protocolo stock minimo de medicamentos en

Código : APF
“PROTOCOLO STOCK MINIMO
DE MEDICAMENTOS
EN UNIDADES CRÍTICAS”.
Versión:1.0
Páginas: 1 de 19
Fecha de Elaboración:
Noviembre del 2011
Vigencia: 3 años
Hospital Dr. Mauricio Heyermann
Servicio Farmacia
“PROTOCOLO STOCK MINIMO DE
MEDICAMENTOS EN UNIDADES CRÍTICAS”
Índice
Preparado por:
Q.F. Alejandra Pérez
Jefe Sección Farmacia
Q.F. Alexia Muñoz Parra
Sección Farmacia
Sección
Página
Introducción
Objetivo
Alcances
Dirigido a
Responsabilidades
Definiciones
Desarrollo
Evaluación
Socialización
Actualizaciones
Flujograma
Anexos
2
2
3
3
4
5
6
11
13
13
14
15
Revisado por:
Aprobado por:
Dr.Pedro Hoffmann Leon
Ing. Rene Lopetegi Carrasco
Subdirección Médica
Director
Eu. Claudia Navarro Soto
Mauricio Heyermann Torres
Oficina de Calidad
Angol
Hospital
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parcial o total no es válida sin la debida autorización de la Dirección del establecimiento.
Dr.
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Servicio Farmacia
I. INTRODUCCIÓN
El establecimiento detecto la necesidad de contar con un arsenal mínimo de
medicamentos de forma regular en Unidades Críticas con el objeto de cubrir en
forma oportuna las necesidades de los pacientes que lo requieran atención de
manera urgente e impostergable
El Stock mínimo de los
medicamentos de las Unidades Críticas de nuestro
establecimiento, debe estar acorde con los tratamientos aplicados en cada una de
estas unidades. La Unidad de Farmacia, debe velar y regular por el correcto
abastecimiento, almacenamiento y reposición de los medicamentos contenidos en
listados definidos por las unidades,
así como el reemplazo y/o eliminación de
aquellos productos que no reúnen las condiciones de uso para el paciente atendido
en nuestra institución.
II. OBJETIVO
2.1 Objetivo General
Tener un acceso rápido y fácil de los medicamentos que requieran ser usados en
casos de emergencia en las Unidades Críticas y Asegurar el stock y reposición
oportuna de los medicamentos contenidos en el stock mínimo de cada Servicio
Crítico, para así garantizar la atención de los pacientes en condicion de riesgo vital
y que requieran por ende una atención impostergable.
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2.2 Objetivos Específicos
1. Definir y Mantener stock mínimos de medicamentos en Unidades Criticas
2. Definir el sistema de reposición oportuna, periodicidad de este y el control de
los medicamentos contenidos en el listado definido para cada Unidad Critica.
3. Realizar informes de auditoría y control de stock mínimo.
III. ALCANCE
Este protocolo deberá ser aplicado por lo profesionales clínicos de las Unidades
Criticas definidas por el Hospital Dr. Mauricio Heyermann Torres cada vez que
disminuya el Stock mínimo definido.
IV. DIRIGIDO A:
Las Unidades Críticas, corresponden a las siguientes unidades:
a) Unidad De Tratamiento Intermedio (UTI)
b) Servicio Urgencia
c) Servicio Pabellón Quirúrgico y Recuperación.
d) Servicio de Atemción Movil de Urgencia (SAMU)
e) Servicio Ginecobstétrico
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V. RESPONSABILIDADES
Estamento
Jefe
Responsabilidades
de
Farmacia
• Difución y capacitación del personal involucrado en aplicación
de este documento
• Supervision en áreas del cumplimiento de este protocolo.
• Análisis de datos obtenidos de supervisión e ingreso de datos
en SIS-Q y/u otra base de datos.
• Elaboración, implementación y evaluación de planes de
mejora en proceso y documentación
• Petición de recursos necesarios para la aplicación de este
protocolo.
• Participar en reuniones de análisis de resultados obtenidos
Químico
• Aplicar este protocolo
Farmacéutico,
• Reemplazar en responsabilidades de jefe de farmacia cuando
éste no se encuentre.
Coordinadoras
• Aplicar este protocolo
de Äreas
• Supervisar
el
mantenimiento
del
stock
minimo
de
medicamentos y la adecuada utilización de estos.
• Participar en elaboración, aplicación y evaluación de planes de
mejora.
• Participacion en capacitación del personal a cargo.
• Avisar necesidades de medicamentos a la Jefe de Farmacia.
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VI.
•
DEFINICIONES
Stock mínimo: Corresponde a la reserva minima de existencia de aquellos
medicamentos que deberán estar presentes de forma permanente en las unidades
críticas, para asegurar el otorgamiento oportuno de un tratamiento médico
impostergable. Será definido por la jefatura y coordinación del área y la
Jefatura del Servicio de Farmacia. El listado de estos productos estará
disponible en formato de papel o digital en cada uno de los Servicios Críticos
(específicos para cada uno) y en el Farmacia.
•
Unidades críticas: Son aquellas Unidades donde los pacientes mantienen una
Condición de riesgo vital por la complejidad de su condición. Corresponde a la
Unidad de Paciente Intermedio, Servicio de Urgencias, Pabellón Quirúrgico de la
Institución, SAMU y Servicio Ginecobstétrico.
•
Mantención: Dice relación con la existencia permanente en cada unidad del total
de medicementos incluidos en el listado de stock mínimo.
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VII.
DESARROLLO
7.1 SISTEMA DE REPOSICIÓN DEL STOCK MÍNIMO DE MEDICAMENTOS:
El stock minimo de medicamentos en las Unidades Criticas deberá resguardarse de
manera que este se mantenga de forma permanentemente en los servicios que
cuentan con él.
La Enfermera/Matrona Coordinadora será la responsable de realizar revisiones
periódicas (al menos una vez por semana) del stock mínimo a traves de un check
list para asegurar que el stock se mantenga y velar por que los medicamentos
almacenados presenten fecha de vencimiento vigente y que estos no se encuentre
deteriorados, sin rotulo o vencidos.
En lo referente a la reposición oportuna del stock mínimo; esta debe realizarse en
forma imnediata a su utilización, para lo cual debe generarse una receta BLANCA
(receta de papel roneo) con los siguientes datos:
•
Nombre del paciente en que se utilizó el medicamento
•
Ficha Clínica
•
Diagnostico
•
Nombre del o los medicamentos utilizados (nombre genérico).
•
Dosis, presentación y via de administración.
•
Unidades del medicamento utilizado.
•
Fecha emisión de la receta.
•
Nombre y firma del Profesional que prescribe el medicamento.
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Esta receta debe indicar con letra legible y destacada en el extremo superior,
“STOCK MINIMO”, lo anterior para dejar en claro que se trata de la reposición de
stock mínimo. Una vez rececpcionada la receta en el Servicio de Farmacia, su
despacho tendrá prioridad, por sobre los otros despachos de medicamentos, y
deberá ser entregada en el instante que se requiera. En caso de que por algún
motivo la Farmacia no disponga de alguno de los medicamentos, ésta deberá
proponer en ese instante una alternativa que reemplace temporamente al producto
y/o reponer a la brevedad las unidades solicitadas, dejando un plazo límite de 24
horas hábiles, desde que fuera solicitado.
Cabe destacar que cada servicio clínico que disponga de un Stock mínimo, debe
registrar en una planilla, dipuesta para aquello, la fecha y hora en que se utilizó
algún medicamento del stock, así como tambien debe registrarse la fecha y hora
en que se realiza la reposición de éstos, en ambos casos debe quedar registrado
el nombre y firma del funcionario responsable. Lo anterior tiene la finalidad de
registrar la oportunidad de la reposición del Stock mínimo de medicamentos
en el Servicio Clínico.
Se entiende como despacho oportuno, toda aquella receta, que cumpla con los
requisitos solicitados, y que fuera despachada inmendiatamente luego de ser
recepcionada en el Servicio de Farmacia. Por lo que si se recepcionan recetas que
tienen fecha anterior a la fecha que es solicitado su despacho, se considerará la
fecha de recepción en el Servicio de Farmacia como fecha válida para medir
oportunidad del despacho de este Servicio. Cabe destacar que la ocurrencia de
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dicha situación se notificará a la enfermera coordinadora y Jefe del Servicio
Clínico, via correo electrónico.
A modo de medir Oportunidad de despacho, en el Servicio de Farmacia, se
consignará en el reverso en la receta etiquetada con “Stock Mínimo”, el día y la
hora que fuera recepcionada por algunos de los Tecnicos Paramédicos que allí
trabajan, así como tambien la fecha y hora en que se despacha la receta. En el
caso de que algún medicamento no se entregase, se registrará en un cuaderno
dispuesto para ello, el nombre del servicio crítico, nombre del medicamento, fecha
y hora de recepción de la receta, folio de receta (sist informático), nombre del
funcionario de farmacia de recepciona receta, fecha y hora cuando finalmente se
despacha el medicamento pendiente al servicio Clínico y nombre y firma del
funcionario quien retira. En este cuaderno debe consignarse, además la entrega
de medicamento alternativo cuando corresponda.
El despacho de medicamentos alternativos será mediante una salida de bodega
(Sistéma Informático de Farmacia), donde debe registrarse: “Producto alternativo
stock minimo Servicio Crítico (Identificar el nombre del Servicio).
Las recetas etiquetadas con Stock Mínimo, serán archivas y almacenadas por
tres meses, tiempo luego del cual se hará auditoría y posteriormente serán
guardadas en contenedor especial en la bodega de archivos.
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7.2 CONTROL DE INVENTARIO:
Farmacia en coordinación con Enfermera/Matrona Coordinadora, realizarán una
auditoría trimestral para control de inventario del stock mínimo, luego del cual se
generará un informe que tendrá que confeccionar el Jefe de Farmacia y deberá
quedar en Farmacia con envió de copia al Jefe de CR de Apoyo, Oficina de Calidad
y unidad visitada.
7.3 AUDITORÍA OPORTUNIDAD REPOSICIÓN DEL STOCK EN SERVICIO
CRITICO:
Farmacia en coordinación con Enfermera/Matrona Coordinadora, realizarán una
auditoría trimestral que consistirá en escoger al azar de la planilla de registro de
salida y reposición de stock mínimo del Servicio Crítico auditado una muestra
del 10% de los medicamentos utilizados en el periodo y se le
realizarrá
seguimiento. Este consistirá en comparar las fechas de utilización y reposición del
medicamento en el Servicio Critico con la fecha de recepciópn de la receta
y
despacho del medicamento desde Farmacia. Se emitrá un informe de dicho
auditoría.
Se considera oportuna la reposición cuando el medicamento auditado se reponga
en el Servicio Clínico dentro de las 24 horas luego de ser utilizado (siguiendo las
directrices de este protocolo). Se dirá que el Servicio Crítico repone oportunamente
los insumos utilizados de su stock mínimo cuando de esta auditoría (muestra del
10%) cumpla en un 100% de reposición oportuna.
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Finalizado este proceso se generará un informe que tendrá que confeccionar el
Jefe de Farmacia y deberá quedar en Farmacia con envió de copia al Jefe de CR
de Apoyo, Oficina de Calidad y unidad visitada.
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VIII EVALUACION:
La evaluación se realizará trimestralmente según pauta de evaluación que se
adjunta en anexo 12.5 y será responsabilidad del Químico Farmacéutico quien
visitara el servicio crítico y evaluara con pauta de cotejo que se adjunta.
Con los resultados obtenidos tras aplicar la pauta de evaluación el Jefe de
Farmacia confeccionara un informe cuya distribución se explica en el punto 7.2 y 7.3
de este mismo protocolo.
Indicadores a evaluar:
Denominación
del
Indicador
Control
Stock
Minino
En
Responsable
Jefe de Farmacia
Servicios Críticos
Contar con stock mínimo de medicamentos establecidos en los servicios críticos
Objetivo
Los Servicios Críticos deberán tener en stock los medicamentos acordados en todo
Descripción
momento, para sí asegurar la oportunidad en la administración dl mismo en el minuto que
se requiera.
Excepciones
No hay
Fórmula
Nº de Servicios Críticos con stock mínimo completo en el periodo evaluado x 100
Nº de Servicio Críticos evaluados en el periodo
Umbral
de
cumplimiento
Umbrales SIS-Q
100%
Optimo: sobre 95% a 100%
Aceptable: 81% a 94%
Critico: 0 a 80%
Fuente de datos
Niveles
Aplicación
de
Planilla auditoria Anexo nº 1
Frecuencia
Trimestral
Servicios Críticos
Usuarios
Enfermeras
y/o
Matronas
Coordinadoras
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Denominación
del
Reposición Stock Mínimo
Responsable
Jefe de Farmacia
Indicador
En Servicios Críticos
Objetivo
Asegurar que el despacho de medicamentos utilizados del stock minimo sea oportuna en
el servicio Crítico.
El Servicio de Farmacia deberá contar con stock de medicamentos que integran el Stock
Descripción
mínimo en los Servicios Críticos, para así despachar en cualquier momento que le sea
solicitado la reposición (mediante receta) de estos medicamentos.
En caso que se despache un medicamento alternativo desde el Servicio de
Excepciones
Farmacia, que cubra el requerimiento temporal, será considerado como reposición
del medicamento solicitado
Fórmula
Nº de recetas de reposición de stock mínimo despachadas oportunamente según
protocolo en el periodo* / Nº Total de recetas de reposición de stock mínimo despachadas
en el periodo x 100
Umbral
de
cumpliento
Umbrales SIS-Q
100%
Optimo: 95% a 100%
Aceptable: 81% a 94%
Critico: 0 a 80%
Fuente de datos
Receta
Documento:
registro
Planilla
de
uso
y
de
reposicion
del
Frecuencia
trimestral
Usuarios
Q.F. Jefe de Farmacia
stock
mínimo de medicamentos
en
el
servicio
crítico
(Anexo Nº2)
Niveles
de
Servicios Críticos
Aplicación
* Ver Sistema de reposición de Stock Mínimo
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IX.
PLAN DE SOCIALIZACION.
La metodología de puesta en marcha para la aplicación del Protocolo de Stock
mínimo de medicamentos en Unidades Críticas será desarrollada en conjunto con
las Enfermera/Matrona Coordinadoras con el objetivo de introducir su aplicación en
los Servicio Críticos del establecimiento.
X. ACTUALIZACIONES DEL PROTOCOLO
La vigencia del presente Protocolo corresponderá al período de 3 años, sin perjuicio
de ello, será el responsable del indicador la jefa de Farmacia, la que también será la
responsable de realizar modificaciones, si producto de la dinámica o de nuevas
formas de trabajo implementadas, el documento requiere de una actualización. Para
ese efecto, las modificaciones propuestas deberán ser remitidas a la Oficina de
Calidad para revisión y publicación.
El proceso de actualización del Protocolo debe ser registrado en documento que
especifique los respectivos cambios, según se especifica en el anexo
XI. REFERENCIAS : N/A
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XII FLUJOGRAMA:
EMISIÓN RECETA
SERVICIO DE FARMACIA
INICIO
PROCESO
REPOSICION
Una vez recibida la receta en Farmacia, su
despacho tendrá prioridad por sobre la
entrega de otros medicamentos.
La reposición del stock
mínimo de realizará contra
receta médica
La receta será emitida
medico tratantedel área.
El Jefe de Farmacia en coordinación con
Cordinador del área encargada de la
unidad, realizará una visita trimestral para
controlar el stock mínimo.
El Jefe de Farmacia deberá realizar un
informe del stock mínimo.
Con copia:
1. CR Apoyo
2. OCSP
3. Unidad visitada
1
REGISTROS
No existirá reposición de
medicamentos
vencidos,
mermados y/o fuera del
empaque original de forma
inmediata.
Si llega a ocurrir se
deberá:
1.
Llenar
el
Formulario establecido
para
ello
según
Procedimiento
de
Solicitud, Despacho y
Devolucion
demedicamentos
desde
servivios
clinicos
1
Informe
stock
mínimo
trimestral
TERMINO DE
PROCESO
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ANEXOS:
1.- Planilla Aduditoria stock mínimo medicamentos
2.- Plantilla registro de uso y reposición de medicamento en Servicios Críticos.
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ANEXO Nº1
PLANILLA AUDITORIA STOCK MÍNIMO DE MEDICAMENTOS EN SERVICIO CRITICO
FECHA:
EVALUADOR:
PRODUCTO
FAC
STOCK
EMP
MÍNIMO
SI
NO
OBSERVACIÓN
% de cumplimiento de Stock de medicamentos
__________________
EU Coordinador
Servicio Auditado
__________________
Q.F. Responsable de
Auditoría
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ANEXO Nº2
PLANILLA
DE
REGISTRO
DE
USO
Y
REPOSICION
DEL
STOCK
MÍNIMO
DE
MEDICAMENTOS EN EL SERVICIO CRÍTICO
PRODUCTO
UD
STOCK
UNIDADES
FECHA
HORA
FECHA
HORA
ENFERMERA
MINIMO
UTILIZADAS
UTILIZACION
UTILIZACION
REPOSICION
REPOSICION
RESPONSABLE
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FIRMA
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TOMA CONOCIMIENTO DE PROTOCOLO
NOMBRE
FECHA
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FORMULARIO REGISTRO DE MODIFICACIONES.
MODIFICACIONES
FECHA
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