presentar información exógena - Universidad Nacional de Colombia

MACROPROCESO:
GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: CONSOLIDAR Y PRESENTAR
INFORMACIÓN EXÓGENA DISTRITAL
PROCESO: CONTABLE
Código: U-IN-12.005.008
Versión: 0.0
Página: 1 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR
ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
INSTRUCTIVO:
CONSOLIDAR Y PRESENTAR INFORMACIÓN
EXÓGENA DISTRITAL
MACROPROCESO:
GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: CONSOLIDAR Y PRESENTAR
INFORMACIÓN EXÓGENA DISTRITAL
PROCESO: CONTABLE
Código: U-IN-12.005.008
Versión: 0.0
Página: 2 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR
ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Facilitar las actividades que realizan los usuarios responsables de revisar, consolidar y reportar
información exógena distrital a los entes de control fiscal.
ALCANCE: Aplica para la las áreas de Contabilidad del Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades
Especiales.
DEFINICIONES:
1. ICA - Impuesto de Industria y Comercio: Gravamen de carácter municipal que grava toda actividad
industrial, comercial o de servicios que se realiza en Bogotá en forma ocasional o permanente, con o sin
establecimientos.
2. Información Exógena: Conjunto de datos que deben presentar periódicamente las entidades públicas ante
los entes de control fiscal, según resoluciones expedidas, sobre las operaciones con sus clientes o
usuarios.
3. IVA - Impuesto al Valor Agregado: Gravamen indirecto al consumo, que se aplica a todas las
transacciones del proceso de producción y circulación de bienes y servicios. Este gravamen es nacional.
4. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de
las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad
Nacional de Colombia.
5. Tercero: Código que permite identificar a una persona natural o jurídica con la que se realizan
transacciones, o detallar información contable. Vgr. Códigos asociados al tipo de bien, códigos asociados
a las empresas de la Universidad Nacional de Colombia y al auxiliar general.
6. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.
CONDICIONES GENERALES:
1. El Grupo de Soporte SGF – QUIPU del Nivel Nacional es el área responsable de actualizar y parametrizar
en el sistema los cambios emitidos por la Secretaria de Hacienda Distrital - SHD en las especificaciones
técnicas de la Resolución.
2. Las resoluciones emitidas por la Secretaria de Hacienda Distrital - SHD, en relación con información
exógena pueden ser consultadas en el link: www.impuestos.shd.gov.co
3. La información tributaria a reportar, será la que aplique a la Universidad Nacional de Colombia de acuerdo
con los parámetros establecidos por los entes de control fiscal.
4. La información exógena Distrital aplica únicamente para el Nivel Nacional, la Sede Bogotá y las Unidades
Especiales del Nivel Nacional.
5. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
MACROPROCESO:
GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: CONSOLIDAR Y PRESENTAR
INFORMACIÓN EXÓGENA DISTRITAL
Código: U-IN-12.005.008
Versión: 0.0
Página: 3 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR
ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
PROCESO: CONTABLE
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
La Universidad Nacional de Colombia, como ente jurídico, tiene la responsabilidad de reportar anualmente a la
Secretaría de Hacienda Distrital la información exógena relacionada con las operaciones que se hayan
realizado durante la vigencia con los proveedores de bienes y/o servicios en la ciudad de Bogotá, para lo cual
dicho ente de control emite Resolución. Actualmente se encuentra vigente la resolución DDI – 235056 de 2009.
1. Solicitar información
El profesional de la División Nacional de Contabilidad, mediante documento escrito, debe informar a las áreas
de Tesorería de la Sede Bogotá, del Nivel Nacional, de las Unidades Especiales del Nivel Nacional y a la
División Nacional Salarial y Prestacional, los parámetros generales (características técnicas, conceptos,
cambios generales) y los plazos establecidos para reportar información exógena Distrital a la División Nacional
de Contabilidad.
Los formatos a reportar son:
ARTÍCULO
R. DDI –
235056 de
2009
DESCRIPCIÓN
ÁREA RESPONSABLE DE GENERAR Y
REPORTAR A LA DIVISIÓN NACIONAL DE
CONTABLIDAD
Primero
Inforrmación que deben suministrar las entidades del Sistema de
Seguridad Social Integral, administradoras de fondos de cesantías
y cajas de compensación familiar.
Tesorería de UNISALUD y del Fondo Pensional de la
Universidad.
Segundo
Información de compras de bienes y/o servicios.
Tesorería y área de Personal
Información que deben reportar los agentes de retención del
Impuesto de Industria y Comercio.
Tesorería y área de Personal
Cuarto
2. Recibir información enviada por las Sedes y Unidades Especiales
El profesional de la División Nacional de Contabilidad debe recibir los archivos Excel y la certificación del
tesorero en lo relacionado con las declaraciones y pagos de retención de ICA y la informacion del Sistema de
Seguridad Social Integral, administradoras de fondos de cesantías y cajas de compensación familiar.
3. Revisar la información enviada por la Sede Bogotá y Unidades Especiales del Nivel
Nacional
El profesional de la División Nacional de Contabilidad debe revisar la información, para lo cual es importante
tener en cuenta la descripción de los archivos así:
a. Artículo Primero, Resolución DDI – 235056 de 2009: Inforrmación que deben suministrar las entidades del
Sistema de Seguridad Social Integral, administradoras de fondos de cesantías y cajas de compensación
familiar, así:
MACROPROCESO:
GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: CONSOLIDAR Y PRESENTAR
INFORMACIÓN EXÓGENA DISTRITAL
Código: U-IN-12.005.008
Versión: 0.0
Página: 4 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR
ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
PROCESO: CONTABLE
CAMPO
DESCRIPCIÓN
Vigencia
Año al que corresponde la información reportada
Tipo de documento de identificación:
CC: Cédula de ciudadanía (personas naturales)
CE: Cédula de extranjería (personas naturales residente y no residentes en Colombia)
TI: Tarjeta de identidad (personas naturales)
NIT: Número de identificación tributaria (personas jurídicas de Colombia)
RC: Registro civil (personas naturales)
PA: Pasaporte (personas naturales no residentes en Colombia)
Número de identificación: No debe estar separado por puntos, guiones, comas, y no debe
contener el dígito de verificación.
Tipo de Documento
Número de Documento
Dígito de Verificación
Para personas jurídicas de Colombia
Apellidos y nombres o Razón social
Apellidos y nombres o Razón social
A : Aportantes con 200 o más cotizantes
B : Aportantes con menos de 200 cotizantes
I : Independiente
1 : Empleador
2 : Independiente
3 : Entidades o Universidades públicas con régimen especial en salud.
Otras (ver anexo de Resolución Distrital DDI – 235056 de 2009)
1 : Pública
2 : Privada
3 : Mixta
Otras (ver anexo de Resolución Distrital DDI – 235056 de 2009)
U : Único, aportante no tenga más de 20 sucursales.
C : Consolidado, aportante tenga más de 20 sucursales.
S : Sucursal, reporte por sucursal.
D : Dependencia, para entidades estatales del nivel central o territorial, establecimientos
públicos, sociedades de economía mixta u otro carácter público, que paguen sus nóminas en
forma separada por dependencia.
Clase de aportante
Tipo de aportante
Naturaleza jurídica
Forma de presentación
Código DANE de la actividad económica
Código DANE de la actividad económica.
No utilizar ningún tipo de caracter (. , - / * “ = & # entre otros), utilizar la abreviaturas
establecidas para las nomenclaturas.
Código según DANE del departamento y municipio, no debe estar separado por puntos, guiones
o comas.
Dirección de correspondencia
Código ciudad o Municipio
Nombre del Municipio
Nombre completo del Municipio.
Nombre del Departamento
Nombre completo del Departamento.
Teléfono
Teléfono fijo o celular.
Dirección de correo electrónico
Número
de
identificación
Representante legal
Correo electrónico del aportante.
del
Número de identificación del Representante legal.
Nombre del Representante legal
Nombre del Representante legal.
Total aportes para pensiones
Total aportes para pensiones, no debe estar separado por puntos, guiones o comas; sin
centavos.
Total aportes para salud
Total aportes para salud; no debe estar separado por puntos, guiones o comas; sin centavos.
Total aportes para riesgos profesionales
Total
aportes
compensación
Total trabajadores
para
cajas
de
Total aportes para riesgos profesionales; no debe estar separado por puntos, guiones o comas;
sin centavos.
Total aportes para cajas de compensación; no debe estar separado por puntos, guiones o
comas; sin centavos.
Número de trabajadores a cargo.
MACROPROCESO:
GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: CONSOLIDAR Y PRESENTAR
INFORMACIÓN EXÓGENA DISTRITAL
Código: U-IN-12.005.008
Versión: 0.0
Página: 5 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR
ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
PROCESO: CONTABLE
b. Artículo Segundo, Resolución DDI – 235056 de 2009: Dmuisca_01006201000000001, información de
compras de bienes y/o servicios en la jurisdicción del Distrito Capital, así:
CAMPO
Vigencia
DESCRIPCIÓN
Año al que corresponde la información reportada
Tipo de Documento
Número de Documento
Tipo de documento de identificación:
CC: Cédula de ciudadanía (personas naturales)
CE: Cédula de extranjería (personas naturales residente y no residentes en Colombia)
TI: Tarjeta de identidad (personas naturales)
NIT: Número de identificación tributaria (personas jurídicas de Colombia)
RC: Registro civil (personas naturales)
PA: Pasaporte (personas naturales no residentes en Colombia)
Número de identificación: No debe estar separado por puntos, guiones, comas, y no debe
contener el dígito de verificación.
Nombre
Apellidos y nombres o Razón social
Dirección
No utilizar ningún tipo de caracter (. , - / * “ = & # entre otros), utilizar la abreviaturas
establecidas para las nomenclaturas.
Teléfono
Teléfono fijo o celular
Código ciudad o Municipio
Código según DANE del departamento y municipio, no debe estar separado por puntos,
guiones o comas.
Nom_Municipio
Nombre completo del Municipio
Nom_Departamento
Nombre completo del Departamento
Vl_Compras_Anual
VR_Cuentas por pagar
Valor acumulado de las compras de bienes o servicios durante la vigencia, sin incluir el IVA.; no
debe estar separado por puntos, guiones o comas; sin centavos.
Valor acumulado de las cuentas por pagar durante la vigencia; no debe estar separado por
puntos, guiones o comas; sin centavos.
c. Artículo Cuarto, Resolución DDI – 235056 de 2009: Dmuisca_01406201000000001, información de
retención del impuesto de Industria y Comercio reportada por los agentes de retención, practicadas en la
ciudad de Bogotá, así:
CAMPO
Vigencia
Tipo de Documento
Número de Documento
DESCRIPCIÓN
Año al que corresponde la información reportada
Tipo de documento de identificación:
CC: Cédula de ciudadanía (personas naturales)
CE: Cédula de extranjería (personas naturales residente y no residentes en Colombia)
TI: Tarjeta de identidad (personas naturales)
NIT: Número de identificación tributaria (personas jurídicas de Colombia)
RC: Registro civil (personas naturales)
PA: Pasaporte (personas naturales no residentes en Colombia)
Número de identificación: No debe estar separado por puntos, guiones, comas, y no debe
contener el dígito de verificación.
Nombre
Apellidos y nombres o Razón social
Dirección
No utilizar ningún tipo de caracter (. , - / * “ = & # entre otros), utilizar la abreviaturas
establecidas para las nomenclaturas.
Teléfono
Teléfono fijo o celular
Código ciudad o Municipio
Código según DANE del departamento y municipio, no debe estar separado por puntos,
guiones o comas.
MACROPROCESO:
GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: CONSOLIDAR Y PRESENTAR
INFORMACIÓN EXÓGENA DISTRITAL
Código: U-IN-12.005.008
Versión: 0.0
Página: 6 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR
ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
PROCESO: CONTABLE
Nom_Municipio
Nombre completo del Municipio
Nom_Departamento
Nombre completo del Departamento
Base retención
Valor anual de la base de retención
Tarifa de retención
Tarifa de retención aplicada
Monto_Retención_Anual
Valor anual de la retención
d. Verificar la Información – Artículo segundo, Resolución DDI – 235056 de 2009 “Información de
compras de bienes y/o servicios” y Artículo cuarto “Información que deben reportar los agentes de
retención del Impuesto de Industria y Comercio”.
Verificar que el valor declarado y pagado por concepto de Retención de Industria y Comercio a la Secretaría
de Hacienda Distrital - SHD durante la vigencia, corresponda al valor reportado en la información exógena
Distrital, tenendo en cuenta:
a. Solicitar a la Division Nacional de Tesorería el cuadro consolidado de las declaraciones y pagos
efectuados a la Secretaría de Hacienda Distrital - SHD durante la vigencia.
b. Diligenciar el archivo en Hoja de trabajo “Conciliación de Retención”, en el cual se realiza la
conciliación entre lo declarado y pagado a la Secretaría de Hacienda Distrital - SHD por concepto de
retención ICA, contra lo reportado en información exógena Distrital.
c. Validar que cada uno de los campos de los archivos, correspondan a la información solicitada por la
Secretaría de Hacienda Distrital - SHD para cada artículo, y tener en cuenta las especificaciones
generales establecidas en el documento escrito emitido cada año por la Division Nacional de
Contabilidad.
Si en la Hoja de trabajo “Conciliación de Retención” existen diferencias, se deben revisar las observaciones
enviadas por la Sede Bogotá, el Nivel Nacional y las Unidades Especiales del Nivel Nacional. En caso contrario,
informar vía teléfonica o a través de correo electronico, para que se realice la corrección y se envíen
nuevamente los archivos Excel para la verificación respectiva.
4. Consolidar información Distrital a nivel de la Universidad
El Profesional de la División Nacional de Contabilidad, una vez revisada y validada la información exógena
Distrital de la Sede Bogotá, Nivel Nacional y Unidades Especiales del Nivel Nacional, debe consolidarla en
conjunto con el funcionario responsable de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones, así:
a. Unificar la información exógena Distrital en un archivo Excel de acuerdo con el artículo a reportar.
b. Realizar las siguientes verificaciones:
i.
Que no exista información duplicada de terceros:
1. Misma identificación con diferente descripción
2. Misma descripcion con diferente identificación
MACROPROCESO:
GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: CONSOLIDAR Y PRESENTAR
INFORMACIÓN EXÓGENA DISTRITAL
PROCESO: CONTABLE
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
Código: U-IN-12.005.008
Versión: 0.0
Página: 7 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR
ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
Que el valor de las retenciones correspondan a la tarifa aplicada a las bases.
Que no existan caracteres no válidos, ejemplo (, . - / ¿= ‘, entre otros)
Que la clase de identificación del contribuyente corresponda.
Que los campos departamento y ciudad corresponda con los códigos asociados y con la descripción.
Que las direcciones presenten las nomenclaturas definidas.
Que un tercero no presente varias direcciones.
Que no existan campos en blanco.
Las demás que se consideren pertinentes.
Las inconsistencias encontradas son corregidas por el profesional de la Division Nacional de Contabilidad; de
ser necesario se solicita correccion a la Sede Bogotá, al Nivel Nacional y/o a la Unidad Especial del Nivel
Nacional.
5. Preparar los archivos planos, cargar y validar la información en el validador de la
Secretaría de Hacienda Distrital – SHD
El Profesional de la División Nacional de Contabilidad debe:
5.1. Organizar los archivos en formato Excel, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas por la
Secretaría de Hacienda Distrital - SHD, para cada uno de los artículos de la Resolución DDI – 235056 de
2009, previamente mencionados.
5.2. Generar los archivos planos en formato texto separado por punto y coma (*.CSV) para cada artículo a
reportar.
5.3. Cargar la información exógena (archivos .CSV) en el validador de la página Web de la Secretaría de
Hacienda Distrital, así:
a. Entrar a la página Web de la SHD http://www.shd.gov.co y acceder por la ruta: Portal Internet SDH >
Impuestos > Industria y Comercio > Información por sectores > Medios magnéticos
b. Seleccionar la opción Validador de Medios Magnéticos.
MACROPROCESO:
GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: CONSOLIDAR Y PRESENTAR
INFORMACIÓN EXÓGENA DISTRITAL
PROCESO: CONTABLE
Código: U-IN-12.005.008
Versión: 0.0
Página: 8 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR
ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
c. Diligenciar los campos Número de Identificación y Password. Dar clic en la opción Ingresar.
i. Numero de identificación: Corresponde al número de identificación tributaria de la Universidad Nacional
de Colombia 899999063.
ii. Password: Corresponde a clave asociada por la Secretaría de Hacienda Distrital - SHD al Nit de la
Universidad Nacional de Colombia.
d. Seleccionar el Tipo de archivo y el Archivo a validar. Dar clic en la opción Cargar Archivo.
MACROPROCESO:
GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: CONSOLIDAR Y PRESENTAR
INFORMACIÓN EXÓGENA DISTRITAL
PROCESO: CONTABLE
Código: U-IN-12.005.008
Versión: 0.0
Página: 9 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR
ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
Al validar la información, se pueden presentar dos (2) situaciones:
a. El archivo presenta errores
i. Dar clic sobre la opción “Guardar”: Guarda en un archivo con extensión TXT los errores generados en el
validador.
ii. Abrir el archivo (desde la dirección donde se guardaron los errores). Cada línea del archivo contiene el
tipo de error y la descripción del mismo.
iii. Revisar y ajustar los errores generados.
iv. Iniciar nuevamente el proceso en la actividad número 4.
b. El archivo no presenta errores
Si el archivo no presenta errores, el validador muestra la siguiente pantalla, que debe ser impresa y archivada:
MACROPROCESO:
GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: CONSOLIDAR Y PRESENTAR
INFORMACIÓN EXÓGENA DISTRITAL
PROCESO: CONTABLE
Código: U-IN-12.005.008
Versión: 0.0
Página: 10 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR
ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
6. Conservar los archivos de información exógena Distrital reportada a la SHD
El Profesional de la División Nacional de Contabilidad debe guardar en medio magnético copia de la
información de los siguientes archivos:
a. Archivos en formato Excel con extensión .xls que contienen la información exógena Distrital de la Sede
Bogotá, del Nivel Nacional y de las Unidades Especiales del Nivel Nacional.
b. Archivos en formato Excel con extensión .xls que contienen la información exógena Distrital consolidada.
c. Archivos con extensión .csv generados, cargados y presentados a la SHD.
d. Documento de Recibido en el proceso de presentación de archivos a la SHD.
e. Archivo Excel que contiene el formato de conciliación de información tributaria declarada y pagada a la SHD.
f. Archivos que contengan información de las Sedes, como soporte de la misma.
Fin del instructivo
MACROPROCESO:
GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: CONSOLIDAR Y PRESENTAR
INFORMACIÓN EXÓGENA DISTRITAL
Código: U-IN-12.005.008
Versión: 0.0
Página: 11 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR
ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
PROCESO: CONTABLE
ELABORÓ
Luz Mery Clavijo Ibagón
Audith S. Conde Falón
Leidy D. Morales R.
Juliana Garnica Reyes
REVISÓ
CARGO
Jefe División Nacional
de Contabilidad
Profesional Universitario
Profesional Universitario
Contratista
CARGO
FECHA
Diciembre 24 de 2010
FECHA
Áreas contables en las Sedes
y Unidades Especiales de la
Universidad Nacional de
Colombia, Liliana Díaz
Poveda, Katty A. Novoa
Cardoso, Aura María
Cárdenas Paulsen.
Jefes de contabilidad o
quienes hagan sus veces y
servidores públicos
responsables del
procedimiento, asesoras y
contratista de la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa.
Abril 12 de 2011
APROBÓ
Ángela María
González Lozada
CARGO
Gerente
Nacional Financiera
y Administrativa
FECHA
Mayo 16 de 2011