nomina Pymes cartilla 1

SIIGO
Nómina Pymes
(PARAMETROS)
Cartilla
I
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACION
OBJETIVO
1. CUENTAS CONTABLES PARA NOMINA
1.1. Cuentas para Fondos de Pensión
1.2. Cuentas para Pensión y Cesantías
1.3. Cuentas de Aportes Parafiscales
1.4. Cuentas de Provisiones Prestaciones Sociales
2. APLICACIÓN DE CENTROS DE COSTO PARA NOMINA
3. DEFINICION DE DOCUMENTOS PARA NOMINA
3.1. Por Tipo de Comprobante
3.2. De Acuerdo al Proceso
4. PARAMETRIZACION DE TERCEROS
4.1. Información del Tercero
4.2. Datos Información Exógena
4.3. Datos del Tercero
5. PARAMETROS INICIALES DEL MODULO DE NOMINA
5.1. Apertura de Nóminas
5.2. Conceptos de Nómina
5.3. Definición de Fondos, Pensión, Salud, Cesantías ARP, FIC
5.3.1 Control de Salud y Pensión
Control de Salud
Control de Pensión
5.4. Apertura de Cajas
5.5. Porcentaje Parafiscal
5.6. Grupos Contables
5.7. Catálogo de Provisiones
5.8. Retención en la Fuente
5.9. Apertura de Empleados
5.9.1. Información Personal
5.9.2. Información Nomina
5.9.3. Datos para SOI
5.9.4. Datos Ley 100.
5.9.5. Datos Información Exógena
5.9.6. Información Bancaria
TALLER PROCESO DE PARAMETRIZACIÓN
PRESENTACIÓN
En esta cartilla se ilustrara acerca de todos los aspectos a tener en cuenta para la
correcta parametrización del módulo de Nomina Básica versión 8.1 para SIIGO
Windows
OBJETIVOS
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•
•
Mediante la información suministrada en este manual se pretende difundir el
conocimiento necesario para llevar a cabo la parametrización de este módulo.
Proveer herramientas que permitan la aplicación de las funcionalidades
desarrolladas en el manejo de diferentes escenarios.
Al finalizar el estudiante estará en la capacidad de identificar las opciones y
formas de ingresar parámetros que requiere el aplicativo para generar
procesos propios del área de nomina.
CUENTAS CONTABLES PARA NÓMINA
De la correcta definición de las cuentas contables depende la parametrización y
ejecución de los procesos de nómina, que inciden directamente en la generación de
informes detallados permitiendo efectuar un análisis de la información.
Para realizar dicha parametrización se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Las cuentas contables que afecten el proceso de nomina se deben manejar a nivel
auxiliar esto aplica para las cuentas de los Fondos de Salud y Pensión
2. Deben tener la marcación de SI TERCERO: con el fin de acumular la información por
cada uno de los empleados
3. Deben tener la marcación de SI CENTRO DE COSTO: Con el fin de acumular la
información por cada área, departamento, sucursal o ciudad que la empresa maneje.
Las cuentas se parametrizan por:
Contabilidad – Administración de Cuentas Contables – Apertura
Cuentas Contables para Fondos
De acuerdo con el plan de cuentas comercial las que corresponden a los fondos de
salud son 510569, 520569 y 720569, sin embargo es obligatorio crear un auxiliar que
identifique cada uno de los fondos por cada uno de los grupos contables que se
manejen. A continuación mostramos un ejemplo:
DEBITO
CREDITO
51056901Nueva EPS
52056901Nueva EPS
72056901Nueva EPS
23700501Nueva EPS
23700501Nueva EPS
23700501Nueva EPS
Se debe tener en cuenta que dependiendo del número de fondos de salud que maneje
la empresa se debe auxiliarizar la cuenta del gasto y del pasivo, es decir si se manejan
10 fondos de salud se deben crear 10 auxiliares en las cuentas del gasto y del pasivo
DEBITO
CREDITO
51056901 Nueva EPS
51056902 Famisanar
51056903 Compensar
23700501 Nueva EPS
23700502 Famisanar
23700503 Compensar
De acuerdo con el plan de cuentas comercial las que corresponden a los fondos de
pensiones son:
DEBITO
51057001Colpensiones
52057001Colpensiones
72057001Colpensiones
CREDITO
23803001Colpensiones
23803001Colpensiones
23803001Colpensiones
Se debe tener en cuenta que dependiendo del número de fondos de pensión que
maneje la empresa se debe auxiliarizar la cuenta del gasto y del pasivo, es decir si se
manejan 10 fondos de pensión se deben crear 10 auxiliares en las cuentas del gasto y
del pasivo
DEBITO
51057001Colpensiones
51057002Porvenir
51057003Skandia
CREDITO
23803001Colpensiones
23803002Porvenir
23803003Skandia
De acuerdo con el plan de cuentas comercial las que corresponden a los fondos de
Cesantías son:
DEBITO
51057051Porvenir
52057051Porvenir
72057051Porvenir
CREDITO
23803051Porvenir
23803051Porvenir
23803051Porvenir
Se debe tener en cuenta que dependiendo del número de fondos de cesantías que
maneje la empresa se debe auxiliarizar la cuenta del gasto y del pasivo, es decir si se
manejan 10 fondos de cesantías se deben crear 10 auxiliares en las cuentas del gasto
y del pasivo
La cuenta contable 510570 es compartida para pensiones y cesantías, para el
manejo en SIIGO se sugiere dejar el auxiliar del 1 al 50 para pensiones y del
51-100 para cesantías
Cuentas de Aportes Parafiscales
De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los
aportes parafiscales son:
DEBITO
51057201Caja Compens.
Familiar
510575
ICBF
510578
SENA
52057201 Caja Compens.
Familiar
520575
ICBF
520578
SENA
72057201Caja Compens.
Familiar
720575
ICBF
720578
SENA
CREDITO
23701001Aportes Caja de Compensación
Familiar ICBF Y SENA
El auxiliar de la cuenta de la Caja de Compensación debe corresponder con el número
de Caja asignado en SIIGO tanto en la cuenta del gasto como en la del pasivo. Las
cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables 51-52-72 de
acuerdo a la necesidad de la empresa.
Cuentas de Provisiones Prestaciones Sociales
De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para las
provisiones de las prestaciones sociales son:
510530
510533
510536
510539
520530
520533
520536
520539
720530
720533
720536
720539
DEBITO
Cesantías
Intereses de Cesantías
Prima
Vacaciones
Cesantías
Intereses de Cesantías
Prima
Vacaciones
Cesantías
Intereses de Cesantías
Prima
Vacaciones
261005
261010
261020
261015
261005
261010
261020
261015
261005
261010
261020
261015
CREDITO
Provisión de Cesantías
Provisión de Int. De Cesantías
Provisión de Prima
Provisión de Vacaciones
Provisión de Cesantías
Provisión de Int. De Cesantías
Provisión de Prima
Provisión de Vacaciones
Provisión de Cesantías
Provisión de Int. De Cesantías
Provisión de Prima
Provisión de Vacaciones
Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables 51-52-72
de acuerdo a la necesidad de la empresa.
APLICACIÓN DE CENTROS DE COSTO PARA NOMINA
Los centros de costo deben estar parametrizados previamente por el módulo de
Contabilidad. Estos se enlazan directamente en la creación del empleado y en la
parametrización de las cuentas con el fin de establecer cual es gasto generado en la
nomina por cada una de las áreas o dependencias de la empresa.
Para realizar la parametrización de los centros de costos se debe ingresar por:
Contabilidad – Administración Centros de Costos – Apertura
Al ingresar a la opción se deben diligenciar los siguientes datos
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Código: SIIGO permite crear 9999 centros de costo, esta codificación se podrá
asignar de manera aleatoria.
Responsable: Se debe digitar el nombre o cargo de la persona encargada de
dicho centro de costo, es de aclarar que este campo no es obligatorio
Dirección: Se debe digitar la dirección donde se encuentra ubicado el centro de
costo, es de aclarar que este campo no es obligatorio
Teléfonos/Fax: Se debe digitar el primer y segundo número telefónico al igual
que el número del fax del centro de costo que se está creando, es de aclarar
que este campo no es obligatorio.
E-mail: Se podrá digitar la dirección de correo electrónico del centro de costo,
no es un campo obligatorio.
Sub centro: Se debe marcar esta opción siempre y cuando se estime
necesario, recordemos que el sub centro de costo es una división más amplia a
los centros de costos, SIIGO permite crear 999 sub centros de costo.
DEFINICION DE DOCUMENTOS PARA NOMINA
Los documentos que se relacionan a continuación permiten efectuar la contabilización
de los procesos que se ejecutan en el módulo, tales como causación y pago de nomina,
y aportes parafiscales y provisiones.
Tipo de Comprobante
Se deben definir los siguientes comprobantes:
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Tipo G: En este tipo de documento se registrara el pago de la nomina, se
afecta contablemente la cuenta por pagar vs el banco o la caja donde se le
consigno al empleado.
Tipo L: En este tipo de documento se contabilizara la causación de nomina, y
demás procesos propios del área
Por proceso:
Para cada uno de los siguientes procesos se debe definir un número de tipo de
documento L
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Causación de Nomina: Para efectuar la contabilización de la liquidación de
nomina
Pago de Nomina: Para efectuar la contabilización del pago de nomina.
Parafiscales: Para efectuar la contabilización de los aportes parafiscales.
Provisiones: Para efectuar la contabilización de las provisiones
Pre liquidación de Contrato: Para realizar la contabilización de la pre
liquidación de contrato de trabajo.
Para realizar la parametrización de estos documentos se debe ingresar por:
Contabilidad – Parámetros de Documentos - Definición de Documentos
Al ingresar a la opción se observa la siguiente ventana
COMPROBANTE L –OTROS.
Dentro de este tipo de documento se realizaran contabilizaciones como la causación de
la nomina, los parafiscales, las provisiones y la pre liquidación de contrato de trabajo.
Al seleccionar el documento tipo L-Otros el sistema solicitara la siguiente información:
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Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999
diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas,
sucursales o cualquier otro criterio.
Descripción: La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente
al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento
de la captura.
Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se quiere empezar a
generar el consecutivo de comprobantes.
Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar
documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por
el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad
Desea Modificar Descripción de secuencias: Al seleccionar esta opción el
programa permitirá modificar la descripción de las secuencias en el momento
de elaborar de forma manual cada documento.
Nro. Automática: Seleccionar la casilla si se desea que la numeración la
genere automáticamente el programa, de lo contrario se deja en blanco
Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que se quiere
capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.
Pág.Comp./Minerva (S/N/M): Si la impresión generada es estándar de
acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccionar S si se quiere en una
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página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas
minerva de comercialización genérica.
Número de Copias: Número de copias que se desea en la impresión de un
documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el tamaño del
papel.
Título: Digitar el título del comprobante que se está parametrizando. Este
aparecerá en el momento de la impresión estándar.
Leyenda: Asignar la casilla si se desea que en la impresión de un documento
estándar se impriman los datos de la empresa. Estos datos los imprime en el
encabezado del documento.
Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento
NO lo realiza el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos
documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta
opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el
documento “Cómo se elabora un generador de documento”
Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si se desea que una vez se termine
de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.
Multiusuario: Seleccionar la casilla si el documento se utiliza en más de una
terminal al mismo tiempo.
Redondea Cifras: Seleccionar la casilla para que en los registros se aproxime
al peso.
No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marca esta
opción el sistema realizara la impresión de estos documentos por la opción
Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia, imprimirá
todos los documentos enviados, a la misma impresora, caso contrario solicitara
siempre una impresora. Esto aplica tanto en la impresión de los documentos en
formato estándar, o con generador de documentos antiguo y nuevo.
Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción,
el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo
contrario imprime cinco decimales.
Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema
imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario
imprime cinco decimales.
COMPROBANTE DE EGRESO G- EGRESO
El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de
dinero de la empresa. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente
o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en SIIGO se pueden
definir un documento tipo G por cada Banco.
Al seleccionar el documento tipo G- EGRESO el sistema solicitara la siguiente
información:
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Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999
diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas,
sucursales o cualquier otro criterio.
Descripción: La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente
al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento
de la captura.
Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se quiere empezar a
generar el consecutivo de comprobantes.
Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar
documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por
el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad
Desea Modificar Descripción de secuencias: Al seleccionar esta opción el
programa permitirá modificar la descripción de las secuencias en el momento
de elaborar de forma manual cada documento.
Nro. Automática: Seleccionar la casilla si se desea que la numeración la
genere automáticamente el programa, de lo contrario se deja en blanco
Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que se quiere
capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.
Pág.Comp./Minerva (S/N/M): Si la impresión generada es estándar de
acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccionar S si se quiere en una
•
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página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas
minerva de comercialización genérica.
Número de Copias: Número de copias que se desea en la impresión de un
documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el tamaño del
papel.
Título: Digitar el título del comprobante que se está parametrizando. Este
aparecerá en el momento de la impresión estándar.
Leyenda: Asignar la casilla si se desea que en la impresión de un documento
estándar se impriman los datos de la empresa. Estos datos los imprime en el
encabezado del documento.
Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento
NO lo realiza el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos
documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta
opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el
documento “Cómo se elabora un generador de documento?”
Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si se desea que una vez se termine
de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.
Multiusuario: Seleccionar la casilla si el documento se utiliza en más de una
terminal al mismo tiempo.
Redondea Cifras: Seleccionar la casilla para que en los registros se aproxime
al peso.
No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marca esta
opción el sistema realizara la impresión de estos documentos por la opción
Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia, imprimirá
todos los documentos enviados, a la misma impresora, caso contrario solicitara
siempre una impresora. Esto aplica tanto en la impresión de los documentos en
formato estándar, o con generador de documentos antiguo y nuevo.
Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción,
el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo
contrario imprime cinco decimales.
Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema
imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario
imprime cinco decimales.
PARAMETRIZACIÓN DE TERCEROS
En esta opción se deberán crear todos y cada uno de los fondos de pensión, salud, caja
de compensación, SENA, ICBF que tengan relación con el proceso de nomina.
Es de aclarar que no se usa para crear los empleados ya que este proceso se
explicara más adelante.
Para realizar la creación de terceros se deberá ingresar a:
Contabilidad- Administración de Terceros – Apertura
Al ingresar el sistema solicitara la siguiente información:
Información del Tercero
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Nit: (13 posiciones numéricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe
digitar sin puntos, sin caracteres especiales ni digito de verificación. Tan pronto
se digite el NIT el sistema mostrará el mensaje CREACIÓN, se pasa con ENTER
Maneja Sucursales: Seleccionar el campo si este NIT maneja facturación por
La Sucursal (Mismo NIT, con diferentes direcciones), en caso contrario no
asigne el campo, si se asignó el campo a continuación preguntará el número de
Sucursal a crear desde 001 hasta 999.
Nombre: (Campo 50 posiciones alfanuméricas). Este nombre debe
corresponder con el que se ha registrado en la Cámara de Comercio, para
efectos de información Tributaria.
Contacto: (Campo de 50 posiciones alfanuméricas). Este le permite establecer
una persona específica con quien comunicarse o a quién enviar
correspondencia.
Datos información exógena:
Esta ventana tiene como finalidad obtener información para la presentación de medios
magnéticos
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Razón Social: Es un check box que debe marcarse cuando el nombre del
tercero corresponde a una RAZON SOCIAL, de lo contrario, el programa
asumirá que el nombre del tercero es de una persona natural y podrán digitarse
los datos de apellidos y nombres.
Nombre 1: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. Este campo se activa
únicamente cuando NO se haya chequeado el campo “Razón Social” y es
obligatorio. Aquí debe digitarse el primer nombre del tercero que se está
creando y/o modificando.
Nombre 2: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. NO es obligatorio. Aquí
debe digitarse el segundo nombre del tercero que se está creando y/o
repasando.
Apellido 1: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. Es obligatorio. Aquí debe
digitarse el primer apellido del tercero que se está creando y/o repasando.
Apellido 2: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. No es obligatorio, Aquí
debe digitarse el segundo apellido del tercero que se está creando y/o
repasando.
Número de Identificación del Extranjero: el sistema permite incluir el Nit
genérico asignado para los terceros del exterior, para realizar el reporte de la
información. Es un campo de 9 caracteres.
Datos del Tercero:
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Dirección:(Campo de 100 posiciones alfanuméricas), corresponde a la
dirección del tercero en los dos campos existentes.
País – Ciudad: Asignar el código de País y Ciudad de ubicación del tercero, con
el de los binoculares o con la tecla de función F2se pueden consultar los datos
previamente creados.
Activo: Al marcar esta opción el programa mostrara al tercero en cada una de
las búsquedas.
Teléfonos – Fax – A.A: Digitar hasta cuatro (4) números telefónicos del NIT,
El número del Fax y el Apartado Aéreo del tercero.
Sexo: Asigne la letra que corresponda, (E/M/F) Empresa, Masculino, femenino.
Pueden ser personas Naturales o Jurídicas.
Cumpleaños: Digitar la fecha de nacimiento o de constitución si es una
persona jurídica, año de cuatro dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos,
seguidos sin separaciones
E-mail: Ingresar la dirección electrónica del tercero.
Tipo: Seleccionar el que corresponde; NIT, Cédula, Nro. único ide Personal,
Cédula de extranjería, Tarjeta de Identidad, Registro Civil, Pasaporte, Tarjeta
de extranjería, Tipo de documento extranjero.
Digito Verif: Si en el campo anterior es NIT se debe asignar el dígito de
Verificación.
Clasificación: Se deberá seleccionar la opción “otros” ya que para el caso de
nomina el tercero no es un Cliente ni proveedor.
PARAMETROS INICIALES DEL MÓDULO DE NÓMINA
Apertura de Nominas:
Mediante esta opción se crean las nominas en las que se liquidaran los conceptos de
ingresos y deducciones de los diferentes periodos
Se debe ingresar por:
Nomina – Parámetros – Catálogos – Apertura de Nominas
Al ingresar a la opción el programa presenta la siguiente ventana
Número de Nómina: Digitar el número que corresponda al periodo de nomina a
liquidar. Permite crear Max 9999999999
Descripción: Digitar el nombre de la nomina que se está creando
Forma de Pago: Corresponde a los dos periodos que se manejan en este tipo de
nomina el cual puede ser mensual o quincenal
Una vez se completa la anterior información el programa presenta la siguiente ventana
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Fechas: Periodo de liquidación de la nomina, no debe exceder la forma de pago
mensual o quincenal
Mes: El que corresponde con la fecha de nomina
Carga los conceptos Fijos de nómina? : Marcar la opción si se requiere que
dentro del tipo de nomina creado los conceptos que se ingresaron como una
novedad fija sean liquidados.
Porcentaje: Corresponde al porcentaje máximo de deducciones permitido,
este es determinado por la empresa.
Descuenta deducciones si superan el tope: al marcar esta opción permite
que aunque supere el porcentaje de descuentos el programa liquide las
deducciones
DEFINICIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA
Los conceptos corresponden a las diferentes novedades de ingreso o deducciones que
se capturaran a los empleados en cada periodo de nómina. Para realizar la creación de
dichos conceptos se debe ingresar a:
Nomina – Parámetros – Catálogos – Apertura de Conceptos
Al ingresar a dicha opción el sistema mostrara la siguiente ventana:
•
Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina que
desea crear. Se permite crear hasta 999 conceptos. Esta nomina trae algunos
conceptos previamente parametrizados los cuales se pueden consultar con el
icono o la tecla de función F2.
Se recomienda crear del código 01 a 199 los conceptos de ingresos o
devengados y del 200 en adelante los conceptos correspondientes a las de
deducciones o descuentos.
•
•
•
Tipo (Ingreso/Deducción): Marcar la opción de “Ingreso” o “Deducción” de
acuerdo al concepto que se está creando.
Descripción: Nombre del concepto el cual se verá reflejado en la impresión
del volante o desprendible de nomina.
Cuenta: Digitar el código de la cuenta contable a registrar en el momento de
contabilizar la nomina. Para afectar las
cuentas de los grupos 51 –
Administración, 52 – Ventas y 72 –Mano de Obra (producción) con un mismo
concepto, se deben dejar los cuatro primeros dígitos en cero (00000600
ejemplo de cómo asignar la cuenta de salario), para que el programa asuma el
grupo correspondiente a cada empleado de acuerdo con el catálogo. Para los
conceptos de salud, pensión y cesantías se deben digitar las cuenta hasta el
sexto digito, es decir, hasta el nivel de subcuenta, y el código del auxiliar se
debe dejar en cero (00), para que el programa tome el código del fondo
asignado en la hoja de vida del empleado.
A continuación realizamos un ejemplo:
Teniendo en cuenta que algunas empresas manejan los tres grupos contables
(51-52-72) y con la finalidad de no tener que crear tres conceptos diferentes
debido a que la cuenta contable es diferente
Detalle
Sueldo de
Administrador
Sueldo de Comercial
Sueldo de Producción
Cuenta
Contable
5105060000
5205060000
7205060000
Se debe asignar el número de la cuenta contable de la siguiente forma:
Detalle
Sueldo
Cuenta
Contable
0005060000
Los primeros ceros corresponde al grupo contable (51-52-72) y los dos ceros
siguientes a la cuenta. De esta forma en el momento de contabilizar el
programa tomara la información de grupo y cuenta del catalogo del empleado
•
Fórmula: Marcar la opción si el concepto que se está creando depende de una
variable para su cálculo. Ej. Salario, horas extras, subsidio de transporte,
incapacidades, esto se ve reflejado en la captura de las novedades y de
conceptos fijos, ya que si el concepto esta formulado, permite cargar
cantidades, caso contrario debe ingresarse un valor que será el que el sistema
liquide. Para efectos del subsidio de transporte este concepto trabaja sin
formula o debe estar formulado como 1/1
•
•
•
•
•
Numerador: En este campo se debe asignar el factor que se utilizará para el
cálculo del valor del concepto que se está creando. El numerador siempre va
multiplicado por el salario que tiene el empleado en el catalogo si el concepto
que se está creando no posee una formulación especial para su cálculo.
Denominador: Corresponde al número o factor en el que se debe dividir el
valor del salario para el cálculo correcto del concepto que se está creando. El
salario debe ser treinta (30) ó si se liquida nomina por horas será doscientos
cuarenta (240).
Salario: Marcar la opción si los conceptos que se están creando se deben tomar
como base salarial para los cálculos de parafiscales, Salud, Pensión, Retención
en la fuente. Para la ARP, el sistema no toma como base salarial aquellos
conceptos que estén marcados en su cálculo automático como incapacidades,
vacaciones o licencias.
Muestra Saldo: Esta opción únicamente aplica para el concepto de préstamo a
empleados para que en la captura de novedades muestre el saldo del préstamo
siempre y cuando la cuenta contable este parametrizada como detallada por
Cobrar.
Base ARP: Marcar la opción si el concepto hace base para el cálculo de ARP.
Cálculo Automático: Este campo tiene relación con los procesos automáticos
que se ejecutan en el módulo de nómina. Estos conceptos son:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
A- AVP Afiliado: Escoger la opción si se está creando el concepto de
descuento por ahorro voluntario de pensión por parte del empleado
C- AVP Empleador: Escoger la opción si se está creando el concepto
que se utilizará para registrar el aporte voluntario de pensión por parte
del empleador
D- Aporte FSP: Escoger la opción si se está creando el concepto con el
que se descontara el valor del Fondo de Solidaridad Pensional
I – Incapacidad: Escoger esta opción cuando se estén definiendo los
conceptos de incapacidades.
H – Horas Extras: Escoger esta opción con el fin de diferenciar las
horas extras de los recargos adicionales que se puedan generar. Ej.
Recargo nocturno.
N – Ninguno: Se deberá seleccionar cuando el concepto de nomina que
se esta parametrizando no hace parte de ningún proceso automático.
O- Otros aportes de pensión no constituyen renta: Se deberá
seleccionar esta opción cuando el concepto a crear haga parte de un
aporte no constitutivo de renta ni ganancia ocasional, con el fin de que
SIIGO en el momento de liquidar la retención en la fuente lo reste de la
base salarial.
P - Aporte de Pensión: Se debe escoger esta opción cuando se esté
definiendo el concepto de pensión
R – Retención en la Fuente: Se debe escoger esta opción cuando se
esté definiendo el concepto de retención en la fuente.
S - Aporte de Salud: Se debe escoger esta opción cuando se esté
definiendo el concepto de salud.
T – Auxilio de Transporte: Se debe escoger esta opción cuando se
esté definiendo el concepto de subsidio de transporte. En este caso el
programa solicitará el valor del subsidio de transporte y el tope de
salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe
pagar el Subsidio de Transporte. De acuerdo a la legislación actual el
o
o
o
tope corresponde a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Recuerde que esta información debe actualizarse cada año.
V – Vacaciones: Se debe escoger esta opción cuando se esté creando
el concepto de vacaciones.
K – AFC: Escoger esta opción al crear el concepto de aporte al Fondo de
la Construcción.
L – Ahorro Voluntario Pensión: Escoger esta opción si el concepto que
está creando corresponde al ahorro voluntario de pensión
Los conceptos así marcados sirven para que en el proceso de liquidación
de nómina el programa calcule los valores automáticamente, si alguno
no está definido, es posible que el sistema en algún momento arroje una
novedad con el nombre de “concepto desconocido”
A continuación se colocan algunos ejemplos para la creación de conceptos de
ingresos los cuales dependen de las cuentas contables que maneje cada empresa.
Ingreso / Deducción
Cuenta Contable
Formula
Numerador
Denominador
Salario
Muestra Saldo
Base Arp
Calculo Automático
Concepto Liquidación
Activo
Concepto
Sueldo
Ingreso
0000060000
Si
1
30
Si
No
Si
Ninguno
Ninguno
Si
Concepto
Auxilio de Transporte
Ingreso
0000270000
Si
1
1
Si
No
Si
Ninguno
Ninguno
Si
Concepto
Horas Extras
Ingreso
0000150100
Si
1.25
240
Si
No
Si
Ninguno
Ninguno
Si
En cuanto a los conceptos de pensión y salud en el momento de asignar la cuenta
contable la cual debe estar auxiliarizada por cada fondo creado, no se debe incluir el
auxiliar ya que el programa tomara esta información del catalogo del empleado.
A continuación se colocan algunos ejemplos para la creación de conceptos de gastos
los cuales dependen de las cuentas contables que maneje cada empresa
Concepto
Concepto
Concepto
Pensión
Salud
Retención
Ingreso /
Deducción
Cuenta Contable
Deducción
Deducción
Deducción
2380300000
2370050000
2365050000
Formula
No
No
No
Numerador
No aplica
No aplica
No aplica
Denominador
No aplica
No aplica
No aplica
Salario
No
No
No
Muestra Saldo
No
No
No
Base Arp
No
No
No
Calculo Automático
Concepto
Liquidación
Activo
Pensión
Salud
Retención
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Si
Si
Si
DEFINICIÓN DE FONDOS:
A través de esta opción se crean los fondos de Salud, Pensión, Cesantías, ARP, Fondo
de Construcción que maneja la empresa.
Para crearlos se debe ingresar por la opción:
Nomina – Parámetros – Catálogos – Apertura de Fondos
En esta opción el sistema permite crear los fondos de Salud, Pensión, Cesantías, ARP,
Fondo de Construcción que maneja la empresa.
El programa muestra el siguiente mensaje informativo
Al continuar con Enter el programa solicita la siguiente información
•
•
Tipo: Se debe escoger la opción correspondiente de acuerdo al tipo de fondo
que se quiere crear. Pensión, Salud, Cesantías, Arp ó AFC.
Número del Fondo: Digitar el número del fondo. Este código debe ser igual al
asignado en el auxiliar de las cuentas contables del gasto y el pasivo. El número
00 corresponde al control de cada fondo donde el programa solicitara datos
correspondiente a la normatividad, será tenido en cuenta en la liquidación de la
nomina.
•
Nombre del Fondo: Digitar el nombre del fondo.
•
Nit Fondo: Digitar el número del Nit del fondo sin puntos, comas, espacios y
sin digito de verificación, tal como se realizo en la creación de terceros.
Redondear Aportes a cienes y bases a Miles: Marcar esta opción si se
quiere que al liquidar nomina y realizar los procesos de seguridad social el
sistema redondee aporte a cienes y bases a miles. Esta opción solo aplica
para los fondos de Pensión y Salud.
Código: Digitar el código del fondo asignado a cada entidad para el manejo de
Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.
•
•
A continuación se visualiza un ejemplo de la creación de fondos de pensión versus las
cuentas contables
No
Cuenta
Cuenta
Nombre
Fondo
Gasto Pensión
Pasivo Pensión
1
510570-01
238030-01
Fondo
Pensión
Iss
2
510570-02
238030-02
Porvenir
3
510570-03
238030-03
Skandia
A continuación se visualiza un ejemplo de la creación de fondos de salud versus las
cuentas contables
No
Cuenta
Cuenta
Nombre
Fondo
Gasto Salud
Pasivo Salud
Fondo Salud
1
510569-01
237005-01
Iss
2
510569-02
237005-02
Compensar
3
510569-03
237005-03
Famisanar
Control de Salud y Pensión:
En esta opción se registran datos correspondientes a la normatividad, indispensables
para realizar los cálculos de aportes. Dicha información se puede modificar según las
disposiciones del Gobierno. Para digitar estos datos se debe ingresar por:
Nomina – Parámetros – Catálogos – Apertura de Fondos.
Control Fondo de Salud:
•
•
•
•
•
•
•
Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para
este caso se debe escoger el fondo de Salud.
Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar al
control del tipo de fondo. Es decir que el número sería el cero (0).
Nombre del Fondo: Aparece el nombre “CONTROL SALUD” de forma
automática, por tanto, no es necesario digitarlo ni modificarlo.
NIT Fondo: El programa salta este campo porque no se está creando ningún
fondo específico.
Aporte Patronal: Corresponde al porcentaje de salud que debe aportar el
empleador. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al
8.5%.
Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento al empleado por
concepto de salud. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje es del 4%.
Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de Salarios
•
•
•
Mínimos Legales Vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud.
De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25).
Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de Salarios
Mínimos Legales Vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud.
Cobertura Familiar: En este campo se debe digitar el porcentaje de aporte
que debe aplicar la empresa por concepto de Caja de Compensación Familiar.
De acuerdo a las disposiciones legales vigentes este porcentaje es del 4%.
Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del Salario Mínimo
Legal Vigente.
Aporte Contrato de Aprendizaje: Según la Ley 789 de 2002, los
empleadores deben efectuar el pago correspondiente a salud en las
proporciones establecidas por la Ley a los aprendices, por tanto en este campo
se debe indicar la forma en la cual se desea liquidar el aporte de Salud que
realizará el empleador por el aprendiz, por porcentaje (12.5%); por valor que
es fijo y corresponde al 12.5% de un (1) SMMLV o “no” para dejar de aplicar
este caso a los aprendices.
Porcentaje Fosyga: De acuerdo con lo establecido en el artículo 218 de la ley
100 de 1993 y el artículo 1 del Decreto 1283 del 23 de julio de 1996 el cual
reglamento el funcionamiento del Fondo de Solidaridad y Garantía del Sistema
General de Seguridad en Salud donde establece que el Fondo de Solidaridad y
Garantía (FOSYGA) es una cuenta adscrita al Ministerio de la Protección Social
manejada por encargo fiduciario, sin personería jurídica ni planta de personal
propia, cuyos recursos se destinan a la inversión en salud. Si en la compañía se
tienen empleados que realizan este aporte se debe digitar el porcentaje de
aporte que deberá calcular el sistema.
Control Fondo de Pensión:
•
•
•
•
Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para
este caso se debe escoger Pensión.
Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar a los
parámetros del fondo. Es decir que el número sería el cero (0).
Nombre del Fondo: Aparece el nombre “CONTROL PENSIONES” de forma
automática, que no es necesario digitarlo ni modificarlo.
Nit Fondo: El programa salta este campo porque no se está creando ningún
Fondo específico.
•
•
•
•
•
•
•
•
Aporte Total: Corresponde al porcentaje total de aporte de Pensión. De
acuerdo a la legislación actual corresponde al 16%.
Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe
aplicar al empleado por concepto de pensión. De acuerdo a la legislación actual
este porcentaje corresponde al 4%.
Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de Salarios
Mínimos Legales Vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de
pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25).
Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de Salarios
Mínimos Legales Vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de
pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de uno(1)
Aporte Solidaridad: Corresponde al porcentaje del fondo de solidaridad que se
debe aplicar a los empleados que devengan un salario superior a los cuatro (4)
salarios mínimos mensuales legales vigentes. De acuerdo a la legislación actual
este porcentaje es del 1%.
Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo
legal vigente.
Aporte Sub-cuenta de Subsistencia (S/N): Este campo aplica conforme a la
Ley 797 de enero 29 de 2003, en el que se indica que los afiliados por pensión
con ingreso igual o superior a 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes y
los pensionados con mesadas superior a 10 salarios mínimos mensuales legales
vigentes deben contribuir con un aporte adicional con destino a la sub-cuenta
de subsistencia del fondo de solidaridad. Una vez se marca esta opción el
programa muestra la ventana que permite parametrizar los rangos establecidos
por la norma.
Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:
•
•
•
•
Tipo: Se debe marcar la letra A para los Afiliados y P para los Pensionados.
Desde: Corresponde al rango inicial de los salarios mínimos mensuales legales
vigentes desde los que se debe efectuar el aporte de acuerdo a las
disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003.
Hasta: Corresponde al rango final de los salarios mínimos mensuales legales
vigentes hasta el que se debe efectuar el aporte. de acuerdo a las disposiciones
de ley 797 de Enero 29 de 2003.
Aporte: Se debe digitar el porcentaje de aporte de acuerdo a las disposiciones
de ley 797 de Enero 29 de 2003.
Los datos que se registren en el control de fondos deben ser
actualizados anualmente y conforme a las disposiciones legales
vigentes.
DEFINCION DE CAJAS:
En esta opción se deben crear las Cajas de Compensación con las que la empresa
tiene convenio. Para crearlas se debe ingresar por:
Nomina – Parámetros – Catálogos – Apertura de Cajas
Al ingresar a la opción el programa muestra la siguiente venta
•
•
•
•
Código: Se pueden crear 9999 cajas. El número debe corresponder con el
auxiliar de la cuenta contable del gasto previamente creada
NIT: Asignar el número de documento de identificación de la caja
Descripción: El sistema mostrara el nombre de la caja de compensación tal
como se ha creado en la apertura de terceros.
Código Caja: Se debe digitar el código de la caja de compensación asignado
para la generación de la planilla Integrada de Aportes.
PORCENTAJE PARAFISCALES:
En esta opción se debe paramétrizar el porcentaje de aporte que realiza la empresa
por concepto de Caja de Compensación, SENA, ICBF y FIC, mensualmente. Se debe
ingresar por:
Nomina – Parámetros – Catálogos – Porcentajes de Parafiscales.
Al ingresar a la opción el programa solicita los siguientes datos:
•
•
•
•
Porcentaje: Digitar el porcentaje del aporte realizado por SENA, ICBF y Caja
de Compensación.
Identificación: Asignar el Nit del SENA e ICBF.
FIC: Digitar el porcentaje de aporte de Fondo Industrial para la Construcción,
este tipo de aporte solo lo realizan las empresas constructoras.
Redondear pagos del empleado al cien más cercano: Marcar esta opción si
se desea que en el momento hacer el cálculo del aporte el programa aplique el
redondeo
GRUPOS CONTABLES:
Mediante esta opción se crean los diferentes grupos contables que maneja la empresa
para realizar la contabilización de la nomina. Su finalidad es guardar los acumulados de
un empleado, cuando por alguna circunstancia se hace cambio a un nuevo grupo
contable y se realizan pagos y contabilizaciones de nómina a este último grupo. Los
grupos que afectan a nivel contable la nómina son los siguientes:
•
•
•
51 (Administración)
52 (Ventas o comercial)
72 (Mano de obra o Producción).
Para realizar la creación de los grupos contables se debe ingresar a:
Nomina – Parámetros – Catálogos – Grupos Contables
Al ingresara a la opción el programa muestra la siguiente ventana
SIIGO permite crear hasta 10 grupos contables totalmente diferentes
CATALOGO DE PROVISIONES:
Mediante esta opción de definen los códigos, bases y porcentajes por cada una de las
provisiones de nomina.
Se debe ingresar por
Nómina – Parámetros – Catálogos – Provisiones- Catálogo de Provisiones
Al Ingresar a la opción el programa presenta la siguiente ventana
•
•
•
•
Código: Asignar un número por cada una las provisiones a paramétrizar
Nombre: Digitar la descripción que corresponde al código que se está creando
Porcentaje: Digitar el porcentaje a provisionar de acuerdo con el concepto
Saldo o Movimiento: Marcar si se requiere que el cálculo del porcentaje se
aplique sobre el saldo o el movimiento de la cuenta contable.
Después de completar la anterior información el programa presenta la siguiente
pantalla
Se deben digitar cada uno de los conceptos que hacen base para el cálculo de la
provisión. Con el icono
•
•
•
•
•
se graba
Salario Integral: Marcar la opción si se requiere que el cálculo de la provisión
se aplique también a los empleados que tienen asignado un salario integral.
Grupo: Digitar la información por cada uno de los grupos contables que
previamente se han creado
Cuenta Debito: Asignar la cuenta contable en la cual se registrara el dedito de
la provisión
Cuenta Crédito: Asignar la cuenta contable en la cual se registrara el crédito
de la provisión
Concepto: Asignar el numero de concepto de nomina creado para la provisión
RETENCIÓN EN LA FUENTE
Con el fin que SIIGO realice el cálculo automático de retención en la fuente, se debe
paramétrizar por la siguiente opción:
Nómina – Parámetros – Catálogos – Retención en la Fuente.
Al ingresar el programa muestra la siguiente ventana
Al Ingresar por la opción parámetros el programa solicita los siguientes datos
•
•
•
•
•
•
•
•
Limite Valor Exento para la Base: Digitar el valor exento para la base de
retención en la fuente, de acuerdo a lo establecido en el artículo 206 del
Estatuto Tributario y modificado en valores de UVT en el artículo 51 de la ley
1111 del 206 en el cual se limita mensualmente a 240 UVT.
Porcentaje para Salario Integral: Digitar el porcentaje a partir del cual se
realizara el cálculo de retención en la fuente para aquellos que tienen salario
integral.
Valor de UVT: Digitar el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT), de
acuerdo a la normatividad actual.
Porcentaje Descontable para Pensión: Digitar el porcentaje que no se toma
como base para liquidar Pensión, en este cado el 30%.
Porcentaje exento en retención: Digitar el porcentaje correspondiente de
acuerdo a lo estipulado en el artículo 206 del Estatuto Tributario.
Tope máximo deducción salud y educación: Digitar el porcentaje máximo
de deducción para salud y educación de acuerdo a lo estipulado en el artículo
387 del Estatuto Tributario y en la Ley 12 de 1192 articulo 20, el cual
corresponde al 15% mensualmente.
Tope máximo deducción vivienda: Digitar el valor máximo mensual de
deducción de vivienda conforme a lo estipulado en el artículo 206 del Estatuto
Tributario.
Redondear según circular 0009 DIAN: Marcar esta opción si se requiere que
SIIGO haga el redondeo de la retención en la fuente, en el momento de
realizar la liquidación de la nomina.
Luego de ello se debe ingresar a la opción de Tabla de Retención Parámetros:
Donde el sistema mostrara una ventana en la cual deberá digitar la tabla de retención
en la fuente en UVT conforme al artículo 23 de la Ley 1111 de 2006. Tal como se
muestra a continuación.
APERTURA DE EMPLEADOS
Esta opción permite crear la hoja de vida de los empleados, la cual está compuesta de
la siguiente manera:
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
Información Personal
Información Nómina
Datos para el SOI
Datos Ley 100
Datos Información Exógena
Datos Información Bancaria
Para realizar la creación de las hojas de vida de los empleados se deberá ingresar por:
Nomina – Parámetros – Catálogos – Apertura de Empleados:
Al ingresar es esta opción el programa solicita la siguiente información:
•
Nit: Digitar el número de identificación del empleado sin puntos, comas, ni
espacios.
•
Sucursal: Aplica únicamente para la generación de autoliquidación del Seguro
Social, se debe marcar la opción en el caso que el empleado trabaje en alguna
sucursal de la empresa y requiera presentar la autoliquidación del seguro social
por sucursal. En caso contrario se debe omitir esta opción.
Información Personal:
•
•
•
•
•
Nombre: Digitar los nombres y apellidos del empleado.
Sexo (M/F): Corresponde al género del empleado y se debe seleccionar la
opción correspondiente.
Fecha de Nacimiento: Digitar la fecha de nacimiento del empleado con los
cuatro dígitos del año, dos dígitos para el mes y dos dígitos para el día.
Dirección: Dirección del lugar de residencia del empleado, se debe digitar tal
como lo solicitan los medios magnéticos.
E-mail: Dirección de correo electrónico del empleado con el fin de poder
enviarle al mail el volante o desprendible de nomina.
•
País: Código del país en el que labora el empleado. Con el icono
puede realizar la búsqueda de los países creados en la opción de
parametrización.
•
Ciudad: Código de la ciudad en la que labora el empleado. Con el icono
F2 se puede realizar la búsqueda.
Teléfonos: Corresponde a los números telefónicos del empleado, SIIGO
permite registrar cuatro números telefónicos.
Clasificación: tipo de contribuyente del empleado.
•
•
ó F2, se
ó
Información Nómina:
•
Cuenta Entidad: Corresponde al número de la cuenta corriente o de ahorros
asignada al empleado por la entidad financiera para realizar el pago de nomina
por medio magnético
Grupo Asignado: Corresponde al grupo contable al que pertenece el
empleado, el cual afectará cada uno de los conceptos de nómina en el momento
de la contabilización de la causación de la nómina. Recuerde que los grupos son
51 – Administración, 52-Ventas, 72 – Mano de Obra (producción). Estos los
•
podrá consultar con el icono
ó F2.
Cuenta Asignada: Código contable “05” que corresponde a gastos de
personal.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Centro de Costo: Centro de costo al que pertenece el empleado. Con el icono
ó F2 se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados.
Fecha de Ingreso: Año, mes y día en el que ingreso el empleado a trabajar.
Fecha de Retiro: Este campo se debe diligenciar una vez se haya retirado el
empleado digitando el año, mes y día de retiro. Para los empleados activos de
debe dejar esta fecha de la siguiente manera: 9999/99/99.
Cargo: Cargo que desempeñará el empleado dentro de la empresa.
Corporación: Seleccionar la entidad bancaria en la que el empleado posee la
cuenta de nómina.
Sueldo Actual: Corresponde al salario actual que devenga el empleado
Sueldo Anterior: Corresponde al salario anterior del empleado. Si el empleado
es nuevo se puede dejar en blanco este campo pasando con “Enter”.
Fecha de Aumento: Campo de carácter informativo. Digitar la fecha en la que
se realizó el último aumento de sueldo, si no se ha realizado aumentos o el
empleado es nuevo se deberá digitar la fecha de ingreso del empleado.
Contrato de Aprendizaje: En caso que el empleado sea un estudiante y/o
aprendiz permite aplicar lo contemplado en la Ley la Ley 789 de 2002, donde
indica que los empleadores deben efectuar el pago correspondiente a Salud en
las proporciones establecidas por la Ley ; este campo tiene relación con la
opción ubicada en el Control de Salud Aporte Cont. Aprendizaje.
Ley 50: Marcar esta opción para empleados que se encuentren en la ley 50. En
caso contrario se debe omitir presionando “Enter”. Esta marcación influye en la
liquidación de Cesantías.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Integral: Marcar esta opción solo si el empleado tiene salario integral.
Factor Prestacional: Este campo se habilitara siempre y cuando se haya
marcado la opción de Integral y se deberá digitar el treinta por ciento (30%)
que corresponde al factor prestacional sobre el cual no se realiza ningún
cálculo.
Término Fijo: Si el empleado fue contratado bajo la modalidad de término fijo,
digitar la letra “S”. En caso contrario digitar la letra “N”.
Fecha Final: Si en la opción anterior se digitó la letra “S” el programa solicitará
la fecha de terminación del contrato.
Anticipo Cesantías: Este campo permite digitar el valor de los anticipos de
cesantías, efectuados al empleado, para que en la liquidación de las cesantías
se descuente de la liquidación del empleado que se realiza anual y en la pre
liquidación de contrato de trabajo.
Fecha Anticipo: Digitar la fecha en la que se efectuó el anticipo de cesantías.
Recuerde que las fechas se deben digitar año, mes y día.
Días de Licencia: Digitar el número de los días de licencia No Remunerada que
se haya otorgado al empleado, para efectos de la pre liquidación de contrato de
trabajo.
Periodos Disfrutados de Vacaciones: Digitar los periodos de vacaciones que
ha disfrutado el empleado durante su permanencia en la empresa, con el fin
que el sistema descuente esos días en el momento de realizar la pre liquidación
de contrato de trabajo.
Fecha Últimas Vacaciones: Digitarla fecha en la que el empleado tomó el
último periodo de vacaciones, con el fin que en el momento de efectuar la pre
liquidación del contrato de trabajo liquide los periodos de vacaciones que tiene
pendientes por disfrutar.
Digito de Verificación: Corresponde al digito de verificación que tenga el
empleado en el caso que sea del régimen simplificado, con el fin de generar el
informe de medios magnéticos. No es obligatorio se puede pasar con Enter.
Datos Para el SOI:
Datos seleccionados de acuerdo a las características de cada empleado con el fin de
poder generar de manera correcta la planilla Integrada de Liquidación de Aportes.
•
•
•
•
•
Tipo de Cotizando: En este campo se debe realizar la selección según la
condición en la que se encuentre el cotizante.
Tipo ID: En este campo se debe seleccionar el tipo de documento de
identificación
Subtipo Cotizando: División que tienen algunos tipos de cotizando,
establecidos por la Resolución 1303 del 2005.
Extranjero no obligado a cotizar: Este campo se marca para aquellos
empleados que son de otro país y por norma, no hacen aportes de salud ni de
pensión.
Colombiano residente en el exterior: Esta opción se marca cuando se paga
al empleado en nómina, pero reside en el exterior, lo que hace que el programa
le realice el respectivo aporte por pensión únicamente, ya que por salud debe
cotizar en el país que reside.
Datos Ley 100.
Una vez se han definido estos parámetros el programa desplegará una ventana, en la
que se deben diligenciar los datos que se relacionan a continuación:
•
Fondo de Salud: Asignar fondo de salud al cual se encuentra afiliado el
•
empleado. Con el icono
ó F2 se puede efectuar la búsqueda de los fondos
de salud creados.
Fondo de Pensión: Asignar fondo de pensión al cual se encuentra afiliado el
empleado. Con el icono
creados.
ó F2 se puede efectuar la búsqueda de los fondos
•
Aporte Voluntario: Porcentaje o valor del aporte voluntario que realiza el
empleado, siempre y cuando el aporte sea al mismo fondo de pensión al cual
está afiliado el empleado.
Otros aportes de Pensión no constitutivos de renta: Digitar el valor de los
aportes no constitutivos de renta.
Régimen: Para los afiliados al Instituto de Seguro Social se debe digitar la letra
“P” – Prima Media y para los afiliados a los demás fondos se debe digitar la letra
“A” – Ahorro individual de acuerdo al régimen pensional que tenga el empleado.
Alto Riesgo de Vejez: Este campo se debe seleccionar en el evento en que el
empleado que se está creando está expuesto a radiaciones o en actividades de
alto riesgo como minas o canteras, para lo cual el empleador debe hacer un
aporte adicional del 10% sumándolo al aporte obligatorio de pensión vigente.
Otros – Caja de Compensación: Asignar la Caja de Compensación a la cual
•
se ha afiliado el empleado. Con el icono
ó F2 se puede efectuar la búsqueda
de las cajas creadas.
Fondo de Cesantías: Digitar el código del fondo de cesantías en el que se
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
encuentra afiliado el empleado. Con el icono
ó F2 se puede efectuar la
búsqueda de los fondos creados.
Retención en la Fte: Hace referencia al procedimiento de retención en la
fuente que se aplicará. Al asignar el procedimiento 1 se calculará la retención
en la fuente con base en los porcentajes o valores de la tabla de retención para
salarios. Si se asigna el procedimiento 2 se debe indicar el porcentaje de
retención que se aplicará al empleado durante el semestre. independientemente
de si el empleado tiene o no salario integral, el programa siempre solicitará el
procedimiento de retención a aplicar porque si en determinado momento sus
ingresos forman base para efectuar la retención en la fuente, el programa hará
el cálculo.
Deducción Vivienda: Digitar el valor correspondiente a las deducciones
mensuales de la base de retención por concepto de vivienda.
Deducción de Educación y Salud: Digitar el valor correspondiente a las
deducciones mensuales de la base de retención por concepto de medicina
prepagada, educación del núcleo familiar. Únicamente puede escoger uno de los
cuatro conceptos y el valor no puede exceder del quince por ciento (15%) de
los ingresos del empleado.
Deducción de Salud: Digitar el valor mensual de deducción por concepto de
salud obligatoria de acuerdo al Concepto 066667 del 11 de julio de 2008 de la
DIAN.
Porcentaje de ATEP: Digitar el porcentaje de ATEP (Accidente de Trabajo y
Enfermedad Profesional) que corresponde al cargo del empleado. Los
porcentajes son suministrados por cada ARP de acuerdo al nivel de riesgo
profesional que tenga la empresa.
Fondo ARP: Digitar el código del fondo de Riesgos Profesionales al que el
empleado está afiliado. Con el icono
ó F2 se puede efectuar la búsqueda de
los fondos ARP creados.
CT. Centro de Trabajo: Digitar el código correspondiente al nivel de riesgo al
que el empleado esté expuesto según la tabla de riesgos en que lo clasifica la
ARP.
Aporte Voluntario AFC: En este campo se debe digitar el valor del aporte que
efectúa el empleado al Fondo de la Construcción (Ahorro Programado), con el
fin de deducirlo de la base de retención en la fuente por salarios.
Datos de Información Exógena.
•
•
•
•
•
•
•
Razón Social: Al ser el empleado una persona natural esta opción no se
marca.
Nombre 1: Digitar el primer nombre del empleado.
Nombre 2: Digitar el segundo nombre del empleado
Apellido 1:Digitar el primer apellido del empleado
Apellido 2: Digitar el segundo apellido del empleado
Número de Identificación del Extranjero: Digitar el número de
identificación del tercero, si aplica.
Cupo de Crédito: En caso de aplicar se debe digitar el monto máximo de venta
que se le asignara al empleado.
Información Bancaria
Permite registrar información referente a la entidad bancaria donde el empleado tiene
su cuenta de nomina con el fin de generar el archivo plano para pago electrónico. Se
debe tener en cuenta que si no se genera este archivo los campos no son obligatorios
El sistema solicitara la siguiente información:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Código: Digitar el banco donde el empleado tiene asignada la cuenta bancaria
se puede buscar con el icono
ó F2
Nombre: El sistema traerá por defecto el nombre de la entidad financiera
seleccionada.
Código Interno: Digitar el código de la entidad financiera tal como se reconoce
en la superintendencia bancaria.
Oficina: Digitar el código de la oficina de la entidad bancaria donde el
empleado tiene la cuenta.
Tipo de Cuenta: Seleccionar si la cuenta que posee el empleado es de Ahorros
ó Corriente.
Número de cuenta: Digitar el número de cuenta de la entidad financiera
donde el empleado tiene su cuenta.
Documento Titular / Digito de Verificación / Nombre Titular: Estas tres
opciones el sistema las traerá automáticamente de acuerdo a como se haya
creado el empleado.
País / Ciudad: Se deberá seleccionar el código del país y ciudad donde el
empleado tiene su cuenta bancaria
Siglas departamento: Se deberá digitar las siglas del departamento de
acuerdo a la ciudad donde el empleado tiene su cuenta.
TALLER PROCESO DE NOMINA PARAMETROS
Para la implementación del módulo de nómina es necesario definir los siguientes
parámetros.
CREACIÓN DE CUENTAS
Verificar que las cuentas que se relacionan a continuación estén debidamente creadas
con las características de si terceros y si centros de costo, por:
Contabilidad–Parámetros–Impresión de Parámetros – Plan de Cuentas.
Salud.
FONDO
NUEVA EPS
PASIVO
23700501
CUENTAS DEL GASTO
51056901 52056901 72056901
COLMEDICA EPS
23700502
51056902
52056902
72056902
COMFENALCO VALLE E.P.S
23700503
51056903
52056903
72056903
COMPENSAR E.P.S
23700504
51056904
52056904
72056904
COOMEVA EPS
23700505
51056905
52056905
72056905
SANITAS EPS
23700506
51056906
52056906
72056906
CRUZ BLANCA EPS
23700507
51056907
52056907
72056907
EPS PROGRAMA
CONFENALCO ANTIOQUIA
EPS SURA
23700508
51056908
52056908
72056908
23700509
51056909
52056909
72056909
FAMISANAR EPS CAFAM
23700510
51056910
52056910
72056910
HUMANA VIVIR S.A. EPS ARS
23700511
51056911
52056911
72056911
NUEVA PROMOTORA DE
SALUD - NUEVA EPS
23700512
51056912
52056912
72056912
SALUD TOTAL EPS
23700513
51056913
52056913
72056913
SALUD COOP EPS
23700514
51056914
52056914
72056914
SOLSALUD EPS SA
23700515
51056915
52056915
72056915
Pensión
FONDO
SKANDIA
PASIVO
23803001
CUENTAS DEL GASTO
51057001 52057001 72057001
PROTECCION
23803002
51057002
52057002
72057002
PORVENIR
23803003
51057003
52057003
72057003
COLPENSIONES
23803004
51057004
52057004
72057004
ING FONDO DE
PENSIONES
23803005
51057005
52057005
72057005
HORIZONTE
23803006
51057006
52057006
72057006
COLFONDOS
23803007
51057007
52057007
72057007
Otras Cuentas en Nomina
CONCEPTO
PRESTAMO DE EMPLEADOS
APORTES AL ICBF
SALARIOS Y PAGOS LABORALES
SALARIOS POR PAGAR
CESANTIAS
INTERESES DE CESANTIAS
VACACIONES
PRIMA DE SERVICIOS
PRESTACIONES EXTRALEGALES
SUELDO
HORA EXTRA DIURNA
HORA EXTRA NOCTURNA
HORA EXTRA DOMINICAL
HORA EXTRA NOCTURNA DOMINICAL
RECARGO NOCTURNO
COMISIONES
SUBSIDIO DE TRANSPORTE
CESANTIAS
INTERESES DE CESANTIAS
PRIMA DE SERVICIOS
VACACIONES
CUENTA CLASIFICACION
13659500
Activo
23701000
Pasivo
23650500
Pasivo
25050500
Pasivo
26100500
Pasivo
26101000
Pasivo
26101500
Pasivo
26102000
Pasivo
26102500
Pasivo
51050600
Gasto
51051501
Gasto
51051502
Gasto
51051503
Gasto
51051504
Gasto
51051505
Gasto
51051800
Gasto
51052700
Gasto
51053000
Gasto
51053300
Gasto
51053600
Gasto
51053900
Gasto
BONIFICACIONES
APORTES ADMINISTRADORAS DE RIESGOS
51054800
51056800
Gasto
Gasto
CREACIÓN DE FONDOS:
A continuación se deberá crear cada uno de los fondos de salud, pensión, cesantías, y
Arp, se debe tener en cuenta que los fondos de salud y pensión se deberán crear de
acuerdo al auxiliar de las cuentas 237005 y 238030.
Nómina – Parámetros- Catálogo – Apertura de Fondos:
Salud:
TIPO
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
CODIGO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
TIPO
P
P
P
P
CODIGO
1
2
3
4
NOMBRE
NUEVA EPS
COLMEDICA EPS
COMFENALCO VALLE EPS
COMPENSAR EPS
COOMEVA EPS
SANITAS EPS
CRUZ BLANCA
EPS PROGRAMA CONFENALCO ANTIOQUIA
EPS SURA
FAMISANAR EPS
HUMANA VIVIR S.A. EPS ARS
NUEVA PROMOTORA DE SALUD - NUEVA EPS
SALUD TOTAL EPS
SALUDCOOP EPS
SOLSALUD EPS S.A.
Pensión:
NOMBRE
SKANDIA
PROTECCION
PORVENIR
COLPENSIONES
P
P
P
5 ING FONDO DE PENSIONES
6 HORIZONTE
7 COLFONDOS
Cesantías:
TIPO
C
C
C
C
C
C
C
CODIGO
51
52
53
54
55
56
57
NOMBRE
TIPO
A
CODIGO
NOMBRE
2 ARP COLPATRIA
SKANDIA
PROTECCION
PORVENIR
COLPENSIONES
ING FONDO DE PENSIONES
HORIZONTE
COLFONDOS
ARP
Los fondos creados quedaran guardados de forma automática y no será
necesario ejecutar ninguna acción adicional. Después de haber creado
todos los fondos de nómina presione la tecla “esc”.
CONTROL DE SALUD Y PENSION:
A continuación se deberán parametrizar los porcentajes de salud y pensión por la
opción
Nomina – Parámetros – Catálogos – Apertura de Fondos.
Pensión:
Tipo
0
Aporte total
16
Aporte empleado
4
Máximo (SMLV)
25
Mínimo (SMLV)
1
Aporte Solidaridad
1
Salario Mínimo
566700
Aporte a la Subcuenta de Subsistencia:
Marcar la opción
Salud
Tipo
S
Número fondo
0
Nombre fondo
CONTROL DE SALUD
Aporte Patronal
8.5
Aporte empleado
4
Máximo (SMLV)
25
Mínimo (SMLV)
1
Cobertura Fam.
4
Salario Mínimo
566,700
Cajas de Compensación
CODIGO
DESCRIPCION
1
Compensar
2
Cafam
3
Colsubsidio
CREACION DE GRUPOS CONTABLES
Se deberán crear los siguientes grupos contables, con los cuales se realizara la
contabilización de la nomina y de los procesos de provisiones y parafiscales.
Nómina – Parámetros -Catálogos – Grupos Contables
51
52
72
Administración
Ventas
Producción
APERTURA DE EMPLEADOS
Cree los siguientes empleados de acuerdo con la información suministrada.
Cedula
Nombre
Dirección
Ciudad
Telefono 1
Cargo
F.Ingreso
1010260120
Tatiana
Carolina
Moreno
Mantilla
1011425721
1013104380
1030465028
Salma
Melissa
Gutierrez
Daniel
Fernando
Sierra Moreno
cra 80 14 25
cra 127 20 64
Cra 7 82 14
Paola Stefania
Muñoz Mantilla
Cra 69c 64a
68
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
2132921
5601214
6337050
2158963
Asesor
Asistente
Auxiliar
Gerente
15/06/2011
31/12/2011
20110601
20110101
1,200,000.00
1,400,000.00
600,000.00
3,000,000.00
20120101
20120101
20120101
20120101
Anticipo
0
0
0
0
Licencia
0
0
0
0
Vacaciones
0
0
0
0
51
51
72
52
Ct
5
5
5
C. costos
1
1
3
2
S.C.C
1
0
F. Retiro
9999/99/99
9999/99/100
9999/99/101
9999/99/102
F. Nacimiento
28/03/1985
16/04/1993
16/06/1992
30/11/1993
Sueldo
F.Aumento
Grupo
Fondo de Pensión
Fondo de Salud
Fondo de Cesantías
Tipo de Contrato
Caja de
Compensación
Skandia
Nueva eps
Skandia
Indefinido
Compensar
Colfondos
Proteccion
Proteccion
Salud Total
Colmedica
Colmedica
Colfondos
Proteccion
Proteccion
Indefinido
Compensar
Indefinido
Compensar
Indefinido
Compensar
52025700
58240125
1020718048
1030465028
Edna
Margarita
Jaramillo Ossa
Begoña
Esperanza
Torrez
Pedro
Eduardo
Ayala Mesa
Josein
Gutierrez
Aldana
Cra 72 15 14
Cll 68 80 68
cra 8 14 60
cll 12 46 20
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
2291860
6851560
6337050
Coordinadora
Contadora
Asistente
15/06/2011
31/12/2011
20110601
2555555
Jefe Recursos
H
20110101
2,000,000.00
2,500,000.00
1,000,000.00
3,000,000.00
20120101
20120101
20120101
20120101
Anticipo
0
0
0
0
Licencia
0
0
0
0
Vacaciones
0
0
0
0
51
51
72
52
Ct
5
5
5
C. costos
1
1
3
2
S.C.C
1
0
F. Retiro
9999/99/99
9999/99/100
9999/99/101
9999/99/102
F. Nacimiento
28/03/1985
16/04/1993
16/06/1992
30/11/1993
Skandia
Colfondos
Protección
Proteccion
Nueva eps
Salud Total
Colmedica
Colmedica
Skandia
Colfondos
Proteccion
Proteccion
Indefinido
Indefinido
Indefinido
Indefinido
Compensar
Compensar
Compensar
Compensar
Cedula
Nombre
Dirección
Ciudad
Telefono 1
Cargo
F.Ingreso
Sueldo
F.Aumento
Grupo
Fondo de Pensión
Fondo de Salud
Fondo de Cesantías
Tipo de Contrato
Caja de
Compensación
APERTURA DE CONCEPTOS
Cree los siguientes conceptos:
CODIGO
NOMBRE
CUENTA
FORMULA
1
2
11
12
85
90
Salario
S. de Trans
H.Extra Diurna
H. Extra Nocturna
Comisiones
Bonifi
0000060000
0000270000
0000150100
0000150200
0000180000
0000480000
S
S
S
S
N
N
1
0
1
1
0
0
DENOMINADOR
30
0
1.25
1.75
0
0
SALARIO
S
S
S
S
S
S
MUESTRA SALDO
N
N
N
N
N
N
Ninguno
T-Auxilio de T
H- Horas Extras
H- Horas Extras
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
NUMERADOR
AUTOMATICO
CPTO DE
LIQUIDACION
Prestaciones Sociales
40
50
30
31
Liq Prima
Liq Vacaciones
Liq. Cesantias
Liq Int. Cesantias
2610200000
N
0
0
N
N
Ninguno
2610150000
N
0
0
N
N
Ninguno
2610050000
N
0
0
N
N
Ninguno
2610100000
N
0
0
N
N
Ninguno
Primas
Vacaciones
Cesantias
Intereses
262
0026102000
N
0
0
N
N
Ninguno
263
Prov.
Vacaciones
2610150000
N
0
0
N
N
Ninguno
260
Prov.
Cesantias
2610050000
N
0
0
N
N
Ninguno
261
Prov. Int
Cesantias
2610100000
N
0
0
N
N
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
CODIGO
NOMBRE
CUENTA
FORMULA
NUMERADOR
DENOMINADOR
SALARIO
MUESTRA SALDO
AUTOMATICO
CPTO DE
LIQUIDACION
Provisiones
CODIGO
NOMBRE
CUENTA
FORMULA
NUMERADOR
DENOMINADOR
SALARIO
MUESTRA SALDO
AUTOMATICO
CPTO DE
LIQUIDACION
Prov. Prima
PORCENTAJE PARAFISCAL
Definir los porcentajes de Parafiscales por:
Nómina - Parámetros – Catálogos - Porcentajes Parafiscales
DESCRIPCION PORCENTAJE
NIT
SENA
2%
899.999.034
ICBF
3%
899.999.238
CAJA
4%
860.066.942
FIC
0%
RETENCIÓN EN LA FUENTE
Parametrizar la siguiente información para que el sistema realice un cálculo correcto de
la retención en la fuente.
Nomina – Parámetros – Catálogos – Retención en la Fuente- Parámetros
CONCEPTO
PORCENTAJE/VALOR
Limite Valor Exento para la Base
6.251.760,00
Porcentaje para Salario Integral
0,70
Valor UVT
26.049,00
Porcentaje Descontable de Pensión
30,00
Porcentaje excento en Retención
25,00
Tope máximo deducción salud y educación
15,00
Tope máximo deducción vivienda
2.604.900,00
Redondear según circular 0009 DIAN
Marcar esta opción
Parametrizar la tabla de retención de acuerdo con la siguiente información
Nómina – Parámetros – Catálogos – Retención en la Fuente- Tabla de
Retención
Secuencia
1
2
3
4
Desde
0
95
150
360
Hasta
95
150
360
99.999
Tarifa
0
19
28
33
menos UVT
0
95
150
360
mas UVT
0
0
10
69
INFORMES DE PARAMETROS
Informe de Empleados
Muestra un resumen de cada una de las hojas de vida de los empleados que fueron
creados.
Nómina – Parámetros –Informes– Informe de Empleados.
Para la generación de este informe es necesario ingresar la siguiente información:
•
•
•
•
Ordenamiento: Seleccionar Alfabética o numérica.
Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se
desea consultar. Si se quieren consultar los empleados de todos los centros de
costo se debe digitar el asterisco (*).
Únicamente Empleados Excluidos Aportes Cajas, ICBF y SENA: Permite
generar un listado únicamente de los empleados que están excluidos de los
aportes, pero si se quieren consultar todos los empleados se debe omitir la
opción presionando “Enter”.
Lista los Retirados: Al marcar la opción informe se genera con los empleados
activos y los que ya están retirados, si se omite esta opción genera el informe
únicamente con los empleados activos.
Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitará la opción para enviar
directamente a la impresora, vista preliminar o enviar a Excel
Informe de Conceptos de nomina.
A través de este informe se pueden verificar los conceptos de nómina creados.
Nómina – Informes – Informe Conceptos de Nomina
Se habilitaran las opciones para enviar directamente a la impresora, consultar la vista
preliminar o enviar a Excel
Informe Fondos de Pensión, Salud y Cesantías
A través de este informe se puede verificar los fondos creados
Nómina–Parámetros–Informes–Informe Fondos Pensión, Salud, Cesantías.
Se habilitaran las opciones para enviar directamente a la impresora, consultar la vista
preliminar o enviar a Excel
Informe Cajas de Compensación.
Permite consultar las Cajas de Compensación creadas
Nomina – Parámetros – Informes – Informe Cajas de Compensación.
Digitar desde y hasta que caja de compensación se desea generar el informe después
se habilitaran las opciones para enviar directamente a la impresora, consultar la vista
preliminar o enviar a Excel