denominación o nombre del proceso

CÓDIGO: IN-DC
GESTIÓN DOCUMENTAL
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VERSIÓN: 7
LIDER DEL PROCESO: Coordinador Grupo Correspondencia / Coordinador Grupo de Biblioteca y
Archivo.
AUTORIDAD DEL PROCESO: Subdirector Administrativo
MACROPROCESO: Gestión de Información
OBJETIVO: Administrar la documentación recibida y producida por el Departamento Nacional de Planeación, para conservar el patrimonio de la información de la entidad a través de la planificación,
manejo y organización documental.
ALCANCE: Inicia con la recepción de documentos hasta la elaboración del acta de transferencia.
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
SALIDAS.
CLIENTES.
Documentos
externos
recibidos y
verificados
Auxiliar Grupo de
Correspondencia
Recibe el documento físico, comprueba que los folios
estén completos, verifica que correspondan a lo
enunciado en el asunto y que sea competencia de la
entidad, para efectos de su registro y radicación en el
Sistema de Gestión Documental ORFEO.
Usuarios externos:
Entidades /
Ciudadanos
Interesados
Documentos
externos físicos
y/o virtuales
1. Recibir y
verificar
documentos
externos
Auxiliar Grupo de
Correspondencia
La correspondencia recibida a través de Inbox o Fax
Server, será recepcionada en el correo institucional
radicació[email protected] y de forma automática al
sistema de gestión documental ORFEO para realizar
el proceso de radicación.
Será necesario verificar que sea competencia de la
entidad. En los casos en que no sea competencia de
la entidad se da respuesta al remitente a través de
este correo para finalizar el trámite.
Nota 1: La correspondencia recibida a través de la
Aplicación WEB, deberá ser tramitada según lo
estipulado en los procesos Atención a peticiones
AR-AP y Quejas, Reclamos y Sugerencias AR-QR
Nota 2: La información externa (oficial del DNP) que
llegue por los diferentes medios de recepción:
mensajería, correo electrónico o que se reciba
físicamente en una dependencia por uno de sus
funcionarios debe ser reenviada a la oficina de
correspondencia para su respectiva radicación, para
los requisitos de radicación de los correos electrónicos
Ver - Lineamiento para el control de la gestión
documental del DNP DC-L01.
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
SALIDAS.
VERSIÓN: 7
CLIENTES.
Nota 3: Para la correspondencia recibida por las
agencias de correo, se verifica que la guía sea
competencia de la entidad y se da recibido por medio
del reloj.
Nota 4: Para la recepción de los informes y/o
productos que se entregan en la ejecución de los
contratos, Ver - Lineamiento para el control de la
gestión documental del DNP DC-L01.
Nota 5: Para la recepción de propuestas relacionadas
con procesos de contratación y como plan de
contingencia cuando se presenten fallas en el sistema
de gestión documental, el recibo de la documentación
física se podrá realizar a través del timbre del reloj,
destinado para tal fin.
Nota 6: La recepción y radicación de documentos
externos físicos y/o virtuales está supeditada al
horario de atención al público de la oficina de
correspondencia. Ver - Artículo 2° resolución 1549 de
2014
Auxiliar Grupo de
Correspondencia
Usuarios externos:
Entidades /
Ciudadanos
Interesados
Documentos
externos
recibidos y
verificados
2. Radicar
direccionar y
digitalizar y/o
asociar
documentos
externos físicos
y/o virtuales
Auxiliar Grupo de
Correspondencia
Radica el documento físico Ver- Manual Sistema de
Gestión Documental ORFEO, registra la información
básica en el sistema de gestión documental y lo
asigna a la dependencia que corresponda, luego
imprime el “Sticker” o etiqueta generado por el sistema
de gestión documental y lo adhiere a las copias
físicas.
Cuando la información básica del documento lo
permita, se tipifica según los tipos documentales
definidos, dando prioridad a aquellos que tienen
términos legales para emitir respuesta.
X
Documentos
externos
radicados y
digitalizados
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
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Auxiliar Grupo de
Correspondencia
Jefe de Dependencia /
Funcionarios /
Contratistas
Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
VERSIÓN: 7
SALIDAS.
CLIENTES.
Registro de
documentos
recibidos
(R)
Auxiliar Grupo de
Biblioteca y Archivo
Digitaliza y/o asociar el documento físico y/o virtual
junto con sus anexos, incorpora o adjunta la imagen al
número del radicado en Sistema de Gestión
Documental ORFEO. La imagen del documento queda
disponible en los usuarios de los Jefes de
dependencia.
Nota 7: Si la documentación física se recibió a través
del timbre de reloj, será necesario hacer el proceso de
radicación correspondiente según lo estipulado en el
manual del sistema de gestión documental.
Nota 8: El proceso de radicación para la información
recibida de forma virtual (Correo electrónico y Fax
Server), se genera de manera automática por el
Sistema de Gestión Documental ORFEO.
Auxiliar Grupo de
Correspondencia
Documentos
externos
radicados y
digitalizados
3. Enviar
documentos
externos
recibidos
Auxiliar Grupo de
Correspondencia
EL sistema de gestión documental genera el listado de
documentos recibidos y radicados, el cual se envía
con los documentos físicos recibidos al Grupo de
Biblioteca y Archivo diariamente
Verificar que los documentos asignados correspondan
a lo enunciado en el asunto y que éste sea
competencia de la dependencia:
-
Auxiliar Grupo de
Correspondencia
Usuarios internos:
Jefes de Dependencia
(Procesos Interesados)
Documentos
externos
radicados y
digitalizados
4. Verificar y
reasignar
documentos
Jefe de
Dependencia
-
Si no es competencia, se traslada a la entidad
correspondiente e informa con copia del trámite al
remitente mediante comunicación escrita
(externo), o reasignación interna en ORFEO
cuando se conoce la dependencia responsable
del tema, en estos casos no es necesario la
comunicación escrita.
Si el documento requiere respuesta, el Jefe de
Dependencia lo reasigna al Funcionario o
Contratista con la competencia técnica para
proyectar la respuesta y continúa con el proceso.
Comunicación
escrita de
traslado a la
entidad
competente.
Documentación
reasignada a
dependencia
Entidad /
Dependencia
Competente
Funcionarios /
Contratistas
designado
Documentación
asignada a un
expediente
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
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PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
-
Jefe de Dependencia
Funcionario de la
dependencia
Funcionarios / Contratistas
designado
Jefe de Dependencia
Documentación
reasignada
Necesidad de
comunicar y/o
solicitar
información
Proyecto de
respuesta
Oficio o
memorando
aprobado
5. Analizar
documentos y
proyectar oficio o
memorando
Funcionarios /
Contratistas
designado
6. Verificar y
aprobar oficio o
memorando
Jefe de
dependencia
7. Radicar,
digitalizar y
enviar oficio o
memorando
Funcionario o
contratista
autorizado para
radicar
Jefe de
dependencia
PCC.
SALIDAS.
VERSIÓN: 7
CLIENTES.
Si el documento no requiere respuesta, archiva el
documento (Crea o valida el tipo documental
asignado en el Grupo de correspondencia y lo
corrige en caso de ser necesario, finalmente lo
asigna al respectivo expediente), continua
actividad 9.
Nota 9: Cuando la dependencia destinataria requiera
los documentos físicos Ver - Lineamiento para el
control de la gestión documental del DNP DC-L01.
El funcionario o contratista designado recopila y
analiza la información relacionada en el documento de
entrada y proyecta el oficio o memorando de
respuesta, teniendo en cuenta el tipo de información
solicitada y los términos de vencimiento para
responder, conforme a la normativa vigente.
Nota 10: Las dependencias en el trámite de sus
funciones también podrán proyectar oficios (Para
entidades externas) o memorandos (Para
dependencias internas).
Recibe el proyecto de oficio o memorando y lo revisa.
En caso de requerirse, solicita al funcionario o
contratista que proyectó el oficio efectuar ajustes al
texto.
Proyecto de
respuesta,
oficio o
memorando
Proyecto de
oficio o
memorando
Oficio o
memorando
aprobado
El funcionario o contratista autorizado radica el oficio o
memorando aprobado en el sistema de gestión
documental ORFEO, generando un nuevo radicado.
En los casos en que se trate de una respuesta a una
solicitud de entrada o un memorando (Comunicación
interna), deberá radicarse el documento aprobado en
ORFEO asociando la información al número de
radicado de la solicitud. Ver- Manual Sistema de
Gestión Documental ORFEO. En el caso que se
requiera, se deben registrar los destinatarios
necesarios (Copias)
Jefes de dependencia
Documentos
de respuesta
radicados
internos y/o
externos físicos
y/o virtuales
(R)
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
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Funcionario o
contratista autorizado
para radicar
Usuarios internos:
Jefes de Dependencia
(Procesos
Interesados)
Usuarios externos:
Entidades /
Ciudadanos
Interesados
Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
Una vez radicado, el funcionario o contratista
autorizado para radicar, imprime la respuesta y lo
entrega al Jefe de la dependencia para la firma de la
comunicación de conformidad con lo señalado en el
Artículo 5º de la Resolución 1156 de 2008.
El funcionario o contratista autorizado, digitaliza el
oficio o memorando firmado y le asocia la imagen al
número de radicado Ver- Manual Sistema de Gestión
Documental ORFEO
PCC.
VERSIÓN: 7
SALIDAS.
CLIENTES.
F-GCORR-02
Planilla de
control de
entrega de
documentos
diligenciado
(R)
Auxiliar Grupo de
Biblioteca y Archivo
Auxiliar Grupo de
Correspondencia
Envío de Documentación a usuario externo en medio
físico: El original debe fotocopiarse con los anexos
para dejar una copia en los expedientes según las
Tablas de Retención Documental TRD. El original y la
fotocopia deben foliarse junto con los anexos. El
original se sella en un sobre. El funcionario o
contratista autorizado debe hacer la entrega de la
documentación
externa
al
Grupo
de
Correspondencia, diligenciando el formato F-GCORR02 “Planilla de control de entrega de documentos”,
en los campos correspondientes.
En el caso excepcional que una dependencia entregue
una respuesta directamente al destinatario, de igual
forma deberá entregar la copia del oficio con la
constancia de recibido al Grupo de Correspondencia.
En los casos en que la modalidad de envío se vaya a
realizar de forma digital (Correo certificado - Certimail)
no será necesario generar fotocopias al documento a
enviar.
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
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Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
SALIDAS.
VERSIÓN: 7
CLIENTES.
Los memorandos se resignan a través del sistema de
gestión documental ORFEO y se realizará la entrega
física al grupo de biblioteca y archivo relacionándola
en el formato F-GCORR-02 “Planilla de control de
entrega de documentos”, quienes realizan el
descargue en el sistema Orfeo y apoyan en la
digitalización del documento cuando este supera
aproximadamente los 150 folios y/o 10MB
Nota 10: Para las comunicaciones de salida masivas
(más de veinte
documentos) el Grupo de
Correspondencia apoyará en la digitalización y gestión
para el fotocopiado de aquellos oficios que
pertenezcan a más de un expediente.
Nota 11: Cuando las comunicaciones masivas están
asociadas a un solo expediente se saca fotocopia al
primer y último radicado con el listado de la relación de
los destinatarios (generado por ORFEO) con el fin de
tener el correspondiente soporte para el expediente. Si
por el contrario debe asociarse a expedientes
independientes deberá sacarse fotocopia a todos los
radicados.
Funcionario o contratista
autorizado para radicar
Documentos
de respuesta
radicado a
usuarios
externos en
físico
F-GCORR-02
Planilla de
control de
entrega de
documentos
diligenciado
8. Despachar
correspondencia
externa
Auxiliar Grupo de
Correspondencia
Correspondencia física
Una vez recibido el documento para despacho (original
en sobre sellado y la copia), verifica la información
básica del destinatario, registra los detalles del envío
en el aplicativo de gestión documental Ver- Manual
Sistema de Gestión Documental ORFEO y genera el
reporte de la correspondencia registrada. Con este
reporte se debe hacer registro de la información de la
correspondencia en el aplicativo de la agencia de
correo con el fin de confirmar el recibido de esta por
parte de la agencia.
X
Documentos
de respuesta a
usuarios
externos
entregados
F-GCORR-02
Planilla de
control de
entrega de
documentos
verificado
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
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Usuarios externos:
Entidades /
Ciudadanos
Interesados
Auxiliar Grupo de
Biblioteca y archivos
Usuarios internos:
Jefes de Dependencia
(Procesos
Interesados)
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: IN-DC
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PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
SALIDAS.
Se entrega la documentación física a la Agencia de
Correo para realizar el despacho físico de los
documentos. Las copias se entregan al Grupo de
Biblioteca y Archivo diligenciando el formato FGCORR-02 “Planilla de control de entrega de
documentos”.
VERSIÓN: 7
CLIENTES.
Acuse de
recibido
asociado
La agencia de correo retornará según la modalidad de
servicio la “Prueba de Entrega” en medio magnético y
para consulta en forma virtual, con el fin de validar que
la correspondencia fue entregada al destinatario
correspondiente, si se requiere la prueba en medio
físico se solicita a la agencia de correo.
La prueba de entrega recibida en medio magnético se
vincula en el sistema de gestión documental ORFEO
al correspondiente radicado de salida, realizando la
confirmación de estas pruebas de entrega con los
envíos efectuados.
Nota 12: Una vez descargada la correspondencia de
Regalías en el sistema Orfeo se genera el reporte y se
envía por correo electrónico a la agencia, quienes
generan las guías de envió y realizan la devolución del
reporte con esta información para asociarla a los
radicados del Sistema Orfeo.
Nota 13: Para la correspondencia enviada a través de
medios electrónicos, la prueba de entrega es en forma
virtual.
Jefe de Dependencia /
Funcionarios / Contratistas
Usuarios internos o
externos
Documentación
asignada a un
expediente
(documentos
de entrada
internos y de
salida )
9. Creación y
conformación
expedientes
virtuales y/o
físicos
Funcionario
autorizado por
jefe de
dependencia
El funcionario o contratista autorizado por el jefe de la
dependencia crea el expediente en ORFEO Ver Manual Sistema de Gestión Documental ORFEO
X
Expedientes
físicos y
virtuales
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Usuarios internos:
Jefes de Dependencia
/ Funcionarios /
Contratistas
(Procesos
Interesados)
Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
Jefe de
Dependencia /
Funcionarios /
Contratistas
Grupo de
Biblioteca y
Archivo
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
SALIDAS.
VERSIÓN: 7
CLIENTES.
Los Jefes
de dependencias, funcionarios o
contratistas conformarán los expedientes virtuales en
el sistema de gestión documental ORFEO, según las
Tablas de Retención Documental (TRD) de la
dependencia.
Toda la información que haga parte del trámite de sus
funciones y se encuentre en medio electrónico, debe
incluirse en el expediente virtual (registros en discos
públicos, correos electrónicos) aplicando la TRD.
En el caso de la conformación de expedientes
transversales, es decir, que interviene más de una
dependencia en su gestión y alimentación. Ver Lineamiento para el control de la gestión
documental del DNP DC-L01. Numeral 6.4
El Grupo de Biblioteca y Archivo conforma el
expediente físico teniendo en cuenta el expediente
virtual creado en ORFEO, de acuerdo a las series y
subseries de las Tablas de Retención Documental de
la dependencia, informando a la dependencia las
inconsistencias detectadas en la creación y/o
conformación del expediente virtual.
Nota 14: En el caso de la conformación de los
expedientes híbridos (Virtual y físico), no
necesariamente coincidirá la misma información y
cantidad de esta.
Nota 15: Para las dependencias que conforman los
expedientes físicos y las que no entreguen la
documentación física al Grupo de Biblioteca y Archivo,
serán responsables de su conformación archivística,
según lo establecido en el Ver - Lineamiento para el
control de la gestión documental del DNP DC-L01.
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Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
VERSIÓN: 7
SALIDAS.
CLIENTES.
Expedientes /
Documentos
consultados
Auxiliar Grupo de
Biblioteca y archivos
Nota 16: Los funcionarios o contratistas de la entidad
harán entrega de la documentación que no requiere
proceso de radicación al Grupo de biblioteca y archivo,
mediante el formato F-GCORR-02 “Planilla de
control de entrega de documentos” teniendo en
cuenta los tipos documentales y el expediente a que
corresponda según la tabla de retención documental,
con el fin de conformar los expedientes físicos y
virtuales.
Grupo de Biblioteca y
Archivo
Auxiliar Grupo de
Correspondencia
Coordinador
Grupo de Biblioteca y
Archivo y Mesa de Ayuda
de Orfeo
Documentos
de archivo
Tablas de
Retención
Documental –
TRD
10. Consulta de
documentos y/o
expedientes
Jefe de
Dependencia /
Funcionarios /
Contratistas /
Para realizar la consulta de documentos en medio
virtual se puede hacer desde la generación del
radicado y digitalización y/o asociación de la imagen.
Si es vital la consulta o tramite del documento físico, el
funcionario o contratista interesado realizará la
solicitud en ORFEO. Ver - Lineamiento para el
control de la gestión documental del DNP DC-L01.
El Grupo de Biblioteca y Archivo (GBIBA) y la Mesa de
Ayuda de Orfeo, verifican la adecuada conformación y
aplicación de las TRD en los expedientes de las
dependencias, para lo cual elaboran el cronograma y
comunica el seguimiento a las dependencias.
11. Seguimiento
a la aplicación de
las TRD
Jefe de Dependencia /
Funcionarios / Contratistas
Grupo de
Biblioteca y
Archivo
El Grupo de GBIBA ejecuta el plan de seguimiento
aprobado con cada una de las dependencias, con el
fin de verificar la correcta creación y conformación de
los expedientes virtuales y ajustar la TRD de la
dependencia en caso de ser necesario.
Por su parte el GBIBA (Archivo de Gestión
Centralizado) conforma y verifica el expediente físico
con relación al virtual creado por la dependencia
Comunicación
con
Cronograma de
seguimiento
TRD
TRD revisada
y/o ajustada
Expedientes
virtuales
verificados
Usuarios internos:
Jefes de Dependencia
/ Funcionarios /
Contratistas
(Procesos
Interesados)
Comité Institucional
de Desarrollo
Administrativo
Expedientes
físicos
conformados
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
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Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
Grupo de Biblioteca y
Archivo
TRD ajustada
12. Aprobación
ajustes TRD
Comité
Institucional de
Desarrollo
Administrativo
El GBIBA pone a consideración los ajustes realizados
a la TRD por las diferentes dependencias
Coordinador Grupo de
Biblioteca y Archivo
Coordinador Grupo de
Biblioteca y Archivo
Tablas de
Retención
Documental –
TRD
Formatos
únicos de
inventario
F-GBIBA-02
Formatos
únicos de
inventario FUID
F-GBIBA-02
13. Realizar
Transferencias
documentales
14. Elaborar el
Acta de
transferencia
Grupo de
Biblioteca y
Archivo
Jefe de
Dependencia /
Funcionarios /
Contratistas
Grupo de
Biblioteca y
Archivo
Jefe de
Dependencia /
Funcionarios /
Contratistas
PCC.
VERSIÓN: 7
SALIDAS.
CLIENTES.
Acta de
aprobación de
ajuste de TRD
Archivo General de la
Nación
Cronograma de
transferencias
documentales
Jefes de Dependencia
Elaborar cronograma de transferencias documentales
de acuerdo a los tiempos establecidos en las TRD con
los soportes necesarios (Tabla de Retención
Documental. Inventario y solicitud de transferencia) y
se informa a los productores documentales sobre las
fechas, teniendo en cuenta los expediente
organizados en:
El archivo de gestión centralizado con el Formato
Único de Inventario Documental -FUID elaborado,
selecciona los expedientes de las series y subseries
documentales que deben transferirse.
El Archivo de Gestión en las dependencias que
conforman los expedientes físicos, deben verificar los
requisitos necesarios y adelantar las actividades
necesarias Ver - Lineamiento para el control de la
gestión documental del DNP DC-L01.
Una vez recibida la documentación FUID, se elabora el
Acta de Transferencia suscrita por el coordinador del
GBIBA y el jefe de la dependencia productora,
posteriormente se coordina el traslado físico de las
unidades de conservación al Archivo Central,
garantizando su buen estado y ordenación.
Acta de
transferencia
(R)
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Coordinador Grupo de
Biblioteca y Archivo
Grupo de Planeación DNP
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REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS (Consulte en La Rebeca – Normograma y otros documentos de origen externo)
Ley 80 de 1989
Ley 527 de 1999
Ley 594 de 2000
Ley 734 de 2002
Ley 872 de 2003
Ley 962 de 2005
Ley 1712 de 2014
Decreto 264 de 1963
Decreto 3666 de 2004
Decreto 4110 de 2004.
Decreto 19 de 2012
Decreto 2578 de 2012
Decreto 2609 de 2012
Decreto 1515 de 2013
Decreto 2758 de 2013
Resolución Interna 897 de 2000
Resolución Interna 1636 de 2007
Resolución Interna 1156 de 2008
Resolución Interna 1549 de 2014
Circular Interna 17 de 2013 del DNP
Circular Interna 07 de 2014 del DNP
Circular Externa 07 de 2002
Circular Externa 04 de 2010
Circular Externa 02 de 2012
Norma NTC ISO 15489
Norma NTC ISO 30300
Norma NTC 5397
Norma ISAD (G)
Norma ISO 14641
Norma ISO 23081
Norma ISO TR 13028
Acuerdo 07 de 1994
Acuerdo 11 de 1996
Acuerdo 06 de 2000
Acuerdo 47 de 2000
Acuerdo 48 de 2000
Acuerdo 49 de 2000
Acuerdo 50 de 2000
Acuerdo 56 de 2000
Acuerdo 60 de 2001
Acuerdo 37 de 2002
Acuerdo 38 de 2002
Acuerdo 41 de 2002
Acuerdo 42 de 2002
Acuerdo 15 de 2003
Acuerdo 02 de 2004
Acuerdo 03 de 2013
Acuerdo 04 de 2013
Acuerdo 05 de 2013
Acuerdo 02 de 2014
REQUISITOS DE LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES AL
PROCESO
SEGUIMIENTO Y/O MEDICIÓN
Cronograma de seguimiento TRD
Indicador
Eficacia en la organización de la documentación radicada en
la entidad dentro del Sistema de Gestión Documental
NTCGP 1000:2009 y NTC- ISO 9001:2008
4.1 Requisitos generales
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
5.5.3 Comunicación interna
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.4 Análisis de datos
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
MECI
Información y comunicación
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
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Grupo de Planeación DNP
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REVISÓ:
2015
Darío Gutiérrez Godoy
Coordinador Grupo de Correspondencia
Sandra Patricia Arango
Profesional Grupo de Biblioteca y Archivo
Maria Amparo Hernandez
Coordinador Sistema de Gestión
Documental ORFEO
05
29
APROBÓ:
2015
05
VERSIÓN: 7
29
(Firma )
(Firma )
Adriana Jimenez Giraldo
Subdirectora Administrativa (E)
(Firma )
(Firma )
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