invitaciones y se allego igual número de ofertas. En los estudios previos y de conveniencia no se establece el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo y se estableció que la forma de pago del valor del contrato se haría de manera mensual, sin embargo a la suscripción del contrato se señaló un anticipo del 50%. De igual manera en la minuta contractual, no se estipuló lo referente a la cláusula de Indemnidad que señala “Las entidades estatales deberán incluir en sus contratos una cláusula de indemnidad, conforme a la cual se pacte la obligación del contratista de mantenerla libre de cualquier daño o perjuicio Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 89 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, salvo que justifiquen en los estudios y documentos previos, que atendiendo el objeto y las obligaciones contenidas en cada contrato y las circunstancias en que éste deberá ejecutarse, no se requiere la inclusión de dicha cláusula”, como lo señala el Artículo 6° del Decreto 4828 de 2008, modificado por el decreto 931 de 2009. Tanto el acta de inicio como el acta de recibo, no se encuentran suscritas por el contratista. No se evidencia acta de liquidación, a pesar de que el plazo está vencido. En lo referente a la seguridad social no se demuestra el pago en el expediente contractual, contraviniendo lo estipulado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que señala “Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato…” Ahora bien, el plazo de ejecución del contrato fue por tres (3) meses, es decir del 18 de julio al 18 de octubre de 2011, pero las facturas allegadas y que reposan en el expediente son de fecha totalmente diferentes, es decir son desde noviembre de 2010 a mayo de 2011, por lo que al parecer se cancelaron servicios que ya habían sido ejecutados con anterioridad a la suscripción del contrato. En este orden de ideas, nos encontramos frente a un hallazgo disciplinario por el no incumplimiento del Manual de contratación y el incumplimiento de sus deberes como ordenador del gasto y como supervisor y hallazgo administrativo a fin de que se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 de la Ley 734 de 2002, Acuerdo 002 de 2010, Artículo 6° del Decreto 4828 de 2008, modificado por el decreto 931 de 2009, art 50 Ley 789 de 2002 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Carlos Fernando Landazábal- ExGerente- Disciplinario Dr. Walter Manrique Mejía- Supervisor- Disciplinario Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a las presuntas inconsistencias que presenta el contrato No 275 del 10 de Febrero del 2011, entre la Empresa Piedecuestana y SAYAN SAS ESP. en cuanto al lleno de los requisitos contractuales (tres oferentes) resultando solo dos invitaciones, igualmente ante la falta del análisis que soporta el valor estimado del contrato, el costo y su forma de pago, además de la falta de firmas en algunas actas contractuales y las anomalías que presentan las facturas entre otras, informo que desconozco el manejo que se le dio durante la etapa Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 90 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL precontractual y contractual, toda vez que se realizó y ejecutó durante la Gerencia anterior. El ingeniero JESUS ALBERTO RODRIGUEZ M director de operaciones, informó desconocimiento del manejo dado al contrato desde el estudio de conveniencia, y demás trámites hasta el recibido, ya que este contrato se realizó durante la dirección anterior. En La actualidad se cumple con el manual de funciones de acuerdo a la cuantía del bien servicio o suministro. Hallazgo Disciplinario: El Doctor CARLOS FERNANDO LANDAZABAL – Exgerente no presenta respuesta al respecto. El Ingeniero Walter Manrique Mejia – Ex Supervisor allega a la entidad oficio fechada del 3 de mayo de 2013, dando respuesta al dicho hallazgo anexando (30 folios) en AZ denominada No 4. CONTRATO No 275 de 2011: Lo primero que hay que aclarar, es que el hallazgo No 34, hace referencia al contrato 069 del 10 / 02 / 2011, que de acuerdo a los archivos de la Piedecuestana el objeto de este contrato es la “Construcción de la reposición de las redes de alcantarillado sector de la carrera 4 con calle 4N barrios Divino Niño y Junín del municipio de Piedecuesta” y no como aparece en el informe de la auditoria cuyo objeto es totalmente diferente ya que hace referencia alquiler de maquinaria vactor para la limpieza de los colectores que permita el levantamiento de información para tomar las acciones correctivas y preventivas en el sistema de alcantarillado del municipio de Piedecuesta, el contrato a que se refiere el grupo auditor es contrato Nono 275 de 2011. Referente a lo expresado por el grupo auditor de la contraloría donde manifiesta que únicamente se invitaron dos oferentes, cuando en el manual de funciones establece que la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos ESP, invitara a un número plural de tres (3) oferentes cuando la cuantía del bien servicio o suministro supere los 50 SLMV y hasta loa 600SLMV, al respecto manifestamos que el objeto de la invitación y posterior contrato era “ALQUILER DE MAQUINARIA VACTOR PARA LA LIMPIEZA DE LOS COLECTORES QUE PERMITA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACION PARA TOMAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS EN EL SISTEMA DE ALCANTARILLADO DEL MUNICIPIO DE PIDECUESTA”, objeto que únicamente pueden prestar dos empresas en el área metropolitana de Bucaramanga y que son SISTEMAS DE ALCANTARILLADO ASEO Y AGUA NATURAL SAYAN E.S.P y EMPRESA PÚBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER ESP. EMPAS, las cuales son las únicas empresas que cuentan con el equipo requerido para llevar a cabo dicha la labor, por ese motivo únicamente se invitaron esas dos empresas. Con respecto al análisis para determinar el costos del contrato, nos permitimos manifestarles que él, análisis se basó básicamente en el valor de alquiler por hora de la vactor, el cual oscila a precios de mercado regional entre $ 350.000 y $400.000, por otro lado, como no se tenía con exactitud las horas a utilizar la maquina vactor, se optó por directriz de la gerencia colocar un monto para contratar el alquiler de dicha máquina de $50.000.000 millones de pesos. En los estudios previos elaborados por el Director de Operaciones se manifestó que la forma de pago se haría en pagos mensuales, pero es potestad del gerente definir la forma de pago, el gerente de ese entonces al suscribir el contrato respectivo considero que la forma de pago seria pagos mensuales, pero estableciendo un anticipo del 50% del valor del contrato, el cual se iba amortizando en mismo porcentaje en cada una de las actas parciales mensual. Se anexa a la presente, el informe respectivo, (14folios) el acta de inicio (2folios), acta de entrega y recibo final (2folios) de liquidación del contrato 275 de 2011, (3folios) y pago de seguridad social y parafiscal, los cuales por error de archivo se archivaron en otra carpeta. Referente a la cancelación de pagos de servicios que se ya se habían ejecutado nos permitimos aclarar lo siguiente el contrato fue suscrito el 18 de julio de 2011, su acta de iniciación se suscribió el día 18 de Julio de 2011 y su fecha de terminación se suscribió el día 18 de octubre de 2011las facturas allí archivadas son de otro contrato celebrado con la misma empresa, que por error de archivo se archivaron en el contrato No 275 de 2011”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 91 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Sobre el primer ítem del presente hallazgo, el señor Walter Manrique señala que “únicamente pueden prestar dos empresas en el área metropolitana de Bucaramanga” por lo cual no se dio cumplimiento a lo estipulado en el manual de Contratación, al respecto este ente de control dará traslado al Ministerio Público quien por competencia hará las averiguaciones correspondientes. Respecto al segundo ítem, se argumenta que “se optó por directriz de la gerencia colocar un monto para contratar el alquiler de dicha maquina de $50.000.000”, confirmando de esta manera que no se contaba con un verdadero estudio de mercados que indicara las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo, como ya se mencionó. De igual manera en lo referente a la forma de pago se manifiesta “es potestad del gerente definir la forma de pago, el gerente de ese entonces al suscribir el contrato respectivo considero que la forma de pago seria pagos mensuales, pero estableciendo un anticipo del 50% del valor del contrato”, por lo que al parecer al momento de suscribir el contrato no se tenía en cuenta el estudio previo. En cuanto al tercer ítem, se allega acta de inicio y acta de recibo, informe final de obra y acta de liquidación la cual no se encuentra suscrita por el Gerente. Sobre la seguridad social no se aporta la totalidad de las planillas. No hay pronunciamiento sobre la clausula de indemnidad. Respecto a las facturas que reposaban en el expediente contractual se argumenta “(…) las facturas allí archivadas son de otro contrato celebrado con la misma empresa, que por error de archivo se archivaron en el contrato No 275 de 2011” pero no se aportan las facturas que podrían ser las correspondientes. En este orden de ideas, el hallazgo se mantiene y se dará traslado al Ministerio Público para lo de su competencia. HALLAZGOS No. 35 CONTRATO No. 61 DEL 27/01/2011 TIPO DE CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO SANTAFEREÑA CARLOS A. QUINTERO LESMES CONTRATAR LA PRESTACION DE TRES PUNTOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA VALOR 112.641.375 FUENT E DEL RECURS O PROPIOS PLAZO OCHO MESES ANTICIPO 0 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: En los estudios previos y de conveniencia, no se establece el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo, como por ejemplo no se señala si los servicios se prestan con arma o sin arma, de igual manera no se evidencia la consulta SICE. Ahora bien, en los estudios previos se estima que lo requerido son tres (3) puntos de servicio para un plazo de ocho (8) meses, pero en los pliegos de condiciones Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 92 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL se establece que el plazo es de 10,25 meses y en la minuta contractual el plazo lo estipulan en 11 meses y el proponente establece que el servicio a prestar es por dos (2) puntos por ocho (8) meses y un Punto o servicio por tres (3) meses y diez (10) días; lo que para el equipo auditor es una violación al principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección. Una vez suscrito el contrato, el contratista presenta Póliza amparando el riesgo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, por el término del contrato y dos (2) años más, pero el Manual de contratación establece que debe ser por Tres (3) años más, incumpliendo así lo preceptuado. Al contrato en mención, se le adiciona un mes más de los mismos servicios y se adiciona en valor la suma de $24.000.000, la minuta de adición estableció que el plazo a adicionar era un mes, pero realmente fueron dos (2) meses de adición; el equipo auditor se pregunta si el valor mensual de los servicios prestados ascendían a $11.652.556 mensualmente, porque se adicionó en un mayor valor? También llama la atención, que el día 27 de septiembre de 2011, fue la fecha en la que se realizó la adición del contrato, pero su registro presupuestal se expidió el 14 de octubre de 2011, o sea ya se encontraba vencido el término inicial hacía un (1) mes. El 30 de noviembre de 2011 se hace una nueva adición (No. 2) y en los estudios previos de los mismos se establece que el valor a adicionar es por $24.000.000, sin embargo la minuta contractual fue por $12.000.000, nuevamente nos preguntamos, como se establece este valor si el valor mensual como ya se dijo era por $11.652.556 TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 de la Ley 734 de 2002, Acuerdo 002 de 2010, art. 95 del Decreto 356 de 1994 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Carlos Fernando Landazábal- ExGerente- Disciplinario Dr. Carlos A Quintero Lesmes- Supervisor- Disciplinario Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a los defectos que presenta el contrato No 61 del 27 de Enero del 2011, entre la Empresa Piedecuestana y Santafereña, en cuanto a la falta del análisis que soporta el valor estimado del contrato, a los puntos contratos y las diferencias entre los estudios previos y el pliego de condiciones, como en los defectos de la Poliza de garantías y las adiciones que se le hicieron, entre otras, informo que desconozco el manejo que se le dio durante la etapa precontractual y contractual, toda vez que se realizó y ejecutó durante la Gerencia anterior. El Doctor MEDARDO FABER MEJIA, Añade que en relación con este Hallazgo, la empresa ha implementado una mejor supervisión a todas las etapas del proceso de Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 93 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL contratación, de acuerdo con el manual de contratación que se implementó en el año 2012. Hallazgo Disciplinario: El Doctor CARLOS FERNANDO LANDAZABAL – Ex Gerente no presenta respuesta al respecto. El Doctor CARLOS QUINTERO LESMES – Ex Supervisor, allega comunicación fechada del 2 de mayo de 2013, en el cual da respuesta anexando (31 folios). En la AZ denominada No 3”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Respecto del primer ítem, el señor Quintero Lesmes señala “obviamente se hizo con base en gastos de vigilancia del año anterior ajustados a la inflación, es decir no es necesario, ni presentable contratar o hacer estudios previos de un servicio que consuetudinariamente bien contratándose año tras año” argumento éste que no comparte en absoluto este organismo de control. De igual manera manifiesta el Dr. Quintero Lesmes manifiesta “en todas las circunstancias que el equipo auditor de la Contraloría señala como justificaciones del hallazgo disciplinario en contra del director administrativo y financiero hay que anotar que son de la etapa precontractual” es importante dejarle claro al mencionado señor Quintero Lesmes, que el Equipo Auditor de la Contraloría General de Santander en Ningún Hallazgo se ha pronunciado sobre una presunta responsabilidad precontractual en él, como se puede apreciar en el respectivo informe la descripción del Hallazgo y su presunta responsabilidad ha sido en calidad de SUPERVISOR de los respectivos contratos. Ahora bien, respecto a las presuntas irregularidades en los puntos de servicios iniciales no hay pronunciamiento alguno. Sobre las presuntas irregularidades en las adiciones, Quintero Lesmes asevera “no veo ningún tipo de irregularidades, las adiciones tampoco son pactadas, ni generadas, ni contratadas, ni determinadas por el director administrativo y financiero así como el registro presupuestal que son prerrogativas de la gerencia” En relación con las pólizas señala Quintero Lesmes “(..) las mismas debían llevar el visto bueno de la revisión que hacia la oficina jurídica de la empresa y luego eran refrendadas con la firma del gerente, se adjunta la póliza donde se evidencia el sello y la firma de la oficina jurídica y la aceptación por parte de la Gerencia”, al respecto no hay más pronunciamientos. En este orden de ideas, el Hallazgo se mantiene en su totalidad y se dará traslado al Ministerio Público para las averiguaciones y determinaciones correspondientes. HALLAZGOS No. 36 CONTRATO No. 74 DEL 10/02/2011, 276 del 29/06/2011 Y 335 del 7/12/2011 TIPO DE CONTRATO ACEPTACION DE LA OFERTA CONTRATISTA SUPERVISOR ALIRIO BARRAGAN BALLESTEROS WALTER MANRIQUE MEJIA OBJETO CONTRATAR EL SUMINISTRO DE ACEITE HIDRAULICO FILTORS VLVULINA Y ENGRASE VALOR 24.000.000 FUENT E DEL RECURS O PROPIOS PLAZO SEIS MESES ANTICIPO 20% Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 94 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ELENA CASTILLO DUARTE WALTER MANRIQUE MEJIA MANTENIMIENTO SUMINISTRO REPUESTOS MOTOCICLETAS Y DE PARA ACEPTACIÓN DE LA OFERTA RODOLFO CARVAJAL CASTELLANOS WALTER MANRIQUE MEJIA CONTRATAR EL SERVICIO Y MANTENIMIENTO Y ARREGLOS DE LOS VEHICULOS 4.000.000 PROPIOS OCHO DIAS 0 18.000.000 PROPIOS OCHO DIAS 0 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: En el primer y tercer contrato aquí relacionados, en el expediente contractual no se demostró la obligación que tienen las entidades públicas contratantes de verificar que sus contratistas hagan los aportes al sistema de seguridad social, como lo establece el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que señala “La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones…” Ahora bien, en el acta de liquidación se estableció un saldo a favor de la PIEDECUESTANA ESP por $10.138.400 y en el acta de entrega y recibo final, se adjuntan facturas de los servicios prestados para su respectivo cobro las cuales ascienden a la suma de $9.861.600, para un total de $20.000.000; así las cosas hay una diferencia de $4.000.000, toda vez que el contrato fue suscrito por $24.000.000; por lo cual para el equipo auditor al no contar con el documento probatorio que certifique que la suma de $4.000.000 se ejecutó, se constituye un detrimento patrimonial para la Entidad. En el segundo contrato, es decir el No. 276, mediante acta de entrega y recibo definitivo de la Orden, se evidenció mediante las facturas de venta No. 393, 394, 395, 397 que las actividades desarrolladas en cumplimiento del objeto contratado ascendieron a un valor de $3.703.704 y no por el valor total del Contrato, es decir la suma de $4.000.000, lo que al parecer hay un pago no justificado por valor de $296.296 Aunado a lo anterior, se observa que al contratista se le descontó el Impuesto IVA, erogación que no le es aplicable por cuanto pertenece al régimen simplificado. En el tercer contrato, es decir el No. 335, se evidenció mediante la factura de venta No. 11837 que se adjuntó al comprobante de egreso No. 1020, que se pagó un arreglo por valor de $134.560 del vehículo de placas OSU 022, vehículo éste que no se encontraba relacionado en los Estudios previos y de conveniencia. De igual manera mediante la Factura No. 11846 se compró una cruceta por valor de $132.240, la cual a consideración del equipo auditor hay un presunto sobrecosto por valor aproximado a $100.000 En este expediente contractual no se evidencia informes del contratista y del supervisor sobre su ejecución y acta de liquidación. En este orden de ideas, nos encontramos frente a un hallazgo de tipo disciplinario, por cuanto el supervisor no ejerció sus funciones, plasmándose una falta disciplinaria y Hallazgo Fiscal toda vez que se causó un detrimento patrimonial y hallazgo administrativo para que se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario, Fiscal y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 95 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Numeral 1 del art. 35 de la Ley 734 de 2002 y art 50 Ley 789 de 2002; art 6 de la Ley 610 de 2000 PRESUNTO DETRIMENTO FISCAL: $4.100.000 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Walter Manrique Mejía- Supervisor- Disciplinario y Fiscal Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a las inconsistencias que presenten los contratos No 74 del 10 de Febrero del 2011, No 276 del 29 de Junio del 2011 y No 335 del 7 de Diciembre del 2011, en cuanto a la falta de aportes a la seguridad social, a las fallas en el acta de liquidación final, en el valor presupuestado y el valor del objeto, en los presuntos sobrecostos y demás, informo que desconozco el manejo que se le dio durante la etapa precontractual y contractual, toda vez que se realizaron y ejecutaron durante la Gerencia anterior. El ingeniero JESUS ALBERTO RODRIGUEZ M director de operaciones, informó desconocimiento del manejo dado a los contratos en mención en su liquidación, lo mismo que en los sobrecostos , lo mismo que la falta de aportes a seguridad social, ya que este contrato se realizó durante la dirección anterior. Hallazgos Disciplinario y fiscal: El Ingeniero Walter Manrique Mejia – Ex Supervisor allega a la entidad oficio fechada del 3 de mayo de 2013, dando respuesta al dicho hallazgo anexando (47 folios) en AZ denominada No 4. ORDEN DE SERVICIO No 74 de 2011 : Se anexan los pagos de seguridad y parafiscales social (1folio) realizados por el contratista durante la ejecución del contrato, que por error de archivo se encontraban en otra carpeta. Referente al daño fiscal por cuatro millones de pesos ($4.000.000), nos permitimos aclarar que el saldo a favor de la Piedecuestana ESP., es de catorce millones ciento treinta y ocho mil cuatrocientos pesos ($14.138.400), tal como se expresa en acta de Entrega y Recibo final, tanto en la primera parte de la misma como en el numeral 2 parte inferior dice “ Quedando un saldo a favor de la empresa un valor de CATORCE MILLONES CIENTO TREINTA Y OCHO MIL CUATROCIENTOS PESOS “ acta que sirve de base para el pago respectivo al contratista, así las cosas las cuentas serian: Valor facturado: $9.861.600 Saldo a favor de la Empresa: $14.138.400 Valor total: $24.000.000 Por lo anterior no da lugar a determinar un daño fiscal por $4.000.000, se anexa acta de entrega y recibo final, (2 folios), se presentó un error de trascripción en el acta de liquidación, esta acta solo sirve para romper los lazos contractuales entre el contratista y la empresa. Se anexa acta de entrega y recibo definitivo. (2Folios) ORDEN DE SERVICIO No 276 de 2011: Referente al daño fiscal por doscientos noventa y seis mil doscientos noventa y seis pesos ($296.296), nos permitimos aclarar, que no existe por parte del supervisor del contrato ningún daño fiscal, como podrán observar en el acta de recibo final suscrita por el interventor o supervisor y el contratista Rodolfo Carvajal Castellanos, se observa claramente en la primera parte de acta que el valor a pagar es $3.703.704 (valor de las facturas) y seguidamente en los acuerdos del acta se autoriza un desembolso de tres millones setecientos tres mil setecientos cuatro pesos a pagar en la presente acta y no por cuatro millones de pesos; si por algún motivo se Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 96 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL pagaron cuatro millones de pesos, no es responsabilidad del interventor, el pago de las cuentas de cualquier contrato es responsabilidad del departamento contable de la empresa, el actuar del interventor termina hasta la suscripción del acta de recibo final. Lo mismo ocurre con la erogación del impuesto del IVA, por parte de la empresa es responsabilidad de departamento contable. Se anexa acta de entrega y recibo definitivo. (6 Folios) ORDEN DE SERVICIO No 335 de 2011: Referente a la compra de dos cruceta para el vehículo OSU 022, nos permitimos aclarar, primero si bien es cierto que el objeto de la orden es contratar el servicio y mantemiento y arreglos de los vehículos OSU 02, OSU 001, OSU 000, 0SU 017 y OSU 018 de propiedad de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P, también es cierto que el vehículo identificado con placa OSU O22, es también propiedad de la empresa, para la fecha de la ejecución de esta orden se requirió de urgencia la instalación de dos correas (factura 11837) al vehículo OSU 022, para garantizar la prestación del servicios de barridos mecánico, de esta manera también nos ahorraríamos todo la tramitología que hay que hacer para obtener unos elementos que solo cuestan cientos treinta y cuatro mil quinientos sesenta pesos, por otro lado, aclarar que los elementos adquiridos mediante esta orden para el vehículo de placa OSU 022 , no afecto el objeto de la orden ni en precios ni en plazos, también recordar que la empresa la rige la ley 142 de 1994, el decreto 605 de 1996, modificado parcialmente por el decreto 1713 de 2002 y manual de contracción de la empresa. Referente al sobre costo de cien $100.000 en la compra de una cruceta, nos permitimos aclarar que mediante factura 11846 se compró una cruceta por valor de noventa y siete mil cuatrocientos cuarenta pesos ($97.440), y no por el valor de cientos treinta y dos mil doscientos cuarenta pesos $132.240), como lo expresan en el informe de la auditoria. No hay sobre costo porque revisar propuesta del contratista no se confiere dicho hallazgo, recordando que con esta orden de servicios no se vio afectado el valor ni el plazo estipulado, Referente a los informes de contratista estos se limitación la descripción expresada en las facturas de compra, donde se relación la actividad realizada y el elemento suministrado, el cual es aceptado por el interventor con la suscripción del acta de recibo final, aclarando además que esta es una orden se servicios y no un contrato con formalidades plenas. En ese orden de ideas no se confiere en un hallazgo fiscal ni disciplinario para el interventor, Se anexa facturas Nos 11846 11837 (2folio), informe de interventoría, (29 folios), Acta de liquidación, (3 folios)” CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Respecto al pago de seguridad social el señor Walter Manrique aporta el certificado de aportes del contratista Alirio Barragan Ballesteros, por un Ingreso base de cotización de $536.000 de los meses correspondientes de enero a junio de 2011, sin tener en cuenta que el contrato fue por valor de $24.000.000, es decir su Ingreso Base de Cotización es de $1.600.000 además manifiesta “por error de archivo se encontraban en otra carpeta” pero el certificado viene fechado abril 28 de 2013 (fecha tachada). Este organismo de control acepta, las explicaciones dadas y con el aporte de los documentos respectivos, se desvirtúan el presunto daño fiscal. De igual manera se aporta el acta de liquidación final del Contrato 335, pero ésta se encuentra sin firma del Gerente. Así las cosas, se desvirtúa el Hallazgo Disciplinario y Fiscal y se mantiene el Hallazgo administrativo a fin de que se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. HALLAZGOS No. 37 CONTRATO No. 248 DEL 23/06/2011 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 97 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL TIPO DE CONTRATO DE OBRA CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR CONSORCIO UNIVERSAL ZORAYDA ORTIZ GÓMEZ AMPLIACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE ACUEDUCTO DE LA CABECERA MUNICIPAL DEL MUNICIPIO DE UNGUIA 2.279.422.000 FUENT E DEL RECURS O COFINA NCIACIÓ N PLAZO SEIS MESES ANTICIPO 50% DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: En el presente contrato de obra, no se evidencia el Plan de Inversión del Anticipo y su respectiva aprobación, como se estipuló en la minuta contractual. Por otra parte, ante el incumplimiento de la firma contratista, en el mes de junio de la presente anualidad, el Gerente de la PIEDECUESTANA ESP, le solicitó al Interventor del contrato Ing. Sergio Andrade Rondon, informar por qué suscribió acta de recibo final de la obra, a pesar de que la obra no ha entrado en funcionamiento para lo cual fue construida y por lo cual se han generado reclamos por parte de los beneficiarios y residentes del Municipio de Unguia- Chocó. Es así que el 1 de agosto de 2012, se realiza reunión con los actores del proceso contractual y se definen entre otros acuerdos el siguiente: “estudiar de común acuerdo entre las partes la viabilidad jurídica de solicitar a la Procuraduría General de la Nación como mecanismo conciliador para liquidar de mutuo acuerdo, debido a que se encuentran diferencias entre lo que demanda la comunidad y lo contratado de acuerdo a la parte técnica. A la fecha no se evidencia si se llegó al acuerdo correspondiente. Para el equipo auditor, con lo expuesto denota una falta clara de planeación, y en materia contractual las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, lo cual constituye una falta disciplinaria, al igual por no ejercerse un debido control y seguimiento del mismo, por parte del Interventor y Supervisor del Contrato de obra y Hallazgo administrativo a fin de que se corrijan y evite este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 de la Ley 734 de 2002 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Carlos Fernando Landazábal- ExGerente PIEDECUESTANA ESPDisciplinario Dr. Sergio Andrade Rondón- Interventor- Disciplinario Dra. Zorayda Ortiz Gómez- Supervisora- Disciplinario Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 98 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a las inconsistencias que presenta el contrato No 248 del 23 de Junio del 2011, en cuanto a la falta del Plan de inversión del anticipo, el incumplimiento del contratista y sin las aclaraciones del interventor sobre el acta de recibo final de la obra, además respecto de la posible liquidación por mutuo acuerdo, entre otras, informo que desconozco el manejo que se le dio durante la etapa precontractual y contractual, toda vez que se realizó y ejecutó durante la Gerencia anterior. El Arquitecto Raul Duran informa que durante la presente, se han agotado sendos requerimientos tanto al contratista como al interventor para que solucionen las diferencias que se generaron en dicho contrato. De igual manera con el Municipio de Unguia se han efectuado acercamientos para poder proceder a la entrega definitiva y liquidación de las obras objeto del Convenio interadministrativo a pesar de haber sido recibidas por parte de la Empresa. Por otra parte con respecto a la falta del principio de Planeación se reitera que la Empresa actúa en el Convenio interadministrativo con el Municipio de Unguia como entidad ejecutora en la ejecución física de la obra y no como entidad Gestora sobre la cual recae la responsabilidad de la correcta planeación en la elaboración de estudios previos completos que soportaran la correcta ejecución de las obras con las condiciones técnicas apropiadas y sobre la cual fueron aprobados los recursos para su ejecución, por lo tanto la Empresa se sujetó a estas actuaciones que presume de buena fe que la entidad gestora habría surtido, La Empresa entonces basada en la coordinación de las actuaciones de las entidades que se deriva del convenio interadministrativo y que implica el aunar esfuerzos que le permiten a cada una de ellas cumplir con su misión u objetivos, aporto toda su capacidad técnica y de experiencia para la ejecución física de la obra aplicando lo establecido en el manual de Contratación Interno en procesos de selección que permiten la ejecución física de lo convenido, hecho que se surtió en la anterior administración y sobre la cual los hallazgos identificados son de su competencia por lo que se considera que el tipo de hallazgo de tipo administrativo y evidenciado en este convenio no se debe aplicar a la presente administración puesto que se ejecutó en su totalidad por la anterior administración. Hallazgo Disciplinario: Al respecto la Interventor SERGIO ANDRADE RONDON – del Contrato allega a la entidad oficio fechado del 22 de abril de 2013 con 227 folios dando respuesta al hallazgo disciplinario al que se le vincula, en la AZ denominada No 2. Igualmente la Ingeniera ZORAIDA ORTIZ GOMEZ Ex - Supervisora del Contrato allega a la entidad oficio fechada del 2 de mayo de 2013 y oficio fechado del 29 de abril, en el cual informa que una vez revisado el archivo del contratista encontró la existencia del Plan de Inversiones aprobado por la interventoría. (Anexo 6 folios). En la AZ denominada No 1. Por parte del Doctor CARLOS FERNANDO LANDAZABAL – Exgerente no presento ante la entidad ninguna respuesta al respecto”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Respecto del Plan de Inversión del Anticipo, el cual no reposaba en el expediente contractual, éste se aporta por la supervisora y de igual manera manifiesta “todo el asunto se centra en un problema técnico, la Contraloría de Choco inició investigación por el mismo hallazgo, dando traslado a la Procuraduría Departamental del Chocó, quien lo remitió a la Procuraduría Provincial de Apartadó”; así las cosas el Hallazgo se mantiene y la Contraloría General de Santander dará traslado al Ministerio Público a fin de que se realicen las averiguaciones correspondientes y se tomen las determinaciones a que haya a lugar. HALLAZGOS No. 38 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 99 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL CONTRATO No. 088 DEL 25/02/2011 TIPO DE CONTRATO DE SUMINISTRO CONTRATISTA SUPERVISOR ALFONSO TARAZONA MORENO CARLOS ALIRIO QUINTERO LESMES OBJETO CONTRATAR SUMINISTRO FACTURAS FORMATOS IMPRESIÓN Y VALOR EL DE DE SIN 92.000.932 FUENT E DEL RECURS O PROPIOS PLAZO DIEZ MESES ANTICIPO 0 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: De acuerdo a los pliegos de condiciones del presente proceso contractual, en el numeral 12.1 se estableció que la oferta será rechazada cuando “no se suscriba la carta de presentación (anexo 1) de la oferta por la persona natural oferente o por el representante legal de la sociedad”, el oferente ganador primero no presenta propuesta sino que presenta es Cotización, además de ello es expedida por la Ing. Adriana Mantilla Gómez, la Gerente Administrativa y no el Representante Legal, a pesar de ello es declarado admisible y posteriormente ganador. Por otra parte, no se evidencia en las actas parciales de pago lo referente a los aportes al sistema de seguridad social, como lo establece el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que señala “La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones…” De igual manera no se evidencia, informes del supervisor sobre la correcta ejecución del contrato, acta de recibo final y acta de liquidación, a pesar de que su plazo se encuentra vencido. Así las cosas, para el equipo auditor se tipifica un hallazgo disciplinario por declararse habilitado un proponente que no cumplía con los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones y por no ejercer un control y seguimiento a la ejecución del contrato y Hallazgo administrativo a fin de que se eviten este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 de la Ley 734 de 2002; art. 50 de la Ley 789 de 2002 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Carlos Fernando Landazábal- ExGerente PIEDECUESTANA ESPDisciplinario Dr. Carlos Alirio Quintero Lesmes- Supervisor- Disciplinario Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 100 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a las inconsistencias que presenta el contrato No 38 del 25 de Febrero del 2011, en cuanto a la oferta del servicio, a la falta de aportes a la seguridad social, a la ausencia de informe del interventor sobre la ejecución del contrato y demás, informo que desconozco el manejo que se le dio durante la etapa precontractual y contractual, toda vez que se realizó y ejecutó durante la Gerencia anterior. El Doctor MEDARDO FABER MEJIA, añade que la empresa en los procesos de contratación realiza una revisión minuciosa del cumplimiento a cabalidad de documentos soportes de los oferentes al igual que los documentos e informes requeridos una vez sea adjudicado sean acordes con las obligaciones del manual de contratación, Hallazgo Disciplinario: Por parte del Doctor CARLOS FERNANDO LANDAZABAL – Exgerente no presento ante la entidad ninguna contradicción al respecto. El Doctor CARLOS QUINTERO LESMES – Supervisor, allega comunicación fechada del 2 de mayo de 2013, en el cual da respuesta anexando (24 folios). En la AZ denominada No 3”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: El Supervisor del presente contrato aporta el poder correspondiente para participar en el presente proceso contractual, planillas de aportes por seguridad social y actas de pago parciales; documentos éstos que no se encontraban en el expediente contractual, como ya se había enunciado, por lo cual el Hallazgo Disciplinario se desvirtúa. No obstante se mantiene el hallazgo administrativo toda vez que no se aporto el acta de liquidación, por lo cual a través de un Plan de Mejoramiento se debe corregir y evitar este tipo de actuaciones. HALLAZGOS No. 39 CONTRATO No. 0207 DEL 17/05/2011 TIPO DE CONTRATO CONTRATISTA SUPERVISOR DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS BEYER RICARDO GARCIA NIETO WALTER MANRIQUE MEJIA OBJETO CONTRATAR EL ALQUILER DE VOLQUETA PARA QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE TRANSPORTE VALOR 25.200.000 FUENT E DEL RECURS O PROPIOS PLAZO DOS MESES ANTICIPO 0 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: La presente contratación se realiza como una Orden de Prestación de servicios, como lo establece el artículo décimo cuarto del manual de Contratación de la PIEDECUESTANA ESP, que señala “cuando la cuantía del servicio no supere a 50 SMLV se elaborará la respectiva orden dirigida al oferente idóneo y su perfeccionamiento se dará con la firma de aceptación de la misma”, por lo cual se Ordena la presente contratación a nombre del señor BEYER RICARDO GARCIA NIETO, sin tener en cuenta que el mencionado contratista es un Servidor Público al servicio del Municipio de Piedecuesta, de conformidad con la Planilla de Autoliquidación de aportes a la seguridad social, de la Alcaldía Municipal de Piedecuesta, en la cual se le relaciona como funcionario público y a pesar de ello se suscribe el Contrato de Servicios. El artículo 127 de la Constitución Política prohíbe a los servidores del Estado celebrar cualquier tipo de contrato con la Administración Pública ya sea para su propio beneficio o por cuenta de terceros. Es por ello que en el expediente contractual no se demostró la obligación que tienen las entidades públicas contratantes de verificar que sus contratistas hagan los aportes al sistema de Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 101 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL seguridad social, como lo establece el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que señala “La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones…” De igual manera, no se evidencian informes del contratista e informes del supervisor. En este orden de ideas, nos encontramos frente a un Hallazgo Disciplinario por el representante legal, toda vez que al suscribir el contrato no tuvo en cuenta que el contratista estaba inhabilitado y de igual manera para el supervisor por no cumplir con sus deberes y Hallazgo Administrativo a fin de que se eviten este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 de la Ley 734 de 2002, art. 127 CN, art. 50 de la Ley 789 de 2002 PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Carlos Fernando Landazábal- ExGerente PIEDECUESTANA ESPDisciplinario Dr. Walter Manrique Mejía- Supervisor- Disciplinario Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a las inconsistencias que presenta el contrato No 39 del 17 de Mayo del 2011, en cuanto al otorgamiento siendo el contratista un servidor público del municipio, así mismo frente al pago de aportes a la seguridad social y a la ausencia de informe del interventor sobre la ejecución del contrato, informo que desconozco el manejo que se le dio durante la etapa precontractual y contractual, toda vez que se realizó y ejecutó durante la Gerencia anterior. El ing. JESUS ALBERTO RODRIGUEZ M director de operaciones, informó desconocimiento del manejo dado al contrato con el contratista que era un servidor publico, lo mismo que la ausencia de informes, ya que este contrato se realizó durante la dirección anterior. Hallazgo Disciplinario: Por parte del Doctor CARLOS FERNANDO LANDAZABAL – Exgerente no presento ante la entidad ninguna respuesta al respecto. El Ingeniero Walter Manrique Mejía – Ex Supervisor allega a la entidad oficio fechada del 3 de mayo de 2013, dando respuesta al dicho hallazgo anexando (16 folios) en AZ denominada No 4. ORDEN DE SERVICIO No 207 de 2011. Referente a la inhabilidad del señor BEYER RICARDO GARCIA NIETO, nos permitimos, manifestarle que es el gerente de la empresa es quien realiza las invitación y escogencia de los oferentes para llevar a cabo la celebración de un contrato, por otro lado, corresponde al gerente de la empresa conjuntamente con su asesor jurídico revisar y verificar que los contratistas no se encuentran inhabilitados para ejercer una función pública. Referente al pago de seguridad social y parafiscales, nos permitimos manifestarle que en el expediente contractual de la orden de servicio No 207 de 2001 se encuentra el pago de seguridad social y parafiscales del mes de julio de 2011 del señor Beyer Ricardo García, faltando en el expediente el recibo del pago de seguridad social del mes de junio del 2001, documento que debe existir en los archivos de la Piedecuestana porque cuando se produjo el pago del acta parcial No 1 (26 de junio de Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 102 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 2011) este documento era requisito indispensable para el pago respectivo, Se anexa el informe final del contratista y supervisor de las actividades desarrolladas durante la ejecución de la orden de servicios No 207 de 2011 (14 folios). Por lo anterior no da lugar a un hallazgo de tipo disciplinario para el supervisor o interventor” CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: El Supervisor del presente contrato manifiesta “es el gerente de la empresa es quien realiza las invitación y escogencia de los oferentes para llevar a cabo la celebración de un contrato, por otro lado, corresponde al gerente de la empresa conjuntamente con su asesor jurídico revisar y verificar que los contratistas no se encuentran inhabilitados para ejercer una función pública” pero el Gerente no se pronuncia al respecto. Los argumentos dados por el Supervisor sobre el pago de seguridad social, no son de recibo por este organismo de control, toda vez que en el expediente contractual como ya se dijo no se evidencian estos pagos y tampoco se aportan por él. Se aporta el Informe Final suscrito por el Supervisor. Al respecto, el Hallazgo Disciplinario y administrativo se mantienen, para lo cual se darán los traslados correspondientes para lo de su competencia. HALLAZGOS No. 40 CONTRATO No. 017 DEL 15/04/2011, 013 del 7/01/2011 Y 297 del 13/09/2011 TIPO DE CONTRATO CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS JARLUW LTDA CARLOS A. QUINTERO LESMES CONTRATAR LA PRESTACION DE SERVICIOS DE TOMA DE LECTURA 25.000.000 FUENT E DEL RECURS O PROPIOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS JARLUW LTDA CARLOS A. QUINTERO LESMES 25.000.000 DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS JARLUW LTDA CARLOS A. QUINTERO LESMES CONTRATAR LA PRESTACION DE SERVICIOS CUYO OBJETO ES CONTRATAR EL SERVICIO DE TOMA DE LECTURAS CONTRATAR LA PRESTACION DE SERVICIOS DE TOMA DE LECTURA 35.977.788 PLAZO ANTICIPO DOS MESES 50% PROPIOS DOS MESES 50% PROPIOS TRES MESES 50% DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: De conformidad con el Manual de Contratación, en el capítulo IV denominado garantías, establece que en la garantía de Cumplimiento, se debe constituir por un valor equivalente al 30% del valor del mismo; en la garantía de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, por un valor equivalente al 20% del valor del contrato y en el amparo de Responsabilidad civil extracontractual por un valor equivalente al 30% del valor del contrato. En los dos primeros contratos aquí relacionados, el contratista constituyó póliza por el 20% en cumplimiento, 10% en el amparo de salarios y el 20% en el amparo de responsabilidad civil y las mismas fueron aprobadas así, sin que se percataran que las mismas estaban en contradicción con el Manual de Contratación. Por otra parte, en los expedientes no se evidenció informe de actividades del contratista, ni informes del supervisor sobre su ejecución y en los contratos 017 y Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 103 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 013 no se evidenció las actas de recibo y actas de liquidación, a pesar de que el plazo se encuentra vencidos. De igual manera, en lo referente a la seguridad social no se allega lo correspondiente, contraviniendo lo estipulado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que señala “Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato…” Por otra parte, en el tercer contrato acá relacionado, la propuesta no fue suscrita por el oferente y de acuerdo a los pliegos de condiciones se establecía como causal de eliminación de la propuesta “cuando la propuesta no fuere presentada debidamente firmada por el proponente”, sin embargo fue declarado ganador. En este orden de ideas, nos encontramos frente a un Hallazgo Disciplinario para el representante legal y el supervisor por no cumplir con sus deberes y Hallazgo Administrativo a fin de que se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 de la Ley 734 de 2002, art. 50 de la Ley 789 de 2002, Acuerdo 002 de 2010 (Manual de contratación) PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Carlos Fernando Landazábal Camargo_ ExGerente- Disciplinario Dr. Carlos Alirio Quintero Lesmes- Supervisor- Disciplinario Dr. Cesar Toloza Núñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo: El Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a las inconsistencias que presenten los contratos No 017 del 15 de Abril del 2011, No 013 del 7 de Enero del 2011 y No 297 del 13 de Septiembre del 2011, en cuanto a las garantías, al informe de actividades, a la falta de aportes a la seguridad social y a la suscripción de la oferta, informo que desconozco el manejo que se le dio durante la etapa precontractual y contractual, toda vez que se realizaron y ejecutaron durante la Gerencia anterior. El doctor MEDARDO FABER MEJIA, aclara que en referencia a este hallazgo, la Empresa verifica el cumplimiento por parte del contratista de las obligaciones contractuales y extracontractuales según las normas y procedimientos establecidos por la Institución, las cuales se rigen por las normas y leyes vigentes. Hallazgo Disciplinario: Por parte del Doctor CARLOS FERNANDO LANDAZABAL – Ex gerente no presento ante la entidad ninguna respuesta al respecto. El Doctor CARLOS QUINTERO LESMES – Ex Supervisor, allega comunicación fechada del 2 de mayo de 2013, en el cual da respuesta anexando (28 folios). En la AZ denominada No 3”. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 104 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: Respecto al primer punto del presente hallazgo, no hay pronunciamiento del presunto responsable. El Supervisor señala “las mismas no eran, ni son revisadas, ni aceptadas, ni visadas por el director administrativo financiero y comercial”. En cuanto al segundo ítem, el supervisor señala “las actas de supervisión son el único documento con el cual se cancelaban las cuentas, de no haber existido, nunca hubiera sido posible pagar” afirmación ésta que no concuerda con el expediente contractual, toda vez que las actas no se evidenciaron. Respecto a la seguridad social, el supervisor aporta las certificaciones correspondientes, por lo cual lo referente a este ítem queda desvirtuado. Sobre el último ítem, no hay pronunciamiento del Gerente y el Supervisor señala en su escrito “esta se suscribe en la etapa precontractual la cual no es responsabilidad del Dr. Carlos Quintero y por tanto no se le puede indilgar responsabilidad por su cumplimiento” es importante dejarle nuevamente claro a Carlos Quintero Lesmes, que la Contraloría General de Santander se pronunció sobre unas presuntas falencias a su cargo en calidad de SUPERVISOR y no de Director Administrativo, financiero y comercial. Así las cosas, el Hallazgo se mantiene y se dará traslado al Ministerio Público para lo de su competencia. HALLAZGOS No. 41 CONTRATOS VARIOS NUMER ACIÓN TIPO DE CONTRATO No. DEL CONTR ATO 1290 FECHA DEL CONTR ATO JUNIO 29 DE 2011 CONTRAT ISTA SUPERVIS OR 1. CONVENIO INTERADMINI STRATIVO PIEDECUES TANA ESP CARLOS ARIEL GELVEZ SANTOS 2. CONVENIO INTERADMINI STRATIVO 1282 JUNIO 29 DE 2011 PIEDECUES TANA ESP CARLOS ARIEL GELVEZ SANTOS 3. DE OBRA 241 JUNIO 16 DE 2011 AGOSTO 22 DE 2011 CONSORCI O MOGOTES CONSORCI O AMR JOSE ALBERTO ARIAS WALTER MANRIQUE MEJIA 4. DE OBRA 293 5. DE INTERVENTO RIA 291 AGOSTO 16 DE 2011 PROCUIMA WALTER MANRIQUE MEJIA 6. DE INTERVENTO RIA 161 ABRIL 12 DE 2011 CONSORCI O INTERVENT ORIA PTAR WALTER MANRIQUE MEJIA 7. ACEPTACION DE OFERTA 38 NOVIEM BRE 4 DE 2011 SOFWARE EMPRESARI AL CARLOS A. QUINTERO LESMES 8. DE OBRA 098 MARZO 14 DE 2011 CONSORCI O PTAR CARLOS JULIO HERRERAINTERVENT OR OBJETO CONSTRUCCION SISTEMA DE CONDUCCION DE AGUA POTABLE MACRO PROYECTO PIENTA CONSTRUCCION REDES DE DISTRIBUCION Y TANQUES DE ALMACENAMIENTO ACUEDUCTO DE LAS VER CONSTRUCCIÓN ALCANTARILLADO PLUVIAL CONSTRUCCIÓN REDES DE DISTRIBUCIÓN Y TANQUES DE ALMACENAMIENTO ACUEDUCTO DE LAS VEREDAS COLINAS INTERVENTORIA DE LA CONSTRUCCIÓN REDES DE DISTRIBUCIÓN Y TANQUES DE ALMACENAMIENT INTERVENTORIA TECNICA DE LA CONSTRUCCION DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES EL SANTUARIO CONTRATAR LA REINSTALACION DE EMERGENCIA DEL SISTEMA ARCOSIS CONSTRUCCION DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO PLUVIAL DISTRITO BARROBLANCO VALOR 1.950.560.128 FUENT E DEL RECURS O COFINA NCIACIO N PLAZO ANTI CIPO 5 MESES 50% 2.289.821.125 COFINA NCIACIO N 5 MESES 50% 692.521.233 COFINA NCIACIO N COFINA NCIACIO N 6 MESES 50% 4 MESES 50% 149.801.382 COFINA NCIACIO N 4 MESES 50% 751.216.731 REGALIA S 10 MESES 30% 10.000.000 PROPIOS INMEDIA TO 0 12.523.865.718 REGALIA S 10 MESES 30% 2.139.847.550 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 105 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL MAYO 24 DE 2011 9. DE OBRA CONSORCI 2 O 2 S6C IN GENIERIA 1 6 INGENIERI A Y SERVICIOS S.A E.S.P PAVIACOM E.U ZORAYDA ORTIZ GÓMEZ 10. DE OBRA 170 ABRIL 15 DE 2011 11. DE OBRA 240 SEPTIEM BRE 21 DE 2011 12. DE OBRA 157 ABRIL 7 DE 2011 R.PICO INGENIERO S SAS SIGMA ERNESTO PINTO AFANADOR ZORAYDA ORTIZ GÓMEZ 13. DE OBRA 108 MARZO 17 DE 2011 14. SUMINISTRO 41 ENERO 21 DE 2011 ABRIL 12 DE 2011 JAIRO PINZON RUIZ ALBERTO ALARCON FRENCH WALTER MANRIQUE MEJIA WALTER MANRIQUE MEJIA 15. PRESTACION DE SERVICIOS 162 16. PRESTACION DE SERVICIOS 107 MARZO 17 DE 2011 ELENA CASTILLO DUARTE WALTER MANRIQUE MEJIA 17. SUMINISTRO 184 ABRIL 18 DE 2011 MARIA EUGENIA ROJAS GOMEZ WALTER MANRIQUE MEJIA 18. PRESTACION DE SERVICIOS 276 Junio 29 DE 2011 ELENA CASTILLO DUARTE WALTER MANRIQUE MEJIA 19. PRESTACIÓN DE SERVICIOS 257 JUNIO 24 DE 2011 WALTER MANRIQUE MEJIA 20. COMPRA VENTA 023 ENERO 17 DE 2011 OMAR RODOLFO PICO QUINTERO KARYETT COMPUTER 21. PRESTACIÓN DE SERVICIOS 032 ENERO 20 DE 2011 SEGUROS SURAMERI CANA SA ZORAYDA ORTIZ GÓMEZ ZORAYDA ORTIZ GÓMEZ CARLOS ALIRIO QUINTERO LESMES ABELARDO SARMIENT O OPTIMIZACION SISTEMA DE ACUEDUCTO EN EL SECTOR CENTRO DEL CASCO URBANO CONSTRUCCION DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO PLUVIAL AMPLIACIÓN DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO SANITARIO CONSTRUCCION ACUEDUCTO VEREDA LLANO GRANDE CONSTRUCCIÓN ALCANTARILLADO PLUVIAL BARRIO LOS CISNES CONTRATAR EL SUMINISTRTO DE 80 REJILLAS CONTRATAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE AUTOMOTOR MANTENIMIENTO Y SUMINISTRO DE REPUESTOS PARA MOTOCICLETAS CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS MENORES MANTENIMIENTO Y SUMINISTRO DE REPUESTOS PARA MOTOCICLETAS CONTRATAR EL ALQUILER DE MINICARGADOR 1.455.439.868 COFINA NCIACIO N 214 DIAS 40% 1.902.892.420 COFINA NCIACIO N DIEZ MESES 40% 1.669.760.350 COFINA NCIACIO N DIEZ MESES 40% 685.636.031 COFINA NCIACIÓ N COFINA NCIACIÓ N SEIS MESES 50% CINCO MESES 40% 26.500.000 PROPIOS TREINTA DIAS 0 26.000.000 PROPIOS TREINTA DIAS 50% 7.000.000 PROPIOS TRES MESES 0 26.000.000 PROPIOS TRES MESES 0 4.000.000 PROPIOS OCHO DIAS 0 26.500.000 PROPIOS TRES MESES 50% CONTRATAR LA COMPRA DE ACCESORIOS PARA LOS EQUIPOS DE COMPUTO CONTRATAR LA ADQUISICION DE POLIZAS REQUERIDAS PARA EL CONVENIO IN 24.225.000 PROPIOS QUINCE DIAS 0 96.998.180 Propios UN DIA 0 1.534.381.638 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: El equipo auditor, realizó un análisis de cada uno de los contratos relacionados, en los cuales se puedo evidenciar las falencias de supervisión en la ejecución de cada uno de los siguientes contratos, así: Los Contratos en listados con 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8 y 11, se encuentran suspendidos, por lo cual se exhorta a la PIEDECUESTANA ESP, para que tome las medidas correspondientes a fin de dar cumplimiento a los objetos contractuales. Los contratos de obra en listados con los número 3 y 8, se requiere de un concepto técnico sobre su ejecución, por lo cual se solicitó a la Ingeniera Paola Andrea Rodríguez Rincón, funcionaria de este de control fiscal, que realizara una visita técnica especial, a fin de analizar los precios unitarios ejecutados y determinar el estado de avance de ejecución del mismo, toda vez que en el expediente contractual no se evidencian documentos que lo establezcan. El dictamen técnico expedido por esta profesional será remitido a la PIEDECUESTANA ESP de manera posterior a este informe preliminar, para su conocimiento y fines pertinentes. De igual manera en el expediente del contrato 8, no se evidencia la publicación en la página WEB y la correspondiente autorización de la Junta Directiva para suscribir el contrato. Sobre el contrato en listado número 8 la Contraloría General de Santander emitió control de advertencia. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 106 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL En los siguientes contratos: 7, 14, 16, 17, 18, 19, 20 y 21 no se evidencian los pagos correspondientes a seguridad social y parafiscales, contraviniendo el art. 50 de la Ley 789 de 2002, que señala “Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato” En el contrato 9 (Contrato No. 216), la propuesta ganadora debía presentar los análisis de precios unitarios y éstos no se evidencian en el expediente. En los contratos 10, 11 y 12, no se evidencia el Plan de Inversión del Anticipo y su correspondiente aprobación por parte del supervisor del contrato. En los contratos 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20 y 21 no se encuentran en los expedientes los informes del contratista, del supervisor, al igual que las actas de recibo y las actas de liquidación, a pesar que los plazos de los contratos se encuentran vencidos. En el contrato 13, se le exigió al contratista allegara Póliza que garantizara el amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones por el 10% del valor del contrato, lo que trasgrede el Manual de contratación, por cuanto exige que se constituya este amparo por el 20% del valor total del contrato. Así las cosas, para el equipo auditor se tipifica un hallazgo disciplinario por no ejercer un control y seguimiento a la ejecución de cada uno de los contratos y Hallazgo administrativo a fin de que se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario y Administrativo PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 de la Ley 734 de 2002; art. 50 de la Ley 789 de 2002 PRESUNTOS RESPONSABLES: Drs. Carlos Ariel Gelvez Santos, Carlos Alirio Quintero Lesmes, José Alberto Arias, Walter Manrique Mejía, Zoraida Ortiz Gómez, Carlos Julio Herrera, Ernesto Pinto Afanador, Abelardo Sarmiento- SupervisoresDisciplinario Dr. Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Hallazgo Administrativo:El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a los defectos que presenten los contratos referidos en el hallazgo, en cuanto al sistema de supervisión, a la publicación, a la falta de aportes a la seguridad social, al cumplimiento de las garantías y demás, informo que desconozco el manejo que se le dio durante la etapa precontractual y contractual, toda vez que se realizaron y ejecutaron durante la Gerencia anterior. Asi mismo el Doctor MEDARDO FABER MEJIA, informa que en relación con el presente hallazgo, se ha venido realizando capacitaciones al personal del buen manejo de los contratos, los requisitos que deben cumplir todos los contratistas, contractual y Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 107 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL extracontractualmente, la entrega de los documentos soportes sean acordes con lo establecido en el manual de contratación, tanto en la etapa electiva, de adjudicación, desarrollo y finalización de los contratos. Igualmente el Arquitecto RAUL DURAN SANCHEZ, añade que con respecto al listado de contratos y su estado se informa lo siguiente: Convenios y Contratos que se relacionan como suspendidos 1, 2,3, 4, 5, 6, 8, y 11 - No.1 Convenio interadministrativo No. 1290 con la Gobernación de Santander se encuentra terminado y liquidado. - No.2 Convenio Interadministrativo No. 1282 con la Gobernación de Santander, se encuentra suspendido por la gestión de recursos adicionales que permitan ampliar el sistema y beneficiar a más usuarios, recursos que ya se encuentran aprobados por parte de la Gobernación de Santander y se encuentra en trámite. - No.3 Contrato de obra No.24, este hace parte del Convenio Interadministrativo con el Municipio de Mogotes, se encuentra terminado y se encuentra en proceso de liquidación. - No. 4 Contrato de obra No.293 con el Consorcio AMR, este contrato hace parte del numeral 2 - Convenio Interadministrativo No. 1282 con la Gobernación de Santander. Se encuentra suspendido por la gestión de recursos adicionales que permitan ampliar el sistema y beneficiar a más usuarios, recursos que ya se encuentran aprobados por parte de la Gobernación de Santander y se encuentra en trámite. - No. 5 Contrato de Interventoría No.291 con la firma Procuima. este contrato hace parte del numeral 2 - Convenio Interadministrativo No. 1282 con la Gobernación de Santander. Se encuentra suspendido por la gestión de recursos adicionales que permitan ampliar el sistema y beneficiar a más usuarios, recursos que ya se encuentran aprobados por parte de la Gobernación de Santander y se encuentra en trámite. - No. 6 Contrato de Interventoría No.161 suscrito con el Consorcio Interventoría PTAR Piedecuesta para la Construcción de la Planta de Tratamiento PTAR el Santuario fase 1 etapa 3, este hace parte del Contrato Interadministrativo No.1600 con la Gobernación de Santander y Fondo Nacional de regalías. Se encuentra suspendido por reformulación y ajuste del proyecto ante el DNP. - No. 8 Contrato de Obra No. 098, suscrito con el Consorcio PTAR Piedecuesta para la Construcción de la Planta de Tratamiento PTAR el Santuario fase 1 etapa 3, este hace parte del Contrato Interadministrativo No.1600 con la Gobernación de Santander y Fondo Nacional de regalías. Se encuentra suspendido por reformulación y ajuste del proyecto ante el DNP. - No. 11 Contrato de Obra No. 240, suscrito con Paviacom E.U. Para la ampliación del sistema de alcantarillado sanitario sector Nor-occidental fase 1 del Municipio de Piedecuesta. Este contrato hace parte del Convenio 492 con el Departamento de Santander, se encuentra terminado y en proceso de liquidación. Por lo anterior se considera que el hallazgo de tipo administrativo para la actual administración no es procedente toda vez que los contratos relacionados en su mayoría ya se encuentran terminados. El ing. JESUS ALBERTO RODRIGUEZ M director de operaciones, informó desconocimiento del manejo dado a los contratos mencionados, como a la falta de aportes a los empleados , debido a que este contrato se realizó durante la dirección y vigencia anterior. La actualidad se cumple con el manual de funciones de acuerdo a la cuantía del bien servicio o suministro. Hallazgo disciplinario: Asi mismo se allegaron respuesta por parte de los presuntos implicados en el tema disciplinario asi: El Ingeniero JOSE ALBERTO ARIAS, allega comunicación fechada del 29 de abril del presente año, en el cual informa que el contrato 241 de 2011, se encuentra terminado y esta en proceso de liquidación, por lo cual anexa acta de recibo final. (4 folios). En la AZ denominada No 2. El Ingeniero ABERLARDO SARMIENTO VALERO, allega comunicación fechada del 29 de abril de 2013, en el cual manifestó que dentro del archivo personal, reposa certificación del pago de seguridad social y parafiscales del revisor fiscal de Seguros Generales Suramericana S.A. del contrato No 032. (2 folios). En la AZ denominada No 2. El Doctor CARLOS QUINTERO LESMES – Supervisor, allega comunicación fechada del 2 de mayo de 2013, en el cual da respuesta anexando (3 folios). En la AZ denominada No 3. El Ingeniero Walter Manrique Mejia – Ex Supervisor allega a la entidad oficio fechada del 3 de mayo de 2013, Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 108 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL dando respuesta al dicho hallazgo anexando (145 folios) en az denominada No 4. La ingeniera ZORAIDA ORTIZ GOMEZ – Ex Supervisora allega oficio fechada del 29 de abril de 2013, dando respuesta a los hallazgo de los contratos No 216-170-208 (39 folios). En la AZ denominada No 1. Los Ingenieros ERNESTO PINTO AFNADOR – Ex Supervisor, CARLOS ARIEL GELVES SANTOS – Supervisor, CARLOS JULIO HERRERA no allega contradicción al respecto. En la AZ denominada No 2. CONTRATOS VARIOS: Orden de servicios No 41 DE 2011, se anexa los recibos de pago de seguridad social y parafiscal de Industrial de Accesorios Ltda del mes de enero de 2011, (11 folios), el informe de la interventoría y contratista, (7 folios), el cual está referido a la factura de compra, ya que el objeto del contrato es un suministro de 80 rejillas. Se anexa copia del acta de liquidación del Orden de Servicio No 41 de 2011. (3 folios) Orden de servicios No 162 DE 2011, se anexa los recibos de pago de seguridad social y parafiscal de Campesa S.A de los meses de mayo y junio de 2011, (2 folios), el informe del contratista (14 folios), el cual está referido a la facturas de compra, donde se relacionan cada una de las actividades realizadas a los vehículos de propiedad de la Piedecuestana de Servicios Públicos el cual es aprobado por el interventor con la suscripción del acta de recibo final. Se anexa copia de las actas de entrega y recibo definitivo (2 folios) y liquidación de la Orden de Servicio No 162 de 2011. (3folios) Orden de servicios No 107 DE 2011, se anexa los recibos de pago de seguridad social y parafiscal del señora Elena Castillo Duarte, representante legal de ALMACEN Y TALLERES TURISMOTOS de los meses de mayo de 2011, (1 folio) mes en cual se efectúa el acta de entrega y recibo definitivo (25 de mayo 2011), el informe del interventor. (6 folios) Se anexa copia del acta de liquidación de la orden de servicios. (3 folios) Orden de servicios No 184 DE 2011, se anexa los recibos de pago de seguridad social y parafiscal del señora María Eugenia Rojas Gómez, de los meses de mayo, junio, julio de 2011, (4 folios), el informe del contratista e interventor (8 folios) está referido a la factura de compra, ya que el objeto del contrato es un suministro de varios materiales. Se anexa copia de las actas de recibo y entrega final (4 folios) y liquidación del Orden de Servicio. (3 Folios) Orden de servicios No 276 DE 2011, se anexa los recibos de pago de seguridad social y parafiscal del señora Elena Castillo Duarte, representante legal de ALMACEN Y TALLERES TURISMOTOS de los meses de julio de 2011(1 folio), el informe del interventor (8 folios), el cual está referido a la factura de compra, donde se relacionan cada una de las actividades realizadas a las motocicletas de propiedad de la Piedecuestana de Servicios Públicos el cual es aprobado por el interventor con la suscripción del acta de recibo final, Se anexa copia de las actas de entrega y recibo final (2 folios) y liquidación de la orden de servicios. (3 folios) Orden de servicios No 257 DE 2011, se anexa los recibos de pago de seguridad social y parafiscal (37 folios) de la empresa R. PICO INGENIEROS SAS. Cuyo representante legal es el ING. OMAR RODOLFO PICO QUINTERO de los meses de julio, agosto, septiembre y octubre de 2011, informe del contratista. (10 folios) y acta de liquidación (3 folios)” CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Los presuntos responsables aportan los documentos tales como actas, informes, pagos de los aportes por seguridad social y planes de inversión, que no se encontraba en cada uno de los expediente contractuales, por lo cual el Hallazgo referente a éstos ítems quedan desvirtuados. Respecto al contrato No. 108 (número 13 de la lista) no hubo pronunciamiento alguno, por lo cual el Hallazgo Disciplinario queda en firme. Ahora bien, queda en firme el Hallazgo Administrativo por cuanto a los contratos relacionados en los ítems 2, 3, 4, 5, 6, 8 y 11 se encuentran suspendidos o en trámite de liquidación. De igual manera igual manera los contratos 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, y 21 no se encuentra firmada el acta de liquidación. A través del Plan de Mejoramiento se realizará seguimiento y control sobre los mismos. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 109 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 5. CONTROL INTERNO Conforme al artículo 17 de la Ley 42 de 1994, el régimen aplicable a las entidades descentralizadas de cualquier nivel territorial que presten servicios públicos, en todo lo que no disponga directamente la constitución, será el previsto en dicha Ley la cual contempla las competencias en materia de control interno para las empresas de servicios públicos domiciliarios. Por tanto corresponde a cada entidad prestadora de servicios públicos realizar un conjunto de actividades de planeación y ejecución para lograr que sus objetivos se cumplan; definir y diseñar los procedimientos de control Interno, así como la evaluación periódica de su cumplimiento, de acuerdo siempre con las reglas que establezcan las comisiones de regulación, actividad que podrá ser controlada con empresas privadas y organizar la auditoría interna de la empresa, estableciendo sus funciones. El gerente de cada empresa responde por el diseño y aplicación del control interno de la respectiva empresa. La auditoría se basa en la verificación de los registros, en la confrontación de la información reportada en el SIA, en la solicitud e información de las auditorias realizadas, cuya metodología consistió en entrevistas, observación de las actividades y revisión de documentos y registros allegados. Se solicitó información acerca de las auditorías realizadas en la vigencia 2011; para lo cual facilitaron carpeta con el cronograma programado de las auditorias para el 2011, se encontró informe de una auditoria al departamento comercial de fecha 27 de octubre de 2011; donde se plasman inconsistencias encontradas en el proceso; pero no se encuentra ninguna soporte que desvirtué las inconsistencias, como tampoco se encuentra conclusión o finalización de ésta; por tanto las inconsistencias que se plasman en ella; no se encontraron acciones de mejora ni planes de mejoramiento donde se comprometan y se describan las acciones a realizar para mitigar las irregularidades encontradas, además se encontró un informe sobre facturación y descuentos de facturación, pero no el informe de auditoría que refleje el objeto requerido. HALLAZGO No. 42 Por no cumplir con las auditorias programadas, no concluir las auditorías realizadas y no exigir los planes de mejoramiento a las dependencias de la administración auditadas se deja como un HALLAZGO ADMINISTRATIVO; para incluir en plan de mejoramiento. PRESUNTOS RESPONSABLES: BLANCA MARY ARAQUE LATORRE Jefe de Control Interno del 21 de Febrero al 3 de Noviembre de 2011. PRESUNTO RESPONSABLE DE INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO: SILVIA JULIANA SIERRA CASTIBLANCO En la Piedecuestana de Servicios Públicos; por la alta rotación de personal; y por la clase de vinculación a la empresa; no existe la cultura del autocontrol, no existe Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 110 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL sentido de pertenencia con la entidad; ésta es ineficiente, y no se establecen responsabilidades; así mismo no se tiene continuidad de los procesos y estos no pueden estar cambiándose o modificándose cada cuatro años; ya que todo el personal es contratado por cooperativa; tan solo cinco empleados son de planta así: el Gerente, Director Comercial, Director de Operaciones, Director de Planeación y el Almacenista Pagador; y estos dependen del Gerente de turno por tanto no existe la cultura del autocontrol. En la Empresa de Servicios Públicos de Piedecuesta en el año 2011, estuvo como jefe de Control Interno la Dra: BLANCA MARY ARAQUE LATORRE; desde el 21 de Febrero al 3 de Noviembre de 2011, se contrató a través de la cooperativa MUSEICOL; empresa que suministra el personal a la entidad. Lo anterior contraviene lo señalado en el articulo 8 de la Ley 1474 de 2011, lo cual señala: “ Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control, el Presidente de la República designará en las entidades estatales de la rama ejecutiva del orden nacional al Jefe de la Unidad de la oficina de control interno o quien haga sus veces, quien será de libre nombramiento y remoción. Cuando se trate de entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, la designación se hará por la máxima autoridad administrativa de la respectiva entidad territorial. Este funcionario será designado por un período fijo de cuatro años, en la mitad del respectivo período del Alcalde o Gobernador. PARÁGRAFO 1o. Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formación profesional y experiencia mínima de tres (3) años en asuntos del control interno. PARÁGRAFO 2o. El auditor interno, o quien haga sus veces, contará con el personal multidisciplinario que le asigne el jefe del organismo o entidad, de acuerdo con la naturaleza de las funciones del mismo. La selección de dicho personal no implicará necesariamente aumento en la planta de cargos existente”. RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “CONTROL INTERNO MEJORAMIENTO – AUDITORIAS PROGRAMADAS Y PLANES DE El ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a las inconsistencias que presenta el sistema de control interno y las Auditorias efectuadas en el año 2011 especialmente en el Departamento Comercial, efectivamente se encontraron algunas auditorias que se programaron a las cuales no se le evidencian planes de mejoramiento, para la vigencia 2012 a pesar de no contar con un personal que apoye las auditorias según competencia se adelanto y ejecuto el cronograma de auditorias programada, por parte de la asesora de Control Interno y solicitando a cada dependencia los planes de mejoramiento pertinentes”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: De acuerdo a la respuesta dada por el ente auditado se confirma que no se evidencian planes de mejoramiento por tanto se CONVALIDA el HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para hacerle seguimiento a las auditorias programadas por la oficina asesora de Control Interno; el cual debe incluirse en el PLAN DE MEJORAMIENTO, que presente la entidad. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 111 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL HALLAZGO No. 43 Por la violación clara a lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1474 de 2011, se tipifica como una conducta disciplinaria por tanto se deja como un HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO. NORMA VIOLADA: ARTICULO 8 Ley 1474 de 2011, Ley 87 de1993, articulo 34, numeral 1° de la Ley 734 de 2002. PRESUNTO RESPONSABLE: ExGerente Piedcuestana CARLOS FERNANDO LANDAZABAL- EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Se realizó evaluación al SCI de conformidad al Modelo MECI, en las diferentes áreas de la Piedecuestana y con respecto a los subsistemas de Control Estratégico, Control de Gestión y Control de Evaluación para la vigencia de 2011, análisis que arrojó un resultado insatisfactoria, lo cual sitúa al SCI de la Piedecuestana como de alto riesgo, con fundamento en los aspectos que se describen a continuación, encontramos las observaciones más relevantes así: Subsistema de Control Estratégico Ambiente de control Los empleados de la Piedecuestana no identifican los principios y valores institucionales, no reciben inducción para adelantar los diferentes procesos de la empresa y no son capacitados para la ejecución del trabajo. La Alta Dirección no se encuentra comprometida con el desarrollo, funcionamiento y mejoramiento del SCI, con el fortalecimiento administrativo y de la estructura organizacional. Direccionamiento Estratégico En la Oficina de Control Interno, no se da una identificación clara y precisa de la segregación de funciones y responsabilidades para los grupos de trabajo, puesto que no se encuentran especializados de acuerdo a los temas que se tratan en las diferentes áreas, existiendo una estructura plana con una Jefa de Oficina. Administración del riesgo Para el año 2011 no se tuvo un mapa de riesgos en la Entidad, que permita identificar, valorar los riesgos y así determinar las debilidades de la Empresa por dependencias. Se determina que la Piedecuestana no tiene implementadas medidas eficaces dirigidas a los responsables del manejo presupuestal que garantice niveles óptimos y/o adecuados de ejecución en ingresos, gastos e inversión, es decir, no se cuenta con mecanismos que les exija como obligación el cumplimiento de las Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 112 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL metas en las que se han comprometido los centros gestores en la vigencia fiscal, las cuales obedecen a una planificación y programación establecida por estas mismas dependencias, actuación que impacta negativamente la gestión, en términos de eficiencia, eficacia, economía y celeridad; deficiencia que tiene indirectamente el consentimiento de la administración. Información La página de internet de la empresa es de fácil acceso a la comunidad, quienes pueden encontrar entre otros servicios un módulo para presentar quejas y reclamos formuladas por los usuarios del servicio, guía de trámites y servicios, sistema de contratación y registro de proponentes. Se divulga la información sobre el conocimiento de la empresa, contando adicionalmente con una oficina de prensa que es la encargada del suministro de información a los diferentes medios de comunicación. Subsistema de control de evaluación Auto evaluación Se estableció que la oficina de Control Interno no tiene implementado los mecanismos de seguimiento, verificación y evaluación de la gestión, que se evidencia en los controles internos que están inmersos dentro de los mismos procesos y procedimientos que desarrolla y en los sistemas de información aplicados, controles que permiten que las áreas ejecutoras del presupuesto sean informadas y advertidas sobre su gestión, como consecuencia no se obtienen mejoras efectivas y un valor agregado significativo dentro de la gestión en términos de ejecución de los recursos destinados para el cumplimiento de la misión institucional, que por ley le corresponde. Evaluación independiente De acuerdo con la evaluación de la oficina de Control Interno de la Piedecuestana, no se evidencia gestión en los temas tradicionales de auditoría conforme al perfil y al número de profesionales con que cuenta la Entidad, por consiguiente se observa una falencia en temas claves como las auditorías de sistemas de información, ambientales y técnicas. De igual forma, en el área de contratación, se observa debilidad en la efectividad del control interno, por cuanto no se realizan auditorias permanentes y seguimiento a los diferentes procesos que allí se manejan, con lo cual se afecta el mejoramiento de la gestión en esta área. En cuanto a PQR’s, se observan falencias en el nivel de desarrollo y grado de efectividad del control interno, así como la falta de evaluación de procesos, operaciones y resultados que permitan emitir juicios sobre aspectos importantes de la gestión, afectando el mejoramiento en el proceso, área importante en la entidad. Planes de mejoramiento Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 113 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL En las diferentes áreas de la Entidad, se observó que no se desarrollan en forma conjunta las acciones de mejoramiento con las otras oficinas responsables de ejecutar estas acciones de mejora, lo cual se debe desarrollar en equipo en procura de garantizar mejores resultados en el cumplimiento de los objetivos y metas en esta dependencia. RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “CONTROL INTERNO- VIOLACION ARTICULO 8 DE LA LEY 1474 DE 2011 Hallazgo Administrativo Al respecto el Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ y MEDARDO FABER MEJIA Articulo 8 de la Ley 1474 de 2011 Con respecto a la nueva administración, se informa que la entidad adoptó la contratación de una funcionaria para ejercer el Control Interno, mediante orden de prestación de servicios, actividad que ha venido realizando en forma en forma permanente, quedando a la espera de una reforma estatutaria por parte de la Junta directiva, que permita la creación del cargo en los términos de la Ley 1474 del 2011 en su Articulo 8. Hallazgo Disciplinario El Doctor CARLOS FERNANDO LANDAZABAL – Ex Gerente no allega respuesta al respecto”. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: De acuerdo a la réplica del Ingeniero Cesar Toloza Nuñez, se deja como un HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para incluir en plan de mejoramiento y se confirma el HALLAZGO DISCIPLINARIO, por no dar ninguna contradicción al respecto. 6. TASA RETRIBUTIVA La Corporación Autónoma Regional para la Defensa de la Meseta de Bucaramanga CDMB con facturas Números 0000046441 y 0000046453 de fecha 22-11-2010 por valor de $704.888.555 y $72.453.210, para un total de $777.341.465 solicitó a la Piedecuestana la cancelación de este valor por concepto de TASA RETRIBUTIVA POR VERTIMIENTOS, concediéndole un plazo de pago hasta el día 25-01-2011, plazo que se otorgó para el pago, tiempo en el cual no se pagaría intereses de mora. Debido a que transcurrieron cinco meses y cinco días y la PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, no realizó gestiones para cumplir con esta obligación y después de varios requerimientos persuasivos por parte de la C.D.M.B, se llevó a cabo el acuerdo de pago numero 17 de fecha junio 30 de 2011 en virtud de la solicitud verbal efectuada por el señor CARLOS FERNANDO LANDAZABAL CAMARGO, quien actúa como representante legal de PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, se acordó celebrar un Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 114 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL acuerdo de pago por cuanto ya existía un proceso ejecutivo por jurisdicción coactiva por obligación impuesta por el incumplimiento a dicha obligación. Las partes declaran que el monto de la obligación a cargo de la Piedecuestana asciende a la suma de $818.568.948 de los cuales por capital corresponde el valor SETECIENTOS SETENTA Y SIETE MILLONES TRECIENTOS CUARENTA Y UN MIL SETECIENTOS SESENTA Y CINCO PESOS MCTE ($777.341.765) y por interés el valor de CUARENTA Y UN MILLONES DOSCIENTOS VEINTISIETE MIL CIENTO OCHENTA Y TRES PESOS MCTE ($41.227.183), valor que será cancelado en 60 cuotas iguales de $18.208.183 iniciando la primera el día 30 de julio de 2011 y la ultima el día 30 de junio de 2016. Según certificación expedida por La Corporación Autónoma Regional para la Defensa de la Meseta de Bucaramanga CDMB, de fecha 29 de octubre de 2012, la suma adeudada asciente a $41.227.183 por concepto de intereses causados desde la fecha de vencimiento de la factura hasta el día 30 de junio de 2011, fecha en que se celebró el acuerdo de pago. HALLAZGO No 44 Los pagos realizados con ocasión de esto acuerdo de pago han generado intereses que van en detrimento al patrimonio público, por valor de $41.227.183 HALLAZGO: ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO Y FISCAL PRESUNTO DETRIMENTO PATRIMONIAL: $41.227.183 PRESUNTAS NORMAS VIOLADAS: Art. 6 Ley 610 de 2000, art 34 numeral 1 de la Ley 734 e 2002 PRESUNTO RESPONSABLE: CARLOS FERNANDO LANZABAL CAMARGO Ex gerente- Disciplinario y Fiscal Cesar Toloza Nuñez- Gerente Piedecuestana ESP- Administrativo RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Al respecto el Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, con relación a las inconsistencias en el pago de la Tasa Retributiva con la CDMB, informo que desconozco en manejo que le dio la Gerencia anterior. Así mismo, durante el año 2012 y 2013, la entidad tuvo que asumir el pago de las cuotas dejadas de pagar en la administración anterior y las causadas durante dichas anualidades. Con relación al acuerdo de pago de la tasa retributiva suscrito con la CDBM el día 17 de junio de 2011 y los intereses causados, junto con el posible detrimento patrimonial, informo que desconozco en manejo que le dio la Gerencia anterior. Durante la presente administración, como se dijo anteriormente, la entidad tuvo que asumir el pago tanto de las cuotas causadas como las dejadas de pagar en la administración anterior”. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 115 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: La valoración de la réplica presentada por la Administración de la PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P., como también de los soportes probatorios suministrados en desarrollo del trabajo de campo al Equipo Auditor, permiten concluir que hubo negligencia administrativa en el manejo de la Tasa Retributiva por Vertimientos, la cual debe pagarse a la CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL PARA LA DEFENSA DE LA MESETA DE BUCARAMANGA, C.D.M.B., pues además de agotarse los requerimientos persuasivos pertinentes, por parte de esta autoridad ambiental, y pese a la suscripción de un Acuerdo de Pago, no se efectuó el pago por parte de la Empresa de Servicios Públicos. Considerando que la Tasa Retributiva por Vertimientos, debe ser pagada por todos los usuarios que realicen vertimientos puntuales a los cuerpos de agua, y que a su vez la entidad que presta el servicio es la que debe pagar lo correspondiente a la autoridad ambiental, se determina que dentro del acerbo probatorio del hallazgo en cuestión, no obra un medio demostrativo de que la PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P., administró estos recursos de manera eficiente, oportuna y responsable, conforme a la normatividad aplicable en la materia; por el contrario, si se evidencia la gestión antieconómica desplegada, la cual se demuestra en el pago de intereses moratorios, por valor de $41.227.183. Lo expuesto en los párrafos precedentes conduce a dejar en firme la presunta conducta fiscal, en cuantía de $41.227.183, con especial atención al artículo 6 de la Ley 610 de 2000, y la presunta conducta disciplinaria, por contravenir el Decreto 3100 de octubre 31 de 2003, artículo 26, y Decreto 3440 de octubre 21 de 2004, en sus artículos 4 y 6, expedidos por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Rural. Por otra parte, se deja en firme el hallazgo administrativo para inclusión en el Plan de Mejoramiento, con el fin de que se adopten las acciones correctivas necesarias, en procura de evitar la ocurrencia de hechos similares 7. DEUDA PÚBLICA Según los reportes realizados mensualmente en el Formato F-18, Sistema Unificado de la Deuda (SEUD), por el responsable se determino que la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios del municipio de Piedecuesta a diciembre 31 de 2011, tiene una deuda pública que asciende a la suma de $13.812.865.oo millones de pesos según el siguiente cuadro: ENTIDAD Y DESCRIPCIÓN BANCO SUDAMERIS Vr Inicial del Crédito Fecha desembolso 23/11/2007 Plazo del crédito: cinco (5) años Saldo del crédito a 31/12/2011 Tasa del Crédito DTF+3.5 Intermediario FINDETER SALDOS CORTO PLAZO LARGO PLAZO $690.000 $126.500 126.500 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co 0 CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 116 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL tasa compensada. Garantía: Pignoración de los recaudos de Aseo, en 150% del servicio anual de la deuda. Destino del Crédito: Compra de Carros compactadores. BANCO DAVIVIENDA Vr Inicial del Crédito Fecha del desembolso 27/02/2007 Plazo del crédito Diez años y tres de gracia. Saldo del crédito a 12/31/2011 Plazo del crédito DTF Intermediario FINDETER Garantía: Recaudo del Servicio de Acueducto y alcantarillado en 120% del servicio anual de la deuda. Destino: Construcción de Planta de tratamiento de aguas Residuales “El Santuario” BANCO DAVIVIENDA Valor Inicial del crédito Fecha del desembolso 02/03/2007 Plazo del crédito: quince años y tres de gracia. Saldo del crédito a 31/12/2011 Tasa del Crédito DTF Intermediario FINDETER Garantía: Pignoración de los recaudos de acueducto y alcantarillado en 120% del servicio anual de la deuda Destino: optimización de los componentes Producción, tratamiento, distribución y conducción de los sistemas de acueducto y alcantarillado. BANCO DAVIVIENDA Vr inicial del crédito Fecha del desembolso $4.375.000 $3.278.516 $625.000 $2.653.516 $11.150.000 $9.507.849 $8.578.682 $929.167 $900.000 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 117 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 16/12/2011 Plazo del crédito: siete años y uno de gracia. Saldo del crédito a diciembre 31 de 2011 Tasa del crédito: DTF+4.5% Intermediario: Cartera Ordinaria Garantía: Pignoración de los recaudos del acueducto y alcantarillado y aseo en 130% del servicio anual de la deuda. Destino del Crédito: Reposición de Redes de Acueducto y alcantarillado. TOTALES $900.000 $37.500 $862.500 $1.718.167 $12.094.698 Según acta No 003 del diez (10) de marzo de 2011 de la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana de servicios E.S.P. se solicita en el tercer punto del orden del día la autorización a la Junta Directiva para cambiar la destinación del crédito aprobado en la Asamblea extraordinaria del viernes 05 de noviembre de 2010, a solicitud hecha por el Señor Gerente Doctor Carlos Fernando Landazábal en el sentido de que el crédito por $900 millones de pesos sea para libre inversión y a la vez se le den las facultades al gerente para que apropie los recursos provenientes de los convenios para que de ellos se compre la barredora para el servicio de aseo de la empresa; aprobando por unanimidad las solicitudes presentadas. Relación de los Contratos ejecutados con los Recursos del Crédito en el año 2011: Contrato de Obra No 286 de 2011 Valor $499.418.943.88 Destino: Construcción de la Reposición de las Redes de Alcantarillado sanitario, redes de Acueducto, Pavimento en Concreto y Construcción de Andenes y sardineles para la Calle 1NB entre las cras 16 y 17 del Barrio san Carlos del municipio de Piedecuesta Santander. Contrato de Obra No 290 de 2011 Valor $298.548.071.oo Destino: Construcción de la reposición de redes de alcantarillado sanitario peatonal de las calles 1 A, 1 B y 1 C entre cras 8 a 10 Barrio la Castellana I Etapa del municipio de Piedecuesta Santander Contrato de Obra No 305 de 2011. Valor del Contrato $29.993.288.oo Destino: Construcción de la ampliación de la red del sistema contraincendio, mediante el suministro e instalación de seis Hidrantes en los sectores del Barrio Buenos Aires, Plaza campesina, cras 6 entre calles 15 y 17, calle 8 entre carreras 4 y 5, calle 7 con carrera 8 y carrera 5 con calle 5 del municipio de Pidecuesta Santander. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 118 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Contrato de Obra No 306 de 2011 Valor del Contrato: $29.881.580.oo Destino: Construcción de la ampliación del sistema de Red contra incendios mediante la Instalación de seis hidrantes en el perímetro sanitario de Piedecuesta calle 24 con carrera 1, calle 21B con carrera 1, calle 14 con carrera 2, calle 1NB con carrera 16 Barrio San Carlos, carrera 9 con calle 1, carrera 12 con calle 3 del municipio de Piedecuesta Santander. Contrato de Obra No309 de 2011 Valor del Contrato $29.785.300.oo Destino: Reposición de la Red de acueducto de 2” entre las Instalaciones de Postobón y caballerizas Vereda Guatiguara del Municipio de PiedecuestaSantander. Los reportes mensuales indican que la Empresa ha venido cumpliendo satisfactoriamente con el pago de las obligaciones bancarias a las diferentes entidades de financiamiento. En la mesa de trabajo en donde se realizó la sociabilización de la Auditoría el equipo auditor recomendó al Señor Doctor Cesar Toloza Nuñez, Gerente de la Empresa Piedecuestana de Servicios Domiciliarios E.S.P, no endeudar más la entidad considerando que la deuda Pública que tiene es bastante alta y existe el riesgo de que la Empresa no pueda responder al pago de una obligación que muy seguramente se le convertiría impagable. 8. ATENCIÓN DE QUEJAS Y DENUNCIAS. Quejas interpuestas ante la Contraloría General de Santander Subcontraloría delegada para el Control Fiscal. - A la 1. HECHOS ACTOS DENUNCIADOS. Sabemos que la Contraloría General de Santander, les llego una información procedente del Gerente de la empresa PIEDECUESTANA anexando copia de la Denuncia Penal instaurada por el nuevo Gerente Cesar Tolosa Núñez, por los presuntos delitos de Hurto y demás que se deriven, conductas delictivas que afectan los bienes de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de PIEDECUESTA, por lo tanto mediante oficio firmado por la Doctora LEYDY VIVIANA MOJICA – Subcontralora Delegada para el Control Fiscal, y se encomiendo al Grupo de Reacción Inmediata de la Contraloría General de Santander (G.R.I), para que realizara visita especial y que se practicaran las respectivas indagaciones en el mes de Julio. Durante el trabajo de campo en la Empresa “piedecuestana”; en el Municipio de Piedecuesta, se nos recordó y se informo nuevamente por parte de la oficina de Control Interno Dra Silvia Juliana Sierra de la presencia por parte del grupo de reacción inmediata de la Contraloría General de Santander y de la indagaciones que se hicieron con respecto al Hurto de los Cheques. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 119 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Luego que la gerencia recibe información del área contable con fecha 3 de mayo de 2.012 en donde se informa que al momento de estar revisando la información que debe llevarse a la DIAN detectan la existencia de posibles inconsistencias en las liquidaciones de IVA los pagos reportados a la DIAN; por lo que la gerencia delegó a la oficina de Control Interno Disciplinario de la empresa para que adelantara la respectiva investigación, recibiendo informe de auditoría interna en el cual se evidencio las siguientes irregularidades: - En la contabilidad de la entidad, aparecieron registrados los recaudos del IVA de cinco bimestres, indicando los valores de cada bimestre, los comprobantes de contabilidad, el numero de los cheques girados, la entidad bancaria, el numero de cuentas donde deben consignarse y la fecha de cobro de los mismos; sin embargo, en los archivos documentales de la entidad y en el portal de la DIAN, solo aparecen reportados el primero y el sexto bimestre con su correspondiente declaración y constancia de pago. - De la anterior información, el problema se presentaba con el pago ante la DIAN, de los valores correspondientes a los bimestres 2, 4 y 5 cuyos valores son: $72.564.000, $74.457.000 y $78.282.000 pesos para un total de $225.303.000 pesos que se encuentran desaparecidos. Se informa por parte del área contable de la entidad que los hechos encontrados se resumen así: Aparece un registro que equivale a la declaración del IVA del segundo (2) bimestre fechado el día 30 de junio del 2011 cuya fecha de pago fue el día 03 de mayo del 2011; igualmente aparece un registro que equivale a la declaración del IVA del cuarto (4) bimestre fechado el día 31 de julio de 2011 cuya fecha de pago fue el día 8 de septiembre del 2011; así mismo aparece un registro que equivale a la declaración del IVA del quinto (5) bimestre fechado el día 01 de octubre del 2011, cuya fecha de pago fue el día 04 de noviembre del 2.011 respectivamente, sin que aparezcan la constancias de pago de cada uno de estos valores. Adicionalmente la gerencia de la entidad ordenó al jefe de control interno efectuar una auditoria en la sección de contabilidad a fin de determinar los posibles errores en el procedimiento para elaborar las declaraciones de renta y el no pago del IVA a la DIAN de dichos conceptos, encontrando entre otras las siguientes evidencias: a) El proceso contable para la cancelación del IVA a la DIAN de los bimestres 1, 2, 3, 4, 5 y 6 de la vigencia 2.011 se cumplió habiéndose efectuado la causación respectiva de los pagos y la cancelación de los mismos. b) El proceso utilizado para diligenciar los formatos de la DIAN para el pago del IVA no cuenta con el soporte contable idóneo para su elaboración, ya que los ingresos gravados con IVA no se encuentran sistematizados en su totalidad. c) El formato de la DIAN donde se liquido el IVA del 1er bimestre del 2.011 se diligencio en el sistema MUISCA, el del 6to bimestre manualmente y de los bimestres 2, 4 y 5 no se pueden verificar la información por cuanto no se encontró el archivo físico del egreso, ni la declaración efectuada para dichos bimestres. d) Efectivamente la entidad emitió los cheques por concepto de pago de los bimestres 1, 2, 4, 5 y 6, pero según lo auditado, al aparecer los pagos Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 120 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL realizados de los bimestres 2, 4 y 5 no se encuentran registrados en la DIAN. e) Los cheques fueron emitidos a los siguientes beneficiarios: Cheque No. 9793814 por valor de $2.446.000 correspondiente al pago del 1er bimestre al banco DAVIVIENDA según egreso. Cheque No. J9793865 por valor de $72.564.000 correspondiente al pago del 2do bimestre expedido a DIANA MARCELA PARRA. Cheque No. 97291-6 por valor de $74.457.000 correspondiente al pago del 4to bimestre expedido a DIANA CAROLINA SERRANO. Cheque No. 97350-2 por valor de $78.282.000 correspondiente al pago del 5to bimestre expedido a DIANA MARCELA PRADA. Cheque No. 21095-7 por valor de $31.509.000 correspondiente al pago del 6to bimestre expedido al Banco Davivienda según egreso. - Los comprobantes de egresos emitidos no guardaban concordancia al momento de realizar la comparación con lo registrado en los cheques descritos en el punto anterior. - Los cheques que fueron girados o cobrados a nombre de una persona natural, estas personas no tuvieron ninguna relación laboral con la entidad en el año 2.011. - Como resultados de la auditoria de la Oficina de Control Interno, se concluyó que la entidad realizó el proceso de causación y pago por concepto de impuesto IVA de los bimestres 1, 2, 4, 5 y 6, sin embargo, una vez comparado con el sistema MUISCA de la DIAN, se evidencia que a pesar de haberse girado los recursos por parte de la empresa mediante los cheques No. 9793814, J9793865, 97291-6, 97350-2 y 21095-7, al parecer tres de ellos no fueron entregados a su destinatario DIAN y en su defecto aparecen los nombres de personas desconocidas que no tenían ninguna relación laboral con la entidad y solo se registra el pago de los bimestres 1ro y 6to. - Existe copia de los cheques No. J9793865 por valor de $72.564.000 correspondiente al pago del 2do bimestre expedido a DIANA MARCELA PARRA, -cheque No. 97291-6 por valor de $74.457.000 correspondiente al pago del 4to bimestre expedido a DIANA CAROLINA SERRANO, Cheque No. 97350-2 por valor de $78.282.000 correspondiente al pago del 5to bimestre expedido a DIANA MARCELA PARRA, que fueron endosados al señor ALIPIO ORDUZ con C.C. No.13.802.975, quien hizo efectivo los cheques ante las entidades bancarias, donde además se observa que la señora ESPERANZA CARRILLO quien se desempeña como auxiliar de la tesorería de la entidad es la persona que confirma la veracidad de la información ante la entidad bancaria. - Igualmente se evidencia que la modalidad para cometer los ilícitos, consistió en utilizar la sigla de la DIAN, a quien aparentemente se le giraba Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 121 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL el cheque, pero luego agregaban la vocal “a” completando el nombre de Diana…., cambiando totalmente el destinatario o beneficiario y quedando el cheque apto para ser cobrado por un tercero, situación que ha de verificarse a través de pruebas grafológicas durante la investigación. Agregando que los citados en los cheques y quien los cobra, no tuvieron ninguna relación laboral con la empresa Piedecuestana ni directa, ni indirectamente durante el año 2011. - En los trámites anteriores intervinieron por parte de la entidad: la selección de contabilidad a cargo del Contador de la empresa, quien debe elaborar la declaración del IVA (llenar el formulario de la DIAN) y efectuar los registros contables en el sistema (contabilizar el pago), con lo anterior, pasa a la sección de tesorería o pagaduría , en esta y elaborar el cheque (lo gira) luego lo legaliza con las firmas del tesorero o pagador y la del director comercial administrativo y financiero, acto seguido se registra el cheque en el sistema contable y finalmente lo envía con el mensajero de la entidad para que sea consignado o cancelado. 2. VERIFICACION DE LOS HECHOS. Mediante la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la Empresa Piedecuestana y teniendo como base el material probatorio se logra revalidar una serie de anomalías cometidas por la Entidad Sujeto de Control los cuales se sintetiza así: Se giraron tres cheques por parte de la Empresa Piedecuestana E.S.P Empresa Prestadora de Servicios Públicos, que de acuerdo a las colillas que reposan en esa Entidad, corresponden a los pagos bimestrales hechos a la DIAN para cubrir el valor del IVA recaudado por concepto de algunos servicios prestados por esa Empresa y gravados con este impuesto. Cheque No. 01, por solicitud de la Empresa, el banco BANCAFE Hoy DAVIVIENDA, expide copia del Cheque N°J9793865 de Mayo 3 de 2011, en el cual se pueden señalar los siguientes hechos e inconsistencias: - El beneficiario no es la Dirección de Impuestos Nacionales DIAN, sino DIANA MARCELA PARRA identificada con la C.C. 63.488.146, evidenciándose que a las letras Dian, se le agregaron otros caracteres para completar el nombre de dicha persona. - El nombre de esta persona supuesta beneficiaria es ficticio y el documento de identidad utilizado corresponde en realidad a una persona de nombre Blanca Isbelia Basto Murillo. - El título valor por un monto de $72.564.000 fue endosado por la presunta titular al Señor JHON WILMER SUAREZ MORENO identificado con la C.C. 13.540.518 quien en efecto se presenta al banco a cobrarlo. - El pago fue confirmado telefónicamente por el banco el día 4 de mayo de 2.011, siendo confirmado por la señora ESPERANZA CARRILLO, Auxiliar de Tesorería de la Piedecuestana ESP. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 122 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Cheque No. 02, el banco DAVIVIENDA expide copia del Cheque N°97291-6 de Septiembre 8 de 2011, que al igual que en el caso anterior se logra corroborar que el beneficiario no es la Dirección de Impuestos Nacionales DIAN, sino una presunta persona de nombre DIANA CAROLINA SERRANO identificada con la C.C. 63.281.324 que resulta de adicionar la letra Dian. El título valor por un monto de $74.457.000,oo fue endosado al Señor ALIPIO ORDUZ GONZALEZ identificado con la C.C. 13.802.975 quien se presentó al banco para su cobro; su pago fue confirmado telefónicamente por el banco el día 8 de septiembre de 2.011, por la señora ESPERANZA CARRILLO, Auxiliar de Tesorería de la Piedecuestana ESP. Aquí también el GRI de la CGS realiza las correspondientes indagaciones, encontrando que la persona beneficiaria es ficticia y el documento de identidad utilizado corresponde en realidad a una persona de nombre ELVIA ROSA CUESTA PEREZ y cobrado por el señor ALIPIO ORDUZ GONZALEZ. Cheque No. 03, se solicita al banco DAVIVIENDA copia del Cheque N°97350-2 de Noviembre 4 de 2011, logrando corroborar que el beneficiario no es la Dirección de Impuestos Nacionales DIAN, sino una presunta persona de nombre DIANA MARCELA PRADA identificada con la C.C. 63.470.969, por un monto de $78.282.000, el cual fue endosado al Señor ALIPIO ORDUZ GONZALEZ identificado con la C.C. 13.802.975; su pago fue confirmado telefónicamente por el banco el día 4 de Noviembre de 2011, siendo aprobado por la señora ESPERANZA CARRILLO, Auxiliar de Tesorería de la Piedecuestana ESP. Nuevamente el GRI de la CGS, realiza las correspondientes indagaciones, encontrando que la persona beneficiaria es ficticia y el documento de identidad utilizado corresponde en realidad a una persona de nombre FLOR JASMINE PALOMINO TORO; cheque presentado al cobro por ALIPIO ORDUZ GONZALEZ. De igual manera el GRI de la CGS, realiza la consulta del certificado judicial perteneciente a los números de cedula de ciudadanía de las personas a las cuales fueron endosados los respectivos cheques. CHEQUE No. J9793865 cobrado por JHON WILMER SUAREZ MORENO identificado con la C.C. 13.540.518, verificándose que en efecto el número de cedula corresponde a la persona relacionada. CHEQUES No. 97291-6 Y 97350-2 presentados al cobro por ALIPIO ORDUZ GONZALEZ identificado con la C.C. 13.802.975, verificando que en efecto el número de cedula es concordante con dicho nombre. En desarrollo de la visita especial el GRI de la CGS, realizo una serie de entrevistas a algunos de los funcionarios y ex funcionarios de la Empresa que hicieron parte de este proceso, con el fin de establecer las posibles falencias que contribuyeron a la pérdida de los recursos. CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR. Para lograr concretar este desfalco a las arcas de la empresa, se tuvo que relacionar varios hechos que se evaluaron frente a la responsabilidad de funcionarios y contratistas de la Empresa, así: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 123 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL - Los cartulares fueron elaborados a mano y no como se venían haciendo en impresora. - Fue clara la alteración de los cheques, mediante el procedimiento de “adicionado” de los mismos, lográndose así el cambio de beneficiario, pues finalmente nunca fueron consignados en las cuentas de la Dirección de Impuestos Nacionales DIAN. - No se colocaron las restricciones que exigen las normas de seguridad para las entidades públicas, como son el cruce y el sello de primer beneficiario, con ello de paso se está violentando lo establecido en la ley 01 de 1980, artículo 1°; pues estos son cheques fiscales, entendiéndose como tal, aquel que es girado por cualquier concepto a favor de una entidad pública, es decir, la nación, las entidades territoriales, los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del estado, y las sociedades de economía. Este tipo de cheques fiscales tienen por características: el beneficiario sólo puede ser la entidad pública a la cual se le haga el pago, no pueden ser abonados a cuenta diferente a la de la entidad beneficiaria, no son negociables ni pueden pagarse en efectivo, ni pueden modificarse en el reverso la forma de negociación ni las condiciones o requisitos del cheque. - Los cheques una vez endosados fueron presentados al cobro por ventanilla en el Banco DAVIVIENDA por las personas que aparecen en ellos registrados, personas que al parecer corresponden a los allí relacionados, pero el Banco no ha entregado el registro fotográfico o fílmico de la persona que cobra por ventanilla tan altos valores. - Los cheques fueron confirmados por la misma funcionaria de la Empresa que los elaboraba (ESPERANZA CARRILLO – Auxiliar de Tesorería) con lo que le otorgaba al banco la confirmación de Beneficiario y valor. - Definitivamente los dineros fueron apropiados en la vigencia 2.011, desde mediados de la misma, sin que los Directivos de la Empresa Piedecuestana de Servicios ESP, para esa época, advirtieran esta anomalía y adelantaran las acciones pertinentes para la recuperación del recurso extraviados. PRONUNCIAMIENTO GRUPO AUDITOR. Concluye el grupo auditor que de acuerdo a los documentos revisados y analizados en el trabajo de campo a la Empresa Piedecuestana; Ratificando dicha investigación por los entes anteriores que ya vienen investigando la gestión por parte de algunos servidores públicos; con una conducta dañosa y se presupone la existencia desde hallazgo Disciplinario, Penal, Fiscal y hallazgo administrativo. Por lo anterior se confirma la existencia de un tipo de hallazgo Fiscal, formalizados por el G.R.I. de la C.G.S, y Ratificado por el Grupo auditor que hizo la auditoria de la vigencia 2.011 en el mes de Septiembre por parte de la Contraloría General de Santander, por un valor de $225.303.000, ya que es claro que efectivamente los dineros girados para los pagos a la DIAN, por medio de los cheques citados anteriormente, fueron falsificados y cobrados a nombre de terceros, por lo tanto es evidente la lesión al patrimonio público de la PIEDECUESTANA E.S.P., Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 124 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL representada en la pérdida de unos recursos económicos públicos, que se produce por una gestión fiscal ineficaz, ineficiente e inoportuna, que en términos generales, no se aplica al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional. Dicho daño se presume que es ocasionado, tanto por ACCIÓN U OMISIÓN de los servidores citados en este informe, tal como se encuentra establecido en la ley 610 de 2.000, artículo 6, a su vez se presume que las acciones acontecidas, con respecto a la pérdida de los dineros se refiere, deberían ser analizadas bajo los parámetros establecidos dentro lo normado en la ley 734 de 2.002, articulo 34, Ley 1 de 1.980, en su artículo 1, ya que el grupo auditor en la visita especial pudo determinar que no existe ningún tipo de control al manejo de los dineros, la entidad expide cheques por sumas importantes y no se comprueba si los dineros llegan a su destino, no existen bitácoras ni registros de entrega de los cheques al mensajero, realizan los cheques a mano sin ningún control; la GERENCIA, la TESORERIA Y LA DIRECCIÓN FINANCIERA, pareciera que no estuvieran al tanto de la responsabilidad que acarrea la custodia del dinero y del manejo que a los recursos en una entidad se les debe dar, ya que para el grupo auditor no es claro como se realizan 3 pagos en tres fechas diferentes por grandes cantidades de dinero y no traten de verificar si efectivamente estos dineros se cancelaron correctamente, y más si se trata de pago de responsabilidades tan importantes como lo es el IVA a entidades como la DIAN – DIRECCION DE IMPUESTO Y ADUANAS NACIONALES; acciones, omisiones y desconocimiento de normas por lo cual se presume que se estaría tipificando un tipo de hallazgo DISCIPLINARIO, y se realizo el traslado correspondiente a la entidad competente en este caso la PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION, ya radicado con el No. 3258 del 13 de Julio del año 12 y ratificado por el Grupo auditor que hizo la auditoria de la vigencia 2.011 de la Contraloría General de Santander. Igualmente con todo lo citado anteriormente, la Contraloría General de Santander presume que además se presento un tipo de hallazgo PENAL, tal como lo establece el CODIGO PENAL COLOMBIANO, en sus Artículos: 397. Peculado por apropiación. 287. Falsedad material en documento público, hurto agravado y los demás que llegaren a configurarse, por lo tanto se hizo el respectivo traslado al órgano competente que es la FISCALIA GENERAL DE LA NACION, también lo hizo la Oficina Jurídica y Control Interno, en cabeza del Actual Gerente Cesar Tolosa Núñez de la Empresa piedecuestana, ya radicado con el No. 6854760001472201201332 y ratificado por el Grupo auditor que hizo la auditoria de la vigencia 2.011 de la Contraloría General de Santander. Y de un Hallazgo Administrativo; ya que los Manuales y las Normas de compromisos que debieron cumplirse y de manejo Interno en esta Empresa Piedecuestana, no se cumplieron, donde hubo descuido total de este proceso irregular del pago de los impuestos a la DIAN. NOTA: Los Hallazgos Detectados en este Informe, son hechos y presunciones que ya están siendo analizados por los órganos de Control correspondiente como la Fiscalía, la Procuraduría y la Contraloría General de Santander. 9. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 125 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL El Plan de Mejoramiento, es el instrumento que recoge y articula todas las acciones para mejorar aquellas características que tendrán mayor impacto en las prácticas vinculadas con el resultado y el logro de los postulados expresados en la Visión y Misión de la Institución. Cada acción o conjunto de acciones debe tener asignado claramente; objetivo, acciones, metas, cronograma, responsables, indicadores, recursos y un medio de verificación; así como un sistema de monitoreo y control que garanticen su análisis de avance en el tiempo. Por otro lado, facilita la instalación de un proceso de mejoramiento continuo. Es decir en la medida que el programa va logrando la mejora de las propuestas, se puede ir avanzando en el mejoramiento para incorporar a la práctica habitual de la institución acciones de seguimiento y evaluación permanente con lo que se puede detectar dificultades en el curso del mejoramiento. Recordemos que el Plan de Mejoramiento es un articulador de acciones derivadas del Plan de Desarrollo Institucional. Los Planes de Mejoramiento están regulados mediante Resolución No 000617 del 27 de septiembre de 2.010 de la Contraloría General de Santander, Art.-19 El seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional se realiza en dos niveles dependiendo del aspecto en que se valide; en el primero se orienta a verificar el cumplimiento de los compromisos realizados por la administración de diseñar e implementar dichas acciones ; en el segundo caso se relaciona con la calidad, al validar la eficiencia y la eficacia, de las acciones emprendidas, es decir se evalúa el diseño e implementación de las acciones señaladas en el Plan de Mejoramiento Institucional de tal manera que se impacte la gestión de la entidad y el sistema de control interno. El Plan de Mejoramiento de la Empresa Piedecuestana de Servicios E.S.P., fue diseñado en un horizonte de mediano plazo, pues en las acciones (acción se refiere a la actividad que se va a ejecutar, incrementar, mejorar, construir o reformar) orientadas a desarrollar para superar las debilidades, encontramos que las acciones correctivas fueron concertadas para realizarse a un plazo de un (1) año, todos los cinco (5) puntos o hallazgos que fueron el resultado de la “Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial “realizada del 07 de marzo al 25 de marzo de 2.011 de la vigencia 2.010. Es de considerarse que las acciones presentadas son contables y como son documentos que deben ser presentados trimestralmente a la Contaduría General de la Nación y Órganos de control, son para corregirse de manera inmediata de tal manera que contribuya al cumplimiento de los objetivos. Mediante carta fechada el día 9 de junio de 2.011, fue remitido el Plan de Mejoramiento al Señor Contralor del Informe final de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial No 000008 del 23 de mayo de 2.011, de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Municipio de Piedecuesta-Santander, “PIEDECUESTANA E.I.C.E.-E.S.P., vigencia 2.010, por el Gerente: Carlos Fernando Landazábal. El Plan de Mejoramiento de la Empresa Piedecuestana de servicios E.S.P. del Municipio de PiedecuestaSantander, de la vigencia 2.011, fue aprobado en mesa de trabajo del día 14 del mes de Junio de 2.011, por los funcionarios Sergio Jiménez Lizcano y Juan Manuel Ortiz. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 126 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL El primer avance del Plan de Mejoramiento se presentó mediante carta radicada por la Secretaria de la Contraloría General de Santander, el día 23 de septiembre de 2.011 con el No 5417. (Ver cuadro No 1) PLAZO PARA LAS ACCIONES CORRECTIV AS FECHA DE INICIO DE LAS ACCIONES CORRECTIVA S FECHA DE TERMINO DE LAS ACCIONES CORRECTIVA S AVANCE TRIMESTRA L Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 50% 2 Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 20% 3 Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 60% 4 Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 30% 5 Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 50% CODIGO HALLAZGO 1 FUNCIONARI O RESPONSABL E Comité sostenibilida d contable Dtr Comercial TesoreroPagador TesoreroPagador. Contador ContadorJefe Sistemas El segundo avance del Plan de Mejoramiento se presento mediante carta de fecha 19 de enero de 2.012 y radicada en la secretaria de la Contraloría General de Santander el día 20 del mes de enero de 2.012. PLAZO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVA S FECHA DE INICIO DE LAS ACCIONES CORRECTIVA S FECHA DE TERMINO DE LAS ACCIONES CORRECTIVA S AVANCE TRIMESTRA L Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 50% 2 Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 80% 3 Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 80% CODIGO HALLAZG O 1 FUNCIONARIO RESPONSABL E Comité sostenibilida d contable Dtr Comercial TesoreroPagador TesoreroPagador. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 127 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 4 Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 60% 5 Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 70% Contador ContadorJefe Sistemas El tercer avance al Plan de Mejoramiento se presento mediante carta de fecha mayo 30 de 2012 en donde además se solicita prórroga hasta el 31 de diciembre de 2.012, para dale cumplimiento a los términos del Plan de Mejoramiento en el sentido de que la Empresa Piedecuestana de Servicios E.P.S., se encuentra en una depuración de saneamiento contable en la parte de cuentas bancarias y saldos del balance e implementación del proceso de recuperación de cartera y cobro coactivo. PLAZO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVA S FECHA DE INICIO DE LAS ACCIONES CORRECTIVA S FECHA DE TERMINO DE LAS ACCIONES CORRECTIVA S AVANCE TRIMESTRA L Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 55% 2 Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 80% 3 Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 80% 4 Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 100% 5 Un (1) año Junio 2.011 Mayo 2.012 100% CODIGO HALLAZG O 1 FUNCIONARIO RESPONSABL E Comité sostenibilida d contable Dtr Comercial TesoreroPagador TesoreroPagador. Contador ContadorJefe Sistemas Según Acta de Seguimiento al proceso de recuperación y saneamiento de cartera de la Empresa Piedecuestana de servicios públicos E.S.P. del día 22 de mayo de 2012, se realizaron las siguientes actuaciones con el fin de darle cumplimiento a las metas establecidas en el Plan de Mejoramiento: Resolución No 034 del 17 de febrero de 2.012 mediante la cual se estableció el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera y el Procedimiento de Cobro por Jurisdicción Coactiva Campaña de sensibilización dirigida a los usuarios del Municipio de Piedecuesta, a fin de crear costumbres de pago oportuno. Proceso de amnistía en el pago de Intereses a los usuarios que presentaban más de dos meses de mora en el pago de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo. Contrato de personal para realizar suspensión y corte del servicio a partir del mes de febrero a los usuarios con mora en el pago de dos facturas, de conformidad con lo establecido en el contrato de condiciones Uniformes. En las conclusiones se determino que teniendo en cuenta que a la fecha los puntos establecidos en el Plan de Mejoramiento se encuentran en etapa de Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 128 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL preparación, se consideró que el término otorgado por la Contraloría General de Santander para el cumplimiento de las metas finales propuestas hasta mayo de 2.012 no es suficiente por lo cual se consideró necesario solicitar a la Contraloría ampliar el plazo previsto hasta el 31 de diciembre de 2012. Según lo reflejado en el primer avance se da un porcentaje del 50% en el primer punto cumpliéndose la mitad de las acciones correctivas a septiembre de 2.011, en el segundo avance del mismo punto, sigue igual con el 50%, indicando que las acciones correctivas a enero de 2.012, no han tenido ninguna continuidad en el avance, esto se debe a que a la fecha solo se le dio cumplimiento a la primera parte de la Acción Correctiva que es la de Constituir el Comité de Sostenibilidad Contable. Para el segundo punto en el primer avance se asigna un porcentaje de avance de 20% de la Acción correctiva correspondiente a la recuperación y saneamiento de cartera hasta el mes de septiembre de 2.011, en el segundo avance se le asigna un porcentaje de 80% indicando que el proceso de continuidad de la acción correctiva es bueno, pues se refleja un 60% de avance en la acción correctiva a enero de 2.011. Para el tercer punto en el primer avance se le asigna un porcentaje de avance de 60% de la Acción Correctiva que corresponde a la depuración contable obligatoria sobre los saldos de las cuentas corrientes y de ahorro a septiembre de 2.011 Para el cuarto punto del primer avance se refleja un porcentaje de 30% indicando muy baja la solución a la deficiencia presentada en la presentación de los informes comparativos. Para el quinto punto se presenta un avance de la acción de 50% indicando que la deficiencia se ha venido corrigiendo en forma progresiva. 10. INFORME DE GESTION La Empresa “Piedecuestana de Servicios Públicos Domiciliarios E.S.P.” del Municipio de Piedecuesta-Santander, presento Informe de Gestión por el periodo 2.008-2.011 cumpliendo con la LEY 951 de 2.005, que obliga a los servidores públicos del orden Municipal que administren Fondos o Bienes del Estado, que presenten al separarse de sus cargos o al finalizar su administración informe de la Gestión de los Recursos Financieros, Humanos y administrativos que tuvieron asignados en el ejercicio de sus funciones. Comprende las actividades de una entidad que implican el establecimiento de metas y objetivos, logrando el objetivo social, con el fin de establecer la orientación y cumplimiento de la actividad, para que los resultados obtenidos se logren de manera oportuna, contribuyendo a que las Entidades mejoren la eficiencia financiera y administrativa en el manejo de los recursos públicos; además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de la misma. En la Vigencia 2.010, cuando inicia su periodo como Gerente de la Empresa Piedecuestana, el Señor Carlos Fernando Landazábal, las actividades Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 129 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL emprendidas, los resultados obtenidos y especialmente los asuntos que se encuentran en proceso serán comentadas siguiendo y los estados en que se cumplieron. ORGANIGRAMA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS (ADMINISTRSTIVA) La dirección administrativa no tiene ningún tipo de estructura pues los empleados directos son sólo 5 y son de libre nombramiento y remoción; los demás procesos de adelantaron por medio de contratos comerciales, para la ejecución de los procesos tanto profesionales como de apoyo administrativo, durante el desarrollo de estos se lograron adelantar todas y cada una de las funciones de la empresa en lo referente al área comercial, administrativa y financiera, apoyados en el sistema de gestión de la calidad. La dirección comercial direcciono su trabajo en el mantenimiento del mercado de aseo y en la mejora del nivel de percepción del servicio de alcantarillado y acueducto, así como en la atención personalizada de los usuarios por parte de la dirección comercial, solucionando las situaciones de manera rápida y efectiva en los reclamos verbales como escritos que fueron presentados, teniendo en cuenta la el mayor porcentaje fueron los derechos de apelación que la superintendencia fallo de acuerdo al fallo de la empresa, en comparación con aquellos que la superintendencia de servicios procedió a reconocer como válida la razón de los Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 130 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL reclamantes, el índice de percepción partió con un 79% mejorándolo en 3 puntos porcentuales al final de la gestión. Los usuarios de estrato bajo que no tenían medidor o que lo tenían dañado o que no contaban con los recursos para comprar uno de contado, les fueron financiados en el recibo del agua, requerimiento que era permanente de parte de la ciudadanía. Fueron adelantadas campañas por el ahorro del agua como fluido vital que debemos cuidar y conservar para las generaciones futuras; la toma de lectura y cortes para los usuarios atrasados se desarrollo de acuerdo a la programación existente, no registrándose ningún tipo de reclamos por el enfoque de acompañamiento que la dirección comercial le dio a este proceso. En lo correspondiente a la parte financiera la rebaja de los intereses fue una herramienta que ayudó al pago de la cartera atrasada por parte de los usuarios. El procedimiento de cobro coactivo no fue posible implementarlo aunque fue aprobado por la Junta Directiva pues quien debe realizarlo es un profesional en derecho. Se empezó el saneamiento contable adecuándolo a las normas internacionales acondicionando contablemente los convenios que se hacen con otros municipios y departamento; además la empresa durante el periodo no tuvo atrasos con los créditos vigentes en sus compromisos financieros según los reportes realizados por la empresa por el correo SIA formato 18. PLANEACIÓN Se adelanto el programa de continuación expansión, reposición y rehabilitación de los componentes de los sistemas de acueducto y alcantarillado y con apoyo de la administración local el convenio para realizar la construcción de la bocatoma del acueducto de la vereda Alto de Vacas, así mismo la construcción y reposición de redes del acueducto, alcantarillado, pavimento asfáltico y construcción de andenes y sardineles para la calle 9 entre carreras 6-8 y la construcción del acueducto distrito sur desde el terminal de transporte hasta la ciudad Teyuna, ubicada en el sector rural. Se desarrollaron convenios interadministrativos con el municipio de Piedecuesta para dotar del servicio del agua a las veredas de Cabrera, Limonal, Santa Rita, Monterredondo y Chorreras. Junto con la Gobernación de Santander y el Fondo Nacional de Regalías (FND), se adelantaron convenios para optimizar el sistema de acueducto en el centro del casco urbano de Piedecuesta, construcción de alcantarillado pluvial distrito Barroblanco, construcción de la planta de tratamiento de aguas residuales “El Santuario” Etapa I Fase III de Piedecuesta. CONTROL DE ADVERTENCIA. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 131 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL En la Construcción de la Planta de Tratamiento PTAR “EL SANTUARIO” ubicada en Guatiguará, se han invertido $27.525.612.516.oo y faltan $ 6.206.111.163.oo que corresponde a las obras según se refleja en el siguiente cuadro: El proyecto es de gran magnitud y se ha venido construyendo por etapas en los últimos cinco años con recursos de la Gobernación de Santander y el Fondo nacional de Regalías (FNR), de las actividades que han sido contratadas el 80% tienen el carácter de suministro de equipos, los cuales se encuentran en proceso de importación por parte del contratista. Es razonable comprender; que el Proyecto es de gran magnitud y que le ha sido dispendioso a la entidad la consecución de los recursos, que la obra se encuentra suspendida debido a que en la etapa de revisión de las actividades encontradas y ejecutadas por contratos anteriores, han sido objeto de modificaciones por parte del actual contrato ya que en la implementación de nuevas tecnologías de este tipo de plantas, y la adquisición de equipos nuevos se requiere de algunas modificaciones. Pero es imperioso manifestar que la Empresa Piedecuestana de Servicios E.P.S., esta en la obligación de realizar las acciones pertinentes para dar por terminado el proyecto y así satisfacer las necesidades de la comunidad y lograr el cumplimiento del objeto del contrato, por lo tanto este ente de Control, emitirá un “Control de advertencia” dirigido a la Empresa Piedecuestana de Servicios E.S.P., y su objeto es el de evitar que todas estas inversiones se conviertan en pérdidas de dineros, que conllevaría a; que la descontaminación del rio de Oro no se lleve a cabo aumentando los eminentes daños al medio ambiente y se siga desmejorando la calidad de vida de los habitantes de Piedecuesta y Girón. ALCANTARILLADO La empresa celebró con la Cooperativa de trabajo asociado un contrato de prestación de servicios con el objeto de suministrar personal ocho (8) auxiliares de plomería durante todo el año, para el mantenimiento del sistema de alcantarillado por un valor de $136.544.509.oo Para el mantenimiento de la planta de tratamiento la Diva se realizó contrato con la Cooperativa Museicol Ltda por valor de $ 56.005.799.oo para suministrar tres (3) operarios y realizar la actividad todos los días del año en turnos de ocho horas por Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 132 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL turno, dicha planta de tratamiento de aguas residuales fue construida con recursos de la Gobernación de Santander y entregada a la Piedecuestana para su administración y operación. ACUEDUCTO Para la operación y mantenimiento del sistema de acueducto se celebro contrato con la Cooperativa Museicol por valor de $161.514.098.oo la cual suministra ocho (8) auxiliares de fontanería durante todo el año. ASEO Para la recolección y transporte del aseo la Empresa Piedecuestana cuenta con: Tres vehículos compactadores, dos modelos 2008 y uno modelo 2010 con una capacidad de 10 toneladas para los 2008 y 7 para los modelos 2010con placas OSU 017 OSU 018 y OSU 021. Dos volquetas 1994 con capacidad de 10 toneladas, identificadas con placas OSU 000 y OSU 001 Para mejorar el control de los vehículos se solicitó permiso a la secretaria de Gobierno para el parqueo de los vehículos en el coliseo de ferias. Se cambio el sitio para el montaje de las llantas para mejorar el control del alto costo por este concepto, se implementaron las órdenes de servicio, se hizo el cambio de proveedor de llantas, solicitándose entregarlas marcadas y llevar un registro con número de serie de la llanta a cada vehículo. Se nombró supervisor de mantenimiento para controlar el tanqueo de los vehículos, las reparaciones y el cambio de repuestos en los talleres Personal: 4 conductores Diez recolectores Cuatro- puerta – puerta. Tres turnadores que son los que suplen la ausencia de alguna persona. Este personal es suministrado por la Cooperativa de trabajo Museicol Ltda, mediante contrato por valor de $369.221.144.oo a un plazo de meses. BIENES MUEBLES E INMUEBLES CONCEPTO Terrenos Edificaciones Construcciones en curso Maquinaria y Equipo Equipos de comunicación y computación 2010 2.077.534 2.453.960 2011 2.077.534 2.466.455 9.316.991 9.544.056 183.647 190.944 219.722 230.759 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 133 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Equipos de transporte tracción y elevación Muebles, Enseres y Equipos de oficina Bienes Muebles en Bodega Redes, líneas y cables Otros conceptos Plantas Ductos y túneles 949.894 1.216.694 58.444 58.444 0 0 31.892.143 31.907.199 2.043.651 2.043.651 11. LINEA AMBIENTAL GENERALIDADES La Empresa Piedecuesta de Servicios Públicos E.S.P. es una empresa industrial y comercial del Estado, cuyo único accionista es el Municipio de Piedecuesta. Su conformación data de 1997, es una empresa triple A, que presta servicios públicos domiciliarios de Aseo, Acueducto y Alcantarillado para todo el área de jurisdicción de Piedecuesta en el Departamento de Santander. La Junta Directiva de la entidad se encuentra conformada por siete miembros: el Alcalde de Piedecuesta, tres miembros designados por el alcalde, el vocal y un miembro del Comité de Desarrollo y Control Social de los Servicios Públicos Domiciliarios, y un miembro designado por el Alcalde de terna presentada por los servidores públicos de la empresa. Actualmente se encuentra ubicada en la Carrera 8 No 12-28 en Piedecuesta, su enfoque principal es su responsabilidad social y ambiental, llevando servicios públicos en acueducto y alcantarillado a 26.400 habitantes y en servicio de aseo a 18.700 habitantes. La empres Piedecuestana de Servicios Públicos ESP, cuanta con una Planta de Tratamiento de Agua Potable, PTAP ubicado en al colina, una Planta de Procesamiento de Agua Residual, PTAR, ubicado en el barrio La Diva y un macro proyecto de Planta de Tratamiento de Agua Residual, El Santuario La PTAR, vía Guatiguará. En cumplimiento al artículo 111 de la ley 99 de 1.993, modificado por la ley 1151 de 2007. Corresponde al 1% de las rentas ordinarias o recursos propios del Municipio; la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos junto con el Municipio han adquirido los siguientes predios de protección ambiental para la conformación de Núcleos cerrados de conservación en los cuales solo se permite el desarrollo de Programas de Protección, reforestación y ecoturismo. Los predios destinados para la conservación de recursos hídricos que surten de agua el acueducto municipal por la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P, se adquirieron en los periodos 1996 hasta 2009, relacionándose de la siguiente manera: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 134 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL AREAS ADQUIRIDAS PARA LA CONSERVACION DEL RECURSO HIDRICO 19942006 NUMERO PREDIAL FECHA DE COMPRA MUNICIPIO AREA HECTAREAS EL BOLSILLO 0023 – 0005 JULIO - 2003 PIEDECUESTA 10 PEÑAS BLANCAS 0023 – 0004 JULIO - 2003 PIEDECUESTA 6 LLANO ADENTRO 00 – 0 – 015 – 017 DICIEMBRE - 1996 TONA 114.4 EL UVAL 00 - 0 – 015 – 347 DICIEMBRE - 1996 TONA 77.8 CUMBRES BORRASCOSAS 00 - 0 – 015 – 348 DICIEMBRE - 1996 TONA 5.2 LA ESTERLINA 022 - 002 DICIEMBRE - 1996 PIEDECUESTA EL BOSQUE 023 – 0069 ENERO - 2006 PIEDECUESTA LA CEIBA 023 – 0069 DICIEMBRE – 2006 PIEDECUESTA EL AGUA 314 – 45772 OCTUBRE – 2006 PIEDECUESTA 6 LA ESPERANZA II 00 – 22 – 0090 - 000 AGOSTO - 2009 PIEDECUESTA 30 35.5. 6 8 TOTAL 299 REFORESTACION Respecto a este tema la administración, para la preservación y conservación de la cuenca del rio de oro, celebro un contrato por valor de $ 23.849.000, cuyo objeto fue la reforestación de 5 hectáreas en la cuenca alta del rio de Oro, principal fuente de abastecimiento del acueducto Urbano ACUEDUCTO. Planta de Tratamiento de Agua Potable Según lo manifestado por la entidad respecto a la planta de Potabilización “ La Colina,” esta es una planta convencional la cual tiene una capacidad de tratamiento de 550l /s. Esta planta está diseñada para tratar turbiedades máximas de 1200 UNT. El agua que entra a tratamiento a la planta es captada del rio de oro mediante una bocatoma lateral sumergida, en la bocatoma hay tres tanques desarenadores de los cuales salen dos tuberías de aducción hacia la planta en diámetros de 14” y 18”, las cuales llevan el agua que va para tratamiento. El agua llega a la planta en donde se realizan las siguientes operaciones: En la canaleta Parshall se hace la medición de caudal con un sistema ultrasónico, se hace la medición de caudal de entrada de agua a la planta, que en promedio es de 310l/S. Aplicación de Coagulantes: Hidroxicloruro de Aluminio y sulfato de aluminio tipo B granular, se cuenta con un tanque de almacenamiento de hidroxicloruro de aluminio o sulfato de aluminio liquido con capacidad de 30 toneladas. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 135 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Floculación: Se realiza por medio de la agitación lenta del agua, que se lleva a cabo para aglutinar partículas más pequeñas en grandes denominadas FLOC’S. Se cuenta con tres (3) Floculadores hidráulicos dos verticales y uno horizontal. Sedimentación: A través de ellas separamos el agua de los FLOC’S los cuales se decantan en el fondo de los tanques de sedimentación. Se cuenta con cinco (5) sedimentadores de alta tasa, uno con módulos de sedimentación acelerado tipo colmena y cuatro de láminas inclinadas de asbesto cemento. Filtración: Este mecanismo hace que las partículas de turbidez que no fueron retenidas en la sedimentación, sean totalmente eliminadas. Se cuenta con nueve filtros rápidos de lecho dual arena y antracita, cinco mecánicos y cuatro electro neumáticos. Desinfección: Con ella adicionamos la cantidad de cloro necesaria para destruir los microorganismos que puedan estar presentes en el agua. Para la desinfección se utiliza cloro gaseoso como desinfectante, la empresa es dueña de dos contenedores de almacenamiento de cloro de 900Kg y para dosificarse se cuenta con tres cloradores marca Wallace and Tiernany una válvula para los cilindros marca Siemens. Almacenamiento: El agua tratada sale de las Plantas de tratamiento hacia los tanques de almacenamiento para distribuirla por tuberías hacia los Barrios. En la planta hay tres tanques de almacenamiento de agua potable con capacidades de 3500 m3, 700m3, 800 m3, de los cuales dos cuentan con medición de nivel con medidores ultrasónicos. Almacenamiento de la red: Se cuenta con cuatro tanques de almacenamiento de agua: tanque carrera 15 con capacidad de 600m3, tanques (2) de la cantera con capacidad de 1800 m3 cada uno y tanque distrito sur. Foto 1. Planta de Tratamiento de Agua Potable la Colina Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 136 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Foto 2. Planta de Tratamiento de Agua Potable La Colina Control de Calidad Para el control y vigilancia al sistema de tratamiento de agua potable, la Empresa cuenta con un laboratorio para controlar la calidad de agua que entra y sale de tratamiento de la Planta de Potabilización de agua “ La Colina “, el cual está autorizado por el Ministerio de la Protección Social para realizar análisis físicos, químicos y microbiológicos a agua para consumo humano mediante la resolución 05554 de 2010. En el laboratorio de la empresa se realizan diariamente loa análisis de PH, turbiedad, color, cloro residual, alcalinidad, conductividad, temperatura, sulfatos, dureza, cloruros, hierro, aluminio, nitritos, sólidos totales, coliformes fecales, coliformes totales, mesófilos. Para realizar los anteriores análisis en el laboratorio se cuenta con los siguientes equipos: dos(2) PHmetros, un (1) espectrofotómetro, un(1) dosificador para titulación, un(1) Conductimetro, un (1) destilador de agua, un (1) manifold para filtración, una(1) bomba de vacío, una(1) incubadora, una(1) balanza analítica, un (1) colorímetro, un (1) colorímetro PH- cloro, dos equipos para prueba de jarras, una (1) bureta de cero automático, un(1) turbidímetro. En la Planta de tratamiento encontramos el LABORATORIO; Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 137 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Foto 3 SERVICIO DE ALCANTARILLADO Es el servicio de recolección de residuos, principalmente líquidos por medio de tuberías y conductos, evacuando aguas residuales o de lluvia. Sus actividades complementarias son el transporte, tratamiento y disposición final de residuos. Este sistema, según el informe presentado por la Piedecuestana, en la actualidad está siendo suplido por colectores que drenan hacia el río de Oro, situación que afecta ambientalmente el río aguas abajo. También existen las quebradas que atraviesan la ciudad conformando una red de drenaje de alcantarillado definida en gran parte por la red natural confluente hacia el Río de Oro, estas son: Quebrada grande, la Tachuela, Villanueva, Suratoque. Por otra parte, se señala que la Empresa Piedecuestana, desde el año 2008 ha venido adelantando la reposiciones de las redes de los sistemas de acueducto y alcantarillado tomando como criterio dos aspectos: el primero de ello es que las redes hayan cumplido su vida útil, mas de 20 años de servicios, y otro es que este generando algún problema que ponga en riesgo la prestación del servicio. La zona donde más reposiciones de redes se realizaron en esta vigencia es la zona central, o lo que conforma el casco antiguo de Piedecuesta, aunque también se llevaron a cabo reposiciones en los barrios San Carlos, Cabecera del Llano, Hoyo Grande, El Refugio, La Candelaria, Villanueva. Es pertinente señalar, que dentro de la parte ambiental se observo, que la administración municipal celebro contratos por un valor total de $ 28.095.329.035, según el formato anexo F20-13ª informe de contratos reportado a este ente de control, y de acuerdo a los objetos contratados se pudo vislumbrar que la administración durante la vigencia 2011 ha mitigado obras relacionadas con reposiciones en el sistema de acueducto y alcantarillado. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 138 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES Y MANEJO DE VERTIMIENTOS Debido a la carga constante que se hace a los cuerpos hídricos se cancela facturas por tasa retributiva a la CDMB y la multa vertimientos y daño a la Bocatoma denominada Peñas Blancas, mediante resolución No 000623 de 15 de Julio 2009 la Corporación Autónoma Regional para la defensa de la Meseta de Bucaramanga aprueba a la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos el Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos, por el termino de 10 años contados a partir de la ejecutoria de la presente providencia con un perido de ejecución 2009-2011, la meta de Reducción de carga contaminante a reducir esta estipulada en el 92% en los próximos años, con un tratamiento propuesto Anaeróbico y aeróbico. Así mismo mediante resolución número 0452 del 3 de marzo del 2011, la CDMB dio tramite a la solicitud de permiso de Vertimientos, para descargar al rio Lato las aguas residuales domesticas a la Planta de tratamiento de aguas Residuales domesticas provenientes de la actividad de la Planta de tratamiento de aguas residuales domesticas PTAR La DIVA ubicada en este municipio, este permiso es renovable cada 5 años. Por otra parte realizamos un recorrido por el sitio donde realizan la Construcción de la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales EL SANTUARIO” Se evidencio que esta, aun no se encuentra en funcionamiento pues no se han culminado con las obras para ponerla a operar y darla al servicio de la comunidad. Con la culminación de esta obra entraría a beneficiar la recuperación ambiental del rio de oro que recorre el valle de Guatiguara hasta el municipio de Girón. La idea del proyecto es tratar las aguas servidas de Piedecuesta, mediante el proceso de purificación de líquido hasta convertirlo al menos en un 90% de agua limpia. La inversión que se ha ido adelantando en el proyecto se refleja en el siguiente cuadro: Cuadro No 1 Actualmente se encuentra en ejecución la Etapa 1 fase 3. Según la Administración, con la entrada en operación de la planta de tratamiento de aguas residuales (PTAR ), la contaminación del rio de Oro disminuiría, toda vez esta procede de seis vertimientos de contaminación, siendo Suratoque el mayor contaminante, ya que el sistema de alcantarillado recoge las aguas servidas del 80% de la población Piedecuestana. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 139 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Una vez entre en funcionamiento la PTAR desaparece la tasa retributiva, toda vez que se viene pagando una tasa alta a la CDMB , a raíz de que aun se están vertiendo residuos sólidos al rio de oro contaminando esta fuente hídrica y por consiguiente es apremiante acelerar el proceso de terminación de la PTAR el Santuario. De acuerdo a la información suministrada por la administración, se explica que la obra se reanudo en marzo del 2011, con un contrato por valor cerca de $ 13.275.085.449, de los cuales tienen que ver en su mayoría con procesos de adquisición de maquinaria ya que la infraestructura como tal ya fue construida en la fase dos. En este sentido la tercera fase comprende la compra e instalación de equipos de alta tecnología para entrada en operación. Así mismo se manifiesta el ente auditado, que para puesta en marcha esta planta, faltaría una inversión que corresponde a un valor de $ 6.206.111.163, tal como se refleja en el siguiente cuadro. Cuadro No 2 Foto 4 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 140 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Foto 5 MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS Y DISPOSICION FINAL La recoleccion de los residuos sólidos se hace con los tres vehiculos compactadores, cuando se varan se presta el servicio en volquetas, hay diferentes rutas., los residuos son dispuestos en el sitio de disposicion final el CARRASCO, Toda vez que el Municipio de Piedecuesta no posee un Relleno Sanitario para la disposición final de Residuos. La empresa cuenta para este proceso con: Tres vehículos compactadores, dos son de modelo 2007 y uno 2011 Dos volquetas modelo 1994 Una barredora modelo 2011 (OSU-022) Dos motocicletas (MSF 39 A y MRY 39 A ) a cargo de los supervisores de recolección y barrido. Los costos de mantenimiento de todos los vehículos al servicio de la recolección durante esta vigencia ( En – oct. 2011 ) suman un valor de $ 89.763.880, faltando por pagar $ 25.000.000 correspondiente al último trimestre del año; En el año 2010 se invirtieron en el mantenimiento de todo el parque automotor de la empresa $ 199.405.751. De acuerdo a lo manifestado por la administración, actualmente los vehículos al servicio de aseo presentan demasiados inconvenientes que su costo por mantenimiento se hace insostenible para la empresa, las dos volquetas, por el tiempo empleado a un servicio exigente como es la recolección de residuos sólidos domiciliarios, lo único que tiene rescatable a la fecha son sus planchones, los cuales se cambiaron el año pasado. Los Compactadores OSU 017 y OSU 018 vienen presentando problemas desde casi su puesta en el servicio, en lo que tiene que ver con el sistema hidráulico de las cajas compactadoras prácticamente han sido reconstruidas pero siguen dando problemas con el sistema hidráulico. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 141 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Foto 6 Dentro de la información presentada por el sujeto de control, manifiesta que la maquinaria dispuesta para la prestación del servicio de aseo ha presentado irregularidades dentro de la parte mecánica que no ha permitido prestar el servicio en forma eficiente, situación que deja entrever que de acuerdo a los costos de operación la Empresa de Servicios Públicos no es sostenible, por lo que se requiere se presenten acciones que permitan direccionar la permanencia y funcionamiento de la entidad. Por otra parte este ente de control observa, que la entidad realizo varios contratos relacionados con arreglos y mantenimiento a los vehículos que prestan el servicio de aseo, y al mismo tiempo contrata alquiler de volquetas para transporte de residuos sólidos, recolección de inservibles y poda de los diferentes sectores. HALLAZGO No. 45 De acuerdo a lo anterior, el grupo auditor observa que la empresa en su componente de aseo, presenta altos costos de operación, con relación a sus ingresos, por lo tanto el gerente actual de la empresa de aseo debe presentar mediante plan de mejoramiento, acciones que le permitan direccionar los estados financieros, con el fin de llevar a la Empresa a un estado rentable, y sea sostenible, para la prestación de un servicio eficiente. HALLAZGO PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVO CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente General RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “Al respecto el Ingeniero CESAR TOLOZA NUÑEZ, Con relación a los altos costos de operación del componente ASEO con relación a sus ingresos, se informa que la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos, implementó un plan de acción en aras de llevar un control de los costos de la operación de la entidad en el servicio de aseo. Así mismo, con la actualización del Software ARCOSIS- PLUS en el Mediano plazo se podrá tener Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 142 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL con precisión los costos, lo cual se podrá evidenciar en el plan de mejoramiento que se suscribirá con el ente fiscalizador”. CONCLUSIONES DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta la respuesta efectuada por la entidad, este ente de control confirma el hallazgo de tipo administrativo, en aras de que se dé cumplimiento dentro del Plan de Mejoramiento, que deberá suscribir con la Contraloría General de Santander, al cual se le hará el respectivo seguimiento. 12. DICTAMEN DE AUDITORIA 12.1 DICTAMEN CONTABLE Y FINANCIERA La Contraloría General de Santander en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales tal como lo expresa el Articulo 267 de la Constitución Política y atendiendo su Plan general de Auditoría para el año 2011, Pactico Auditoría Gubernamental Modalidad Regular a la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta E.S.E.PIEDECUESTANA DE SERVICIOS. Se utilizaron criterios y normas de valoración de activos, pasivos, patrimonio, la constitución de provisiones así como lo relacionado con la distribución de los activos al desarrollo del cometido estatal, tales como depreciación y amortización; para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y sociales, en la cual se aplicó la base de causación. En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión a los Estados Financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, y Notas a los Estados Financieros con corte al 31 de diciembre del 2011, de la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta E.S.E.PIEDECUESTANA DE SERVICIOS. los cuales, según los documentos y anexos presentados en la rendición de cuenta, además de las constataciones y verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor llevado a cabo sobre la vigencia 2011, generan el siguiente pronunciamiento de la Profesional Universitario MARIA MARGARITA CARDENAS PINZON, Contador Público, portadora de la tarjeta profesional número 34723-.T Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada la, cual es analizada por la Contraloría General de Santander, Igualmente, es responsable la administración por la preparación y correcta presentación de los Estados Financieros, de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad establecidos por la Contaduría General de la Nación. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre la evaluación de la gestión y resultados financieros que se expresan con la opinión sobre la razonabilidad de los Estados financieros. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de Auditoría Gubernamental Colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIA´s) y con políticas y procedimientos prescritos por la Contraloría General de la República. Tales normas requirieron de planificación con el fin de obtener una Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 143 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL seguridad razonable acerca de si los estados financieros están libres de errores e inconsistencias significativas. En la evaluación del riesgo, se incluyó la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas hechas por la administración, así como la presentación general de los estados financieros, bases con las cuales se considera que proporcionan las fuentes necesarias para expresar los conceptos y la opinión. Fue así como se estableció que existe incertidumbre en una cifra aproximada a $55.141.007 (Cifras en Miles de pesos) en los Activos, que representan el 85% de los activos totales de la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta E.S.E.PIEDECUESTANA DE SERVICIOS, en los pasivos $16.451.330, (Cifras en Miles de pesos), equivalente al 57% de los mismos y que inciden directamente en el patrimonio alterando su composición y afectando por ende la razonabilidad de los estados contables. Opinión de los Estados Financieros. Del seguimiento realizado a las cuentas de los estados contables, fueron ponderadas las diferentes inconsistencias presentadas, arrojando las calificaciones que demuestran que las cifras de los estados contables y financieros de la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta E.S.E.PIEDECUESTANA DE SERVICIOS, no reúnen las características establecidas en los principios y normas técnicas que garanticen su confiabilidad, verificabilidad, tampoco satisface las necesidades de oportunidad y comprensión para establecer su realidad económica, dando origen a la opinión que se emite en este informe y que corresponde a una ABSTENCION DE OPINIÓN; el equipo auditor manifiesta además, que la entidad auditada (Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta E.S.E.PIEDECUESTANA DE SERVICIOS E.S.P..) debe tomar acciones inmediatas y efectivas para generar estados contables y financieros, confiables, razonables; medidas que deben aplicarse en el grupo de EFECTIVO (cuenta 11, conciliaciones bancarias), el grupo DEUDRORES, cuenta 13) y en el grupo PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPOS (cuenta 16 Terrenos Edificaciones, Muebles y Equipo),, cuentas que alteran significativamente la estructura del balance en un estimado de $55.141.007,en Activos, Pasivos $16.451.330 y Patrimonio $35.772.000, como se indica a continuación: EFECTIVO: Las cifras en el Balance están afectadas por partidas conciliatorias no justificadas ni identificadas, hechos económicos ocurridos que no han sido sometidas al proceso de sostenibilidad contable: Cheques girados y no cobrados desde 2009 $ Partidas en extracto y no registradas en libros $ Consignaciones registradas no registradas en libros Notas debito no registradas en libros Notas crédito no registradas en libros 9.683.246 598.550.257 1.033.165.851 562.921.707 557.921.707 También se observa errores en las imputaciones contables, es decir en la aplicación de los Códigos Contables, generando con esto saldos negativos en las cuentas que aparentemente son sobregiros bancarios en cuantía de $855.564, que incrementan los pasivos en esa misma cifra. Las siguientes son algunas de las cuentas bancarias que se revisaron: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 144 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Bancolombia Cta 044-67724865 Bancolombia Cta 044-716224-22 Bancafe Cta 362005878 Bancafe Cta 36254317 -5 BBVA Cta 10278406 Bancafe Cta 36200240-4 Bco Agrario Cta 301147-5 Ctas Varias menor cuantía 51.105 4.888 565.058 109.243 61.903 51.482 5.475 6.410 DEUDORES: Avances y Anticipos: La cifra que mas impacta dentro de la cuenta de deudores es la cuenta de Avances y Anticipos que asciende a $18.345.208, (cifras en miles de pesos) y representa el 88.67 de las cuentas por cobrar y se incrementa en un 108.73%, respecto del año 2010. El sistema contable, registra de manera global en la cuenta de Avances y Anticipos para proyectos de inversión la cuantía de $18.080.335, cifra que no se encuentra debidamente depurada, conciliada ni ajustada contablemente y no fue posible obtener información detallada del estado actual de los anticipos girados como fecha de giro, valor del anticipo, entidad o persona beneficiaria del anticipo, nombre del proyecto, estado del proyecto, legalizaciones y saldo real ni la oficina de tesorería, ni la oficina de contabilidad. ACTIVO NO CORRIENTE: PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO La cifra reflejada en el inventario presentado al equipo auditor asciende a $5.652.898 (cifras en miles de pesos), no contiene bienes importantes para la empresa como son Redes, Líneas y Cables de distribución y recolección de aguas, Equipo de Transporte Tracción y Elevación como son los Compactadores y demás Equipo para barrido; entre otros. Dentro de este rubro se encuentra el de Construcciones en Curso en cuantía de $8.498.758 (cifras en miles de pesos), del cual tampoco se encontró informe de depuración y conciliación que indique nombre de los proyectos, fecha de iniciación del proyecto, valor en ejecutado, estado de los proyectos, proyectos terminados. se encuentra una diferencia entre el inventario de bienes existente y las cifras de los Estados Financieros de $34.052.923 (Cifras en Miles de pesos). La entidad no mantiene ningún procedimiento sólido de control interno que garantice la salvaguarda de su patrimonio PASIVO: PASIVO CORRIENTE Las cuentas por pagar representan el 72.41% del pasivo corriente, ésta cuenta asciende a $6.858.529, (Cifras en miles de pesos), conformada según el balance detallado por adquisición de bienes y servicios, aportes a Fondos de Pensiones, Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 145 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales, Retención de Ica, Anticipos sobre Convenios Interadministrativos y Obligaciones Laborales. Sin embargo no ha sido sometida a una depuración, conciliación, circularización y ajustes contables. PASIVO NO CORRIENTE El Pasivo No Corriente suma $19.282.257 (Cifras en Miles de Pesos), del cual las cuentas por pagar en $6.900.664, que ocurre lo mismo con las cuentas por pagar del pasivo corriente, en cuanto a clasificación, depuración, conciliación y ajustes. Lo que indica que es imposible establecer con precisión la identificación, prioridad de pago, antigüedad y por ende razonabilidad. PATRIMONIO El Patrimonio asciende a $ 35.772 millones (Cifras en Miles de Pesos), no contiene ninguna cuenta auxiliar que desglose la conformación de la cuenta de Capital Fiscal , ni tampoco se encontró dentro del área contable un anexo de conciliación o depuración de la cuenta. OBLIGACIONES FISCALES Las obligaciones fiscales mencionadas anteriormente ascienden a $1.836.572.610, cifra que no se encuentra registrada en los Estados Financieros .Al igual que el lo correspondiente a las sanciones e intereses moratorios a la Dian que asciende a $ 109.051 (Cifras en miles de pesos), quedando pendiente las resultantes de la aplicación por cuenta de la Dian al momento de concluir sus procedimientos en virtud de sus competencias y las que por cuenta de la administración en sus procesos de control interno resultaren. 12.2 DICTAMEN PRESUPUESTO Presenta mala incorporación de recaudos, llevando a presentar mayores valores en algunos rubros y menores en otros. No se llevaba un adecuado control de los recursos recibidos de los convenios y sus respectivos desembolsos sobre la subcontratación efectuada por la Piedecuestana. No se observa la recuperación de la cartera, en cuanto adicionan recursos, pero no presentan recaudos. La entidad recaudó el 45.51% ($40.164.549.098.73) y comprometió el 95.31% ($84.122.081.835.49), presentando un déficit presupuestal de $43.957.532,736.76 12.3 DICTAMEN A LA CONTRATACION Al revisar los Contratos seleccionados aleatoriamente, se verificó que cumplieran con lo Señalado en la Constitución y la Ley, teniendo en cuenta las características propias contractuales en cada uno de ellos, presentándose falencias contractuales los cuales se plasmaron dentro de este informe, que ocasionaron hallazgos de diversas connotaciones. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 146 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 12.4 DICTAMEN DE CONTROL INTERNO Control Interno no ha cumplido a cabalidad con lo establecido en la normatividad vigente, para lo cual se le recomienda lo siguiente: a. Existe el manual de calidad de 2008, por el que se siguen algunos de los procesos pero no están reglamentados por actos administrativos, por tanto deben actualizarlos y adecuarlos a los requerimientos actuales de la entidad. b. Se sugiere que la persona que maneje calidad depende de la gerencia pues no debe hacer parte de ningún proceso. c. Existe la resolución 0068 del 7 de junio de 2007 por el cual se adopta el modelo estándar de control interno donde tienen considerandos pero no se tiene la parte resolutiva. d. No existen los manuales de ética, del buen gobierno, mapa de riesgos de la entidad, planes de mejoramiento institucional, interno, etc. e. Replantear cronograma de auditorías internas de 2012, por que no se alcanzan a realizar en lo que queda del año, y concluir las realizadas a la fecha. 12.5 DICTAMEN TASA RETRIBUTIVA Por no cancelarse en el tiempo indicado La Corporación Autónoma Regional para la Defensa de la Meseta de Bucaramanga CDMB, aplicó la suma de $41.227.183 por concepto de intereses causados desde la fecha de vencimiento de la factura hasta el día 30 de junio de 2011, los cuales causaron un detrimento patrimonial. 12.6 DICTAMEN DE LA DEUDA PÚBLICA Los reportes mensuales indican que la Empresa ha venido cumpliendo satisfactoriamente con el pago de las obligaciones bancarias a las diferentes entidades de financiamiento. 12.7 DICTAMEN DEL SEGUIMIENTO A QUEJAS Los Hallazgos Detectados en este Informe, son hechos y presunciones que ya están siendo analizados por los órganos de Control Correspondiente como la Fiscalía, la Procuraduría, Por la Contraloría General de Santander - Grupo de Reacción Inmediata G.R.I., y Por la contraloría General de Santander - Auditoría Especial. 12.8 DICTAMEN DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO El Plan de Mejoramiento de la Empresa Piedecuestana de Servicios E.S.P., fue diseñado en un horizonte de mediano plazo, pues en las acciones (acción se refiere a la actividad que se va a ejecutar, incrementar, mejorar, construir o reformar) orientadas a desarrollar para superar las debilidades, encontramos que las acciones correctivas fueron concertadas para realizarse a un plazo de un (1) año, todos los cinco (5) puntos o hallazgos que fueron el resultado de la “Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial “realizada del 07 de marzo al 25 de marzo de 2.011 de la vigencia 2.010 12.9 DICTAMEN PLAN DE GESTION Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CÓDIGO: CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER 01 INFORME DEFINITIVO RECF-16- Página 147 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL La Empresa “Piedecuestana de Servicios Públicos Domiciliarios E.S.P.” del Municipio de Piedecuesta-Santander, presento Informe de Gestión por el periodo 2.008-2.011 cumpliendo con la LEY 951 de 2.005. 12.10 DICTAMEN LINEA AMBIENTAL La Empresa Piedecuestana de servicios públicos en su componente de aseo, presenta altos costos de operación, con relación a sus ingresos, por lo tanto el gerente actual de la empresa de aseo debe presentar mediante plan de mejoramiento, acciones que le permitan direccionar los estados financieros, con el fin de llevar a la Empresa a un estado rentable, y sea sostenible, para la prestación de un servicio eficiente. 13. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS TIPO DE HALLAZGO # A D P F PRESUNTO RESPONSABLE DESCRIPCION DEL HALLAZGO CUANTIA PAGINA DEL INFORME S EFECTIVO: Las conciliaciones bancarias no contienen información suficiente a las notas debito, crédito, consignaciones, cheques girados y no cobrados, traduciéndose en ausencia de procedimientos de Control Interno. La entidad no hace seguimiento a la ejecución de dichos convenios, de tal forma que al momento de liquidarlos también se cancelen las cuentas bancarias aperturadas ya que estos generan registros contables y administrativos innecesarios, reflejando en las cifras unos saldo en las cuentas de efectivo que en la realidad no son propiedad de la entidad, en cuantía de $584.869.477 1 x Partidas conciliatorias que no identifica fechas de realización de la operación, beneficiario del pago, número del cheque, entidad que efectúa la consignación o la transferencia, concepto, sin firma del funcionario responsable de la preparación ni Jefes de las Aéreas como son Tesorero, Contador o Director Financiero. Lo anterior traducido a cifras que afectan el balance son las siguientes: LUZ RODRIGUEZ Pagadora DARY MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial Cheques girados y no cobrados desde 2009 $ 9.683.246. Partidas en extracto y no registradas en libros $ 598.550.257. Consignaciones registradas no registradas en libros $ 1.033.165.851. Notas debito no registradas en libros 562.921.707. $ Notas crédito no registradas en libros 557.921.707. $ Se observa errores en las imputaciones contables, es decir en la aplicación de los Códigos Contables, generando con esto saldos negativos en las cuentas que aparentemente son sobregiros bancarios en cuantía de $855.564, que incrementan los Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co 8 CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 148 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL pasivos en esa mismo cifra. Las siguientes son algunas de las cuentas bancarias que se revisaron: Bancolombia Cta 044-67724865 $51.105 BancolombiaCta 044-716224-22 4.888 Bancafe Cta 362005878 $565.058 Bancafe Cta 36254317 -5 $109.243 BBVA Cta .10278406 Bancafe Cta 36200240-4 $61.903 $51.482 Bco AgrarioCta 301147-5 5.475 Ctas Varias cuantía 6.410 Adquisición del título de capitalización No 17326892 -1, con Capitalizadora Bolívar, el 16 de Junio de 2010, con una cuota mensual de $20.000.000, registrando a Diciembre 31 $360.000.000, sin presentar ningún pago en la vigencia de 2012, a la fecha de la auditoría. 2 3 4 X X X CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente Teniendo en cuenta que cuando se realiza este tipo de inversiones, si se pretende hacerlo con el fin de participar en sorteos que impliquen la generación de recursos, debe BILSON RODRÍGUEZ cumplirse con los términos y condiciones, cual Contador es la oportunidad en el pago, de lo contrario es un recursos que está inactivo y cada dia MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, desvalorizándose ya que al redimirlo no le reconocen el 100% si no el 90% del valor del Admtrativo. y Comercial título. Por lo anterior se deja la observación para que se tomen las medidas necesarias para proteger los recursos de la empresa, caso contrario se convertirá en un detrimento al patrimonio y por ende en un daño fiscal La cifra que mas impacta dentro de la cuenta de deudores es la cuenta de Avances y Anticipos que asciende a $18.345.208, (cifras en miles de pesos) y representa el 88.67 de las cuentas por cobrar y se incrementa en un 108.73%, respecto del año 2010. El sistema contable, registra de manera global en la cuenta de Avances y Anticipos para proyectos de inversión la cuantía de $18.080.335, cifra que no se encuentra debidamente depurada, conciliada ni ajustada contablemente y no fue posible obtener información detallada del estado actual de los anticipos girados como fecha de giro, valor del anticipo, entidad o persona beneficiaria del anticipo, nombre del proyecto, estado del proyecto, legalizaciones y saldo real ni la oficina de tesorería, ni la oficina de contabilidad La entidad refleja en la cuenta de Propiedad Planta y Equipo $39.705.823, disminuido en el 5%, respecto al año anterior, el saldo de esta cuenta reflejado en los estados financieros no se encuentra depurado, ni conciliado y el inventario presentado a la fecha de la presente auditoria, es incompleto y desactualizado en cuanto a ubicación, identificación, responsable y valorización. La cifra reflejada en el inventario presentado al equipo auditor asciende a $5.652.898 (cifras en miles de pesos), no contiene bienes importantes para la empresa como son Redes, Líneas y Cables de distribución y recolección de aguas, Equipo de Transporte Tracción y Elevación como son los Compactadores y demás Equipo para barrido; entre otros. CESAR NUÑEZ Gerente 9 TOLOZA BILSON RODRÍGUEZ Contador 11 MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comerci CESAR NUÑEZ Gerente TOLOZA BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co 13 CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 149 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Se encuentra una diferencia entre el inventario de bienes existente y las cifras de los Estados Financieros de $34.052.923 (Cifras en Miles de pesos). La entidad no mantiene ningún procedimiento sólido de control interno que garantice la salvaguarda de su patrimonio 5 X Se advierte que existe riesgo en manejo y seguridad de la información del área misional, por lo que se advierte realizar una evaluación técnica con carácter urgente, a fin de proteger fugas de información y manipulación de la misma, conllevando a un posible detrimento de los recursos propios más importantes de la empresa CESAR NUÑEZ Gerente TOLOZA JHOANA PINEDA AFANADOR Jefe de Sistemas 14 MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial 6 7 8 9 X X X X Dentro del proceso auditor realizado para la vigencia de 2011 se detectó que el proceso contable tanto de ingreso de los documentos de soporte al sistema, como la codificación contable no cumple con las características de la información contable ni los principios y normas técnicas expedidas por la Contaduría General de la Nación, por razones como: Carencia de personal idóneo y capacitado, con sentido de responsabilidad y pertenencia, equipos en estado no optimo, registro en el sistema de un Plan de Cuentas no acorde a los requerimientos de la Superintendencia de Servicios Públicos y la Contaduría General de la Nación para este tipo de empresas, creación de cuentas sin el lleno de requisitos del sistema como son el Código de Tercero (NIT), conciliación, depuración y ajuste contable de la cuentas, razones por las cuales es imposible precisar e identificar los proveedores, acreedores y demás terceros con quienes existen pasivos, su prioridad de pago, antigüedad y saldo El Pasivo No Corriente suma $19.282.257 (Cifras en Miles de Pesos), conformado por la Deuda Pública en cuantía de $12.381.593, con una participación del Pasivo no Corriente del 64.21% y la cuentas por pagar en $6.900.664, que ocurre lo mismo con las cuentas por pagar del pasivo corriente, en cuanto a clasificación, depuración, conciliación y ajustes. Lo que indica que es imposible establecer con precisión la identificación, prioridad de pago, antigüedad y por ende razonabilidad El balance no contiene ninguna cuenta auxiliar que desglose la conformación de la cuenta de Capital Fiscal , ni tampoco se encontró dentro del área contable un anexo de conciliación o depuración de la cuenta. Es importante que la empresa posea información clara y precisa sobre el contenido y precisión de la cuenta dl patrimonio, por cuanto sobre esta cuenta se liquida declara y paga el impuesto al patrimonio, obligación tributaria que la empresa debe cumplir. Esto conlleva a posible liquidación y pago en exceso de impuestos que estarían en detrimento de los recursos de la empresa Existe desorden administrativo y contable en el manejo de los documentos, codificación de los mismos, no existen criterios unificados para el manejo del plan de cuentas, no hay enlace en el sistema de tesorería y el sistema contable, unas veces los gastos se llevan a CESAR NUÑEZ Gerente TOLOZA BILSON RODRÍGUEZ Contador 17 MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial CESAR NUÑEZ Gerente TOLOZA BILSON RODRÍGUEZ Contador 18 MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial CESAR NUÑEZ Gerente TOLOZA BILSON RODRÍGUEZ Contador 19 MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial CESAR NUÑEZ Gerente TOLOZA BILSON RODRÍGUEZ Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co 22 CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 150 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 10 las cuentas de costos, otras veces a las cuentas de costos o un costo se lleva a una cuenta de gasto, por lo que las cifras de gastos o costos pueden reflejar valores que no se compadecen con la realidad. No se aplican procedimientos de conciliación por cuenta de los funcionarios responsables y tampoco se realizan auditorias por cuenta de la oficina de control interno a fin de verificar la calidad y precisión de las cifras de los estados financieros. Otro aspecto es que la empresa maneja Convenios interadministrativos con Alcaldías y dado el desorden administrativo los costos inherentes a dichos convenios unas veces son cargados a las cuentas de costos, otras veces a cuentas de gastos y otras como menor valor de la cuenta de Anticipos Convenios Interadministrativos; cuentas del pasivo que a 31 de diciembre asciende a $6.900.664 (Cifras en miles de pesos) y de la cual no existe ningún tipo de conciliación sobre el contenido de la misma, por lo que la información no es confiable Teniendo en cuenta que la información financiera producida a 31 de Diciembre de 2011 presenta inconsistencias en su contenido y por las situaciones descritas no es confiable cualquier indicador financiero que se calcule no correspondería a la realidad financiera de la empresa. X Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial CESAR NUÑEZ Gerente TOLOZA BILSON RODRÍGUEZ Contador 23 MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial X 11 X X La Empresa dado su desorden administrativo y de carencia de Planeación ha dejado de cumplir con las obligaciones mas importantes cuales son las de orden tributario que de acuerdo al anterior anexo son las de orden Municipal como es el Impuesto de Industria y Comercio y Retención de ICA, con los Municipios de Piedecuesta y Girón, Municipios donde genera ingresos en razón del desarrollo de la actividad. De la misma forma los impuestos del orden Nacional como son el IVA, el Impuesto de Renta y Complementarios y el Impuesto de Patrimonio. Las obligaciones fiscales mencionadas anteriormente ascienden a $1.836.572.610, sin incluir las erogaciones que tendrá que efectuar la empresa por concepto de sanciones por extemporaneidad en la presentación, los intereses moratorios y demás al momento que las entidades administradoras de los mismos exijan el debido cumplimiento, También se advierte que los Estados Financieros no reflejan en sus pasivos ninguna de las anteriores obligaciones fiscales, por lo que se configura una violación a las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación, al Estatuto Tributario y a las normas del Código de Comercio. Se encontró en pago de sanciones e intereses moratorios a la Dian como lo indica el siguiente anexo, lo cual se constituye en un detrimento al Patrimonio de la Empresa, por lo que se configura un daño fiscal, quedando pendiente la revisión y liquidación de los intereses y sanciones por las obligaciones que no han sido presentadas ni resueltas, una vez CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial DISCIPLINARIO CARLOS FERNANDO LANDAZABAL CAMARGO ExGerente MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial HECTOR SUAREZ SALCEDO Contador MIGUEL MENDOZA DUARTE Tesorero FISCAL CARLOS FERNANDO LANDAZABAL CAMARGO ExGerente MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Admtrativo. y Comercial HECTOR SUAREZ SALCEDO Contador MIGUEL MENDOZA DUARTE Tesorero $109.051.000 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co 26 CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 151 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL la Dian concluya los procedimientos aplicables en materia de sus competencias, las cuales deben ser sometidas a Plan de mejoramiento para que la Contraloría determine el daño fiscal total. 12 X 13 X Presenta mala incorporación de recaudos, llevando a presentar mayores valores en algunos rubros y menores en otros X No lleva un debido registro y control de los convenios interadministrativos celebrados y de los contratos que generan los mismos. Se presenta violación al Principio de Anualidad y de reservas Presupuestales 14 X X 15 x X 16 X 17 X 20 x Programación anual de contratación publicación en la página Web x x 21 x 23 24 x x x y Sanción por no cargar al SUI la información x 42 45 47 48 53 54 Cesar Toloza NúñezAdministrativo 57 Cesar Toloza NúñezAdministrativo Sanción por descargar residuos y basuras sin autorización Gabriel Abril RojasDisciplinario y Fiscal Cesar Toloza NúñezAdministrativo $8.000.000 x x 60 Gabriel Abril RojasDisciplinario y Fiscal $5.356.000 No control sobre autorización y entrega de Cesar Toloza Núñezcombustible Administrativo Walter Manrique MejiaSupervisor- Disciplinario No actas e informes de ejecución Cesar Toloza NúñezAdministrativo Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana- Carlos SA. Quintero LesmesSupervisorDisciplinario x HALLAZGOS DESVIRTUADOS No cumplimiento principio de planeación, falta de publicación x 61 65 Cesar Toloza NúñezAdministrativo Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana- Walter Manrique Mejira SupervisorDisciplinario x 26 27 34 58 No cumplimiento principio de planeación, incumplimiento en los pagos de seguridad social, 25 Cesar Toloza Núñez- x x 22 30 Cesar Toloza NúñezCARLOS FERNANDO LANDAZABAL C. CARLOS ALIRIO QUINTERO La Empresa supera en un 17.98% el Cesar Toloza Núñezporcentaje máximo de pérdidas o Índice de CARLOS FERNANDO Agua No Contabilizada (IANC) del 30% LANDAZABAL C La entidad debe implementar una política Cesar Toloza Núñez agresiva de antifraude La entidad debe mantener una política estricta de suspensiones y cortes y el impulso de los procesos de cobro persuasivo y coactivo que Cesar Toloza Núñez conduzcan en un corto plazo a la recuperación de la cartera Actualizar el Manual de Contratación HALLAZGO DESVIRTUADO Debilidades Contractuales Cesar Toloza Núñez 18 19 Cesar Toloza NúñezCARLOS FERNANDO LANDAZABAL C. CARLOS ALIRIO QUINTERO 66 70 Cesar Toloza NúñezAdministrativo x 71 Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 152 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Piedecuestana- Silvia Margarita Aguilar SupervisorDisciplinario Falta de elementos para demostrar Idoneidad, incumplimiento en seguridad social y Garantía 28 x Cesar Toloza NúñezAdministrativo Carlos Fernando Landazabal- ExGerente PiedecuestanaDisciplinario y Penal Carlos SA. Quintero Lesmes- SupervisorDisciplinario x 74 x Falta elementos para demostrar Idoneidad, incumplimiento en la seguridad social integral 29 x Cesar Toloza NúñezAdministrativo Carlos Fernando Landazabal- ExGerente PiedecuestanaDisciplianrio y penal Walter Manrique MejiaSupervisorDisciplinario x 76 x Extralimitación de funciones, conflicto de intereses 30 Carlos Fernando Landazabal- ExGerente PiedecuestanaDisciplinario x 79 Zorayda Ortiz Gómez SupervisorDisciplinario 31 32 Incumplimiento en seguridad social integral, inexistencia de informes de supervisor HALLAZGO DISCIPLINARIO DESVIRTUADO Incumplimiento en seguridad social, clausula de indemnidad y falta de informes del contratista x x 34 x x x Pago de servicios fechados anteriores al contrato, falta de clausula de indemnidad, estudios previos sin análisis de precios para el presupuesto oficial, incumplimiento en seguridad social integral Estudios previos incompletos, incumplimiento en la póliza 35 x x 84 Cesar Toloza NúñezAdministrativo Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana- Walter Manrique mejia SupervisorDisciplinario x 82 Cesar Toloza NúñezAdministrativo Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana- Walter Manrique Mejia SupervisorDisciplinario x Falta plan de inversión del anticipo, no ampliación de póliza 33 Cesar Toloza NúñezAdministrativo 87 Cesar Toloza NúñezAdministrativo Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana- Walter Manrique Mejia SupervisorDisciplinario 89 Cesar Toloza NúñezAdministrativo Carlos Fernando Landazabal- ExGerente PiedecuestanaDisciplinario Carlos SA. Quintero Lesmes- Supervisor- Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co 92 CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 153 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Disciplinario Incumplimiento en seguridad social integral y pagos realizados pero no ejecutados 36 x HALLAZGO DISCIPLINARIO Y FISCAL DESVIRTUADO Falta de planeación, falta informes del Interventor y supervisor 37 x x x x x x x incumplimiento en amparos de póliza 41 x x 99 Cesar Toloza NúñezAdministrativo 101 Cesar Toloza NúñezAdministrativo Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana- Carlos A. Quintero LesmesSupervisorDisciplinario 103 Cesar Toloza NúñezAdministrativo 105 Cesar Toloza NúñezAdministrativo x 110 Incumplimiento al art. 8 Ley 1474 de 2011 43 x x 44 X X X 45 Cesar Toloza NúñezAdministrativo Zorayda Ortiz GómezSupervisoraDisciplinario No cumplimiento de auditorías programadas 42 97 Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana- Walter Manrique mejiaSupervisorDisciplinario x Constitución de póliza diferente al Manual de contratación, falta de informes del supervisor, incumplimiento de seguridad social integral, incumplimiento en los requisitos habilitantes 40 Cesar Toloza NúñezAdministrativo Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana- Carlos SA. Quintero LesmesSupervisorDisciplinario Inhabilidad del contratista, no hay informe del contratista 39 94 Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana- Sergio Andrés RondonInterventor- Zorayda Ortz GómezSupervisorDisciplinario Se declara hábil sin cumplir los requisitos, incumplimiento de seguridad social, falta de informes del supervisor 38 Cesar Toloza NúñezAdministrativo x Intereses cancelados a la C.D.B.M no pago oportuno de la Tasa retributiva. La empresa en su componente de aseo, presenta altos costos de operación, con relación a sus ingresos, por lo tanto el gerente actual de la empresa de aseo debe presentar mediante plan de mejoramiento, acciones que le permitan direccionar los estados financieros, con el fin de llevar a la Empresa a un estado rentable, y sea Blanca Mari AraqueJefe de control interno Cesar Toloza NúñezAdministrativo Carlos Fernando Landazabal- ExGerente PiedecuestanaDisciplinario Carlos Fernando Landazabal- ExGerente Piedecuestana- 111 115 $41.227.183 Cesar Toloza NúñezAdministrativo Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co 142 CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 RECF-16- Página 154 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL sostenible, para la prestación de un servicio eficiente. 14. RESUMEN NUMERICO DE HALLAZGOS TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD ADMINISTRATIVOS 42 DISCIPLINARIOS 24 FISCAL 4 PENAL 2 TOTAL 72 VALOR $163.634.183 Por lo expresado en el presente Pronunciamiento de Auditoría Gubernamental con enfoque Integral. Modalidad Regular y como resultado del Control Fiscal sobre la vigencia 2011, encontrándose que la gestión desplegada por la administración en las materias objeto de examen no consultan adecuadamente con los principios de la función Administrativa, la cuenta rendida por la EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP del municipio de Piedecuesta, cuyo responsable es CARLOS FERNANDO LANDAZABAL CAMARGO, Ex - Gerente, NO SE FENECE. El presente Informe es de carácter Preliminar, en consecuencia está sujeto a las respectivas contradicciones, por tal razón goza de la respectiva reserva. El escrito de Contradicción deberá allegarse en medio físico y magnético. Continuación Informe Definitivo Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos ESP: Por la contraloría General de Santander, (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MARGARITA CARDENAS RODRIGO OSORIO Profesional Universitario Profesional Universitario (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) HERNANDO RODRIGUEZ Profesional Universitario OLINTO CHAVEZ Profesional Especializado Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: 01 Página 155 de 155 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) CLAUDIA HERNANDEZ Profesional Universitario (ORIGINAL FIRMADO) ALVARO CELIS Profesional Especializado (ORIGINAL FIRMADO) ANDRES MAURICIO JAIMES Profesional Universitario (ORIGINAL FIRMADO) CLARA ARIZA PEÑA Auditora Fiscal (ORIGINAL FIRMADO) ELVENY PABON Profesional Universitario RECF-16- LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL Auditora Fiscal Coordinadora Auditoria (ORIGINAL FIRMADO) LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA Sub Contralora Delegada para el Control Fiscal Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co
