Presentación de ofertas

PRESENTACIÓN DE OFERTAS
La necesidad de mejorar la presentación de ofertas, tanto en lo que se refiere a obtener
información útil, de carácter técnico, como en la generación de imágenes y gráficos, ha
crecido de forma importante con la crisis, ya que se presentan muchos más presupuestos
que antes, aunque haya menos obras.
Además, se han elevado las exigencias de la documentación. Por ejemplo, muchas veces hay
que presentar gráficos de barras que demuestren la contratación de mano de obra o la
asignación de determinada maquinaria.
Todos estos documentos se pueden generar con Presto, evitando la necesidad de preparar
hojas de cálculo personalizadas, que requieren más tiempo, generan más errores y
aumentan la informática sumergida.
Gráfica tridimensional de recursos y meses, creada en la hoja generada por Presto
Este texto describe el uso de Presto para satisfacer las dos necesidades anteriores.
o Calcular el número de recursos realmente necesarios a lo largo de la ejecución de la
obra
o Generar informes y gráficos a partir de estos recursos calculados o de datos
introducidos directamente
Todo ello a partir de la información del presupuesto.
Utilizaremos meses como período de planificación o fase, aunque es posible definir cualquier
otra duración.
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Presupuesto y objetivo
Suponemos que la base de partida es un presupuesto con precios descompuestos, que
definan los rendimientos que se usan para el cálculo de recursos. En este caso, usamos la
obra "Presupuesto y mediciones", suministrada con Presto.
Si no existe descomposición de precios, se pueden actualizar o sustituir las unidades de obra
por las más parecidas del cuadro de precios de Guadalajara o de otro del que se disponga.
Presto planifica siempre a partir del objetivo o presupuesto de coste, para no alterar los
datos del presupuesto. Generamos un objetivo igual al presupuesto, con la opción "Procesos:
Generar objetivo" y los valores de defecto. Las líneas de medición existentes se asignan a la
primera fase de planificación, para que formen parte del objetivo.
También se puede crear un objetivo con precios de coste, distintos a los del presupuesto.
El estado actual puede comprobarse en la ventana "Árbol: Objetivo de coste y planificación".
Estado inicial, con presupuesto y objetivo
Dependiendo de las necesidades, puede ser conveniente ajustar, modificar o simplificar el
presupuesto antes de continuar, por ejemplo, eliminando los materiales si sólo se desea
planificar los equipos y la mano de obra.
Planificación económica
El cálculo de recursos requiere planificar la ejecución de las unidades de obra en el tiempo.
Para la presentación de ofertas es generalmente suficiente con trabajar a nivel de meses, por
lo que nos basaremos en la planificación económica, que requiere introducir la cantidad de
cada unidad de obra que se prevé ejecutar cada mes.
Esta planificación puede obtenerse a partir de la planificación tradicional por diagrama de
barras realizada con Presto, mediante la opción "Procesos: Rellenar la planificación
económica: Aplicando los datos del diagrama de barras", pero ello requiere un grado de
detalle excesivo para la etapa de oferta. No obstante, si estuviera realizada, se podría utilizar
como base.
Presto proporciona varias maneras de planificar la obra por meses de forma simplificada.
o Por diagrama de barras, pero programando exclusivamente los capítulos, usando las
duraciones estimadas si se desea y generando la planificación económica a partir de los
resultados.
o Rellenando manualmente las cantidades a ejecutar de cada unidad de obra por meses.
o Por reparto del importe siguiendo un patrón de gasto.
Utilizaremos este último sistema.
Se comprueba la duración total de la obra en "Propiedades obra: Tiempos". En este caso, la
casilla de sugerir proporciona la duración de 16 meses.
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La opción "Procesos: Rellenar la planificación económica: Repartiendo el objetivo
mensualmente en campana de Gauss", con los valores de defecto, genera un reparto que se
puede comprobar en la ventana "Árbol", desplegando el campo dinámico "Plan".
Importes de la planificación por meses
Con esta opción, las líneas de medición dejan de estar planificadas una a una y la cantidad
total queda directamente en el campo correspondiente a la fase. En este punto, se pueden
modificar las cantidades manualmente hasta ajustarse a la programación deseada.
Recursos por meses
Las opciones del cálculo de recursos permiten obtener las cantidades de los recursos que son
necesarias para ejecutar la obra, desglosadas o agrupadas por diferentes criterios:
o La separación por actividades, que se definen usando líneas de medición.
o La separación por días, meses y años, tomada del diagrama de barras.
Utilizaremos en este ejemplo la separación de recursos por meses, que toma los datos de la
planificación económica, ejecutando "Procesos: Calcular recursos: Por fases" con la opción
"Calcular equipos activada".
Al aplicarlo a un presupuesto, asegúrese de que ninguna partida o capítulo está marcado
como suministro, porque estos conceptos se consideran comprados o subcontratados y no
se desglosan sus recursos.
Los resultados se ven en la ventana "Conceptos", eligiendo el esquema más adecuado a los
recursos que interesa programar, en este caso, "Mano de obra y maquinaria".
Para comprobar los resultados, es conveniente elegir como columnas:
CanTotObj
Cantidad total del recurso necesaria en la obra
Ud
Unidad de medida
Obj
Precio unitario
TotObj
Importe total del concepto
Se utilizan las variables que corresponden al objetivo, porque las variables correspondientes
a la planificación sólo consideran las fases aprobadas, y en este momento la obra todavía no
está iniciada.
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En el ejemplo se han ordenado las líneas por importe descendente de la columna "TotObj",
de forma que se ven en primer lugar los recursos más significativos.
El desplegable más a la derecha de la cabecera permite elegir el campo que se desea ver
desglosado por fases.
CanPlan
Cantidad planificada, en la unidad de medida de cada concepto
Cantidades necesarias por meses
Plan
Importe planificado
Importes por meses
CanEquipos
Número de equipos calculado, o introducido directamente
Si ha marcado el cálculo de equipos al calcular recursos, Presto calcula el número de equipos
necesarios en cada mes, dividiendo las horas totales por las horas laborales del día y los días
laborales del mes, que figuran en los datos generales de la obra.
El número de equipos se puede introducir manualmente y aplicar posteriormente los demás
procesos de Presto.
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Número de equipos necesarios en cada mes
La plantilla predefinida "Análisis de recursos por meses" genera una hoja Excel con los datos
numéricos y una gráfica de columnas que se puede aplicar a uno cualquiera de los recursos.
Gráfica de un recurso, generada por la plantilla de Excel predefinida
Los resultados se pueden ver en la ventana "Fechas", en la ventana subordinada "Recursos".
Recursos necesarios en un mes
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La primera página de este documento muestra una gráfica generada a partir de estos
mismos datos.
Recursos por grupos y meses
En algunos casos, es necesario un desglose por meses que además esté desglosado por
capítulos. Para ello, en el cálculo de recursos se pueden elegir tres tipos de agrupación:
o Por conceptos superiores
o Por proveedores
o Por grupos de compra
Estos dos últimos sistemas permiten agrupar los recursos para generar los contratos o los
pedidos.
En este ejemplo aplicaremos el primer sistema de agrupación, que desglosa los recursos en
función del primer concepto superior que esté definido como centro de coste. De esta forma,
se pueden agrupar los recursos por capítulos o por cualquier otro concepto superior, de
mayor o de menor nivel jerárquico.
En la obra de ejemplo los capítulos ya están marcados como destinos; en otros casos debe
asegurarse de hacerlo antes del cálculo.
Los resultados se ven en la ventana "Recursos por grupos". Como en cualquier tabla de
Presto, se pueden aplicar todas las operaciones de ordenación y selección de columnas y
filtros, lo que permite comprobar directamente tanto los recursos que hacen falta para
ejecutar un capítulo como los capítulos donde se utiliza cada recurso.
Los esquemas "Cantidades" e "Importes" muestran la lista de recursos y capítulos con los
correspondientes datos para cada mes.
Cantidades de recursos necesarios para ejecutar el capítulo de estructuras.
El esquema "Grupos" muestra exclusivamente los capítulos, o conceptos que se hayan
utilizado para la agrupación de recursos, con los importes totales.
Los resultados de la ventana de recursos se pueden exportar a una hoja Excel para realizar
otras operaciones.
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