reuniones comunitarias
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Guía para realizar reuniones comunitarias Presentación del gestor voluntario Incorporación de facilitadores voluntarios Guía para realizar reuniones comunitarias Presentación del gestor voluntario Incorporación de facilitadores voluntarios Índice ¿Qué son las reuniones comunitarias para presentar al gestor voluntario e incorporar facilitadores voluntarios?.....................3 ¿Para qué sirven estas reuniones? ........................................................3 ¿Quién las organiza?..................................................................................3 ¿Dónde se llevan a cabo?.........................................................................4 ¿Que pasos siguen las reuniones?...........................................................4 I. Organización y convocatoria...........................................................4 II. Desarrollo...........................................................................................8 III. Levantamiento de la minuta de acuerdos y compromisos.............................................................11 Anexo 1.- Actividades relevantes del gestor voluntario…….................................................. ……………..……. 13 Anexo 2.- Actividades relevantes del facilitador voluntario……..................................................... ……..……. 15 Anexo 3.- Minuta de la reunión comunitaria para presentar al gestor voluntario e incorporar facilitadores voluntarios........................................................................17 ¿Qué son las reuniones comunitarias para presentar al gestor voluntario e incorporar facilitadores voluntarios? Son encuentros en los que participa la población beneficiaria de los programas del Gobierno Federal operados por la Dirección General de Atención a Grupos Prioritarios (DGAGP), de la Secretaría de Desarrollo Social (SEDESOL), sus familias, la autoridad local o municipal, el gestor voluntario formado y el promotor. ¿Para qué sirven estas reuniones? Para que la población beneficiaria de cada localidad, albergue o cuartería, que será atendida por el gestor voluntario, así como sus familias: Identifiquen al gestor voluntario y sus funciones Incorporen a la red social a personas de su localidad, albergue o cuartería, como facilitadores voluntarios, para que se coordinen con el gestor voluntario, comprometiéndose a apoyarlas y a trabajar con ellas Asimismo, para que el promotor y el gestor voluntario: Inicien el proceso de integración a las localidades, albergues o cuarterías, que serán atendidas por el gestor voluntario ¿Quién las organiza? El promotor, con apoyo del gestor voluntario, es el responsable de organizar y realizar estas reuniones. 3 ¿Dónde se llevan a cabo? a. En la localidad sede del gestor, es decir, donde vive, con la participación de las localidades de su área de influencia, aquéllas que le corresponde atender además de su sede. b. En cada una de las localidades que le corresponde atender al gestor voluntario, incluyendo su sede. c. En el albergue o cuartería que le corresponda atender al gestor voluntario. Se lleva al cabo la reunión solo para la incorporación de facilitadores voluntarios. ¿Qué pasos siguen las reuniones? Los pasos a seguir para realizar estas reuniones se encuentran concentrados en las siguientes etapas: I. Organización y convocatoria. II. Desarrollo. III. Levantamiento de la minuta de acuerdos y compromisos. I. Organización y convocatoria 1. El promotor identifica el número de beneficiarios registrados en cada una de las localidades que le corresponde atender al gestor voluntario. 2. El promotor y el gestor voluntario se ponen de acuerdo para llevar a cabo la reunión y definen si realizarán: a. Una reunión en la localidad sede del gestor, con la participación de las localidades de su área de influencia, que le corresponde atender. b. Una reunión en cada una de las localidades atendidas por el gestor voluntario, incluyendo su sede. 4 3. Definen el día, la hora y lugar en que realizarán la o las reuniones según sea el caso. Convocatoria para una reunión en la localidad sede del gestor voluntario, con participación de las localidades de su área de influencia. 1. El gestor voluntario se presenta con la autoridad local o municipal de su localidad y le hace saber que ya fue formado como gestor voluntario, que el promotor y él llevarán a cabo la reunión comunitaria y le explica los siguientes puntos: a) Que a la reunión se invitará a la población beneficiaria y sus familias, de cada una de las localidades que le corresponde atender y le da el nombre de las mismas. b) Es muy importante la participación de esas localidades para que sepan que, como gestor voluntario, le corresponde estar al tanto de que reciban todos los beneficios de los programas de la DGAGP. c) Así mismo, para que se den cuenta de que se requiere que incorporen facilitadores voluntarios de cada una de esas localidades, de manera que puedan coordinarse y llevar a cabo actividades que les ayuden a vivir mejor de manera personal, familiar y comunitaria. d) Día, hora y lugar de la reunión. e) A continuación, le solicita su apoyo para informar de la reunión a las autoridades locales de cada una de las localidades de su área de influencia que le corresponde atender. f) En caso necesario, también le pide su apoyo para contar con el lugar donde se puede realizar la reunión, así como para adecuarlo, de manera que las personas que asistan puedan sentarse. 5 2. El gestor voluntario verifica que el lugar para la reunión se pueda usar. 3. La autoridad local o municipal de la sede del gestor voluntario notifica a las autoridades de cada una de las localidades del área de influencia del gestor lo que éste le informó acerca de la reunión, y les solicita que apoyen para que los beneficiarios y sus familias asistan a la misma. 4. El gestor voluntario, con apoyo de la autoridad local de su sede, se encarga de hacer la convocatoria en cada una de las localidades de su área de influencia que le corresponde atender, de la siguiente forma: Utiliza los medios de comunicación locales como carteles, perifoneo, bocinas de sonido o radios comunitarios y señala claramente en sus mensajes: - Día, hora y lugar de la reunión - La invitación a beneficiarios y sus familias - La importancia de asistir para conocer todos los beneficios de los programas de la DGAGP 5. El día de la reunión, el promotor se presenta ante la autoridad de la comunidad sede y: Realiza la reunión aunque sólo asista la población del grupo de localidades que le corresponde atender No realiza la reunión si no se presenta la población de ninguna de las localidades convocadas Se levanta un reporte, apoyándose en el formato de minuta de la reunión, anexo 3, explicando el motivo por el que no se pudo realizar la reunión. La minuta deberá llevar la firma y sello de la autoridad municipal o local de la comunidad sede. 6. El promotor se pone de acuerdo con el gestor voluntario para llevar a cabo una reunión en cada localidad que le corresponde atender, incluyendo su sede. Definen cuándo las llevarán a cabo. 6 Convocatoria para una reunión por cada localidad que le corresponde atender al gestor voluntario, incluyendo su sede. 1. Al llegar a cada localidad, el promotor y el gestor voluntario se presentan ante las autoridades locales o municipales, según sea el caso, y: Se acreditan con una credencial oficial, en caso de que no hayan sido presentados con anterioridad Les informan que esa comunidad forma parte del grupo de localidades que les corresponde atender Les hacen saber que esa comunidad ha sido seleccionada para que sea atendida de manera más cercana por el gestor voluntario y que el motivo de su visita es realizar una reunión comunitaria para que la población lo conozca y sepa cuáles son sus principales funciones Les explican también el papel que va a desempeñar el gestor voluntario, con apoyo en el anexo 1, y la importancia de que la población beneficiaria y sus familias participen en la reunión, ya que se requiere incorporar por lo menos a dos personas para que sean facilitadores voluntarios y se coordinen con el gestor. 2. A continuación, el promotor les solicita su apoyo para: Convocar a la población beneficiaria y sus familias a la reunión comunitaria Contar con un lugar donde llevar a cabo la reunión 3. El promotor y la autoridad de la localidad se ponen de acuerdo sobre el lugar donde pueden llevar a cabo la reunión y la hora en que lo harán, tomando en cuenta el tiempo que requieren para convocar a las personas y que éstas acudan al lugar donde se efectuará dicha reunión. 7 II. Desarrollo 1. La autoridad local o municipal de la sede de la localidad donde se efectúa la reunión, da la bienvenida a los asistentes. 2. En caso de que acudan personas de varias localidades les pregunta de dónde, de manera que el promotor y el gestor voluntario puedan registrar este dato. 3. A continuación, presenta al promotor y le da la palabra. 4. El promotor agradece la asistencia y les explica: a. Que el motivo de la reunión es darles a conocer a todos los que no están enterados que en la localidad... les da el nombre de la sede del gestor voluntario... fue electo en una asamblea, como gestor voluntario, la persona que lo acompaña y lo presenta. b. Que fue seleccionado en esa comunidad, por las características de la localidad y por el número de habitantes de la misma. 5. Sin embargo, el gestor voluntario tiene a su cargo atender a varias localidades y les da el nombre de las mismas, para que todas ellas conozcan bien de los beneficiarios de los programas de la DGAGP. Así como, para llevar a cabo acciones que les permitan vivir mejor de manera personal, familiar y comunitaria. 6. Les pide que escuchen al gestor voluntario para que sepan de que se trata dicha reunión. 7. El gestor voluntario, con apoyo del promotor, les hace saber que acudió a un taller en que fue preparado para: Ser el enlace entre el promotor y la población beneficiaria y sus familias, de las localidades que le corresponde atender, especificando los nombres de las mismas. 8 Promover la participación de la población beneficiaria y sus familias, de cada una de las localidades a su cargo, en actividades que les ayuden a vivir mejor de manera personal, familiar y comunitaria. Incorporar, formar y coordinar la labor de las personas que deseen participar de manera voluntaria y organizada, en las actividades promovidas por el gestor voluntario 8. El promotor destaca el hecho de que para hacer llegar los beneficios a todas las localidades que le corresponde atender al gestor voluntario, se requiere que todos apoyen. 9. Les dice que por eso es necesario que cada localidad incorpore 2 personas para que sean facilitadores voluntarios y se coordinen con el gestor voluntario. 10. Les explica que si ya cuentan con facilitadores voluntarios, son a quienes pueden incorporar, en caso contrario se incorporan o se nombran nuevos facilitadores. 11. Por otra parte, les hace ver que para ser facilitador voluntario se necesita que la persona: Sea reconocida por la gente de su localidad como alguien que se interesa por el bienestar de las demás personas Sepa leer y escribir Pueda trasladarse por sí misma a diferentes partes de su localidad 12. Les explica que los facilitadores voluntarios pueden ser: Familiares de los beneficiarios Beneficiarios Personas de la comunidad 9 13. A continuación les dice que las principales funciones del facilitador voluntario son: Realizar acciones de participación social, con las familias de su localidad, a través de: Grupos de crecimiento Jornadas informativas Campañas de orientación social Visitas domiciliarias 14. Les hace ver que los beneficios que recibe de manera directa un facilitador voluntario son: Talleres de formación y actualización en la localidad donde vive el gestor voluntario Diploma de reconocimiento Herramientas de trabajo: gorra, playera, gafete, material didáctico Estímulos no económicos por cada año de trabajo: diplomas, cuadros de honor, mochila, chamarra, etcétera 15. Les pide que se pongan de acuerdo y decidan quiénes serán las personas incorporadas y/o nombradas en su localidad. 16. El promotor y el gestor voluntario toman nota de las personas incorporadas por cada localidad, en el caso de que participe más de una. 17. El promotor y el gestor voluntario agradecen a las personas incorporadas y/o nombradas haber aceptado colaborar y les explican que lo que sigue es que asistan al taller que llevará a cabo el gestor voluntario, con apoyo del promotor, para que sean preparadas en el papel que van a desempeñar. 10 III. Levantamiento de la minuta de acuerdos y compromisos Es indispensable levantar una minuta de la reunión comunitaria, a fin de que quede constancia formal de lo que ahí se acordó. Por eso, es necesario que previamente el promotor fotocopie o reproduzca el anexo 3, formato de la minuta, en la cantidad requerida tomando en cuenta el número de reuniones comunitarias a realizar. 1. El promotor y el gestor voluntario elaboran una minuta, donde queda asentada la incorporación y/o nombramiento de los facilitadores voluntarios. 2. Los asistentes a la reunión firman de conformidad la minuta levantada, estas firmas se registran por localidad. 3. El promotor le da trámite a la minuta de la reunión para: Integrarla al expediente del grupo de localidades atendidas por el gestor voluntario que corresponda 11 Anexo 1 Actividades relevantes del gestor voluntario a. Llevar a cabo reuniones informativas donde invite a la población beneficiaria y sus familias a participar como facilitadores voluntarios. b. Organizar y realizar talleres de formación para facilitadores voluntarios. c. Integrar el padrón de facilitadores voluntarios de las localidades que le corresponda atender. d. Acompañar y asesorar a los facilitadores voluntarios, en sus actividades con las familias a su cargo. e. Actualizar la información de la operación de los programas de la DGAGP, para entregar a los facilitadores voluntarios y beneficiarios. f. Apoyar a los facilitadores voluntarios para que lleven a cabo las acciones de información en su localidad. g. Coordinar a los facilitadores voluntarios para la organización de: Grupos de crecimiento Jornadas informativas y campañas de orientación social, en temas como: - Hábitos saludables - Saneamiento básico y ambiental - Acciones de prevención en casos de desastres naturales - Información de los programas de la DGAGP h. Registrar las acciones realizadas por los facilitadores voluntarios i. Reportar al promotor, vía electrónica, las acciones realizadas por los voluntarios con los beneficiarios j. Manejar el portal de la DGAGP 13 Anexo 2. Actividades relevantes del facilitador voluntario Realizar grupos de crecimiento Llevar a cabo jornadas informativas y campañas de orientación social en temas como: - Hábitos saludables - Saneamiento básico y ambiental - Acciones de prevención en casos de desastres naturales - Información de los programas de la DGAGP Efectuar visitas domiciliarias a las familias a su cargo para dar seguimiento a las acciones promovidas a través de las jornadas y las campañas Registrar las acciones de participación social realizadas por las familias a su cargo Actualizar la información de los beneficiarios sobre la operación de los programas de la DGAGP 15 Anexo 3. Minuta de reunión comunitaria para presentar al gestor voluntario e incorporar facilitadores voluntarios a la red social Siendo las _____ horas del día ___ de _______ del año 20__ ,en el lugar que ocupa __________________________ de la localidad de__________________________________ con clave _______ del municipio de ____________________________ en el Estado de _________________ , de la Zona de Atención _______________________ , estando presente la autoridad local de la comunidad sede de la reunión, el Promotor y el Gestor Voluntario, así como la población beneficiaria y sus familias de las siguientes localidades: Clave Localidad Municipio Quienes fueron reunidos con la finalidad de presentarles al gestor voluntario y sus funciones, así como para incorporar y/o nombrar facilitadores voluntarios de la o las localidades participantes. 17 Considerando que: Se presentó el promotor C. ____________________________, ante la autoridad local o municipal para dar a conocer el motivo de su visita y solicitar el apoyo de ésta para promover la participación de la población beneficiaria y sus familias, del grupo de localidades que le corresponde atender. El promotor presenta al gestor voluntario y les informa que sus principales funciones son: Ser el enlace entre el promotor y la población beneficiaria y sus familias de las localidades que le corresponde atender y sus familias, mismas que han sido convocadas a la reunión Promover la participación de la población beneficiaria de cada localidad convocada y de sus familias, en actividades que les ayuden a vivir mejor de manera personal, familiar y comunitaria Incorporar, formar y coordinar la labor de las personas que deseen participar de manera voluntaria y organizada, en las actividades promovidas por el gestor voluntario A continuación, el promotor destaca el hecho de que para hacer llegar los beneficios a todas las localidades que le corresponde atender al gestor voluntario, se requiere que todos apoyen y les solicita que por cada localidad incorporen y/o nombren a 2 personas o más para que sean facilitadores voluntarios y se coordinen con el gestor voluntario. 18 Asimismo, explica que las principales funciones del facilitador voluntario son: Realizar acciones de participación social, con las familias de su localidad, a través de: - Grupos de crecimiento Jornadas informativas Campañas de orientación social Visitas domiciliarias Acuerdos _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ Se cierra la presente minuta siendo las ________ horas del mismo día, mes y año corrientes, firmando de común acuerdo los que en ella intervinieron y así lo quisieron. Damos fe. ________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ ________________ Nombre y firma de autoridad local _________________ Nombre y firma de gestor voluntario ________________ Nombre y firma de promotor 19 Reunión comunitaria para presentar al gestor voluntario e incorporar facilitadores voluntarios Relación de facilitadores voluntarios incorporados y/o nombrados Nombre Clave de los Municipio Localidad de la Firma facilitadores localidad incorporados Asistentes a la reunión comunitaria para presentar al gestor voluntario e incorporar facilitadores voluntario De la localidad No. Con clave Nombre Y municipio Firma Asistentes a la reunión comunitaria para presentar al gestor voluntario e incorporar facilitadores voluntario De la localidad No. Con clave Nombre Y municipio Firma Este programa es público, ajeno a cualquier partido político. Queda prohibido el uso para fines distintos al desarrollo social. www.gobiernofederal.gob.mx www.sedesol.gob.mx
