TEMA 10. CONTABILIDAD

TEMA 10. CONTABILIDAD
EL REGISTRO DE LAS EXISTENCIAS
1. CONCEPTO Y CLASES DE EXISTENCIAS
Las existencias son bienes que pertenecen al activo corriente de la
empresa y que pueden destinarse a:
1. la venta, como objeto de la actividad principal de empresa
(mercaderías y productos terminados).
2. la transformación en otros productos que serán vendidos
posteriormente en la actividad principal de la empresa. (las
materias primas, los productos en curso)
3. ser consumidos en el proceso de producción de bienes o en la
prestación de servicios: otros aprovisionamientos: combustibles,
repuestos, envases etc. siempre y cuando sean almacenables.
El grupo 3 del PGC recoge todas las cuentas de existencias (ACTIVO).
Destacamos:
(300) Mercaderías: Bienes adquiridos por la empresa y destinados a la
venta sin transformación (sólo para empresas comerciales).
(310) Materias primas: Las que mediante elaboración o
transformación, se destinan a formar parte de los productos fabricados
(sólo para empresas industriales).
(350) Productos Terminados: Los fabricados por la empresa y
destinados a la venta fabricados (sólo para empresas industriales).
Las principales cuentas recogidas en el subgrupo de “Otros
aprovisionamientos” son:
(321) Combustible: Materias energéticas susceptibles de
almacenamiento
(322) Repuestos: Piezas destinadas a ser montadas en equipos o
máquinas en sustitución de otras semejantes.
(326) Embalajes: Cubiertas o envolturas para resguardar los productos
que han de transportarse.
(327) Envases: Recipientes o vasijas, normalmente destinadas a la
venta junto con el producto que contienen.
(328) Material de oficina: El destinado a la finalidad que indica su
denominación, y que sea almacenable.
2. VALORACIÓN DE LAS EXISTENCIAS
Los saldos que aparecen en las cuentas de Existencias del grupo 3
(Activo) únicamente corresponderán a la situación de dicha cuenta al
inicio y al final de cada ejercicio en el correspondiente balance.
Recuerda que el balance de cierre de un ejercicio, realizado el 31 de
Diciembre del año ‘0’, coincide con el balance de apertura del ejercicio
siguiente, realizado el 1 de Enero del año ‘1’. Es decir:
Balance de cierre del 31-12-2008 = Balance apertura 1-1-2009
Saldo de las cuentas al 31-12-2008 = Saldo de cuentas al 1-1-2009
El valor que representan las cuentas de existencias es fruto del
inventario o recuento físico de las existencias (cantidad de
existencias) por el valor unitario de cada unidad (precio). Estos
valores sólo cambian una vez al año al finalizar el ejercicio y hacer el
inventario final del ejercicio. Por tanto:
Cantidad de existencias x Valor/Precio de cada existencia
Veamos a qué precio valorar las existencias. El PGC determina que:
“Los bienes comprendidos en las existencias deben valorarse al precio
de adquisición o al coste de producción. El precio de adquisición
comprenderá el consignado en factura más todos los gastos
adicionales que se produzcan hasta que los bienes se hallen en
almacén, tales como: transportes, aduanas, seguros, etc.”
Vamos a centrarnos en las existencias del tipo de las mercaderías. A lo
largo del año, las empresas realizan muchas compras de idénticas
mercaderías, pero a DISTINTOS PRECIOS, por lo tanto varían los
precios de adquisición o valores de entrada en el almacén. Además, la
empresa va realizando ventas de esas mercaderías. En consecuencia, el
problema reside en que debemos aplicar un criterio para saber cómo
debemos valorar esas mercaderías que quedan en el almacén, con
qué precio quedarnos.
Veamos un ejemplo simplificado para entender el problema. Este
esquema tiene todas las compras de mercaderías realizadas por una
empresa en un año:
FECHA
5 DE ENERO
CANTIDAD
COMPRADA
1.000 UDS
PRECIO
UNITARIO
5€
TOTAL
COMPRA
5.000 €
4 DE ABRIL
2.000 UDS
4€
8.000 €
7 DE JULIO
1.000 UDS
6€
6.000 €
1 DE DICIEMBRE
1000 UDS
4,5 €
4.500 €
Realizamos el inventario de existencias el 31 de diciembre y contamos
en total: 1.400 unidades de mercaderías. Esto es así, porque la empresa
NO SOLO ha comprado mercaderías, sino que ha ido vendido
mercaderías de las compradas. El segundo paso es: ¿qué precio les
damos a estas unidades? ¿Cómo las valoramos? Vemos que hay
mercaderías compradas a distintos precios, por tanto ¿Cómo saber que
precio aplicamos a las 1.400 mercaderías que están en el almacén?
El PGC admite 2 métodos de valoración:
• método del PRECIO MEDIO PONDERADO.
• método FIFO.
Una vez que la empresa adopta un método para valorar sus existencias,
ha de mantenerlo en el tiempo, para que los datos sean comparables y
consistentes año a año.
3. MÉTODO DEL PRECIO MEDIO PONDERADO
El método del precio medio ponderado realiza una valoración
homogénea de todos los artículos del almacén. Se calcula una media de
todos los precios de adquisición de los bienes que entran en almacén
(compras) y se ponderan por las unidades físicas que entran en cada
partida. La fórmula a aplicar es la siguiente:
PMP = (U1 · P1) + (U2 · P2)
(U1 + U2)
Veamos un ejemplo simplificado. Suponemos que la empresa parte con
el almacén vacío de mercaderías, y que en todo el año esta empresa ha
realizado solo 2 compras y una venta:
PRECIO
FECHA UDS (U)
(P)
5-ene
4-abr
10-oct
200
100
4€
5€
TOTAL
COMPRA
(U . P)
CÁLCULO
PRECIO
MEDIO
PONDER.
TOTAL
UNIDADES
PMP ALMACEN
800 €
= 800/200
4,0
200
500 €
= (800 + 500) /
(200 + 100)
4,33
300
4,33
=300 -180=
120
VENDEMOS 180 UNIDADES. ME QUEDA EN
ALMACEN: 300 - 180 = 120
Vemos que el 31 de diciembre quedan 120 unidades en el almacén. Por
este método, las valoramos al precio medio que tienen en ese momento:
4,33 €. Por tanto su valoración es:
120 x 4,33 = 519,6 € = Valor de las existencias finales PMP.
4. MÉTODO FIFO
Las siglas que representa son la primera letra de las palabras inglesas
First In, First Out, que traducido al español significa: primera entrada
(compra), primera salida (venta).
Consiste en aplicar a las salidas (ventas) el precio de adquisición de
la partida de almacén que entró (compra) en primer lugar. Es decir, se
supone que primero salen aquellas mercancías que entraron primero.
TOTAL
PRECIO COMPRA
FECHA UDS (U)
(P)
(U . P)
5-ene
200
4€
800 €
100
5€
500 €
VENDEMOS 180 UNIDADES
(a 4€ pues entraron primero
10-oct
en almacén).
4-abr
TOTAL UNIDADES
ALMACEN
200 a 4 €
200 a 4 €
100 a 5 €
=300 -180= 120
Luego quedan 120 unidades que valoraremos así:
20 unidades a 4 € = 20 x 4 = 80 €
100 unidades a 5 € = 100 x 5 = 500 €
Valor Existencias finales FIFO = 80 + 500 = 580 € (120 uds)
Si comparamos el valor de las existencias finales en cada uno de los
métodos para estas 120 unidades, vemos que:
Valor de las existencias finales PMP: 519,6 €
Valor de las existencias finales FIFO: 580 €
El método FIFO valora las existencias generalmente con un precio más
alto, pues las compras realizadas van aumentando (normalmente) de
precio, y el método FIFO siempre da salida primero a las mas antiguas.
5. REGISTRO CONTABLE DE LAS EXISTENCIAS
Al final del ejercicio económico (año 2009) valoramos las existencias
finales en el almacén, según el método escogido (suponemos el método
FIFO del punto anterior). Hacemos el inventario de mercaderías y las
valoramos en 580 € (existencias finales según FIFO).
Suponemos que en el balance inicial (1-1-2009), el valor de la cuenta de
mercaderías era de 400 € (existencias iniciales). Esto quiere decir que
el valor de las mercaderías a 31-12-2008 era de 400 €. (Pues el Saldo de
la cuenta de mercaderías al 31-12-2008 = Saldo de la cuenta de
mercaderías al 1-1-2009)
Hay que hacer siempre AL CIERRE DEL EJERCICIO (31-12-2009 en
este caso) 2 asientos:
1. Anular el valor de las existencias iniciales. Buscamos en el balance
el saldo de la cuenta de mercaderías (400 €). Este valor no cambia en
todo el año, y lo llamamos las existencias iniciales (Ei). Hacemos un
apunte por este importe al haber de la cuenta (300) mercaderías, para
anularlo.
(300) Mercaderías
.
(Ei) 400 € ( 1-1-2009)
400 € (31-12-2009) ANULACION DE Ei
(Ef) 580 € (31-12-2009)
Sd = 580 € (coincide con las existencias finales)
Por tanto, hemos abonado la cuenta de mercaderías en 400 €, pero
necesitamos cargar a otra cuenta para completar el asiento. Utilizamos
siempre la cuenta
(610) Variación de existencias de mercaderías: Cuenta destinada a
registrar las variaciones entre las existencias iniciales y finales de
mercaderías. Sólo se utiliza al final del ejercicio para registrar estas
variaciones. Puede tener saldo tanto deudor (actuando como un gasto)
como acreedor (actuando como un ingreso). Por tanto, no funciona
como una cuenta normal del grupo 6, Gastos.
El asiento de anulación de las existencias iniciales será siempre el
siguiente:
400 (610) Variación de Existencias de mercaderías
- a - (300) Mercaderías 400
2. Anotamos en la cuenta de mercaderías el valor de las existencias
finales (Ef). Hacemos un cargo en la cuenta por el valor que hemos
calculado de existencias finales. En este caso, escogiendo el método
FIFO son 580 €. Por tanto hacemos un apunte al DEBE de la cuenta de
mercaderías por el valor de las Existencias finales, con abono a la
cuenta (610) Variación de existencias de mercaderías.
580 (300) Mercaderías - a (610) Variación de Existencias de mercaderías 580
Estos 2 asientos se hacen siempre al final de cada ejercicio, ya que es
cuando conoceremos el valor de las existencias finales. Vamos a ver
cómo ha quedado el saldo de la cuenta 610, según el ejemplo anterior.
(610) Variación de Existencias de mercaderías
400 € (31-12-2009) ANULACION DE Ei 580 € (31-12-2009) Ef
.
Sa = 580 – 400 = 180 €
Al ser saldo acreedor, aunque es una cuenta del grupo 6, actúa en este
ejercicio como si fuera un ingreso. Estos 180 de saldo acreedor
representan un beneficio de 180 €, cuyo origen es que hay 180 € más de
mercaderías al final del ejercicio 2009 que al principio.