OBJETIVO: Promover en los funcionarios de las oficinas

GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código: U-PR-11.005.006
Versión: .0.0
PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN A PRODUCTORES DOCUMENTALES UN
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
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SUBPROCESO: ASESORÍA Y ORIENTACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Promover en los funcionarios de las oficinas productoras de documentos la adquisición de conocimientos y el desarrollo de
habilidades que les permitan ejecutar con eficiencia los procesos asociados con la gestión documental en los archivos de gestión.
ALCANCE: Inicia con el diseño del programa de capacitación y finaliza con la evaluación de la actividad. El procedimiento aplica para todos
los funcionarios de las oficinas productoras de documentos que tengan algún grado de responsabilidad o relación con la administración de los
archivos de la oficina.
DEFINICIONES:
1. Archivos de Gestión: Son los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa y/ o académica, son documentos
activos, en circulación, resguardados y organizados por la oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivos.
2. Capacitación: Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal, dirigidos a prolongar y a
complementar la educación inicial, mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades, con el fin de incrementar la
capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación del servicio, al eficaz
desempeño del cargo y al desarrollo personal integral.
3. Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
(Fuente: Acuerdo 027 de 2006 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación (Glosario)
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Ley 594 de 2000, Art. 18. Ley General de Archivos.
2. Acuerdo 039 de 2002, Art. 1 (cuarta etapa). Consejo Directivo del Archivo General de la Nación “Por el cual se regula el procedimiento
para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000”.
3. Resolución 385 de 2003, Art. 3 Num. 4. Rectoría General Universidad Nacional de Colombia. “Por la cuál se fijan las Políticas
Documentales, se crea el Sistema de Archivos y regulan los Comités de Archivo”.
4. Capacitación Archivística, Mini-Manual No. 2. Archivo General de la Nación, 1995.
CONDICIONES GENERALES:
1. El grupo a capacitar debe ser homogéneo, debe tener el mismo nivel de responsabilidad y necesidades respecto a la gestión documental y
requerir similar instrucción.
2. El número de participantes en un curso se debe limitar: máximo 15 personas por grupo si es de tipo práctico con el fin de facilitar la
interacción con los asistentes y, por ende, el aprendizaje. Máximo 30 si se trata de una capacitación fundamentalmente teórica.
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PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN A PRODUCTORES DOCUMENTALES UN
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
ID.
ACTIVIDAD
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
UNIDAD DE GESTIÓN
PUESTO DE
TRABAJO
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN O
APLICATIVOS
INFORMÁTICOS
Se deben detectar las necesidades de
capacitación (ingreso de nuevo personal
a las oficinas, deficiencias o dificultades
conceptuales, metodológicas o prácticas,
requerimientos
específicos
de
los
funcionarios) y a partir de éstas
programar la capacitación. Debe definirse
a qué funcionarios va dirigida, el número
de participantes y las fechas y horarios.
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Programar la
capacitación
Así mismo, a partir de las necesidades de
la capacitación se define la modalidad
(teórica y/o práctica) y el lugar donde
será impartida:
- En la oficina productora: cuando el
grupo pertenece a la misma dependencia
y
tiene
necesidades
particulares
relacionadas con el área.
- En una instalación diferente: cuando la
capacitación es común a un grupo de
funcionarios de diversas áreas u oficinas
que tienen responsabilidades similares
frente a la gestión documental. En este
caso
se
deberá
gestionar
con
anticipación la respectiva reserva.
Unidades de Archivo
Jefe de
Unidad
Programació
n de
capacitación
Solicitudes
N/A
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GESTIÓN DE INFORMACIÓN
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
ID.
2
ACTIVIDAD
Diseñar el contenido
de la capacitación
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
UNIDAD DE GESTIÓN
PUESTO DE
TRABAJO
Se deben determinar y preparar los
contenidos temáticos adecuados al nivel
de los funcionarios a quien será dirigida
la capacitación de acuerdo con las
necesidades detectadas.
Como mínimo se deberá diseñar un
modelo de capacitación para personal de
apoyo de las oficinas y otro para jefes,
asesores o directores de oficina.
Unidades de Archivo
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN O
APLICATIVOS
INFORMÁTICOS
Jefe de
Unidad
Plan o
documento
temático de
capacitación
N/A
Jefe de
Unidad
Formato de
inscripción
de personal
a capacitar
o
solicitudes.
N/A
Funcionario
asignado
Listado de
asistencia a
las
capacitacion
es.
N/A
Inscripción de los funcionarios a capacitar
mediante su registro en el formato
preestablecido.
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6
Inscribir los
Funcionarios a
Capacitar.
Capacitar al
Personal.
De ser necesario, de acuerdo con la
modalidad de capacitación, se deberá
dirigir comunicación a los jefes de las
oficinas participantes solicitando la
presencia del personal de la dependencia
que se inscribió, informando fecha, lugar
y hora de la capacitación.
Desarrollar la capacitación de acuerdo
con el cronograma y modalidad definida
previamente.
Unidades de Archivo
Unidades de Archivo
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ID.
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SUBPROCESO: ASESORÍA Y ORIENTACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
UNIDAD DE GESTIÓN
PUESTO DE
TRABAJO
ACTIVIDAD
Evaluación
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Diligenciamiento de una encuesta por
parte de los asistentes a la capacitación
con el fin de medir los resultados de la
actividad en relación con los objetivos
propuestos. Esta actividad permite la
retroalimentación del procedimiento ya
que a partir de sus resultados se
registran recomendaciones y nuevas
necesidades para la programación de
futuras capacitaciones.
ELABORÓ
Ligia Rendón
Ramón García
CARGO
Coordinadora de Sección de Archivo
y Correspondencia Sede Medellín
Jefe de División de Archivo y
Correspondencia Sede Bogotá
FECHA
11 de septiembre de 2008
REVISÓ
CARGO
FECHA
Unidades de Archivo
Ingrid Polanía, Yalvi Esperanza Marta,
Nolva Roa, Ligia Rendón, Ana Milena
González, María Cristina Millán, Ramón
García y Lauren Gómez
Secretarias de Sede de Caribe y Orinoquia,
Delegada de la Sede Amazonia, Jefes y
Coordinadores de Archivo de las Sedes
Medellín, Palmira, Manizales, y Bogotá.
Analista Simege Nodo Nacional.
Septiembre de 2008
Funcionario
asignado
APROBÓ
CARGO
FECHA
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN O
APLICATIVOS
INFORMÁTICOS
Formato de
encuesta o
comunicació
n de
retroaliment
ación
N/A
Sara Lucía Amaya P.
Jefe Unidad Nacional de Archivo Nivel
Nacional
25 de septiembre de 2008