Manual de Construcción y Adecuación de Espacios para Archivos

Consuelo Colmenares Millán . Restauradora de bienes muebles - Arquitecta
GUSTAVO PETRO URREGO Alcalde Mayor de Bogotá D.C.
EDUARDO NORIEGA DE LA HOZ
Secretario General
GERMÁN YANCES PEÑA Director Archivo de Bogotá (e)
ANA MARGOTH GUERRERO Subdirectora del Sistema Distrital de Archivos
CONSUELO COLMENARES MILLÁN Elaboración
GUSTAVO ADOLFO RAMÍREZ Corrección de textos
BLANCA DUARTE Concepto gráfico y diseño
SUBDIRECCIÓN IMPRENTA DISTRITAL D.D.D.IImpresión
ISBN978-958-717-132-7
© Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
Primera edición 250 ejemplares
2012
Todos los derechos reservados
Esta obra no puede ser reproducida sin el permiso previo escrito
de la Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
contenido
Introducción...................................................................................................7
1. La arquitectura al servicio de los archivos...........................................9
1.1 Aspectos de diseño..........................................................................16
1.2Construcción o adecuación...............................................................17
1.3 Medio ambiente................................................................................18
2. Espacios para archivo...........................................................................21
2.1 Generalidades................................................................................. 21
2.2 Planteamiento de la problemática.................................................... 22
3. Planificación en construcción y adecuación de archivos....................23
3.1 Proyección del volumen documental para determinar
áreas de almacenamiento................................................................ 24
4. Estructura .............................................................................................27
5. Características arquitectónicas............................................................29
5.1Utilidad energética en beneficio del medio ambiente........................ 29
5.2Localización ....................................................................................30
5.2.1Localización general ............................................................ 30
5.2.2Ubicación de áreas y espacios para archivo......................... 31
5.3 Materiales y elementos arquitectónicos........................................... 31
5.3.1 Fachadas ............................................................................ 34
5.3.2Muros .................................................................................. 37
5.3.3 Pisos ................................................................................... 38
5.3.4Cubiertas ............................................................................ 38
5.3.5Ventilación ........................................................................... 39
5.3.6 Iluminación .......................................................................... 39
6.
Mobiliario ..............................................................................................41
6.1 Estantería fija ................................................................................. 41
6.2 Estantería compacta ....................................................................... 41
6.3 Planotecas ......................................................................................42
5
7. Conservación preventiva en espacios para archivo,
En relación con las condiciones locativas............................................45
7.1Condiciones ambientales ................................................................ 45
7.1.1Humedad relativa y temperatura .......................................... 45
7.1.2 Contaminación atmosférica................................................... 46
7.1.3 Carga de polvo y material particulado....................................46
7.1.4Carga microbiana .................................................................47
7.2 Mantenimiento ................................................................................ 47
7.3 Prevención de desastres .................................................................48
7.3.1Inundaciones ........................................................................ 49
7.3.2Sistemas de seguridad .........................................................50
Bibliografía ...................................................................................................51
Anexos........................................................................................................... 53
Anexo No. 1
Especificaciones técnicas de estantería fija........................................55
Anexo No. 2
Especificaciones técnicas de estantería rodante o compacta.............57
Anexo No. 3
Especificaciones técnicas de planotecas.............................................59
Anexo No. 4
Protocolo de limpieza para espacios de archivo..................................61
6
introducción
La conservación preventiva, como parte integral del Sistema Integrado de
Conservación (SIC)1, implica la necesidad de contar con espacios destinados a
albergar documentos de archivo de diferentes características, en cuanto a soporte,
técnicas gráficas y almacenamiento se refiere, con el fin de preservar la memoria
a través del tiempo y garantizar la consulta del acervo documental.
Los espacios destinados a actividades de archivo deben cumplir requisitos
específicos que permitan estabilidad de condiciones ambientales de humedad
relativa y temperatura dentro de los depósitos, acordes con las características de
los documentos. Así mismo deben atender aspectos relacionados con la estructura
de los edificios, su capacidad de carga, sistemas de ventilación, acabados
arquitectónicos, condiciones de iluminación, seguridad, prevención de desastres
y mantenimiento, entre otros.
El aporte de la arquitectura a las edificaciones de archivo es fundamental para
contribuir, de manera eficaz, a la conservación preventiva de documentos. La
edificación, estructura, diseño y selección de los elementos arquitectónicos
dirigidos hacia la arquitectura sostenible permiten el acercamiento a una visión
más amplia sobre la edificación de archivos.
1. Conjunto de normas, políticas, procedimientos y técnicas dirigidos a la normalización de los procesos de conservación
preventiva y conservación de los documentos que se manejan en desarrollo de las actividades propias de la Administración
Distrital, desde el momento de su producción y hasta su disposición final.
7
1. la arquitectura al servicio de los archivos
La función y fin último de la arquitectura se relaciona con una aproximación
del mejoramiento de la relación del hombre con su entorno, en concordancia
con elementos conceptuales y las condiciones espaciales. En este sentido, los
archivos que albergan el patrimonio documental de la ciudad deben considerar
todos aquellos aspectos que contribuyan al mejoramiento ambiental, la
utilización de materiales acordes con lineamientos de diseño que propicien
prácticas más eficientes no sólo para los espacios de archivo sino con el
medio ambiente.
Mack Scogin, director del Departamento de Arquitectura en la Universidad
de Harvard, en la conferencia “La Imaginación Templada por el Rigor de la
Arquitectura” 2, de la Cátedra Luis Barragán, en Monterrey (13 -17 octubre
de 2008), expuso más de 30 proyectos para expresar de forma coherente
la importancia de reflejar la relación del diseño espacial y su función donde
la preocupación por los aspectos sociales y medioambientales deben ser
resueltos por los arquitectos en la próxima década.
El término de arquitectura sustentable tiene su origen en la expresión de
desarrollo sostenible 3 que incluyó Gro Brundtland en el informe de la 42ª
sesión de las Naciones Unidas de 1987, donde se enfatizó que el deterioro
ambiental era una de las principales causas del empobrecimiento mundial:
“El concepto del desarrollo sostenible se basa en tres principios: 1. El
análisis del ciclo de vida de los materiales 2. El desarrollo de materias
primas y energías renovables 3. La reducción de las cantidades de
materiales y energía utilizados en la extracción de recursos naturales,
su explotación y la destrucción o el reciclaje de recursos”.
2. Mack Scogin, “La imaginación templada por el rigor de la Arquitectura” [documento en línea], 2008. (Consultado el 6 de
octubre del 2009). 3. Wikipedia [documento en línea]. (Consultado el 13 de octubre del 2009).
9
Actualmente, la arquitectura busca involucrar proyectos que tengan en cuenta las
anteriores premisas, aunado esfuerzos desde las diferentes disciplinas que se
involucran en el diseño y la construcción para lograr estos objetivos.
La experiencia desde la construcción de archivos no es muy evidente; sin embargo,
a través de este tipo de construcciones se puede observar cuál ha sido el objetivo
para lograr espacios acordes con las necesidades espaciales para áreas de archivo
y específicamente para depósitos de archivo y, al mismo tiempo, contrarrestar los
efectos adversos de las condiciones ambientales.
En Francia, los archivos han sido construidos particularmente contemplando
las necesidades de los archivos para cumplir con el desarrollo sostenible. Las
condiciones ambientales de los depósitos de archivo se consideran como uno de
estos parámetros; es así como la Dirección de Archivos de Francia actualizó en
el 20074 las reglas básicas para la construcción, ampliación o modificación de los
edificios de archivo. Uno de los objetivos fue la flexibilización de las condiciones
ambientales en los depósitos, debido a la rigidez que ha prevalecido en términos
de conservación preventiva, no solo en Francia sino en distintos países.
En España, uno de los edificios más antiguos construidos para archivos es el
Archivo General de Simancas, construido durante la monarquía de Felipe II en
el siglo XVI, por iniciativa de Carlos V.; su área corresponde a 10.860 m2 de
construcción, de los cuales se ha destinado el 83.54% del edificio en sí para el
archivo y el 16.46% al edificio anexo.
La sede del Archivo General de Indias, en la ciudad de Sevilla, corresponde a una
edificación también construida durante la monarquía de Felipe II de finales del
siglo XVI, aunque su construcción se concluyó solo en el siglo XVII. Los planos
iniciales corresponden a Juan de Herrera, lo concluyen Alonso de Vandelveira,
Juan de Minjares, y Miguel Zumárraga; pero es a partir de la segunda mitad del
siglo XVIII que el edificio comienza las labores como archivo de la documentación
perteneciente a la administración de la corona española en América y Filipinas.
El Archivo de Indias fue sometido en el 2005 a obras de ampliación y rehabilitación
por las cuales se integró la Casa Lonja de Mercaderes (siglo XVI) al edificio
del Cabildo Catedralicio, lo que representa un total de 8.410 m2. El sistema de
climatización está ubicado en un túnel que une las dos construcciones.5
La sede del Archivo Histórico Nacional (1953), ubicada en Madrid, fue diseñada
específicamente para archivo y está localizada en el complejo arquitectónico del
Consejo Superior de Investigaciones Científicas, con 3.000 m2 de área construida.
4. Revista Internacional Preservation News No.44, mayo del 2008, pp. 16. 5. Archivo de Indias [artículo en línea], El País,
Madrid, 28 de junio de 2005. (Consultado el 3 de marzo del 2010).
10
Consta de dos volúmenes; el primero destinado a áreas administrativas, procesos
técnicos e informáticos y servicio al público, conformados por un base rectangular
de cuatro plantas. Y el segundo, por una base cuadrada alrededor de un patio central
destinado a áreas de depósitos distribuidos en siete plantas, de aproximadamente
858 m2; seis de éstas presentan estantería fija y sólo una estantería compacta o
rodante, con una capacidad de 42 Km. de estantería.6
En los últimos años, el Ministerio de Educación y Ciencia de España ha desarrollado
una política de modernización de los archivos españoles dirigida a promover las
acciones de difusión y de conservación del patrimonio documental español, en
las que se destacan los siguientes aspectos fundamentales: mejoramiento de
las construcciones o infraestructuras con énfasis en la conservación preventiva
y conservación de los documentos e informatización de los fondos, unido a la
cooperación archivística nacional e internacional.7
En lo referente a las construcciones, ésta se enfoca en la dotación de los edificios
en función de mejores instalaciones dirigidas a los archivos estatales, como a los
de titularidad estatal y de gestión de las comunidades autónomas. Los edificios en
construcción son proyectados con nuevas tecnologías y condiciones de depósito
más contemporáneas.
Cabe destacar los cambios que se han generado en los siguientes archivos
españoles:
Archivo Regional de Castilla - La Mancha8, localizado en Toledo, del
arquitecto Guillermo Vásquez Consuegra. Incluye, desde 1985, cinco archivos
de la región; la construcción de 1999 al 2005 está conformada por 12.625
m2, de los cuales 7.910 m2 son áreas de depósitos, equivalentes al 63%.
Esta edificación representa parámetros propios de la arquitectura sostenible
donde se destaca, principalmente, el diseño de las fachadas ventiladas con
el uso de cerámicas independientes y perfilería metálica.
Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, sede de la Subdirección
General de Archivos; este archivo intermedio e histórico fue creado por la
Ley 4 de 19939; está situado en la antigua construcción de la cervecería “El
Águila” y forma parte de un conjunto arquitectónico junto con la Biblioteca
Regional Joaquín Leguina. La construcción de comienzos del siglo XX, del
arquitecto Eugenio Jiménez Corera y concluido por Sainz de los Terreros, fue
sometida a rehabilitación por los arquitectos Luis Moreno García – Mansilla y
6. Ministerio de Cultura de España. “Edificio del Archivo Histórico Nacional” [documento en línea], 2010. (Consultado
el 26 de febrero del 2010). 7. Ministerio de Educación y Ciencia de España. “Del Castillo hace balance de la política de
modernización de los archivos españoles desarrollada por el MECD” [artículo en línea], Madrid, 2009. (Consultado el 26 de
febrero del 2010). 8. Archivo Regional de Castilla - La Mancha. [documento en línea]. (Consultado el 12 de julio de 2011).
9. Comunidad de Madrid. Subdirección General de Archivos. [documento en línea], Madrid. (Consultado el 9 de marzo de
2010).
11
Emilio Tuñón Álvarez en 1998 e inaugurada en el 2003. Cuenta con 29.700
m2, distribuidos en tres edificios de la siguiente forma: 1) Destinado a áreas
administrativas y atención al público ubicado en el antiguo edificio. 2)
Denominado “edificio de ingresos” correspondiente a la nueva construcción
alberga los procesos técnicos y espacios propios de la llegada de los
documentos, así como, salas de limpieza, desinfección, desinsectación y
eliminación de documentos. 3) Denominado “edificio de depósitos” de nueva
construcción en concreto y doble fachada de vidrio, está conformado por
seis plantas para depósito y una para parqueaderos; cuenta con un total de
71 depósitos: 36 para formatos normalizadas con una capacidad de 72.576
metros lineales de estantería cada uno, 11 para formatos especiales con
capacidad de 3.824 metros lineales y 24 para soportes especiales.
Archivo General de Extremadura, en Mérida, del arquitecto J. Meri Cucart;
con 12.000 m2 de construcción y capacidad en los depósitos de 60.000 metros
lineales10. La construcción está conformada por dos volúmenes unidos por
áreas de jardín. Se culminará en el año 2012.
Archivo Histórico de Alicante, del arquitecto Francisco Javier García
Alcázar, con un área de 6.631 m2 de construcción, estimando una capacidad
de 30 km. de estantería. Edificio inaugurado en el 2010, reúne elementos
arquitectónicos tradicionales de Alicante entre los que se destaca el uso de la
piedra caliza. Está conformado por dos volúmenes, de dos y cuatro plantas.
El de menor altura contiene la sala de exposiciones y la de investigadores,
el salón de actos y una sala de descanso.11
Archivo General de la Rioja, de la Comunidad Autónoma de la Rioja12, del
2007, con una superficie de 4.885 m2. Los depósitos de archivo se encuentran
ubicados en el primero y segundo piso.
Archivo Histórico Nacional de Euskadi, en Bilbao, abre sus puertas en el
2011.13 La nueva construcción diseñada por IDOM, Arquitectura, Ingeniería
y Consultoría será de 11 plantas y reemplazará al antiguo edificio, en un
área de 8.542 m2, con 6.603 m2 de construcción, se integrarán avances
tecnológicos en materiales e instalaciones.
Archivo Provincial de Valladolid. Localizado en el “Centro Asistencial Doctor
Villacián”, fue construido entre los años 2007 y 2008, con una superficie
de 1.000 m2. Está conformado por cinco depósitos: tres destinados a los
10. Archivo Histórico de Extremadura [documento en línea], Mérida, 2010. (Consultado el 25 de febrero del 2010). 11. Archivo
Histórico de Alicante [artículo en línea], La Verdad Digital S. L., 3 de marzo de 2010. (Consultado el 3 de marzo del 2010).
12. Archivo General de la Rioja [documento en línea], 13 de diciembre de 2007. (Consultado el 3 de marzo del 2010). 13. Iñaki
Esteban, “La memoria vasca se hace de cristal” [artículo en línea], Bilbao, 16 de diciembre de 2008. (Consultado el 26 de
febrero del 2010).
12
documentos considerados normalizados, uno para documentos especiales,
otro para documentos electrónicos. La ventilación utilizada en los depósitos
es de tipo mixto por medio de sistemas mecánicos de ventilación y sistemas
de aireación natural, situación que contribuye al ahorro de energía. La
estantería tiene una capacidad de 10.000 metros lineales. Además, dispone
de tres salas de trabajo, áreas de procesos técnicos destinadas a restauración
y reprografía, una sala para investigadores y una sala múltiple.
Archivo Provincial de Guadalajara de 6.000 m2, cuenta con seis plantas. El
área destinada para depósitos es de 4.000 m2, equivalente al 66% del área
total para albergar 39 km. de documentación.
En México, el edificio del Archivo General de la Nación se encuentra localizado
en el Palacio de Lecumberri, que cumplió funciones de prisión hasta el año 1976;
esta sede corresponde a una construcción del siglo XVIII, que fue conocido en
aquella época con el nombre de Archivo General de la Nueva España con el fin de
clasificar y organizar los documentos de la colonia española en América. El edificio está construido sobre dos fallas geológicas y de acuerdo con evaluaciones
realizadas por las Facultades de Arquitectura, Ingeniería y Química de la Universidad
Nacional Autónoma de México (UNAM), presenta varios problemas relacionados,
principalmente, con daños estructurales; igualmente se encuentra en riesgo de
inundación por aguas negras del gran canal localizado en áreas aledañas.
Debido a los riesgos que presenta la edificación -y en especial por la amenaza
que representa para la salvaguarda de la documentación- actualmente ésta se
encuentra en proceso de rehabilitación proyectada en tres etapas que comprenden
obras desde el 2009 hasta el 2011.
En Bogotá se han construido como depositarios de la memoria histórica el edificio
para el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá; el primero del arquitecto
Rogelio Salmona y el segundo del arquitecto Pablo Ortiz. En ambos casos se
aunaron esfuerzos para contar con espacios que cumplieran las expectativas
referidas a la disposición final del documento, áreas administrativas, de procesos
técnicos, de consulta y exposición, y áreas de depósitos para archivo.
La sede actual del Archivo General de la Nación, se comenzó a construir en el
año 1989, y se inauguró en el año 1992; cuenta con 21.350 m2 de construcción
y 12.000 m2 de áreas de depósito, equivalente al 56.20% del área total. Rogelio
Salmona, uno de los arquitectos más representativos del país, por medio de dos
edificios plasmó la coherencia de los espacios a través de la geometría mediante
un eje central de acceso a la primera de las dos edificaciones, conformado por un
espacio circular para llegada de los visitantes y del personal del Archivo.
13
El edificio o bloque norte alberga, en el primer piso como lugar de encuentro, las
áreas destinadas a la consulta, así como, los espacios para el auditorio, salas de
reunión y de exposición, localizadas alrededor del espacio circular central. En el
segundo piso se reúnen áreas técnicas y administrativas, que a través de pasillos
y entradas de luz buscan dar continuidad a las mismas características del primer
piso. Los depósitos se encuentran localizados en áreas inferiores del nivel de
acceso principal, y cuentan con parámetros de conservación preventiva.
El edificio o bloque sur cuenta con 5 pisos para depósitos de archivo y áreas
técnicas designadas a la clasificación y descripción documental. La concepción
espacial y soluciones técnicas de los depósitos de archivo difieren del anterior,
pero perdura la integración de las áreas mediante pasillos y entradas de luz.
El Archivo de Bogotá se comenzó a construir en el año 2001; su construcción
se concluyó en el 2003. El área construida es de 21.841 m2, con 8.000 m2.,
aproximadamente, para áreas de depósito distribuidas en seis pisos y un sótano.
[Imagen 1]
Está conformado por un eje al cual confluyen cuatro edificaciones. El acceso
principal se define por un área central que permite su visualización desde los
pasillos del segundo y tercer piso [Imagen 2]; delimita al sur en el primer piso por
la sala de consulta y en el segundo piso por una sala de exhibición [anterior Centro
de Documentación].
Imagen 1 . Acceso principal del Archivo de Bogotá
Fuente: Archivo particular
14
Imagen 2 . Archivo de Bogotá – Vestíbulo / Imagen 3 . Doble muro en los depósitos del Archivo de Bogotá
Fuente: Archivo particular
Al norte en el primer piso, se ubican la cafetería, la librería y áreas de baños, y
seguridad. En el tercero, se encuentra el auditorio que tiene capacidad para 195
personas y 3 salas múltiples.
Las áreas de procesos técnicos están localizadas en el costado oriental, en el
segundo piso (Conservación, Restauración, Laboratorio de Química y Biología y
áreas de limpieza y desinfección de documentos) y tercer piso (Catalogación y
Reprografía). Las áreas administrativas se encuentran distribuidas en cada piso. En
estas zonas, los pasillos cuentan con áreas que permiten la renovación del aire.
El cuarto piso se destina a la Dirección, a las áreas de la Subdirección del
Sistema Distrital de Archivos, de la Subdirección Técnica, y a otras áreas de orden
administrativo.
Para las transferencias documentales existe una zona de llegada y recepción y
áreas aledañas para la desinfección.
Los depósitos de archivo cuentan con aislamiento de las condiciones externas
mediante el uso de muros dobles, e internamente los pasillos contribuyen a mejorar
esta condición [Imagen 3]. Todas las tuberías se encuentran localizadas en éstas
áreas. Las áreas de los depósitos están comprendidas entre 119 m 2 y 135 m2,la
altura útil es de 3.25 m. y la total de 3.87 m. El sistema de ventilación es el de
presión positiva.
15
La iluminación es controlada mediante el uso de temporizadores en depósitos. La
luz es fluorescente de baja intensidad con difusores en acrílico. Además, cuenta
con sistemas de detectores de humo cuya información es transmitida al sistema
central de controles del edificio.
En los depósitos el piso es en concreto endurecido esmaltado, el cual permite la
facilidad en la limpieza y se caracteriza por ser un material no abrasivo.
Las puertas de acceso a los depósitos y de los pasillos cuentan con sistema de
seguridad antipánico.
El mobiliario de estanterías compacta [rodantes] y planotecas cumplen con las
especificaciones técnicas requeridas para mobiliario de archivos históricos y se
encuentra instalado de acuerdo a la normatividad vigente.
1.1. aspectos de diseño
Los espacios destinados a archivo deben ceñirse a la normatividad vigente que
sobre condiciones de archivos se establezcan14.
La adecuación de archivos se dirige a aplicar una serie de aspectos que deben
tenerse en cuenta para determinar cuáles son los lineamientos a seguir con
el fin de mejorar las condiciones generales que se presentan en los espacios.
Generalmente, estos han sido diseñados para cumplir una función muy diferente
a su función inicial.
El diseño de los espacios en arquitectura se refiere a comprender inicialmente las
premisas de cumplimiento según su función, entender que existen parámetros que
permiten condiciones apropiadas; es por esta razón que la mayoría de los espacios
destinados a albergar archivos están desprovistos de las condiciones para cumplir
con los parámetros específicos que la conservación preventiva exige, a excepción
de los archivos que se proyectan y se construyen con las especificaciones técnicas
requeridas, los cuales generalmente realizan un seguimiento continuo de las
condiciones ambientales en los depósitos.
La conservación preventiva se dirige a comprender de manera integral todos
aquellos factores que inciden directamente en la conservación documental y que
están interrelacionados entre sí. Esta incidencia puede contribuir de forma directa
en la conservación del patrimonio documental o manifestarse en los cambios que
14. Consultar los Acuerdos desarrollados por el Archivo General de la Nación a partir de la Ley No.594 del 14 de julio de
2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
16
se presentan en las características de los soportes mediante alteraciones físicas,
químicas y biológicas, y por consiguiente a la pérdida parcial o total no sólo del
soporte sino de la información contenida en ellos.
Si desde el diseño de los archivos se comprende esta problemática, se logra
mejorar las condiciones internas para contribuir de forma eficiente con la
conservación preventiva. Los aspectos generales que deben tenerse en cuenta
son los siguientes:
-
Aislamiento de condiciones externas de calor y frío. Utilización de
elementos constructivos que sirvan de barrera, entre los cuales están la
utilización de dobles muros ó áreas perimetrales de circulación que permitan
el empleo de un muro adicional. Y también incluir elementos de fachada que
permitan controlar la incidencia directa de la radiación solar, considerada
uno de los factores de mayor daño y deterioro en los documentos de archivo,
por los efectos de la radiación ultravioleta.
-
Separación de áreas de trabajo de las destinadas a depósitos de archivo.
Una de las problemáticas principales que se presentan en la adecuación de
archivos es la unión del trabajo archivístico con áreas de almacenamiento.
Estas áreas deben estar separadas por razones de salud ocupacional y para
evitar modificaciones en las condiciones ambientales internas en áreas de
depósito.
-
Disposición de áreas de baño, tuberías de agua y desagües en áreas
externas a los depósitos. Los deterioros de tipo físico, químico y biológico
que se ocasionan en los documentos de archivo cuando estas condiciones
no se tienen en cuenta, generan en su mayoría daños irreversibles en los
soportes.
-
Seguridad. Los espacios destinados a archivos deben cumplir con sistemas
de seguridad industrial que permitan el control de los riegos por inundación e
incendio; por lo cual deben estar provistos de sistemas de alarmas, detección
para incendios y extintores que permitan tomar acciones rápidamente para
minimizar las consecuencias de deterioro en los acervos documentales.
1.2. construcción o adecuación
Uno de los cuestionamientos que se generan relacionados con la conservación
documental es la pregunta respecto a si se debe construir o adecuar un espacio
para archivo.
17
La construcción implica partir de las necesidades que se tienen y a qué fase de
archivo se dirige, así como su proyección a largo plazo. Es necesario evaluar
las condiciones que presentan las construcciones respecto a cada uno de los
aspectos de conservación preventiva para los documentos y de qué forma inciden
esas condiciones.
Al evaluar el inmueble es necesario reconocer su tipología original y el tipo
de construcción con el fin de reconocer los factores que pueden afectar la
conservación documental.
Generalmente, las construcciones proyectadas para vivienda no reúnen las
condiciones necesarias por varias razones: los espacios no permiten flexibilidad y
por lo general presentan placas de concreto que no alcanzan las especificaciones
técnicas para soportar cargas vivas 15 mayores a 180 Kgf / m2, de acuerdo con los
códigos de diseño y construcción actuales vigentes en Colombia.
El uso de bodegas, que por su función es de tipo industrial, debe ser analizado
de forma puntual debido a que si bien es cierto éstas pueden reunir algunos
parámetros de conservación preventiva, no siempre cumplen con las demás
condiciones. En su mayoría, adolecen de barreras de protección contra las
condiciones ambientales adversas, generando cambios drásticos de humedad
relativa y temperatura en los espacios internos, y pueden presentar desniveles
en el piso, consideración inapropiada para la instalación del mobiliario, carecer
de ventilación controlada y en su diseño incluyen, por lo general, áreas de baño
en el mismo espacio de almacenamiento.
1.3. medio ambiente
La arquitectura sostenible busca no sólo utilizar materiales y sistemas que permitan
aprovechar las características propias de los materiales, sino la aplicación del
conocimiento enfocado a la recuperación de la energía de los edificios y de las
construcciones, en consonancia con los principios de conservación del medio
ambiente para las nuevas generaciones.
Se propende por la utilización eficiente del agua lluvia en la descarga de los
sanitarios y se orienta hacia su aprovechamiento para otros usos, como el
abastecimiento de agua para los jardines, entre otros.
15. En términos de ingeniería estructural se refieren a las cargas por uso u ocupación. Su identificación está dada Kgf / m2
(Sistema MKS) ó por kN / m2 (Sistema Internacional de medidas).
18
Por otra parte, es importante minimizar los desechos de los edificios con aplicación
de medidas para el correcto reciclaje de los materiales, y orientar en su interior
hacia prácticas más eficientes del uso del agua y de la energía.
El diseño y uso de los materiales en el edificio son determinantes para lograr
objetivos específicos como son el aislamiento de condiciones extremas de calor
y frío, y el uso de la ventilación natural que permite el ahorro energético en
comparación con otros sistemas.
19
2. espacios para el archivo
2.1. generalidades
En las construcciones de archivo que se proyectan actualmente se definen
áreas de servicio al público, que incluyen salas de consulta, salas múltiples y
auditorios que permiten favorecer la comunicación con los usuarios externos como
investigadores, ciudadanos y público en general, entre sus múltiples usuarios.
Las áreas administrativas y procesos técnicos difieren en los diferentes archivos,
dependiendo de la misión que cumplen y del nivel de archivo al que se haga
referencia.
Actualmente, las áreas destinadas a depósito se contemplan por áreas entre 100
y 200 m2 y se busca que cumplan con parámetros de conservación preventiva,
tales como:
-Control de condiciones ambientales – humedad relativa y temperatura de
acuerdo con la clase, las características de los soportes y las técnicas.
-Iluminancia (máxima de 150 Lux).
-Control de carga de polvo, material particulado, contaminantes atmosféricos
y carga microbiana.
-Limpieza de áreas y de unidades de almacenamiento.
-Ventilación referida a la aireación controlada mediante uso de filtros para
material particulado y contaminantes atmosféricos.
En la adecuación de archivos, entendida como adaptación de los espacios para
cumplir con áreas de almacenamiento y depósito, así como, otras funciones que
generalmente le conciernen como las relacionadas con organización archivística,
generalmente las entidades no tienen claro que esto demanda, además, la
escogencia de una localización que permita no sólo ubicar una documentación
21
en un lugar específico, sino que debe reunir una serie de condiciones con una
visión integral para comprender que la construcción como contenedor también
aporta condiciones en pro o en contra de la conservación preventiva del acervo
documental.
Por la experiencia en esta clase de asesorías se concluye que existen dificultades
por parte de las entidades para comprender a fondo este problema al no entender
la visión integral.
2.2. planteamiento de la problemática
Desde la perspectiva general se puede entender que desde cada cultura se
tiene un acercamiento a los archivos de forma diferente. En Colombia, se puede
considerar que se han realizado cambios, pero no muy significativos, respecto a
la necesidad de transformar el quehacer cotidiano para eliminar malas prácticas
que impactan negativamente y de forma directa la conservación preventiva de los
documentos.
Los fondos documentales acumulados constituyen uno de los problemas que
generan mayores costos a la administración; estos pueden ser resueltos mediante
el mejoramiento de la gestión documental en las entidades.
Por otra parte, debido a que generalmente los espacios destinados para archivos
son adaptados, no incluyen los aspectos fundamentales de la conservación
preventiva. Las entidades por lo general tienden a considerar aspectos básicos
que sólo se dirigen a cumplir con áreas para el almacenamiento, sin la visión
integral de todos los aspectos.
Desde la perspectiva de la conservación preventiva de documentos, comprender
el Sistema Integrado de Conservación implica contemplar por una parte, las
condiciones de las edificaciones o espacios para archivo (características
constructivas, condiciones ambientales, seguridad y prevención de desastres)
y por otra, las condiciones propias de los documentos (sus características de
acuerdo con los tipos de soporte y sus técnicas relacionadas con la disposición
física, así como, los servicios que presta para uso de los investigadores y del
ciudadano). La interacción de las anteriores condiciones propicia los factores de
deterioro documental o por el contrario contribuye a beneficiar la conservación de
los documentos a largo plazo.
22
3. planificación en construcción
y adecuación de archivos
La planificación se dirige a considerar los aspectos fundamentales para la
construcción o la adecuación de los espacios para archivos a partir de las
necesidades, contemplando las prioridades, así como la proyección documental
para determinar las áreas de almacenamiento.
En la fase preliminar es necesario determinar cuál es el objetivo general; y una
vez determinado, y conociendo el tipo de archivo a albergar, proceder a evaluar la
construcción o la adecuación de los espacios para archivo.
En todo caso, es necesario tener presente que proyectar la construcción de espacios
para archivo debe ser el resultado de un análisis completo de las necesidades y en
su mayoría considerar las siguientes áreas:
-Almacenamiento [depósitos].
-Servicios al público [salas de consulta para la documentación, auditorios,
salas múltiples].
-
Procesos técnicos [áreas exclusivas para el personal que labora en los
archivos].
-Descarga y recepción de documentos [zona de recepción para efectuar el
control sobre el inventario].
-Desinfección y limpieza.
-
Gestión y administración documental [oficinas para cumplir con el desarrollo
de funciones y actividades específicas].
En la adecuación de espacios, la definición de las áreas mencionadas varía de
acuerdo con la función que deben cumplir. En el caso de ser necesario contar
con áreas específicas para salas de consulta, éstas deben localizarse en áreas
separadas de las de almacenamiento [Ver lo expuesto en el numeral 1.1. Aspectos
de diseño].
23
En Edificios de archivos16 se estima que un 60% del área total del edificio de
archivo se destine para los depósitos; sin embargo, este porcentaje puede variar
de acuerdo con los requerimientos específicos de cada archivo y en algunos casos
esta área puede llegar a constituir el 75% del área construida o por el contrario
representar sólo el 40%.
Se estima que la altura de los depósitos sea de 2.70 m. considerando estantería de
2.20 m.17. Es importante tener presente la altura mencionada como altura mínima;
esta medida puede ser incrementada de acuerdo con las características de la
edificación.
Thérèse Varloff en el Congreso No. 71 de la Federación Internacional de
Asociaciones de Bibliotecarios e Instituciones [IFLA]18 del 2005, en su conferencia
“El primer paso en Preservación: construyendo el edificio correcto”, establece
consideraciones generales que deben combinarse y tener en cuenta en la
planificación de las edificaciones de bibliotecas; éstas son similares a las de los
archivos:
-Temas relativos a la conservación preventiva
-Accesibilidad
-Operabilidad
-Arquitectura
En la conservación preventiva, la arquitectura en sí del edificio, sus características
y las condiciones de los elementos y sistemas arquitectónicos, unidos al control de
las condiciones ambientales son indispensables para garantizar la conservación
de los documentos y de la información contenida en ellos.
3.1. proyección del volumen documental para determinar
áreas de almacenamiento
Para realizar la proyección del volumen documental19 es necesario, como fase
preliminar, contar con una evaluación previa de la gestión documental desde la
parte archivística, pues muchas veces se parte de un gran volumen documental
que realmente puede ser reducido considerablemente una vez se tengan definidas
las distintas etapas del documento, desde su producción hasta la disposición final
y la definición del tipo de archivo, de gestión, central, intermedio e histórico.
16. Asociación Latinoamericana de Archivos, Consejo Internacional de Archivos & ál. Coordinación general: Virginia
Chacón Arias. Edificios de Archivos. En clima tropical y bajos recursos. Bogotá: Coordinación editorial: Sara González. 2003
p.28. 17. Ibid. p. 28 18. World Library and Information Congress. International Federation of Library Associations and
Institutions (IFLA). 71th IFLA General Conference and Council. “Libraries –a voyage of Discovery”. August 14th –18th 2005,
Oslo, Norway, code number: 100 – E. Pdf. [documento en línea]. (Consultado el 16 de marzo de 2010). 19. En términos
archivísticos se refiere a metros lineales de documentación.
24
El área de almacenamiento debe contar con una definición clara de área de acceso
y de áreas libres para facilitar el traslado de la documentación, mediante el uso de
carros transportadores diseñados para este fin, así como, permitir su búsqueda
por parte del personal encargado del archivo.
De acuerdo con el tipo de mobiliario a utilizar [estantería fija o compacta], el área
puede variar. En el caso de estantería fija, se almacena menor volumen documental
en comparación con la estantería compacta. En el caso de mobiliario compacto y
de acuerdo con el volumen documental a albergar, tener siempre presente que la
placa estructural debe reunir requisitos específicos por la carga que debe soportar
[Ver Numeral 4].
25
4. estructura
Los aspectos estructurales de las edificaciones destinadas a archivos deben
contemplar lo concerniente a las normas sismo-resistentes de diseño y construcción
de cada país, que para el caso de Colombia se contemplan en la NSR-1020,
desarrollada por la Asociación Colombiana de Ingeniería Sísmica, norma que
remplaza a la NSR-98.
La estructura está conformada por sistemas y elementos estructurales que definen
el comportamiento general de las construcciones ante las características propias del
terreno, así como a los agentes externos. Se consideran elementos estructurales
las columnas, los muros de carga, las placas de entrepiso, las vigas, las viguetas,
entre otros, unidos a sistemas de cimentación y refuerzos estructurales.
En depósitos, la característica estructural que deben cumplir se relaciona
directamente con la capacidad de carga y la clase de mobiliario empleado. La
carga que genera una estantería rodante o compacta completamente utilizada es
mayor que la de una estantería fija. Las placas para usos de depósitos siempre
deben ser estructurales, y se recomienda que soporten 800 Kg./m2, para estantería
fija, y hasta 1.200 Kg./m2, para estantería compacta.
20. Aprobada según Decreto 926 del 19 de marzo del 2010. “Por el cual se establecen los requisitos de carácter técnico y
científico para construcciones sismo resistentes NSR-10”.
27
5. características arquitectónicas
Las características arquitectónicas definidas para las edificaciones de los espacios
de archivo se relacionan con los elementos y materiales que se seleccionan para
cumplir con condiciones específicas, con el fin de garantizar la salvaguarda de los
acervos documentales.
5.1. utilidad energética en beneficio del medio ambiente
La energía vista desde la clasificación general de su utilidad para ser renovada,
se encuentra en las denominadas energías limpias o no contaminantes que se
clasifican en: 1) Geotérmica [del calor de la tierra]. 2) Hidráulica [de los ríos y
corrientes de agua dulce]. 3) Mareomotriz [de mares y océanos]. 4) Eólica [del
viento]. 5) Solar. 6) Azul [de las masas de agua dulce o salada] y 7) Undimotriz
[de las olas].
El empleo de la energía limpia conduce al mejoramiento del medio ambiente; esta
clase de energía en conjunto con las fuentes de energía permanente, como la
denominada energía verde, conllevan a contrarrestar los impactos negativos al
medio ambiente.
Actualmente, la arquitectura de archivos busca incluir estas energías en el diseño;
sin embargo, su empleo aún es incipiente especialmente en los países donde aún
representa un alto costo.
La búsqueda de soluciones más acordes con el medio ambiente implica proyectar
de mejor forma el uso de elementos y materiales arquitectónicos.
Luis de Garrido en Análisis de proyectos de Arquitectura Sostenible 21 expone cinco
indicadores sostenibles para ser aplicados como características que debe reunir
21. Luis de Garrido, “Indicadores sostenibles de Luis de Garrido”, Análisis de proyectos de Arquitectura sostenible. Madrid:
McGraw – Hill, 2009, p. 41 – 60. 29
la arquitectura sostenible; cada uno de estos indicadores contempla distintos
componentes:
-Optimización de recursos y materiales. Enfocado tanto a los recursos
naturales como a los fabricados por el ser humano.
-Disminución del consumo energético. Donde se analiza el ciclo de vida de la
edificación. Además, implica tener en cuenta la energía utilizada desde la
fabricación de los materiales hasta el consumo final, según el diseño de la
edificación.
-Disminución de residuos y emisiones.
-Disminución del mantenimiento, explotación y uso de la edificación. Se
refiere específicamente a la durabilidad de los materiales, a la energía que
se consume cuando la edificación está en uso, relacionada con el desarrollo
de la actividad propia de la edificación y cuando no se realizan actividades.
-Incremento de la calidad de vida de las personas que ocupan la edificación.
Se evalúa el deterioro del medio ambiente, el bienestar y la calidad del ser
humano dentro del edificio.
5.2. localización
La localización acertada de un edificio de archivo implica tener en cuenta los
aspectos en relación con los riesgos:
-Evitar vías de acceso de alto flujo vehicular que puedan generar alta
producción de contaminantes atmosféricos.
-
Realizar análisis de características del suelo para contrarrestar sus
condiciones o modificar decisiones previas de localización.
-Evitar niveles freáticos altos. El nivel freático22 es considerado como el
lugar geométrico de los puntos de agua que poseen una presión igual a la
atmosférica.
5.2.1. localización general
Si bien es cierto que en las nuevas construcciones para archivo la posibilidad
de escogencia de una localización más acertada es el reflejo de una evaluación
previa, la adecuación de archivos se ve avocada a soluciones inmediatas, a las
problemáticas que se presentan con algunas de las siguientes situaciones:
22. Construmática. Diccionario de construcción. [documento en línea]. (Consultado el 22 de abril del 2010).
30
-
Por decisiones administrativas se plantea la necesidad de contar con un
área de mejores condiciones. No siempre se opta por la mejor opción;
algunas veces por desconocimiento de los parámetros generales que se
deben cumplir.
-Las entidades no consideran el área de archivo como un espacio que deba
garantizar la conservación documental, parte de la memoria documental
e histórica, sino como un sitio que simplemente almacena o guarda
documentos.
-Cuando la problemática de disposición física de los documentos se desborda,
no importa ni el lugar, ni la forma de almacenamiento. Es común encontrar que
las unidades de almacenamiento y los documentos sueltos se acomoden de
forma desordenada sobre el piso, sin ningún tipo de protección, ni programas
periódicos de limpieza.
5.2.2. ubicación de áreas y espacios para archivo
Las áreas de archivo deben ser ubicadas preferiblemente en los primeros pisos
para garantizar la estabilidad estructural en las construcciones, a excepción
de las construcciones de carácter histórico que se proyectan y planean con
especificaciones técnicas donde se definen claramente las condiciones que se
deben cumplir.
En los depósitos se debe propender por niveles superiores al nivel
+/- 0.00, en términos de niveles de la edificación.
5.3. materiales y elementos arquitectónicos
Los elementos arquitectónicos se utilizan para cumplir funciones específicas
o estéticas. Así mismo, las formas y características de los materiales permiten
no sólo mejorar las condiciones internas de la edificación, sino que además, de
acuerdo con el material utilizado y las características propias, se obtienen mayores
beneficios.
En la Tabla No.1 se sintetizan las principales propiedades físicas, mecánicas,
ópticas, térmicas y químicas de los materiales.
31
propiedades o características de los materiales
1. Físicas
1.1 Permeabilidad
1.2 Porosidad
Capacidad de los materiales de dejarse
atravesar por líquidos.
1. Es la relación entre el volumen real y
volumen aparente, considerado como un
sistema de espacios vacíos.
2. Cuando es menor el volumen real que el
volumen aparente.
1.3 Homogeneidad
1.4 Densidad
1.5 Higroscopicidad
Representación de propiedades idénticas.
La relación entre masa y volumen.
Capacidad de absorber agua con variación
en su peso, en condiciones de alta humedad.
1. Se refiere al movimiento de un líquido en
los intersticios del suelo o material poroso
por tensión superficial.
2. Elevación de la superficie de un líquido en
el área de contacto con un sólido.
2. Mecánicas
2.1 Plasticidad
2.2 Maleabilidad
Propiedad de extenderse en forma de
láminas.
2.3 Ductilidad
Propiedad de los materiales para formar
cables o hilos.
2.4 Resistencia mecánica
32
Propiedad de los materiales de adquirir
deformaciones permanentes.
Capacidad de los materiales de oponerse a
la aplicación de una fuerza. [Resistencia a la
tensión, compresión, torsión y flexión].
2.5 Resistencia al fuego
Capacidad para soportar la exposición
prolongada a altas temperaturas sin
deformarse ni derretirse.
2.6 Elasticidad
Recuperación de la forma original del material,
una vez que la fuerza que lo deforma deja de
actuar.
2.7 Fragilidad
Capacidad de fragmentarse en una
deformación leve.
2.8 Dureza
Resistencia de los materiales a ser rayados.
Se mide según la escala de Mohs [1-10]
2.9 Isotropía
3. Ópticas
4. Térmicas
5. Químicas
6. Acústicas Capacidad de producir la misma resistencia
al aplicar fuerzas en varios sentidos.
3.1 Reflexión de la luz
Un rayo de luz que incide sobre una superficie cambiando de dirección.
3.2 Transmisión de la luz
Un rayo de luz es desviado al atravesar dos
medios distintos. [Doble refracción].
4.1 Calor específico
Cantidad de calor que se debe suministrar a la
unidad de masa de una sustancia para elevar
su temperatura en una unidad Kelvin o grado
Celsius.
4.2 Dilatación
La capacidad de algunos materiales de
cambiar de volumen al incrementarse la
temperatura.
4.3 Reflexión del calor
Propiedad de reflejar y absorber calor.
4.4 Conductividad térmica
Propiedad de transferencia de calor.
Se expresa mediante el coeficiente de
conductividad térmica.
Son las transformaciones que sufren los materiales al interactuar con algunas
sustancias.
5.1 Intercambio iónico Capacidad de intercambio iónico [CEC].
5.2 Adsorción
Interacción de tipo químico. Proceso mediante
el cual se pueden retener moléculas, iones o
átomos en la superficie de los materiales.
5.3 Oxidación
Reacción química mediante el cual una
molécula, unión y un átomo transfieren o
ceden electrones.
5.4 Resistencia a
soluciones ácidas y
alcalinas
Cualidades de los materiales a presentar
reacción ante las soluciones ácidas [pH. <
7.0] y alcalinas o básicas [pH. > a 7.0]
6.1 Conductividad acústica
Capacidad de un material para permitir el
paso del sonido.
6.2 Magnéticas Capacidad para atraer y dejar pasar los
campos magnéticos.
Tabla No. 1 Propiedades o características de los materiales
33
Según las características de los materiales y planteando cuatro fases del ciclo vital
de los materiales - la primera, en términos de extracción y producción; la segunda,
condiciones del transporte; la tercera, puesta en obra, y la cuarta, reutilización y
reciclaje - se pueden tener en cuenta los siguientes aspectos para su selección:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Durabilidad.
Procesos de elaboración con menos energía.
Mínimo mantenimiento.
Materiales que no contaminen.
Evitar materiales que contengan cloro-fluoro-carbonos [CFC].
Evitar materiales como el PVC, en cuyo ciclo de vida se emiten dioxinas
y furanos considerados como altamente contaminantes.
5.3.1. fachadas
Imágenes 4, 5, 6 y 7 . Elementos de fachada
Fuente: Archivo particular [CCM]
Desde el diseño arquitectónico se establecen parámetros que conllevan a mejorar
las condiciones internas de los espacios. Las condiciones de las fachadas, el
correcto uso y selección de elementos, la incidencia de la luz y la sombra, entre
otros, pueden generar espacios más acordes con los requerimientos para los
espacios de archivos según su función.
Generalmente, en áreas destinadas a los depósitos se buscan espacios
completamente cerrados, por lo que es necesario reflexionar respecto a esta
condición. Aunque se deben diseñar espacios que determinen la baja o nula
incidencia de luz solar, específicamente por el daño de la radiación ultravioleta
que incide directamente sobre la mayoría de los soportes y técnicas gráficas,
existen diferentes opciones para contrarrestar estos efectos, entre los cuales se
pueden destacar las siguientes:
34
- sistemas de fachadas ventiladas
Como parte de los sistemas de fachadas ventiladas están las denominadas fachadas
transventiladas23 en las que se conjugan elementos arquitectónicos de fachada de
diferentes materiales [cerámica, placas de grés extruido klinker, de piedra, etc.] y
elementos portantes separados de la fachada que permiten una cámara de aire
formando parte del aislamiento térmico del edificio [Imágenes 8 y 9].
imagen 8 . Detalle de los perfiles y áreas de fijación
Imagen 9 . Detalle del anclaje
Fuente: http://www.favemanc.com
En el Edificio de Servicios [Biblioteca, Universidad Politécnica de Cataluña (UPC)]
– Castelldefels, ubicado en Barcelona, las fachadas transventiladas se conforman
por revestimientos de piezas cerámicas que son ancladas mediante elementos de
acero inoxidable. [Imágenes 10 y 11].
Imagen 10 . Edificio de Servicios [Biblioteca] UPC – Castelldefels, Barcelona
Fuente: http://www.es.urbarama.com
Imagen 11 . Detalle de elementos de Fachada transventilada - Edificio de Servicios UPC, Barcelona
Fuente: http://www.es.urbarama.com
23. Frutos, B. Olaya, M. “El sistema de fachada transventilada como elemento de contribución al control de la transferencia
de energía en el cerramiento del edificio”.[documento en línea]. (Consultado el 21 de mayo del 2010)
35
- elementos metálicos
Como elementos arquitectónicos de fachada se utilizan los denominados
cortasoles para protección de la incidencia directa de la luz solar. Generalmente,
son elaborados en paneles modulares de aluminio fijados a rieles con ángulos
de 60° y 45°, dispuestos de formas variables que proporcionan efectos estéticos
diferentes, como en el caso de los sistemas de ángulo fijo conformados por
paneles de diferentes formas, algunos inyectados con poliuretano, material que le
confiere características de aislamiento y flexibilidad. [Imágenes 12 al 14].
Imágenes 12 y 13 . Elementos de Fachada Cortasoles. Bogotá.
Fuente: Archivo particular [CCM]
Imagen 14 . Efectos estéticos.
Fuente: http//www.hunterdouglas.com
- características del aluminio
Físicas
Densidad:
2.700 Kg. / m3
Se fabrica en
aleaciones con
el cobre, silíceo,
manganeso, entre
otros.
36
Mecánicas
- Maleable
- Dúctil
- Resistencia:
Los agentes
externos por la capa
Al2 O3 que se forma.
- Dureza:
2-3 Escala de Mohs.
Ópticas
Térmicas
Alta reflexión
a la luz
Alta reflexión
al calor
75% a la radiación
ultravioleta.
85% a la luz visible
95% a la radiación
infrarroja.
Temperatura de
fusión: 660,2 ° C.
Alta Conductividad
Térmica[W/(K-m)]:
209,3.
Químicas
- Anfótero
- Resistente a la
corrosión.
Desventajas
- Producción metalúrgica de alto costo.
Ventajas
- Buenas características físicas, mecánicas, ópticas, térmicas.
- Resistencia a factores ambientales.
- Material reciclable.
5.3.2. muros
En las edificaciones destinadas a archivos cuya finalidad se ha acordado
previamente a su construcción y se han estudiado detalladamente cada uno de
los aspectos arquitectónicos y estructurales, las columnas, los muros y demás
elementos que conforman su estructura, cumplen un papel determinante en la
forma cómo se comporta la edificación integralmente. Los muros cumplen varias
funciones, entre las que se pueden mencionar la separación de los espacios,
algunas veces son esenciales, como en los casos de muros de carga donde se
localizan vigas y viguetas estructurales para soportar una placa o una cubierta.
En las construcciones de archivo, los dobles muros cumplen funciones específicas
destinadas a aislar los depósitos de archivo de las condiciones ambientales
externas, así como, para proteger la documentación almacenada en estantería de
la propagación del fuego a otros depósitos, en caso de ocurrir un incendio.
Los muros, como en cualquier construcción, se elaboran de diferentes dimensiones,
generalmente en espesores de 15 o 25 cm. Como parte de los parámetros de
conservación preventiva de documentos, es importante definir anualmente sus
condiciones y deterioros para realizar mantenimientos preventivos; esto con el
fin de evitar la transmisión de humedad al interior de los depósitos de archivo,
detectar daños producidos por filtraciones de agua o cualquier manifestación que
pueda presentarse sobre estos, ya sea de origen físico, químico o biológico, tales
como, fisuras, grietas, eflorescencias salinas, microorganismos, entre otros.
- divisiones
Los muros divisorios se realizan en diferentes materiales entre los que se destaca
el uso del ladrillo; en la actualidad, para bajar costos, se utilizan materiales más
livianos como las divisiones elaboradas en láminas prefabricadas de yeso con
estructura metálica conocida como Dry wall, entre otros.
Actualmente, se están utilizando divisiones conformadas por varias láminas de
resina en donde se emplea aproximadamente un 40% de contenido reciclable; es
posible seleccionar una gran variedad de colores y diseños. Estos materiales son
avalados por instituciones a nivel mundial24.
24. Entre otras, se puede mencionar a Greenguard, institución que a nivel mundial certifica el bajo impacto en el medio
ambiente, propende por la calidad del aire al interior de las edificaciones y la reducción de la exposición del ser humano a
químicos y otros contaminantes atmosféricos.
37
- recubrimientos
Las películas utilizadas para recubrimientos de muros, especialmente en depósitos
de archivo, deben reunir características específicas para repeler el polvo ambiental;
en pinturas se recomiendan las que incluyan dentro de sus especificaciones alta
resistencia a la humedad y a los microorganismos [hongos y bacterias], libres
de compuestos orgánicos volátiles, mercurio, metales pesados o compuestos de
plomo, y que no liberen gases.
5.3.3. pisos
En los depósitos de archivo se ha utilizado comúnmente el concreto endurecido
esmaltado dadas sus características propias para grandes áreas, las cuales
permiten un acabado con desgaste mínimo a la abrasión recomendada para los
archivos y por otra parte permiten realizar mejores prácticas de limpieza.
Sin embargo, es posible utilizar otros materiales teniendo en cuenta principalmente
estas características:
a.Durabilidad.
b.Alta resistencia mecánica.
c.Alta resistencia al fuego.
d. Resistencia a soluciones ácidas y alcalinas.
e.Desgaste mínimo a la abrasión.
f.Evitar:
-Materiales porosos debido al desprendimiento de partículas.
-Recubrimientos que puedan generar reacciones químicas o expeler vapores.
5.3.4. cubiertas
Los materiales utilizados para cubierta deben permitir el aislamiento térmico
de las condiciones externas, del calor y el frío. En algunos casos, de acuerdo
con los materiales empleados, pueden conducir estas condiciones al interior
de los espacios, factor que determina cambios drásticos de humedad relativa y
temperatura, que de acuerdo con parámetros internacionales de conservación y
según las características de la documentación y de los soportes, generan deterioros
físicos, químicos y biológicos.
Características que deben tenerse en cuenta en los materiales para cubiertas:
a. Resistencia a la intemperie.
b.Alta resistencia al fuego.
c.Aislamiento térmico.
d.Durabilidad.
e. Protección a la radiación ultravioleta [especialmente en cubiertas traslúcidas].
38
En el caso de placas de concreto, es necesario realizar revisiones periódicas
que permitan detectar cualquier cambio en sus condiciones, ya sea por desgaste
propio de materiales aislantes de la placa o por cambio de sus características,
así como por cambios en las dilataciones de la construcción que puedan producir
filtraciones al interior de los espacios.
En cubiertas inclinadas donde se utilizan tejas se debe revisar que los traslapos
sean los exigidos para garantizar un buen desempeño ante la lluvia.
5.3.5. ventilación
Se entiende por ventilación a la aireación de los espacios donde se produce
entrada y salida de aire y por consiguiente renovación del mismo con el fin de
mejorar las condiciones internas de los espacios, contribuyendo así de manera
efectiva en la conservación preventiva documental.
Actualmente, la arquitectura sostenible busca en lo posible utilizar la ventilación
natural para mejorar las condiciones de las edificaciones y disminuir el gasto
energético.
Otra opción es la ventilación mecánica que puede ser analizada dadas las
condiciones que se deban cumplir al interior de los depósitos y de acuerdo a
la cantidad de áreas de depósito. Sin embargo, este tipo de ventilación implica
mayor inversión económica y mayor gasto energético.
La ventilación de presión positiva utilizada en el Archivo de Bogotá, consiste en
introducir aire en una cantidad ligeramente mayor a la que sale, produciendo de
esta forma la presión positiva. Este sistema está provisto de dos clases de filtros
para garantizar la calidad del aire al interior de los depósitos, al cual se le realiza
mantenimientos periódicos.
En todo caso, es indispensable la utilización de filtros de carbón activado o de
similares características para garantizar la calidad del aire y el control de carga de
polvo, material particulado, contaminantes atmosféricos y carga microbiana.
5.3.6. iluminación
La iluminación natural es utilizada para mejorar las condiciones internas de
las edificaciones y a su vez contribuir al menor costo de energía. En espacios
destinados a archivos, ésta puede ser utilizada para áreas destinadas a procesos
técnicos, y áreas de consulta utilizando filtros para la radiación ultravioleta que
permitan mediciones inferiores a 75 μw. / lúmen.
39
En las fachadas, para permitir la entrada de la luz de forma indirecta, se puede hacer
uso de elementos arquitectónicos como lo expuesto en el capítulo 5. Materiales y
elementos arquitectónicos, numeral 5.3.1 Fachadas.
Es importante tener en cuenta que el daño ocasionado por la radiación ultravioleta
de la luz fluorescente o la luz solar es acumulativo en el tiempo y ocasiona daños
irreversibles en los soportes de papel y técnicas gráficas, cintas de video, negativos,
fotografías, materiales audiovisuales y cinematográficos.
En los depósitos se ha utilizado la luz fluorescente de baja intensidad con el empleo
de los filtros en acrílico, combinada con sistemas temporizadores, para evitar
el uso prolongado de la luz, contribuir al ahorro energético y a la conservación
preventiva de los acervos documentales.
La luz fluorescente compacta también requiere del uso de filtros, los cuales
pueden ser en acrílico o vidrio opaco, y en áreas de trabajo se utilizan para evitar
deslumbramientos y fatiga ocular.
Las instalaciones de la luz en los depósitos deben localizarse en áreas que
correspondan a corredores o pasillos y evitar ser colocadas sobre la estantería.
La iluminancia se refiere a la densidad del flujo luminoso que incide sobre la
unidad de área de una superficie. Para su control es necesario realizar mediciones
mediante el uso de luxómetro [Máximo 150 Lux en áreas de depósito; en exhibición
se recomienda 50 Lux].
40
5. mobiliario
Las especificaciones técnicas del mobiliario destinado a los depósitos de archivo
están dirigidas específicamente a las condiciones y requisitos que la conservación
preventiva exige; por esta razón, la Dirección Archivo de Bogotá ha desarrollado
las especificaciones técnicas que deben tenerse en cuenta en cuanto a materiales,
recubrimientos y dimensiones se refiere. [Ver Anexos 1, 2 y 3].
En términos generales, se recomienda utilizar estanterías metálicas en acero rolado
en frío [Cold rolled] y recubrimientos de pintura epoxipoliéster electrostática. En
todos los casos se recomienda evitar la ubicación de mobiliario sobre los muros.
6.1. estantería fija
Este tipo de estantería exige mayor área de ocupación y se recomienda
especialmente cuando la capacidad estructural de las placas de entrepiso sea menor
de 1.200 Kg. / m2 o se desconozca la capacidad de carga. [Ver especificaciones
técnicas en el Anexo 1].
6.2. estantería compacta
Denominada también estantería rodante. Debido a las características y a la mayor
capacidad de almacenamiento que este tipo de estanterías presenta, actualmente
son consideradas de gran utilidad. Es necesario tener en cuenta que se debe
disponer de un área específica para el transporte de la documentación, mediante
carros transportadores de documentos.
Por otra parte, se debe enfatizar que existen dimensiones mínimas entre los
cuerpos de estantería, las que en ningún caso pueden ser inferiores a 70 cm.
para facilitar la consulta. Para áreas de entrada y pasillos principales se deben
considerar distancias entre 1.00 m. y 1.20 m. [Ver especificaciones técnicas en el
Anexo 2].
41
6.3. planotecas
Este mobiliario es necesario cuando se debe almacenar documentación planográfica
y cartográfica. Esta se conserva en mejores condiciones en posición horizontal
y dentro de unidades de almacenamiento específicas [carpetas], con la debida
identificación. [Ver especificaciones técnicas en el Anexo 3] [Imágenes 15 -16].
Es necesario tener en cuenta que las dimensiones de las planotecas varían de
acuerdo con las características propias de la documentación y del espacio del que
se disponga.
Imagen 15
Vista General – Planoteca Archivo de Bogotá
Fuente: Equipo del área de conservación, restauración y
reprografía, 2007
Imagen 16 Detalle ubicación de
las carpetas dentro de las planotecas
Fuente: Equipo del área de conservación, restauración y
reprografía 2007
42
Imagen 17
Detalle de identificación de
las carpetas dentro de la Planoteca
Fuente: Equipo del área de conservación, restauración y
reprografía 2007
Durante mucho tiempo se han almacenado planos originales en posición vertical,
lo que ha originado problemas de conservación, relacionados con: deformación de
plano, cristalización y residuos de adhesivos donde se colocaron bandas de soporte
auxiliar con papeles de características de alta acidez, que ha sido transferidas a
los soportes originales, y dobleces, entre otros.
43
7. conservación preventiva en espacios de archivo,
en relación con las condiciones locativas
7.1. condiciones ambientales
Las condiciones ambientales de los espacios destinados a archivos varían
significativamente de acuerdo con la localización de la edificación, los materiales
y especificaciones técnicas del diseño arquitectónico y el tipo de ventilación empleado.
Estas condiciones se refieren específicamente a la humedad relativa y la temperatura,
la contaminación atmosférica, la carga de polvo y la carga microbiana.
7.1.1. humedad relativa y temperatura
La inercia térmica alta en las edificaciones contribuye a estabilizar las condiciones
de humedad relativa y temperatura al interior de las mismas. Ésta se relaciona con
la capacidad que tienen los materiales y elementos constructivos para acumular y
ceder calor, logrando de esta forma el confort térmico. En los materiales depende
de la densidad, el calor específico y la masa, en concordancia con factores externos
de la edificación como el clima, la orientación y el uso. Cuando se logra mejorar
las condiciones internas también se contribuye al bajo consumo de energía.
La humedad relativa y la temperatura se registran actualmente mediante dataloggers
digitales. Estos registros de datos permiten determinar las condiciones a las que se
expone la documentación en los depósitos de archivo, que en lapsos prolongados
reflejan los cambios drásticos de las variables para detectar los riesgos que pueden
afectar directamente sus condiciones y alterar las características de los diferentes
soportes.
En general, es importante que las fluctuaciones no sean mayores de 5% en humedad
relativa y de +/- 2° C, en temperatura respecto a las recomendaciones internacionales
según el tipo de soporte. Sin embargo, algunos autores recomiendan que la fluctuación
45
en temperatura no sea mayor de 1° C debido a que en relación con la humedad
relativa, este cambio puede significar un cambio del 4% en humedad relativa 25.
En Edificios de Archivos 26, se pueden consultar las recomendaciones
que sobre el particular y según el tipo de soporte, se han estipulado en los
diferentes acuerdos emitidos por el Archivo General de la Nación [Colombia],
sobre conservación preventiva de documentos. Los soportes fotográficos,
cintas magnéticas, microfilmes y audiovisuales requieren mayor control de las
condiciones ambientales.
7.1.2 contaminación atmosférica
El dióxido de azufre, el sulfato de hidrógeno, los óxidos de nitrógeno y el ozono
son considerados los principales contaminantes atmosféricos que unidos a otros
factores como la humedad relativa alta, el polvo ambiental y la salinidad, causan
deterioros de tipo físico, químico y biológico en los soportes documentales,
alterando las características físicas – mecánicas y químicas de éstos.
Para controlar el biodeterioro originado especialmente por microorganismos
y otras alteraciones propiciadas por contaminación atmosférica unidas en
su mayoría a condiciones de alta humedad relativa de los espacios, se debe
garantizar la calidad del aire al interior de los depósitos de archivo y como
medida de conservación preventiva es indispensable contar con sistemas de
ventilación y filtros [Ver numeral 5.3.5 Ventilación], unido a la implementación de
un protocolo de limpieza para los espacios de archivo 27.
7.1.3 carga de polvo y material particulado
Los efectos de la carga de polvo y material particulado propios del aire, unidos
a factores ambientales relacionados con los cambios drásticos de la humedad
relativa y la temperatura, causan deterioros en los soportes documentales.
Es indispensable garantizar una buena calidad del aire para evitar los daños
en los diferentes tipos de soportes y más aún en los fotográficos, películas
cinematográficas y microfilmes.
Es indispensable realizar controles que conlleven a mejorar estas condiciones.
25. Gómez F., Amelia & ál., “Aspectos teóricos y conceptuales útiles para el diseño e implementación de una política
de conservación preventiva”, Acimed 14.6, La Habana, 2006. Consultado el 5 de septiembre del 2011. 26. Asociación
Latinoamericana de Archivos, Consejo Internacional de Archivos & ál. Coordinación general: Virginia Chacón Arias. Edificios
de Archivos. En clima tropical y bajos recursos. Bogotá: Coordinación editorial: Sara González. 2003 p.34 27. [Consultar
el Anexo No. 4 “Protocolo de limpieza para espacios de archivo”. Dirección Archivo de Bogotá. Grupo de Conservación,
Restauración y Reprografía].
46
7.1.4 carga microbiana
Los materiales de origen orgánico son susceptibles a la alta carga microbiana de
los ambientes donde se almacenan, especialmente en los espacios destinados a
archivos.
Para controlar y contrarrestar los efectos sobre los acervos documentales y como
medida de salud ocupacional de los espacios, es necesario realizar la cuantificación
de los microorganismos [hongos y bacterias], llevar a cabo saneamientos
ambientales y ejecutar programas de limpieza.
7.2 mantenimiento
En espacios destinados a archivos se deben considerar aspectos de mantenimiento
relacionados con las características arquitectónicas de las construcciones y sus
particularidades, así como todas aquellas condiciones propias de su ubicación
dirigidas a tomar acciones que contribuyan de manera efectiva en la conservación
preventiva de los acervos documentales propios de archivos de gestión y centrales
de las entidades de la administración distrital.
Como parte del mantenimiento, a continuación se enuncian las siguientes
consideraciones:
- cubiertas y canales
Llevar a cabo mantenimientos preventivos, mínimo una vez al año, en las cubiertas
y canales donde se puede presentar acumulación de material vegetal y de
sedimentos trasladados por el viento. En época de lluvia, estos factores favorecen
el taponamiento de las canales y generan la consecuente devolución del agua
hacia la cubierta, ocasionando la filtración en diferentes áreas y propiciando
inundaciones dentro de los espacios.
El mantenimiento de placas planas debe ser aun más riguroso debido a los
sistemas de impermeabilización empleados y a las condiciones externas que
se presentan, pues los cambios que se generan en sus características pueden
contribuir a la dilatación y la contracción de los materiales, factores que unidos al
desgaste propio de estos, favorecen la filtración de agua.
- baños, instalaciones sanitarias y de agua lluvia
Las zonas de baños deben estar localizadas en áreas alejadas de los depósitos de
archivo; en el caso de la imposibilidad de cumplir con este requisito, es necesario
realizar inspecciones periódicas para garantizar que cada uno de los componentes
de los sanitarios se encuentre en buen estado y así evitar el desbordamiento del
47
agua con sus consecuencias adversas para los archivos. En el caso de baños que
han perdido su función en el tiempo, se deben cerrar los registros respectivos o
colocar los acoples que garanticen el corte del agua.
En las zonas aledañas a los espacios de archivo se deben realizar inspecciones
periódicas en las tuberías sanitarias y de aguas lluvias que se encuentren a la
vista y en caso de presentar alguna fisura, efectuar los cambios necesarios a la
mayor brevedad posible.
La condición relacionada con instalaciones sanitarias ocultas, de difícil ubicación
por falta de planos técnicos, puede ser considerada un factor de riesgo ante la
ocurrencia de una emergencia debido al daño que en algún momento se genere.
Esta circunstancia está ligada a la calidad del material de fabricación elegido, a
los procesos constructivos y a las condiciones de presión del agua propias de las
obras de construcción y de las edificaciones. La mayoría de las veces es imposible
de prever.
- muros y demás elementos arquitectónicos
La revisión periódica, mínimo una vez al año, de las condiciones de los muros y
demás elementos arquitectónicos hace parte de la conservación preventiva. Esto
con fin de detectar a tiempo los cambios en sus características, las condiciones
de humedad o posibles filtraciones, deterioros físicos como fisuras o grietas,
ya que algunas de estas pueden ser graves, como las originadas en elementos
estructurales, presentando riesgos severos para la documentación de archivo.
Los microorganismos (hongos y bacterias) son consecuencia de filtraciones en
los muros, o condiciones de humedad relativa y temperatura que favorecen su
proliferación.
Además de realizar el mantenimiento preventivo de los muros y elementos
arquitectónicos, se deben realizar saneamientos de los espacios para mejor la
calidad del aire y el control de plagas.
7.3 prevención de desastres
Considerando la importancia de los archivos como memoria y patrimonio
documental, la prevención de desastres forma parte fundamental para lograr la
permanencia, conservación y consulta de los acervos documentales.
Arsenio Sánchez Hernanpérez, en “Planificación de Desastres en Archivos y
Bibliotecas”28, plantea tres fases para un plan de desastres: la primera preventiva
28. Sánchez Hernanpérez, Arsenio. “Planificación de desastres en archivos y bibliotecas”. Instituto del Patrimonio Español:
Jornadas monográficas prevención del biodeterioro. 14 al 15 de junio del 2004. [documento en línea]. Consultado el 5 de
septiembre del 2011.
48
dirigida a determinar los riesgos donde se toman en cuentas las diferentes
variables [externas e internas] para definir el mapa de riesgos, la segunda de
salvamento donde se establecen protocolos y sistemas de comunicación entre el
personal del archivo y la tercera de recuperación, una vez se haya procedido a la
estabilización de la documentación.
La finalidad de un plan de desastres es preventiva. Por el se evalúan las
posibilidades de una catástrofe o una situación anormal a las condiciones de los
archivos y se define la forma de actuar, se siguen protocolos y se prosigue a
implementar medidas de conservación preventiva y de conservación.
7.3.1 Inundaciones
Las inundaciones pueden ocurrir cuando se presentan las siguientes situaciones:
-
Falta de mantenimiento en las construcciones y de los elementos
constitutivos.
- Ubicación desfavorable de los espacios de archivo.
-Emergencias como resultado de desastres propios de la naturaleza, así
como por roturas intempestivas de tubos localizados en muros internos.
-
Falta de preocupación por las condiciones de los baños inutilizados. En el caso de inundación como resultado de la presencia de alguno de los anteriores
factores, se deben llevar a cabo inmediatamente las siguientes acciones:
-Delimitar las áreas críticas de prevención para implementar un plan de
desastres. Detectar la cercanía a terrazas, así como, localizar, en lo posible,
el trayecto de la tubería sanitaria y de agua lluvia.
-Separar la documentación de las áreas de posible filtración de agua.
-Emplear deshumidificadores que permiten eliminar la presencia de humedad
relativa alta en el ambiente. Este factor incide en la proliferación de
microorganismos, generando deterioro biológico, así como daños físicoquímicos en el papel y otros soportes. El tiempo de uso se determina por el
nivel de afectación y la cobertura de área.
-Llevar a cabo brigadas de emergencia para el rescate de los documentos,
dirigidas a identificar los niveles de afectación y las de mayor incidencia de
la humedad en las unidades de almacenamiento. Se recomienda abrir las
unidades de almacenamiento [cajas y carpetas] y destinar áreas de secado
que permitan airear la documentación de forma organizada, sin perder la
información sobre la localización y procedencia de la misma, utilizando
ventiladores en los espacios.
49
-Los documentos en papel que se hayan humedecido completamente deben
separarse uno del otro con el fin de evitar la formación de bloques documentales
que ocasionan la pérdida irreversible del soporte y la información.
-En el caso de soportes no convencionales se debe eliminar la humedad a la
mayor brevedad posible, mediante la extensión de las cintas, ubicándolas en
cuerdas y sosteniéndolas en los extremos evitando el contacto del soporte
con otros soportes o materiales.
7.3.2 Sistemas de seguridad
Estos se dirigen especialmente a contar con un sistema integral de alarmas,
detección de incendios y seguridad en las puertas de depósitos de archivo.
Los espacios deben estar provistos de extintores, ubicados de forma visible y
estratégica, según los parámetros de seguridad industrial.
Como medida de seguridad de los archivos, se recomienda a partir de los planos
de la edificación, realizar planos de evacuación siguiendo los lineamientos
establecidos para situaciones de emergencia y localizar gráficamente la ubicación
de los extintores.
50
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org-iv-ifla71-100e-Varlamoff.pdf.
anexos
anexo No. 1
especificaciones técnicas de estantería fija
archivo de bogotá 29
1. Los parales de cada cuerpo de estantería deben ser construidos en perfil de
Cold Rolled calibre 14 en “U”, troquelados tipo cremallera para garantizar
máxima utilización.
2. Los entrepaños de cada cuerpo de estantería deben ser construidos en Cold
Rolled calibre 20 con refuerzos para soportar una carga de 100 Kg. por
entrepaño, graduables, de extracción frontal y aprovechamiento del 100%
de sus dimensiones.
3. El piso y el techo de cada cuerpo, construido en Cold Rolled calibre 20, deben
contar con refuerzos para soportar una carga de 100 Kg. cada uno, éstos
a su vez estarán acoplados a los parales laterales con tornillo hexagonal y
tuerca.
4.
La estabilidad de cada cuerpo de estantería se debe garantizar con la
instalación de tensores con mecanismos que permitan su graduación.
5. El tipo de pintura debe ser epoxipoliéster electrostática, color gris claro igual
al mobiliario existente en el Archivo de Bogotá, la pintura será aplicada en
las superficies debidamente desfosfatizadas y desoxidadas.
6.
Las medidas estándar de cada cuerpo de estantería son: 220 cm. de alto
(desde el piso en concreto endurecido a parte superior de la tapa), 90 cm.
de frente útil, 40 cm. de fondo útil, seis (6) entrepaños de 2.5 cm. de altura y
10 cm. libres bajo el último para efectuar labores de limpieza.
29. DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ. Equipo del área de conservación, restauración y reprografía. Especificaciones
Técnicas para estantería fija. 2007.
55
7.
El oferente debe efectuar la modulación exacta del mobiliario de acuerdo
con las medidas del espacio destinado para su instalación, para determinar
el número de módulos que pueden ser ubicados en cada recinto.
8.
Se deben tener en cuenta las medidas del corredor de circulación principal
mínimo 100 cm. y espacios para desplazamiento entre módulos mínimo 70
cm. de ancho.
9.
Con respecto a los muros del depósito, la estantería debe estar separada 20
cm., lo que permite una buena circulación del aire.
10. Se requiere una visita previa de los oferentes, para verificar las medidas de
las instalaciones donde va a ser instalado el mobiliario.
NOTA: Las especificaciones descritas tienen como fin dar a conocer los requisitos que debe cumplir la
estantería. Adicionalmente, cada entidad puede complementarlos de acuerdo con las necesidades propias y
realizar las pruebas de materiales y acabados que considere necesarios.
56
anexo No. 2
especificaciones técnicas de estantería rodante
archivo de bogotá 30
1. Los parales de cada cuerpo de estantería deben ser construidos en perfil de
Cold Rolled calibre 14 en “U”, troquelados tipo cremallera para garantizar
máxima utilización.
2. Los entrepaños de cada cuerpo de estantería deben ser construidos en
Cold Rolled calibre 20 con refuerzos para soportar una carga de 100 Kg. por
entrepaño, graduables, de extracción frontal y aprovechamiento del 100% de
sus dimensiones.
3.
El piso y el techo de cada cuerpo, construido en Cold Rolled calibre 20, deben
contar con refuerzos para soportar una carga de 100 Kg. cada uno, éstos a su
vez estarán acoplados a los parales laterales con tornillo hexagonal y tuerca.
4.
Las tapas laterales de cada módulo deben ser en Cold Rolled calibre 20.
5. La puerta debe tener el mismo acabado de los cuerpos de estantería y
cerradura tipo CISA.
6. Visor identificador metálico con vidrio en tapa lateral, dos (2) por cada
módulo.
7.
Manija metálica para accionamiento manual del sistema, de manera que el
desplazamiento de cada módulo de estantería sea suave sin necesidad de
imprimir demasiada fuerza.
8.
El sistema de tracción (carro, base, ruedas, rodamientos, cadena) debe operar
a lo largo de todo el módulo (cuerpos de seis (6) y siete (7) unidades de
consulta) que deben ser accionados desde el corredor de circulación en cada
depósito, de tal forma que rueden uniformemente sobre el riel.
30. DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ. Equipo del área de conservación, restauración y reprografía. Especificaciones
Técnicas para estantería rodante. 2007.
57
9.
El riel metálico en acero podrá ser anclado o no al piso, dependiendo del
sistema de cada proponente, debe ser antivuelco evitando que los carros
o módulos se salgan de su curso normal, los rodamientos deben tener un
sistema que disminuya la vibración con el objeto de prevenir desajustes en el
sistema.
10. La estabilidad de cada cuerpo de estantería se debe garantizar con la
instalación de tensores con mecanismos que permitan su graduación.
11. El tipo de pintura debe ser epoxipoliéster electrostática, color gris claro igual
al mobiliario existente en el Archivo de Bogotá, la pintura será aplicada en las
superficies debidamente desfosfatizadas y desoxidadas.
12. Se debe anexar la explicación técnica y o manual de operación, para garantizar
una segura utilización de la estantería en condiciones normales o en caso de
catástrofe (sismo) o cualquier otra eventualidad.
13. Las medidas estándar de cada cuerpo de estantería de una sola consulta son:
220 cm. de alto (desde el piso en concreto endurecido a parte superior de la
tapa), 90 cm. de frente útil, 40 cm. de fondo útil, seis (6) entrepaños de 2.5 cm.
de altura y 10 cm. libres bajo el último para efectuar labores de limpieza. Las
medidas de cada cuerpo de estantería de doble consulta serán las mismas de
los cuerpos de una consulta, salvo que el fondo útil debe ser de 80 cm.
14. El oferente debe efectuar la modulación exacta de acuerdo con las medidas
suministradas y los planos entregados, para determinar el número de módulos
que se pueden instalar en cada recinto.
15. Se debe respetar la modulación indicada en los planos, en la cual ya se
determinó corredor de circulación principal, espacios para desplazamiento de
módulos y separación contra muro, entre otros.
16. La distancia de los pasillos internos entre cada cuerpo de la estantería deberá
ser de 70 cm. de ancho, y los pasillos principales de circulación entre 100 cm.
y 120 cm., distancia mínima para permitir el paso del personal.
17. Con respecto a los muros del depósito, la estantería debe estar separada 20
cm., lo que permite una buena circulación del aire.
18. Se requiere una visita técnica del oferente a las instalaciones del depósito de
la entidad, con el fin de verificar los espacios y características generales de
los depósitos donde será instalado el mobiliario.
NOTA: Las especificaciones descritas tienen como fin dar a conocer los requisitos que debe cumplir la
estantería. Adicionalmente, cada entidad puede complementarlos de acuerdo con las necesidades propias y
realizar las pruebas de materiales y acabados que considere necesarios.
58
anexo No. 3
especificaciones técnicas de planotecas
ARCHIVO DE BOGOTÁ 31
Las planotecas son el mobiliario especializado que se utiliza para la disposición
y almacenamiento horizontal de material planográfico y cartográfico de gran
formato.
Para tal efecto se requiere la construcción de:
1.
(X) Módulos independientes cerrados elaborados en Cold Rolled con
capacidad de doce (12) bandejas cada uno, cuyas medidas internas útiles
por bandeja serán de 150 cm. de largo, 110 cm. de ancho y 5 cm. de alto.
2.
(X) Bases metálicas en perfil HR con acabados en pintura epoxipoliéster
electroestática de color gris claro, sobre las superficies debidamente
desfosfatizadas y desoxidadas, cuyas medidas serán determinadas para dar
soporte a la planoteca, estas bases brindan una separación mínima de 20
cm. con respecto al piso.
3.
La altura máxima no debe exceder los 140 cm., con la base incluida desde
el piso hasta la parte superior de la planoteca.
4.
Las bandejas deben dotarse de un sistema de rodamientos que permitan
una fácil, controlada y segura apertura, este sistema debe omitir vibraciones
y desniveles garantizando un desplazamiento mínimo del 75% de la bandeja
al momento de ser abierta.
31. DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ. Equipo del área de conservación, restauración y reprografía. Especificaciones
Técnicas para planotecas. 2007.
59
5.
Las bandejas deben estar reforzadas en la base con perfiles que impidan la
flexión y la deformación con el paso del tiempo, deben garantizar el soporte
de una carga máxima de 100 Kg., estas bandejas contendrán 10 carpetas en
cartulina de 240 g. cada una, con 10 planos por carpeta, ó entre 10 planos
con soportes tipo vegetal de 90 g. a 120 g.
6.
Las soldaduras de las uniones de las láminas deben ser consistentes para
evitar deformaciones, brindando un cerramiento que impida la entrada de
polvo al interior de la bandeja.
7.
Cada bandeja debe contar con manijas que no sobresalgan de la estructura
y del volumen general del modulo de la planoteca, al interior no deben tener
elementos ni bordes cortantes y la superficie debe ser completamente lisa.
8.
La identificación de cada bandeja estará dada por dos (2) gafetes ubicados
en la parte frontal de la bandeja a lado y lado.
9.
Los acabados deben ser en pintura epoxipoliéster electrostática de color gris
claro, sobre las superficies debidamente desfosfatizadas y desoxidadas.
10. Los acabados deben ser en pintura epoxipoliéster electroestática
de color gris claro, sobre las superficies debidamente desfosfatizadas y
desoxidadas.
11. Se deben anexar a la propuesta los diseños de los distintos elementos aquí
descritos.
NOTA: Las especificaciones descritas tienen como fin dar a conocer los requisitos que debe cumplir las
planotecas. Adicionalmente, cada entidad puede complementarlos de acuerdo con las necesidades propias,
la disponibilidad de espacios, la capacidad de carga estructural, y realizar las pruebas de materiales y
acabados que considere necesarios.
60
anexo No. 4
protocolo de limpieza para espacios de archivos 32
objetivo El Sistema Integrado de Conservación Preventiva ejecutado y coordinado
por el Área de Conservación y Restauración del Archivo de Bogotá, asiste
técnicamente al Sistema Distrital de Archivos, en la implementación de programas
como el de mantenimiento y limpieza, con el fin de garantizar la conservación
documental y proteger la salud de los trabajadores.
mantenimiento general La limpieza es entendida como la remoción de toda
materia extraña (suciedad y materia orgánica) de los objetos o las superficies
del área de depósito y trabajo; ésta debe ser programada con una frecuencia de
mínimo cada 8 días. La entidad debe contar con un programa de limpieza que
involucre una metodología y capacitación del personal para el desarrollo idóneo
de la labor.
Para tal procedimiento se deben considerar los siguientes ítems:
limpieza locativa
procedimiento
1.
El personal de servicios generales designado para el mantenimiento locativo,
debe utilizar los elementos necesarios de protección como guantes de caucho
grueso y resistente, prendas de protección o delantales, gorro, mascarilla
para protección de material particulado (esporas de microorganismos, polvo,
polen, entre otros).
2.
Tener en cuenta que las actividades de limpieza siempre preceden las
acciones de desinfección o saneamiento.
32. DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ. Equipo del área de conservación, restauración y reprografía. Protocolo de
Limpieza para espacios de archivos. 2008.
61
3.
Para el piso, la limpieza debe realizarse con aspiradora, de esta forma
se evita levantar polvo. La escoba en vez de recogerlo, lo esparce
pasándolo a los documentos. En el caso de no contar con una aspiradora,
se recomienda utilizar trapeador ligeramente húmedo y pasarlo en zig-zag,
empezando de la zona menos sucia a la que presenta mayor suciedad; no
utilizar detergentes, ni blanqueadores como el Clorox® o Decol®.
4.
Para las paredes, mobiliario y demás elementos, lo ideal es el uso de
aspiradora; sin embargo en caso de no contar con este implemento, utilizar
una tela o trapo de algodón siempre SECO y al igual que el ítem anterior,
pasarlo del área menos sucia a la más sucia.
5.
Limpiar las mesas de trabajo con agua y detergente y finalmente con alcohol
antiséptico.
6.
Los elementos (traperos, bayetillas, entre otros) que se utilizan en la rutina
de limpieza deben ser exclusivos de estas áreas o depósitos, pues se pueden
propagar microorganismos contaminantes de las demás dependencias o
viceversa.
7.
Los desechos generados por áreas, deben ser descartados en bolsas
plásticas y ser anudadas; seguir código de colores para desechos sólidos,
lavar las canecas de basura con detergente y evitar vaciar desechos de un
recipiente a otro.
limpieza externa superficial de la documentación
Este procedimiento estará dirigido a remover de la superficie de la documentación
dispuesta en estantería, el material inconsistente (polvo y suciedad). Para ello
considere las siguientes recomendaciones:
procedimiento
1.
La limpieza de las unidades de conservación debe hacerse siempre en
SECO; lo ideal es hacerla con aspiradora y superficialmente. Nunca vaya a
aplicar ningún tipo de producto o agua directamente sobre el material.
2.
Con la boquilla de la aspiradora, provista con su respectivo cepillo, aspirar
externamente el material documental que se encuentra dispuesto en la
estantería o sobre las mesas, teniendo presente no causar abrasiones
ni succionar partes debilitadas o fragmentos de las unidades de
almacenamiento.
62
recomendaciones de bioseguridad
Se deben seguir ciertas normas básicas de bioseguridad que evitan la propagación
y contaminación generando enfermedades ocupacionales en los operarios en
general; éstas son:
-Utilizar los elementos de protección personal.
- Restringir el uso de esta dotación al área de trabajo.
-Mantener los elementos de protección en óptimas condiciones de aseo, en un
lugar seguro y de fácil acceso.
-Mantener siempre cerrados el overol o la bata de trabajo.
-Colocar la ropa contaminada en una bolsa y lavar ésta dotación periódicamente
(semanalmente) con hipoclorito de sodio (comercialmente: Clorox® o Decol®),
aparte de la ropa de uso personal.
-Los traperos y/o trapos usados deben primero ser lavados y luego
desinfectados.
-Lavar siempre las manos y la cara con jabón LÍQUIDO antibacterial.
-No comer, beber, fumar ni aplicar cosméticos, en las áreas de trabajo o
depósitos.
referencias
SALUDCOOP EPS. Manual de Bioseguridad. Bogotá: edición especial. 2001.
HOSPITAL PABLO TOBÓN URIBE. Guía para el Manejo de los Residuos Sólidos.
Medellín: cuarta edición. 1998.
SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Dirección
Archivo de Bogotá. Una Guía de Procedimientos para la Organización de Fondos
Acumulados. Primera edición 2006. ISBN: 958-97841-1-9.
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