Los distintos niveles de protección para la documentación

LOS DISTINTOS NIVELES DE PROTECCIÓN PARA LA DOCUMENTACIÓN: EL
EDIFICIO, EL DEPÓSITO Y LAS INSTALACIONES. SU INCIDENCIA EN LA
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. SU IMPORTANCIA PARA LA
PROTECCIÓN CONTRA EL DETERIORO.
EL EDIFICIO.
·
AHORA VAMOS A VER CÓMO SE ENCUENTRA PROTEGIDA LA DOCUMENTACIÓN EN
LAS INSTITUCIONES.
·
SI IMAGINAMOS LA PROTECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONFIGURADA COMO SI
FUERA UNA COLECCIÓN DE MUÑECAS RUSAS --> DISTINTOS NIVELES DE
PROTECCIÓN - SEGÚN ESTÉN MÁS O MENOS PRÓXIMOS AL DOCUMENTO EN SÍ.
·
PRIMER NIVEL - Protección directa de los documentos --> CARPETILLAS.
·
SEGUNDO NIVEL - Dónde se encuentran ubicadas las carpetillas --> CAJAS o
ESTUCHES.
·
TERCER NIVEL - Dónde se encuentran dispuestas las cajas y estuches -->
MOBILIARIO de instalación.
·
CUARTO NIVEL - Qué recinto alberga todas las cajas que contienen documentación
--> DEPÓSITO.
·
QUINTO NIVEL - El gran contenedor de documentación --> EDIFICIO.
EL EDIFICIO.
·
VAMOS A EMPEZAR AL CONTRARIO, POR EL ÚLTIMO NIVEL DE PROTECCIÓN
PERO EL DE MAYOR AMPLITUD
·
EL MÁS IMPORTANTE.
·
"ENVOLTORIO" GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN A CUSTODIAR -->
DETERMINA DE FORMA MUY IMPORTANTE SU CONSERVACIÓN.
·
EDIFICIOS CONSTRUIDOS PENSANDO EN LUGAR DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS - EDIFICIOS ADAPTADOS A ESTA FUNCIÓN --> PRECISAN UNA
SERIE DE CARACTERÍSTICAS QUE NOS GARANTICEN UN ESTADO DE
CONSERVACIÓN ACEPTABLE.
·
COMO HEMOS MENCIONADO ANTES --> LA GEOGRAFÍA CONDICIONARÁ SUS
CARACTERÍSTICAS INTERNAS.
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NO ES IGUAL UN ARCHIVO EN UN LUGAR CON CLIMA CONTINENTAL QUE UNO
EN UN LUGAR CON CLIMA TROPICAL --> CONFIGURACIÓN Y PECULIARIDADES
DISTINTAS --> NO SIEMPRE ES ASÍ.
·
UN SUBSUELO CON RIESGO DE HUMEDADES CONDICIONARÁ TAMBIÉN LA
CONFIGURACIÓN DEL EDIFICIO --> CONDICIONARÁ LA OCUPACIÓN DE
POSIBLES DEPÓSITOS EN LAS PLANTAS BAJAS.
·
LA HERMETICIDAD CON RESPECTO AL EXTERIOR TAMBIÉN SE TENDRÁ EN
CUENTA --> GOTERAS EN PLANTAS SUPERIORES CONDICIONARÁ SU
OCUPACIÓN.
·
UN EDIFICIO EN ZONAS INDUSTRIALES - ÁREAS DE TRÁFICO INTENSO NO
PRECISARÁ LA MISMA ATENCIÓN QUE UN EDIFICIO SIN TANTA
CONTAMINACIÓN ATMOSFÉRICA.
·
ÉSTOS SON SÓLO ALGUNOS EJEMPLOS QUE HAY QUE TENER EN CUENTA.
·
OPERACIONES DE MANTENIMIENTO --> CORRECCIÓN DE LAS POSIBLES DEFICIENCIAS
OBSERVADAS --> AISLAR LA DOCUMENTACIÓN DE LOS AGENTES PERJUDICIALES
EXTERNOS AL ARCHIVO.
LOS DEPÓSITOS.
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SIGUIENTE ESCALÓN EN NIVEL DE PROTECCIÓN.
·
QUÉ ES UN DEPÓSITO Y CUÁLES SON SUS FUNCIONES.
·
ALMACÉN DE DOCUMENTOS --> SÓLO DEBE CONTENER DOCUMENTOS.
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GUARDAR OTROS OBJETOS (MOBILIARIO EN DESUSO, MAQUINARIA,
ORDENADORES OBSOLETOS, CAJAS VACÍAS...) --> DIFICULTA EL ACCESO A LA
DOCUMENTACIÓN EN SÍ - IMPOSIBILITA SU ORDENACIÓN - DIFICULTA LA
LIMPIEZA DEL RECINTO Y DE LOS FONDOS DOCUMENTALES.
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RECINTO DESPEJADO --> PREVENIMOS RINCONES Y NIDOS ATRACTIVOS PARA
INSECTOS Y PEQUEÑOS MAMÍFEROS --> DIFICULTAMOS LAS TAREAS DE
LIMPIEZA.
·
FUNCIÓN --> CONSERVAR Y GESTIONAR DOCUMENTOS (ESTANTEAR - LIMPIEZA
DEL RECINTO - SIGNATURAR CAJAS - RETIRADA Y REPOSICIÓN DE LAS MISMAS
PARA EL TRABAJO O CONSULTA POR LOS INVESTIGADORES...).
·
TRABAJO INTELECTUAL - INVESTIGADOR --> SALAS ADECUADAS A ESTOS
PROPÓSITOS.
·
DIFICULTAD PARA MANTENER UNAS CONDICIONES AMBIENTALES
ADECUADAS ACCEDIENDO AL RECINTO DE FORMA LIMITADA --> MÁS DIFÍCIL
EN UN LUGAR DONDE SE ESTÁN ABRIENDO Y CERRANDO CONTINUAMENTE
LAS PUERTAS --> PÉRDIDA DE GARANTÍAS DE UN USO Y MANIPULACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS ADECUADO.
·
LA VIGILANCIA
CONSERVACIÓN.
·
VAMOS A GENERAR EL PRIMER REGISTRO DE DATOS --> IMPORTANTES PARA
EL CONOCIMIENTO DEL ESTADO DE LA CUESTIÓN.
·
ASPECTOS QUE NOS PUEDEN INTERESAR:
o GRIETAS O AGUJEROS en paredes o techos.
o GOTERAS activas o inactivas.
o Estado de conservación de posibles VENTANAS y PUERTAS.
o Estado de conservación de los SUELOS - Baldosas de solado sueltas o
levantadas.
o Estado de conservación de las FUENTES de luz.
·
HAY QUE PRESTAR ESPECIAL ATENCIÓN A DOS FUENTES DE RIESGOS MUY
IMPORTANTES --> INUNDACIONES e INCENDIOS.
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INUNDACIONES --> ORIGINADAS CASI SIEMPRE POR ROTURA DE LAS
CONDUCCIONES DE AGUA Y BAJANTES QUE "CIRCULAN" EN EL INTERIOR DE
LOS DEPÓSITOS O PRÓXIMOS A ELLOS.
·
RIESGO INEVITABLE --> LA VIGILANCIA PERIÓDICA PODRÁ DETECTAR POSIBLES
ROTURAS O DEFICIENCIAS.
·
INCENDIOS --> DEPÓSITOS DEBERÍAN CONTAR CON ALGÚN SISTEMA DE
DETECCIÓN Y EXTINCIÓN DE INCENDIOS ACTUALIZADOS ACORDE A LA LEY.
·
TODOS LOS DEPÓSITOS CONTARÁN CON EXTINTORES DE POLVO POLIVALENTE
- REVISADOS PERIÓDICCAMENTE.
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PRIMERA MEDIDA --> DISPONER DEL NÚMERO DE TELÉFONO DEL SERVICIO DE
BOMBEROS JUNTO A LAS TERMINALES TELEFÓNICAS --> AHORRA TIEMPO.
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EXISTIRÁ SIEMPRE UN PROGRAMA DE ACTUACIÓN ANTE EMERGENCIAS
IMPARTIDO POR EMPRESAS CERTIFICADAS.
PERIÓDICA
DE
LOS
DEPÓSITOS
GARANTIZARÁ
SU
LAS INSTALACIONES.
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SIGUIENTE NIVEL DE PROTECCIÓN.
·
COMPRENDEN EL MOBILIARIO CON QUE CUENTA EL DEPÓSITO PARA LA
INSTALACIÓN DE LAS CAJAS Y DOCUMENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN.
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ESTANTERÍAS - FICHEROS - PLANEROS - ARMARIOS - MESAS AUXILIARES ESCALERAS - TABURETES O POYETES DE AYUDA.
·
ESTÁN EN CONTACTO DIRECTO CON LA DOCUMENTACIÓN --> ELEMENTO
IMPORTANTE EN LA CONSERVACIÓN.
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DOS ASPECTOS DISTINTOS:
o MOBILIARIO EXISTENTE.
o NUEVAS ADQUISICIONES.
·
CRISIS ECONÓMICA --> ESCASEZ DE RECURSOS ECONÓMICOS --> MAYOR
DIFICULTAD PARA SUSTITUIR MUEBLES INADECUADOS.
·
¿SOLUCIÓN? --> ADAPTARLOS EN LA MEDIDA DE LO POSIBLE --> MENOR
IMPACTO SOBRE LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
·
TRES CUESTIONES DETERMINAN SU IDONEIDAD:
o CONFIGURACIÓN FÍSICA.
o MATERIALES DE FABRICACIÓN.
o ACABADO SUPERFICIAL CONSEGUIDO.
o ESTADO DE CONSERVACIÓN DEL MUEBLE (EN EL SUPUESTO DEL
MOBILIARIO YA INSTALADO).
·
AL CONOCER SU ESTADO DE CONSERVACIÓN --> PODREMOS ESTABLECER LAS
PRIORIDADES EN CASO DE UNA FUTURA SUSTITUCIÓN.
·
NECESIDAD DE REALIZAR REVISIONES DEL MISMO.
·
DATOS INTERESANTES --> DEPENDERÁN DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL
MOBILIARIO.
·
TANTOS DATOS COMO LOS QUE SE ESTIMEN NECESARIOS PARA ADQUIRIR
UNA VISIÓN REAL ACTUALIZADA DE LA SITUACIÓN.
·
EJEMPLOS:
Estanterías
Madera
Metálicas
Exentas
Adosadas
De lateral abierto
De lateral ciego
Con anclajes a muro
Con anclajes entre estanterías
Estado de conservación
Arañada – Desconchada
Oxidada
Baldas – Perfiles de estructura deformados
Pérdida de ensamblajes – Elementos de unión.
Si precisa de una reparación
Si hay que sustituir
Planeros
Madera
Metálicos
Número de cajones con los que cuenta
Estado de conservación
Arañado – Desconchado
Oxidado
Cajones descolgados - Encajados
Si precisa de una reparación
Si hay que sustituir
Ficheros
Madera
Metálicos
Número de cajones sencillos (fichas)
Número de cajones de doble altura (carpetas colgantes)
Estado de conservación
Arañado – Desconchado
Oxidado
Cajones descolgados - Encajados
Si precisa de una reparación
Si hay que sustituir
Armarios
Madera
Metálicos
Con baldas
Sin distribución interior
Con puertas correderas
Con puertas abatibles
Estado de conservación
Arañado – Desconchado
Oxidado
Puertas deterioradas
Si precisa de una reparación
Si hay que sustituir
·
NUEVAS ADQUISICIONES --> CONVIENE TENER INFORMACIÓN ACTUALIZADA
SOBRE DISEÑO - MAERIALES - RECUBRIMIENTOS DE PROTECCIÓN - ACABADOS -> FACILITA LA ELECCIÓN DEL MOBILIARIO DISPONIBLE EN EL MERCADO QUE
MÁS SE ADAPTE A NUESTRAS NECESIDADES.
·
¿QUÉ RIESGOS POTENCIALES PUEDEN SUPONER LOS MUEBLES PARA LA
DOCUMENTACIÓN QUE VAN A CONTENER? --> ESTRUCTURA - ELEMENTOS DE
ENSAMBLAJE - MATERIALES - ACABADOS APLICADOS.
·
PUNTOS A TENER EN CUENTA:
o Configuración Física.
o Acabado liso - No abrasivo --> Evitar erosiones no deseadas en la
DOCUMENTACIÓN si no está protegida, en las CAJAS, si está dispuesta en
estos estuches. También en los VOLÚMENES ENCUADERNADOS --> En
archivos hay numerosos libros.
o ACERO PINTADO o PROTEGIDO con alguna imprimación --> RESISTENTE
AL DESCONCHADO --> Acero expuesto al aire --> Más susceptible de
OXIDACIÓN --> DETERIORO.
o Estructura --> CARENTE DE BORDES y ESQUINAS AFILADAS o con
ELEMENTOS SOBRESALIENTES del conjunto del mueble --> EVITAR
ACCIDENTES NO DESEADOS.
o TUERCAS - TORNILLOS - PLETINAS de ensamblaje --> SIN EXPONER -->
Riesgo de DAÑO MECÁNICO para CAJAS, DOCUMENTACIÓN y para los
propios TRABAJADORES.
o RESISTENCIA SUFICIENTE para aguantar el peso de la documentación
que va a contener y que evite DEFORMACIONES cuando soporte la carga.
o ASPECTO MUY IMPORTANTE --> ANCLAJE A SUELO o PARED - ANCLAJE
ENTRE ELLAS MISMAS (especialmente cuando están colocadas de forma
exenta) --> Riesgo de CAÍDA --> EFECTO DOMINÓ --> Daños materiales y
humanos.
o Posibilidad de estantes AJUSTABLES al formato de los objetos a instalar -> AHORRO DE ESPACIO.
o LINEA INFERIOR de baldas --> 10 - 15 cm del SUELO --> Facilita la LIMPIEZA
- PROTECCIÓN ANTE POSIBLES INUNDACIONES MODERADAS.
o Armarios con puertas --> Proporcionan SEGURIDAD y PROTECCIÓN
contra el polvo ambiental.
o Normalmente con BALDAS en su interior.
o PUERTAS --> Apertura completa para facilitar la retirada de la
documentación --> Bisagras tipo "PIANO" --> Apertura de 180º.
o Espacios cerrados HERMÉTICOS --> Posibles CONDENSACIONES DE
HUMEDAD, especialmente cuando las condiciones ambientales externas
son fluctuantes --> OXIDACIÓN de los materiales - DESARROLLO DE
HONGOS en la documentación depositada.
o Necesidad de instalar algún sistema sencillo de medición para su control -> HIGRÓMETRO o TARJETAS INDICADORAS.
o APERTURA PERIÓDICA --> Evitará este inconveniente.
o Planeros --> Cajones NO demasiado PROFUNDOS --> 5 cm impide
SOBRECARGAS --> Deterioro de los carriles lateriales.
o Documentación interior SIN PROTECCIÓN --> PLANCHA o CUBIERTA
INFERIOR y otra SUPERIOR --> MITIGA el DEPÓSITO DE POLVO y
DETERIORO de la documentación.
o MANTENIMIENTO ADECUADO de los RODAMIENTOS --> MENOR
VIBRACIÓN de los cajones --> Documentación de su interior.
o LUBRICACIÓN INICIAL de los rodamientos o bisagras --> MANCHAS en la
documentación y cajas contenedoras --> LIMPIEZA INICIAL previa a la
instalación de documentos --> Evitará RIESGOS innecesarios.
o Materiales.
o Acero con Recubrimiento de Esmalte Secado al Horno.
o Muy recomendado hasta hace poco --> PERFILES DE ACERO recubierto
de una CAPA DE ESMALTE SECADO EN HORNO.
o Producto a PRECIOS COMPETITIVOS - RESISTENTE - ALTA DURABILIDAD -> Soportan grandes pesos y una supuesta ESTABILIDAD QUÍMICA.
o Productos MAL HORNEADOS (temperatura no suficientemente alta) POCO TIEMPO EN EL HORNO --> Emisión de VAPORES DE
FORMALDEHÍDO entre otras sustancias volátiles --> Perjudiciales para la
documentación.
o PROBLEMAS CRECEN --> Instalación en recintos POCO VENTILADOS o
mobiliario con PUERTAS CERRADAS durante largos periodos de tiempo
(armarios - ficheros - planeros).
o ANÁLISIS DE LABORATORIO (ASTM E-595 - American Society for Testing
and Materials) --> No todos tenemos acceso a estos servicios.
o Acero Recubierto de Polímeros en Polvo.
o Última generación en mobiliario --> Lanzamiento al mercado para evitar
los problemas del esmalte al horno.
o De forma sencilla --> POLÍMERO EN POLVO MUY FINO fundido sobre el
metal.
o Pruebas recientes constatan su ESTABILIDAD QUÍMICA - BAJA EMISIÓN
de gases en el envejecimiento --> RECOMENDABLES PARA LA
CONSERVACIÓN DE MATERIALES DE ARCHIVO (incluso los más
delicados).
o Aluminio Anodizado.
o BUENA OPCIÓN sin no tenemos alta capacidad económica.
o Productos LIGEROS de peso, pero muy RESISTENTES.
o Especificaciones técnicas --> Material prácticamente NO REACTIVO.
o No dispone de recubrimiento --> Evitamos PROBLEMAS DERIVADOS DE
ESTA CARACTERÍSTICA --> Indicado para MATERIALES MUY DELICADOS.
o Acero Cromado.
o Único problema --> CONFIGURACIÓN FÍSICA --> ENTRAMADO DE
VARILLAS --> Transfieren su huella a la documentación si no está
protegida.
o Madera.
o Material TRADICIONAL en la fabricación de muebles durante siglos -->
También utilizado para ESTANTERÍAS Y ARMARIOS LIBREROS.
o Su uso responde a diferentes razones:
§ FACILIDAD DE MANUFACTURA.
§ ECONOMÍA
§ En algunos casos --> LUJO y ESTÉTICA.
o PROCESO NATURAL DE ENVEJECIMIENTO --> MADERAS - COLAS BARNICES --> EMISIÓN DE GASES y SUSTANCIAS NOCIVAS perjudiciales
para DOCUMENTOS y OBJETOS en contacto directo con ellas (sobre todo
el ROBLE) --> SUSTANCIAS ÁCIDAS y PERÓXIDOS
o Emisión alta en principio, disminuye con el tiempo.
o Nuevas adquisiciones --> Desestimar los muebles de MADERA.
o Sustitución de muebles existentes --> UTOPÍA --> Mitigar los efectos
sobre los documentos:
§
Recubrimientos de la Madera.
·
Establecen una BARRERA entre la madera y la documentación -> SELLADORES.
·
Diferentes grados de EFICACIA en el sellado en la emisión de
elementos volátiles perjudiciales.
·
Más comunes --> SELLADORES DE POLIURETANO - PINTURAS -> Ambos de base OLEOSA --> Emiten gases más perjudiciales
que las de la propia madera.
·
MÁS RECOMENDADOS --> POLIURETANO con base ACUOSA.
·
INCONVENIENTES:
o Sellado de la madera no siempre eficaz.
o Cambios de formulación sin aviso previo.
o Necesario --> Pedir información a algún profesional sobre
los más adecuados - Análisis pertinentes.
·
Si se puede SACRIFICAR LA ESTÉTICA DEL MUEBLE --> Pinturas
adecuadas --> Evitar aquéllas de base oleosa --> Emisión ácida
de los aceites secantes.
·
PINTURAS DE DOS COMPONENTES - EPOXI --> Excelente
barrera --> Difíciles de manipular.
·
Cualquier producto a aplicar --> ANÁLISIS
CONTRASTAR OPINIONES de varios expertos.
·
Una vez aplicado el producto --> VENTILACIÓN de los muebles
al menos 3 ó 4 semanas.
·
IMPORTANTE --> PERJUDICIALES PARA LA SALUD -->
PRECAUCIONES OPORTUNAS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
PERTINENTES.
§
PREVIO -
Materiales Barrera Adicionales.
·
Otra solución eficaz al problema de las emisiones de la madera.
·
Solución más común --> FORRAR cajones y baldas con
Marvelseal®,
360
y
470,
aunque
también
el
Policlorotrifluoroetileno (PCTFE), el Vidrio, el Plexiglas.
·
Productos más asequibles:
o Cartón de trapos --> Poco eficaz.
o Lámina de Poliéster --> Fácil disposición.
MUEBLES DE ALMACENAMIENTO DE ALTA DENSIDAD
*
También llamados MUEBLES COMPACTOS à Recintos alta necesidad de
espacio.
*
Compactan las líneas de estantería o armarios mediante CARRILES à Mantienen
únicamente operativo el espacio necesario para el proceso de retirada o
reintegración de la documentación.
*
VENTAJAS – Multiplicar el espacio disponible.
*
INCONVENIENTES:
o Transmiten las VIBRACIONES del desplazamiento a la documentación à
Daños a soportes muy deteriorados o frágiles.
o Una documentación mal colocada, que SOBRESALGA de la estantería,
puede sufrir DAÑOS MECÁNICOS en el cierre.
o Dificultades adicionales para la DETECCIÓN y EXTINCIÓN de incendios à
No siempre visibles desde el exterior.
o Deberemos asegurarnos que el suelo soporta el peso de la INSTALACIÓN
y de la CARGA que va a soportar à MÁS CARGA EN EL MISMO ESPACIO.
*
Si está previsto adquirir este tipo de muebles à Elegir diseño que permita
transitar por la línea operativa sin problema, incluso con un CARRO AUXILIAR o
una ESCALERA.
*
Procurar VENTILACIÓN de forma regular à Evitar BOLSAS DE AIRE HÚMERO o
ACUMULACIÓN DE GASES procedentes de determinado tipo de soportes
(copias de planos, cianografías, películas fotográficas plásticas).
CONCLUSIONES
*
ELECCIÓN – MODIFICACIÓN del mobiliario necesario en un ARCHIVO à TAREA
COMPLICADA.
*
MALA INSTALACIÓN à POTENCIA y ACELERA en gran medida el deterioro
documental.
*
La documentación que debemos PROTEGER nos va a marcar las
CARACTERÍSTICAS DEL MOBILIARIO necesario, el cual tendremos que elegir el
más IDONEO entre el amplio surtido que nos ofrece el mercado.
*
INFORMACIÓN ACTUALIZADA sobre las novedades del mercado à AYUDA A
DISPONER DE LA INFORMACIÓN NECESARIA en caso de poder realizar nuevas
adquisiciones.
*
ELECCIÓN CORRECTA à Añadirá VIDA ÚTIL a los fondos documentales.