Manual de presupuestos de centros 6.0

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Identificación de Manual de Presupuestos
la línea de de centros 6.0
actuación:
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documento n.º:
Fecha del 28/02/2011
documento:
Preparado por: Javier Alonso Llull
Revisado por: Alberto J. Gutiérrez
Fecha de
preparación:
Fecha de revisión: 07/06/2011
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Manual de Presupuestos
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26/05/2011 Cambio en el 4.1.2 por eliminación de un punto de menú.
01/06/2011 Nuevas validaciones del Ctrl. de Disponibilidad de MC’s
07/06/2011 Actualizado según indicaciones JPG.
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ÍNDICE
ÍNDICE ...................................................................................................................... 2
1 . INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 4
2 . PRESUPUESTACIÓN DESCENTRALIZADA 6.0......................................................... 5
Presupuesto en siguiente ejercicio ................................................................................. 5
2.1.1
Documento de Entrada Presupuesto inicial ................................................ 5
2.1.2
Visualizar ..................................................................................................... 8
2.1.3
Informe de presupuesto anual..................................................................... 9
3 . ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA 6.0 ................................................................. 11
3.1
Clasificación Orgánica....................................................................................... 11
3.1.1
3.2
Visualizar Centros Gestores...................................................................... 11
Visualizar en jerarquía....................................................................................... 12
3.2.1
Visualizar variante jerarquía/CeGe............................................................ 12
3.2.2
Visualizar posiciones presupuestarias: Jerarquía ..................................... 14
4 . MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS ................................................................ 16
4.1
Registro de Transferencias ............................................................................... 16
4.1.1
Transferencia de Crédito (TRF)................................................................. 16
4.2
Visualizar........................................................................................................... 19
4.3
Formulario de Documentos ............................................................................... 21
4.4
Fiscalizar / Autorizar.......................................................................................... 24
5 . OTROS ELEMENTOS DE PRESUPUESTO 6.0 ......................................................... 25
5.1
Fondos .............................................................................................................. 25
5.1.1
Mantenimiento de Subvenciones y Proyectos de Investigación................ 25
5.1.2
Mantenimiento de Títulos Propios ............................................................. 29
5.2
Traspaso de Presupuesto sin fondo.................................................................. 30
5.2.1
Visualizar Dotación.................................................................................... 30
6 . SISTEMA DE INFORMES 6.0 ............................................................................... 31
6.1
Estructura Presupuestaria................................................................................. 31
6.1.1
Índice de Fondos ....................................................................................... 31
6.1.2
Índice de Centros Gestores....................................................................... 33
6.1.3
Índice de Posiciones Presupuestarias....................................................... 35
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6.2
Elaboración del Presupuesto ............................................................................ 37
6.2.1
6.3
Dotación del Presupuesto ......................................................................... 37
Ejecución del Presupuesto................................................................................ 39
6.3.1
Modificaciones de Crédito ......................................................................... 39
6.3.2
Listado Económico .................................................................................... 44
6.3.3
Económico – Funcional ............................................................................. 46
6.3.4
Presupuesto Anual .................................................................................... 47
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1.
Introducción
En este manual se encuentran las funcionalidades básicas de los Presupuestos para
la nueva versión 6.0 que resultan de utilidad a los centros.
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2.
Presupuestación
Descentralizada 6.0
Presupuesto en siguiente ejercicio
2.1.1
RUTA
CÓDIGO
Documento de Entrada Presupuesto inicial
Menú SAP → Presupuestación Descentralizada →
Presupuesto en siguiente ejercicio → Pres. Descentralizada
(ZG00)
ZENTR_FMBBC_PREDES
En nuestro caso vamos a explicar un ejemplo que realizaremos de presupuestación
inicial, un nuevo documento denominado documento ¨PRIN¨.
Introducimos la Entidad:
Debemos indicar la disposición de manera que completaremos los campos como se
indican. Esta disposición queda grabada de manera que sólo deberá completarse la
primera vez que se acceda a la transacción.
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A continuación vamos a explicar cada uno de los campos que deben ser rellenados:
1. Versión y Fechas:


Versión: versión del Presupuesto sobre la que se registrará el documento. Al
tratarse de Pres. Descentralizada será en versión 3.
Fecha documento/Fecha Contab: fechas a introducir. La fecha contable
deberá ser la del ejercicio presupuestado, en este caso al estar
presupuestando el 2012 introduciremos 01.01.2012.
2. Ejercicio efectivo, Cl. Presupuestario y Fondo:


Ejerc.ef.caja: este campo, a partir de ahora, es necesario para identificar los
documentos Plurianuales, en el caso de que este año sea mayor que el ejercicio
corriente, se estará registrando el presupuesto Plurianual.
- Presupuesto Corriente  Ejerc.ef.caja = Ejercicio
- Presupuesto Plurianual  Ejerc.ef.caja > Ejercicio
Cl.presup: este campo será fijo dependiendo de la transacción. En este caso al
ser de un presupuesto inicial siempre aparecerá ZG00.
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
Fondo: la presupuestación descentralizada no se va a realizar con fondo, por lo
que este campo aparecerá en gris. Si se fuera a presupuestar contra un fondo se
rellena este campo, en el caso de que no sea así, permite el valor inicial, por lo
que puede dejarse vacío.
3. Posiciones:

Centro Gestor: asignación de un presupuesto a determinadas áreas concretas
dentro de una posición presupuestaria. Cada Centro deberá ir acorde con la
Posición según corresponda.

Posición Presupuestaria: las posiciones clasifican las operaciones
presupuestarias que afectan a la liquidez. De manera que deberá completarse
con la correspondiente en cada situación.

Importe: importe correspondiente a la presupuestación que se quiera establecer.

Texto: campo en el que se puede escribir alguna descripción de la posición que
se está tratando. No es un campo obligatorio por lo que se puede dejar vacío.
Cuando estén completados todos los campos señalados le damos a Guardar y el
sistema nos informa que hemos realizado bien el proceso.
La clase de documento generada es un documento PRIN, es decir, de Presupuesto
Inicial.
Este documento PRIN al crearse ya queda contabilizado directamente, no es necesario
pasar por el workflow.
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2.1.2
RUTA
CÓDIGO
Visualizar
Menú SAP → Presupuestación Descentralizada →
Presupuesto en siguiente ejercicio → Visualizar
FMEDD
Introducimos el número de documento PRIN registrado anteriormente y lo ejecutamos.
Aquí aparecen todos los datos que hemos cumplimentado en nuestro documento.
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2.1.3
RUTA
CÓDIGO
Informe de presupuesto anual
Menú SAP → Presupuestación Descentralizada →
Presupuesto en siguiente ejercicio → Informe de presupuesto
anual
ZP031
Esta transacción puede ser lanzada para que el informe se ejecute en base a un fondo,
un centro gestor o una posición presupuestaria.
En nuestro caso vamos a sacar el informe para el año 2010 rellenando los siguientes
campos que hemos marcado:
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El análisis del informe es el siguiente.
Muestra para una combinación de centro gestor y posición presupuestaria, el importe del
presupuesto, lo distribuido y lo pendiente de distribuir, en el ejercicio seleccionado.
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3.
Estructura
Presupuestaria 6.0
3.1
Clasificación Orgánica
3.1.1
RUTA
CÓDIGO
Visualizar Centros Gestores
Menú SAP → Estructura Presupuestaria → Clasificación
Orgánica → Visualizar Centros Gestores
FMSC
En esta transacción podemos visualizar el centro gestor que nos interese. La pantalla es
la misma que la de modificar pero sólo nos vale para ver los datos que necesitemos.
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3.2
Visualizar en jerarquía
3.2.1
RUTA
CÓDIGO
Visualizar variante jerarquía/CeGe
Menú SAP → Estructura Presupuestaria → Visualizar jerarquía
→ Visualizar variante de jerarquía/CeGe
FMSE
Introducimos el ejercicio que nos interese analizar y pulsamos Enter.
Podemos ver la relación de las jerarquías y los centros gestores.
Si pinchamos en el centro gestor superior accedemos a éste en modo visualización.
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Si el centro gestor tuviese diferentes periodos de validez podemos visualizar según el
periodo de validez que seleccionemos. Por ejemplo accedemos al centro gestor 0107.
Comprobamos las fechas de validez y la denominación:
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3.2.2
RUTA
CÓDIGO
Visualizar posiciones presupuestarias: Jerarquía
Menú SAP → Estructura Presupuestaria → Visualizar jerarquía
→ Visualizar posiciones presupuestarias: Jerarquía
FMCIE
Introducimos el ejercicio que nos interese y pulsamos Enter.
Mediante esta transacción se pueden ver las jerarquías de las diferentes posiciones
presupuestarias como se ve en la imagen.
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Pinchando sobre una posición accedemos a la visualización y definición de esa posición.
Por ejemplo, si accedemos a esta misma posición:
Visualizaríamos las características de la posición
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4.
4.1
Modificaciones
Presupuestarias
Registro de Transferencias
4.1.1
Transferencia de Crédito (TRF)
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Modificaciones Presupuestarias → Registro de
Transferencias → Transferencia de Crédito (TRF)
ZSUPL_FMBBC_TRF
Hay que tener en cuenta las siguientes validaciones:

Se comprueba que la transferencia no se va a realizar desde una determinada
combinación posición presupuestaria – centro gestor con fondo a esa misma
combinación sin fondo.

Se valida que la combinación cege, pospre y fondo de las partidas emisoras del
documento a registrar no han podido recibido dentro del mismo ejercicio un
aumento de su presupuesto mediante documentos IA o TRF.

También se valida que la combinación cege, pospre y fondo de las partidas
receptoras del documento a registrar no han recibido dentro del mismo ejercicio
una disminución de su presupuesto mediante documentos TRF.

Ejercicio Corriente y Ejercicio plurianual o de efectividad de caja serán iguales, y
coincidirán con el ejercicio del sistema.
Completamos los siguientes campos para realizar la transferencia de crédito:
1. En este primer bloque introducimos ejercicios de la posición emisora, así como
en el caso de que lleve fondo el que deba llevar.
2. Como en este segundo bloque, de la misma forma se detallan los datos de la
posición receptora, en cuanto a ejercicios y fondo. Al realizar una transferencia
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de crédito en el ejercicio corriente el año del ejercicio debe ser el mismo que el
año del ejercicio de efectividad de caja, ya que no existirán plurianuales.
3. En el bloque final indicamos el movimiento que vamos a realizar entre los centros
gestores (en este caso) o entre posiciones presupuestarias (si fuera otro
ejemplo).
Entrado un poco más en detalle, en el tercer bloque se debe indicar, como se muestra
en la imagen, el centro gestor del que sale la transferencia; en este ejemplo sería el
0107 que lleva un signo negativo (-) ya que es el centro del que sale el crédito.
Por el contrario, el centro 0412 con signo positivo (+) es el recibe el dinero del traslado
de manera que verá incrementada su cantidad de crédito.
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Al terminar de introducir los datos debemos darle a ¨Contabilización Previa¨ ya que este
tipo de documentos siempre necesitan ser contabilizados por workflow.
Así el sistema nos informa de que el documento se ha registrado con éxito.
TRF: 6110000672
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4.2
Visualizar
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Modificaciones Presupuestarias → Visualizar
FMEDD
Accedemos a la transacción e introducimos el año del registro del documento, el número
del mismo y lo ejecutamos para visualizarlo.
A continuación se muestra el documento seleccionado con las posiciones que tenga
registradas. En el campo de ejercicio de efectividad podemos ver si el documento es de
ejercicio corriente o plurianual. En nuestro ejemplo es corriente ya que es para 2011.
En la pestaña ¨Datos adicionales¨ podemos ver si este documento ha requerido, en el
campo ¨Responsable¨ algún documento justificativo. También se ve quién lo ha creado
con la fecha y la hora.
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En este caso, como hemos explicado anteriormente, al registrar un documento IIP (el
que estamos visualizando) es necesario en el campo ¨Responsable¨ que el tipo de
documento justificativo sea MIIP.
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4.3
Formulario de Documentos
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Modificaciones Presupuestarias → Formulario de
Documentos
ZI003
Accedemos a Visualizar la Impresión de documentos de modificación de crédito; para
ello introducimos la Entidad CP, que será como siempre 1000, el año del documento que
queramos ver y el número de documento. Estos tres campos son obligatorios. Cuando
estén completados dichos campos pinchamos en Ejecutar
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.
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A continuación se introducen los nombres que correspondan y pulsamos Verificar
En esta pantalla podemos visualizar la impresión o darle directamente a imprimir. En
nuestro caso vamos a visualizarla para ver cómo queda.
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.
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4.4
Fiscalizar / Autorizar
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Modificaciones Presupuestarias → Fiscalizar /
Autorizar
SO01
Esta transacción está personalizada para cada usuario, de manera que se reflejará en
ella las tareas que deban ser fiscalizadas o autorizadas según corresponda.
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5.
5.1
Otros elementos de
presupuesto 6.0
Fondos
5.1.1
5.1.1.1
RUTA
CÓDIGO
Mantenimiento de Subvenciones y Proyectos de
Investigación
Visualizar Subvención o Proyecto de Investigación
Menú SAP → Otros elementos de Presupuesto → Fondo →
Mantenimiento de Subvenciones y Proyectos de Investigación →
Visualizar Subvención o Proyecto de Investigación
FM5S
Introducimos el fondo que queramos visualizar.
Y a continuación en esta pantalla visualizamos los datos.
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5.1.1.2
5.1.1.2.1
RUTA
CÓDIGO
Dotación de Subvenciones y Proyectos de Investigación
Visualización de la Dotación de Subvenciones y Proyectos de
Investigación
Menú SAP → Otros elementos de Presupuesto → Fondo → Dotación
de Subvenciones y Proyectos de Investigación → Visualización de la
Dotación de Subvenciones y Proyectos de Investigación
FMEDDW
Accedemos a la transacción, lo más interesante de ella es que en lugar de introducir el
número de documento para visualizarlos, que también se puede hacer, sería realizar un
filtrado por ejemplo de centro gestor y posición.
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Y ejecutamos. De esta manera nos aparecerán todos los documentos que han sido
registrados con la estructura del centro gestor y posición de nuestro filtrado.
Como se puede ver la disposición es muy completa ya que muestra los años de cada
documento, clase de documento y de presupuesto, importes, etc.
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A continuación se muestran los datos del traspaso.
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Versión 1.0
5.1.2
Mantenimiento de Títulos Propios
5.1.2.1
Visualizar Título Propio
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Otros elementos de Presupuesto → Fondos →
Mantenimiento de Títulos Propios → Visualizar Título Propio
FM5S
Como explicamos anteriormente esta transacción simplemente sirve para visualizar los
datos del título.
Visualizar Dotaciones
5.1.2.2
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Otros elementos de Presupuesto → Fondos →
Mantenimiento de Títulos Propios → Visualizar Dotaciones
FMEDDW
Al igual que en el punto 2.2 visualizamos el documento de la dotación o buscamos por
partida.
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5.2
Traspaso de Presupuesto sin fondo
5.2.1
Visualizar Dotación
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Otros Elementos de Presupuesto → Traspaso de
Presupuesto sin Fondo → Visualizar Dotación
FMEDDW
Al igual que hemos hecho antes hay que meter por ejemplo el centro gestor y la posición
presupuestaria. De esta manera aparecerán todos los documentos que poseen esta
estructura presupuestaria.
Ejecutamos.
Como ya lo hemos hecho en varias ocasiones nos ahorramos más explicaciones.
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6.
6.1
Sistema de informes
6.0
Estructura Presupuestaria
6.1.1
Índice de Fondos
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Sistema de informes → Estructura
Presupuestaria → Índice de Fondos
S_KI4_38000039
Dentro de la transacción se puede hacer una búsqueda de un fondo o introducir el fondo
directamente, como en nuestro caso, y lo ejecutamos.
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Cuando nos aparezca el fondo podemos pinchar en el botón de seleccionar
pinchar directamente sobre el documento para ver el fondo.
o
Así podremos visualizar los datos básicos de este fondo.
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Versión 1.0
6.1.2
Índice de Centros Gestores
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Sistema de informes → Estructura
Presupuestaria → Índice de Centros Gestores
S_KI4_38000038
Esta transacción tiene la misma funcionalidad que la anterior pero en lugar de ser para
los fondos es para los centros gestores. De manera que se introduce el centro gestor
que nos interese y lo ejecutamos.
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El sistema nos saca el centro gestor que hemos.
Pinchando sobre él vemos sus características.
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Versión 1.0
6.1.3
Índice de Posiciones Presupuestarias
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Sistema de informes → Estructura
Presupuestaria → Índice de Posiciones Presupuestarias
S_KI4_38000034
Para las posiciones presupuestarias sucede lo mismo que en los casos anteriores de
manera que nos vamos a detener mucho.
Metemos la posición y ejecutamos.
Localiza la posición.
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Nuevamente, si pinchamos sobre ella accedemos a los datos básicos de la misma.
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6.2
Elaboración del Presupuesto
6.2.1
Dotación del Presupuesto
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Elaboración del Presupuesto → Edición del Libro
→ Dotación del Presupuesto
ZP02
Introducimos por ejemplo un Centro Gestor y lo ejecutamos.
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Como se puede ver para este centro gestor en 2010 se muestran las cantidades de cada
dotación según el Capítulo en el que nos encontremos. También se ven las dotaciones
por artículos y por conceptos dependiendo de la aplicación económica en la que nos
encontremos.
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6.3
Ejecución del Presupuesto
6.3.1
Modificaciones de Crédito
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Sistema de Informes → Ejecución del
Presupuesto → Modificaciones de Crédito
Y_SU1_07000017
Accedemos a la transacción y completamos los campos que nos interesen para ver el
informe, además de los datos en los valores introducimos también un centro gestor para
limitar la búsqueda.
Este informe nos va a mostrar las modificaciones de crédito que ha habido en el ejercicio
seleccionado de gastos en ese centro gestor.
Podemos visualizar que en la combinación de nuestro centro gestor 0412 con la posición
presupuestaria G/6400400/3000 hay registrada una modificación de crédito, es decir un
documento MCRE, por valor de 250 euros.
El importe se encuentra en la columna de transferencias emitidas lo que explica que
salga en negativo. Es decir, el documento de traslado a transferido 250 euros que han
salido de esta posición a otra.
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Para ver el documento original pinchamos sobre el importe de la operación.
Y accedemos a Documento de Entrada
Aparecerán los documentos que son de modificación, en nuestro caso sólo existe uno
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Pinchamos sobre el para visualizarlo y podemos analizar lo siguiente
El gasto lo asume el emisor, que se imputa sobre el centro gestor 0412 y el ingreso lo
recibe el destinatario cuyo centro gestor en este ejemplo sería 04128A4.
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Podemos visualizar el documento MCRE si pinchamos sobre el importe de la partida que
queramos visualizar.
Pinchamos en documento de entrada.
Aquí podemos ver los documentos.
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Si accedemos a uno de ellos por ejemplo el primero
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6.3.2
Listado Económico
Menú SAP → Sistema de Informes → Ejecución del
Presupuesto → Listado Económico
CÓDIGO Y_SU1_07000018
RUTA
Para sacar la información del Listado Económico introducimos los siguientes datos por
ejemplo.
Metemos el año que nos interese con un periodo determinado y también la Identificación
de gastos e ingresos de las posiciones presupuestarias.
En la ¨Selección de Grupos¨ vamos a poner el centro gestor 0107 y ejecutamos.
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Se muestran los importes de cada una de las partidas asociadas a este periodo del
centro gestor 0107.
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6.3.3
Económico – Funcional
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Sistema de Informes → Ejecución del
Presupuesto → Económico – Funcional
Y_SU1_07000013
Para sacar el Económico – Funcional completamos los datos iniciales y vamos a
introducir el mismo centro gestor. Ejecutamos.
Nos aparece el presupuesto anual desglosado por cada una de las partidas. Es útil ya
que nos informa los proyectos asociados a cada partida con sus respectivos importes.
Por otro lado cada partida está ordenada por capítulo. Como se puede ver las partidas
que comienzan por G/1… pertenecen al Capítulo 1 dónde aparecen los importes de
cada uno de ellos. Sin embargo los últimos 4 dígitos de cada posición nos muestra al
programa en el que se engloban.
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6.3.4
Presupuesto Anual
RUTA
CÓDIGO
Menú SAP → Sistema de Informes → Ejecución del
Presupuesto → Presupuesto Anual
Y_SU1_07000013
Esta transacción funciona de igual manera que la anterior por lo que no hace falta dar
mas detalle.
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