TAREA 3 MODULO 1 INSTRUMENTOS DE MEDICION DEL SISTEMA INTEGRADO DE

TAREA 3 MODULO 1
INSTRUMENTOS DE MEDICION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
GRUPO JF27
INSTITUCIONES: SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD DE BOGOTA
HOSPITAL SIMON BOLIVAR
IDIPRON
Inventario de
Instrumentos de
Medición
Formato plan
operativo anual
POA
Análisis de Efectividad (*)
Efectivo
(Argumentado)
En las 3 instituciones existen formatos para hacer
seguimiento a los planes operativos anuales, debidamente
formulados y articulados con el plan de Desarrollo Distrital.
Esta Herramienta ha permitido a las instituciones conocer
y articular las diferentes actividades que cada proceso
realiza en el marco del cumplimiento de los objetivos de la
institución, el control de su ejecución periódica se lleva
semaforizado lo que ha permitido identificar los factores
críticos y los claves de éxito, a su vez los resultados se
manejan a través de un cuadro mando control para
controlar las desviaciones necesarios para intervenirlos.
PIGI: tablero de
presentación
integral de la
gestión institucional
En la Secretaría de Salud se desarrolló la herramienta
PIGI, para hacer seguimiento mensual y anual a la
ejecución física de objetivos, metas, actividades y
subactividades definidas en los planes operativos anuales
de las áreas misionales, estratégicas y de apoyo de la
institución, definidos acorde al Plan de Desarrollo, al plan
distrital de salud pública y al plan nacional de salud.
En la Secretaría de Salud, la implementación del PIGI
inició hace tres años y ha ido fortaleciéndose
progresivamente, convirtiéndose en la actualidad en un
instrumento integrador de la gestión institucional, que
permite realizar análisis de la ejecución de metas,
actividades y subactividades de cada dependencia y de la
institución en su conjunto, con sus respectivos logros,
avances, resultados y dificultades, con el objetivo de
hacer seguimiento oportuno e identificar desviaciones que
permitan implementar los respectivos correctivos.
La efectividad el PIGI se ve disminuida por las siguientes
razones: poco conocimiento del mismo por parte de todos
los funcionarios de la institución, que afecta la oportunidad
y calidad de la información que se registra, el análisis de
la misma y la toma de acciones correctivas necesarias.
No Efectivo
(Argumentado)
Igualmente, hay poco reconocimiento por parte de la alta
dirección respecto de la importancia del instrumento como
insumo para fortalecer la gestión.
En tercer lugar, falta estandarizar definiciones de
conceptos para realizar los análisis y medidas correctivas
y hay necesidad de integrar y fortalecer el análisis de la
gestión de toda la institución.
SEGPLAN:
seguimiento al
proceso de
planeación
Esta Herramienta ha permitido a la oficina de control
interno conocer las diferentes actividades que cada
proceso realiza en el marco del cumplimiento de los
objetivos de la institución, el control de su ejecución se
lleva semaforizado lo que ha permitido identificar los
factores críticos y los claves de éxito, a su vez los
resultados se manejan a través de un cuadro mando
control para controlar las desviaciones necesarios para
intervenirlos
Es una herramienta utilizada por todas las instituciones
públicas distritales, para hacer seguimiento y reporte
mensual a la ejecución física y financiera de los proyectos
de inversión acorde a los planes de desarrollo y sus
respectivas metas e indicadores, que incluye además
territorialización de la inversión e identificación de la
población beneficiada
El SEGPLAN ha sido otro instrumento básico para el
seguimiento a la gestión de toda la ciudad, y permite
disponer de información en línea sobre el avance de los
proyectos de inversión.
La efectividad el SEGPLAN se ve disminuida por la falta
de estandarización de algunos conceptos y por el poco
conocimiento que la alta gerencia tiene sobre él.
Tablero de
Es una herramienta alborada y utilizada al interior de la
seguimiento a la
Secretaría de Salud, que permite hacer seguimiento
implementación del mensual por dependencias y para toda la institución, al
sistema integrado cumplimiento de la tareas definidas para la
de gestión (SIG)
implementación
del
SIG;
incluye
criterios
de
sensibilización, capacitación e interiorización al recursos
humano, diligenciamiento oportuno del PIGI, Acciones
necesarias para el desarrollo de la auditoría de
certificación mediante la Inclusión, actualización y mejora
de la gestión documental en el aplicativo Isolución y
avance en el desarrollo de los planes de mejoramiento por
procesos..
ISOLUTION
El tablero de seguimiento ha sido utilizado como
herramienta de presión sobre los directivos para forzarlos
a realizar las actividades, bajo amenaza de evaluarlos mal
en su gestión, sin que haya una verdadera evaluación y
seguimiento a la coherencia, integralidad e impacto de la
implementación del SIG.
Es una herramienta utilizada por la administración distrital
con el objeto de fortalecer la gestión documental del SIG
de cada entidad. Permite estandarizar y hacer seguimiento
a la documentación relativa a cada proceso, programar
tareas o actividades y hacer seguimiento permanente
incluso por cada funcionario..
La efectividad de ISOLUTION se ve disminuida porque no
todos los funcionarios tienen acceso a la plataforma
informática en las instituciones; además, gran parte del
trabajo de las dependencias se realiza en campo, lo cual
impide el diligenciamiento de actas y la definición de
tareas de manera oportuna.
PAMEC
Es una herramienta para la evaluación y seguimiento de
las funciones y estándares definidos en el sistema de
Programa de
acreditación para la Secretaría de Salud. Este proceso
Auditoría para el
inició hace 3 años, en los cuales se ha realizado la
mejoramiento de la Autoevaluación en cada una de las funciones, para
calidad institucional
identificar avances, oportunidades y
y acciones de
mejora, que se han incorporado en los Planes Operativos
Anuales de la institución.
Instrumento de
En las 3 instituciones, la oficina de gestión pública y .
Auditoria Interna
autocontrol realiza anualmente la auditoria interna a cada
una de la dependencias, con base en los POA y los
respectivos proyectos de inversión, concertando con cada
una de ellas según los hallazgos, planes de mejoramiento
a implementar.
Esta herramienta ha permitido a la ciudad
obtener
evidencias y evaluarlas para identificar el grado de
cumplimiento de los criterios establecidos para cada
proceso y retroalimentar los datos obtenidos en los
comités de auditoria interna para tomar las medidas
pertinentes
La auditoria hace gran énfasis en procesos. Debe avanzar
hacia resultados e impactos..
Instrumento para
Este instrumento, utilizado en el Hospital Simón Bolívar,
Autoevaluación Del ha permitido que a través de la oficina de control interno
Control
se de participación activa de los responsables de los
macro procesos de la organización y las implementación
efectiva de las acciones de mejora planteadas.
Instrumentos de
Auditoria Externa
Ha permitido evaluar el desempeño de cada área de la
organización de acuerdo al cumplimiento del POA y a la
contribución en el logro de las metas propuestas y el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Aunque la auditoria externa es un instrumento utilizado por En el hospital Simón
entes externos ( en nuestro caso la Contraloría de Bolivar, los hallazgos de la
Bogotá), es una herramienta importante para el auditoria, han sido objeto
planes
de
seguimiento a la ejecución de planes, proyectos, metas y de
por
objetivos y para la definición de planes de mejoramiento. mejoramiento
procesos o institucional
En la Secretaría de Salud los hallazgos y compromisos que se envían al ente que
evidenció la oportunidad
resultados de la auditoria se incorporan en el plan
de mejora o la no
operativo anual de las dependencias.
conformidad pero estos no
se articulan con los planes
de mejoramiento de la
organización
lo
que
genera
duplicidad
de
trabajo y falta de control
en su cumplimiento.
Encuestas de
Aunque en todas las
satisfacción a
instituciones se aplican las
usuarios internos y
encuestas no existe un
externos
proceso sistemático que
garantice
su
debido
proceso, porque quién las
aplica, consolida, analiza y
presenta los resultado es
la misma oficina de
atención al usuario quién a
su vez es la misma que da
respuesta a las quejas, sin
definir
acciones
articuladas al interior de
las instituciones para el
mejoramiento.
Encuesta de
Esta herramienta se ha
percepción del
aplicado
de
manera
sistema de control
parcial únicamente en el
interno
Hospital Simón Bolívar, y
sus resultados no han sido
socializados
Formato de
Esta herramienta, utilizada en las 3 instituciones, ha
autoevaluación por permitido que los líderes de procesos se empoderen de su
procesos
gestión y evalúen de manera permanente junto con su
grupo de colaboradores el grado de cumplimiento de sus
tareas y actividades propuestas que apunten a contribuir
con el logro de los objetivos del hospital, se analicen sus
desviaciones y se actúe oportunamente.
Encuesta para
evaluar la
percepción de la
gestión ètica de la
organizaciòn
Esta herramienta se utilizó en el hospital Simón Bolívar,
siguiendo los lineamientos de la USAID, y se logró hacer
una primera aproximación a la percepción que los
usuarios, proveedores, comunidad y funcionarios tenían
de la gestión ética de la institución. Su análisis y
conclusiones sirvieron de base para actualizar el código
de ética y buen gobierno del Hospital.
Encuesta para
En IDIPRON, según resultados de las encuestas, se En el
Hospital Simón
evaluar el desarrollo desarrollan conferencias y jornadas de inducción y re Bolívar se aplicó la
del talento humano inducción, se mantienen los espacios de aprendizaje y herramienta de evaluación
apropiación de conductas que tienen que ver con la ética y de 360º
pero sus
la relación del funcionario frente a su actuación en el resultados
no
se
desempeño de sus funciones, generando una mayor tradujeron el planes de
motivación e interiorización de los mismos, auncuando mejoramiento individual ni
falta retroalimentación para evaluar su real efectividad.
en planes de capacitación
que dieran respuesta a las
necesidades identificadas
lo
que
genera
desmotivación
en
los
funcionarios
En Secretaría de salud cada dependencia realiza En el hospital Simón
Mapa de riesgos
periódicamente el levantamiento de su mapa de procesos Bolivar, el mapa de
y el seguimiento y ajustes a los mismos, los cuales son riesgos se realizó desde la
integrados por la dirección de planeación, quien los oficina de control interno
incorpora a los planes operativos.
sin
contar
con
la
participación
de
los
responsables
de los
procesos, por lo que se
considera que la falta de
identificación de los riegos
que afectan el desarrollo
de los planes y procesos
de la organización impiden
el normal cumplimiento de
los objetivos y metas de
los mismos.
En general, las 3 instituciones a las que pertenecemos tienen un similar grado de desarrollo del
SIG, en lo relativo a instrumentos para el seguimiento, evaluación y control. Falta aún camino por
recorrer, en lo que se refiere a compromiso de la alta dirección con el proceso, interiorización y
compromiso de todos los funcionarios, fortalecimiento de competencias del talento humano
especialmente en lo relativo a procesos y procedimientos del SIG y la formulación de indicadores e
intervenciones de mejoramiento, que vayan al logro de resultados e impactos y no solamente se
limiten a evaluar cumplimiento de actividades.
(*) Entiéndase por efectividad, la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado, en
este caso que la implementación del SIG logre mejorar la gestión institucional de las entidades
distritales, y no efectivo, lo contrario.