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AECOC
Guía básica EDI
4.1.4
RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS
MÁS USUALES
EDI – EANCOM
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Guía básica EDI
RESPUESTA A LAS PREGUNTAS MÁS USUALES.
Estas son las preguntas más habituales al iniciar un proyecto EDI.
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¿Qué es el EDI?.
Las siglas EDI corresponden al inglés Electronic Data Interchange (Intercambio
Electrónico de Datos). EDI es envío y recepción de documentos comerciales - facturas,
pedidos, etc. - utilizando medios telemáticos, con el fin de posibilitar su tratamiento
automático.
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¿Qué opciones tengo para hacer EDI?
 Si su empresa tiene un volumen pequeño de documentos a intercambiar (máximo
30 documentos) puede optar por una Solución manual.
 Si su empresa tiene un volumen superior debe optar por una Solución automática.
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¿Qué debo hacer para empezar a implantar el EDI?
Brevemente, los principales pasos a seguir serían los siguientes:

Asociarse a AECOC. El motivo para ello no es otro que disponer de un código de
empresa (punto operacional) que utilizaremos para confeccionar la dirección
electrónica de nuestra empresa, Evidentemente, las empresas ya asociadas a
AECOC podrán utilizar su correspondiente código EAN.

Elegir tipo de solución a utilizar: automática o manual. La soluciones manuales
son adecuadas para empresas que tienen un volumen de intercambio de
información inferior a los 30 documentos mensuales.

Elegir canal de comunicación: Vía por la cual viajarán sus documentos. Puede ser
por medio de Red de Valor Añadido ( RVA) o bien por medio de Internet.
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¿Cuánto me va a costar todo?
Brevemente, los conceptos de inversión en la implantación del Servicio AECOM, son:

Asociación a AECOC: Cuota de entrada de 601.01 Euros más una cuota anual
que depende del volumen de facturación de la empresa (mínimo 153 Euros/año).
AECOC está forma por más de 19.000 las empresas asociadas entre las cuales
posiblemente ya figurará la suya.
Solución EDI Manual
Contrato con la Solución EDI Manual elegida, el precio oscila entre 12 y 90 €
mensuales.
Solución EDI Automática

Hardware: El PC Compatible y el módem pueden adquirirse en cualquier
comercio especializado o bien utilizarse alguno disponible en la empresa. Los precios
son, pues, sobradamente conocidos.
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
Software de conexión EDI: el software ronda los 1.800 Euros. Pero depende del
proveedor y la plataforma utilizada.

Alta en RVA o Internet

Enlace con la informática interna: Muy variable, dependiendo de multitud de
factores como grado de integración, hardware y software disponibles, etc. Puede
consultarse a una empresa especializada. Enlazar dos mensajes viene a costar
alrededor de 1.200 Euros.
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¿Cómo puedo obtener los máximos beneficios de un sistema EDI?
La primera clave es enlazar la estación de usuario con nuestra informática interna, para
posibilitar un tratamiento automático de la información enviada y recibida, eliminando
errores y ahorrando tiempo.
La segunda es utilizar el EDI con el máximo número posible de interlocutores. Y aquí el
espectro es amplio - proveedores de materias primas, distribuidores, operadores
logísticos, delegaciones comerciales, bancos etc. -, y para aumentarlo cuenta el
esfuerzo de cada una de las empresas usuarias de AECOM, empezando por la suya.
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¿Cómo puedo mejorar mi conocimiento del Lenguaje Común?
Existen varios grados necesarios de conocimiento del Lenguaje Común dentro de la
empresa. Así, la persona o empresa que realice el enlace entre la informática interna y
el Software de estación de usuario, deberá conocerlo mucho mejor que, por ejemplo, el
personal de ventas.
En cualquier caso, AECOC es la responsable de proporcionar formación y asesoría a
todos estos niveles. Ello puede concretarse en alguna de las siguientes formas:
 Librillos y folletería: introductoria editada y suministrada por AECOC.
 Presentaciones públicas: Realizadas periódicamente por AECOC a lo largo de
la geografía española. Introducción al Lenguaje Común y al Servicio AECOM.
 Cursos de Lenguaje Común: Se realizan regularmente en Madrid, Barcelona y
Valencia y excepcionalmente en otras ciudades españolas.
 Reuniones en AECOC de información o asesoría: Podemos atenderle sin más
que concretar previamente la cita en nuestras dependencias de Barcelona.
Ocasionalmente, y según disponibilidad, pueden organizarse encuentros en las
oficinas de la empresa solicitante.
 Atención telefónica permanente.
 Grupos de Trabajo
Al final del documento, puede encontrar con mayor detalle todos los
servicios de AECOC.
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¿Es necesario efectuar el enlace con mis aplicaciones informáticas para
poder hacer EDI?
No, aunque es lo preferible para poder obtener los máximos beneficios que una
herramienta como el EDI nos puede ofrecer.
La estación de usuario del Servicio AECOM puede operar en dos modalidades:

Entrada manual: los documentos son introducidos en el ordenador a través del
teclado, rellenando los datos de cada documento según van apareciendo en pantalla
las casillas correspondientes. Posteriormente, estos documentos pueden
transmitirse normalmente vía telemática. En esta modalidad, los documentos
recibidos se pueden imprimir para su posterior retecleo y tratamiento en nuestro
ordenador central.

Entrada automática: la estación de usuario es capaz de reconocer como
documentos a procesar y enviar y, asimismo, es capaz de generar a la recepción de
un documento, ficheros planos secuenciales con un formato determinado. Para
conocer el formato correspondiente a un determinado documento deberá
contactarse con el proveedor de la estación de usuario.
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¿Se pueden realizar intercambios EDI-EANCOM con empresas de otros
países?
Sí, gracias a la utilización de Estándares internacionales EANCOM. Este estándar es
válido para toda la comunidad EAN (alrededor de 90 países).
El procedimiento a seguir en caso de realizar EDI con un interlocutor fuera de España
es:
 Acordar con el interlocutor el uso del mensaje estándar EANCOM de la misma
versión del directorio Edifact.
 Intercambiar entre ambas empresas la información relativa a la conexión:
- Nombre de la red a la que se está conectado. Ejemplo: Allegro, Portel,
Fonocom, etc.
- Medio de conexión a la red. Ejemplo: X-400, OFTP, etc.
- Buzón y punto operacional con el que está operando en el centro servidor de
la red.
- Nombres y teléfonos o email de las personas de contacto de los centros
servidores de las redes respectivas.
 Comunicar los datos (segmentos, elementos de datos y calificadores)
obligatorios a intercambiar y la estructura del mensaje EANCOM (es una
información de carácter técnico).
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¿Qué es la Factura Digital?.
Una factura digital es un fichero electrónico que contiene todos los datos de una factura
y que está firmado digitalmente
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¿Qué beneficios aporta la Factura Digital?.
Con la factura digital se puede obtener las siguientes mejoras en los procesos
administrativos:
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Simplicidad de los procesos administrativos de facturación y archivo.
Ahorro de espacio y la comodidad en los archivos legales exigidos para la
facturación
Exactitud de los datos contenidos en la factura.
Comodidad en el procesamiento de los datos.
Rapidez en el envío y recepción de las facturas.
Eliminación del envío de la factura en papel.
Eliminación del archivo de la factura en papel
¿Qué es XML?.
El XML es un lenguaje que nació en el año 1998 y que se puede utilizar para
intercambiar documentos en formato electrónico. Este lenguaje está basado en
etiquetas que permiten la realización de transacciones comerciales entre interlocutores.
El conjunto de etiquetas definirá todos los contenidos necesarios para poder incluir en
los documentos todos los datos necesarios para poder hacer la transacción documental
entre todas las partes.
Una de las características que presenta XML es su flexibilidad en la definición de las
etiquetas que identifican los contenidos del documento. Precisamente esta
característica es su principal desventaja, ya que va a ser necesario adaptar los
documentos que se intercambien en formato XML a todos los interlocutores,
multiplicando enormemente las tareas de integración y manipulación de la información
recibida.
Para evitar este problema, AECOC ya ha definido el conjunto de etiquetas que se
utilizarán en el Intercambio Electrónico de Documentos entre empresas utilizando
tecnología XML, de manera que se puede intercambiar información de manera estándar
con los interlocutores.
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¿Qué necesito para hacer XML?
Cualquier aplicación que trabaje con XML necesita un módulo software llamado
procesador XML. Su función es leer documentos y proporcionar acceso a su contenido y
estructura. Para poder llevar a cabo esta función, la aplicación debe proporcionar
información al procesador XML de cómo se encuentra almacenada esta información.
Las empresas necesitarán además un módulo de comunicaciones que le permita
intercambiar la información mediante el protocolo escogido con sus interlocutores.
Existen también aplicaciones WEB XML que permiten intercambiar documentos con sus
interlocutores sin hacer ninguna inversión en la adquisición de un Software XML. .
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¿Puedo visualizar XML en un navegador?
Por el momento el único navegador, de los que se utilizan normalmente, que permite
trabajar con XML de una forma razonable es el Internet Explorer v.5.
La próxima versión de Netscape también traerá soporte para XML y algunos de los
estándares asociados.
Luego existen bastantes navegadores especializados que permiten trabajar con algunas
aplicaciones XML concretas.
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¿Es XML el sustituto del EDI?
Desde EAN Internacional no se ve que el XML reemplace al EDI tradicional. A su más
bajo nivel XML y EDIFACT son simplemente sintaxis EDI. Creemos que la
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implementación de EDIFACT continuará creciendo durante los próximos 5 o 10 años.
XML y EDIFACT se usarán y complementarán estándares durante ese período.
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¿Qué puedo hacer con XML?
Puede parecer un eslogan publicitario, pero con XML las oportunidades de aplicaciones
son infinitas.
Estamos hablando de un metalenguaje que propone una forma estándar de organizar
nuestra información, flexible (permite crear nuestras propias etiquetas), independiente
de plataforma, sistema operativo y lenguaje de programación, y además pensado para
que los navegadores puedan trabajar con él.
Es decir, estamos hablando de una gran base de datos virtual a la que cualquier
aplicación, independientemente del entorno, sistema operativo y lenguaje de
programación puede acceder siguiendo unas APIs estándar.
Teniendo esto en cuenta, las limitaciones en el uso del XML en nuestras aplicaciones
solo las pone nuestra imaginación.
Se utiliza por ejemplo:
- En sistemas de documentación
- En el comercio electrónico
- En el diseño de aplicaciones informáticas
- En telefonía móvil
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¿Cómo funciona el Conector XML?
Con el Conector XML, podrá cumplimentar documentos a través de sencillos formularios
web que serán enviados por correo electrónico en formatos XML estándar a sus
interlocutores comerciales. Asimismo, convierte los mensajes XML que le remitan en
páginas web comprensibles para cualquier persona. Tan fácil como recibir un correo
electrónico.
Servicios de AECOC. ¿Qué podemos hacer por usted?
 Promoción y Difusión:
Organización de cursos y seminarios para difundir el EDI-EANCOM® y conocer las
aplicaciones más interesantes
 Asesoría.
AECOC pone al servicio de todos sus asociados un servicio de asesoría y de consulta
tanto durante el proceso de implantación como en el día a día.
 Desarrollo
Administración y mantenimiento de los mensajes EANCOM®, Y seguimiento y
desarrollo de normativas internacionales para adaptarse a la evolución de las
necesidades tecnológicas.
 Certificación de guías de empresa.
AECOC pone un nuevo servicio a disposición de las empresas usuarias EDI que
quieren certificar sus guías particulares (que se adecuan a sus necesidades) están
completamente alineadas con el estándar EANCOM®.
 Testeador de Calidad EANCOM®
Uno de los pilares fundamentales del EDI es la calidad. AECOC pone a disposición de
las empresas usuarias el Servicio de Testeo y el Servidor de Mensajes.
Servicio Testeo. Permite verificar la sintaxis y estructura de sus mensajes de forma
automática, de modo que permite identificar si se cumple con el estándar o no.
Servidor de mensajes. Los usuarios EDI pueden solicitar de forma automática multitud
de mensajes par comprobar el enlace con el software de gestión.
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 Grupos de Trabajo.
AECOC organiza grupos de trabajo con el fin de adecuar sus recomendaciones a las
prácticas reales.
 Formación
EDI BÁSICO: El ABC del Intercambio Electrónico de Datos. Dirigido a todas aquellas
empresas que quieran conocer el EDI o que se estén planteando la implantación en su
organización.
Dirigido a: Responsables de área (administración, logística, informática,...) y a Dirección.
EDI AVANZADO: Curso de profundización en los mensajes más utilizados, Pedido,
Factura, Catalogo de productos, Relación de facturas, Aviso de expedición, etc.
A estos cursos deben asistir todas las empresas que vayan a implantar algún mensaje
por primera vez o que estén inmersas en un cambio de versión.
Dirigido a: Responsables de administración, compras e informática.
FACTURA DIGITAL: ¿Sabe que ya puede emitir, recibir y archivar facturas vía EDI sin
necesidad legal de utilización del papel? ¡Aprenda como hacerlo!
Dirigido a los responsables de administración, legales e informática.
 AECOC OnLINE.
Es un servicio de información y consulta de AECOC a través de Internet. Las
posibilidades que ofrece el AECOC OnLINE son:
 Información General sobre AECOC y sus actividades.
 Agendas de actos y proyectos inmediatos de la asociación.
 Consultas de bases de datos (código EAN, Usuarios EDI,...)
 Hemeroteca. Los últimos artículos de CODIGO 84, COMERCIO
ELECTRÓNICO, AECOC.INFO, ...
 Etc.
Una de las áreas sobre las que se informa en el AECOC OnLINE es el COMERCIO
ELECTRÓNICO, dentro de este apartado, encontramos tres grandes bloques EDI, XML,
AECOC-Data, Calidad EDI y e-factura.
Dentro del bloque EDI, encontramos:
 Soluciones homologadas.
 Tráfico y usuarios.
 Preguntas más usuales
 Guías y manuales.
Dentro del bloque XML, encontramos:
 Informaciones básicas sobre XML
 Preguntas más usuales
 Guías y manuales.
Dentro del bloque AECOC-Data, encontramos:
 Características.
 Usuarios y perfiles.
 Guías y manuales.
 Servicio Entrada de Datos
Dentro del bloque Calidad EDI, encontramos:
 En qué consiste.
 SAC EDI.
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Empresas inscritas.
Dentro del bloque e-factura, encontramos:
 En qué consiste.
 Firma digital.
 Legislación
 Preguntas frecuentes.
La utilización del AECOC OnLINE es completamente gratuita y se realiza a través de la
dirección siguiente:
http://www.aecoc.es
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