Claridad en la gestión de proyectos PPM y el valor al negocio noviembre 2011 Introducción PPM Manager Management Project Negocio Portfolio Program PMO Valor al Negocio PM El Negocio Negocio “Un negocio consiste en una actividad, sistema, método o forma de obtener dinero, a cambio de ofrecer bienes o servicios a otras personas u organizaciones” El Negocio, crecimiento y proyectos Project La diversificación Las redes La transformación La madurez La etapa avanzada El comienzo La imaginación Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto Negocios, proyectos y el project manager PM — Aparece el PM (Project Manager) 16.00% 31.00% 8.10% 13.10% Requerimientos incompletos Finalizan OK 9.70% Falta de involucramiento del usuario Falta de recursos Fallan Expectativas no realistas 12.40% 9.90% 53.00% 10.60% Fuente: Standish Group Survey . Universo 19.324 Chaos Report 2009 Falta de apoyo de la gerencia Costo Alcance Tiempo El project manager y sus características — Preparación Profesional — Experiencia — Cualidades intangibles − Capacidades y skills que complementen su experiencia y conocimiento − Honestidad e integridad − Participación, perseverancia y compromiso − Disciplina para planificar, gestionar y ejecutar. Costo Alcance Tiempo La administración de los proyectos Management — La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas, técnicas y experiencia a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Conocimientos Habilidades Experiencia Herramientas Técnicas Pero los problemas siguen… Cómo nace una PMO — No podemos seguir fallando − Pérdidas de recursos financieros — Se requiere de manera drástica mejorar el desempeño de los proyectos — La oficina de proyectos – PMO – es la estrategia. 9 PMO Cómo nace una PMO — Definiendo una PMO − Qué tipo de proyectos estarán en el alcance de la PMO − Quiénes serán los clientes y usuarios de la PMO − Qué servicios necesitan los clientes y usuarios de la PMO − Cómo entregar los servicios y generar satisfacción a clientes y usuarios 10 PMO — La metodología de la PMO. ¿Es importante? PMO — Por qué una PMO es exitosa — Por qué fracasan algunas PMOs La creación de la PMO debe ser un proyecto. La PMO en ejecución debe ser un proyecto de mejora continua 11 Entonces… — Tenemos negocio, proyectos, nuestros project manager, management de proyectos y PMO Conocimientos Habilidades PMO Experiencia Herramientas Técnicas Project 12 Management — Qué falta — Por qué ejecutamos proyectos — Para qué ejecutamos proyectos — ¿Los proyectos que ejecutaré o que estoy ejecutando dan valor al negocio? — Cómo saber si los proyectos son los correctos. — Cómo saber si los proyectos están dando valor al negocio 13 Qué es lo que quiere la Organización — Los objetivos estratégicos − Maximizar el valor de las acciones − Crecimiento sostenido − Incrementar la rentabilidad − Fidelización de clientes − Mejoras en la calidad de los procesos − Motivación e Incentivos a los RRHH −… Los objetivos estratégicos — Entonces los proyectos que ejecutamos o que vamos a ejecutar deben de estar alineados a los objetivos estratégicos de la organización. — Es decir, debemos saber cómo y cuánto aportan los proyectos al logro de los objetivos estratégicos. — El proyecto del viaje a la Luna. Portafolios de Proyectos — Proceso administrativo PPM Portfolio Program — Permite a la organización ver información acerca de todos sus proyectos y programas — Priorizar cada proyecto de acuerdo a ciertos criterios tales como valor estratégico, impacto en recursos, costos etc. — Los objetivos de un portafolio pueden ser: − identificar, priorizar autorizar, administrar y controlar para lograr los estratégicos objetivos de negocios. − Ser consciente de todos los proyectos listados en el portafolio − Desarrollar una visión general y un conocimiento profundo de la colección de proyectos como un todo. 16 Qué es la P en PPM Fuente: Gartner Estratégico Gestión de Portafolios Alcance del Trabajo • Definición del alcance • Optimizar inversiones, beneficios, riesgos • Seguimiento activo del rendimiento • Adaptación al cambio de ambiente de negocio Gestión de Programas • Planeamiento integral • Gestión de cambios y riesgo • Coordinación de entregas de proyectos • Medición de resultados • Colaboración Business Gestión de Proyectos • Iniciación • Presupuesto • Cronograma • Recursos • Entregables • Alcance • Riesgos • Métricas Táctico Alcance de Iniciativas Área Negocio Empresa Ecosistema de PPM TI Servicios Marketing Nuevos Productos Finanzas PPM R&D HHRR PPM y PMO Hacer las cosas correctas Hacer las cosas en forma correcta Asegurar el alineamiento estratégico y maximizar el valor de todo el portafolio de inversiones Optimizar la utilización de personas, presupuestos y activos PPM PMO Y el valor al negocio? Valor al Negocio — La gestión operativa de proyectos por si sola no añade valor al negocio — Es necesario definir indicadores de proyectos asociados a los objetivos estratégicos − Estos indicadores deben ser «medibles» — Teniendo control sobre los indicadores podemos hacer gestión sobre ellos desde los proyectos y desde los portafolios. — Si hacemos gestión de indicadores podemos optimizar los procesos y los indicadores. 20 Y el valor al negocio? Valor al Negocio 21 Y el valor al negocio Valor al Negocio Lo que no se mide no se controla. Lo que no se controla no se gestiona. Lo que no se gestiona no se optimiza Al aplicar PPM estamos fijando una manera efectiva de medir 22 Entonces... Valor al Negocio PPM Portfolio Program PMO Management PM Project Negocio Qué es CA Clarity PPM CA Clarity PPM Planificación de la capacidad Planificación Financiera Planificación alineada con el negocio Toma de Decisiones Gestión del Portafolio Iniciativas CA CLARITY PPM Gestión de Proyectos y Programas Gestión de Recursos Gestionar con rapidez y eficacia Hojas de Tiempo Gestión de Riesgos y Cambios Colaboración Plantillas Optimizar con agilidad Inteligencia de Negocios Flujos de Trabajos Automatizado Aceleradores de Mejores Practicas CA Clarity PPM es una solución completa de PPM 26 Mejorar el alineamiento estratégico con el negocio Ejecutar los proyectos correctos Proveer visibilidad total Incrementar la productividad de los recursos Planificar y ejecutar proyectos con agilidad y efectividad Optimizar los procesos de gestión PPM Por qué nuestros clientes eligen Clarity Mejor conjunto de funcionalidad para el usuario final > Integración de portafolio, ideas, productos, pipeline, proyectos y recursos > Valor extendido (Innovación, ITG, Agile, CAPA) > Integración con MS SharePoint, ERP, CRM y otras aplicaciones de procesos de negocio > Aceleradores - PMO - PMBOK – PRINCE2 Configurable no customizable > 100% web – altamente configurable > Aplicación basada en perfiles > Fácil personalización, ideal para usuarios no técnicos > Los procesos configurados no cambian para nuevas versiones > Flexibilidad en los perfiles de seguridad 27 Tecnología > > > > > > > > Altamente escalable Oracle o SQL Server Solaris, HP-UX, AIX, Windows, Linux, Tomcat, WebSphere o WebLogic 100% J2EE XML Open Gateway Conectores de integración Multi Leguaje- soportado en 15 idiomas Reconocido Líder > > > > > > Reconocido líder en PPM Rápida adopción de clientes Más de 700.000 usuarios Mas de 1000 clientes en el mundo Mas de 60 clientes en Latinoamérica Cualquier industria, cualquier geografía gracias