CÓDIGO: PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES P-RF-09 VERSIÓN: 05 PÁGINA: 1 DE 13 SEMOVIENTES REVISÓ GERENTE ADMINISTRATIVA Y DE RECURSOS FÍSICOS APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCION CÓDIGO: PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES P-RF-09 VERSIÓN: 05 PÁGINA: 2 DE 13 1. OBJETIVO Estandarizar las actividades realizadas por el Almacén Departamental para los movimientos de Semovientes a cargo de la Secretaría de Desarrollo Agroeconómico y Gerencia de Iraca. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción del informe de la Secretaría de Desarrollo agroeconómico y la Gerencia de Iraca en el que se registran nacimientos, muertes, hurto y venta de semovientes y finaliza con la actualización en el sistema de los movimientos presentados en dicho informe en stock y en servicio. Aplica a la Secretaria de Desarrollo Agroeconómico y Gerencia de Iraca. 3. 4. DEFINICIONES Hurto: Se presenta cuando existe un apoderamiento ilegítimo de bienes ajenos, causando daño económico de lo hurtado. Muerte: Se presenta en el momento en que se extinga el proceso homeostático del semoviente, finalizando su vida. Nacimientos: Se presentan en el momento en que existan partos de semovientes, dando inicio a la vida de nuevos animales, en un periodo de tiempo determinado. Semoviente: La condición de semovientes la representan los animales en producción económica, en definitiva, lo que son las cabezas de ganado Tradicionalmente, también integraban esta categoría los animales de labor: caballos, entre otros. Venta: Es el instrumento legal por el cual una persona dueña de un bien, cede su propiedad a quien lo compra a cambio de remuneración. RESPONSABLE: Gerente Administrativo y de Recursos Físicos Operario 5. DESARROLLO CÓDIGO: PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES VERSIÓN: 05 PÁGINA: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD P-RF-09 FLUJOGRAMA 3 DE 13 PUNTO DE CONTROL INICIO 1 Operario Recepcionar mensualmente informe de semovientes de la Secretaría de Desarrollo Agroeconómico y la Gerencia Iraca. El informe información Almacén? 2 Recepción informe Secretaria de Desarrollo Agroeconómico cuenta con la requerida por Informe mensual de Secretaría de Agricultura. SI 4 NO 3 Operario Devolver el informe para que se agreguen los datos faltantes. Devolver informe NO Hubo nacimiento de semovientes en el mes? 4 7 SI 5 Gerente Administrativo y de Recursos Físicos/ Operario 6 Operario Elaborar comprobante de entrada al sistema de los nacimientos por nuevas existencias en stock, indicando costo y registro del animal, previa firma del funcionario de la secretaria de Desarrollo Agroeconómica, la Gerencia Iraca, el Gerente Administrativo y de Recursos Físicos Realizar la salida del stock en el sistema, pasando el semoviente a servicio, cargándolo al inventario del funcionario de la secretaria de Desarrollo Agroeconómica y la Gerencia Iraca Realizar entrada al sistema Comprobante de entrada Salida del sistema Comprobante de salida NO 7 Se realizó compra semovientes en el mes? de 10 SI CÓDIGO: PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES VERSIÓN: 05 PÁGINA: No. 8 9 RESPONSABLE ACTIVIDAD Operario Realizar y registrar la entrada en el sistema por compra de bienes devolutivos. Gerente Administrativo y de Recursos Físicos/ Operario Registrar salida en el sistema por bienes en servicio, efectuando la salida de stock del semoviente, previa firma del Operario, el Gerente Administrativo y de Recursos Físicos y funcionario de la Secretaría de Desarrollo Agroeconómico y la Gerencia Iraca. P-RF-09 4 DE 13 PUNTO DE CONTROL FLUJOGRAMA Realizar entrada al sistema Comprobante de entrada Registrar salida del sistema Comprobante de salida NO Se realizó venta de semovientes en el mes? 10 14 SI 11 Operario 12 Gerente Administrativo y de Recursos Físicos/ Operario 13 Gerente Administrativo y de Recursos Físicos/ Operario Verificar que se tengan los siguientes datos: género, plaqueta, recibo de caja y costo del animal. Elaborar el comprobante de entrada en el sistema, por reintegro del semoviente a stock, a través de una entrada por devolución de bienes en servicio, previa firma Gerente Administrativo y de Recursos Físicos y funcionario de la Secretaria de Desarrollo Agroeconómica y la Gerencia de Iraca. Elaborar el comprobante de salida en el sistema, por venta, previa firma del Operario y el Gerente Administrativo y de Recursos Físicos y funcionario de la Secretaria de Desarrollo Agroeconómico y Gerencia Iraca. Verificar datos Documentos Realizar reintegro al sistema Elaborar comprobante de salida en el sistema Comprobante de entrada Comprobante de salida NO 14 Hubo muerte de animales? 17 SI CÓDIGO: PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES VERSIÓN: 05 PÁGINA: No. RESPONSABLE 15 Gerente Administrativo y de Recursos Físicos/ Operario 16 Gerente Administrativo y de Recursos Físicos/ Operario ACTIVIDAD Elaborar el comprobante de entrada en el sistema por reintegro del animal al stock por devoluciones al servicio, previa firma del Operario y el Gerente Administrativo y de Recursos Físicos y funcionario de la Secretaria de Desarrollo Agroeconómico y Gerencia Iraca. Elaborar el comprobante de salida en el sistema, por merma, indicando plaqueta, previa firma del Operario y el Gerente Administrativo y de Recursos Físicos y funcionario de la Secretaria de Desarrollo Agroeconómico y Gerencia Iraca. P-RF-09 FLUJOGRAMA Realizar entrada Elaborar comprobante de salida 5 DE 13 PUNTO DE CONTROL Comprobante de entrada Comprobante de salida NO Se presentó robo de animales en el mes? 17 20 SI 18 Gerente Administrativo y de Recursos Físicos/ Operario 19 Gerente Administrativo y de Recursos Físicos/ Operario Elaborar el comprobante de entrada en el sistema por reintegro del animal al stock, previa firma del Operario y el Gerente Administrativo y de Recursos Físicos y funcionario de la Secretaria de Desarrollo Agroeconómico y Gerencia Iraca. Elaborar el comprobante de salida en el sistema por hurto de los animales, previa del Operario y el Gerente Administrativo y de Recursos Físicos y funcionario de la Secretaria de Desarrollo Agroeconómico y Gerencia Iraca. Elaborar comprobante de entrada Elaborar comprobante de salida por hurto Comprobante de entrada Comprobante de salida NO 20 Hay que realizar inventarios? 30 SI 21 Funcionarios del Almacén/Funcionarios De la Secretaria de Agricultura Planear la realización del inventario físico (fecha, duración, equipo de trabajo, herramientas necesarias, etc.). Planear realización de inventarios Plan de trabajo CÓDIGO: PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES P-RF-09 VERSIÓN: 05 PÁGINA: FLUJOGRAMA 6 DE 13 PUNTO DE CONTROL No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 22 Operario /Funcionarios De la Secretaria de Agricultura Realizar corte en el sistema semestralmente y efectuar el conteo de los animales. Realizar corte en el sistema Reporte 23 Operario Confrontar los datos del sistema con lo encontrado en campo. Confrontar datos Reporte NO 24 Existen faltantes de animales? 27 SI 25 Gerente Administrativo y de Recursos Físicos/ Operario 26 Gerente Administrativo y de Recursos Físicos/ Operario Elaborar el comprobante de entrada en el sistema del animal faltante de acuerdo a la plaqueta al stock por devoluciones al servicio, previa firma del Operario y el Gerente Administrativo y de Recursos Físicos y funcionario de la Secretaria de Desarrollo Agroeconómico y Gerencia Iraca. Elaborar el comprobante de salida en el sistema, por hurto de los animales en el sistema, previa firma del Operario y el Gerente Administrativo y de Recursos Físicos y funcionario de la Secretaria de Desarrollo Agroeconómico y Gerencia Iraca. Se encontraron animales adicionales a los reportados en el sistema? 27 28 operario 29 operario Elaborar el comprobante de entrada en el sistema como nueva existencia, previa firma del Operario y el Gerente Administrativo y de Recursos Físicos y funcionario de la Secretaria de Desarrollo Agroeconómico y Gerencia Iraca. Elaborar el comprobante de salida en el sistema de stock y cargar el semoviente al responsable, es decir, realizar salida al servicio, previa firma del Operario y el Gerente Administrativo y de Elaborar comprobante de entrada Realizar salida Comprobante de entrada Comprobante de salida NO 30 SI Realizar entrada Comprobante de entrada Realizar salida Comprobante de salida CÓDIGO: PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES VERSIÓN: 05 PÁGINA: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD P-RF-09 7 DE 13 FLUJOGRAMA PUNTO DE CONTROL Recursos Físicos y funcionario de la Secretaria de Desarrollo Agroeconómico y Gerencia Iraca. 30 FIN GENERALIDADES: DESCRIPCION DE SEMOVIENTES 1. RECEPCIÓN DEL INFORME DE SEMOVIENTES Mensualmente, la Secretaría de Desarrollo Agroeconómico, Ganadería y Desarrollo Rural debe presentar un informe a Almacén que contenga como mínimo: Nacimientos: cantidad y precio por kilo reportado en Catama para el mes. Compras: Cantidad y costo. Ventas: resolución de baja de semovientes, plaqueta, género y recibo de caja. Muertes: cantidad y plaquetas. Hurtos: Cantidad y plaquetas. 2. REGISTRO DE NACIMIENTOS De acuerdo al informe presentado, se identifica la relación de nacimientos en el mes, haciéndose una entrada al sistema por nuevas existencias. Para ello, se toma como peso promedio 40 kilogramos y el valor por kilo el presentado en Catama para el mes que se reporta, la multiplicación de estos datos brindan el costo histórico del animal y es con el cual se realiza la entrada en el sistema, para tal fin se sigue la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos – entrada por nuevas existencias, y se visualiza de la siguiente manera: CÓDIGO: PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES P-RF-09 VERSIÓN: 05 PÁGINA: 8 DE 13 Inmediatamente se da ingreso del semoviente al stock, se debe efectuar una salida al servicio. En este caso, en que la salida es un bien devolutivo, el comprobante de salida va a la carpeta del funcionario encargado. Se debe realizar el comprobante de salida en el sistema digitando en el mismo el elemento que va a ser cargado al funcionario, a través de la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida al servicio, y se visualiza de la siguiente manera: CÓDIGO: PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES P-RF-09 VERSIÓN: 05 PÁGINA: 9 DE 13 3. REGISTRO DE COMPRAS: Son operaciones mercantiles a través de los cuales se realiza la adquisición de semovientes mediante la erogación de fondos provenientes de recursos propios, convenios o cofinanciación. Para realizar la entrada en el sistema por compra de semovientes, se sigue la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos – entrada por compras, y se visualiza de la siguiente manera: Posteriormente se realiza la salida del stock en el sistema y se pasan los bienes devolutivos (semovientes) al servicio. 4. REGISTRO DE VENTAS DE SEMOVIENTES Cuando se realizan ventas de semovientes, se identifica la plaqueta del animal vendido, y se realiza un reintegro al stock del mismo, es decir, se registra en el sistema una entrada por devolución del servicio, para ello se sigue la ruta en el sistema: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos – entrada por devolución del servicio, y se visualiza de la siguiente manera: CÓDIGO: PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES P-RF-09 VERSIÓN: 05 PÁGINA: 10 DE 13 Posteriormente, se realiza en el sistema una salida por venta por el costo histórico y la valorización acumulada de las plaquetas correspondientes a los animales vendidos, este trámite se realiza siguiendo la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida por venta, y se visualiza de la siguiente manera: CÓDIGO: PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES P-RF-09 VERSIÓN: 05 PÁGINA: 11 DE 13 5. REGISTRO DE MUERTE DE SEMOVIENTES En el caso en que el informe relacione muerte de animales, se debe efectuar el reintegro de los mismos al stock (en costo histórico y valorización) para registrar las muertes de los mismos dándoles de baja en el sistema. Esta operación se realiza haciendo una salida por merma. Esta salida se realiza en el sistema a través de la siguiente ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida por merma, y se visualiza de la siguiente manera: 6. REGISTRO DE ROBO O HURTO DE SEMOVIENTES En el caso en que se relacione robo de semovientes, es necesario realizar el reintegro de acuerdo a las plaquetas de costo histórico y valorización del animal, al stock para poder así, realizar la salida por hurto de los animales en el sistema, de acuerdo al número de plaqueta, y valor histórico y valorización de los mismos. Esta salida por hurto se realiza siguiendo la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida por hurto. Se visualiza de la siguiente manera: CÓDIGO: PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES P-RF-09 VERSIÓN: 05 PÁGINA: 12 DE 13 7. REALIZACIÓN DE INVENTARIOS El inventario de semovientes se debe realizar semestralmente, para ello es necesario planificar las herramientas y demás necesarios para la realización de esta actividad. Dicha planificación debe enmarcar entre otras cosas las fechas de realización del inventario en campo, el equipo humano, el registro del sistema a fecha de corte, el valor histórico y valorizaciones (si existen), herramientas para desplazamiento y peso de los animales, etc. Esta actividad se realiza conjuntamente con la Secretaría de desarrollo agroeconómico y la gerencia de Iraca. Se procede a confrontar los datos arrojados en el sistema con lo encontrado físicamente. Al realizar esta actividad se puede identificar: a. Que falten en campo animales frente a lo arrojado por el sistema: En este caso, se realiza el reintegro de los animales de acuerdo a las plaquetas (costo histórico y valorización) al stock, para posteriormente realizar una salida por merma del inventario, teniendo en cuenta la afectación tanto del costo histórico como de la valorización acumulada. b. Que la cantidad de animales en campo sea superior a lo arrojado por el sistema: En este caso, se realiza una entrada al sistema por nuevas existencias y CÓDIGO: PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES P-RF-09 VERSIÓN: 05 PÁGINA: 13 DE 13 posteriormente una salida al servicio, sacando del stock la entrada por nuevas existencias registrada. 8. CONFRONTAR REGISTROS CON CONTABILIDAD Siempre que se realice algún movimiento de inventarios de semovientes, es necesario confrontar que la afectación contable sea correcta, con el fin de garantizar que los movimientos afecten las cuentas correctas y registre los valores exactos. 6. REGISTROS Registro Responsable Comprobante de entrada Auxiliar administrativo Comprobante de salida Auxiliar administrativo Como conservarlo Medio magnético y físico Donde conservarlo Archivo de gestión de almacén Tiempo de conservación Según tabla de retención documental l Medio magnético y físico Archivo de gestión de almacén Según tabla de retención documental l Disposición final Disponer según tabla de retención documental Disponer según tabla de retención documental 7. HISTORIAL VERSIÓN 01 02 03 VIGENCIA Según acto administrativo Según acto administrativo 03 de Mayo de 2010 04 16/11/2012 05 27/08/2013 IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Versión inicial Reingeniería de proceso Revisión y ajuste como resultado la Acción Correctiva No 01 del 15 de febrero de 2010 Se realiza ajuste y revisión en la parte de responsables, se incluye al operario, se suprimen las actividades que tienen que ver con la desvalorización de semovientes, ya que el almacén departamental no maneja estas cifras. Se realiza ajuste y revisión en la parte de responsables, se incluye al operario, se suprimen las actividades que tienen que ver con la desvalorización de semovientes NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.