supervisores de mantenimiento físico

PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS
SUBPROCESO MANTENIMIENTO FÍSICO
SUPERVISORES DE MANTENIMIENTO
FÍSICO
Revisó:
Jefe D. Planta Física
Aprobó:
Rector
Código: GRF.09
Versión:
03
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Fecha de aprobación:
Diciembre 05 de 2007
Resolución Nº 1883
1. OBJETIVO.
Definir los lineamientos generales, para un óptimo desarrollo de las tareas adscritas a la supervisión
de las actividades de Mantenimiento Físico.
2. ALCANCE.
Aplica a las personas que tienen relación con la actividad adscritas a la supervisión de las actividades
de Mantenimiento Físico.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
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Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de
resultados alcanzados.
Reporte: Descripción escrita de características y circunstancias de un suceso o asunto
Promesa de servicio: Compromiso que adquiere la empresa con sus clientes para lograr
una mayor satisfacción y fidelización de los mismos. Normalmente va ligado con el valor
agregado que ofrece la empresa.
Día hábil: Es un día laboral no dominical o festivo. Para efectos del ambiente universitario
también serán días hábiles aquellos en los que se den las condiciones ambientales y de
seguridad optimas para el desarrollo normal de las actividades académico y administrativas.
4. CONTENIDO DE LA GUÍA
Los supervisores de Mantenimiento Físico están encargados de regular los recursos humanos,
maquinaria y equipo de los grupos de trabajo a los cuales supervisa, además tiene la
responsabilidad de coordinar las tareas que den solución a las necesidades expuestas por los
beneficiarios de las Unidades académico administrativas solicitantes.
- Con respecto a cadena de mando
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Los supervisores de mantenimiento deben estar a disposición del jefe de la División de
Planta Física en los horarios establecidos en su contrato de trabajo.
Debe ejercer controles y registros que sirvan de soporte para los informes al jefe de la
División de Planta Física de la gestión y el desarrollo de las actividades de los grupos que
supervisa.
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Debe reportar situaciones que se salgan de control al Jefe de la División de Planta Física.
- Con respecto a materiales, insumos, maquinaria y equipo
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Debe administrar de la mejor manera posible los recursos tanto mano de obra como
materiales, insumos, maquinaria y equipos.
Debe reportar las necesidades de materiales, insumos, maquinaria y equipo evidenciadas en
el grupo de trabajo que supervisa.
El supervisor debe designar tareas de manera equitativa y ordenada a los empleados
adscritos al grupo de trabajo que supervisa.
Debe presupuestar las necesidades en papelería e insumos de oficina y comunicarla a la
secretaría de la División de Planta Física.
- Con respecto a su trabajo
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Cuando el jefe de la División de Planta Física asigne una orden de trabajo a un grupo de
trabajo el supervisor debe planificar la distribución del personal para la asignación de las
órdenes de trabajo, según la competencia y formación del personal bajo su mando.
También debe planificar la asignación de las herramientas e insumos necesarios para un
desarrollo óptimo de las actividades de mantenimiento ejecutadas por su grupo de trabajo.
De manera simultánea deberá planear la forma en que se responde a las solicitudes
extraordinarias de mantenimiento. Debe mantener un inventario de materiales e insumos
necesarios para suplir inmediatamente las solicitudes extraordinarias.
Debe planificar la forma en que trata el ausentismo del personal en su grupo de trabajo.
Redistribuyendo el personal y en caso de que la ausencia sea mayor a tres días debe
solicitar al Jefe de la División de planta Física la contratación de una persona que supla la
necesidad.
Debe supervisar el diligenciamiento de los formatos y el cumplimiento de los
procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad por todos los
elementos de l grupo de trabajo.
El supervisor debe asegurarse de que sus grupos de trabajo cumplan con la promesa de
servicio “llevar a cabo la visita de diagnostico de las solicitudes asignadas en los tres días
hábiles siguientes a la fecha de la autorización de la solicitud por parte del jefe de la UAA.
Debe recopilar todas las órdenes de trabajo impresas que se han ejecutado y también los
formatos de solicitudes extraordinarias, del grupo de trabajo que esta supervisando.
Además debe entregar al Auxiliar de Calidad los dos paquetes de registros en los primeros
5 días hábiles de cada mes, permitiendo así el seguimiento al archivo de los registros de
todas las solicitudes atendidas por el proceso de Recursos Físicos.
Debe estar al pendiente del reporte de quejas y reclamos que se relacionen con su grupo
de trabajo y darles tratamiento para eliminar la no conformidad expresada por el
beneficiario.
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Debe participar en los planes preventivos de mantenimiento, teniendo en cuenta las
necesidades demarcadas en la infraestructura y ambiente de la universidad. Debe
planificar y crear un cronograma de actividades que permitirá evidenciar si se cumplió con
el plan en el tiempo estipulado.
Debe presupuestar los recursos que se necesitarían para llevar a cabo los planes
preventivos y la distribución del personal para tener la cobertura que se requiere para la
realización de los planes.
Debe participar activamente en las reuniones de comité primario de calidad, aportando sus
conocimientos e ideas que contribuyan al mejoramiento continuo del proceso.
5. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01
Diciembre 05 de 2007
02
Abril 11 de 2008
03
Febrero 20 de 2009
Creación del documento
Se incluyo la actividad de entrega de los paquetes de
registros de las solicitudes de servicios a la secretaría de
la División de Planta Física
Se eliminó la actividad de préstamo de maquinaria y
herramientas y el formato FRF.02. Se cambió el
responsable de recopilar las órdenes de trabajo a los
Supervisores.