Auditorías y Tratamiento de Hallazgos

AUDITORÍAS EN SISTEMA DE GESTIÓN Y
TRATAMIENTO DE HALLAZGOS
Especialistas en Sistema de Gestión
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AUDITORÍA
Introducción
¨Proceso sistemático, independiente y documentado, para
obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría¨
(ISO 19011)
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AUDITORÍA
Sistemático
Conjunto de procedimientos o pasos lógicos y organizados
Independiente
Los auditores deben ser independientes de la actividad que es
auditada
Documentado
Como resultado se tendrán evidencias de la auditoría (Informe)
Evidencias
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información
que según los criterios de auditoría y que son verificables
Criterios de Auditoría
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Grupo de políticas, procedimientos o requisitos usados como
Referencia y contra los cuales se compara la evidencia de
auditoría
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¿POR QUÉ NECESITAMOS AUDITAR?
Una Auditoría realizada efectivamente debe:
 Funcionar como un escáner.
 Permitir conocer el desempeño del sistema.
 Proporcionar información real sobre la cual puedan basarse las
decisiones.
 Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada.
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TIPOS DE AUDITORÍA
PRIMERA PARTE
SEGUNDA PARTE
TERCERA PARTE
ORGANIZACIÓN
CLIENTE
CERTIFICADORA
AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA EXTERNA
AUDITORIA EXTERNA
OBJETIVOS:
Determinar si el SIG:
• Es conforme con los requisitos.
• Se ha implementado y se
mantiene de manera eficaz.
OBJETIVOS:
• Evaluar la adecuación para cumplir
eficazmente los requisitos del
solicitante.
• Verificar la aplicación de
disposiciones contractuales.
OBJETIVOS:
• Evaluar la capacidad para
cumplir los requisitos de la
Norma ISO 9001 – ISO 14001
– OHSAS 18001.
Para:
• Evaluar el sistema Integrado
de Gestión.
• Identificar oportunidades de
mejora.
Para:
• Evaluar y seleccionar proveedores.
• Mantener relaciones gana - gana.
Para:
• Certificación o reconocimiento
por un tercero.
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Requisitos fundamentales para una
Auditoría Efectiva:






Apoyo de la Dirección
Auditores entrenados
Independencia de los auditores
Acceso a documentos
Acceso a todos los niveles gerenciales
Procedimiento de auditoría definido
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ISO 19011
La norma ISO 19011 es utilizada para realizar las Auditorías de los
Sistemas de Gestión en cualquier tipo de auditoría.
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PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
1) Integridad
• El auditor debe ser profesional e imparcial; actuar con honestidad y
responsabilidad
• Demostrar su competencia durante el desarrollo del trabajo.
2) Debido cuidado profesional:
• Debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que
desempeñan y la confianza depositada en ellos.
3) Confidencialidad:
• Discreción en el uso y protección de la información adquirida en el curso de
sus labores.
5) Independencia:
• Imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la
auditoría
(ISO 19011)
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PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
6) Enfoque basado en la evidencia
• La evidencia de la auditoría debe poder ser verificable, esto permitirá que la
auditoría sea fiable.
(ISO 19011)
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GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA
Criterios a considerar para la programación de nuestras auditorías

Importancia de las actividades y procesos, relacionados con la calidad del
producto, prevención de la contaminación, accidentes e incidentes.

Resultados de las auditorias previas.

Cubrir todos los requisitos de la norma.

Disponibilidad de los auditados y auditores.
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ETAPAS DE LA AUDITORÍA
Iniciación de la Auditoría
Revisión de la documentación
Preparación de las actividades de auditoría
Actividades de Auditoría “in situ”
Informe de auditoría
Finalización de auditoría
Seguimiento de Auditoría
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ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
Iniciación de la Auditoría
Definición de los objetivos, el alcance y los
criterios de auditoria
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ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
Revisión de la Documentación
Una buena prácticas antes de realizar la auditoría es
que los auditores revisen la documentación
(procedimientos, manuales, instructivos) del proceso
o actividad a auditar
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ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
Preparación del Plan de auditoria








Objetivo y alcance
Criterios
Equipo Auditor
Lugar y fecha
Duración de las actividades
Reuniones de enlace y retroalimentación
Reuniones de apertura y cierre
Designación de responsabilidades
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Preparación de las Actividades de Auditoría
Listas de verificación
Herramienta del equipo auditor
Ayuda en la entrevista
Permite estructurar la evaluación
Recordatorio
No limitarse a ella
No es para interrogar
Permite despersonalizar la auditoría
Administración del tiempo
Uniformidad al proceso de Auditoría
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Realización de las Actividades de Auditoría




Reunión de apertura
Reuniones de enlace entre los auditores
Reunión de retroalimentación
Reunión de cierre
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Realización de las Actividades de Auditoría
Comunicación durante la auditoria

Miembros del equipo auditor consultarse periódicamente para intercambiar
información

Las evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas al
auditado

Acciones para reconfirmación del plan de auditoria
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Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
ELEMENTOS DEL SISTEMA
QUE DEBEN SER AUDITADOS
PERSONAL
PROCESO
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DOCUMENTACIÓN
MATERIALES, ITEMS Y EQUIPOS
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Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
Para una correcta evaluación ...






Pregunte
Escuche
Observe
Piense
Evalúe
Registre
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Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
TÉCNICA DE ENTREVISTA
Palabras fundamentales del Auditor:
Cómo
Dónde
Cuándo
Qué
Por qué
Quién
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Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
TÉCNICA DE ENTREVISTA
 Preguntas Abiertas
 Preguntas Cerradas
 Se debe evitar hacer:
Preguntas que sugieren una respuesta
Preguntas con connotación emotiva
Entonación adecuada
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Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
ACTITUDES A TOMAR EN EL TRANSCURSO DE LA
AUDITORÍA

Permanecer seguro

Administrar el tiempo adecuadamente

No dejarse conducir o engañar

Ser detallista y eficiente

Evitar apartarse del tema
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Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
ACTITUDES QUE DEBEN SER EVITADAS

Ser negativo, indisciplinado

Ser crítico

Caer en disputas

Discutir personalidades

Comparar al auditado

Ser sarcástico
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COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES
Cualidades personales
Un auditor
debe ser:
 Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto
 De mentalidad abierta
 Diplomático-Amable
 Con capacidad de comunicación (oral y escrita)
 Observador
 Perceptivo
 Preparado
 Paciente
 Versátil – capaz de adaptarse a diferentes situaciones
 Tenaz – persistente, orientado a la consecución de los objetivos
 Decidido
 Seguro de si mismo – actúa y funciona en forma independiente a la
vez que se relaciona eficazmente con otros
 Puntual
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Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA
Evidencia de
auditoría
Criterios de
auditoría
Hallazgos de auditoria
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Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA
TERMINOS RELACIONADOS
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TÉRMINOS RELACIONADOS
NO CONFORMIDAD MAYOR
La ausencia o el incumplimiento en la implementación y mantención de uno o
mas elementos obligatorios del sistema, o una situación que en base a
evidencia objetiva disponible, plantearía la existencia de dudas significativas
sobre la calidad de lo que se provee.
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TÉRMINOS RELACIONADOS
NO CONFORMIDAD MENOR
Un hallazgo que indica una debilidad en el Sistema, Procedimiento, registros
o en la gestión de una actividad en particular. Puede ser también una
situación que en base a evidencias objetivas determinaría la existencia de
dudas significativas en cuanto a la capacidad futura del Sistema de alcanzar
la Política y Objetivos.
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TÉRMINOS RELACIONADOS
OBSERVACIÓN
Un hallazgo que merece la atención de la organización, pero que no requiere
obligatoriamente una acción correctiva.
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No Conformidades más Comunes...
 Existencia de Documentos Obsoletos
 Procedimientos que no se cumplen o desactualizados
 Controles operacionales que no se cumplen o que no
se han implementado.
 Registros incompletos o sin implementar
 Legajos de personal incompletos
 Contratos que no se cumplen en todas sus cláusulas
 No se evalúan a los subcontratistas.
 Criterios no homogéneos de control
Fechas de Calibración vencidas
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No Conformidades más Comunes...
 Falta eficacia en la atención de encuestas de satisfacción de Cliente
 No hay registros relativos al reproceso de producto No Conforme
 Productos/registros almacenados en condiciones inadecuadas
 Falta implementar acciones para mejorar el desempeño de los indicadores
 No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones Correctivas
 Acciones Correctivas inadecuadas
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Informe de Auditoría
Estructura:










Alcance y objetivos de la auditoría
Identificación de los auditores
Personas contactadas
Fecha de la auditoría
Normas de referencia
Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los objetivos de la
auditoria.
Fortalezas y Debilidades
Descripción de las no conformidades encontradas
Adjuntar: SAC y Observaciones
Exclusiones
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Informe de Auditoría
Informe de Auditoría
¿Qué no debe incluirse ?
 Opiniones Subjetivas
 Información Confidencial no correspondiente
 Crítica hacia individuos
 Declaraciones ambiguas
 Detalles triviales
 Hallazgos no mencionados en la reunión de cierre
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Seguimiento de Auditoría
CORRECTA REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
Las no conformidades deberán registrarse y deberá
contar con evidencias de auditoría que las sustenten.
• Problema
• Evidencia
• Requisito incumplido
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Levantamiento de hallazgos
No
conformidad
NO
ok
SI
FIN
Acción inmediata
Evaluación de
causas
Acciones
correctivas
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Evaluación de la
efectividad de las
acciones tomadas
Implementación
de acciones
correctivas
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Especialistas en Sistema de Gestión
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MUCHAS GRACIAS
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