CÓDIGO: IN-DC GESTIÓN DOCUMENTAL PÁG 1 DE 12 VERSIÓN: 7 LIDER DEL PROCESO: Coordinador Grupo Correspondencia / Coordinador Grupo de Biblioteca y Archivo. AUTORIDAD DEL PROCESO: Subdirector Administrativo MACROPROCESO: Gestión de Información OBJETIVO: Administrar la documentación recibida y producida por el Departamento Nacional de Planeación, para conservar el patrimonio de la información de la entidad a través de la planificación, manejo y organización documental. ALCANCE: Inicia con la recepción de documentos hasta la elaboración del acta de transferencia. PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. SALIDAS. CLIENTES. Documentos externos recibidos y verificados Auxiliar Grupo de Correspondencia Recibe el documento físico, comprueba que los folios estén completos, verifica que correspondan a lo enunciado en el asunto y que sea competencia de la entidad, para efectos de su registro y radicación en el Sistema de Gestión Documental ORFEO. Usuarios externos: Entidades / Ciudadanos Interesados Documentos externos físicos y/o virtuales 1. Recibir y verificar documentos externos Auxiliar Grupo de Correspondencia La correspondencia recibida a través de Inbox o Fax Server, será recepcionada en el correo institucional radicació[email protected] y de forma automática al sistema de gestión documental ORFEO para realizar el proceso de radicación. Será necesario verificar que sea competencia de la entidad. En los casos en que no sea competencia de la entidad se da respuesta al remitente a través de este correo para finalizar el trámite. Nota 1: La correspondencia recibida a través de la Aplicación WEB, deberá ser tramitada según lo estipulado en los procesos Atención a peticiones AR-AP y Quejas, Reclamos y Sugerencias AR-QR Nota 2: La información externa (oficial del DNP) que llegue por los diferentes medios de recepción: mensajería, correo electrónico o que se reciba físicamente en una dependencia por uno de sus funcionarios debe ser reenviada a la oficina de correspondencia para su respectiva radicación, para los requisitos de radicación de los correos electrónicos Ver - Lineamiento para el control de la gestión documental del DNP DC-L01. F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: IN-DC GESTIÓN DOCUMENTAL PÁG 2 DE 12 PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. SALIDAS. VERSIÓN: 7 CLIENTES. Nota 3: Para la correspondencia recibida por las agencias de correo, se verifica que la guía sea competencia de la entidad y se da recibido por medio del reloj. Nota 4: Para la recepción de los informes y/o productos que se entregan en la ejecución de los contratos, Ver - Lineamiento para el control de la gestión documental del DNP DC-L01. Nota 5: Para la recepción de propuestas relacionadas con procesos de contratación y como plan de contingencia cuando se presenten fallas en el sistema de gestión documental, el recibo de la documentación física se podrá realizar a través del timbre del reloj, destinado para tal fin. Nota 6: La recepción y radicación de documentos externos físicos y/o virtuales está supeditada al horario de atención al público de la oficina de correspondencia. Ver - Artículo 2° resolución 1549 de 2014 Auxiliar Grupo de Correspondencia Usuarios externos: Entidades / Ciudadanos Interesados Documentos externos recibidos y verificados 2. Radicar direccionar y digitalizar y/o asociar documentos externos físicos y/o virtuales Auxiliar Grupo de Correspondencia Radica el documento físico Ver- Manual Sistema de Gestión Documental ORFEO, registra la información básica en el sistema de gestión documental y lo asigna a la dependencia que corresponda, luego imprime el “Sticker” o etiqueta generado por el sistema de gestión documental y lo adhiere a las copias físicas. Cuando la información básica del documento lo permita, se tipifica según los tipos documentales definidos, dando prioridad a aquellos que tienen términos legales para emitir respuesta. X Documentos externos radicados y digitalizados F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Auxiliar Grupo de Correspondencia Jefe de Dependencia / Funcionarios / Contratistas Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: IN-DC GESTIÓN DOCUMENTAL PÁG 3 DE 12 PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. VERSIÓN: 7 SALIDAS. CLIENTES. Registro de documentos recibidos (R) Auxiliar Grupo de Biblioteca y Archivo Digitaliza y/o asociar el documento físico y/o virtual junto con sus anexos, incorpora o adjunta la imagen al número del radicado en Sistema de Gestión Documental ORFEO. La imagen del documento queda disponible en los usuarios de los Jefes de dependencia. Nota 7: Si la documentación física se recibió a través del timbre de reloj, será necesario hacer el proceso de radicación correspondiente según lo estipulado en el manual del sistema de gestión documental. Nota 8: El proceso de radicación para la información recibida de forma virtual (Correo electrónico y Fax Server), se genera de manera automática por el Sistema de Gestión Documental ORFEO. Auxiliar Grupo de Correspondencia Documentos externos radicados y digitalizados 3. Enviar documentos externos recibidos Auxiliar Grupo de Correspondencia EL sistema de gestión documental genera el listado de documentos recibidos y radicados, el cual se envía con los documentos físicos recibidos al Grupo de Biblioteca y Archivo diariamente Verificar que los documentos asignados correspondan a lo enunciado en el asunto y que éste sea competencia de la dependencia: - Auxiliar Grupo de Correspondencia Usuarios internos: Jefes de Dependencia (Procesos Interesados) Documentos externos radicados y digitalizados 4. Verificar y reasignar documentos Jefe de Dependencia - Si no es competencia, se traslada a la entidad correspondiente e informa con copia del trámite al remitente mediante comunicación escrita (externo), o reasignación interna en ORFEO cuando se conoce la dependencia responsable del tema, en estos casos no es necesario la comunicación escrita. Si el documento requiere respuesta, el Jefe de Dependencia lo reasigna al Funcionario o Contratista con la competencia técnica para proyectar la respuesta y continúa con el proceso. Comunicación escrita de traslado a la entidad competente. Documentación reasignada a dependencia Entidad / Dependencia Competente Funcionarios / Contratistas designado Documentación asignada a un expediente F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: IN-DC GESTIÓN DOCUMENTAL PÁG 4 DE 12 PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. - Jefe de Dependencia Funcionario de la dependencia Funcionarios / Contratistas designado Jefe de Dependencia Documentación reasignada Necesidad de comunicar y/o solicitar información Proyecto de respuesta Oficio o memorando aprobado 5. Analizar documentos y proyectar oficio o memorando Funcionarios / Contratistas designado 6. Verificar y aprobar oficio o memorando Jefe de dependencia 7. Radicar, digitalizar y enviar oficio o memorando Funcionario o contratista autorizado para radicar Jefe de dependencia PCC. SALIDAS. VERSIÓN: 7 CLIENTES. Si el documento no requiere respuesta, archiva el documento (Crea o valida el tipo documental asignado en el Grupo de correspondencia y lo corrige en caso de ser necesario, finalmente lo asigna al respectivo expediente), continua actividad 9. Nota 9: Cuando la dependencia destinataria requiera los documentos físicos Ver - Lineamiento para el control de la gestión documental del DNP DC-L01. El funcionario o contratista designado recopila y analiza la información relacionada en el documento de entrada y proyecta el oficio o memorando de respuesta, teniendo en cuenta el tipo de información solicitada y los términos de vencimiento para responder, conforme a la normativa vigente. Nota 10: Las dependencias en el trámite de sus funciones también podrán proyectar oficios (Para entidades externas) o memorandos (Para dependencias internas). Recibe el proyecto de oficio o memorando y lo revisa. En caso de requerirse, solicita al funcionario o contratista que proyectó el oficio efectuar ajustes al texto. Proyecto de respuesta, oficio o memorando Proyecto de oficio o memorando Oficio o memorando aprobado El funcionario o contratista autorizado radica el oficio o memorando aprobado en el sistema de gestión documental ORFEO, generando un nuevo radicado. En los casos en que se trate de una respuesta a una solicitud de entrada o un memorando (Comunicación interna), deberá radicarse el documento aprobado en ORFEO asociando la información al número de radicado de la solicitud. Ver- Manual Sistema de Gestión Documental ORFEO. En el caso que se requiera, se deben registrar los destinatarios necesarios (Copias) Jefes de dependencia Documentos de respuesta radicados internos y/o externos físicos y/o virtuales (R) F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Funcionario o contratista autorizado para radicar Usuarios internos: Jefes de Dependencia (Procesos Interesados) Usuarios externos: Entidades / Ciudadanos Interesados Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: IN-DC GESTIÓN DOCUMENTAL PÁG 5 DE 12 PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. Una vez radicado, el funcionario o contratista autorizado para radicar, imprime la respuesta y lo entrega al Jefe de la dependencia para la firma de la comunicación de conformidad con lo señalado en el Artículo 5º de la Resolución 1156 de 2008. El funcionario o contratista autorizado, digitaliza el oficio o memorando firmado y le asocia la imagen al número de radicado Ver- Manual Sistema de Gestión Documental ORFEO PCC. VERSIÓN: 7 SALIDAS. CLIENTES. F-GCORR-02 Planilla de control de entrega de documentos diligenciado (R) Auxiliar Grupo de Biblioteca y Archivo Auxiliar Grupo de Correspondencia Envío de Documentación a usuario externo en medio físico: El original debe fotocopiarse con los anexos para dejar una copia en los expedientes según las Tablas de Retención Documental TRD. El original y la fotocopia deben foliarse junto con los anexos. El original se sella en un sobre. El funcionario o contratista autorizado debe hacer la entrega de la documentación externa al Grupo de Correspondencia, diligenciando el formato F-GCORR02 “Planilla de control de entrega de documentos”, en los campos correspondientes. En el caso excepcional que una dependencia entregue una respuesta directamente al destinatario, de igual forma deberá entregar la copia del oficio con la constancia de recibido al Grupo de Correspondencia. En los casos en que la modalidad de envío se vaya a realizar de forma digital (Correo certificado - Certimail) no será necesario generar fotocopias al documento a enviar. F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: IN-DC GESTIÓN DOCUMENTAL PÁG 6 DE 12 PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. SALIDAS. VERSIÓN: 7 CLIENTES. Los memorandos se resignan a través del sistema de gestión documental ORFEO y se realizará la entrega física al grupo de biblioteca y archivo relacionándola en el formato F-GCORR-02 “Planilla de control de entrega de documentos”, quienes realizan el descargue en el sistema Orfeo y apoyan en la digitalización del documento cuando este supera aproximadamente los 150 folios y/o 10MB Nota 10: Para las comunicaciones de salida masivas (más de veinte documentos) el Grupo de Correspondencia apoyará en la digitalización y gestión para el fotocopiado de aquellos oficios que pertenezcan a más de un expediente. Nota 11: Cuando las comunicaciones masivas están asociadas a un solo expediente se saca fotocopia al primer y último radicado con el listado de la relación de los destinatarios (generado por ORFEO) con el fin de tener el correspondiente soporte para el expediente. Si por el contrario debe asociarse a expedientes independientes deberá sacarse fotocopia a todos los radicados. Funcionario o contratista autorizado para radicar Documentos de respuesta radicado a usuarios externos en físico F-GCORR-02 Planilla de control de entrega de documentos diligenciado 8. Despachar correspondencia externa Auxiliar Grupo de Correspondencia Correspondencia física Una vez recibido el documento para despacho (original en sobre sellado y la copia), verifica la información básica del destinatario, registra los detalles del envío en el aplicativo de gestión documental Ver- Manual Sistema de Gestión Documental ORFEO y genera el reporte de la correspondencia registrada. Con este reporte se debe hacer registro de la información de la correspondencia en el aplicativo de la agencia de correo con el fin de confirmar el recibido de esta por parte de la agencia. X Documentos de respuesta a usuarios externos entregados F-GCORR-02 Planilla de control de entrega de documentos verificado F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Usuarios externos: Entidades / Ciudadanos Interesados Auxiliar Grupo de Biblioteca y archivos Usuarios internos: Jefes de Dependencia (Procesos Interesados) Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: IN-DC GESTIÓN DOCUMENTAL PÁG 7 DE 12 PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. SALIDAS. Se entrega la documentación física a la Agencia de Correo para realizar el despacho físico de los documentos. Las copias se entregan al Grupo de Biblioteca y Archivo diligenciando el formato FGCORR-02 “Planilla de control de entrega de documentos”. VERSIÓN: 7 CLIENTES. Acuse de recibido asociado La agencia de correo retornará según la modalidad de servicio la “Prueba de Entrega” en medio magnético y para consulta en forma virtual, con el fin de validar que la correspondencia fue entregada al destinatario correspondiente, si se requiere la prueba en medio físico se solicita a la agencia de correo. La prueba de entrega recibida en medio magnético se vincula en el sistema de gestión documental ORFEO al correspondiente radicado de salida, realizando la confirmación de estas pruebas de entrega con los envíos efectuados. Nota 12: Una vez descargada la correspondencia de Regalías en el sistema Orfeo se genera el reporte y se envía por correo electrónico a la agencia, quienes generan las guías de envió y realizan la devolución del reporte con esta información para asociarla a los radicados del Sistema Orfeo. Nota 13: Para la correspondencia enviada a través de medios electrónicos, la prueba de entrega es en forma virtual. Jefe de Dependencia / Funcionarios / Contratistas Usuarios internos o externos Documentación asignada a un expediente (documentos de entrada internos y de salida ) 9. Creación y conformación expedientes virtuales y/o físicos Funcionario autorizado por jefe de dependencia El funcionario o contratista autorizado por el jefe de la dependencia crea el expediente en ORFEO Ver Manual Sistema de Gestión Documental ORFEO X Expedientes físicos y virtuales F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Usuarios internos: Jefes de Dependencia / Funcionarios / Contratistas (Procesos Interesados) Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: IN-DC GESTIÓN DOCUMENTAL PÁG 8 DE 12 PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. Jefe de Dependencia / Funcionarios / Contratistas Grupo de Biblioteca y Archivo DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. SALIDAS. VERSIÓN: 7 CLIENTES. Los Jefes de dependencias, funcionarios o contratistas conformarán los expedientes virtuales en el sistema de gestión documental ORFEO, según las Tablas de Retención Documental (TRD) de la dependencia. Toda la información que haga parte del trámite de sus funciones y se encuentre en medio electrónico, debe incluirse en el expediente virtual (registros en discos públicos, correos electrónicos) aplicando la TRD. En el caso de la conformación de expedientes transversales, es decir, que interviene más de una dependencia en su gestión y alimentación. Ver Lineamiento para el control de la gestión documental del DNP DC-L01. Numeral 6.4 El Grupo de Biblioteca y Archivo conforma el expediente físico teniendo en cuenta el expediente virtual creado en ORFEO, de acuerdo a las series y subseries de las Tablas de Retención Documental de la dependencia, informando a la dependencia las inconsistencias detectadas en la creación y/o conformación del expediente virtual. Nota 14: En el caso de la conformación de los expedientes híbridos (Virtual y físico), no necesariamente coincidirá la misma información y cantidad de esta. Nota 15: Para las dependencias que conforman los expedientes físicos y las que no entreguen la documentación física al Grupo de Biblioteca y Archivo, serán responsables de su conformación archivística, según lo establecido en el Ver - Lineamiento para el control de la gestión documental del DNP DC-L01. F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: IN-DC GESTIÓN DOCUMENTAL PÁG 9 DE 12 PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. VERSIÓN: 7 SALIDAS. CLIENTES. Expedientes / Documentos consultados Auxiliar Grupo de Biblioteca y archivos Nota 16: Los funcionarios o contratistas de la entidad harán entrega de la documentación que no requiere proceso de radicación al Grupo de biblioteca y archivo, mediante el formato F-GCORR-02 “Planilla de control de entrega de documentos” teniendo en cuenta los tipos documentales y el expediente a que corresponda según la tabla de retención documental, con el fin de conformar los expedientes físicos y virtuales. Grupo de Biblioteca y Archivo Auxiliar Grupo de Correspondencia Coordinador Grupo de Biblioteca y Archivo y Mesa de Ayuda de Orfeo Documentos de archivo Tablas de Retención Documental – TRD 10. Consulta de documentos y/o expedientes Jefe de Dependencia / Funcionarios / Contratistas / Para realizar la consulta de documentos en medio virtual se puede hacer desde la generación del radicado y digitalización y/o asociación de la imagen. Si es vital la consulta o tramite del documento físico, el funcionario o contratista interesado realizará la solicitud en ORFEO. Ver - Lineamiento para el control de la gestión documental del DNP DC-L01. El Grupo de Biblioteca y Archivo (GBIBA) y la Mesa de Ayuda de Orfeo, verifican la adecuada conformación y aplicación de las TRD en los expedientes de las dependencias, para lo cual elaboran el cronograma y comunica el seguimiento a las dependencias. 11. Seguimiento a la aplicación de las TRD Jefe de Dependencia / Funcionarios / Contratistas Grupo de Biblioteca y Archivo El Grupo de GBIBA ejecuta el plan de seguimiento aprobado con cada una de las dependencias, con el fin de verificar la correcta creación y conformación de los expedientes virtuales y ajustar la TRD de la dependencia en caso de ser necesario. Por su parte el GBIBA (Archivo de Gestión Centralizado) conforma y verifica el expediente físico con relación al virtual creado por la dependencia Comunicación con Cronograma de seguimiento TRD TRD revisada y/o ajustada Expedientes virtuales verificados Usuarios internos: Jefes de Dependencia / Funcionarios / Contratistas (Procesos Interesados) Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Expedientes físicos conformados F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: IN-DC GESTIÓN DOCUMENTAL PÁG 10 DE 12 PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. Grupo de Biblioteca y Archivo TRD ajustada 12. Aprobación ajustes TRD Comité Institucional de Desarrollo Administrativo El GBIBA pone a consideración los ajustes realizados a la TRD por las diferentes dependencias Coordinador Grupo de Biblioteca y Archivo Coordinador Grupo de Biblioteca y Archivo Tablas de Retención Documental – TRD Formatos únicos de inventario F-GBIBA-02 Formatos únicos de inventario FUID F-GBIBA-02 13. Realizar Transferencias documentales 14. Elaborar el Acta de transferencia Grupo de Biblioteca y Archivo Jefe de Dependencia / Funcionarios / Contratistas Grupo de Biblioteca y Archivo Jefe de Dependencia / Funcionarios / Contratistas PCC. VERSIÓN: 7 SALIDAS. CLIENTES. Acta de aprobación de ajuste de TRD Archivo General de la Nación Cronograma de transferencias documentales Jefes de Dependencia Elaborar cronograma de transferencias documentales de acuerdo a los tiempos establecidos en las TRD con los soportes necesarios (Tabla de Retención Documental. Inventario y solicitud de transferencia) y se informa a los productores documentales sobre las fechas, teniendo en cuenta los expediente organizados en: El archivo de gestión centralizado con el Formato Único de Inventario Documental -FUID elaborado, selecciona los expedientes de las series y subseries documentales que deben transferirse. El Archivo de Gestión en las dependencias que conforman los expedientes físicos, deben verificar los requisitos necesarios y adelantar las actividades necesarias Ver - Lineamiento para el control de la gestión documental del DNP DC-L01. Una vez recibida la documentación FUID, se elabora el Acta de Transferencia suscrita por el coordinador del GBIBA y el jefe de la dependencia productora, posteriormente se coordina el traslado físico de las unidades de conservación al Archivo Central, garantizando su buen estado y ordenación. Acta de transferencia (R) F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Coordinador Grupo de Biblioteca y Archivo Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: IN-DC GESTIÓN DOCUMENTAL PÁG 11 DE 12 VERSIÓN: 7 REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS (Consulte en La Rebeca – Normograma y otros documentos de origen externo) Ley 80 de 1989 Ley 527 de 1999 Ley 594 de 2000 Ley 734 de 2002 Ley 872 de 2003 Ley 962 de 2005 Ley 1712 de 2014 Decreto 264 de 1963 Decreto 3666 de 2004 Decreto 4110 de 2004. Decreto 19 de 2012 Decreto 2578 de 2012 Decreto 2609 de 2012 Decreto 1515 de 2013 Decreto 2758 de 2013 Resolución Interna 897 de 2000 Resolución Interna 1636 de 2007 Resolución Interna 1156 de 2008 Resolución Interna 1549 de 2014 Circular Interna 17 de 2013 del DNP Circular Interna 07 de 2014 del DNP Circular Externa 07 de 2002 Circular Externa 04 de 2010 Circular Externa 02 de 2012 Norma NTC ISO 15489 Norma NTC ISO 30300 Norma NTC 5397 Norma ISAD (G) Norma ISO 14641 Norma ISO 23081 Norma ISO TR 13028 Acuerdo 07 de 1994 Acuerdo 11 de 1996 Acuerdo 06 de 2000 Acuerdo 47 de 2000 Acuerdo 48 de 2000 Acuerdo 49 de 2000 Acuerdo 50 de 2000 Acuerdo 56 de 2000 Acuerdo 60 de 2001 Acuerdo 37 de 2002 Acuerdo 38 de 2002 Acuerdo 41 de 2002 Acuerdo 42 de 2002 Acuerdo 15 de 2003 Acuerdo 02 de 2004 Acuerdo 03 de 2013 Acuerdo 04 de 2013 Acuerdo 05 de 2013 Acuerdo 02 de 2014 REQUISITOS DE LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES AL PROCESO SEGUIMIENTO Y/O MEDICIÓN Cronograma de seguimiento TRD Indicador Eficacia en la organización de la documentación radicada en la entidad dentro del Sistema de Gestión Documental NTCGP 1000:2009 y NTC- ISO 9001:2008 4.1 Requisitos generales 4.2.3 Control de documentos 4.2.4 Control de registros 5.5.3 Comunicación interna 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.4 Análisis de datos 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva MECI Información y comunicación F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: IN-DC GESTIÓN DOCUMENTAL PÁG 12 DE 12 REVISÓ: 2015 Darío Gutiérrez Godoy Coordinador Grupo de Correspondencia Sandra Patricia Arango Profesional Grupo de Biblioteca y Archivo Maria Amparo Hernandez Coordinador Sistema de Gestión Documental ORFEO 05 29 APROBÓ: 2015 05 VERSIÓN: 7 29 (Firma ) (Firma ) Adriana Jimenez Giraldo Subdirectora Administrativa (E) (Firma ) (Firma ) F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Grupo de Planeación DNP