GACIÓNID ¿PUEDEN LOS SERVICIOS DE DOCUMENTACIÓN MÉDICA MEJORAR LA VENTAJA COMPETITIVA DEL HOSPITAL ... ? Jové Riera, A., Ruiz Moreno, J. Hospital Sagrat Cor, L'Alian,a. Barcelona RESUMEN INTRODUCCiÓN Cuando una empresa ~omo, por ejemplo, un hospitaJ- se distingue porque tiene u ofrece algo que los competidores no pueden, es monetariamente rentable y no puede ser fácilmente imitado, logra uno ventaja competitiva (Ve) en reloción con las empresas que compiten por el mismo mercado o por los mismos dientes, pudiendo temor bien la forma de un menor coste monetario en igualdad (Ve en costes), bien la formo de ofrecer algo exclusivo (Ve en diferenciación). La cadena de volor (CV) fragmenta a lo empresa en sus octividodes estratégicas pera comprender el comportamiento de los costes monetarios y los posibilidades de diferenciación existentes y potenciales. Cada CV consta de 2 tipos de octividades: 5 actividades primarias !logístico interna, operaciones, logístico externa, mercadotecnio y ventas, y servicio) y 4 actividades auxiliares (infraestructura, personas, tecnología y abastecimiento). Bien en costes bien en diferenciación y de acuerdo a los potencialiclodes de los Servicios de Documentación Médica {SDMl, éstos podrían mejorar los S activiclodes primarios de la CV del hospital y 2 de los 4 actividades auxiliores: infraestructuro y desarrollo tecnológico. Traduciendo este s octividades en óreas funcionoles, las direcciones médicos (calidad , benchmarlcingl , de enfennería Icase-m;)( específico), financiero (contabilidad analítico) y marketing (potrones de cose-mix) resultarían beneficiados. En definitivo, luego de mejorar la CV del hospital , los SDM pueden contribuir 01 logro de su VC sostenida, bien en costes bien en diferenciación . Palabras clave: VenNJ¡a competitiva. Cadena de valor. Servicio de Documentación Médico. Monaged coreo SUMMARY When o compony (e.g . o hospital) is distinguished becouse it olfers something more that its competitors, it is profitable and it can not eas~y imitoted, it achieves a competitive advontage (CA) over tne rivol componies. This CA can take the fonn of a smaller monetory cost in equality (CA in costt or the form of offering something exclusive (CA in differentiation). The chain of volue (CV) frogments the company in its slrotegk octivities in arder lo understoM the behaviour of the monetary costs ond the possibilities of differentiotion existing and polential. Each CV consists of five primory octivities (intemal Iogistics, operations, externol logistics, marketing ond soles, and services) ond four auxilio!)' activities (infrostructure, monpower, techn~ogy ond supplies). 80th in costs aM in differentiation and occording lo theirs potentials, the Medical Documentation Services (MOS) could improve 011 primory a ctivi MS of the hospital CV and two of four auxiliary adivities: infrestructure and technologicol development. Tronslating these actiVities in functiona l areas, medical monagement (quolity, benchmorkingl, nursing Ispecific case-mix), finoncial (anotytical accounting) and marketing (standards of case-mix) would result benefited. In fod, aher improving !he hospital O/, the MDS can contribute lo the achievement oF its CA supported bath in costs ond in differentiation. Keywords: Competifive advantage, Chain of value, Medical Documenlofion Servi(8s, Monoged Coreo ACRONIMOS AA Adividades auxiliares AP Adividades primarios CV Cadena de vola r OM Docvmentoción médico SDM Servicio de documentación médico ve Ven taja competitiva Correspondencia : Albo Jové R¡era el. Actor Morono, 6 08017 Barcelona PAPElES MEOICOS 1997; 6/11; 1621 16 Formalmenle, la documentación médica (DM) se ocupo de lo s p roble mas concernientes a la recogida, tratamiento, almacena miento, recuperación y d ifusión de la informació n generada en la prá ctica médica a sistencial, a nivel primario, secundario y terciario . El objetivo gene ral de la documentación médica es la recupera ción de la información (documentos o datos) de forma selectiva ; pud iéndose establecer entonces objetivos específicos en rela ción con la a sistencia, lo docencia, la investigación y la gestión . Aceptado lo a nte rior conviene recordar¡ sin embargo, que la generalización de los servicios de DM (SDM) en los hospitales de nuestro poís es muy reciente, ya que data de finales de la década de los ochento; con independencia de alguna s excepciones -<:omo, por ejemplo , e l Servicio de Documentación Médica del Hospital de Sant Pau en Cata lunya y de otros grandes hospitales en el resto del estado. Asimísmo, cabe recordar tam bién que lo generalización de los SDM obedeció, fundamentalmente, a exige ncia s relaciona da s con el entorno legal, más bien q ue o criterios a sistenciales o a criterios de gestión. I En efecto , exigencia s en cua nto o codifica ción por parte de la s diferentes administraciones sanitaria s hicieron que los gestores hospitalarios se viesen "obligados" a contratar profesionales para cumpli r con las mismas. En la mayoría de los hospitales, tales profesionales fueron médicos documentalistas; que fueron contra tados en su mayoría poro cumplime ntar el CMBD y sólo unos pocos, además, para oga nizar un archivo central. Laboralmente, los documentalistas fueron 01 servicio de archivo, el cual normalmente se ubicaba en un órea no asistencial del hospital. Para identificar las posibilidades de obtención de VC es necesario examinar todas las actividades que la empresa desempeño y cómo éstos interactúan entre sí. Porter entiende que la CV es lo herramienta básico poro hacerlo, al identificar las fuentes de Posteriormente y de manero progresivo, lo DM ha ido adquiriendo un popel mós importante en los hospitales, yo no justificóndose hoy en día sólo por el entorno legal o "por tener que codificar". Así, los gestores de los hospitales consideran que los SDM tienen uno importancia creciente en los hospitales, pudiendo desempeñar actividades relacionadas con el diseño y la normalización de los documentos clínicos, con la mejoro contínua deltratamiento de la información, con el establecimiento de sistemas para garantizar la calidad, con la creación de reg istros específicos de diagnósticos y procedimientos, con el diseño de herramientas útiles poro la gestión del hospital y de sus centros de responsabilidad asistenciales en base a su case-mix específico ... ve. lo CV fragmenta o la empresa en sus actividades estratégicas relevantes para comprender el comportamiento de los costes monetarios y los posibilidades de diferenciación existentes y potenciales. Coda CV consto de dos tipos de actividades: actividades primarios, o aquéllos que se relacionan directamente con el producto, y actividades auxiliares, o aquéllos que permiten y fociliton el desarrollo de las actividades primarios. En total, codo CV estó compuesto de nueve categorías de actividades genéricos (Tabla 1); cinco actividades primarios (logístico interno o de entrado, operaciones, logístico externo o de salida, mercadotecnia y promoción, y servicio postalta) y cuatro actividades auxiliares o de apoyo linfraestructura, dirección de personas, desarrollo tecnológico y abastecimiento). En lo citado tabla se presento uno CV específicamente adoptado o un hospital. En definitiva, más allá de cumplir con el marco legal de constituir meramente un archivo central, los SDM pueden servir para algo mós. Hoy en día, un debate permanente en los ómbitos cientificos lsociedades) y profesionales (hospitales) de la DM se relaciona con el popel que debe desempeñar esta disciplina a corto y medio plazo. Precisamente, desde uno perspectivo de gestión y pensando a medio plazo, el objetivo de esta comunicación es presentar una primera idea de cómo los SDM pueden contribuir a la mejora de la organización del hospital; en base a contribuir 01 logro de su ventaja competitiva (Ve¡ a través de la mejora de su cadena de valor. Tabla 1: Actividades primarias y actividades auxiliares de la cadena de valor del hospital. ACTIVIDADES PRIMARIAS DEL HOSPITAL 1. LOGISTICA INTERNA O DE ENTRADA 2. PROCESOS 3 . lOGISTICA EXTERNA O DE SALIDA VENTAJA COMPETmVA y CADENA DE VALOR: CONCEPTOS 4 . MERCADOTECNIA Y PROMOCION 5 . SERVICIO POSTALTA Cuando uno empresa -como, por ejemplo, un hospital- se distingue porque tiene u ofrece algo que los competidores no pueden, es monetariamente rentable y no puede ser fócilmente imitada, logro una VC en relación con las empresas que compiten por el mismo mercado o por los mismos clientes. ACTIVIDADES AUXIUARES DEL HOSPITAL 6 . ABASTECIMIENTO 7 . DESARROllO TECNOlOGICO 8. DIRECCION DE PERSONAS El concepto de VC fue desarrollado por Porter' en 1980, teniendo posteriormente uno difusión generalizada y consideróndose una de las mayores aportaciones realizadas en el campo de la dirección estratégica. Un año después, South 11981) a vanzaba que la dirección estratégica era, de hecho, el 'monogemen~ de lo ve. 9. INFRAESTRUCTURA En e l ómbito que nos ocupo , por ejemplo, cuando un hospital de un determinado número de comas estó atendido durante lo noche por pocos médicos de guardia y otro hospital de igual tamaño y similar cose-mix lo estó o su vez por uno plantillo de guardia sobredimensionada, el primer hospital obtiene uno VC en costes versus el primero, siempre que el nivel de calidad seo el mismo. Cuando un hospital puede formar o médicos residentes, este hospital se d iferencia de otros hospitales que no estón acred itados poro ofrecer esa formación , obteniendo en este coso uno VC en diferenciación . De acuerdo con Porter, lo VC resulto principolmente del volar que una empresa es capaz de crear paro sus compradores lo del valor que un hospital genero a sus clientes); pudiendo tomar bien la formo de un menor coste monetario en relación con los competidores en igualdad de calidad IVC en costes). bien la forma de ofrecer algo exclusivo que tales competidores no ofrecen (VC en diferenciación) . En relación con el entorno competitivo de una determiando empresa, pública o privada, su venta ja competitiva se relaciono de manera d irecto con el valor generado por tal organización; poro Porter 11 985). su cadena de valor ICV) . Genéricamente, el valor generado -o el valor añadido- es lo diferencio entre el valor de los bienes producidos y el coste monetario de las materias primas y los bienes intermedios que se util izan poro producirlos. Aunque recientemente se ha introducido el concepto de 'cadena de volar virtual' (Rayport y Sviokla"" 1994, 1995), es difícil, por el momento, establecer su utilidad próctica en el ámbito hospitalario. En esencia, lo CV virtual porte de lo base de que uno transacción en el espocio de mercado (markefspace) es diferente de uno transacción en el lugar de mercado (markefplace). por lo 17 PAPELES MEDICOS 1997; 6 [IJ 16-21 JOVt: RIERA. A., RU\Z MORENO, J.·tf'\.lEDEN lOS SERVICIOS DE DOCUMENTAOON ~OICA MEJORAR lA VENTAJA COMI'mTIVA DELHOSPITAL , , tecnologío de lo ínformación y convirtiéndose en irrelevante el luear en donde se realiza la compraventa. Rayport y Sviokla advierten que la cadena de valor virtual no desplaza o anula a la cadena de valor -¿ya clásica?- de Porter (1985), sino que, más bien, la superpone y la complementa. Y, finalmente, en base al managed care, disease management y patient focussed care, los SDM pueden ser claves en la organización de los procesos (reingenie~ ría) y en la provisión de información; fundamentalmente con la utilización de sistemas de case-mix diseñados para clasificar pocientes que no requ ieren ser ingresados en hospitales agudos: Functional Re/ated Groups, Ambu- Porter (1980) desarrolló un modelo de estrategias genéricas que es mayoritariamente utilizado hoy en día -o, cuando menos, considerado- por las organizaciones que funcionan estratégicamente o acorde a criterios empresariales. El modelo en cuestión se muestra en la Tabla 2. Puede observarse cómo la ve se puede obtener latory Visit Groups, Resource Utiliza/ion Groups.. . En este apartado consideramos la primera posibili dad, y las dos siguientes en los próx imos aportados. De manera esquemática, cómo los SDM pueden mejorar las 5 AP Y 2 de las A AA se muestra respectivamente en las Tabla s 3 y A. Tabla 2: Estrategias genéricas de Porler Tabla 3: Contribución del SDM en la CV del hospital (1) AMBITO ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE ACTIVIDADES PRIMARIAS . AMPLIO LIDERAZGO DE COSTES DIFERENCIACION 1.1. lOGISTICA INTERNA AMBITO ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE REDUCIDO ENFOQUE DE COSTES ENFOQUE DE DIFERENCIACION • Existencias: Formatos de documenta ción médica • Admisión de pacientes: Eval uando la a decuación del ingreso y de la estancia (AEPI. 1.2 . PROCESOS bien en base a costes monetarios más bajos bien en base a aleún tipo de diferenciación. Lógicamente, no es suficiente con alcanzar la ve; ésta ha de sostenerse en el tiempo (Ve sostenida) frente a la complejidad del entorno y las acciones de los competidores . El ámbito competitivo, para ambas tipos de ve, puede ser amplio o redu cido; cuando este ámbito es reducido, la ve se consigue a través de una estrategia de enfoque de coste o de enfoque de diferenciación . • Asistenciales: Atención y a lta del paciente • Calidad asistencial: ~ Está ndares • ~ Indicodores ~ Benchmarking interno y externo Rei ngen iería: Formando parte de Cross functional feoms 1.3. lOGISTICA EXTERNA (ASISTENCIAl De forma taxativa, Parter afirma que una empresa • Comun icación con otros centros san itarios que está "atrapada en la mitad", o que no tiene clara mente definida su estrategia genérica, no puede tener ve; corriendo el riesgo de IIegor a la bancarrota. Muy recientemente, Berkowitz' (1995) se mostraba en la misma línea al afirmar que en el consumidor americano se produce hoy en día una clara ambivalencia: sencillo o lujo, motel de carretera u hotel de lujo, coche utilitario o coche de lujo ... O autobús o taxi .. . O , lo que es lo mismo, boio coste o diferenciación , • Comunica ción con age ncias externos Autoridades sanitarias en mafe ria de en fermeda~ des infecciosas Agencias de control demográfico y epidemiológico Agencias de control y codifica ción de diagnóstico Agencias de evaluación de la tecnología Agencias de planificación y control de trasplante 1.4 . MERCADOTECNIA • Marketing - Mejora de la identificación del producto ~ Patrones de cose~mix POTENCIAL INCIDENCIA DEL SERVICIO DE DOCUMENTAClON MEDICA EN LA CADENA DE VALOR DEL HOSPITAL 1.5. SERVICIO POSTAl TA Tras lo expuesto, se identifican tres niveles de actuación en los que los SDM pueden potencialmente contribuir al logro de la ve del hospital. • Seguim iento de pacientes y cla sificación: ~ Domici lio ~ Asistencia domiciliario - Rehabilitación - C.S.S. . Consulta general y especializada En primer lugar, bien en costes bien en diferenciación, los SDM podrían mejorar las 5 AP de la ev del hospital y 2 de las A AA: infraestructura y desarrollo tecnológico. • Análisis de mortalidad ~ Intrahospitalaria En segundo lugar, los SDM podrían colaborar con las áreas funcionales clásicas del hospital : dirección médica (gestián de la calidad, benchmarking interno ... ); dirección de enfermería (sistemas de case-mix específicos); marketing (patrones de case-mix, benchmarking estratégico ... ) y dirección financiera (contabilidad analítica). PAPELES MÉDICOS 1997; 6 [11: 16·21 - Postalta hospitalario • Rei ngresos • Aná lisis coste/ efectividad de los procedimientos 18 JCM: RIERA. A., RUZ. MOI!fNO, J.·tPlEOEN lOS SERVIOOS DE DOCIJMENTACÓN MtOlCA. MfJ:lR.A.R lA VENTAJA COMI'ETll1VA DEL HOSPrTAl. .. ' Tabla 4: Contribución del SDM en la CV del hospital (y 11) Cabe aq uí, quizá, conceptualizar brevemente dos té rminos: Reingeniería de la empresa y benchmarking. La reingeniería de empresa puede definirse como el red iseño radical de los procesos del negocio para conseguir mejoras espectaculares en los resultados (Hammer y Champy', 1993). Tres palabras claves destacan en la definición : rad ical, espectacular y proceso. Más que con ninguna otra coso, la reingeniería de empresa se relaciona directamente con los procesos , ACTIVIDADES AUXILIARES 2.1 . INFRAESTRUCTURA • Calidad - ¿Existen estánda res de calidad? - ¿Se mejora la calidad (can arregla "a la que hay")? El benchmarking es un proceso orientada a la optimización de la evaluación de lo empresa, una vez analizadas las procesos, los procedim ientos y las estrategias que la caracterizan (Watson', 1993). El procesa incluye la comparación can las e mpresas del sector y la "copia" de tado aquello que la competencia hace mejor, lo que permitirá la evaluación comparativa (Watson, Bogan y English '·, 1993), o , de hecho, el benchmarking. - ¿Se lleva a cabo control de calidad en base a estándares? - ¿Se garantiza la calidad intrínseca? - ¿Se gestiona la calidad (implicación de personas)? • Contabilidad - Analítica (para facilitar la determinación de costes) INCIDENCIA Del SERVICIO DE DOCUMENTACION MEDICA EN LA CADENA DE VALOR Del HOSPITAL: SU TRADUCCION EN AREAS FUNCIONALES • Evaluación de procedimientos 2.2. DESARROUO TECNOLOGICO En relación con las áreas funcionales clásicas de un hospital genérico (entiéndase dirección médica, dirección de enfermería, di rección económica y administrativa, dirección de servicios generales, dirección de marketing ... ), la colaboración de los SDM con tales á reas queda recogida en la Figuro 1. • Evaluación de procedimientos • Objetivización del 'knaw haw' del hospital • S.I.G . Fig ura 1. Relación con el SDM con las áreas funcionales del hospital I GERENTE I Finanzas Dirección médica Planificación Financiero Presupuesto Staff Médico Benchmarking Contabilidad Contabilidad Analítico Calidod Gestión Utilización UtiJization Rev;ew Gestión del riesgo SERVICIO DOCUMENTAClON M·EDICA I 5.1. G. Proceso de datos Compras I Marketing 1") I Dirección de Enfermería (0) Especialización en patrones de case-mix en relación con el mercado. 19 PAPfLES MtoIcos 1997; 6111: 16·21 x:M RIERA. A., RUIZ WORENO, J.-tpUEDEN lOS SEIMOOS De OOCUMENT AQÓN MtOlCA Mf..ORAR LA VENTAJA COME'fTlTlV A. DEl HOSI'ITAL ..l car con modernas tendencias de la organización de la división médica (Burns y Thorpe", 1993). En el caso específíco del órea funcional 'dirección médica' y atendiendo las comisiones que a esta dirección tradicionalmente asesoran, la contribución de los SDM se muestra en la Figura 2; en donde se sugiere una estructura de tipo matricial. El managed care se desarrolló a gran escala en los EE.UU. , durante la década de los ochenta . Hoy en día, mós de 100 millones de americanos cubren sus necesi- Figura 2. Retación de los SDM con tas comisiones asesoras de la direcciónmédica (estructura matricial) DIRECCiÓN MÉDICA I r I Credenciales I I Ensayos Clínicos I I I Teiidos I I Infecciones I IMortalidad I I H. Clínicas I I Utilización I I S. D. M. INCIDENCIA DEl SERV1CIO DE DOCUMENTACION MEDICA EN LA CADENA DE VALOR DEL HOSPITAL: SU POTENCIAL IMPLlCACION EN UNA ORGANIZACION MANAGED CARE dades sanitarias en base a este tipo de asistencia (Gabel et al. " , 1994); un 66% lo haró en el año 2000 y un 80% en el año 2020. Sin embargo, aún no se ha demostrado de manera clara que con este sistema de organización no se merma la calidad asistencial una vez reducidos los costes monetarios (Maynard " , 1995). En esencia, la filosofía del managed care comprende concienciar sobre el coste, su contención e incentivar medidas preventivas pora reducirlo. El managed care se podría conceptualizar como un proceso orientado al comprador de servicios sanitarios, poro que éste pueda influenciar en el proveedor del servicio pora elegir la meior alternativa económico y mós acorde, por tanto, a planteamientos basados en anólisis coste/ resultado. El managed care se centra también en la calidad y en su evaluación (Bloomberg", 1994); y es lo suficientemente Aexible poro entron- En cualquier caso y acorde a las exigencias de las organizaciones de managed care, los SDM pueden ser claves en la provisión de información; siendo un eiemplo claro la utilización de sistemas de case-mix para pacientes no hospitalizados. la potencial contribución de los SDM en organizaciones managed care trata de mostrarse en las Figuras 3 y 4 . Figura 3. Contribución de los SDM en organizaciones managed care (1) Med. Preventiva Asistencia domiciliaria I I MEO. PRIMARIA AMBULATORIA I I I I Asistencia Sociosonitaria I Hospitalización Hospital de día Urgencias PAPfLESMÉDICOS 1997, 6 (1); 16·21 Consulta Externa Ambulatoria 20 Rehabilitación Figura 4. Contribución de los SDM en organizaciones managed care (11) ri MEDICINA ENDOCR. DERMAT. NEUROL. CARDIOL. NEFROL. MI DIGEST. - CENTRO 1 MED. PREVENTIVA MED. PRIMARIA CENTRO 2 - CONSULTA ESPECIALIZADA 1-- ClRUGIA C. O. T. C. CARD. UROLOG. ANGIOL. C. GRAL. C. TORAC NEUROC. OFTALM. ORL e- r--- U. C. 1. ~ ALTA TECNOL. CENTRO 3 H H PREVENCiÓN PRIMARIA ESPECIALIZACIÓN AMB. Ahorro $ Asumible $ Menos asumible $ CENTRO AMBULATORIO South SE The cornerston e 01 strolegie thinking ) Bus;n slraf, Spring 1981 ; A: 16-20 3. Porter ME Competitive advantage. Creating and sustaining superior perlormance. New York: The Free Press, A Division 01 Macmilan Inc, 1985. A. Raypart JF, Sviokla JJ Managing in the marketspace. Harvard Bus;n Rev, Nov-Dec 1994: 1 A1- 1SO. 5. Raypart JF, Sviokla JJ Exploiting the virtual value chain . Harvard Bus;n Rev, Nov-Dec 1995: 75-85. 6. 8erkowitz E Marketing Ior the physician executive. Seminar I the American College 01 Physician Executives; 1995, August; Chicago: the Physician in Management series, 1995. 7. Hammer R Reengineering Work : don't automate, obliterate. Harvard Bus;n Rev, Jul-August 1990; 6A: A. 8. 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