¿A qué denominamos documentos a cobrar?

TEMA 2:
¿A qué denominamos documentos a cobrar?
Denominamos documentos a cobrar a los títulos de crédito que
ti
tienen
valor
l por síí mismos.
i
Así un cheque diferido a cobrar o un conforme a cobrar
representan para la empresa que los posea
posea, un derecho que se
puede transformar en efectivo en algún momento.
La empresa podría registrar estos títulos en una sola cuenta que
se llamaría “Documentos a cobrar”. Pero vimos en “Conceptos
Contables” que, desde un punto de vista informativo, debido a
que ambos documentos tienen sus similitudes pero
q
p
también
tienen sus diferencias, es conveniente que la empresa utilice una
cuenta “Cheques diferidos a cobrar” y otra cuenta “Conformes
a cobrar” para cheques diferidos y conformes respectivamente.
1
¿Cuáles son las similitudes y diferencias que
presentan ambos documentos?
p
• Similitudes:
9 ambos son títulos de crédito que representan derechos
para quien los posee
posee.
9 cuando se reciben las cuentas que los representan:
“Cheques diferidos a cobrar” y “Conformes a cobrar”, se
debitan
deb
ta y ge
generalmente
e a e te se ac
acredita
ed ta “Deudores
eudo es po
por Ventas”,
e tas ,
si lo que sucedió es que se documentó un crédito simple.
9 ambos se extinguen cuando se cobran, aunque existen
otras alternativas de utilización antes de su fecha de
vencimiento.
i i t
• Diferencias:
9 a partir del día que se puede cobrar, el cheque diferido se
transforma en un cheque común. No sucede lo mismo con
el conforme que no siempre se transforma en efectivo
cuando llega a su vencimiento.
vencimiento
2
Continuación - Diferencias
9
tteniendo
i d en cuenta
t lo
l expuesto
t en ell punto
t anterior,
t i
ell
tratamiento contable de ambos títulos de crédito es
distinto a la fecha del vencimiento. El cheque diferido al
transformarse en cheque común pasa a integrar la cuenta
“C j ” en ttanto
“Caja”,
t que ell conforme
f
sii no se cobra
b sigue
i
formando parte de la cuenta “Conformes a cobrar”.
9
desde el punto de vista legal es más ejecutivo un pleito
por un cheque diferido que no ha sido pagado a tiempo
que por un conforme.
¿Qué operaciones se pueden realizar con un cheque diferido o
con un conforme a cobrar?
1.
1
2.
3.
4.
Cobrarlo a s
su vencimiento
encimiento
Depositarlo en custodia o en gestión de cobro
Endosarlo
Descontarlo
3
1 - Cobrarlo a su vencimiento
En el caso del cheque diferido se puede
depositar
p
en una cuenta bancaria o cobrarlo
por ventanilla el mismo día de su vencimiento
y si no hay fondos suficientes se puede
comenzar la acción legal que puede llegar a
instancias penales.
En el caso de un conforme habrá que esperar
que quien
q
q
lo adeuda lo pague.
p g
En caso
contrario se puede iniciar la acción legal para
su cobro.
4
2 – Depositarlo en custodia o en gestión de cobro.
Depositarlo en custodia en un banco: Este hecho
p
ponerlo
p
en custodia en una institución por
p
implica
razones de seguridad o de control. El banco lo
devolverá a su vencimiento sin haber realizado la
gestión
tió de
d cobro.
b
epos ta o e
en gest
gestión
ó de cobro:
cob o En este caso la
a
Depositarlo
empresa delega en el banco la tarea de cobrar el título.
A la fecha del vencimiento, en el caso del cheque, lo
depositará en la cuenta bancaria .
En el caso del conforme avisará al deudor que deberá
pasar por el banco a pagarlo.
pagarlo
5
3 - Endosarlo
¿Qué significa endosar un cheque o un conforme?
Endosar es ceder a favor de un tercero un título de crédito, que
fuera expedido a la orden, haciéndolo constar al dorso.
Esto implica que una empresa puede pagar una deuda con un
proveedor,
d
endosando
d
d un cheque
h
diferido
dif id a cobrar
b
o un conforme
f
a cobrar. De esta manera cede al acreedor el derecho a cobrar
dicho documento.
Pero hay que tener claro que, a pesar del endoso, sigue
subsistiendo la posibilidad para el cedente, de tener que
hacerse cargo de la deuda con su acreedor,
acreedor si al vencimiento del
documento a cobrar el firmante no lo paga. Asimismo el cedente,
por hacerse cargo de dicho pago recupera, frente a quien le había
entregado
g
el título de crédito,, el derecho a cobrárselo.
6
¿Cómo se reflejará en la contabilidad el hecho de tener una
responsabilidad
p
con el acreedor de pagarle
p g
el documento,, en el
caso que el firmante no lo haya hecho, y a la vez reflejar un
derecho contra ese firmante?
Desde el punto de vista contable, existen tres formas de informar
dicha circunstancia:
• A) mediante una cuenta regularizadora del Activo (que es la vamos a
usar en este curso)
• B) mediante cuentas de contingencia;
• C) mediante notas a los Estados Contables.
A - ¿Cómo
Có
se registra
i t mediante
di t una cuenta
t regularizadora
l i d
del
d l Activo?
A ti ?
El asiento que se formula, el entregarle al acreedor el documento a
cobrar, es el siguiente:
--------------- -------------Acreedores por Compras
Documentos endosados
--------------- --------------7
¿Qué indica el saldo acreedor de esta cuenta
regularizadora?
Que hay documentos que fueron endosados y por lo
tanto el cedente tiene una responsabilidad de pagar si
el firmante no lo hace al vencimiento.
¿Qué pasa con los saldos de las cuentas “Cheques
diferidos a cobrar” y “ Conformes a cobrar”?
Estas cuentas, de acuerdo al asiento que se efectuó,
no vieron modificados su saldos contables. Por lo
tanto mientras esté latente la responsabilidad no va a
coincidir el saldo de las mismas con la suma de los
documentos en poder de la empresa.
empresa
8
¿Cómo se presentará la cuenta “Documentos
endosados” en el Estado de Situación Patrimonial?
endosados
En el Activo, dentro del grupo “Créditos”, subgrupo “Créditos por
V t ” se presentará
Ventas”
t á ell saldo
ld de
d las
l cuentas
t “Cheques
“Ch
diferidos
dif id
a cobrar” y “Conformes a cobrar” y luego restado el saldo de la
cuenta “Documentos endosados”. El neto de estas cuentas
debe coincidir con los documentos en poder de la empresa.
¿Qué sucede contablemente cuando desaparece la
responsabilidad?
Se formula el siguiente asiento:
-------------
---------------
Documentos endosados
Cheques diferidos a cobrar y/o
Conformes a cobrar
-----------------------------------9
¿Qué situaciones pueden darse a fecha de vencimiento?
a)
b)
Que el firmante del documento haya pago: en este caso no
hay que formular ningún otro asiento.
Que el firmante del documento no haya pago: En este caso
habrá que pagar la deuda al proveedor o reconocerla
nuevamente y se recibirá un “Documento a cobrar vencido”,
cuyo cobro deberá gestionarse.
----------------------------Documento a cobrar vencido (Activo)
Caja ó Banco c/c
p
o Ac. Por compras
(1)
----------------------------B) - ¿Cómo se registra mediante cuentas de contingencia?
Se utilizan dos cuentas “Documentos endosados” ((saldo deudor))
y “Responsabilidad por documentos endosados” (saldo acreedor)
Ambas se clasifican como cuentas de “Orden y Contingencia”. La
primera va debajo del total del Activo y la segunda debajo del total
del Pasivo y Patrimonio.
10
Al efectuar el endoso se da de baja a la cuenta que represente el
documento: “Conformes a cobrar” o “Ch. diferidos a cobrar”.
----------------
-------------------
Acreeds. Por compras
Conformes a cobrar o
Ch. dif. A cobrar
-------------------------------------
y luego se señala la Responsabilidad mediante las cuentas de
Contingencia.
----------------
-------------------
Doc. Endosados
(posible derecho)
Responsabilidad por Doc. Endosados (posible obligación)
--------------------------------------
Cuando vence el documento se extorna este último asiento.
asiento Si el
documento fue cobrado por el acreedor, no da lugar a ninguna
otra registración. Si no fue cobrado se formula un asiento (1)
p
11.
Transparencia
11
c) – Mediante nota a los Estados Contables
En lo que respecta al asiento del endoso, este caso es igual a “la
registración por cuentas de contingencia”, excepto en el caso del
tratamiento de la responsabilidad.
Si a fecha de cierre del ejercicio económico quedaran documentos
endosados que aún no hubieran vencido, en vez de formular un
asiento por la responsabilidad se redacta una NOTA explicando
dichas situaciones.
4 – Descontarlos
¿Qué significa descontar un cheque o un conforme?
Esta es una tarea que generalmente realizan los Bancos y consiste
en hacerse cargo de cobrar un documento (cheque o conforme),
que va a vencer en un plazo determinado, a cambio de adelantar
el importe a quien le cede sus derechos.
12
¿En qué consiste el descuento?
El d
descuento
t que realiza
li ell Banco
B
equivale
i l all interés
i t é sobre
b ell
valor nominal del documento por el período que va entre la fecha
en que el tenedor del documento lo entrega en el Banco y la fecha
de su vencimiento. El líquido
q
del descuento generalmente
g
es
depositado por el Banco en una cuenta corriente del cedente.
¿Cómo se registra un descuento?
Desde el punto de vista contable existen los mismos tres métodos
é
vistos para el caso del endoso.
A - ¿ Cómo se registra un descuento por cuenta regularizadora?
Se utiliza una cuenta regularizadora de Activo que se llama
“Documentos Descontados”, la que se acredita cuando se entrega
al Banco el documento (este método es el que usaremos en el curso).
---------------
------------------
Banco c/c
Intereses perdidos
Documentos Descontados
----------------- -------------------
El Banco emite Nota de Crédito
Bancaria.
13
El saldo acreedor de la cuenta regularizadora, al igual que en el
caso del endoso, demuestra que existe una responsabilidad de
pagar, para quien cedió sus derechos al Banco, si el que firmó el
documento no cumple su obligación.
También en este caso hay que considerar que las cuentas
“Cheques diferidos a cobrar” y “Conformes a cobrar”, no han
tenido movimientos, y que el saldo de las mismas no refleja los
documentos en poder de la empresa.
empresa
La cuenta regularizadora “Documentos descontados” al igual que
la cuenta regularizadora “Documentos endosados”, se presentan
en el Activo,, dentro del grupo
g p “Créditos”,, subgrupo
g p “Créditos por
p
Ventas”. Se muestran los saldo de las cuentas “Cheques
diferidos a cobrar” y “Conformes a cobrar” y luego restados los
saldos de las dos cuentas regularizadoras. El neto de estas cuatro
cuentas debe coincidir con la suma de los documentos en poder
de la empresa.
14
¿Qué sucede con la responsabilidad a la fecha de
vencimiento?
En este caso la responsabilidad desaparece, se debita la cuenta
“Documentos descontados” y se acredita la o las cuentas que
representan
t documentos
d
t :
-----------------
----------------
Documentos descontados
Cheques diferidos a cobrar y/o
Conformes a cobrar
-------------------------------------
¿Qué puede pasar a la fecha de vencimiento?
a)
Que el firmante del documento haya pago: en este caso no
hay que formular ningún otro asiento.
b) Que el firmante del documento no haya pago: En este caso
se vuelve
l a tener
t
la
l obligación
bli
ió con ell Banco
B
ell cuall cobra
b la
l
deuda a la empresa mediante la cuenta corriente bancaria y
devuelve el documento a cobrar vencido.
15
-----------------
------------------
Documentos a cobrar vencidos
Banco c/corriente
-----------------------------------
B - ¿Cómo se registra el descuento por cuentas de contingencias?
Las cuentas de contingencia que se utilizan son: “Documentos
descontados” y “Responsabilidad por documentos descontados”
Se presentan en el Estado de Situación Patrimonial, como “Cuentas
d Orden
de
O d y Contingencia”
C ti
i ”d
debajo
b j d
dell total
t t l del
d l Activo
A ti y debajo
d b j del
d l
Pasivo y Patrimonio respectivamente.
Cuando se efectúa el descuento se registra:
------------------ -------------------Banco c/corriente
Intereses perdidos
Conformes a cobrar y/o
Cheques dif. A cobrar
------------------ -------------------
16
Y también se efectúa el asiento por la contingencia:
----------------- -----------------Documentos descontados (posible derecho)
Responsabilidad por doc. Descontados (posible obligación)
----------------------------------¿
¿Qué
pasa
p
al vencimiento?
• Se extorna el asiento de la contingencia.
• En caso de que el Banco no haya podido cobrar el documento se formula el
siguiente asiento:
---------------- ----------------Doc. A cobrar vencido
el Banco emite nota de débito bancaria
Banco c/corriente
------------------ -----------------
C)- Mediante notas a los Estados Contables
En lo que respecta al asiento del descuento, este caso es igual al de “registración
por cuentas
t d
de contingencia”.
ti
i ”
Pero difiere en el tratamiento de la responsabilidad. Si a fecha de cierre del
ejercicio económico quedaran documentos descontados que aún no hubieran
vencido, en vez de formular un asiento por la responsabilidad se redacta
una NOTA explicando
li
d di
dichas
h situaciones.
it
i
17
LIBROS DE VENCIMIENTOS
¿A qué llamamos “Libros de Vencimientos” y cuál son sus
utilidades?
Los libros de vencimientos no son libros contables. Su función es
facilitar el control y la toma de decisiones referidas a los
“documentos a cobrar” y a los “documentos a pagar”. De ahí que
sean dos los libros q
que se utilizan y para
p
armarlos se puede
p
usar desde una Agenda hasta hojas móviles formuladas en
EXCEL.
¿Cómo se presenta un libro de vencimientos?
En cada uno de los libros se van a presentar, tanto los
documentos que se reciben como los documentos que se emiten,
ordenados por mes de vencimiento y dentro del mes por día de
vencimiento.
Si no estuvieran ordenados de esta manera, buscar fecha por
fecha haría perder la utilidad del libro.
libro
18
Veamos un p
posible modelo del libro de Vencimientos de
Documentos a Cobrar
Documentos
Cobrados
Importe
Vto.
Comp
Fecha
Cliente
Firman
te
Conf.
Cobrar
Ch. dif.
A Cobr.
Doc.
End.
Doc.
Desc.
Fecha
Importe
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
19
¿Qué se registra en cada columna?
En las columnas 1 a 5 se anotan los datos correspondientes a los
Conformes o a los Cheques diferidos recibidos de terceros.
• C.1: Fecha de vencimiento del documento ordenadas
g
cronológicamente.
• C.2: Comprobante (Recibo de conforme o de cheque diferido
emitido por la empresa).
• C.3: Fecha de emisión del documento.
• C.4:
C 4 Cli
Cliente
t que llo entregó
t
ó
• C.5: Firmante del documento que puede o no coincidir con quien
lo entregó.
• C.6 y C.7: Importes de conformes y cheques diferidos a cobrar
respectivamente.
• C.8 y C.9: Importes de los documentos que hayan sido
endosados o descontados.
Si trabajamos
t b j
con ell método
ét d d
de cuenta
t regularizadora
l i d
l cuentas
las
t
de estas columnas tendrán saldo acreedor. El valor del documento
que fue endosado o descontado figura tanto en las C.6 o 7 como en
las C
C.8
8o9
9.
20
Esto se debe a que cuando se endosa o descuenta el documento vimos que
no se le da de baja en las cuentas “Cheques diferidos a cobrar” o
“Conformes a cobrar”
cobrar”. Al mismo tiempo “se acredita en las cuentas
“Documentos endosados “ o “Documentos descontados”.
Cuando un documento es cobrado se anula la línea. Al finalizar el mes
quedan los documentos pendientes
q
p
de cobro. La suma de estos
documentos en las cuatro columnas de “Importe” deben coincidir con los
mayores respectivos.
Si utilizamos el método de cuentas de contingencia la planilla funciona
Igual excepto que si se descuenta por ejemplo un conforme, se le da
de baja de la columna conformes a cobrar y se aumenta la cuenta
“Documentos descontados” (que en este caso tiene saldo deudor y es
una cuenta de orden y contingencia).
A medida que se cobran los documentos se anulan. Al finaliza el mes se
efectúa el mismo control con los mayores que el caso anterior.
El rayado usado omite datos tales como que el banco debite de la cuenta
el importe del documento en el caso que el conforme o cheque no haya
sido pagado por el cliente. Si se mantiene este diseño se puede
poner en cobrados
b d
en la
l fecha
f h , y hacer
h
la
l una llamada
ll
d indicando
i di
d que lo
l
debitó el banco.
21
Veamos un posible modelo del Libro de Vencimiento de Documentos
a Pagar.
Importe
Vto.
Comp
Fech
a
Provee
dores
Conf.
A Pag
Doc. pagados
Ch. dif
pagar
Fech
a
Import
e
Columnas 1 a 4: datos
de los documentos
entregados a terceros.
Columnas 5 y 6:
importes.
Columnas 7 y 8: fecha
en que se realizó el
pago y su importe.
1
2
3
4
5
6
7
8
A medida que se pagan los documentos se anulan en la planilla. Al
finalizar el mes la suma de las columnas de los documentos no
anulados, o sea pendientes de pago, deben coincidir con los mayores
respectivos.
22