Rol del Jefe de Delegacion Argentina 08-2016

Comisión Internacional
Libertad 1282 - C1012AAZ - Buenos Aires
Tel.: (54-11) 4811-0185 / 2574
Fax: (54-11) 4816-8163
[email protected]
www.scouts.org.ar
Buenos Aires, Agosto de 2016.-
JEFE DE DELEGACIÓN ARGENTINA
A UN EVENTO INTERNACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Es el responsable del armado, organización, inscripción, transporte y participación de toda la
delegación argentina y cada uno de sus integrantes ante la participación en un evento
internacional organizado por un país miembro de la Organización Mundial del Movimiento Scout.
PERFIL DE JEFE DE DELEGACIÓN
Es un miembro activo de SAAC, debidamente afiliando a la asociación al menos por los últimos 5
años en forma ininterrumpida. Tiene nivel de calificación Insignia de madera en las líneas de
Gestión Institucional y Dirección de Jóvenes. Cuenta con el aval de su Director de Zona, Director
de Distrito y Jefe de Grupo para la participación en el evento. Tiene capacidades para el manejo
de grupos tanto de jóvenes como de adultos. Además, conoce la estructura asociativa de SAAC y
la estructura internacional del Movimiento Scout. Demuestra correcto dominio del idioma inglés o
francés con nivel avanzado con habilidades para comunicarse tanto en forma oral como escrita.
Debe haber participado necesariamente de al menos un evento internacional de características
similares al evento del cual es Jefe de Delegación.
Scouts de Argentina Asociación Civil, organización sin fines de lucro, con Personería
Jurídica Nacional - Res IGJ Nro 999 del 24 de septiembre de 1998.
Sede Nacional: Libertad 1282 - C1012AAZ - Buenos Aires-Argentina -Tel:+54-11-4811-0185
CUIT 30-69732250-3 - IVA Exento
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ELECCIÓN
El Jefe de Delegación Argentina que participa de un evento internacional de la OMMS es
designado por el Comisionado Internacional de SAAC, con acuerdo previo del Director Ejecutivo.
La validez del cargo es solo a fines de gestionar las actividades de la Delegación Argentina para
dicho evento internacional, por lo tanto el cargo finaliza una vez concluidas las responsabilidades
posteriores a la participación del evento.
RESPONSABILIDADES DEL JEFE DE DELEGACIÓN
Las responsabilidades que se le confieren al JD pueden ser divididas en tres diferentes
momentos, en relación con el evento: antes, durante y después.
Son responsabilidad del Jefe de Delegación Argentina:
ANTES DEL EVENTO:
•
Confeccionar el Plan de Desempeño
•
Conformar la delegación en sus diferentes categorías, según sean las pautas de
organización del evento en particular. (Ej: EIS – PARTICIPANTES – STAFF)
•
Elegir, en conformidad con el Comisionado Internacional, el equipo de trabajo para la
organización de la delegación (STAFF) y Supervisa las actividades que lleva adelante el
mismo.
•
Llevar un registro pormenorizado de los datos de cada uno de los integrantes de la
delegación.
•
Realizar el presupuesto de gastos de organización y participación al evento de la delegación
para ser presentado al Comisionado Internacional, quien lo gestiona con el Director
Ejecutivo y el Director de Administración y Finanzas.
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•
Redacta, mantiene y supervisa todas las comunicaciones internas con los participantes de la
Delegación a través de las circulares donde se vuelca toda la información necesaria para la
participación. Trabaja en conjunto con la Dirección de Comunicaciones Institucionales.
•
Mantener comunicación constante, con los organizadores del evento, para dar cumplimiento a
las pautas de acreditación e inscripción al mismo, dicha tarea es realizada en conjunto con el
Comisionado Internacional.
•
Gestionar la inscripción de la delegación y de todos sus miembros en el evento, en conjunto
con la Dirección de Administración y Finanzas.
•
Organiza y
diagrama el plan de publicaciones en conjunto con la Dirección de
Comunicaciones Institucionales.
•
Velar por el correcto cumplimiento de todos los aspectos legales para la realización de un
viaje internacional de cada miembro de la delegación, de acuerdo a la normativa legal vigente
por la Dirección Nacional de Migraciones de nuestro país como así también a las normativas
del país anfitrión y de los países donde se pudiese realizar alguna escala previa o posterior al
evento.
•
Organizar el campamento de delegación previo al evento en concordancia con las normas y
compendios de seguridad de SAAC, en coordinación con la Dirección Nacional de Encuentros
Scouts.
•
Participa y coordina , junto a la Dirección de Comunicaciones Institucionales
elaboración y entrega de los elementos del “kit de delegación”
•
Contactar a la autoridades de la Embajada Argentina en el país anfitrión y a la Embajada del
país donde se realizara el evento, para establecer, de ser posible, acuerdos de
colaboración y asistencia.
•
Organiza el traslado del material necesario para armar el “stand de delegación” y todo lo
necesario para la muestra cultural, en el evento.
•
Coordinar con los organizadores el transporte hasta el sitio del evento.
•
Deberá solicitar a todos los integrantes de la delegación, las autorizaciones firmadas sobre el
uso de la imagen y la autorización para los menores.
•
Evalúa la factibilidad de realizar un PRE o POST evento en conjunto con la delegación.
el diseño,
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•
Gestiona los pagos junto con el Comisionado Internacional y la Dirección de Administración y
Finanzas.
•
Gestiona reuniones virtuales o presenciales con los integrantes de la Delegación y/o sus
padres.
DURANTE DEL EVENTO:
•
Acredita a la delegación en la administración de evento una vez arribados al mismo.
•
Acompaña y supervisa el desarrollo de las actividades de los participantes del evento.
•
Supervisa las responsabilidades asignadas a los EIS.
•
Coordina los labores llevados adelantes por los diferentes integrantes del staff.
•
Participa de las reuniones de jefes de delegación, informando a los organizadores
del evento cualquier situación en la que se requiera cierta acción por su parte.
•
Organiza la toma de la foto de delegación.
•
Mantiene informado al Comisionado Internacional mediante comunicaciones telefónicas o por
email, enviando fotografías o videos de ser posible desde el evento para compartir por la
página asociativa.
•
Organiza el armado y funcionamiento del “stand de delegación” durante el tiempo que sea
consignado en el programa del evento.
•
Representa a la Asociación, de ser necesario, en los eventos protocolares que se organicen
durante el evento.
•
Administra los fondos de la delegación.
•
Organiza la desconcentración y transporte una vez finalizado el evento.
•
Realiza reportes periódicos sobre la situación de la delegación.
DESPUÉS DEL EVENTO:
•
Verifica la correcta llegada al país de cada uno de los miembros de la delegación.
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•
Redacta y presenta un informe completo de todo lo vivido durante el evento para presentar al
Comisionado Internacional.
•
Realiza el informe con el detalle de los gastos realizados por la delegación, consignando
todos los ingresos y egresos además del saldo repuesto a contaduría de la asociación.
•
Arbitra los medios para entregarles a todos los participantes la foto de la delegación al evento.
•
Una vez finalizado el evento deberá volver con la Delegación Argentina, en el vuelo oficial.
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