MEDIOS MAGNETICOS Page 1 of 40 MEDIOS MAGNETICOS MEDIOS MAGNETICOS Manual de Usuario AddIn Medios Magnéticos Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create HTML Help documents Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free HTML Help documentation generator Copyright © 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Alcance MEDIOS MAGNETICOS ›› Alcance file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 2 of 40 MEDIOS MAGNETICOS ›› Guiar al usuario en la utilización del add-on Medios Magnéticos, funcionalidad agregada en la localización SAP Business One, la cual permitirá al usuario realizar las modificaciones en los campos de los diferentes formularios y menús de SAP Business One, adicionados por la aplicación de Medios Magnéticos incluida en la localización, así como la adecuación de estos a la normatividad tributaria colombiana. Los medios magnéticos no pueden diligenciarse al final del año. Las bases de datos deben ser estructuradas (parametrizadas) en todas las transacciones desde su origen o captura. Por tanto el sistema de información que soporta la contabilidad cada vez más debe estar técnicamente preparado para disponer en cualquier momento y no al final del año de todos y cada uno de los reportes exigidos. Utilidad del AddIn Esta herramienta facilita la generación de reportes que apoyan el cumplimiento de algunos artículos de la Resolución Número 000273 (10-12-2013 de 2013 ) emitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para el año gravable 2013, cabe aclarar que los reportes generados están basados en los registros de diario generados por los documentos de marketing (Facturas de Compra y Venta, Notas Crédito y Débito, Pagos Efectuados y Recibidos, Facturas de Anticipo) y la información ingresada manualmente a través de registros en el diario utilizando cuentas no asociadas que requieran tercero (Campo InfoCo02 ) y estén utilizando el campo InfoCo01, y demás campos creados para realizar la reclasificación de retenciones. Los formatos establecidos en el Titulo VIII de dicha resolución que están dentro del Alcance del AddIn Medios Magnéticos son los siguientes: 1. Formato 1001 Versión 9: (Información de pagos o abonos en cuenta de retenciones en la fuente aplicadas) Muestra la totalidad de transacciones que contengan la cuenta configurada para el formato 1001, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o Registros de Diario que utilicen el campo InfoCo01. A fin de identificar y reportar en la columna correspondiente el tipo de retención practicada en compras, es necesario seleccionar y asignar el tipo de retención en la columna “Tipo Ret MM”. En la tabla definición de códigos de retención de impuestos, ubicada en la ruta Gestión – Definiciones – Finanzas – Impuestos – Retención de impuestos. Puesto que SAP no hace diferenciación sobre las retenciones correspondientes a cada línea facturada en el documento, los montos correspondientes a las retenciones practicadas son ponderados a fin de reportar las retenciones correspondientes a cada línea del documento. Para el caso de los conceptos 5007 y 5008, Compra de activos movibles y fijos respectivamente, Cuando se trata de artículos inventariables, es file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 3 of 40 necesario configurar la cuenta del activo y la cuenta de dotación, a fin que la funcionalidad muestre lo registrado en la entrega (Activo) y las retenciones realizadas por la compra (Factura). Para el concepto 5062, Autorretenciones por Cree, es necesario ingresar el código de la Autorretencion en la configuración de cuentas de Medios Magnéticos, ademas en la tabla de retenciones debe asignarse al código de Retención los atributos de Retención CREE y Tipo de Retención MM como practicada o asumida. 2. Formato 1003 Versión 7 (Información de retenciones en la fuente que le practicaron) Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1003, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o Registros de Diario que utilicen los campos: InfoCo01, Base retención, Código retención y Tarifa retención. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 4 of 40 Para el concepto 1300, Imp. Renta para la Equidad CREE, el código de la retención debe configurarse como Tipo Retención Autorretencion y con atributo de Retención CREE. Si la Retención asignada en la configuración no cumple con los requerimientos estipulados, se genera un mensaje de advertencia que no permite terminar con la configuración del concepto Estos campos no aplican para retenciones de Tipo IVA. 3. Formato 1007 Versión 8 (Información de ingresos recibidos en el año) Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1007, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o Registros de Diario que utilicen el campo InfoCo01. La funcionalidad tomara todos los ingresos como propio, a menos que se especifique la fuente del ingreso en la columna “Tipo Ingreso” en la configuración del formato. 4. Formato 1005 Versión 7 (Información del impuesto sobre las ventas descontable) 5. Formato 1006 Versión 8 (Información sobre las ventas generado) Muestra la totalidad de las transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1005 y 106, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o en registros de diario que utilicen los campos InfoCo01, Base retención , Código retención y Tarifa retención. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 5 of 40 Estos campos aplican para Medios Magnéticos y no se reflejaran en otros informes de IVA Para reportar los Formatos de IVA, se debe utilizar el concepto creado por la localización, este concepto no se debe modificar para la correcta generación de los Formatos. 6. Formato 1009 Versión 7 (Información del saldo de los pasivos) Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1009, ya sean utilizadas en documentos de Marketing o registros de diario que utilicen el campo InfoCo01. 7. Formato 1008 Versión 7 (Información de los deudores de créditos activos) Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1008, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o registros de diario que utilicen el campo InfoCo01 8. Formato 1010 Versión 9 (Información de socios, accionistas y/o cooperados) Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1010, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o registros de diario que utilicen el campo InfoCo01 9. Formato 1011 Versión 6 (Información de las declaraciones tributarias) Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1011, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o registros de diario que utilicen el campo InfoCo01 file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 6 of 40 10. Formato 1012 Versión 7 (Información de las declaraciones tributarias, acciones y aportes e inversiones en bonos, certificados, títulos y demás inversiones tributarias) Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1012, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o registros de diario que utilicen el campo InfoCo01. Actividades Parametrizaciones de Socios de Negocio (SN) Configuración de medios magnéticos Extracción e identificación de la fuente de información externa e interna Modificación en formatos y conceptos Aplicación de cuantías mínimas y socios del exterior Generación de reportes para medios magnéticos Generación de archivo para Medios Magnéticos Distritales Prerrequisitos Configuración de la información básica de los Socios de Negocio y las retenciones correspondientes. Creación reclasificaciones de retenciones (add-in terceros) Ningún tipo de información que se reporte debe tener caracteres especiales tales como: “`´, > <,{ }, entre otros. Realizar la configuración de Parámetros de Conexión para rendimiento de reportes como se indica en el tema de informes por terceros Configuración de Rendimiento para reportes Ruta de Menú Utilizar la siguiente ruta del menú principal o en la barra superior la opción módulos para iniciar la operación. Ir a Parametrizaciones Herramientas > Tablas de usuario > BPCO_MMFM - BPCO Formato MM. Herramientas > Tablas de usuario > BPCO_MMCO - BPCO concepto MM Herramientas > Tablas de usuario > BPCO_MM_EXT – BPCO Medio Magnético Externos Socios de Negocios > Datos Maestros Socios de Negocios Rutas del proceso Finanzas > Asiento. Informes > Medios magnéticos > configuración Informes > Medios Magnéticos > Extracción file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 7 of 40 Informes > Medios Magnéticos > Modificación de medios magnéticos, Informes > Medios Magnéticos > Aplicación de cuantía mínima y socios del exterior Informes > Medios Magnéticos > Generar archivos XML Informes > Medios Magnéticos > Errores Procesos que intervienen Estándar B1 (Inputs) Datos maestros Socios de negocio (SN) Registros en el diario Medios magnéticos externos AddIn (Outputs) Generación de archivo XML Errores Típicos No emplear los campos InfoCo01 y InfoCo02 para las cuentos no asociadas que requieren SN. En el formulario Configuración Medios Magnéticos al seleccionar los formatos correspondientes a retenciones e impuestos, los usuarios olvidan definir los códigos de retenciones e IVA para cada cuenta relacionada, lo cual impide en el proceso de extracción y reportar la información de estas operaciones. Para generar los Medios Magnéticos Distritales no se pueden tener generados Formatos y Conceptos de retenciones para Medios Magnéticos Nacionales, es decir solo se pueden extraer los Nacionales o los Distritales, pero ambos no. Temas sin alcance En la tabla de medios externos no se validan socios de negocio inexistentes No se soportan Formatos de medios magnéticos que no estén dentro del alcance de la herramienta. De acuerdo a la resolución 000228 (31-10-2013) se establece que, la presentación de resultados en Formato CSV y los cambios respecto a periodos de corte para presentación de información Exógena, aplican para el año gravable 2014. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create HTML Help documents Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create EPub books Copyright © 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Documento de Instrucción MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción MEDIOS MAGNETICOS ›› Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring environment Copyright © 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Fuente de Información MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› Fuente de Información MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 8 of 40 Fuente Interna Basada en los registros de diario creados por los documentos de marketing y la información ingresada manualmente a través de registros en el diario utilizando cuentas no asociadas que requieran tercero campo (InfoCo02) y que estén utilizando el campo (InfoCo01). Es importante conocer la ubicación de los campos InfoCo01 y InfoCo02 para su correcto manejo. InfoCo01 Cuando una cuenta no se encuentra asociada, sin embargo se requiere reportar en medios magnéticos por SN se debe utilizar el campo InfoCo01 el cual se encuentra en el asiento contable en la columna Socio Negocios, presionando SHIFT + F2 o dando clic sobre el icono de búsqueda (lupa) en ese campo se elige el socio de negocios que se requiere. Para consultar los asientos ingrese a: Finanzas > Asiento. InfoCo02 Adicionalmente se debe configurar el campo InfoCo02 cuando una cuenta no se encuentra asociada, y se requiere reportar en medios magnéticos por SN con su correspondiente NIT. Para la utilización de este campo de usuario debe ingresar a: Finanzas → plan de cuentas Determine la cuenta y en el campo definido por usuario Requiere Tercero seleccionar la opción "SI" de la lista desplegable. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 9 of 40 Modificaciones manuales en registros de diario Para el formato 1007 (Información de Ingresos recibidos en el año), las Notas Crédito son tomadas automáticamente como “Devoluciones”. Si el usuario lo considera necesario, pueden retomar las transacciones para que estos documentos se tomen como menor valor del ingreso o como una devolución como tal. Para generar esta aplicación, se debe buscar la columna “Tipo MM” y seleccionar entre “Ingreso” ó “Devolución”. Para el formato 1001 (Información de pagos o abonos en cuenta), el usuario puede reclasificar los registros de diario y determinar si esa transacción se reportará como “Deducible” o “No Deducible”. La siguiente ventana muestra el campo donde se realiza la modificación respectiva: Fuente Externa Esta información se ingresa de forma manual utilizando la siguiente ruta: Herramientas > Tablas de usuario > BPCO_MM_EXT – BPCO Medio Magnético Externos. Esta tabla cuenta con los campos necesarios para ingresar información adicional para a ser reportada ante la DIAN. Es posible subir la información masivamente por DTW para agilizar la parametrización de la tabla BPCO MM Externos. El siguiente cuadro describe los campos de la tabla Medios Magnéticos Externos y el respectivo código a utilizar para crear la plantilla de MM Externos requerida para DTW: Campo Descripción Código y Nombre Se debe digitar un consecutivo para indicar el número de líneas que van a ser tomadas en cuanta durante el proceso de extracción de información en la herramienta de Medios Magnéticos. Total Se debe digitar la cantidad que va a ser tomada y trasladada a los diferentes Formatos y conceptos. Devoluciones Se debe digitar el valor de las devoluciones aplicadas. Los campos Code y Name deben ser iguales. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 10 of 40 Concepto Se debe digitar el código del concepto, conforme lo establece la DIAN. Formato Se debe digitar el código del formato, conforme lo establece la DIAN. Código BP Se debe digitar el Código del Socio de Negocios, tal como se encuentra en los datos maestros de SAP Bussines one. No se validan SN inexistentes. Códigos Para el caso de Retenciones e IVA, se debe digitar el código con el cual se crearon estos impuestos en Sap Business One. Se debe digitar un dato representativo que indique la fuente de la información, bien podría ser el numero del documento físico Se debe indicar la fecha en que genero esta transacción, puede ser cualquier fecha del año que se está reportando en Medios Fecha de documento Magnéticos. Para el caso de impuestos, se debe indicar la base que se tomo para el cálculo de los valores reportados, conforme lo Base establece la DIAN. Número documento Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free PDF documentation generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EBook and documentation generator Copyright © 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Medios Magnéticos Nacionales ?Configuración MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› Medios Magnéticos Nacionales Configuración MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› Configuración F1001 C5062 y F1003 C1300 Decreto 1828 Artículo 2 A partir del 1° de Septiembre, para efectos de recaudo y administración del impuesto sobre la renta para la equidad – CREE, todos los sujetos pasivos del mismo tendrán la calidad de autorretenedores. Resolución Numero 000273 Articulo 22 Parágrafo 15 El valor de las Retenciones en la fuente practicadas por el Impuesto sobre la renta para la equidad CREE, entre los meses de mayo y agosto de 2013 (antes de que iniciara la autorretención general de este impuesto), se debe reportar según el concepto contable a que corresponda en la columna de retenciones practicadas a título de CREE y son de obligatorio diligenciamiento con el valor correspondiente, en caso de no tener valor, diligenciar cero (0). De acuerdo a lo anterior, y estableciendo la configuración correcta de las cuentas para los formatos y conceptos contemplados, el F1003 C1300 (Retención por impuesto de Renta para la Equidad CREE) debe ser generado con la información registrada hasta el 31 de Agosto de 2013, y el F1001 C5062 (Autorretenciones por CREE) con la información registrada a partir del 1 de Septiembre de 2013. De acuerdo con la Resolución Número 7935(JULIO 28 DE 2009), la información obligada a suministrar por parte de los obligados se clasifico por formatos y conceptos, para generar los reportes de apoyo en la generación de medios magnéticos es necesario ingresar y validar la información existente en SAP Business One, para esto se deben utilizar la siguiente ruta: Informes > medios magnéticos > configuración. Medios Magnéticos (Nacionales y Distritales). Para la generación de Medios Magnéticos, tanto Nacionales, como Distritales, es necesario que se cuente con toda la información básica y contable. Esta información es suministrada en el sistema por dos fuentes diferentes: Configuración medios magnéticos Para iniciar con la configuración de los formatos y los conceptos a ser reportados, es necesario ingresar a la “Configuración medios magnéticos” donde se determinarán las que cuentas de donde se extraerá la información, además se determina que formatos y conceptos se utilizarán. Para esto se debe utilizar la siguiente ruta: Informes → medios magnéticos > configuración > Configuración medios magnéticos, al ingresar esta opción se despliega el siguiente formulario: file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 11 of 40 A continuación se muestra el detalle de cada campo del formulario: Campo Descripción Permite seleccionar los diferentes formatos soportados por la herramienta de Medios Magnéticos (1001, 1003, 1005, 1006, 1007, 1008, 1009, 1010, 1011, 1012) Este listado se carga automáticamente al instalar el addIn de Medios Magnéticos. Formato Para realizar la verificación y modificación de los Formatos se debe ingresar a la tabla BPCO Formato MM utilizando la siguiente ruta: Herramientas – Tablas de Usuario – BPCO_MMFM – BPCO Formato MM. Permite seleccionar entre los diferentes conceptos soportados por la herramienta de Medios Magnéticos. Este listado se carga automáticamente al instalar el Add-in de Medios Magnéticos, el usuario puede modificar este listado si lo considera necesario. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 12 of 40 Concepto Para realizar la verificación y modificación de los conceptos se debe ingresar a la tabla BPCO Concepto MM utilizando la siguiente ruta: Herramientas – Tablas de Usuario – BPCO_MMCO – BPCO Concepto MM. Cuenta Al dar clic en el botón de adicionar cuenta se muestra el listado de cuentas seleccionadas por el usuario, las cuales estarán enlazadas a un formato y concepto definidos previamente. Es importante aclarar que solo se listaran las cuentas definidas con InfoCo02. Código retención Permite seleccionar el código de la retención que se enlazara a una cuenta de retenciones, esta combinación sirve como filtro en los casos donde una misma cuenta se utiliza para diferentes tarifas de retención. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 13 of 40 Permite seleccionar el código de IVA que se enlazara a una cuenta determinada, esta combinación sirve como filtro en los casos donde una misma cuenta se utiliza para diferentes tarifas de IVA. Código IVA Aplica para instalaciones donde se había realizado la configuración de medios magnéticos en la tabla de usuario “BPCO configuración MM” con la versión anterior de esta herramienta. Esta opción traslada automáticamente las cuenta relacionas a un formato y concepto existente en la versión anterior. El botón es "Migrar". Esta opción permite eliminar una o varias filas, para esto se debe seleccionar las filas correspondientes y seleccionar el botón "Borrar Selección". Migrar Borrar selección Con “Ctrl + Clic” se pueden seleccionar diferentes cuentas, ó utilizando “Shift + Clic” se puede seleccionar un rango de cuentas. Permite seleccionar las cuentas de donde se extraerá la información que se vinculara a un formato y concepto determinado por el usuario. Adicionar cuentas Con “Ctrl + Clic” se pueden seleccionar diferentes cuentas, ó utilizando “Shift + Clic” se puede seleccionar un rango de cuentas, después de seleccionar las cuentas se da clic en “Seleccionar” y las cuentas son trasladadas al formulario de configuración. El sistema valida que el concepto y formulario seleccionado tengan relación, en caso de que no exista relación el sistema muestra un mensaje. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 14 of 40 Cuentas configurables en Formatos y Conceptos En el formulario de configuración de Medios Magnéticos, la funcionalidad “Búsqueda de Cuentas” permite encontrar las cuentas configuradas en el Plan de cuentas de la sociedad lo cual la hace parametrizable en el formulario para un formato o concepto. Funcionamiento Al seleccionar cada uno de los campos de texto, se desplegara a continuación la lista correspondiente de cuentas a determinar para el rango de búsqueda Campo Descripción Cuenta Inicial Lista el rango de cuentas pertenecientes al Plan de cuentas Cuenta Final Lista el rango de cuentas pertenecientes al Plan de cuentas Buscar Permite buscar el conjunto de cuentas configuradas en el plan de cuentas bajo el rango indicado Configuración Categorías Fiscales De acuerdo a la normativa expedida en la resolución 000273 se establece que las casillas de impuesto sobre las ventas generado, IVA recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resulta, impuesto sobre las ventas descontables, IVA resultante por devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resultas e impuesto al consumo, son de obligatorio diligenciamiento con el valor correspondiente. La información deberá ser suministrada en el FORMATO 1006, Versión 8. Para realizar la configuración requerida, el código fiscal a reportar debe ser categorizado como Impuesto tipo IVA o de Consumo. Para file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 15 of 40 configurarlo se debe ingresar a la ruta Gestión - Definiciones - Finanzas - Impuesto - Categorías Fiscales. Nota: Para una correcta configuración de las categorías fiscales, solo debe seleccionarse una de las casillas (IVA, IPC), para así evitar inconvenientes con la extracción de información. Configuración Socio de negocio (SN) Información Socio de negocio Se proporciona la información de los socios de negocios tal como será reportada en Medios Magnéticos (Nacionales y Distritales), de esta forma el usuario puede realizar una primera inspección de esta información. Para esto ir a la ruta: Informes > Medios magnéticos > Configuración > Información Socios de negocios. El formulario anterior presenta los campos estándar y campos de usuario requeridos en datos maestros Socio de negocio y que son necesarios en medios magnéticos. Si se desea ingresar alguna modificación al SN es necesario ingresar a los datos maestros del Socio de negocio y desde ahí realizar la modificación. Modificaciones al formulario “Datos maestros socios de negocios’’ En el dato maestro del socio de negocios se adicionaron los siguientes campos: régimen tributario, tipo de documento, municipio de medios magnéticos, nombre, primer apellido, segundo apellido, nacionalidad, tipo de persona, tipo extranjero, ciudad (MM) y dirección (MM). Estos campos son necesarios para la información de medios. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 16 of 40 Ningún tipo de información que se reporte debe tener caracteres especiales tales como: “, > <, { }, entre otros. Actualización dirección MM Permite trasladar la información existente en la pestaña de “Dirección” de los datos maestros del socio de negocios a los campos de usuario utilizados por la herramienta de medios Magnéticos “Ciudad MM y Dirección MM” y generar la información requerida. Esta opción es de utilidad en compañías que nunca han generado los medios magnéticos utilizando la herramienta incluida en la localización Colombia. La información de los campos “Ciudad (MM) y Dirección (MM)” siempre se debe diligenciar cuando se crea un SN nuevo, ya que la información de la dirección de los datos maestros del socio de negocios, no siempre es la misma que se debe utilizar para ser reportada en Medios Magnéticos. Para iniciar con el proceso de actualización, se debe utilizar la siguiente ruta: Informes > medios magnéticos > configuración > actualización dirección MM. Al seleccionar “Actualización Dirección MM” se inicia traslado de la información contenida en la pestaña de “Dirección” de los datos maestros del socio de negocios a los campos de usuario utilizados por la herramienta de medios Magnéticos “Ciudad MM y Dirección MM”, se puede observar el traslado a través de una barra progresiva ubicada en la parte inferior izquierda de la ventana. Al finalizar se genera un mensaje donde se ve el resumen de la información trasladada y se informa si ocurrieron errores durante este proceso. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 17 of 40 Reinicializar medios magnéticos La herramienta se utiliza cuando se quiera borrar toda la información generada durante los procesos de Extracción, Modificación y Aplicación de cuantía mínima. Para ingresar se debe utilizar la siguiente ruta: Informes → Medios magnéticos → Configuración → Reinicializar medios magnéticos. Al momento de seleccionar Reinicializar Medios Magnéticos se genera la siguiente advertencia: Luego de hacer clic en esta opción "Si" aparecerá el siguiente mensaje: Mantenimiento medios magnéticos La herramienta se debe utilizar cuando se realicen cambios en la configuración de medios magnéticos, específicamente cambios en formato o conceptos que ya se hayan ejecutado. Permite realizar mantenimiento durante la utilización de medios magnéticos, con el fin que de no afectar los reportes generados. Para ingresar se debe utilizar la siguiente ruta: Informes > Medios magnéticos > configuración > Reinicializar medios magnéticos. Luego de hacer click en esta opción aparecerá el siguiente mensaje . Parametrización de socios de negocios Para tratar el formulario de maestro de socios de negocios, ingrese por la siguiente ruta del menú de SAP Business One: Socios de Negocios → Datos Maestros Socios de Negocios. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 18 of 40 A continuación se sugiere el orden en que deben ser diligenciados los campos en la creación de los SN y presenta una descripción de los campos adicionados, en la siguiente tabla para la columna "R/O", "R" = Requerido y "O" = Opcional: Campo Descripción Régimen Tributario R/O En este campo se puede seleccionar una opción según corresponda al socio de negocios que se está ingresando , Para adicionar un nuevo régimen, seleccione “Definir de Nuevo”. En la lista agregue los datos solicitados y haga clickR en "OK" para aceptar la modificación. En este campo debe seleccionar una opción según corresponda al socio de negocios que está creando. Tipo de Documento R Para adicionar un nuevo tipo de documento, seleccione “Definir de Nuevo”. En la lista agregue los datos solicitados y haga clic en "OK" para aceptar la modificación. La codificación del tipo de documento es emitida en la reglamentación de medios magnéticos. En este campo se debe seleccionar la opción según corresponda al municipio principal de ubicación del socio de negocios que se está ingresando. Este campo tiene la opción de ser totalmente configurable para ingresar nuevos municipios durante la parametrización del sistema. Después de dicha parametrización el usuario selecciona el indicado para cada socio de negocios. Municipio Magnéticos Medios R Para adicionar un nuevo municipio, seleccione “Definir de Nuevo”. En la lista agregue los datos solicitados y haga clic en "OK" para aceptar la modificación. De la codificación realizada en este campo se desprenden los campos de municipio y departamento, así: Código de municipio de medios magnéticos: 11001 – Bogotá Los dos primeros códigos (11) corresponden al departamento (Cundinamarca), los tres códigos siguientes al municipio (Bogotá). Estos campos se deben diligenciar para reportar las personas naturales en medios magnéticos. En caso de tener varios file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 19 of 40 nombres en el campo Nombre (MM) se debe diligenciar el primer nombre separado por un espacio, Nombre (MM) En el campo primer nombre de medios magnéticos se reportará el nombre ingresado hasta el primer espacio y en Primer Apellido (MM) O Segundo Apellidoel campo otros nombres se reportará lo registrado del espacio en adelante. (MM) Ejemplo: si en el campo Nombre (MM) se ingresa María de los Ángeles, en el archivo XML se generará así: Primer Nombre: María Otros nombres: de los Ángeles Seleccione en este campo la nacionalidad correspondiente: 01 – Nacional 02 – Extranjero 03 – Precios de transferencia con clave 04 – Precios de transferencia sin clave Nacionalidad R De este campo depende la aplicación del proceso de cuantía mínima y de socios del exterior (cambio del número de identificación fiscal y precios de transferencia). El tipo de persona debe ser Natural o Jurídica según el caso: Tipo de persona R Cuando se selecciona persona natural la herramienta valida en la etapa de extracción que estén diligenciados los campos de usuario Nombre (MM) y Primer apellido (MM) El tipo extranjero corresponde a Con clave o sin clave según el caso: Tipo extranjero Ciudad (MM) Dirección (MM) O De este campo depende la forma de reportar la dirección en el formato de retenciones practicadas de los socios de negocios del exterior. Se debe digitar la ciudad donde tiene la sede principal del Socio de Negocios para el caso de contar con sedes en distintas ciudades. R Este campo es necesario para efectuar la consolidación de NITs en el caso de contar con Socios de negocios que tengan oficinas en distintas ciudades. Se debe digitar la dirección de la sede principal del Socio de Negocios en el caso de contar con varias sedes. Este campo es necesario para efectuar la consolidación de NITs en el caso de contar con Socios de negocios queR tengan oficinas en distintas ciudades. Ingrese el NIT correspondiente al Socio de Negocio. En este campo, se ha habilitado una rutina que valida el dígito de verificación correspondiente al Número de Identificación Tributaria (NIT), siempre y cuando en tipo de documento este se haya creado con Código 31 Ejemplo: 899999999-0 NIT R Este campo es necesario para efectuar la consolidación de NITs en el caso de contar con Socios de negocios que tengan oficinas en distintas ciudades. Importante identificar que los campos NACIONALIDAD y TIPO EXTRANJERO tienen una relación, conforme lo establecido en los artículos de la actual resolución de medios magnéticos que establece: Reportar al Socio de negocio con tipo de documento 42 cuando en el país de domicilio utilice numero fiscal, y con tipo de documento 43 cuando el país no tiene numero fiscal, de lo anterior, se debe parametrizar los SN en los campos de usuario mencionados de la siguiente forma: Campos de Usuario SN Nacionalidad Tipo Extranjero NIT reportado en MM (Formulario cuantías men.) 42 02- Extranjero 01 – con clave Registra el Nit del Socio de negocio. 43 02- Extranjero 02 – sin clave Informa al SN con el número 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente el número por cada SN hasta llegar a 44445000. Tipo de documento file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 20 of 40 En la ficha Dirección es muy importante diligenciar la información correspondiente: a los campos Nombre de dirección, calle/numero, Ciudad, País. CAMPO PAIS: Para cumplir con el nuevo requerimiento (Código - País) en algunos formatos, se utiliza la siguiente opción de SAP B1 Ingresar a: campo País y en la Columna "Código para Informes" se digita el código del país, según información solicitada y suministrada por la DIAN. En la siguiente imagen se diligencia en forma de ejemplo el código 169 para Colombia. Código de Actividad Económica (Código CIUU) De acuerdo a la resolución 000228 (31-10-2013) se establece que la asignación del código de actividad económica para cada socio de Negocio (Código CIIU), se aplicara para el año gravable 2014. Debido a esto es necesario configurar los socios de negocios con su respectivo código CIUU para cumplir la normativa estipulada para la siguiente generación de Información Exógena. Para realizar esta configuración se debe ingresar al dato maestro del Socio de Negocio y en el campo Actividad Económica ubicado en los campos de Usuario definir el Código CIUU. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 21 of 40 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write eBooks for the Kindle Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce Kindle eBooks easily Copyright © 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Medios Magnéticos Distritales Configuración MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› Medios Magnéticos Distritales Configuración MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› Medios Magnéticos Distritales. Para configurar los Medios Magnéticos Distritales (también llamados municipales) se utiliza el mismo procedimiento para la configuración de los Medios Magnéticos Nacionales, utilizando los Formatos 1002 y 1003. y los respectivos conceptos enlazado a estos formatos. Tabla de Usuario Customización. En la tabla customización se cargan todos los campos requeridos para los impuestos municipales. La finalidad de parametrizar la tabla Customización es poder generar los reportes exigidos por el ente de Hacienda Municipal. Para su respectiva parametrización debe ir a la ruta: Herramientas > Ventanas definidas por usuario > BPCO_MM_COST- BPCO. Estos campos registrados en el formulario Customización vienen por defecto. Es posible por el usuario ingresar cualquier campo en las tablas de Customización para que se vea reflejado en el reporte, a través de una Consulta creada por el usuario. La siguiente tabla se muestra la parametrización de la tabla Customización. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 22 of 40 Crear nuevos conceptos Es posible crear nuevos conceptos para las diferentes bases, asignado el formato al nuevo concepto. Para su respectiva parametrización debe ir a la ruta: Herramientas > Ventanas definidas por usuario > BPCO_MMCO-BPCO. Enlazar Formatos a Conceptos Basta con realizar la configuración en el formato y concepto donde se le indica la cuenta y la retención de Ica asignada, para posteriormente realizar la extracción de medios y tomar el archivo de texto que allí se genera. Para esto siga la ruta: Informes > Medios magnéticos > Configuración > Configuración medios magnéticos file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 23 of 40 Es posible enlazar formatos a conceptos existentes o a conceptos recientemente creados por el usuario Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EBook editor Copyright © 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Modificación en formatos y conceptos MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› Modificación en formatos y conceptos MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› Si el usuario lo requiere pueden modificar los Formatos, para esto deben ingresar a las tablas de usuario correspondientes y realizar las modificaciones que considere necesarias para generar un reporte. Esto aplica tanto para la generación de Medios Magnéticos Nacionales, como los Medios Magnéticos Distritales. Modificación formatos Para ingresar a esta tabla por la barra de herramientas siga la siguiente ruta: Herramientas > Tablas de usuario > BPCO_MMFM - BPCO Formato MM. A continuación se presenta una descripción de los campos necesarios para modificar un formato existente, en la siguiente tabla para la columna "R/O", "R" = Requerido y "O" = Opcional: Campo Descripción R/O Code Debe registrarse el código correspondiente al formato a ingresar conforme la normatividad emitida por la DIAN. R Name Debe registrarse el nombre del formato correspondiente de acuerdo con la normatividad emitida por la DIAN. R Se debe ingresar el monto mínimo a reportar por cada socio de negocios en los diferentes formatos, para la información del año a ser reportado, de acuerdo con la Resolución vigente. Si por ejemplo, se debe reportar los pagos o abonos en cuenta (formato 1001) iguales o superiores a un millón de pesos Monto Mínimo($1`000.000), por lo tanto el valor a ingresar en este campo es $1`000.000. O Tipo Saldo En caso que no aplique el monto mínimo debe dejar el campo vacío. Se puede seleccionar los valores a tomar: a) S – saldos de la cuenta: Trae el neto de la cuenta asignada O b) selección por movimientos D - Débitos o C- Créditos: reporta los movimiento del formato correspondiente, de acuerdo a la naturaleza que defina el usuario D ó C Configuración de Formato 1001 Movimientos en cuentas Forma: "No Deducible". Para realizar la configuración correspondiente a las cuentas se debe ir a: Informes > Medios Magnéticos > Configuración > Configuración Medios Magnéticos file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 24 of 40 La columna “Tipo Deducción” de termina las siguientes configuraciones: --DE - Deducible --ND - No Deducible Ítem Descripción Deducible Reporta el saldo total de la cuenta configurada en la extracción de Medios Magnéticos No Deducible Reporta el saldo de la cuenta con un monto total 0.0 en la extracción de Medios Magnéticos Extracción Sobre el asiento Manual se debe indicar en movimientos Tipo MM “No Deducible” a nivel de la cuenta configurada bajo el formato 1001 En el detalle de cada uno de los asientos extraídos en Medios Magnéticos se puede observar el monto a reportar igual a 0.0 con un valor No deducible contablemente en la extracción. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EPub generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EPub generator Copyright © 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Generación de reportes para medios magnéticos MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› Generación de reportes para medios magnéticos MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› Esta sección ilustra el procedimiento en la generación de reportes para la generación de medios magnéticos de acuerdo con la Resolución vigente. Generación de reportes Para facilitar la generación de reportes de medios magnéticos se deben llevar a cabo 4 pasos: Asistente de extracción de medios magnéticos Asistente Modificación de medios magnéticos Asistente de aplicación de cuantía mínima y socios del exterior Generación de archivos CSV Cada transacción dependerá de la anterior, excepto en Aplicar cuantía mínima donde se genera una sola tabla informativa para extracción y modificación. Para ingresar por el menú principal de SAP Business One se debe seguir la siguiente ruta: Informes > Medios Magnéticos, se desplegará la lista de los cuatro transacciones a seguir: Extracción de medios magnéticos file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 25 of 40 Para utilizar este asistente es importante conocer que la información que se extrae es la correspondiente a: 1. Registros de diario creados por los documentos de marketing. 2. Información registrada manualmente a través de registros en el diario utilizando cuentas no asociadas que requieran tercero (Campo InfoCo02) y estén utilizando el campo InfoCo01. 3. Registros en el diario de documentos de Marketing modificados utilizando el campo InfoCo01. 4. Información ingresada en medios magnéticos externos. Los registros en el diario creados a partir de la funcionalidad de Retenciones en Nota Crédito no pueden ser modificados actualizando el campo InfoCo01. Para ingresar por el menú principal de SAP Business One siga la siguiente ruta: Informes → Medios Magnéticos → Extracción, aparecerá la siguiente ventana explicando los pasos a seguir: Ventana inicial: Paso 1. En la parte superior se deben ingresar el formato, el concepto la fecha de inicio y la fecha fin requerida para la generación del reporte, lo cual permite realizar revisiones parciales, En la parte de abajo aparece una tabla que me muestra, por formato y concepto, los pasos que ya se ejecutaron. Ejemplo: en la siguiente tabla ya se realizo la extracción, los proceso de cuantía mínima y generación de los archivos CSV no se han corrido. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 26 of 40 La funcionalidad por defecto consulta la información de todos los Socios de Negocios, pero si se quiere desde este punto, se puede seleccionar entre Clientes o Proveedores a fin de solo consultar las transacciones de compras o ventas: Si ingresa un formato y concepto que ya había extraído la herramienta le pregunta si desea consultar o sobrescribir: Si selecciona "Consultar" aparecerá la ventana con la información extraída anteriormente. Si selecciona "Sobrescribir" aparece el siguiente mensaje, donde usted decide si lo hace o no: Cuando se sobrescriben datos es necesario volver a correr los procesos de "Aplicación de cuantía mínima y socios del exterior" y "Generación de archivos CSV" para que tomen los cambios. Paso 2 El reporte generado muestra el código del socio de negocios, a través de la flecha naranja se puede ir al dato maestro correspondiente, donde se puede observar el NIT, el tipo de documento la razón social, el nombre, primer apellido y segundo apellido (estos últimos tres para el caso de personas naturales), la nacionalidad, el tipo de persona, el tipo de clave, la dirección, el código del país, el municipio y el total a reportar. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 27 of 40 Para ver el detalle del movimiento reportado de determinado socio de negocios se debe hacer doble clic en la primera columna de la línea respectiva, aparece la siguiente ventana en la que a través de la flecha naranja se puede ir tanto al dato maestro del socio de negocios como a los documentos que originaron el registro: Paso 3 Esta ventana es el reporte que genera la herramienta luego de validar los datos necesarios para la generación del reporte final. Las filas seleccionadas (resaltadas en amarillo) indican lo que falta de información para el socio de negocios, en este caso es recomendable completar o corregir los datos directamente en SAP Business One. El aplicativo valida que los campos obligatorios cuenten con la información respectiva, los campos obligatorios son: NIT Tipo de documento Razón social (validado para tipo de personas jurídicas) Nombre (validado para tipo de personas naturales) Primer apellido (validado para tipo de personas naturales) Segundo apellido (validado para tipo de personas naturales) Dirección Municipio file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 28 of 40 El mensaje de validación es el siguiente: Paso 4 Para tener en cuenta: Para incluir impuestos asumidos en el reporte es recomendable crear un código de retención independiente. Para reportar la base sujeta a retención de IVA es necesario que el código de retención este parametrizado con tipo de base IVA. La retención de ICA solo se expresa en los Medios Magnéticos Distritales. Modificación de medios magnéticos En este paso se permite modificar la información generada en la extracción, es decir si desea agregar, eliminar o modificar alguna información es aquí donde debe hacerlo, quedando registro del usuario y la fecha en que se realizo. Para ingresar por el menú principal de SAP Business One siga la siguiente ruta: Informes → Medios Magnéticos → Modificación de medios magnéticos, aparecerá la siguiente ventana explicando los pasos a seguir: file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 29 of 40 Ventana inicial. Paso 1 En la parte superior se deben ingresar el formato, el concepto la fecha de inicio y la fecha fin requerida para la generación del reporte. En la parte de abajo aparece una tabla que me muestra, por formato y concepto, los pasos que ya se ejecutaron. Paso 2. En este paso puede realizar las modificaciones necesarias, para modificar una fila existente ubíquese en la línea y realice la modificación, luego del cambio aparecerá en el campo Usuario el nombre del usuario que realizo el cambio y en el campo Fecha, la fecha en que se ejecuto. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 30 of 40 Si desea eliminar filas ubíquese en la línea respectiva y presione clic derecho, seleccione la opción de Eliminar en la siguiente ventana: En este paso podrá consultar el detalle de acuerdo con la información extraída, si desea consultar el detalle de un fila agregada aparecerá vacío. Si desea agregar líneas ubíquese en la ultima línea presione click derecho en la primera columna y seleccione la opción Agregar, se habilita la línea para el ingreso de la información recuerde que esta línea será verificada por lo tanto debe diligenciar todos los campos. Los socios de negocios que son agregados no pertenecen necesariamente a la base de datos. Paso 3. En este paso se verifica que el total de datos extraídos, modificados y agregados cuenten con los campos obligatorios para la generación del reporte final. los campos obligatorios son: NIT Tipo de documento Razón social (validado para tipo de personas jurídicas) Nombre (validado para tipo de personas naturales) Primer apellido (validado para tipo de personas naturales) Segundo apellido (validado para tipo de personas naturales) Dirección Municipio Para poder seguir con el paso Aplicación de cuantía mínima y socios del exterior es necesario corregir todas las líneas que presentan inconsistencias, para esto puede presionar el botón "Atrás", realizar las modificaciones correspondientes y volver a validar la información. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 31 of 40 Esta pantalla pueda sacar alguna de las dos opciones: 1. Si la información modificada este completa aparecerá el siguiente mensaje: 2. En caso que la información modificada este incompleta aparecerá el siguiente mensaje: Paso 4. Cuando se corrigieron todas las inconsistencias de la información extraída y modificada presione "Finalizar" para almacenar la información. Recuerde cuando realiza una modificación sobre la que ya había aplicado cuantía mínima y generado el archivo XML correspondiente, debe correr nuevamente estos pasos. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 32 of 40 Aplicación de cuantía mínima y socios del exterior En este paso se aplica el cálculo de la cuantía mínima de acuerdo con la parametrización realizada en la tabla de configuración de medios magnéticos, adicionalmente realiza el proceso requerido en el manejo de socios del exterior y precios de transferencia. Para ingresar por el menú principal de SAP Business One siga la siguiente ruta: Informes → Medios Magnéticos → Aplicación de cuantía mínima y socios del exterior aparecerá la siguiente ventana explicando los pasos a seguir: Recuerde que para la parametrizaciòn del tipo de documento 42 y 43 de la aplicación socios del exterior, depende de la elección efectuada en los campos de usuario Nacionalidad y Tipo Extranjero de los datos maestros Socios de negocios. Ventana inicial: Paso 1. En la parte superior de la ventana debe seleccionar el formato al que desea aplicar cuantía mínima o manejar los socios del exterior. De acuerdo con la resolución vigente emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, se debe ingresar la razón social y código con el que se deben reportar socios del exterior y cuantía mínima, y activar el flag para la aplicación de cuantía mínima "Aplicar Cuantía Min." en los casos necesarios. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 33 of 40 De igual manera que en los pasos anteriores muestra una tabla resumen que indica para los formatos y conceptos que procesos se han realizado. La herramienta genera el siguiente mensaje, donde podrá definir si desea sobrescribir o no: Si selecciona "Ok" aparece el siguiente mensaje, recuerde que si efectúo este paso anteriormente y sobrescribe el actual, la información almacenada se actualizará: Paso 2. Para ver que socios de negocios fueron agrupados por Operaciones del exterior o Cuantía mínima consulte el detalle, para esto debe hacer doble clic en la primera columna de la línea seleccionada: file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 34 of 40 Para los casos en los que se debe reportar la dirección y el municipio del informante es importante aclarar que esta información se toma de la inicialización del sistema, detalles de la sociedad, de la siguiente ventana: Paso 3. Cuando se corrigieron todas las inconsistencias de la información extraída y modificada presione "Finalizar" para almacenar la información. Recuerde cuando realiza una modificación sobre la que ya había aplicado cuantía mínima y generado el archivos CSV correspondiente, debe correr nuevamente estos pasos. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 35 of 40 Generación de archivos CSV De acuerdo con la RESOLUCIÓN NÚMERO 000228 (31 OCT. 2013) la información debe enviarse en archivos CSV con las siguientes especificaciones técnicas: NOTA: La información y la cantidad de archivos CSV generados son de manera provisional acorde a los cambios que pueda estipular la DIAN para la presentación de datos. De igual forma las especificaciones técnicas son las mismas a las estipuladas para el año 2014. Se generan 2 archivos .CSV que corresponden a la cabecera y las lineas de forma que el archivo cabecera relaciona por medio del tercero la información contenida en el archivo de lineas. El nombre de cada uno de los archivos debe tener la siguiente secuencia: Dmuisca_ccmmmmmvvaaacccccccc.csv (cabecera), Dmuiscad_ccmmmmmvvaaacccccccc.csv (lineas); donde: cc: Concepto (Inserción = 01, Reemplazo = 02) mmmmm: Formato vv: Versión del formato aaaa: Año de envío cccccccc: Consecutivo de envío por año Los archivos serán almacenados en la ruta seleccionada en Parametrizaciones Generales de SAP Business One para Carpetas de templates de Word. Para ingresar por el menú principal de SAP Business One siga la siguiente ruta: Informes → Medios Magnéticos → Generar archivos aparecerá la siguiente ventana en la que deben ingresarse los campos de acuerdo con la normatividad de la DIAN: file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 36 of 40 A continuación se presenta una descripción de los campos de acuerdo con la Resolución No 000228, en la siguiente tabla para la columna "R/O", "R" = Requerido y "O" = Opcional: Campo Descripción Tipo de documento Debe completarse de acuerdo al Dominio Tipos de Documentos R Número de identificación Documento de identificación o NIT R Dígito de verificación requerido para el tipo de documento 31 - Nit R Naturaleza N para personas naturales; J para personas jurídicas R Primer apellido Requerido sólo para personas naturales O Segundo apellido Información opcional O Primer nombre Requerido sólo para personas naturales O Otros nombres Información opcional O Razón social Ingrese el consecutivo de envío por año R Dirección En caso que el país de residencia sea Colombia, siempre debe diligenciarse O Actividad Económica Código de actividad económica CIIU, debe incluir los ceros a la izquierda R Código País Se deberá diligenciar de acuerdo a lo especificado en el dominio códigos de países R Código Departamento Código Municipio Correo electrónico Código DANE númerico, debe incluir los ceros a la izquierda. En caso que el país de residencia sea Colombia siempre debe diligenciarse. Código DANE númerico, debe incluir los ceros a la izquierda. En caso que el país de residencia sea Colombia siempre debe diligenciarse. Información opcional R/O O O O Teléfono fijo (código área + No incluir caracteres especiales Número) R Teléfono celular R No incluir caracteres especiales Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free Kindle producer Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured Help generator Copyright © 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Errores MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› Errores MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 37 of 40 A modo preventivo, es recomendable ejecutar las consultas anexas, las cuales permiten identificar errores cometidos al momento de realizar registros directos en el diario (Campo InfoCo01) y errores en los dígitos de verificación de los NITs creados. Para esto se debe utilizar la siguiente ruta: Informes → Medios Magnéticos → Errores. Errores o vacíos en infoco01 Permite identificar transacciones con inconsistencias en el campo InfoCo01. Para esto se debe utilizar la siguiente ruta: Informes → Medios Magnéticos → Errores → errores o vacíos en InfoCo01. Al seleccionar esta opción, se despliega un formulario donde de existir errores en el campo InfoCo01 se le permitirá al usuario consultar cada transacción y efectuar las modificaciones del caso. Bases y Códigos Permite identificar las transacciones que utilizan las cuentas de retenciones o de IVA, que no cuentan con la información de Socio de Negocios, Base de retención, Código retención y Tarifa retención. Para esto se debe utilizar la siguiente ruta: Informes → Medios Magnéticos → Errores → Bases y Códigos file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 38 of 40 Las transacciones de IVA, identificadas mediante este informe, deben utilizar los mismos campos de la reclasificación de IVA. Los Códigos de IVA no son traídos en la búsqueda formateada de los códigos de retención y deben ser digitados por el usuario. Dígitos de verificación Permite identificar los dígitos de verificación con inconsistencias y que deben ser corregidos. Para esto se debe utilizar la siguiente ruta: Informes → Medios Magnéticos > Errores > dígitos de verificación. Al seleccionar esta opción, se despliega un formulario donde de existir errores en dígitos de verificación de algún NIT se le permitirá al usuario consultarlo y efectuar las modificaciones del caso. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iPhone web sites made easy Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EBook editor file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 39 of 40 Copyright © 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Informes MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› Informes MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ›› Durante todo el proceso de extracción de Medios Magnéticos a través de nuestra funcionalidad, se puede consultar la información extraída de cada uno de los formatos. Para esto se debe utilizar la siguiente ruta: Herramientas > Vista previa de archivo externo de Crystal Reports, está opción desplegará la siguiente pantalla: Por defecto el archivo se encuentra en la ruta del addOn: C:\Program Files (x86)\SAP\SAP Business \BestPractices\addInMedios\Resources\LayOuts, donde encontrará el archivo de debe seleccionar para ejecutar el informe. One\AddOns\OK1 Nota: si el usuario lo desea puede copiar este archivo en una ruta de mas fácil acceso y ejecutarlo desde allí utilizando la misma funcionalidad Vista previa de archivo externo de Crystal Reports indicada anteriormente. Al ejecutar el informe encontrará las siguiente opciones de filtrado: La primera opción permite seleccionar un SN especifico que se requiera visualizar o todos en general. La segunda opción permite visualizar un formato especifico extraído o todos los formatos en general. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016 MEDIOS MAGNETICOS Page 40 of 40 Dependiendo de los filtros seleccionados, la información se presentará por formato y concepto, listando los SN relacionados a dichos parámetros como indica la siguiente figura: Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create PDF Help documents Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites Copyright © 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh9810.htm 05/02/2016