Plantilla Corporacion Pascual

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¿Qué
esdelSimplifica?
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El pasado mes de octubre lanzamos Simplifica , un programa dirigido a mejorar
la productividad, el aprovechamiento del tiempo y la agilidad en la toma de
decisiones sobre todo en Oficinas Centrales. Este proyecto está liderado por
la Dirección de Personas, Excelencia y Calidad a través de los equipos EFR y de
Excelencia en la Gestión.
INICIATIVAS:
1. Algunas iniciativas puestas
en marcha
2. ¿Que más podemos hacer ?
Iniciativas
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1. Algunas iniciativas puestas en marcha:
¿quién ha participado?
Documentación
normativa
Evaluaciones de entrada
de personal
Red comercial,
Logística,
Controllers,
Excelencia …
RRHH
Espacios de
trabajo
Talento,
Organización,
Excelencia
Algunas iniciativas con STIC
STIC y Excelencia
2. ¿Que más podemos hacer ?
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Simplificación
Documentación
Título del de
apartado
normativa
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¿Qué es la Documentación Normativa?
Son los documentos internos emitidos por la compañía, donde se fijan orientaciones, directrices y/o
requisitos explícitos para la gestión diaria; Por ejemplo: Políticas, normas, procesos, formatos, planes,
códigos de buenas prácticas…etc
¿Qué se ha simplificado?
1) Unificar los repositorios de documentación normativa:
Intranet Incaweb Todo se reubicará en repositorio único que integrará toda la documentación de la
compañía. Se denominará NORMALIZA.
2) Reducir el número de documentos: Nuestra directriz es trabajar por procesos, lo que implica
disponer de una visión más transversal de las actividades. Aplicado a la documentación: verificamos el
contenido de los documentos, eliminamos papeles y agrupamos su contenido buscando formas de
trabajar más eficientes y sencillas.
¿En qué me afecta?
Mejorará el acceso al conocimiento, ayudará a una gestión más estandarizada, dinámica y eficiente. Con
tu participación formarás parte de la transformación cultural que la empresa está poniendo en marcha.
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Simplificación de rutas de
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evaluación de entrada de personal
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¿Qué son las evaluaciones de entrada?
Las evaluaciones de entrada sirven para que el mando valore la continuidad de un colaborador al
aproximarse la fecha de término del periodo de prueba o de fin de contrato. Las genera RRHH lanzando
un formulario en Pascual Talento.
¿Cómo se hacía hasta ahora?
Envío de cuestionario de valoración con varios apartados a cumplimentar por el responsable o a varios
mandos según el caso, hasta que no estaba cumplimentado no se podía tomar la decisión de continuidad.
Exigía al área de admón. de personal y a los responsables mucho tiempo para su gestión de forma
innecesaria, el cuestionario anterior tenía más complejidad y varios puntos a cumplimentar sobre el
perfil del colaborador.
¿Qué se ha mejorado?
Mediante la aplicación Pascual Talento desde administración de personal se envía una petición de
respuesta sencilla, se reduce el número de intervinientes, se agiliza el proceso.
¿Quieres saber más sobre Cómo realizar una evaluación de entrada? Pincha aquí
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Espacios
trabajo
Títulodedel
apartado
Manoteras
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•
Se han creado salas de
reuniones operativas
•
Se ha creado un espacio de
trabajo silencioso para facilitar
la concentración de los
empleados:
•
Hemos facilitado el mejor
aprovechamiento de recursos
de las salas de reunión
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Espacios
de del
trabajo
Título
apartado
Subtítulo del apartado
•
Se ha elaborado un decálogo de
reuniones, visible en las salas
con recomendaciones para que
las reuniones sean más efectivas
y eficaces
•
Se han colocado relojes en las
salas de reunión, con el fin de
que se respeten los tiempos
fijados
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Guía y Buenas Prácticas de uso de
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videoconferencia
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En qué casos usarlo…
Reuniones con personal de otros centros, Proveedores, Clientes, Colaboradores, Gestión de equipos,
Realizar entrevistas de trabajo. Para usarlo con externos contactar con CAU.
¿Quién dispone de videoconferencia?



Fábrica de Aranda
Manoteras
Barajas, La Quinta Delegación de Barcelona y Gurb
3 salas
3 salas
1 sala
¿Qué beneficios tiene la videoconferencia?
•
•
•
•
Ahorro de tiempo: no es necesario viajar, para mantener una reunión basta con planificarla con
antelación.
Ahorro de costes: reducimos el uso de aviones, trenes, hoteles, desplazamientos por carretera ….
Mejora en la conciliación de la vida personal y familiar: ya que permiten mantener reuniones y
conversaciones desde cualquier lugar, y ser utilizado como herramienta de comunicación para facilitar
el teletrabajo.
Beneficio ecológico: ya que se reduce la necesidad de viajes, y en consecuencia la reducción de
consumo energético y emisión de CO2.
Accede a la GUÍA de BUENAS PRÁCTICAS SOBRE USO DE VIDEOCONFERENCIA
10 Consejos sobre el uso de
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videoconferencia
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Si tu centro tiene muchas visitas de personal de
otros
centros
o
realizáis
viajes
muy
frecuentemente, solicita un estudio de viabilidad
para instalarte un equipo de videoconferencia a
RRHH, las ventajas son muchas.
1.
Reserva tu sala de video conferencia con la
suficiente antelación para garantizarte la
disponibilidad de las salas.
6.
2.
El uso de la videoconferencia es prioritario
sobre cualquier otro uso de una sala,
mantén las salas de videoconferencia de tu
centro con la máxima disponibilidad o
solicita trasladarlas a ubicaciones que
estén disponibles.
7.
En pequeñas reuniones y de corta duración,
puedes usar LYNC como alternativa a una
videoconferencia, pruébalo!
8.
Prepara tu reunión, ten disponibles los recursos
necesario, en las pantallas de videoconferencia
puedes visualizar además de a tus interlocutores
presentaciones o ficheros para compartirlos.
9.
Al ser una reunión virtual es especialmente
importante ser más riguroso con la conducta
durante la reunión, se puntual, respeta los turnos
de las intervenciones, mantente atento, etc…
3.
4.
5.
Si
has
reservado
una
sala
de
videoconferencia para otros fines, cédela
en caso de que te sea requerida para
realizar una videoconferencia.
Antes de viajar a un centro comprueba si
disponen de videoconferencia y si es así,
trata de mantener tus reuniones por este
medio.
Solicita a tus proveedores o clientes la
posibilidad de realizar videoconferencia,
todos salimos ganando.
Comparte: Si conoces el uso de la
10. videoconferencia procura extenderlo entre tus
superiores y colaboradores, si no es así, busca
ayuda con algún compañero de tu centro.
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Algunas
iniciativas
con STIC…
Título
del apartado
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Facilitar acceso wifi en Edificio Manoteras, para conexión de smartphones y
facilitar el acceso a personal externo, proveedores…
Potenciar uso de videoconferencia
Informamos de las ventajas de uso del la video, creamos
la GUIA DE BUENAS PRÁCTICAS
Mecanizar Solicitudes STIC:
Eliminamos la normativa de cesiones y la convertimos en un nuevo proceso, más sencillo.
Además para las peticiones de accesos y hardware a STIC se puede usar vía Intranet la herramienta de
tickets, con lo que evitamos cumplimentar y adjuntar anexos en Excel
(el antes conocido Anexo nº1 de Solicitud a servicios TIC)
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2. ¿Que más podemos hacer ?
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Solicítanos simplificar una
actividad/proceso:
¿Has detectado una actividad burocrática y de poco
valor que interfiere en tu actividad? Infórmanos, la
analizaremos y nos comprometemos a darte respuesta.
Da a conocer a la organización iniciativas
que se han puesto en marcha en tu área:
Si conoces buenas prácticas que se han desarrollado en
tu área o en tu puesto, comunícanoslo, lo daremos a
conocer en la organización y será de utilidad para que
otros compañeros se animen a hacer lo mismo.
Accede a los recursos disponibles que te
ayudarán a simplificar:
Accede a la comunidad Simplifica, vamos a incorporar
información útil para poner en marcha tu idea, formarte
en cómo simplificar y darte a conocer las iniciativas y su
seguimiento.
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Un toque esencial de calidad en tu vida
Si tienes alguna sugerencia, puedes contactar con David Castellanos o Fátima Charro