Procedimiento para Realizar el Levantamiento Físico del Inventario

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Procedimiento para Realizar el Levantamiento Físico del
Inventario de Bienes Muebles Instrumentales en la Profeco
Tiempo: de 3 a 4 meses
Aprobación del Documento
Control de Revisiones
Revisión
00
Fecha
Revisión
Consideración del Cambio en el Documento
Elaboración con objeto de normar las actividades del levantamiento físico del
13 de julio de 2007 inventario
de
bienes
muebles
instrumentales.
Oficio
CGA/DGRMYSG/DSG/850/2007 (03-07-2007).
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Contenido
Página
1. Objetivo ..................................................................................................................... 3
2. Alcance ..................................................................................................................... 3
3. Formatos Requeridos................................................................................................ 3
4. Mecanismos de control ............................................................................................. 4
5. Políticas de Operación .............................................................................................. 5
6. Descripción del Procedimiento ................................................................................ 10
7. Diagrama de Flujo ................................................................................................... 18
8. Anexos .................................................................................................................... 22
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1.
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Objetivo
Establecer las actividades y acciones para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes
Muebles Instrumentales a realizar por los Coordinadores Administrativos o Responsables
Administrativos de cada Unidad Administrativa, con el fin de Verificar la existencia física,
ubicación, estado físico y resguardos de cada bien mueble instrumental asignado.
2.
Alcance
El presente procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que conforman la Profeco.
3.
Formatos Requeridos
−
Listado de la Base de Datos de Activos Fijos (Anexo I)
−
Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes
Muebles Instrumentales (Anexo II)
−
Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales (Anexo III)
−
Resguardo de Bienes Muebles Personalizados (Anexo IV)
−
Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados (Anexo V)
−
Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes (Anexo VI)
−
Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario (Anexo VII)
−
Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja (Anexo VIII)
−
Acta Administrativa por Bienes no localizados (Anexo IX)
−
Acta Circunstanciada por Bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados
(Anexo X)
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4.
Número
de
control
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Mecanismos de control
Puesto
Responsabilidad
Evidencia
documental
1
Director General de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
Instruir el inicio del Levantamiento Físico del
Inventario de Bienes Muebles Instrumentales
Oficio o correo
electrónico
2
Coordinador Administrativo o
Responsable Administrativo
Elaborar oficio de aviso a sus áreas, para que
designen a un responsable que realice el
inventario correspondiente
Oficio o correo
electrónico
Coordinador Administrativo o
Responsable Administrativo
Elaborar Acta Administrativa de Conclusión
del Levantamiento Físico del Inventario de
Bienes Muebles Instrumentales, firmarla y
recabar firmas
Encargado del área de
Control de Inventarios
Analizar la documentación soporte de los
Bienes no localizados, a fin de determinar si
la ubicación de éstos es distinta a la asentada
en los registros de la Base de Datos de
Activos Fijos, y proceder a su actualización, a
través de transferencia entre Unidades
Administrativas
3
4
5
6
7
Encargado del área de
Control de Inventarios
Ejecutar el Alta en la Base de Datos de
Activos Fijos, de los Bienes sin número de
inventario y sin registro en la base de datos
de activos fijos con documentación soporte
Encargado del área de
Control de Inventarios
Solicitar mediante oficio al Coordinador
Administrativo o Responsable Administrativo,
elabore “Acta Circunstanciada por bienes
sobrantes, sin número de inventario y no
identificados
Encargado del área de
Control de Inventarios
Integrar expediente por cada U. A. de los
Bienes No Localizados sin documentación
soporte. Enviar mediante oficio el listado de
dichos bienes al Coordinador Administrativo o
Responsable Administrativo, para que realice
lo conducente para la aclaración de cada uno
de los bienes faltantes o, en su caso, informe
de las acciones implementadas para su
localización
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Acta
Administrativa
de Conclusión del
Levantamiento Físico
del
Inventario
de
Bienes
Muebles
Instrumentales
Documentación
soporte
de
transferencia
la
Listado de Bienes
Muebles
Instrumentales
Sin
Número de Inventario
y Listado General del
Inventario Físico de
Bienes
Muebles
Instrumentales
Oficio
Expediente, Oficio
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Número
de
control
Puesto
Responsabilidad
8
Encargado del área de
Control de Inventarios
Realizar cruce entre los listados de bienes
sobrantes con los bienes que no fueron
localizados en las áreas en las que están
registrados, a fin de conocer y determinar en
definitiva los que continuarán en uno u otro
supuesto y consecuentemente decidir a que
bienes procede hacerles transferencia entre
Unidades Administrativas
9
Coordinador Administrativo o
Responsable Administrativo
Elaborar Acta Circunstanciada por bienes
sobrantes, sin número de inventario y no
identificados, firmarla y recabar firma del
titular del área.
10
Coordinador Administrativo o
Responsable Administrativo
11
Encargado del área de
Control de Inventarios
5.
Elaborar Acta Administrativa por Bienes no
localizados, firmarla y recabar firma del titular
del área y de la persona que tiene
resguardado.
Elaborar oficio dirigido al Órgano Interno de
Control, anexando acta administrativa por
bienes no localizados, a fin de que se
deslinden
las
responsabilidades
correspondientes.
Evidencia
documental
Listado de Bienes
Muebles
Instrumentales
Sin
Número de Inventario
y Listado General del
Inventario Físico de
Bienes
Muebles
Instrumentales
Acta Circunstanciada
por Bienes sobrantes,
sin
número
de
inventario
y
no
identificados
Acta
Administrativa
por
Bienes
no
localizados
Oficio
y
Acta
Administrativa
por
Bienes no localizados
Políticas de Operación
I.
La Coordinación General de Administración establecerá las medidas necesarias para
realizar inventarios totales cuando menos una vez al año y por muestreo cuando
menos cada tres meses.
II.
Las Unidades Administrativas de la Profeco, a través de los Coordinadores
Administrativos o Responsables Administrativos realizarán el levantamiento Físico del
Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.
III.
La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales implementará y
coordinará el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales,
debiendo notificar en tiempo a los Coordinadores Administrativos o Responsables
Administrativos para realizar el Levantamiento, así como el Procedimiento para su
realización.
IV.
La Dirección de Servicios Generales, deberá supervisar y dar seguimiento al
Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.
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V.
La Dirección de Servicios Generales, será la responsable de revisar el desarrollo y
ejecución del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales
y el Departamento de Almacén e Inventarios, será el responsable de su ejecución.
VI.
El Departamento de Almacén e Inventarios Vigilará y controlará el desarrollo de los
trabajos del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales,
en sus aspectos de calidad y tiempo.
VII.
El Departamento de Almacén e Inventarios, deberá notificar a la Dirección de
Servicios Generales, sobre los avances del Levantamiento Físico del Inventario de
Bienes Muebles Instrumentales y ésta a su vez a la Dirección General de Recursos
Materiales y Servicios Generales.
VIII.
Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, serán los
encargados del Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles
Instrumentales de las áreas bajo su responsabilidad.
IX.
Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, deberán
designar al personal que llevará a cabo el levantamiento del Inventario en las áreas
de su competencia.
X.
Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, deberán informar
a las áreas de su competencia sobre el Levantamiento del Inventario a realizarse,
indicando el nombre del personal designado para ello, solicitando se tengan ubicados
los bienes bajo su resguardo, sin olvidar los que estén bajo llave, en escritorios,
archiveros, en reparación o en desuso; así como aquellos que se encuentren en un
lugar distinto de la Unidad Administrativa a la que fueron asignados, por ejemplo: en
bodegas, talleres o vehículos en comisión. Indicando el estado físico real del bien.
XI.
Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, deberán informar
al Departamento de Almacén e Inventarios, sobre cualquier duda o inconsistencia
detectada en el desarrollo y ejecución del inventario físico de bienes instrumentales.
XII.
Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos serán los
responsables del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles
Instrumentales y de elaborar el Acta Administrativa de Conclusión del mismo, en cada
una de las áreas de su competencia, misma en la que deberá definir los resultados,
las responsabilidades y las aclaraciones que se estimen procedentes, derivado de
dicho Levantamiento Físico del Inventario de Bienes.
XIII.
Los Encargados Administrativos o Responsables Administrativos en Delegaciones
Federales, que requisiten el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja” y
que dentro del mismo consideren Equipo de Computo y/o de Telecomunicaciones,
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deberán solicitar a la Dirección General de Informática el dictamen correspondiente, a
fin de definir su incorporación al Programa Anual de Disposición Final de Bienes
Muebles.
XIV. Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, así como el
personal designado que haya llevado a cabo el Levantamiento Físico del Inventario
de Bienes Muebles Instrumentales, deberán firmar el Acta Administrativa de
Conclusión del mismo, conjuntamente con el titular de la Unidad Administrativa.
XV.
El personal designado para llevar a cabo el Levantamiento Físico del Inventario de
Bienes Muebles Instrumentales, únicamente deberá utilizar los formatos establecidos
en el Procedimiento y su llenado se realizará conforme lo establece su respectivo
instructivo.
XVI. Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, serán
encargados de integrar los expedientes del Levantamiento Físico del Inventario de
Bienes Muebles Instrumentales, efectuado de acuerdo a las áreas bajo su
responsabilidad y enviar toda la documentación en el tiempo establecido por la
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales al Departamento de
Almacén e Inventarios, acompañada de Dispositivo Magnético que contenga toda la
información del mismo, debiendo conservar copia de toda su información para la
integración de sus expedientes, la información antes mencionada consiste en lo
siguiente:
•
Original del Listado de la Base de Datos de Activos Fijos depurada (Anexo I);
•
Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de
Bienes Muebles Instrumentales (Anexo II);
•
“Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales”
(Anexo III);
•
En su caso Contratos de Donación o Comodato;
•
Cédulas de “Resguardo de Bienes Muebles Personalizados”, debidamente
llenados y firmados (Anexo IV);
•
“Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados”, anexando la
documentación soporte de la baja de su Unidad Administrativa. (Anexo V);
•
“Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes”, anexando la
documentación soporte de la recepción en su Unidad Administrativa. (Anexo
VI).
•
“Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario”,
anexando la documentación soporte de la recepción en su Unidad
Administrativa en su caso. (Anexo VII).
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•
“Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja”, para uso exclusivo de
Delegaciones Federales, a incluirse en el Programa Anual de Disposición Final
de Bienes Muebles. (Anexo VIII)
•
Dispositivo magnético que contenga la información relativa a cada uno de los
anexos;
XVII. El Departamento de Almacén e Inventarios, será responsable de concentrar los
expedientes que envíen los Coordinadores Administrativos o Responsables
Administrativos como resultado del levantamiento del inventario practicado.
XVIII. El Departamento de Almacén e Inventarios, a través de su Área de Control de
Inventarios, será la responsable de analizar, revisar y verificar los resultados del
levantamiento físico del inventario practicado a cada Unidad Administrativa, en los
casos de que existan dudas en la documentación recibida, se solicitará la aclaración
del área respectiva.
XIX.
Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, serán los
encargados de aclarar las diferencias que surjan por los bienes sobrantes y los
bienes no localizados como resultado del inventario.
XX.
El Departamento de Almacén e Inventarios, a través de su Área de Control de
Inventarios, serán los encargados de elaborar el informe del resultado del
Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales y de actualizar
con base en éste, la Base de Datos de Activos Fijos.
XXI.
Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, serán los
encargados de levantar el Acta Administrativa correspondiente (Anexo IX) de aquellos
bienes que después de una búsqueda exhaustiva no fueron localizados, esta acta se
deberá remitir al Departamento de Almacén e Inventarios dentro de los diez hábiles
posteriores a la recepción del oficio de notificación.
Cabe reiterar, que como resultado de la realización de inventarios los bienes que no
sean localizados, es obligatorio realizar las investigaciones necesarias para su
localización; si una vez agotadas las investigaciones correspondientes, los bienes no
son encontrados, se levantará Acta Administrativa (Anexo IX) y se turnara al
Departamento de Almacén e Inventarios para su posterior notificación al Órgano
Interno de Control, a efecto de que, en su caso, se determinen las responsabilidades
a que haya lugar.
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XXII. Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, serán los
encargados de levantar Acta Circunstanciada (Anexo X) de aquellos bienes sobrantes
sin número de inventario y no identificados, que después de una búsqueda
exhaustiva en los expedientes de la unidad administrativa no fue posible identificar su
procedencia, esta acta se deberá remitir al Departamento de Almacén e Inventarios
dentro de los diez hábiles posteriores a la recepción del oficio de notificación.
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Descripción del Procedimiento
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.- Director General
1.
Indica al Director de Servicios Generales, se realice el Levantamiento Físico del
Inventario de Bienes Muebles, instruido por el Coordinador General de Administración
y en apego a la normatividad establecida, en todas las Unidades Administrativas de la
Profeco.
Dirección de Servicios Generales.- Director
2.
Instruye al Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios realice la coordinación y
ejecución respectiva.
Departamento de Almacén e Inventarios.- Jefe del Departamento
3.
Indica al Área de Control de Inventarios para que se congele la Base de Datos de
Activos Fijos y se abra una base en paralelo para continuar con las actividades
cotidianas de actualización y emita Listados por Unidad Administrativa.
4.
Elabora oficio circular con firma del Director General de Recursos Materiales y
Servicios Generales, dirigido a los Coordinadores Administrativos o Responsables
Administrativos de las Unidades Administrativas de la Profeco, notificándoles que se
realizará el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles en las áreas de su
competencia y se anexan dispositivo magnético que contiene:
-
Procedimiento para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes
Muebles Instrumentales;
-
Listados de la Base de Datos de Activos Fijos de sus áreas (Anexo I);
-
Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de
Bienes Muebles Instrumentales (Anexo II);
-
Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales
(Anexo III);
-
Resguardo de Bienes Muebles Personalizados (Anexo IV);
-
Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados (Anexo V);
-
Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes (Anexo VI);
-
Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario(Anexo
VII);
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-
Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja(Anexo VIII);
-
Acta Administrativa por Bienes no Localizados(Anexo IX), y
-
Acta Circunstanciada por Bienes sobrantes, sin número de inventario y no
identificados (Anexo X)
Unidad Administrativa.- Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo
5.
Recibe oficio de solicitud para realizar el levantamiento del inventario con dispositivo
magnético.
6.
Informa mediante oficio o correo electrónico a las áreas que conforman la unidad
administrativa, el inicio del levantamiento del inventario y solicita designen al personal
que llevará a cabo estas actividades.
7.
Recibe oficio o correo electrónico conteniendo los nombres del personal que realizará
las actividades del levantamiento del inventario de las áreas respectivas.
8.
Organiza, coordina y supervisa la ejecución y desarrollo del levantamiento del
inventario de las áreas que conforman la unidad administrativa de su adscripción,
conforme al procedimiento establecido entregando dispositivo magnético que contiene
la documentación necesaria para su realización.
Área.- Personal Responsable del Levantar el Inventario.
9.
Inicia el Levantamiento del Inventario, verifica físicamente los bienes contra la Base de
Datos de Activos Fijos, anotando en el “Listado General del Inventario Físico de Bienes
Muebles Instrumentales” (Anexo III) y en la Cédula de “Resguardo de Bienes Muebles
Personalizados” (Anexo IV), toma en consideración, que en caso de que en el listado
falten los datos de marca, serie, modelo y/o motor de alguno de los bienes, deberá de
anotarlos en el “Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles
Instrumentales” (Anexo III).
10. Realiza una búsqueda exhaustiva de los Bienes no localizados y no ha sido posible
su localización, identifica en los Listados de la Base de Datos de Activos Fijos de sus
áreas con una letra “F” (Anexo I) y requisita “Listado de Bienes Muebles
Instrumentales no Localizados” (Anexo V), anota los datos del bien y en caso de existir
documentación que soporte los motivos por los cuales físicamente no se encuentran
los bienes, le anexa copia de toda la documentación a dicho Listado y asienta en la
misma la situación para cada caso.- Conecta con la actividad 18.
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11. Investiga los Bienes sin etiqueta de código de barras, que número de inventario les
corresponde, de acuerdo a sus características físicas y datos del bien, lo ubica en los
Listados de la Base de Datos de Activos Fijos (Anexo I) de sus áreas y requisita el
“Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario” (Anexo VII),
para posteriormente etiquetarlo.- Conecta con la actividad 18.
12. Investiga procedencia de los Bienes sin número de inventario y sin registro en la
base de datos de activos fijos, recaba los documentos que sustenten su ingreso y
requisita el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario”
(Anexo VII), adjunta la documentación soporte sin requisitar lo correspondiente al
Número de Inventario y especifica si cuenta o no con documentos soporte en dicha
cédula, a fin de que el Departamento de Almacén e Inventarios en su caso, determine
la asignación de un número nuevo de inventario, para posteriormente etiquetarlo.
13. Detecta que dichos bienes cuenten con: etiqueta blanca, placa metálica, etiqueta de
una dependencia diferente a Profeco o cualquier otra referencia que sirva para
identificar el bien, lo anota en el espacio de observaciones del mencionado “Listado de
Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario” (Anexo VII).- Conecta con
la actividad 18.
14. Relaciona los Bienes con número de inventario y no registrados en la base de
datos de activos fijos en el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes”
(Anexo VI) especifica si están en calidad de préstamo por parte de alguna otra área o
están asignados en forma definitiva, anexa la documentación que sustente su situación
para cada caso.- Conecta con la actividad 18.
15. Relaciona los Bienes no útiles para el servicio de la unidad administrativa
(delegaciones federales) en el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja”
(Anexo VIII), dictamina en el espacio correspondiente, si los bienes se consideran
desechos, o bien, no son útiles para su servicio.
16. Concluye el levantamiento del inventario, integra el expediente correspondiente, el cual
incluye la siguiente documentación:
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-
Original del Listado de la base de datos de activos fijos Depurado (Anexo I).
-
Original de los Listados: General del Inventario Físico de Bienes Muebles
Instrumentales (Anexo III).
-
Resguardo de Bienes Muebles Personalizados (Anexo IV).
-
Listado de Bienes Muebles Instrumentales No Localizados (Anexo V).
-
Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes (Anexo VI).
-
Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario (Anexo VII).
-
Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja (Anexo VIII).
-
Documentación Soporte de cada cédula.
17. Turna expediente al Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo, junto
con dispositivo magnético, que contiene toda la información del inventario.
Unidad Administrativa.- Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo
18. Recibe expediente de inventario, revisa y determina si es correcta la información.
−
No es correcta
19. Devuelve los documentos al personal que realizó el levantamiento del inventario para
su adecuación.
−
Si es correcto
20. Elabora Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de
Bienes Muebles Instrumentales (Anexo II), la firma y recaba firmas del titular del área y
del personal que realizó el levantamiento del inventario.
21. Integra el original del Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del
Inventario de Bienes Muebles Instrumentales (Anexo II) al expediente, elabora oficio
(original y copia) de envío dirigido al Departamento de Almacén e Inventarios y turna.
Departamento de Almacén e Inventarios.- Jefe del Departamento
22. Recibe oficio y expediente, lo turna al área de Control de Inventarios, para su revisión
y análisis.
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Área de Control de Inventarios.- Analista responsable.
23. Revisa que el expediente esté debidamente integrado conforme al procedimiento de
levantamiento de inventarios.
−
No son correctos
24. Devuelve mediante oficio (original y copia) el expediente al Coordinador Administrativo
o Responsable Administrativo para que sea complementado.
−
Si son correctos
25. Analiza y verifica la situación de las diferencias detectadas por los bienes que no
fueron localizados, así como por los bienes sobrantes, depura la información de dichos
bienes de acuerdo a los registros existentes en la Base de Datos de Activos Fijos, así
como a la documentación existente, y:
−
Bienes no localizados con documentación soporte que valida su situación
26. Analiza la documentación soporte, a fin de determinar si la ubicación de estos bienes
es distinta a la asentada en los registros de la Base de Datos de Activos Fijos, y
procede a su actualización, a través de transferencia entre unidades administrativas.Conecta con la actividad 35.
−
Bienes sin etiqueta de código de barras
27. Elabora relación de bienes sin número de inventario y envía oficio a los Coordinadores
Administrativos o Responsables Administrativos correspondientes, anexando las
Etiquetas de Códigos de Barras para que se adhieran a los bienes, elabore resguardos
y los remita en un plazo no mayor a tres días hábiles a partir de que reciba el oficio.Conecta con la actividad 35.
−
Bienes sin número de inventario y sin registro en la base de datos de activos
fijos con documentación soporte
28. Ejecuta alta en la Base de Datos de Activos Fijos, anexando la documentación soporte
remitida por el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo y envía oficio
(original/copia) a éste, informando el número de inventario que le fue asignado a
dicho(s) bien(es), adjuntando la(s) Etiqueta(s) de Códigos de Barras para que se
adhieran a los bienes, solicita elabore resguardos y los remita al DAI en un plazo no
mayor a tres días hábiles a partir de que reciba el oficio.- Conecta con la actividad 35.
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−
Bienes sobrantes, sin número de inventario, sin documentación soporte y sin
registro en la base de datos de activos fijos
29. Solicita al Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo mediante oficio
(original/copia), elabore “Acta Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de
inventario y no identificados” (Anexo X), para que en un plazo no mayor a diez días
hábiles, realice lo conducente para la aclaración de cada uno de los bienes sobrantes,
sin número de inventario y no identificados en la base de datos de activo fijo, o bien
remita dicha acta circunstanciada.- Conecta con la actividad 32.
−
Bienes no localizados sin documentación soporte
30. Integra un expediente por cada unidad administrativa de los Bienes No Localizados
que en su momento no fue aclarada su situación, a pesar del cruce realizado con los
bienes que resultaron como sobrantes y envía mediante oficio (original/copia) el listado
de dichos bienes al Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo
correspondiente, para que en un plazo no mayor a diez días hábiles, realice lo
conducente para la aclaración de cada uno de los bienes faltantes o, en su caso,
elabore el acta administrativa por bienes no localizados (Anexo IX) e informe en su
caso de las acciones implementadas para su localización.- Conecta con la actividad
33.
−
Bienes con número de inventario y no registrados en la base de datos de activos
fijos (sobrantes)
31. Realiza cruce entre los listados de bienes sobrantes con los bienes que no fueron
localizados en las áreas en las que están registrados, a fin de conocer y determinar en
definitiva los que continuarán en uno u otro supuesto y consecuentemente decidir a
que bienes procede hacerles transferencia entre unidades administrativas.- Conecta
con la actividad 35.
Unidad Administrativa.- Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo
32. Recibe oficio en el cual se le informa de los bienes sobrantes, sin número de inventario
y no identificados, de los que no se cuenta con documentación soporte y elabora “Acta
Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados”
(Anexo X), la firma, recaba firma del titular del área y la remite al DAI.- Conecta con la
actividad 36.
33. Recibe oficio mediante el cual se le informa de los bienes faltantes que no ha sido
aclarada su situación, realiza nueva búsqueda para su localización, en su caso,
elabora Acta Administrativa de Bienes no localizados (Anexo IX), la firma y recaba
firma del titular del área y de la persona que tiene resguardado el bien y turna la
información al Departamento de Almacén e Inventarios.
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Departamento de Almacén e Inventarios.- Jefe del Departamento
−
Si no es aclarada su situación:
34. Recibe documentos, los analiza y determina qué bienes aclaran su situación, y en los
casos donde se haya recibido acta administrativa de bienes no localizados (Anexo IX),
elabora oficio (original/copia) dirigido al Órgano Interno de Control para que deslinde
responsabilidades del usuario de conformidad con la normatividad vigente. Obtiene de
acuse recibo y espera resolución para proceder a su baja.
35. Actualiza la Base de Datos de Activos Fijos, en el Sistema Base o congelado, de
acuerdo a las diferencias detectadas mediante las Cédulas de Trabajo.
36. Recibe “Acta Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de inventario y no
identificados” (Anexo X), y ejecuta altas en la Base de Datos de Activos Fijos
anexando la documentación soporte remitida por el Coordinador Administrativo o
Responsable Administrativo y envía oficio (original/copia) a éste, informando el número
de inventario que le fue asignado a dichos bienes, adjuntando las Etiquetas de
Códigos de Barras para que se adhieran a los bienes, solicitando elabore resguardos y
los remita al DAI en un plazo no mayor a tres días hábiles a partir de que reciba el
oficio.
37. Emite los listados del resultado del inventario (capturados todos los movimientos y
reflejados en los listados de trabajo), por Cuenta Contable para efectuar la conciliación
correspondiente con el área Contable.
38. Revisa los Listados contra su documentación soporte de los movimientos realizados y
elabora oficio (original/copia) con firma del Director de Servicios Generales para su
envío a la Dirección de Contabilidad, para su conocimiento y conciliación
correspondiente, turna copia a la Coordinación General de Administración, a la
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Dirección
General de Programación, Organización y Presupuesto, al Órgano Interno de Control y
al Departamento de Almacén e Inventarios.
39. Archiva para su control y resguardo expediente:
-
Listado de la Base de Datos de Activos Fijos (Anexo I)
-
Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de
Bienes Muebles Instrumentales (Anexo II)
-
Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales (Anexo III)
-
Resguardo de Bienes Muebles Personalizados (Anexo IV)
-
Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados (Anexo V)
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-
Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes (Anexo VI)
-
Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario (Anexo VII)
-
Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja (Anexo VIII)
-
Acta Administrativa por Bienes no localizados (Anexo IX)
-
Acta Circunstanciada por Bienes sobrantes, sin número de inventario y no
identificados (Anexo X)
-
Documentación Soporte de cada cédula.
En su caso:
-
Oficio o correo electrónico informando el inicio del levantamiento del inventario y
designación del personal que llevará a cabo ésta actividad
-
Oficio de envío del expediente del Levantamiento Físico del Inventario
-
Oficio de devolución de expediente para que sea complementado.
-
Relación de bienes sin número de inventario y oficio de envío a los Coordinadores
Administrativos o Responsables Administrativos correspondientes (anexa
Etiquetas de Códigos de Barras)
-
Oficio informando el número de inventario que le fue asignado a los bienes,
adjuntando Etiquetas de Códigos de Barras
-
Oficio de solicitud de elaboración de “Acta Circunstanciada por bienes sobrantes,
sin número de inventario y no identificados”.
-
Oficio de envío de listado de bienes no localizados sin documentación soporte
para aclaración de cada uno de los bienes faltantes o, en su caso, informe de las
acciones implementadas para su localización.
Fin del Procedimiento
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7. Diagrama de Flujo
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Anexo I
8. Anexos
Coordinación General de Administración
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales
Dirección de Servicios Generales
Departamento de Almacén e Inventarios
(1)
Base de Datos de Activos Fijos de la
Clave
(2)
.
(3) de _________________
(4)
(5)
Al _____
de ______
No.
No.
Prog Inventario
(6)
(7)
Clave
CABM
Descripción
Marca
Modelo
Serie
Motor
Observaciones
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
Nombre del formato: Base de Datos de Activos Fijos
Objetivo: Proporcionar a las Unidades Administrativas la información de los bienes muebles instrumentales
que tienen asignados.
Elaboración:
Presentación:
Clave de identificación: Anexo I
No. de
identificación
Dice
1
Base de Datos de Activos Fijos de la
Nombre de la Unidad Responsable.
2
Clave
La clave que le pertenece a la Unidad Responsable.
3
Al
Día en la que se realizó la base de datos de activos
fijos.
4
de
Mes en la que se realizó la base de datos de activos
fijos.
5
de
Año en la que se realizó la base de datos de activos
fijos.
6
No. Prog
El número progresivo.
7
No. Inventario
El número de inventario, únicamente los últimos cinco
dígitos del código de barras, el cual se encuentra
adherido al bien.
8
Clave CABM
La clave del Catálogo de Bienes Muebles CABM,
únicamente los primeros diez dígitos del código de
barras.
9
Descripción
La descripción de los bienes.
10
Marca
La marca de los bienes.
11
Modelo
El modelo de los bienes.
12
Serie
El número de serie de los bienes, en caso de que
cuenten con serie.
13
Motor
El número de motor, en caso de contar con el mismo.
14
Observaciones
Comentarios que se tengan de la base de datos de
activo fijo.
Debe anotarse
Anexo II
ACTA ADMINISTRATIVA DE CONCLUSIÓN DEL LEVANTAMIENTO FÍSICO
DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES
En la ciudad de ______________________( 1 )__________________________________, siendo
las __( 2 )___ horas del día ___( 3 )__, se reunieron en las oficinas de la
______________________________( 4 )__________________________________ con domicilio
en _____________________________________( 5 )____________________________________
____________________________________________________________________________, los
CC. ________________________( 6 )____________________ Titular de la Unidad Administrativa
________________( 7 )________________ Titular de la (Coordinación Administrativa u Homólogo)
_________________________________( 8 )________________________________, así como
________________( 9 )______________ y _______________( 9 )_________________, Personal
Responsable de Levantar el Inventario Físico.
HECHOS
En atención al Oficio Circular No. ___( 10 )___, de fecha ___( 11 )___ de ____, y en cumplimiento
al Programa de Trabajo para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles
Instrumentales, se realizó Inventario Físico al 100% en confrontación con el Listado de la Base de
Datos de Activos Fijos adscritos a la ___________________( 12 )___________________ Se
levanto el Inventario Físico en todas las áreas adscritas a la _________( 13 )________ quedando
asentado en ( 14 ) hojas del “Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles
Instrumentales” ( 15 ) Cédulas de “Resguardo de Bienes Muebles Personalizados”, debidamente
llenados y firmados; ( 16 ) hojas del “Listado de Bienes Muebles Instrumentales no localizados”;
( 17 ) hojas del “Listado de Bienes Muebles Instrumentales sobrantes”; ( 18 ) “Listado de Bienes
Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario” y ( 19 ) hojas del “Listado de Bienes Muebles
Instrumentales para Baja”, firmados de conformidad en cada una de las fojas por el personal
responsable, con el siguiente resultado:
DOCUMENTOS
Bienes en Base de Datos de Activos Fijos de UR
Bienes en Listado General de Inventario Físico
Bienes en Cédulas de Resguardo
Bienes no Localizados
Bienes localizados físicamente y no asignados a su Unidad Administrativa
(Bienes Sobrantes)
Bienes sin número de inventario
Bienes para baja
No de Bienes
( 20 )
( 21 )
( 22 )
( 23 )
( 24 )
( 25 )
( 26 )
OBSERVACIONES
________________________________( 27 )___________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
De los ( 28 ) bienes no localizados, el Coordinador Administrativo u Homólogo de la Unidad
Administrativa inventariada, deberá remitir al Departamento de Almacén e Inventarios, a más tardar
a los diez días hábiles posteriores a la Recepción del oficio y listado por parte del Departamento de
Almacén e Inventarios relativo a los Bienes no localizados por la Unidad Responsable, Acta
Administrativa de Bienes no localizados acompañada de la documentación aclaratoria que sustente
la situación de cada uno de los bienes en comento.---------------------------------------------------------------Asimismo, de los ( 29 ) bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados, el
Coordinador Administrativo u Homólogo de la Unidad Administrativa inventariada, deberá remitir al
Departamento de Almacén e Inventarios, a más tardar a los diez días hábiles posteriores a la
Recepción del oficio por parte del Departamento de Almacén e Inventarios relativo a los bienes
sobrantes, sin número de inventario y no identificados por la Unidad Responsable, Acta
Circunstanciada de Bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados, de los bienes en
comento.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Será responsabilidad del Coordinador Administrativo u Homólogo de la ________( 30 )______,
tener actualizados y debidamente resguardados los bienes muebles instrumentales asignados a su
Unidad Responsable.
Está intervención se realiza en apego al procedimiento para el Levantamiento Físico del Inventario
de Bienes Muebles Instrumentales, autorizado por la Coordinación General de Administración.
Previa lectura de la presente acta y no habiendo más hechos que asentar, se da por concluida la
presente a las ____( 31 )____ horas del día de su inicio, elaborándose en tres tantos y firmando
para constancia en todas sus fojas y anexos, al margen y al calce, los que en ella intervinieron.
TITULAR DE LA UNIDAD
ENCARGADO ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVA
( 32 )
( 33 )
(NOMBRE FIRMA Y No. DE EMPLEADO)
(NOMBRE FIRMA Y No. DE EMPLEADO)
PERSONAL RESPONSABLE DE LEVANTAR EL INVENTARIO FÍSICO
( 34 )
( 34 )
(NOMBRE FIRMA Y No. DE EMPLEADO)
(NOMBRE FIRMA Y No. DE EMPLEADO)
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
Nombre del formato: Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles
Instrumentales
Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se indiquen los resultados derivados del
levantamiento del inventario.
Elaboración:
Presentación:
Clave de identificación: Anexo II
No. de
identificación
Dice
1
de
2
las
3
día
4
la
5
en
6
CC.
7
Administrativa
8
la
9
como
10
No.
11
fecha
12
la
13
la
14
en
15
Instrumentales
16
firmados
17
localizados
Debe anotarse
La Ciudad o Estado en la cual se encuentra localizada
la Unidad Administrativa.
La hora de inicio del Levantamiento del Acta
Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico
del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.
La fecha en la que se levanta el Acta Administrativa de
Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de
Bienes Muebles Instrumentales.
El nombre de la Unidad Administrativa.
El domicilio en donde se encuentra ubicada la Unidad
Administrativa (. Calle, No., Colonia, C.P.)
El nombre del Titular de la Unidad Administrativa o
Delegación.
El nombre del Coordinador Administrativo u Homólogo
de la Unidad Administrativa.
El nombre de la Unidad Administrativa.
Los nombre de las personas responsables de Levantar
el Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales.
El número del oficio circular emitido por la Dirección
General de Recursos Materiales y Servicios Generales
para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes
Muebles Instrumentales.
La fecha del oficio circular emitido por la Dirección
General de Recursos Materiales y Servicios Generales
para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes
Muebles Instrumentales
La Unidad Administrativa.
La Unidad Administrativa.
La cantidad de hojas que componen el Listado General
de Bienes Muebles Instrumentales
El total de hojas que componen las Cédulas de
Resguardos Personalizados de Bienes Muebles
Instrumentales.
La cantidad de hojas que componen el Listado de
Bienes Muebles Instrumentales no Localizados
La cantidad de hojas que componen en Listado de
Bienes Muebles Instrumentales sobrantes
No. de
identificación
Dice
Debe anotarse
25
La cantidad de hojas que componen el Listado de
Bienes Muebles Instrumentales sin Número de
Inventario.
La cantidad de hojas que componen el Listado de
y
Bienes Muebles Instrumentales para Baja.
Bienes en Base de Datos de Activos El número de bienes que se indican en la Base de
Fijos de UR
Datos de Activos Fijos de la Unidad Responsable.
El total de bienes reportados en el Listado General de
Bienes en Listado General de
Bienes Muebles Instrumentales emitido por el
Inventario Físico
Departamento de Almacén e Inventarios.
El total de bienes reportados en las Cédulas de
Resguardos Personalizados de Bienes Muebles
Bienes en Cédulas de Resguardo
Instrumentales.
Bienes no Localizados
El total de bienes no Localizados.
Bienes localizados físicamente y no El total de bienes localizados físicamente y no
asignados a su Unidad
asignados a su Unidad Administrativa (Bienes
Administrativa (Bienes Sobrantes)
Sobrantes).
Bienes sin número de inventario
El total de bienes sin número de inventario.
26
Bienes para baja
27
OBSERVACIONES
28
los
29
los
30
la
31
las
32
TITULAR DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
33
ENCARGADO ADMINISTRATIVO
34
PERSONAL RESPONSABLE DE
LEVANTAR EL INVENTARIO
FÍSICO
18
19
20
21
22
23
24
sobrantes
El total de los bienes para baja.
Las aclaraciones que consideran convenientes por el
Levantamiento Físico del Inventario Bienes Muebles
Instrumentales.
El número de bienes no Localizados.
El número de bienes sobrantes, sin número de
inventario y no identificados.
El nombre de la Unidad Administrativa.
La hora en la que se concluye el Levantamiento del
Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento
Físico
del
Inventario
de
Bienes
Muebles
Instrumentales.
Nombre, número de empleado y firma del Titular de la
Unidad Administrativa
Nombre, número de empleado y firma del Coordinador
Administrativo u Homólogo.
Nombre, número de empleado y firma de las personas
responsables de levantar el Inventario Físico
Anexo III
Coordinación General de Administración
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales
Dirección de Servicios Generales
Departamento de Almacén e Inventarios
Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales
UR:
No.
Prog.
Clave:
No.
Inventario
No. CABM
Descripción
Marca
Fecha:
Modelo
Elaboró
Encargado Administrativo
Nombre:
Firma:
Serie
Motor
Autorizó
Titular de la Unidad Administrativa
Nombre:
Firma:
Estado Físico
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
Nombre del formato: Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales
Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se registren los bienes muebles instrumentales
con los que físicamente cuenta la Unidad Administrativa.
Elaboración:
Presentación:
Clave de identificación: Anexo III
No. de
identificación
Dice
Debe anotarse
1
UR:
El nombre de la Unidad Responsable.
2
Clave:
La clave que le pertenece a la Unidad Responsable.
3
Fecha:
Día, mes y año en la que se realizó el Listado General
del
Inventario
Físico
de
Bienes
Muebles
Instrumentales.
4
No. Prog.
El número progresivo.
5
No. Inventario
El número de inventario, únicamente los últimos cinco
dígitos del código de barras, el cual se encuentra
adherido al bien.
6
No. CABM
La clave del Catálogo de Bienes Muebles CABM,
únicamente los primeros diez dígitos del código de
barras.
7
Descripción
La descripción de los bienes.
8
Marca
La marca de los bienes.
9
Modelo
El modelo de los bienes.
10
Serie
El número de serie de los bienes, en caso de que
cuenten con serie
11
Motor
El número de motor, en caso de contar con el mismo.
12
Estado Físico
Especificar el estado en el que se encuentra el bien.
13
Elaboró
Nombre y firma del Encargado Administrativo.
14
Autorizó
Nombre y firma del Titular de la Unidad Administrativa.
Anexo IV
Coordinación General de Administración
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales
Dirección de Servicios Generales
Departamento de Almacén e Inventarios
Resguardo de Bienes Muebles Instrumentales Personalizado
UR:
No.
Prog.
Clave:
No.
Inventario
No. CABM
Descripción
Marca
Fecha:
Modelo
Serie
Estado Físico
Vo. Bo. Encargado Administrativo
Resguardatario
CURP:
Nombre:
Nombre:
Firma:
Motor
No. de Empleado:
Firma:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
Nombre del formato: Resguardo de Bienes Muebles Instrumentales Personalizado
Objetivo: Contar con un documento oficial, en el que se registre el servidor público que tiene asignados bajo su
responsabilidad determinados bienes muebles instrumentales.
Elaboración:
Presentación:
Clave de identificación: Anexo IV
No. de
identificación
Dice
Debe anotarse
1
UR:
El nombre de la Unidad Responsable.
2
Clave
La clave que le pertenece a la Unidad Responsable.
3
Fecha
Día, mes y año en que se realizó el Resguardo de
Bienes Muebles Instrumentales Personalizado.
4
No. Prog.
El número progresivo
5
No. Inventario
El número de inventario, únicamente los últimos cinco
dígitos del código de barras, el cual se encuentra
adherido al bien.
6
No. CABM
La clave del Catálogo de Bienes Muebles CABM,
únicamente los primeros diez dígitos del código de
barras.
7
Descripción
La descripción de los bienes.
8
Marca
La marca de los bienes.
9
Modelo
El modelo de los bienes.
10
Serie
El número de serie de los bienes, en caso de que
cuenten con serie.
11
Motor
El número de motor, en caso de contar con el mismo.
12
Estado Físico
Especificar el estado en el que se encuentra el bien.
13
Resguardatario
Nombre y firma de la persona que tiene bajo su
resguardo los bienes.
14
CURP
El CURP del resguardatario.
15
No. de Empleado
El número de empleado del resguardatario.
16
Vo. Bo. Encargado Administrativo
El nombre y firma del Encargado Administrativo.
Anexo V
Coordinación General de Administración
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales
Dirección de Servicios Generales
Departamento de Almacén e Inventarios
Listado de Bienes Muebles Instrumentales No Localizados
UR:
No.
Prog.
Clave:
No.
Inventario
No. CABM
Descripción
Marca
Fecha:
Modelo
Serie
Motor
Autorizó
Titular de la Unidad Administrativa
Elaboró
Encargado Administrativo
Nombre:
Nombre:
Firma:
Firma:
Observaciones
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
Nombre del formato: Listado de Bienes Muebles Instrumentales No Localizados
Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se relacionen los bienes muebles instrumentales
faltantes en la Unidad Administrativa, registrados a su cargo.
Elaboración:
Presentación:
Clave de identificación: Anexo V
No. de
identificación
Dice
Debe anotarse
1
UR
El nombre de la Unidad Responsable.
2
Clave
La clave que le pertenece a la Unidad Responsable.
3
Fecha
Día, mes y año en que se realizó el Listado de Bienes
Muebles Instrumentales No Identificados
4
No. Prog.
El número progresivo
5
No. Inventario
El número de inventario, únicamente los últimos cinco
dígitos del código de barras, el cual se encuentra
adherido al bien.
6
No. CABM
La clave del Catálogo de Bienes Muebles CABM,
únicamente los primeros diez dígitos del código de
barras.
7
Descripción
La descripción de los bienes.
8
Marca
La marca de los bienes.
9
Modelo
El modelo de los bienes.
10
Serie
El número de serie de los bienes, en caso de que
cuenten con serie.
11
Motor
El número de motor, en caso de contar con el mismo.
12
Observaciones
Especificar el motivo por el cual no se encuentran los
bienes, anexando la documentación soporte con el
cual dieron de baja los bienes de su Unidad
Administrativa.
13
Elaboró
El nombre y firma del Encargado Administrativo.
14
Autorizó
El nombre y
Administrativa.
firma
del
Titular
de
la
Unidad
Anexo VI
Coordinación General de Administración
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales
Dirección de Servicios Generales
Departamento de Almacén e Inventarios
Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes
UR:
No.
Prog.
Clave:
No.
Inventario
Fecha:
Descripción
No. CABM
Marca
Modelo
Serie
Motor
Estado Físico
Autorizó
Titular de la Unidad Administrativa
Elaboró
Encargado Administrativo
Nombre:
Nombre:
Firma:
Firma:
Observaciones
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
Nombre del formato: Listado de Bienes Muebles Sobrantes
Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se relacionen los bienes muebles instrumentales
sobrantes en la Unidad Administrativa, que no se encuentran registrados a su cargo.
Elaboración:
Presentación:
Clave de identificación: Anexo VI
No. de
identificación
Dice
Debe anotarse
1
UR
El nombre de la Unidad Responsable.
2
Clave
La clave que le pertenece a la Unidad Responsable.
3
Fecha
Día, mes y año en que se realizó el Listado de Bienes
Muebles Instrumentales Sobrantes.
4
No. Prog.
El número progresivo
5
No. Inventario
El número de inventario, únicamente los últimos cinco
dígitos del código de barras, el cual se encuentra
adherido al bien.
6
No. CABM
Anotar la clave del Catálogo de Bienes Muebles
CABM, únicamente los primero diez dígitos del código
de barras.
7
Descripción
La descripción de los bienes.
8
Marca
La marca de los bienes.
9
Modelo
El modelo de los bienes.
10
Serie
El número de serie de los bienes, en caso de que
cuenten con serie.
11
Motor
El número de motor, en caso de contar con el mismo.
12
Estado Físico
El estado en el que se encuentra el bien.
13
Observaciones
El documento soporte con el cual se recibieron los
bienes en la Unidad Administrativa, anexando la
documentación.
14
Elaboró
El nombre y firma del Encargado Administrativo.
15
Autorizó
El nombre y
Administrativa
firma
del
Titular
de
la
Unidad
Anexo VII
Coordinación General de Administración
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales
Dirección de Servicios Generales
Departamento de Almacén e Inventarios
Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario
UR:
No. Prog.
Clave:
Descripción
Marca
Modelo
Fecha:
Serie
Estado Físico
Motor
Vo. Bo. Encargado Administrativo
Resguardatario
CURP:
Nombre:
Nombre:
Firma:
Observaciones
No. de Empleado:
Firma:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
Nombre del formato: Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario
Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se relacionen los bienes muebles instrumentales
que carecen de etiqueta de código de barras de identificación.
Elaboración:
Presentación:
Clave de identificación: Anexo VII
No. de
identificación
Dice
Debe anotarse
1
UR
El nombre de la Unidad Responsable.
2
Clave
La clave que le pertenece a la Unidad Responsable.
3
Fecha
Día, mes y año en que se realizó el Listado de Bienes
Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario
4
No. Prog.
El número progresivo.
5
Descripción
La descripción de los bienes.
6
Marca
La marca de los bienes.
7
Modelo
El modelo de los bienes.
8
Serie
El número de serie de los bienes, en caso de que
cuenten con serie.
9
Motor
El número de motor, en caso de contar con el mismo.
10
Estado Físico
Especificar el estado en el que se encuentra el bien.
11
Observaciones
Especificar el documento soporte con el cual se
recibieron los bienes en la Unidad Administrativa,
anexando la documentación.
12
Resguardatario
Nombre y firma de la persona que tiene bajo su
resguardo los bienes.
13
CURP
El CURP del resguardatario.
14
No. de Empleado
El número de empleado del resguardatario.
15
Vo. Bo. Encargado Administrativo
El nombre y firma del Encargado Administrativo.
Anexo VIII
Coordinación General de Administración
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales
Dirección de Servicios Generales
Departamento de Almacén e Inventarios
Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja
UR:
No.
Prog.
Clave:
No.
Inventario
No. CABM
Descripción
Marca
Fecha:
Modelo
Serie
Motor
Autorizó
Titular de la Unidad Administrativa
Elaboró
Encargado Administrativo
Nombre:
Nombre:
Firma:
Firma:
Dictamen
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
Nombre del formato: Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja
Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual las Delegaciones Federales, registren los bienes
muebles instrumentales que no le son de utilidad.
Elaboración:
Presentación:
Clave de identificación: Anexo VIII
No. de
identificación
Dice
Debe anotarse
1
UR
El nombre de la Unidad Responsable.
2
Clave
La clave que le pertenece a la Unidad Responsable.
3
Fecha
Día, mes y año en que se realizó el Listado de Bienes
Muebles Instrumentales para Baja.
4
No. Prog.
El número progresivo.
5
No. Inventario
El número de inventario, únicamente los últimos cinco
dígitos del código de barras, el cual se encuentra
adherido al bien.
6
No. CABM
La clave del Catálogo de Bienes Muebles CABM,
únicamente los primeros diez dígitos del código de
barras.
7
Descripción
La descripción de los bienes.
8
Marca
La marca de los bienes.
9
Modelo
El modelo de los bienes.
10
Serie
El número de serie de los bienes, en caso de que
cuenten con serie.
11
Motor
El número de motor, en caso de contar con el mismo.
12
Dictamen
El estado en el que se encuentra el bien.
13
Elaboró
El nombre y firma del Encargado Administrativo.
14
Autorizó
El nombre y
Administrativa.
firma
del
Titular
de
la
Unidad
Anexo IX
AC TA ADMINISTRATIV A
LUGAR Y FECHA:
(1)
INTERVIENEN:
(2)
OBJETO:
(3)
HECHOS:
(4)
EN LA CIUDAD DE _____________________________, SIENDO
LAS _______ HORAS DEL DÍA _____ DE ______ DE _____,
REUNIDOS EN LAS OFICINAS QUE OCUPA LA COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA DE LA _________________________________,
DE LA PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR, UBICADA
EN ___________________________________________________,
CÓDIGO POSTAL __________, DELEGACIÓN O MUNICIPIO
____________________.
POR PARTE DEL ÁREA INVENTARIADA _____________________
EL (LA) C. _________________________________________ CON
NÚMERO DE EMPLEADO _______________________, ASÍ COMO
EL O LOS C.C. _________________________________________
CON NÚMERO DE EMPLEADOS _____________________
RESGUARDANTES DE LOS BIENES NO IDENTIFICADOS. POR
LA
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
DE
LA
__________________________________________________ EL C.
__________________________________, CON NÚMERO DE
EMPLEADO_______________.
INFORMAR Y DEJAR CONSTANCIA DE LOS BIENES NO
IDENTIFICADOS EN EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES,
REALIZADO EN EL MES DE___________ DE _____.
COMO RESULTADO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES
MUEBLES INSTRUMENTALES PRACTICADO CON FECHA _____
DE _____ DE _____, A LA ________________________________,
NO FUE POSIBLE IDENTIFICAR LOS BIENES MUEBLES
INSTRUMENTALES QUE A CONTINUACIÓN SE RELACIONAN Y
QUE ESTÁN ASIGNADOS DE ACUERDO A LA BASE DE DATOS
DE ACTIVOS FIJOS A LA ________________________________:
PROG.
Nº INVENTARIO(5)
DESCRIPCIÓN (5)
USUARIO (5)
(12)
HOJA ____ DE ____
POR LO QUE SE HACE CONSTAR, QUE A PESAR DE LA
BÚSQUEDA EXHAUSTIVA QUE SE REALIZÓ DE LOS BIENES
ANTES RELACIONADOS, ÉSTOS NO FUERON LOCALIZADOS.
RAZÓN POR LA QUE SE LEVANTA EL PRESENTE DOCUMENTO,
CON LA FINALIDAD DE DEJAR CONSTANCIA DE LOS HECHOS
OCURRIDOS, ASÍ COMO DE INFORMAR AL ÓRGANO INTERNO DE
CONTROL EN LA PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR A
EFECTO DE QUE REALICE LAS ACCIONES CONDUCENTES.
CIERRE:
(6)
SIENDO TODO LO QUE SE DESEA DECLARAR Y PREVIA LECTURA
DEL PRESENTE DOCUMENTO A LOS QUE EN ELLA INTERVIENEN,
SE CIERRA LA PRESENTE ACTA ADMINISTRATIVA, EL MISMO DÍA
DE SU INICIO, SIENDO LAS _________ HORAS, FIRMANDO DE
CONFORMIDAD AL MARGEN Y AL CALCE LOS QUE EN ELLA
INTERVINIERON.
POR LA _____________(7)_____________ QUE REPORTA LOS
BIENES NO LOCALIZADOS
TITULAR DEL ÁREA
PERSONAL QUE TIENE BAJO SU
RESGUARDO LOS BIENES NO
LOCALIZADOS
(8)
______________________________
NOMBRE Nº DE EMPLEADO
CARGO Y FIRMA
(9)
______________________________
NOMBRE Nº DE EMPLEADO
CARGO Y FIRMA
POR LA COORDINACIÓN __________________(10)____________________
TITULAR DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA U HOMÓLOGO
(11)
_____________________________
NOMBRE Nº DE EMPLEADO
CARGO Y FIRMA
(12)
HOJA ____ DE ____
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
Nombre del formato: Acta Administrativa por Bienes No Localizados
Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se señalen los bienes muebles instrumentales
faltantes en la Unidad Administrativa, registrados a su cargo, y en su caso, explicando las razones.
Elaboración:
Presentación:
Clave de identificación: Anexo IX
No. de
identificación
Dice
Debe anotarse
LUGAR Y FECHA:
El lugar donde se levanta el Acta Administrativa.
(Ciudad y Estado), la hora y fecha en que da inicio la
elaboración del Acta Administrativa, el Nombre de la
Unidad Responsable de la cual depende la
Coordinación Administrativa u Homólogo y la calle,
numero exterior, colonia, el código postal y la
delegación o municipio en donde se encuentra
ubicada la Coordinación Administrativa u Homólogo,
responsable de la elaboración del Acta Administrativa.
INTERVIENEN:
El nombre del área inventariada, nombre y número de
empleado del titular del área inventariada, en su caso
el nombre y número de empleado del personal que
tiene bajo su responsabilidad los bienes que no fueron
identificados y el nombre y número de empleado del
Coordinador Administrativo u Homólogo.
OBJETO
El mes y año respectivamente en que concluyó el
levantamiento físico del inventario, de acuerdo a la
fecha asentada en el Acta Administrativa de
Conclusión del Inventario Físico de Bienes Muebles
Instrumentales
4
HECHOS
El día, mes y año en que fue elaborada el Acta
Administrativa de Conclusión del Inventario Físico de
Bienes Muebles Instrumentales, el nombre de la
Unidad Responsable del área Inventariada.
5
Nº DE INVENTARIO
DESCRIPCIÓN
USUARIO
El número de inventario, descripción y usuario de los
bienes que no fueron encontrados, y en caso de que
se requieran más filas a las presentadas, deberá
incrustar las filas necesarias, de acuerdo al número de
bienes que no fueron localizados.
6
CIERRE:
La hora en que se concluye la Acta Administrativa.
7
POR LA
El nombre de la Unidad Responsable a la que
pertenecen los bienes que no fueron localizados.
8
TITULAR DEL ÁREA
El nombre, número de empleado, cargo y firma del
Titular del área inventariada a la que pertenecen los
bienes que no fueron localizados.
1
2
3
No. de
identificación
Dice
Debe anotarse
9
PERSONAL QUE TIENE BAJO SU
RESGUARDO LOS BIENES NO
LOCALIZADOS.
El nombre, número de empleado, cargo y firma del
personal que tiene bajo su resguardo los bienes que
no fueron localizados.
10
POR LA COORDINACIÓN
El nombre del Coordinador Administrativo
Responsable Administrativo, responsable de
elaboración del Acta Administrativa
11
TITULAR DE LA COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA U HOMÓLOGO
El nombre, número de empleado, cargo y firma del
Coordinador Administrativo u Homólogo y la Unidad
Responsable de la cual depende, responsable de la
elaboración del Acta Administrativa.
12
HOJA_ DE_
En “HOJA” el número de página de que se trate y en
“DE” el total de páginas que integran el Acta
Administrativa.
o
la
Anexo X
ACTA CIRCUNSTANCIADA DE BIENES SOBRANTES, SIN NÚMERO DE INVENTARIO,
NO IDENTIFICADOS Y SIN DOCUMENTACIÓN SOPORTE
EN LA CIUDAD DE ___________________(1)____________________, SIENDO LAS ___(2)___ HORAS DEL DÍA
_________(3)_________
SE
REUNIERON
EN
LAS
OFICINAS
DE
____(4)___,
SITAS
EN
_______________________________________________(5)_________________________________________________,
EL C. _____________________(6)____________________________TITULAR DE ____________(7)_________________,
EL C. _____________________(8)____________________________ ENCARGADO ADMINISTRATIVO U HOMOLOGO,
EL C. _____________________(9)_____________, Y EL C. ___________________(9)_________________TESTIGOS,
A EFECTO DE HACER CONSTAR LO SIGUIENTE:----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- HECHOS-----------------------------------------------------------------------------COMO RESULTADO DEL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES,
CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ____(10)____ SE LOCALIZARON EN LA ______(11)_____, __(12)____ BIENES
MUEBLES INSTRUMENTALES, MISMOS QUE FUERON REPORTADOS COMO BIENES SOBRANTES, SIN NÚMERO DE
INVENTARIO, NO IDENTIFICADOS Y SIN DOCUMENTACIÓN SOPORTE QUE AVALE SU INGRESO, CONSISTENTES
EN: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------No. PROG.
(13)
DESCRIPCIÓN DEL BIEN
(14)
MARCA
(15)
MODELO
(16)
NÚMERO DE SERIE
(17)
ESTADO FÍSICO
(18)
CON FECHA ______(19)________ EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS SOLICITÓ MEDIANTE OFICIO
NÚMERO ________(20)____________ SE LEVANTARA LA PRESENTE ACTA CIRCUNSTANCIADA, A EFECTO DE
PROCEDER AL ALTA DE LOS BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES EN LA BASE DE DATOS DE ACTIVOS FIJOS. --POR LO ANTERIOR, SE HACE CONSTAR QUE EL C. ______________________(21)__________________________
ENCARGADO ADMINISTRATIVO U HOMOLOGO EN _________(22)_______________ REALIZÓ UNA BUSQUEDA
EXHAUSTIVA EN LOS ARCHIVOS DE ESTA UNIDAD ADMINISTRATIVA, A FIN DE IDENTIFICAR SU PROCEDENCIA Y
AL NO EXISTIR REGISTRO ALGUNO, MANIFIESTA BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD QUE LOS BIENES
MUEBLES INSTRUMENTALES CITADOS ANTERIORMENTE NO FUE POSIBLE SU IDENTIFICACIÓN, POR LO QUE
SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS SE PROCEDA A SU ALTA Y SE LE REMITAN LOS
NÚMEROS DE INVENTARIO Y LAS ETIQUETAS DE CÓDIGOS DE BARRAS PARA ADHERIR A LOS MULTICITADOS
BIENES, ASIMISMO, SE ELABOREN LOS RESGUARDOS CORRESPONDIENTES, LOS CUALES REMITIRA AL
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS DEBIDAMENTE REQUISITADOS EN UN PLAZO NO MAYOR A TRES
DÍAS HÁBILES POSTERIORES A LA RECEPCIÓN DE LOS MISMOS. ---------------------------------------------------------------------SE LEVANTA LA PRESENTE ACTA A EFECTO DE DEJAR CONSTANCIA DE LO ANTES INDICADO, Y SE REMITA EN
ORIGINAL AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS, PARA QUE SE HAGAN LOS REGISTROS
CORRESPONDIENTES EN LA BASE DE DATOS DE ACTIVOS FIJOS.--------------------------------------------------------------------NO EXISTIENDO OTRO ASUNTO QUE HACER CONSTAR, SE LEVANTA LA PRESENTE ACTA A LAS ___(23)___ DEL
____________________(24)______________________, FIRMANDO PARA CONSTANCIA AL CALCE Y AL MÁRGEN LOS
QUE EN ELLA INTERVINIERON.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
COORDINADOR ADMINISTRATIVO U HOMÓLOGO
(25)
(NOMBRE Y FIRMA)
(26)
(NOMBRE Y FIRMA)
TESTIGO
TESTIGO
(27)
(NOMBRE Y FIRMA)
(27)
(NOMBRE Y FIRMA)
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
Nombre del formato: Acta Circunstanciada de Bienes Sobrantes, Sin Número de Inventario, No Identificados y Sin
Documentación Soporte
Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se señalen los bienes muebles instrumentales
sobrantes en la Unidad Administrativa, no registrados a su cargo, y en su caso, explicando las razones.
Elaboración:
Presentación:
Clave de identificación: Anexo X
No. de
identificación
Dice
1
DE
2
SIENDO LAS
3
DÍA
4
DE
5
EN
6
C.
7
DE
8
C.
9
C.
10
EJERCICIO
11
EN LA
Debe anotarse
La Ciudad o Estado en la cual se encuentra localizada la
Unidad Administrativa.
La hora de inicio del Levantamiento del Acta
Circunstanciada.
La fecha en la que se levanta el Acta Circunstanciada.
El nombre de la Unidad Administrativa.
El domicilio en donde se encuentra ubicada la Unidad
Administrativa.
El nombre del Titular de la Unidad Administrativa.
13
No. PROG.
El Cargo del Titular de la Unidad Administrativa.
El nombre del Coordinador Administrativo u Homólogo de
la Unidad Administrativa.
Los nombres de los testigos.
El año al que corresponde el Levantamiento Físico del
Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.
El nombre de la Unidad Administrativa.
El número de bienes muebles instrumentales sobrantes,
sin número de inventario, no identificados y sin
documentación soporte.
El número progresivo 1,2, 3.
14
DESCRIPCIÓN DEL BIEN
La descripción específica del bien
15
MARCA
La marca del bien.
16
MODELO
El modelo del bien.
17
NÚMERO DE SERIE
El número de serie del bien.
18
ESTADO FÍSICO
19
FECHA
20
NÚMERO
21
C.
El estado físico del bien.
La fecha del oficio mediante el cual el Departamento de
Almacén e Inventarios solicitó la elaboración del Acta
Circunstanciada.
El número de oficio mediante el cual el Departamento de
Almacén e Inventarios solicitó la elaboración del Acta
Circunstanciada.
El nombre del Coordinador Administrativo u Homólogo de
la Unidad Administrativa.
12
No. de
identificación
Dice
22
EN
23
A LAS
24
DEL
TITULAR DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
COORDINADOR
ADMINISTRATIVO U HOMÓLOGO
TESTIGO
25
26
27
Debe anotarse
Indicar el nombre de la Unidad Administrativa.
La hora de término del Levantamiento del Acta
Circunstanciada.
La fecha en que se concluye el Acta Circunstanciada.
El nombre y firma del Titular de la Unidad Administrativa.
El nombre y firma del Coordinador Administrativo u
Homólogo
El nombre y firma de los testigos.