CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN LA LAGUNA, DEL DEPARTAMENTO DE SOLOLÁ AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Antonio Rodolfo Pérez y Pérez Alcalde Municipal Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente. Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Antonio Rodolfo Pérez y Pérez Alcalde Municipal Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente. Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Antonio Rodolfo Pérez y Pérez Alcalde Municipal Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente. CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN LA LAGUNA, DEL DEPARTAMENTO DE SOLOLÁ AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1 1.1 Base Legal 1 1.2 Función 1 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA 2 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 2 3.1 Área Financiera 2 3.1.1 Generales 2 3.1.2 Específicos 2 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 3 4.1 Área Financiera 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 3 4 4 Balance General 4 Estado de Resultados 5 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 6 5.2 Otros Aspectos 7 5.2.1 Plan Operativo Anual 7 5.2.2 Plan Anual de Auditoría 7 5.2.3 Convenios 7 5.2.4 Donaciones 8 5.2.5 Préstamos 8 5.2.6 Transferencias 8 5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad 8 6. ESTADOS FINANCIEROS 9 6.1 Balance General 9 6.2 Estado de Resultados 10 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 11 6.4 Notas a los Estados Financieros 12 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 18 8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 28 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 28 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA 30 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 31 11.1 Misión (Anexo 1) 31 11.2 Visión (Anexo 2) 31 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) 31 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4) 33 11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5) 34 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) 39 11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7) 42 11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8) 43 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Antonio Rodolfo Pérez y Pérez Alcalde Municipal Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los) Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM-0858-2012 de fecha 31 de octubre 2012 he (hemos) efectuado Auditoría Financiera y Presupuestaria, en la (el) Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012. Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera 1. Falta de Controles de Asistencia 2. Deficiente programación presupuestaria HALLAZGOS RELACIONADOS REGULACIONES APLICABLES CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y Área Financiera 1. Incumplimiento a la Estructura Programática Presupuestaria 2. Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales 3. Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales - Ingresos Propios La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Licda. Fabiola del Rosario Pacaja Cupil (Coordinador) y Licda. Maria Estela Saquic Cux (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Licda. FABIOLA DEL ROSARIO PACAJA CUPIL Licda. MARIA ESTELA SAQUIC CUX Coordinador Gubernamental Supervisor Gubernamental 1 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo. Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 2 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM-0858-2012 de fecha 31 de octubre 2012 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al Balance General, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, así como la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables. 3.1.2 Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importancia relativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia. Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 3 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012, de conformidad con la muestra seleccionada; con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos, Propiedad y Planta en Operación, Construcciones en Proceso, Activo Intangible Bruto, Préstamos Internos de Largo Plazo, Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Otros Ingresos No Tributarios y Transferencias Corrientes del Sector Público y del área de gastos, las cuentas Remuneraciones y Bienes y Servicios. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 12 Salud y Medio Ambiente, 13 Educación, 14 Red Vial, 17 Agropecuario y 19 Desarrollo Comunitario, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto siguientes: 00 Servicios Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 4 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Personales, 01 Servicios No Personales, 02 Materiales y Suministros y 03 Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles, mediante la aplicación de pruebas selectivas. Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 1112, Bancos, presenta disponibilidad de efectivo por un valor de Q.816,284.14, integrada por 3 cuentas bancarias como se resume a continuación: Una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora), 1 Cuenta receptora, 1 cuenta de proyectos; abiertas en el Sistema Bancario Nacional. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 de diciembre de 2012 correspondientes a cada cuenta. Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No.1230 presenta un saldo de Q.57,942,017.17, integrado por las siguientes cuentas: 1231 Propiedad y Planta en Operación Q.14,582,400.34; 1232 Maquinaria y Equipo Q.1,346,903.90; 1233 Tierras y Terrenos Q.9,778,175.64; 1234 Construcciones en Proceso Q.23,028,749.39; 1237 Otros Activos Fijos Q.145,160.00; 1238 Bienes de Uso Común Q.9,060,627.90; los saldos de las cuentas según el Balance General, concilian con los registros del Inventario General de la Municipalidad a esa fecha. Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 5 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Proyectos de Inversión Social En dicha cuenta se capitalizaron las erogaciones de fondos con destino específico para inversión, que corresponden a ejecución de proyectos que no generan capital fijo, cuyas amortizaciones fueron efectuadas de conformidad con los lineamientos contables emitidos por el ente rector. Dichos proyectos se detallan en el Anexo del presente informe. Préstamos Internos de Largo Plazo Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No. 2232, Préstamos Internos de Largo Plazo, presenta un saldo por pagar de Q.1,226,134.39, en concepto de un préstamo realizado con el Banco Inmobiliario S.A. Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 3111, Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas, presentan un saldo acumulado de Q.110,563,483.17. Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos Otros Ingresos No Tributarios La cuenta 5129, integrada por registros en concepto de ingresos provenientes de cobros varios y cobro de energía eléctrica de vecinos, durante el ejercicio 2012, por la cantidad de Q.967,824.46. Transferencias Corrientes Recibidas Las transferencias corrientes del sector público recibidas por la municipalidad en el ejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No. 5172, ascienden a la cantidad de Q.2,834,313.64. Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 6 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Gastos Gastos de Consumo Dentro de los gastos de consumo se evaluaron las cuentas remuneraciones, bienes y servicios, los que en el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a la cantidad de Q.2,818,497.47, según Cuenta No. 6111 y Q.2,303,176.39, según cuenta No. 6112. “Ver hallazgo relacionado con el Control Interno No. 1 y hallazgo relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 2”. Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2012, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 07 de diciembre de 2011, mediante Acta No. 50-2011. La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 05 de enero de 2013, mediante Acta No. 01-2013. Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q.22,613,800.00, el cual tuvo una ampliación de Q.7,672,826.04, para un presupuesto vigente de Q.30,286,626.04, ejecutándose la cantidad de Q.24,264,184.99 (80%), en las diferentes clases de ingresos especificas siguientes: Ingresos Tributarios Q.313,323.95, Ingresos no Tributarios Q.1,476,128.58, Venta de bienes y Servicios de la Administración Pública Q.281,892.00, Ingresos de Operación Q.703,098.01, Rentas de la Propiedad Q.26,757.88, Trasferencias Corrientes Q.2,834,313.64, Transferencias de Capital Q.17,227,375.54 y Endeudamiento Publico Interno Q.1,401,295.39, de los cuales el rubro Transferencias de Capital, representa un 71% de los ingresos percibidos en el ejercicio fiscal. “Ver hallazgo relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 3”. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q.22,613,800.00, el cual tuvo una ampliación de Q.7,672,826.04, para un presupuesto vigente de Q.30,286,626.04, ejecutándose la cantidad de Q.23,532,241.20 (78%) a través de los programas específicos siguientes: En el Programa 01 Actividades Centrales, la cantidad Q.5,089,214.13; en el Programa Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 7 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 11 Seguridad Ciudadana, la cantidad Q.626,097.83; en el Programa 12 Salud y Medio Ambiente, la cantidad de Q.1,952,389.50; en el Programa 13 Educación, la cantidad de Q.5,006,259.66; en el Programa 14 Red Vial, la cantidad de Q.4,146,090.91; en el Programa 15 Estudio y Planificación de Obras, la cantidad de Q.1,280,615.00; en el Programa 16 Sistema Energía Eléctrica, la cantidad de Q.349,993.69; en el Programa 17 Agropecuario, la cantidad de Q.1,260,504.67; en el Programa 18 Cultura y Deportes, la cantidad de Q.1,424,676.99; en el Programa 19 Desarrollo Comunitario, la cantidad de Q.1,763,109.03; en el Programa 20 Gastos Imprevistos, la cantidad Q.428,063.32; y en el Programa 99 Partidas No Asignables, la cantidad Q.205,226.47, de los cuales el programa 1 es el más importante con respecto a la ejecución y representa un 22% de la misma. “Ver hallazgos relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 1”. Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó ampliaciones presupuestarias por un valor de Q.7,672,826.04, y transferencias por un valor de Q.14,298,304.03, verificándose que las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registradas en el Módulo de Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, no fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, asimismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de Cuentas. “Ver hallazgo relacionado con el Control Interno No. 2”. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas. 5.2.3 Convenios La Municipalidad de San Juan La Laguna, Sololá reportó que al 31 de diciembre 2012, no tiene convenios vigentes. Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 8 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 5.2.4 Donaciones La Municipalidad de San Juan La Laguna, Sololá no reportó donaciones durante el ejercicio 2012. 5.2.5 Préstamos En el ejercicio fiscal 2012, la Municipalidad percibió ingresos en concepto de préstamos, por la cantidad de Q.1,401,295.39, de conformidad con el Contrato No. 162, realizado con el Banco Inmobiliario S.A., con destino al financiamiento Proyecto de Ampliación del Instituto Básico Nacional, Segundo Nivel, Cabecera Municipal, San Juan La Laguna, Departamento de Sololá. 5.2.6 Transferencias La Municipalidad no reportó transferencias o traslados de fondos a diversas entidades u organismos, durante el período 2012. 5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, en el cual se reflejan los concursos siguientes: terminados adjudicados 7 y finalizados desiertos 1, según reporte de Guatecompras generado de fecha 04 de Abril de 2013. Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo. Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 9 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 10 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 6.2 Estado de Resultados Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 11 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 12 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 6.4 Notas a los Estados Financieros Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 13 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 14 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 15 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 16 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 17 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 18 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de Controles de Asistencia Condición En muestra seleccionada en relación al pago de dietas, reglón 062, se comprobó que la Secretaria Municipal no ha implementado un control de asistencia de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Concejo Municipal. Criterio El Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha 08 de julio de 2003, emitido por el jefe de la Contraloría General de Cuentas, mediante el cual se aprobaron las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, 1. Normas de Aplicación General, numeral 1.6 Tipos de Controles. “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refiere a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior”. Causa La Secretaria Municipal no implementa controles de asistencia a sesiones Ordinarias y Extraordinarias, para los integrantes del Concejo Municipal. Efecto Las dietas pagadas no cuentan con documentos de soporte por la falta de control de asistencia, provocando posible pérdida al erario municipal. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones a la Secretaria Municipal, para que implemente un control de asistencia a las sesiones de los integrantes del Concejo Municipal, que respalde el pago realizado por concepto de dietas. Comentario de los Responsables Según oficio sin número, de fecha nueve de abril de dos mil trece, la Secretaria Municipal, manifiesta: "En base a los requerimientos formales de la ley así como a Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 19 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- lo establecido en el control interno previo y concurrente el departamento de secretaria municipal implemento las notificaciones al departamento financiero sobre la asistencia de los miembros del Concejo Municipal para tener derecho al cobro de dietas. Con este informe se lleva el control de los asistentes a las sesiones ordinarias y extraordinarias que realiza el Concejo Municipal en forma semanal. Para lo cual se adjunta copia de este control para demostrar que se cumple a cabalidad este aspecto formal de la ley y los procedimientos de control interno". Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud, que secretaría municipal implemento, el control de asistencia a las sesiones municipales, después de identificada la deficiencia. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre SECRETARIA MUNICIPAL JUANA BERTILIA XICAY CUMES Total Valor en Quetzales 2,000.00 Q. 2,000.00 Hallazgo No. 2 Deficiente programación presupuestaria Condición Se determinó que la Municipalidad no programó adecuadamente su presupuesto ya que realizó varios proyectos que no están contemplados en el Plan Operativo Anual y en la formulación del presupuesto del ejercicio fiscal 2012, los cuales se detallan a continuación: Programa 13 Educación, renglón 332, Construcción Centro de Capacitación Aldea Pasajquim, San Juan La Laguna, por la cantidad de Q.262,576.27; renglón 311, Adquisición Terreno para Construcción de Escuela, Aldea Panyebar, San Juan La Laguna, por la cantidad de Q.163,624.50; Programa 14 Red Vial, renglón 284, Mantenimiento y Reparación de Talanqueras Entradas, Cabecera Municipal, San Juan La Laguna, por la cantidad de Q.14,900.00; renglón 331, Mejoramiento Calle Sector Tzanjay al Centro de Capacitación, Cabecera Municipal, San Juan La Laguna, por la cantidad de Q.706,160.00; reglón 173, Construcción Muelle Cabecera Municipal, San Juan La Laguna, por la cantidad de Q.85,000.00; reglón 173, Mantenimiento-Conformación y Balastro-Carretera de Terracería que Conecta el Limite de Santa Clara con la Aldea Palestina, San Juan La Laguna, por la cantidad de Q.174,200.00. Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 20 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Criterio El Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha 08 de julio de 2003, emitido por el jefe de la Contraloría General de Cuentas, mediante el cual se aprobaron las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, 4. Normas Aplicables al Sistema de Presupuesto Público, numeral 4.2 Plan Operativo Anual, establece: “…El Plan Operativo Anual, constituye la base técnica para una adecuada formulación presupuestaria, por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad, deben elaborar anualmente en forma técnica y objetiva, sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances y las metas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuestos sean contemplados los recursos financieros que harán posible alcanzar las metas propuestas, por lo que deberá existir interrelación entre ambos…”. Asimismo numeral 4.21 Actualización de Programación Presupuestaria y Metas, indica: “La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar políticas y procedimientos que permitan realizar la reprogramación presupuestaria y el ajuste a las metas respectivas en función de las modificaciones presupuestarias realizadas. La unidad especializada debe velar porque las políticas y procedimientos aseguren que se ha reprogramado la ejecución presupuestaria, bajo los mismos criterios y procedimientos aplicados en la programación inicial, a nivel de programas y proyectos y por ende sus metas e indicadores, mostrando con ello el potencial de la gestión institucional”. Causa Durante la realización de la programación anual, no se realizó una adecuada evaluación de los proyectos a ejecutar, según las necesidades de la población. Efecto Falta de indicadores reales, descritos en el Plan Operativo Anual, que permitan medir y evaluar la gestión institucional. Recomendación El Concejo y Alcalde Municipal, deben girar instrucciones a la Directora de la AFIM y Director Municipal de Planificación, para que cumplan con lo establecido en el Plan Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Egresos Aprobado, lo que permitirá alcanzar los objetivos y metas municipales propuestas, de manera eficiente y económica. Comentario de los Responsables Según oficio sin número, de fecha nueve de abril de dos mil trece, el Alcalde Municipal, Directora de la AFIM y Director Municipal de Planificación, manifiestan: "Derivado a las necesidades del municipio nuestro presupuesto se adapta a estos cambios, estos se realizan con el fin de apoyar a nuestras comunidades. El Plan Operativo Anual, como se indica es una base técnica para la formulación del Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 21 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- presupuesto, y presupuestar los recursos necesarios para su ejecución. Por tal razón los recursos económicos utilizados en esta clase de proyectos han sido planificados con anterioridad en el caso de los proyectos de red vial, educación y cultura. Sabemos que las modificaciones a nuestro presupuesto se han realizado apegados a lo que establece la ley ya que esta nos permite poder realizarlos tal y como lo estipula el Capítulo IV Presupuesto Municipal del Código Municipal Decreto Número 12-2002 y sus reformas. El Plan Operativo Anual es nuestra base de la formulación del presupuesto pero contempla estas necesidades eventuales tratando de anticiparnos a las mismas. Pero como se indica es un Presupuesto, los que podrán desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la institución municipal y es la base en la cual nos basamos para su elaboración y ejecución". Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud, que no se realizó la reprogramación y/o ajuste a las metas respectivas en función de las modificaciones presupuestarias realizadas, aplicando los criterios y procedimientos de la programación inicial, para poder evaluar la gestión municipal. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 13, para: Cargo Nombre ALCALDE MUNICIPAL ANTONIO RODOLFO PEREZ Y PEREZ Valor en Quetzales 4,000.00 DIRECTORA DE AFIM DAMARIS YOJANA POP PEREZ 4,000.00 DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION GENRY GEVANY CHAVEZ DIONISIO 4,000.00 Total Q. 12,000.00 HALLAZGOS RELACIONADOS REGULACIONES APLICABLES CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y Área Financiera Hallazgo No. 1 Incumplimiento a la Estructura Programática Presupuestaria Condición Durante la evaluación a la cuenta 1234 Construcciones en Proceso y 1241 Activo Intangible Bruto, del Balance General al 31 de Diciembre de 2012, cotejada con la ejecución presupuestaria de egresos, se verificó que algunos proyectos, no se les Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 22 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- asignó correctamente la estructura programática, se formularon como Proyecto-Obra y el registro correcto es Proyecto-Actividad, porque no generan Capital Fijo, siendo los siguientes: Programa 12, Sub Programa 2, Proyecto 02 por la cantidad de Q.4,156.00; Proyecto 04 por la cantidad de Q.4,128.00; Programa 14, Proyecto 09 por la cantidad de Q.2,310.00; Programa 19, Proyecto 02 por la cantidad de Q.25,792.65. Criterio El Decreto No. 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, articulo 12, Presupuestos de Egresos, establece: "En los presupuestos de egresos se utilizará una estructura programática coherente con las políticas y planes de acción del Gobierno, que permita identificar la producción de bienes y servicios de los organismos y entes del sector público, así como la incidencia económica y financiera de la ejecución de los gastos y la vinculación con sus fuentes de financiamiento". Acuerdo Gubernativo No. 240-98 del Congreso de la República de Guatemala, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 8, Metodología Presupuestaria Uniforme, establece: "Son principios presupuestarios los de anualidad, unidad, equilibrio, programación y publicidad, en virtud de lo cual, los presupuestos del Gobierno Central y de sus entidades descentralizadas y autónomas, deben: a) Corresponder a un ejercicio fiscal; b) Contener agrupados y clasificados en un solo instrumento, todos los recursos y los gastos estimados para dicho ejercicio; c) Estructurarse en forma tal que exista correspondencia entre los recursos y los gastos y que éstos se conformen mediante una programación basada fundamentalmente en los planes de gobierno; y, d) hacerse del conocimiento público. Para la correcta y uniforme formulación, programación, ejecución, control, evaluación y liquidación de los presupuestos de cada período fiscal, son de uso obligatorio el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, el Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria, el Manual de Modificaciones Presupuestarias, el Manual de Formulación Presupuestaria, el Manual de Ejecución Presupuestaria, los Manuales que sobre Programación, Ejecución y Evaluación de la Inversión Pública se emitan y las demás disposiciones que sobre la materia sean aplicables. Asimismo artículo 11, Estructura Programática del Presupuesto, indica: “El presupuesto de cada institución o ente de la administración pública, se estructurará de acuerdo a la técnica del presupuesto por programas, atendiendo a las siguientes categorías programáticas: a) Programa; b) Subprograma; c) Proyecto; y, d) Actividad u Obra. Para la conformación del presupuesto de ingresos se utilizará el Clasificador de Recursos por Rubro, y en lo que respecta a los egresos se utilizarán las Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 23 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- clasificaciones siguientes: a) Institucional; b) Objeto del Gasto; c) Económica, d) Finalidades y Funciones; e) Fuentes de Financiamiento; y, f) Localización geográfica". Causa Al realizar la estructura programática del presupuesto del ejercicio fiscal 2012, se asignó erróneamente el SMIP, a los proyectos descritos en la condición. Efecto No se refleja saldos correctos de acuerdo a la ejecución presupuestaria de egresos en el Balance General, específicamente en las cuentas 1234 y 1241, lo que podría incidir en la toma de decisiones por parte de la Autoridades Municipales. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones a la Directora de la AFIM y Director Municipal de Planificación para que se identifiquen claramente los proyectos que formaran las cuentas 1230 y 1241, previo a la formulación del presupuesto, para realizar una correcta ejecución presupuestaria y presentar cifras correctas en los Estados Financieros. Comentario de los Responsables Según oficio sin número, de fecha nueve de abril de dos mil trece, la Directora de la AFIM y Director Municipal de Planificación, manifiestan: "Deseamos comentarle que el departamento financiero siempre ha realizado con eficiencia su labor administrativa y sobre todo apegada a lo que la ley nos indica, especialmente lo relacionado al aspecto presupuestario y en base al manual de clasificación presupuestaria en la que indica la forma de registro tal como lo es a) Clasificación por finalidad y funciones b) Clasificación por tipo de gasto c) Clasificación por objeto del gasto, etc. A si como lo registrado y reflejado en base a la clasificación presupuestaria en cuenta contable ACTIVO INTANGIBLE BRUTO, este es el procedimiento que indica el manual presupuestario. Adicionalmente lo indicado en la Resolución No. 13-2011 emitida por la Dirección de Contabilidad del Estado de fecha 20-dic-11, esta clase de reflejo contable deberá ser aplicado al final de cada ejercicio fiscal de la manera siguiente: Debito: 3112-1-0-0 Resultado Acumulado de Ejercicios Anteriores Crédito: 1241-1-0-0 Activo Intangible Bruto Este procedimiento indicado por la dirección de contabilidad del estado es precisamente para demostrar lo que usted indica que no se debe de reflejar en capital fijo. Por lo tanto considero que el registro es apegado a lo que la ley indica". Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 24 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud, que el comentario de los responsables es referente a la regularización de las cuentas antes del cierre contable, y en la condición del presente hallazgo se está indicando que no se asignó correctamente la estructura programática al inicio de la ejecución de los proyectos mencionados. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre DIRECTORA DE AFIM DAMARIS YOJANA POP PEREZ DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION GENRY GEVANY CHAVEZ DIONISIO Total Valor en Quetzales 4,000.00 4,000.00 Q. 8,000.00 Hallazgo No. 2 Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales Condición En el proceso de revisión del Programa 01 Actividades Centrales, Grupo 0, Reglón 062 Dietas para cargos representativos, se estableció que según Acta No. 02-2012-B, de fecha 16 de enero de 2012, las dietas para el presente año fueron modificadas, pero dicha modificación no fue informada al Ministerio de Finanzas Públicas. Criterio El Decreto No. 101-97, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 78. Dietas, Segundo Párrafo, Establece: “La fijación de dietas debe autorizarse por Acuerdo Gubernativo, previo dictamen favorable del Ministerio de Finanzas Públicas. Se exceptúan de esta disposición las entidades que la ley les otorga plena autonomía, que se rigen por sus propias normas, debiendo informar al Ministerio de Finanzas Públicas sobre dicha fijación”. Causa La Secretaria Municipal incumplió con informar al Ministerio de Finanzas Públicas sobre la fijación de las Dietas Municipales. Efecto El Ministerio de Finanzas Públicas, no cuenta con la información relacionada al valor de dietas autorizadas por el Concejo Municipal. Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 25 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones a la Secretaria Municipal, para que informe oportunamente al Ministerio de Finanzas Públicas, sobre el monto de dietas a pagar, según el acuerdo municipal correspondiente, tal como lo establece la norma legal. Comentario de los Responsables Según oficio sin número, de fecha nueve de abril de dos mil trece, la Secretaria Municipal periodo del 01 al 14 de enero 2012, manifiesta: "En base a los requerimientos formales de la ley, nuevamente le reiteramos, nuestra intención siempre ha sido darle cumplimiento a estos aspectos legales, por esa razón con fecha 07 de enero del presente año a través del oficio sin número, dirigido al Ministerio de Finanzas Publicas y en base a lo establecido en el artículo No. 78 de la Ley Orgánica del Presupuesto se notificó sobre el pago de dietas que corresponde a cada miembro del Concejo Municipal siempre y cuando participe en las sesiones ordinarias y extraordinarias". Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud, que el oficio dirigido al Ministerio de Finanzas Públicas, donde se informa sobre la fijación de las dietas, fue enviado después de realizado los pagos por cada sesion realizada por el Concejo Municipal, correspondiente al año 2012. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre SECRETARIA MUNICIPAL SILVIA (S.O.N.) MENDOZA IXTAMER Total Valor en Quetzales 2,000.00 Q. 2,000.00 Hallazgo No. 3 Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales - Ingresos Propios Condición Al revisar la Ejecución Presupuestaria de Ingresos del ejercicio 2012, se determinó que la Municipalidad de San Juan La Laguna, recibió por concepto de “consumo de energía eléctrica” la cantidad de Q.967,824.46, registrando en el presupuesto de ingresos con la escritural 11.09.90.99.00 Otros ingresos, por medio de Acuerdo del Concejo Municipal, se subsidió a la población con el 15% del monto de la Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 26 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- factura emitida por DEOCSA, por concepto de consumo de energía eléctrica. La Municipalidad recaudó de los vecinos el 85% del monto de la factura, registrándolo como ingresos propios, emitiendo recibos 7B, para ser trasladados posteriormente a DEOCSA, aunado al 15% de subsidio. En vez de un registro extrapresupuestario “Aumento”, registro que afecta únicamente tesorería y contabilidad, afectaron el presupuesto de ingresos; y por el lado de egresos, afectaron el renglón 111 por el 100% de la factura, debiendo de haber afectado ese renglón únicamente con el 15% que correspondía al subsidio, y para el restante utilizar la misma escritural, en este caso “disminución”. Por consiguiente el procedimiento realizado para el registro, provocó que el presupuesto de ingresos reflejara más ingresos propios, incidiendo en el resultado del Ministerio de Finanzas de Finanzas Públicas para la distribución del Aporte Constitucional. Criterio La Constitución Política de la República de Guatemala, artículo 154, establece: “Función pública; sujeción a la ley, Los funcionarios son depositarios de la autoridad, responsables legalmente por su conducta oficial, sujetos a la ley y jamás superiores a ella”. El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 101, establece: “Principio de legalidad. La obtención y captación de recursos para el fortalecimiento económico y desarrollo del municipio y para realizar las obras y prestar los servicios que se necesitan, deben ajustarse al principio de legalidad que fundamentalmente descansa en la equidad y justicia tributaria”. El Decreto No. 89-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, artículo 7, establece: “Funcionarios públicos. Los funcionarios públicos conforme los denomina el artículo 4 de esta Ley, están obligados a desempeñar sus deberes, atribuciones, facultades y funciones con estricto apego a la Constitución Política de la República y las leyes. En consecuencia, están sujetos a responsabilidades de carácter administrativo, civil y penal por las infracciones, omisiones, acciones, decisiones y resoluciones en que incurrieren en el ejercicio de su cargo”. El Decreto No. 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 31, establece: “ingresos propios. La utilización de los ingresos que perciban las diferentes instituciones, producto de su gestión, se ejecutará de acuerdo a la percepción real de los mismos”. Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 119, reformado por el artículo 37, del Decreto No. 22-2010 del Congreso de la República de Guatemala, indica: “Criterios para la distribución de Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 27 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- la asignación constitucional, numeral 3, El 25% distribuido proporcionalmente a los ingresos propios per cápita de cada municipio”. Manual de Clasificación Presupuestaria para el Sector Público, Capítulo V, Clasificación por Fuente de Financiamiento, numeral 3, Descripción de las Fuentes de Financiamiento, 30 Recursos Propios de las Instituciones, establece: “Constituyen este grupo los recursos provenientes de la venta de bienes o servicios de los entes, los ingresos de operación de los entes con fines empresariales, así como todos aquellos provenientes de la venta de activos, cobro de tasas, derechos, financiamiento que se origina como variaciones de los distintos tipos de activos financieros y saldos de caja de ingresos propios de las instituciones de la administración central y los disponibles de años anteriores. Se incluye además, la disminución de caja y bancos que las Entidades Descentralizadas y Autónomas destinan a financiar sus gastos. Manual de Clasificación Presupuestaria para el Sector Público, Capítulo VI, Clasificación de Recursos por Rubros, Clase 11, Ingresos No Tributarios, indica: “Comprende los ingresos provenientes de fuentes no impositivas, que contienen el concepto de contraprestación, tales como: tasas, derechos, arrendamientos, multas, etc. Se subdivide en las siguientes secciones y grupos:… 11.1.90 Otros. Comprende los recursos que percibe el Estado por otros derechos no incluidos en los grupos anteriores de esta sección, tales como derechos aduaneros…”. Causa Se realizaron registros incorrectos, reflejando información incorrecta, para la toma de decisiones. Efecto Los registros de la Ejecución presupuestaria de ingresos y egresos del año 2012, realizados por la municipalidad, no reflejan lo realmente percibido-ejecutado. Recomendación El Alcalde Municipal y Directora de la AFIM, debe evaluar el registro correcto de los ingresos y egresos de la municipalidad, afectar el presupuesto de ingresos y egresos únicamente con los aspectos contemplados y permitidos según la ley, cumplir con las normativas legales para la correcta administración y ejecución de los recursos. Comentario de los Responsables Según oficio sin número, de fecha nueve de abril de dos mil trece, el Alcalde Municipal y Directora de la AFIM, manifiestan: "Reiterándole nuestra mayor intención de darle cumplimiento a los aspectos legales establecidos en el Código Municipal, Ley Orgánica del Presupuesto y leyes conexas, como autoridad Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 28 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- administrativa, nos compete velar por el cumplimiento de las mismas para el beneficio de la población San Juanera, hemos siempre tomado decisiones encaminadas a mejorar las condiciones de vida de los habitantes de este municipio por quienes fuimos electos y a quienes representamos creemos y sabemos que las mismas son apegadas a derecho. La aprobación de estas decisiones ha sido respaldada por la misma población, ya que como ellos nos indican han tenido mejoría muy notable en su economía familiar y nos exhortan a continuar con el buen trabajo de nuestra administración municipal". Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud, que el comentario anterior no los exime de la responsabilidad de registrar correctamente los ingresos percibidos y los recaudos transitorios que corresponden a otras entidades; no se formuló el hallazgo por la desición del Concejo Municipal en aprobar el subsidio del 15% del total de la factura emitida por DEOCSA, sino por el mal registro del 85% del aporte de la comunidad, y por la forma en que se ejecutó por el lado de egresos el 100% del total de la factura. Acciones Legales y Administrativas Denuncia número DAJ-D-M-121-2013, presentada ante la autoridad competente, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 30, en contra de: Cargo Nombre DIRECTORA DE AFIM DAMARIS YOJANA POP PEREZ Valor en Quetzales 711,588.52 Total Q. 711,588.52 8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de auditoría anterior correspondiente al ejercicio fiscal 2011, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que se le dio cumplimiento e implementaron las recomendaciones realizadas. 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO 1 ANTONIO RODOLFO PEREZ Y PEREZ ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2012 - 31/12/2012 2 CRISTOBAL SALOJ YAX CONCEJAL PRIMERO 01/01/2012 - 14/01/2012 3 MIGUEL HERNANDEZ PÈREZ CONCEJAL SEGUNDO 01/01/2012 - 14/01/2012 4 FILIBERTO NICOLAS CHOLOTIO MENDOZA CONCEJAL TERCERO 01/01/2012 - 14/01/2012 Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 PERIODO 29 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 5 DOMINGO MENDOZA MENDOZA CONCEJAL CUARTO 01/01/2012 - 14/01/2012 6 PASCUAL HERNANDEZ YOJCOM SINDICO PRIMERO 01/01/2012 - 14/01/2012 7 JUAN MENDOZA JUAREZ SINDICO SEGUNDO 01/01/2012 - 14/01/2012 8 SILVIA MENDOZA IXTAMER SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2012 - 14/01/2012 9 DAMARIS YOJANA POP PEREZ DIRECTOR DE AFIM 01/01/2012 - 14/01/2012 10 GENRY GEVANY CHAVEZ DIONISIO DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/2012 - 14/01/2012 11 ELMER RAUL VALIENTE HERRERA AUDITOR INTERNO 01/01/2012 - 14/01/2012 12 DOMINGO GUSMAN UJPAN VASQUEZ CONCEJAL PRIMERO 15/01/2012 - 31/12/2012 13 CRISTOBAL SALOJ YAX CONCEJAL SEGUNDO 15/01/2012 - 31/12/2012 14 MARCOS PEREZ UJPAN CONCEJAL TERCERO 15/01/2012 - 31/12/2012 15 JUAN GRABIEL PANTZAY RAMOS CONCEJAL CUARTO 15/01/2012 - 31/12/2012 16 LUCAS CHOLOTIO PEREZ SINDICO PRIMERO 15/01/2012 - 31/12/2012 17 PEDRO SUMOZA MENDOZA SINDICO SEGUNDO 15/01/2012 - 31/12/2012 18 SILVIA MENDOZA IXTAMER SECRETARIA MUNICIPAL 15/01/2012 - 29/02/2012 19 JUANA BERTILIA XICAY CUMES SECRETARIA MUNICIPAL 01/03/2012 - 31/12/2012 20 DAMARIS YOJANA POP PEREZ DIRECTORA DE AFIM 15/01/2012 - 31/12/2012 21 GENRY GEVANY CHAVEZ DIONISIO DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 15/01/2012 - 31/12/2012 22 ELMER RAUL VALIENTE HERRERA AUDITOR INTERNO 15/01/2012 - 31/12/2012 Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 30 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Licda. FABIOLA DEL ROSARIO PACAJA CUPIL Licda. MARIA ESTELA SAQUIC CUX Coordinador Gubernamental Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde. Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 31 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) Somos una entidad autónoma que promueve permanentemente el desarrollo integral del municipio de San Juan La Laguna, a través de la participación activa de los ciudadanos. 11.2 Visión (Anexo 2) Ser una institución líder en la prestación de servicios públicos de calidad, mismos que coadyuven al desarrollo integral de San Juan La Laguna. 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Concejo Municipal, el cual se integra por el Alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por sufragio universal para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde, quien constituye el jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside el Concejo y dirige la administración municipal. Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberación y de decisión. El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos que conocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes: 1. Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes; 2. Salud y asistencia social; 3. Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda; 4. Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales; 5. Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana; 6. De finanzas; 7. De probidad; 8. De los derechos humanos y de la paz; 9. De la familia, la mujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otra forma de proyección social. El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario. La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para la Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 32 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- función municipal, siendo las siguientes: Dirección Municipal de Planificación Oficina Municipal de la Mujer Administración Financiera Integrada Municipal Asimismo, la municipalidad deberá contar con un Auditor Interno, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, quien reporta ante el Concejo Municipal. Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 33 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4) Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 34 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5) Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 35 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 36 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 37 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 38 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 39 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 40 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 41 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 42 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7) Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 43 Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG- 11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8) Auditoría Financiera y Presupuestaria Municipalidad de San Juan La Laguna, del Departamento de Sololá Período auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012