REGLAMENTO DE GARANTÍAS V 3.0 Anexo 9 Plan de Contingencia del Portal 1. INTRODUCCIÓN El FNG cuenta con una infraestructura técnica que pretende garantizar la continuidad del servicio para las operaciones que se realizarán mediante el portal, cubriendo mediante elementos redundantes una serie de eventualidades que puedan afectar el hardware, software y elementos de telecomunicaciones. No obstante lo anterior, el presente documento pretende describir los procedimientos, plazos y demás aspectos necesarios para cubrir las contingencias que se puedan presentar y que afecten de manera temporal el proceso de reserva o apertura de cupo. Este procedimiento aplica cuando se presente una falla en: • • El canal de telecomunicaciones de Internet o la infraestructura del portal El sistema de información del FNG El procedimiento para la atención de los demás procesos en contingencia será informado al INTERMEDIARIO en el evento en que ello ocurra. 2. OBJETIVO 2.1. General Disponer de un mecanismo de contingencia para la atención del proceso de reserva o apertura de cupo en caso de falla de los sistemas. 2.2. Específicos • • • Establecer los medios, personas, plazos y tiempos para la atención del proceso de reserva o apertura de cupo Establecer las definiciones que guíen y delimiten el adecuado proceso de contingencia en el proceso de reserva o apertura de cupo Establecer los controles que sean necesarios y que permitan el adecuado mantenimiento, organización y uso del proceso de reserva o apertura de cupo. 3. DEFINICIONES Contingencia: Se entiende por contingencia el evento que impida de manera temporal la utilización del portal para la ejecución de una o todas las transacciones disponibles. Persona Responsable: Se define como persona responsable a aquella que representa al FNG o al INTERMEDIARIO en el proceso de reserva o apertura de cupo. Anexo No 09 Plan de Contingencia Portal Página 1 REGLAMENTO DE GARANTÍAS V 3.0 Plazo Máximo de Ejecución: El tiempo límite con el que se compromete el FNG para dar respuesta del resultado de una transacción. Medio de Comunicación: En contingencia el medio de comunicación será el correo electrónico. 4. PROCESO DE RESERVA O APERTURA DE CUPO EN CONTINGENCIA Para la definición de la estrategia de recuperación se asume que existe una separación entre los servidores de correo electrónico y la infraestructura del portal tanto a nivel de hardware, software y canales de comunicación. El FNG tiene una infraestructura técnica en la cual se cuenta con redundancia de hardware en aquellos componentes críticos y canales de comunicación diferentes para el manejo de las comunicaciones del portal y el correo electrónico. De acuerdo con el tipo de falla que se presente, el procedimiento que deberá adelantar el INTERMEDIARIO para realizar el proceso de reserva o apertura de cupo se definirá según se explica a continuación: 4.1. Activación de la contingencia Una vez sea identificada una falla que impida la operación normal del proceso de reserva o apertura de cupo y que no pueda ser resuelta en el transcurso de una hora comprendida dentro del horario para la atención de este proceso, el FNG declarará la contingencia e informará a los INTERMEDIARIOS a través de un correo electrónico dirigido a los administradores del portal. En este correo se precisará el tipo de evento ocurrido y se informará el procedimiento aplicable. 4.2. Operación en contingencia El procedimiento a seguir dependerá de las posibilidades que tenga el FNG para responder las solicitudes de reserva o apertura de cupo de acuerdo con los siguientes tipos de falla: 4.2.1. Falla en el canal de telecomunicaciones de Internet o en la infraestructura del portal En este caso, la falla afecta la posibilidad del INTERMEDIARIO de tramitar a través del portal la solicitud de reserva o apertura de cupo. Sin embargo, en este escenario el FNG puede dar trámite a las solicitudes que el INTERMEDIARIO deberá enviar por correo electrónico de acuerdo con las siguientes etapas: 1. El INTERMEDIARIO remitirá el Anexo 4 – Reservas de Cupo o Anexo 5A apertura de cupo dirigido a los correos electrónicos [email protected] y [email protected] con las diferentes obligaciones que vayan a ser desembolsadas. 2. El FNG enviará acuse de recibo al remitente. Anexo No 09 Plan de Contingencia Portal Página 2 REGLAMENTO DE GARANTÍAS V 3.0 3. Recibido el Anexo 4 o 5A, el FNG tramitará la reserva o apertura de cupo e informará por el mismo medio al remitente, en un tiempo no mayor a 2 horas, el resultado del proceso, adjuntado el log de respuesta respectivo. 4. Con el archivo enviado por el FNG, el INTERMEDIARIO podrá proceder a realizar el desembolso de las operaciones para aquellas operaciones a las que se haya asignado un número de garantía. 4.2.2. Falla en el sistema de información del FNG En este caso, la falla afecta la posibilidad del INTERMEDIARIO de tramitar a través del portal la solicitud de reserva o apertura de cupo así como la capacidad del FNG para procesarla. En este evento, el FNG recibirá por correo electrónico las solicitudes, las cuales se tramitarán atendiendo las siguientes etapas: 1. El INTERMEDIARIO remitirá el Anexo 4 – Reservas de Cupo o Anexo 5A apertura de cupo 2. 3. 4. 5. 6. dirigido a los correos electrónicos [email protected] y [email protected] con las diferentes obligaciones que vayan a ser desembolsadas. El FNG enviará acuse de recibo al remitente. Luego de recibir el acuse de recibo, el INTERMEDIARIO podrá realizar los desembolsos. Una vez el FNG restablezca el sistema de información, ejecutará e informará el resultado de todos los archivos recibidos. Si el INTERMEDIARIO requiere un número de reserva de cupo para realizar el desembolso, éste podrá asignar un número interno temporal el cual deberá ser sustituido con el número definitivo asignado por el FNG. El INTERMEDIARIO, si lo requiere, podrá enviar la relación del número interno asignado, el número de identificación del deudor y el valor desembolsado, con el fin de entregarles el número definitivo de las reservas de cupo asociado a las operaciones desembolsadas. En todo caso el FNG solamente aceptará las operaciones que cumplan con las condiciones establecidas en el REGLAMENTO. Sin embargo, se aceptarán garantías que incurran en las causales de rechazo que se indican a continuación, teniendo en cuenta que el INTERMEDIARIO no tiene forma de validar los respectivos parámetros con anterioridad al momento de la reserva o apertura de cupo: • • • Rechazo por “motivos atribuibles al deudor”, a menos que la causa de este rechazo sea un siniestro con el INTERMEDIARIO. Rechazo por exceder el VMD del deudor o del INTERMEDIARIO Rechazo por exceder el límite del producto de garantía, salvo que el valor de la operación específica que se pretende desembolsar exceda dicho límite. 4.3. Desactivación de la contingencia Una vez sea reactivado el servicio a través del portal, el FNG informará a los INTERMEDIARIOS mediante un correo electrónico dirigido a los administradores del portal, momento a partir del cual no se recibirán más solicitudes a través de las cuentas de correo habilitadas para este fin. Anexo No 09 Plan de Contingencia Portal Página 3