de calidad - Colegio La Inmaculada

PROCEDIMIENTO
DE CALIDAD
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GESTIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS
Pr-8.2.2
GESTIÓN DE AUDITORIAS
INTERNAS
ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
Grupo Coordinador de Calidad
Titular del Centro
FECHA: Febrero 2.009
FECHA: Febrero 2.009
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permite hacer copia parcial o total del mismo, así como mostrarlo a empresas o particulares sin la expresa autorización por escrito del Colegio La
Inmaculada.
Fecha de distribución: Febrero de 2.009
El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio La Inmaculada en la fecha de distribución
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INDICE
1.
OBJETO
2.
ALCANCE
3.
DEFINICIONES
4.
PROCEDIMIENTO
4.1.
4.2.
4.3
4.4.
4.5.
4.6.
5.
Planificación.
Auditores internos de la Calidad.
Preparación de la auditoria
Realización de la auditoria.
Informe de auditoria
Acciones correctivas derivadas
ANEXOS
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GESTIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS
1.
OBJETO
Describir el método empleado en el Colegio “La Inmaculada” para la gestión de
las auditorias internas del Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de verificar
que se ha implantado el mismo y que es eficaz y, en caso contrario, detectar las
desviaciones y establecer las acciones correctivas necesarias para eliminarlas.
2.
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a las auditorias internas de la calidad que se
realizan en el Colegio “La Inmaculada” sobre los procesos incluidos en el Sistema
de Gestión de la Calidad
3.
DEFINICIONES
Auditoria del Sistema de Calidad: Examen metódico e independiente que se
realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad
cumplen las disposiciones previamente establecidas, y si estas disposiciones están
implantadas de forma efectiva y son adecuadas para alcanzar los objetivos.
4.
PROCEDIMIENTO
4.1.
Planificación
Al comienzo de cada año, el Grupo Coordinador de Calidad, con la aprobación de
Dirección, prepara el Programa Anual de Auditorias, donde se señalan los
distintos procesos de auditoria a los que se va a someter el Centro (externas,
internas, totales, parciales, extraordinarias, etc.), así como el periodo del año
aproximadamente cuando se va a realizar.
Además de las auditorias internas previstas en el Programa, el Grupo
Coordinador de Calidad puede proponer a Dirección la realización de otras
auditorias cuando:
 se hayan producido cambios significativos en el Sistema de Calidad,
 sospeche o tenga la certeza de que el nivel de calidad está comprometido,
 por la importancia de las mismas, se deba verificar la implantación de
acciones Correctivas.
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Si durante la vigencia del Programa se considera conveniente incluir alguna
de estas auditorias extraordinarias, u otras causas aconsejan modificar la
programación, el proceso a seguir para emitir la nueva edición del Programa
es el mismo que el descrito para el Programa anual original.
El Programa Anual de Auditorias se concretará, cuando esté próxima la
realización de las auditorias internas con la elaboración de un Plan de Auditoria
Interna, el cual seguirá el formato FPr_8.2.2-01 (Anexo II). Dicha auditoria
interna que tendrá carácter anual, cubrirá todos los procesos y actividades
incluidos en el Sistema.
En el Plan de Auditoria Interna figuran:
 las áreas a auditar,
 los auditores designados y
 las fechas propuestas para la realización de la auditoria.
A continuación, lo presenta a Dirección para su revisión y aprobación.
Una vez aprobado, el Grupo Coordinador de Calidad archiva el Plan y remite
copia del mismo a los responsables de los procesos y áreas a auditar (que
pueden proponer modificaciones en cuanto a las fechas previstas).
4.2.-
Auditores internos de calidad
Las personas designadas en el Plan para realizar las auditorias internas de
calidad (auditor o equipo auditor) pueden ser:
 personal del Colegio “La Inmaculada” calificado como auditor de calidad
o
 auditores externos calificados.
En todo caso, los auditores no tendrán relación directa con las actividades o el
área a auditar.
La calificación como auditor consiste, para el personal del Colegio “La
Inmaculada” en:
 la asistencia a un curso o seminario de formación en auditorias y sistemas
de calidad y
 la asistencia como observador a una auditoria de calidad, al menos
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 experiencia en el Centro de al menos 3 años.
Los auditores de calidad externos al Colegio “La Inmaculada” pueden ser
auditores de calidad cualificados por Organismos de Certificación nacionales.
La acreditación como auditor del personal del Colegio “La Inmaculada”
queda registrada tal y como se indica en la Ficha de Puesto de Trabajo y en el
Curriculum Vitae según el Pr.6.0.0 (Gestión de los Recursos).
4.3.-
Preparación de la auditoria
El auditor o equipo auditor, con la colaboración de los responsables que
precise, revisará la documentación necesaria para preparar la auditoria y
elabora, si lo estima necesario, las listas de comprobación en que relaciona
los aspectos a verificar durante la auditoria.
Dicha documentación necesaria es, en general, la siguiente:
 Manual de Calidad.
 Procedimientos de Calidad y resto de documentación interna aplicable.
 Norma de referencia
 Informe de la Auditoria precedente del área auditada.
 Registros sobre acciones Correctivas.
 Registros sobre reclamaciones de clientes.
 Registros sobre no conformidades.
4.4.-
Realización de la auditoria
La auditoria es realizada por el auditor o equipo auditor designado en las
fechas fijadas en el Programa. El equipo auditor recaba la presencia del
responsable del área a auditar (o la persona en que ésta delegue como
interlocutor válido) para que facilite las evidencias objetivas y datos
necesarios solicitados por los auditores para el cumplimiento satisfactorio de
la actividad dentro del alcance fijado.
Las verificaciones a efectuar durante la auditoria serán, en general, de la
siguiente naturaleza:
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 revisión de los documentos del Sistema de Calidad aplicables, para
comprobar que el área auditada dispone de los Procedimientos
Instrucciones Técnicas y documentación externa, que le son aplicables, así
como que la emisión y control de los documentos son los adecuados,
 examen de los registros y evidencias documentales que demuestren el
cumplimiento de las disposiciones del Sistema,
 supervisión directa de procesos, para comprobar que las actividades
encomendadas al área se desarrollan de la manera prevista en la
documentación del Sistema de Calidad.
En el desarrollo de la auditoria, el equipo auditor ha de tener siempre en
cuenta que:
 la investigación no tiene por qué limitarse a los puntos incluidos, en su
caso, en la lista de comprobación, en el caso de que esta exista,
 se evaluarán solamente evidencias objetivas y contrastadas,
 en caso de detectarse una posible deficiencia se investigará hasta
confirmarla o no y averiguar si es fortuita o sistemática y
 se debe hacer un seguimiento exhaustivo de las desviaciones detectadas en
anteriores auditorias.
Una vez finalizada la auditoria, el equipo auditor mantiene una reunión con el
responsable del área auditada, al que expone las desviaciones encontradas
para obtener su acuerdo con las mismas o para que formule sus
observaciones.
4.5.-
Informe de Auditoria
En el plazo que se considere adecuado a partir de la finalización de la
auditoria, el equipo auditor emite el Informe de Auditoria.
En el Informe se podrán incluir los siguientes datos:
 Identificación de la auditoria
 Identificación de los miembros del equipo auditor y auditados
 Fecha de la auditoria
 Fecha de emisión del informe
 Descripción del objetivo y alcance de la auditoria
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 Identificación de las actividades auditadas
 Documentos de referencia (los requisitos de base para la auditoria)
 La conclusión del equipo auditor acerca de la eficacia del SGC
 Identificación de las buenas prácticas encontradas
 Identificación de las áreas de mejora desde la última auditoria
 Descripción de las no conformidades y puntos débiles
 Identificación de no conformidades aisladas u observaciones
 Identificación de las acciones tomadas durante la auditoria para corregir no
conformidades
 Recomendaciones de mejora
El Auditor Jefe remite el Informe de Auditoria al Grupo Coordinador de
Calidad, para su conocimiento y archivo.
A su vez el Grupo Coordinador de Calidad remite copia del Informe a
Dirección, para que lo utilice en la revisión del Sistema de Calidad.
4.6.-
Acciones Correctivas derivadas de las auditorias
Tras recibir el Informe, Dirección o el Grupo Coordinador de Calidad instan
al responsable del área auditada a que defina las acciones Correctivas
necesarias para suprimir las No Conformidades detectadas en la auditoria.
Dichas acciones se registran de acuerdo a lo descrito en el procedimiento Pr8.5 en un FPr-8.5-01 “Registro de Acción Correctiva”.
El Grupo Coordinador de Calidad verificará que se lleva a cabo el
seguimiento y cierre de las acciones correctivas definidas.
El Grupo Coordinador de Calidad archiva el Informe y los registros de las
acciones Correctivas implantadas.
5.
ANEXOS.
Anexo 1:
Anexo 2:
Control de modificaciones.
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ANEXO 1
CONTROL DE MODIFICACIONES
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Modificación
Edición inicial del documento. Sin modificaciones
Fecha
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ANEXO 2
FPr 8.2.2 - 01
PLAN DE AUDITORIA INTERNA
Fecha/
Hora
REQUISITO NORMA ISO
AREA/PROCESO
FECHA
PREVISTA
AUDITOR
Aprobación DIRECCION
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