manejo de elementos perdidos - Pontificia Universidad Javeriana

MACROPROCESO GESTIÓN DE
INFRAESTRUCTURA
PROCESO PROGRAMACIÓN DE LA
SEGURIDAD
CÓDIGO: IF-P30-PR01
VERSIÓN: 1
FECHA: Julio de 2009
PROCEDIMIENTO
MANEJO DE ELEMENTOS PERDIDOS
REVISADO POR
APROBADO POR
Jefe Oficina de Administración del Campus
Director de Recursos Físicos
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
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PROCEDIMIENTO
MANEJO DE ELEMENTOS PERDIDOS
VERSIÓN: 1
FECHA: Julio de 2009
1. OBJETIVO
Identificar las actividades para el manejo y entrega de elementos perdidos.
2. ALCANCE
Inicia con la identificación de los objetos perdidos hasta el registro de entrega de los
mismos.
3. DEFINICIONES
No aplica.
4. CONDICIONES GENERALES
Todo elemento encontrado por los auxiliares de información y seguridad deben ser
llevados directamente a la Oficina de Administración del Campus y deben ser
entregados directamente al Coordinador de Seguridad.
Los objetos abandonados y sospechosos deben ser notificados al personal de
seguridad y antiexplosivos (COLVISEG) para que sean analizados y de acuerdo a su
identificación, manejarlo de una manera adecuada.
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PROCEDIMIENTO
MANEJO DE ELEMENTOS PERDIDOS
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1. MANEJO DE ELEMENTOS PERDIDOS
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Oficina de
Administración
del Campus
Auxiliar de
información y
seguridad
Oficina de
Administración
del Campus
Coordinador de
Seguridad
Verifica el elemento encontrado.
•
1
Si es un objeto sospechoso:
Llamar
al
personal
de
seguridad
y
antiexplosivos para identificar el elemento y
procede a comunicarse con los organismos
correspondientes.
En este momento finaliza el procedimiento.
•
Si no es objeto sospechoso:
Trasla el objeto hasta la Oficina de
Administración del Campus y entrega al
Coordinador de Seguridad.
2
Identifica el objeto y registra los datos en el
Formato Control de elementos perdidos (IFP31-F02).
3
Se acerca a la Oficina y solicita la devolución
del elemento perdido.
Usuario
Verifica si el elemento se encuentra dentro
del registro.
•
4
Si el elemento perdido está en el
registro:
Solicita al usuario documento de
identificación.
•
Si el elemento perdido no está en el
registro:
Oficina de
Administración
del Campus
Coordinador de
Seguridad
Informa al usuario.
En este momento finaliza el procedimiento.
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PROCEDIMIENTO
MANEJO DE ELEMENTOS PERDIDOS
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No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
5
Entrega el elemento perdido y solicita visto
bueno de entrega al usuario.
Oficina de
Administración
del Campus
Coordinador de
Seguridad
6
Archiva el registro de entrega de elementos
perdidos.
Oficina de
Administración
del Campus
Coordinador de
Seguridad
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el
procedimiento “MANEJO DE ELEMENTOS PERDIDOS”. Las convenciones utilizadas
en este diagrama son las siguientes:
SÍMBOLO
NOMBRE
Terminal
DESCRIPCIÓN
Indica el inicio y el fin del procedimiento
Conector de rutina
Permite dar continuidad a las actividades, evitando la
intersección de líneas. Representa una conexión entre
actividades del procedimiento de la misma página o
entre páginas.
Conector de pagina
Representa el enlace entre la última actividad de una
página y la primera de la siguiente.
Operación
Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la
unidad responsable y en el recuadro inferior la
descripción de la actividad desarrollada en del
procedimiento.
Decisión o alternativa
Indica el punto dentro del procedimiento en donde
surgen posibles caminos alternativos.
Documento
Representa cualquier tipo de documento asociado al
procedimiento.
Procedimiento
predefinido
Referencia un procedimiento establecido a
institucional o al interior de la Facultad/Unidad.
nivel
Archivo
Representa el archivo de de documentos asociados al
procedimiento.
Rutina de Sistemas de
Información
Representa actividades ejecutadas a través de los
diferentes Sistemas de Información.
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7. RELACIÓN DE REGISTROS
NOMBRE
CÓDIGO
No aplica
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
IDENTIFICACIÓN DEL
DOCUMENTO
NOMBRE
INTERNO
EXTERNO
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