P-COC-006 - SECOD - Instituto de Investigaciones Eléctricas

ÁREA:
COMITÉ OPERATIVO DE CALIDAD
TÍTULO:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE
INFORMES TRIMESTRALES
CLAVE: P-COC-006
REVISIÓN: 0
FECHA DE EMISIÓN:
junio, 2013
INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ELÉCTRICAS
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Notificación de cambio NC-2/P-COC-006 rev.0 (Marzo, 2015)
ÍNDICE
1. Objetivo y alcance ................................................................................................................ 2
2. Referencias ........................................................................................................................... 2
3. Notaciones y definiciones..................................................................................................... 2
4. Desarrollo ............................................................................................................................. 2
5. Responsabilidades ................................................................................................................ 4
6. Anexos .................................................................................................................................. 5
6.1 Anexo I. Diagrama de flujo del procedimiento. ................................................................ 6
6.2 Anexo II. Formatos del procedimiento. ............................................................................. 7
6.3 Anexo III. Hoja de control de revisiones. .......................................................................... 8
ELABORÓ: Dr. José M. González Santaló, L.C. Nohemí Alvarado Peral, Dr.
Pablo de Buen Rodríguez, Ing. David Martinez González
Fecha: Abril, 2013
REVISÓ: L.I. Gabriela Franco Pedroza/Miembros del COC
Fecha: Mayo, 2013
APROBÓ: M.I. Julián A. Adame Miranda
Fecha: Junio, 2013
F-01/E-COC-001 rev. 1
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES TRIMESTRALES
CLAVE: P-COC-006 rev. 0
junio, 2013
1. Objetivo y alcance
1.1 Objetivo
Establecer la metodología para elaborar los informes trimestrales de los proyectos
desarrollados en el Instituto de Investigaciones Eléctricas.
1.2 Alcance
Todo el personal que desarrolla proyectos de los subprogramas 61, 63, 65, 67, 68,
71 (ver referencia 2.2).
2. Referencias
2.1
2.2
2.3
2.4
P-COC-007 Procedimiento para la Planeación, Formalización y Baja Interna de los Proyectos
P-COC-012 Procedimiento para Controlar los Registros del SGI.
Guía de elaboración del presupuesto http://w2.iie.org.mx/presupuesto/guia/Ini2009a.html
Sistema Institucional de Gestión de Proyectos, SIGPROY http://prypro.iie.org.mx/sigproy/
3. Notaciones y definiciones
3.1 Notaciones
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6
3.1.7
3.1.8
AC
AP
DD
GG
JCAG
JP
SGI
SIGPROY
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Director de División
Gerente
Jefe de Control Administrativo de la Gerencia
Jefe de proyecto
Sistema de Gestión Integrado
Sistema Institucional de Gestión de Proyectos
3.2 Definiciones
3.2.1 Líneas de Desarrollo Tecnológico (LDT). (ver P-COC-007)
4. Desarrollo
4.1 Trimestralmente se generan informes de avance de los proyectos y para ello el JCAG obtiene
la información financiera real a través del Sistema de Información Institucional al cierre
contable del trimestre, y se la proporciona al JP.
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4.1.1 Los informes trimestrales deben ser elaborados por el JP utilizando el formato F-01/PCOC-006, el cual también se genera a través del SIGPROY.
4.1.2 En la elaboración de los informes trimestrales el JP debe atender los siguientes puntos:
a)
b)
c)
d)
Estimar los avances reales de las actividades del proyecto a la fecha de corte del
trimestre.
Distribuir entre las actividades del proyecto, las horas-hombre utilizadas y
documentadas en el módulo de uso de tiempos del SIGPROY.
Determinar la conveniencia de aplicar correcciones, AC o AP a partir de la
evaluación de la gravedad de las desviaciones en el avance físico o financiero, así
como de la identificación de riesgos que puedan afectar el logro de las metas del
proyecto para el siguiente trimestre.
Describir las problemáticas técnica y financiera del proyecto que darán sustento a
las AC y AP.
4.2 Las tablas de Lista de resultados hasta el inicio del periodo del informe, Lista de
resultados del periodo reportado, y las Metas a alcanzar en el próximo periodo podrán
omitirse del informe trimestral a criterio de cada DD.
4.3 El GG verifica que se cumplen los resultados planificados, el avance físico y el avance
financiero y, en caso de desviaciones, verifica que estén establecidas las correcciones, AC o
AP, según sea el caso. En caso de reprogramación del proyecto, verifica que las nuevas
fechas reprogramadas sean consistentes con los acuerdos establecidos con el cliente y que, en
caso de requerir recursos adicionales, éstos sean consistentes con los recursos de la gerencia.
En el caso de desviaciones del periodo anterior verifica que esté documentado el
seguimiento.
4.4 El DD analiza las tablas de avance y en caso de desviación, verifica que estén establecidas
las correcciones, AC, AP según sea el caso. Si son desviaciones del periodo anterior verifica
que se le haya dado seguimiento y se encuentren atendidas.
4.5 Los informes trimestrales de los proyectos, una vez autorizados por el GG y por el DD
correspondientes, son enviados al área de Gestión Estratégica de Proyectos a más tardar en
las fechas límite que se indican en la tabla siguiente:
TRIMESTRE
PERIODO
FECHA LIMITE DE ENTREGA
Primero
Segundo
Tercero
Cuarto
Enero - Marzo
Abril - Junio
Julio – Septiembre
Septiembre – Diciembre
19 de abril del año en curso
19 de julio del año en curso
19 de octubre del año en curso
19 de enero del siguiente año
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4.6 Registros generados.
El F-01/P-COC-006 informe trimestral (copia con sello de recibido por el área de
Gestión de Proyectos) es un registro que se resguarda en el expediente del proyecto y
debe de ser controlado de acuerdo con el procedimiento P-COC-012.
5. Responsabilidades
5.1 Director de División.
5.1.1 Analiza las tablas de avance y en caso de desviación, verifica que estén establecidas
las con correcciones, AC, AP según sea el caso. Para las desviaciones del periodo
anterior verifique esté documentado el seguimiento.
5.1.2 Aprueba el informe de avance trimestral del proyecto.
5.2 Gerente.
5.2.1 Analiza las tablas de avance y en caso de desviación, verifica que estén establecidas
las correcciones, AC, AP según sea el caso.
5.2.2 Verifica en su caso, que las nuevas fechas reprogramadas sean consistentes con los
acuerdos establecidos con el cliente y que, en caso de requerir recursos adicionales,
éstos sean consistentes con los recursos de la gerencia.
5.2.3 Revisa con el JP el seguimiento de correcciones, AC, AP que se hubiesen definido en
el informe anterior.
5.2.4 Autoriza el informe de avance trimestral del proyecto.
5.3 Jefe de Proyecto.
5.3.1 Elabora el informe de avance trimestral del proyecto utilizando el formato F-01/PCOC-006 o lo genera a través del SIGPROY.
5.3.2 Establece las correcciones, AC o AP que apliquen para las desviaciones del periodo
que se está reportando.
5.3.3 Da seguimiento a las acciones establecidas para las desviaciones del periodo anterior.
5.4 Jefe de Control Administrativo de la Gerencia.
5.4.1 Proporciona al JP la información financiera del proyecto del periodo a reportar.
5.4.2 Proporciona al JP el reporte de tiempo del personal participante en el proyecto del
periodo a reportar.
5.4.3 Resguarda el registro del informe trimestral debidamente firmado y sellado, en el
expediente del proyecto, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-COC-012.
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6. Anexos
6.1 Anexo I. Diagrama de flujo del procedimiento.
6.2 Anexo II. Formatos del procedimiento.
6.3 Anexo III. Hoja para control de revisiones.
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6.1 Anexo I. Diagrama de flujo del procedimiento.
Jefe de Control
Administrativo de la Gerencia
Jefe de Proyecto
Gerente
Elabora el informe de
avance trimestral
Analiza las tablas de avance y en
caso de desviación, verifica que
estén atendidas con correcciones,
acciones
correctivas,
acciones
preventivas según sea el caso.
Director de División
Inicio
Proporciona
información
financiera y los tiempos del
personal
del periodo a
reportar.
Recibe la solicitud de
correcciones y
elabora las mismas
no
¿Información
correcta?
sí
Analiza las tablas de avance y
en caso de desviación,
verifica que estén atendidas
con correcciones, acciones
correctivas o con acciones
preventivas según sea el caso.
Firma el informe trimestral
del proyecto y lo envía a la
Dirección de la División
sí
¿Información
correcta?
no
Solicita las
correcciones
Resguarda copia del
informe trimestral
entregado de acuerdo
al P-COC-012
Autoriza el informe de
avance trimestral del
proyecto y lo envía al área
de Gestión de Proyectos
Fin
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6.2 Anexo II. Formatos del procedimiento.
CLAVE DEL FORMATO
F-01/NC-2/P-COC-006
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DESCRIPCIÓN
Formato de informes de avance trimestral
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6.3 Anexo III. Hoja de control de revisiones.
Rev.
rev.0
Elaboró
Dr. José M. González
Santaló, L.C. Nohemí
Alvarado Peral, Dr. Pablo de
Buen Rodríguez, Ing. David
Martínez González
Abril, 2013
fecha
firma
Revisó
Aprobó
L.I. Gabriela Franco
M.I. Julián A. Adame
Pedroza/Grupo de Gestión de Miranda
Proyectos/ Gerentes de la
Div. de Sistemas Mecánicos/
Miembros del COC: Ing. P.
Lagunas, M.C. M. García,
L.I. E. Antúnez, M.C. L.
Caraza, Ing. O. Felix, Ing. J.
Zorrilla.
Mayo, 2013
Junio, 2103
Motivo de la revisión
Este procedimiento sustituye al
procedimiento P-DE-006 rev.
0 de ago, 2007 y se le asigna
clave COC.
rev.1
fecha
firma
rev.2
fecha
firma
rev.3
fecha
firma
rev.4
fecha
firma
rev.5
fecha
firma
rev.6
fecha
firma
rev.7
fecha
firma
rev.8
fecha
firma
rev.9
fecha
firma
rev.10
fecha
firma
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