GUIA 17. Procedimiento para realizar reformas estatutarias.cdr

5.
Copias certificadas de los balances generales de las sociedades
participantes.
Cuáles son los efectos
La sociedad absorbida se disuelve sin liquidarse.
La sociedad absorbente adquiere el total del patrimonio, activos y
pasivos de la sociedad absorbida. Si dentro de la transferencia se
incluyen los establecimientos de comercio de la sociedad absorbida, se
deberá dejar constancia de dicha situación en el documento donde se
apruebe el proyecto de fusión.
Ÿ
Si como consecuencia de la fusión se genera la creación de una nueva
sociedad, se deberá adjuntar a la solicitud de fusión, la inscripción y
matricula mercantil respectiva.
Ÿ
Por la fusión se cancela la matrícula de la sociedad absorbida.
Ÿ
Ÿ
F) ESCISIÓN
Ÿ
Una sociedad sin disolverse, transfiere en bloque una o varias partes
de su patrimonio a una o más sociedades existentes o las destina a la
creación de una o varias sociedades.
Ÿ
Una sociedad se disuelve sin liquidarse, dividiendo su patrimonio en
dos o más partes, que se transfieren a varias sociedades existentes o se
destinan a la creación de nuevas sociedades.
La sociedad o sociedades destinatarias de las transferencias resultantes de
la escisión, se denominarán sociedades beneficiarias.
Los socios de la sociedad escindida participarán en el capital de las
sociedades beneficiarias en la misma proporción que tengan en aquélla,
salvo que por unanimidad de las acciones, cuotas sociales o partes de
interés representadas en la asamblea o junta de socios de la escindente, se
apruebe una participación diferente.
El documento por el cual se apruebe el proyecto de escisión por parte del
máximo órgano social (Junta de Socios o Asamblea de Accionistas) según
sea el caso de sociedades ya existentes, deberá contener los siguientes
requisitos del Artículo 4 de la Ley 222 de 1995:
1. Los motivos de la escisión y las condiciones en que se realizará.
2. El nombre de las sociedades que participen en la escisión.
3. En el caso de creación de nuevas sociedades, los estatutos de la misma.
4. La discriminación y valoración de los activos y pasivos que se integrarán
al patrimonio de la sociedad o sociedades beneficiarias.
5. El reparto entre los socios de la sociedad escindente, de las cuotas,
acciones o partes de interés que les corresponderán en las sociedades
beneficiarias, con explicación de los métodos de evaluación utilizados.
6. La opción que se ofrecerá a los tenedores de bonos.
7. Estados financieros de las sociedades que participen en el proceso de
escisión debidamente certificados y acompañados de un dictamen
emitido por el revisor fiscal y en su defecto por contador público
independiente.
8. La fecha a partir de la cual las operaciones de las sociedades que se
disuelven habrán de considerarse realizadas para efectos contables, por
cuenta de la sociedad o sociedades absorbentes. Dicha estipulación
sólo produce efectos entre las sociedades participantes
G) TRANSFORMACIÓN
Con el fin de adecuar la sociedad a las necesidades del mercado, de los
socios o accionistas, se contempla la posibilidad de cambiar el tipo
societario adoptado al momento de la constitución. Por lo anterior, una
sociedad podrá antes de su disolución, adoptar cualquiera otra forma de
sociedad comercial regulada en el Código de Comercio, mediante una
reforma al contrato social. Artículo 167 del Código de Comercio).
El documento por el cual se apruebe la transformación de la sociedad por
parte del máximo órgano social, deberá cumplirse de manera estricta las
mayorías decisorias establecidas en los estatutos o en la ley para la
adopción de este tipo de reformas, como para el caso de la
transformación a Sociedad por Acciones Simplificada, en la cual se
requiere el voto unánime de todos los socios o accionistas
En el mismo documento se deberá aprobar y adjuntar los estatutos de
transformación, los cuales deberán ajustarse a los requisitos exigidos
por la ley para el tipo societario seleccionado y balance de
transformación según lo dispuesto en el artículo 170 del Código de
Comercio.
H) CAMBIO DE DOMICILIO
Si la sociedad se traslada de domicilio hacia otro municipio por fuera de la
jurisdicción de la Cámara de Comercio de Cúcuta, deberá inscribir la
respectiva reforma estatutaria, indicando de manera adicional los nuevos
datos de dirección y contacto del nuevo domicilio. Se procederá con la
cancelación de la matricula mercantil y el traslado de los documentos que
reposan en la carpeta de la sociedad a la nueva cámara de comercio.
REQUISITOS PARA SU REGISTRO
Para proceder al registro de la reforma debe presentar en cualquiera de
nuestras sedes:
1.
Copia auténtica de la escritura pública, o el documento privado o
acta reconocida personalmente por sus otorgantes ante notario
público o el secretario de la Cámara de Comercio., según sea el
caso.
2.
Comprobante de pago del impuesto de registro Departamental: La
inscripción de este documento causa un impuesto de registro a
favor del Departamento de Norte de Santander, el cual debe ser
cancelado en el módulo que se encuentra en la oficina principal de
nuestra sede o en la esquina de la Avenida 5 con Calle 11,
Secretaria de Hacienda Departamental.
3.
Pague los derechos de inscripción que le indicará el cajero, Usted
obtendrá de nuestra entidad constancia de su pago y de la
recepción de los documentos, a través del recibo de caja.
4.
En caso de que los documentos presentados cumplan con las
formalidades para ser inscritos, el certificado de existencia y
representación legal con las modificaciones le será expedido
dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de recibo de los
documentos.
#
PROCEDIMIENTO
#
PARA REALIZAR
REFORMAS
ESTATUTARIAS
¿QuÉ ES UNA REFORMA ESTATUTARIA?
Se debe entender por reforma estatutaria todas
aquellas modificaciones que se realicen al
contrato social. Se puede presentar reforma
parcial o total de estatutos. Es necesario
diferenciar entre las reformas estatutarias o las
simples actuaciones que permite el adecuado
desarrollo del objeto social, como lo es los
cambios en la representación legal o la apertura
de establecimientos de comercio.
Si los documentos presentados no cumplen con las formalidades para ser
inscritos, estos serán devueltos junto con una comunicación donde se le
detallan las razones de la devolución y estarán a su disposición para ser
retirados en el punto de información de la entidad.
RECUERDE QUE: Si se trata de una sociedad
constituida por documentos privado, en virtud de lo
establecido en la Ley 1014 de 2006 dentro del texto
del documento debe hacerse la declaración del
representante legal o apoderado sobre el
cumplimiento de al menos uno de los requisitos
señalados en el artículo 22 de dicha ley. Si la
declaración se hace mediante documento anexo es
necesario se firme y reconozca por el representante
legal o su apoderado.
CÁMARA DE
COMERCIO
DE CÚCUTA
1 0 0
A Ñ O S
¿QUÉ REFORMAS SE DEBEN REGISTRAR?
1. Cambio de la razón social.
2. Reforma de la vigencia.
3. Reforma del objeto.
4. Reforma del sistema de representación legal.
5. Reforma a las facultades del representante legal.
6. Transformación.
7. Conversión de empresas unipersonales.
8. Cambio en el domicilio.
9. Fusión.
10. Escisión.
11. Disolución.
12. Entre otras
¿DÓNDE SE DEBEN REGISTRAR?
La solicitud de registro del documento de reforma debe formularse en la
cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad tiene el
domicilio social.
Adicionalmente, todos los documentos en donde consten las reformas del
contrato social se registrarán también en las Cámaras de Comercio
correspondientes a los lugares en donde la sociedad establezca sucursales
(Artículo 160 del Código de Comercio).
VERIFICACIONES PREVIAS A LA ADOPCIÓN DE LAS REFORMAS
Antes de adoptar cualquier reforma estatutaria por favor validar:
Ÿ
Órgano social competente.
Ÿ
Documento idóneo para realizar la reforma estatutaria.
Ÿ
Quórum y mayorías especiales para aprobación de reformas.
Ÿ
Identificar el Artículo que se requiere reformar.
Ÿ
Si la sociedad requiere autorización especial por parte de alguna
autoridad para aprobar reformas estatutarias según lo dispuesto en la
Ley 222 de 1995 y Ley 1116 de 2006.
¿CÓMO SE REALIZAN LAS REFORMAS ESTATUTARIAS?
La decisión de reforma de estatutos deberá ser aprobada por el órgano
social competente (Junta de socios, Asamblea de Accionistas) según sea el
caso, decisión de la cual se deberá dejar constancia por medio de acta con el
lleno de requisitos formales que la ley establece (Artículo 189 Código de
Comercio).
Las sociedades constituidas en virtud de lo establecido por el artículo 110
del Código de Comercio deberán reformar sus estatutos por medio de
escritura pública.
Aquellas sociedades que se benefician de lo estipulado en la ley 1014 de
2006 y su Decreto Reglamentario 446 del 2003 Artículo 2, podrán realizar
las reformas por acta o documento privado en el que además de la reforma,
el representante legal debe dejar constar que la sociedad todavía conserva
uno de los dos requisitos exigidos por el artículo 22 de la norma en mención
(menos de diez trabajadores o activos netos, excluida la vivienda, inferiores
a 500 SMMLV), siempre y cuando en sus estatutos no hubieren establecido
la formalidad de la escritura pública para reformas estatutarias y no se esté
realizando reforma que implique transferencia de bienes mediante escritura
Para el caso de las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S), las
reformas se harán constar por medio de acta o documento privado, a menos
que la reforma implique la transferencia de bienes mediante escritura
pública, caso en el cual se regirá por dicha formalidad.
¿QUÉ SE REQUIERE PARA SU INSCRIPCIÓN?
Presentar para registro copia de la escritura pública en donde conste la
protocolización del acta de Junta de socios, Asamblea de Accionistas según
sea el caso.
Si no se requiere protocolizar a escritura la reforma estatutaria, se deberá
remitir copia del acta, con el lleno de requisitos formales que la ley establece
(Artículo 189 Código de Comercio). Se debe tener en cuenta que el acta original
deberá reposar en el libro de actas de la sociedad.
Por disposición del inciso segundo del artículo 42 de la ley 1429 de 2010, las
actas de órganos sociales y de administración de las sociedades, así como sus
extractos y copias autorizadas por el secretario o por el representante de la
respectiva persona jurídica, se presumen auténticas, por lo cual no se requiere
presentación personal de las mismas.
Si la reforma se realiza por documento privado para el caso de las empresas
unipersonales o las sociedades por acciones simplificadas (SAS) de único
accionista, se deberá realizar presentación personal ante funcionario
autorizado de la Cámara de Comercio de Cúcuta o reconocimiento de contenido
y firma ante notario.
SALVEDADES QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA EN ALGUNAS REFORMAS:
A) CESION DE CUOTAS
Los socios tendrán derecho a ceder sus cuotas, lo cual siempre implicará
una reforma al contrato social. Para lo anterior, la escritura pública en
donde conste dicha cesión, deberá estar otorgada por cedente, cesionario y
representante legal.
Ÿ Si dicha reforma estatutaria se realiza en virtud a lo dispuesto en el
Artículo 2 del Decreto Reglamentario 446 del 2003, cedente y cesionario
deberán realizar presentación personal del documento privado o acta (ver
instructivo actas) ante funcionario autorizado de la Cámara de Comercio o
reconocimiento de contenido y firma ante notario (Artículo 17 Decreto 0019
de 2012).
Ÿ Se deberá dejar constancia en el documento donde se realiza la cesión que
se dio cabal cumplimiento del proceso de oferta y derecho de preferencia
previsto en los artículos 363, 364, 365 y 367 del Código de Comercio.
Ÿ Así mismo, se debe indicar en el documento a que título se realiza la cesión,
el valor de la misma y el número de cuotas a ceder.
Ÿ Si la cesión de cuotas se realiza entre personas naturales, se deberá
acreditar el pago del impuesto de retención en la fuente.
Ÿ Si las cuotas que se ceden se encuentran afectadas por la inscripción de un
embargo, no procede la inscripción de la cesión de cuotas, hasta tanto no se
inscriba en el registro mercantil la correspondiente providencia que ordenó
el desembargo.
Ÿ La cesión de cuotas sólo produce efectos respecto de terceros y de la
sociedad, a partir de la fecha en que sea inscrita en el registro mercantil.
(Artículo. 366 Código de Comercio).
Ÿ
B) CAMBIO DE RAZÓN O DENOMINACIÓN SOCIAL
Se podrá realizar cambios a la razón social, verificando previamente que dicha
razón social no figure registrada en el Registro Único Empresarial y Social
(Homonimia). La consulta la puede realizar en las terminales de autoconsulta
dispuestas en los Centros de Atención Empresarial – CAE de la Cámara de
Comercio o a través de la dirección de internet del Registro único Empresarial y
Social RUES www.rues.org.co. Recuerde tener en cuenta las recomendaciones
de búsqueda.
C) REFORMAS EN EL CAPITAL
Aumento de Capital
Ÿ
Para las sociedades de personas (Colectiva, Limitada o en Comandita
Simple), el aumento de capital social siempre constituirá una reforma
estatutaria.
Ÿ
Cuando dicho aumento de capital corresponda al ingreso de un nuevo
socio, se deberá manifestar en el documento en el cual ser realiza la
reforma estatutaria nombre completo, documento de identificación y
domicilio del nuevo socio.
Ÿ
Para las sociedades por acciones (Anónima, Comandita por acciones
y SAS), solo implica una reforma estatutaria el aumento del capital
autorizado.
Ÿ
Se debe indicar con precisión cuál es el monto total del capital, el
número de cuotas o acciones y su valor nominal, indicando al final como
queda la conformación del capital después de la aprobación de la forma
estatutaria.
Ÿ
Si se trata de un aumento de capital con aporte de inmuebles, el pago
del valor correspondiente al impuesto de registro debe efectuarse en la
Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
Ÿ
Todo aumento de capital que se haga con revalúo de activos será
ineficaz. (Artículo 122 del Código de comercio).
Disminución del capital
Toda disminución del capital social será constituirá una reforma al contrato
social y deberá adoptarse de acuerdo a lo dispuesto en el Código de
Comercio (Artículo 147 del Código de Comercio).
D) MODIFICACION DEL TÉRMINO DE DURACIÓN
Para evitar la liquidación de la sociedad por vencimiento del término de
duración, se podrá realizar reforma estatutaria ampliando el término de
duración de la sociedad.
El acta en la cual consta la decisión de prorrogar el término de duración de la
sociedad, debe corresponder a una reunión de fecha anterior a la fecha del
vencimiento de termino de duración de la sociedad, independientemente de
que el otorgamiento de la escritura se realice con posterioridad a dicho
vencimiento.
También procede la modificación del término de duración de la sociedad,
posterior a la aprobación de reactivación de la sociedad en virtud de lo
dispuesto en el artículo 29 de la ley 1429 de 2010.
E) FUSIÓN
El artículo 172 del Código de comercio establece que:
Ÿ Habrá fusión cuando una o más sociedades se disuelvan, sin liquidarse,
para ser absorbidas por otra o para crear una nueva.
Ÿ La absorbente o la nueva compañía adquirirá los derechos y
obligaciones de la sociedad o sociedades disueltas al formalizar dicho
acuerdo de fusión.
El documento por el cual se apruebe el acuerdo de fusión por parte del
máximo órgano social, deberá contener los siguientes requisitos del
Artículo 173 Código de Comercio:
En la fusión se traspasan todos los activos, pasivos derechos y
obligaciones:
1.
Los motivos de la proyectada fusión y las condiciones en que se
realizará;
2.
Los datos y cifras, tomados de los libros de contabilidad de las
sociedades interesadas, que hubieren servido de base para
establecer las condiciones en que se realizará la fusión;
3.
La discriminación y valoración de los activos y pasivos de las
sociedades que serán absorbidas, y de la absorbente;
4.
Un anexo explicativo de los métodos de evaluación utilizados y del
intercambio de partes de interés, cuotas o acciones que implicará
la operación, y